07.07.2023 - Fachartikel
Projektmanagement-Software-Vergleich: 12 beliebte PM-Tools
Schaffen Sie sich einen Überblick: Wir vergleichen 12 der beliebtesten und besten Projektmanagement-Software-Lösungen. Sie suchen eine Projektmanagement-Software für agiles Arbeiten, für Agenturen oder einen Funktionsgigant für Multiprojektmanagement in großen Unternehmen? Fangen Sie hier an, entdecken Sie den Markt und vergleichen Sie selbst!
Sie suchen eine Projektmanagement-Software? Vergleich und Marktübersicht der 12 besten Tools
Der Markt an Projektmanagement-Software ist groß und wächst stetig. Im Dickicht der verschiedenen Software-Produkte fällt es nicht leicht, den Überblick zu wahren. Die verfügbaren Projektmanagement-Software-Lösungen im Vergleich zeigen, dass sich die PM-Tools vor allem hinsichtlich Ihres Funktionsumfangs und ihrer Ausrichtung auf unterschiedliche Anwendergruppen unterscheiden. Das breite Portfolio an Projektmanagement-Software bietet Nutzern die volle Auswahl, sorgt aber auch für eine schwere Entscheidung.
Unser Projektmanagement-Software-Vergleich der beliebtesten und besten 12 Tools des Jahres 2023 dient Ihnen dazu, eine kurze Marktübersicht zu erhalten und selbst einen Vergleich der verfügbaren PM-Tools gemäß Ihren eigenen Anforderungen anzustellen. Außerdem adressieren wir wichtige Fragen rund um das Thema Projektmanagement-Software:
- Welche Projektmanagement-Tools sind die besten für Agenturen?
- Welche Projektmanagement-Software schreibt Datensicherheit und DSGVO-Konformität am größten?
- Welche Projektmanagement-Software eignet sich am besten für agile Methoden?
- Welches Projektmanagement-Tool ist die beste Wahl fürs Aufgabenmanagement?
- Welches ist die beste Multiprojektmanagement-Software?
- Welche Projektmanagement-Software hat das beste Preis-Leistungs-Verhältnis?
- Welche Projektmanagement-Software zeigt die beste Usability?
- Welches PM-Tool hat den größten Funktionsumfang?
- Lohnt sich kostenfreie Projektmanagement-Software?

Nach welchen Kriterien urteilen wir im Projektmanagement-Software-Vergleich?
Natürlich bietet nicht jede Software jede Projektmanagement-Funktion für jede Methode. Es gibt unterschiedliche Schwerpunktsetzungen, Spezialisierungen und Insellösungen. Dennoch sind Funktionen im Projektmanagement-Software-Vergleich ein wichtiges Kriterium. |
Einfache Bedienbarkeit, kurze Klickwege, intuitive Nutzerführung, gute Usability und positive User Experience – all diese Aspekte sind im Projektmanagement-Software-Vergleich essenziell. |
Müssen Sie alle Funktionen der Software bezahlen, obwohl Sie nur einen Teil benötigen? Wie anpassbar ist die Software an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen und internen Prozesse? |
Der Schutz von personenbezogenen Daten ist eine unabdingbare Voraussetzung. Bei SaaS-Softwarelösungen ist der Serverstandort ein wichtiges Kriterium. Wie genau können Sie Lese- und Schreibrechte, Benutzerrechte und Benutzerrollen innerhalb der Projektmanagement-Software definieren? |
Persönlicher und schneller Kundenservice erspart Ihnen Kopfzerbrechen und Umsatzeinbußen im Ernstfall, steht Ihnen mit Rat und Tat bei Fragen und Problemen jedweder Art zur Seite. |
Gibt es die Software zum Standardpreis? Oder zahlen Sie nur für benötigte Funktionen? Wie verständlich ist die Lizenzstruktur? Bietet sie die notwendige Flexibilität, um beispielsweise Gastnutzer ins Projekt flexibel einbinden zu können? |
Die beste Projektmanagement-Software 2023: Marktübersicht & Vergleich
Nehmen wir nun einen Vergleich der 12 beliebtesten Projektmanagement-Software-Anwendungen vor. Für den ultimativen Projektmanagement-Software-Vergleich haben die beliebtesten Tools für Projektmanagement genauer unter die Lupe genommen, nämlich die PM-Tools von Asana, Trello, Wrike, InLoox, Jira, MS Project, Troi, factro, awork, Monday, OpenProject und Projektron BCS. Für Ihr Projekt „Auswahl einer Projektmanagement-Software“ finden Sie hier unseren 9-Schritte-Plan. Ziel dieses Artikels ist es, Projektmanagern für Schritt 4 des Auswahlprozesses eine Liste als Ressource für die Marktrecherche zur Verfügung zu stellen.
- Projektron BCS: beste methodenoffene Software für Projektleiter und Projektteams
- factro: viele Funktionen, aber mangelnde Flexibilität
- OpenProject: Open Source, aber nicht kostenfrei
- Wrike: funktionsmächtig, aber auch verlässlich?
- awork: deutsche Alternative für junge, agile Teams
- InLoox: Projektmanagement-Software als Erweiterung für Outlook
- Troi: durchdesignte Agentursoftware
- Trello: Kanban für kleine, agile Teams
- Jira: Standard für agile Softwareentwicklung, aber nicht konkurrenzlos
- Asana: zu übersichtlich für Komplexes
- Monday projects: übersichtliches Design, undurchsichtige Möglichkeiten
- MS Project: forderndes Expertentool
1. Projektron BCS
Projektron BCS ist eine in Deutschland von der Projektron GmbH entwickelte Multiprojektmanagement-Software für personalintensive Projekte.
Funktionsgigant für alle Methoden, Branchen und Unternehmensgrößen
Der Funktionsumfang von BCS ist schlichtweg gigantisch. Die Software eignet sich dabei nicht nur für Methoden des klassischen Projektmanagements, sondern hält darüber hinaus alle Werkzeuge bereit für hybride und agile Methoden des Projektmanagements. BCS ist die passende Lösung, egal ob Sie komplexe Projekte planen und umsetzen nach
- IPMA und GPM
- PMI-Standards
- PRINCE2
- Hermes
- Entwicklungsprojekte nach Scrum
Oder sind suchen Sie nach schlankem und übersichtlichem Aufgabenmanagement mit Ticketsystem und Kanban-Board? Auch damit kann BCS dienen.
„Für das PMO empfiehlt sich Projektron BCS als Tool, das den kompletten Projektlebenszyklus unterstützt und ermöglicht, nach verschiedenen Projektmanagement-Standards wie IPMA (GPM), PMI und PRINCE2 zu arbeiten.“
– Dr. Mey Mark Meyer
(Software-Besprechung im projektmagazin)
Die Module decken zum einen die Kernfunktionen des Projektmanagements vollständig ab:
- Planung samt Umfeld- und Risikoanalyse,
- Projektdurchführung mit präzisen Steuerungs- und Kommunikationstools,
- Ressourcenplanung und -management
- Multiprojektmanagement und Portfoliomanagement
- Qualitätssicherung
- Berichtswesen
Dazu kommen weitere nützliche Module, die BCS-Nutzern die Anschaffung weiterer Softwarelösungen erspart, indem sämtliche Geschäftsprozesse in BCS abgebildet werden können – von Kundenakquise über das integrierte CRM, Angebotserstellung und Zeiterfassung bis hin zur Rechnungsstellung. Damit ist BCS das umfangreichste Tool im Projektmanagement-Software-Vergleich.
Usability und Nutzererfahrung im Fokus
Kritik an BCS gab es in der Vergangenheit hier und da vor allem bezüglich zweier Aspekte: Die Bedienbarkeit würde durch die schiere Funktionsdichte beeinträchtigt und das Design wirke angestaubt. Effekthascherei betreibt BCS in der Tat nicht. Vergegenwärtigt man sich die lange organische Entwicklungsgeschichte von mehr als 20 Jahren, erkennt man eine Entwicklung zu bestmöglicher User Experience.
Seit einigen Jahren kristallisiert sich bei den jeweils vier Releases pro Jahr mit Verbesserungen der Usability ein deutlicher Schwerpunkt heraus. Ansichten werden zusammengeführt und optisch ansprechender gestaltet, Text durch selbsterklärende Icons, Zahlentabellen durch interaktive und dynamische Grafiken ersetzt, Drag-and-Drop setzt sich in allen Funktionsbereichen der Software durch, Klickwege werden verkürzt, Tooltips nehmen den Nutzer an die Hand, ein Dark-Mode wurde eingeführt. Fast alle Ansichten sind individuell anpassbar, das persönliche Dashboard oder der Projektüberblick beispielsweise sind mit verschiedenen Steuerungs- und Auswertungselementen ausgestattet, die nach Belieben ein- und ausblenden oder verschoben werden können.
Projektron bleibt sich und seinem seit Jahrzehnten bewährten Konzept treu: kontinuierliche und stetige Verbesserung als Prozess, statt radikaler Umbrüche. Dass die Strategie aufgeht, beweist das beeindruckende und stetig wachsende Portfolio an BCS-Nutzern.
Schnittstellen satt
Sollten Sie doch eine Funktion benötigen, die BCS nicht selbst abdeckt, bietet Projektron BCS eine sinnvolle Palette an Schnittstellen (REST) zu anderen Anwendungen, beispielsweise DATEV, Jira, SAP, Microsoft 365, MS Project, Outlook oder Confluence. Über eine CTI-Schnittstelle können Sie Ihre Telefonanlage an BCS anbinden.
Qualitätsstandard, Datensicherheit und -schutz
Projektron BCS wird in Berlin entwickelt und die Firma ist nach ISO 27001 zertifiziert. Zusätzlich punktet Projektron mit einem Tier IV Klasse Rechenzentrum mit redundanten ISP POP. Die Übertragung Ihrer Daten ist mit einer 256-Bit-SSL-Verschlüsselung nach TLS 1.2 Standard gesichert. Alle Passwörter werden bei jeder Installation in einem Passworttresor gespeichert, sodass auch bei Abfrage der Datenbank nicht auf Passwörter zugegriffen werden kann. Entscheiden Sie sich für die SaaS-Lösung von Projektron BCS, erfolgt das Hosting in Deutschland und unterliegt der DSGVO. Ein ISMS-Team stellt sicher, dass die Vorgaben eingehalten werden.
Dank der feingranularen Rechtestruktur sieht jeder Benutzer nur die Informationen und Dokumente ein, die er einsehen darf und die für seine Arbeit relevant sind. Auch die Einbindung externer Stakeholder ist kein Problem.
Persönliche Kundenbetreuer, exzellentes Support-Portal
Projektron setzt auf persönlichen Support. BCS-Anwender können das Ticketsystem nutzen, um den Projektron-Support zu konsultieren. Natürlich sind die persönlichen Kundenbetreuer auch telefonisch erreichbar. Außerdem bietet Projektron individuelle Schulungen und Workshops vor Ort und online mit verschiedenen Schwerpunkten. Viele Fragen können Nutzer mit der von Tekom mehrfach ausgezeichneten Dokumentation, den FAQ und Video-Tutorials selbst klären.
On Premise oder SaaS, bedarfsgerecht dank modularem Aufbau
Projektron BCS läuft in jedem modernen Browser. Die Software kann auf eigenen Servern installiert oder als Software as a Service (SaaS) genutzt werden. Über Schnellkonfigurationsschalter und eine integrierte Konfigurationsverwaltung wird die Software in kurzer Zeit auf die benötigten Funktionen eingeschränkt.
Das Lizenzmodell orientiert sich mit einem abgestuften Rollenmodell an der Anzahl der Benutzer. So gibt es z.B. Lizenzen für die Projektleitung, für Teammitglieder oder auch nur zur reinen Anwesenheitserfassung. Die Lizenzen sind eine Mischung aus namentlicher Lizenz und Concurrent-Lizenzen: Sie erlauben die parallele Nutzung durch mehrere Personen. Wird eine Lizenz verwendet, blockiert dies die Nutzung durch eine andere Person allerdings jeweils für den kompletten Tag.
Der Preis pro Lizenz variiert je nach gewähltem Servicemodell und gewünschtem Funktionsumfang, liegt aber mit einem durchschnittlichen Lizenzkaufpreis von 250 bis 350 Euro überraschenderweise weit unter dem so mancher Konkurrenten mit deutlich geringerem Funktionsumfang. Der monatliche Preis der SaaS-Cloud-Variante beträgt 5% des Lizenzkaufpreises, im Schnitt also 12,50 bis 17,50 Euro pro Nutzer und Monat.
Fazit Projektron BCS: Die Software bietet alles, was sich Projektteams und Projektmanager wünschen
Projektron BCS ist mehr als eine reine Projektmanagement-Software und bildet mit Modulen zur Zeiterfassung, Angebots- und Rechnungsstellung, Personalmanagement, CRM, Prozessdesigner nach BPMN 2.0 sämtliche Geschäfts- und Organisationsprozesse in mittelständigen Unternehmen mit einem Schwerpunkt auf Dienstleitungen ab. So manches zusätzliche Tool ersparen Sie sich also, wenn Sie sich für BCS entscheiden. Projektron BCS ist eine Software entwickelt von Projektmanagement-Profis für Projektmanagement-Profis weltweit: Warum mit weniger zufrieden geben?
2. factro
factro ist ein umfassendes Projektmanagement-Programm mit zahlreichen Zusatzfunktionen im SaaS-Modell aus Deutschland.
Projektmanagement und mehr
Dank der flexiblen und granularen Rechtevergabe können Sie Ansichts- und Bearbeitungsrechte für Projekt- und Aufgabenebene vergeben. Da auch ein vereinfachtes CRM-Modul integriert ist, ist in factro auch die Zusammenarbeit mit Kunden, Dienstleistern und anderen externen Partnern in einem Umfang möglich, wie es im Vergleich sonst nur Projektron BCS bietet. Ab dem Professional-Tarif nehmen Sie die Ressourcenplanung für Ihre Projekte direkt im Auslastungsdiagramm per Drag-and-Drop vor.
factro kann Kanban, andere agile Methoden, wie beispielsweise Scrum, werden hingegen nicht unterstützt. Der Schwerpunkt liegt mit Projektstrukturbaum, Gantt-Charts für die Zeitplanung, To-do-Listen, Arbeitsauslastung, Zeiterfassung, Projektkalender, etc. klar auf klassischen Projektmanagement-Methoden. In factro erstellen Sie gleich zu Projektbeginn einen Projektstrukturplan, der Ihnen als Basis zur Ausarbeitung eines detaillierten Projektplans dient. Mit übersichtlichen Diagrammen wie in Monday oder umfassenden individualisierbaren Berichten wie in Projektron BCS kann factro allerdings nicht dienen.
Übersichtlich, aber starr
Trotz des großen Funktionsumfangs gelingt der Einstieg in die Bedienung von factro relativ problemlos. Drag-and-drop-Bedienung erleichtert allenthalben die Bedienung der Software erheblich und ermöglicht es, auch komplexe Operationen durchzuführen. Verkürzen oder verschieben sie beispielsweise einen Balken im Gantt-Diagramm, berechnet sich der Projektplan automatisch neu.
Die Benutzeroberfläche wirkt aufgeräumt, der Look insgesamt sehr reduziert, bildet aber dennoch sämtlichen wichtigen Informationen übersichtlich ab. Icons und Farbflächen lockern auf und sorgen für noch mehr Übersicht, ohne jedoch zu verspielt oder unprofessionell zu wirken.
Ein Manko: Individuelle Anpassungsmöglichkeiten oder benutzerdefinierbare Ansichten gibt es kaum. Beispielsweise fehlt es an
- benutzerdefinierbaren Feldern
- individualisierbaren Spaltenstrukturen im Kanban-Board
- Automatisierung sich wiederholender Aufgaben
Individuelle Prozesse in factro abzubilden, ist somit kaum möglich.
Flexibel ist factro allerdings, was die Einbindung in die eigene Systemlandschaft entspricht. Neben CSV-Export und Outlook-Synchronisation steht eine offene REST-API inklusive Webhooks zur Verfügung.
Deutscher Anbieter, deutscher Serverstandort
factro hostet die Nutzerdaten der im SaaS-Modell vertriebenen Software auf Servern mit Standort in Frankfurt am Main. Die Server-Infrastruktur ist nach ISO 27001 zertifiziert und wird rund um die Uhr überwacht. Tägliche Backups werden redundant auf Servern in Nürnberg gespeichert. Damit handelt factro vollständig DSGVO-konform.
SaaS-Preismodell von Freemium bis Enterprise
Zusätzlich zu den drei Tarifen Team Cloud (7,99 Euro pro Monat und Nutzer), Business Cloud (19,99 Euro pro Monat und Nutzer) und Professional Cloud (29,99 Euro pro Monat und Nutzer) bietet factro mit dem Basic-Cloud-Paket auch eine Freemium-Variante an, die Sie dauerhaft kostenfrei nutzen können. Diese ist gegenüber den kostenpflichtigen Tarifen im Funktionsumfang stark eingeschränkt. Das Gantt-Chart mit Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen und Meilensteinen gibt es beispielsweise erst ab dem Business-Cloud-Tarif, Ressourcenplanung und Leistungserfassung & Controlling sogar erst ab Professional Cloud.
Möchten Sie von einem persönlichen Kundenbetreuer profitieren, sollten Sie sich für das individuell bepreiste Enterprise-Paket entscheiden. Dafür erhalten Sie neben dem vollen Funktionsumfang einen persönlichen Ansprechpartner, den Sie telefonisch oder per E-Mail erreichen können. Zur Einarbeitung hält der Anbieter individuelle Trainings, aber auch Webinare und Video-Tutorials vor.
Fazit factro: Funktionsmächtig, fehlende Flexibilität
factro präsentiert sich für die variablen Bedingungen der Projektarbeit bestens gerüstet. Bedienkonzept und Nutzerführung wirken durchdacht, auch komplexe Aufgaben sind mit kurzen Klickwegen zu bewältigen. Allerdings mangelt es dem System an Flexibilität und Anpassbarkeit an bestehende Workflows von Teams. Wer Wert auf bestmögliche Umsetzung seiner Arbeitsabläufe hat, sollte die Projektmanagement-Software vorher ausgiebig testen und dahingehend prüfen.
3. OpenProject
OpenProject ist die Lösung schlechthin für all jene, die nach einer kostenlosen Projektmanagement-Software suchen. Das Projekt OpenProject hat sich aus dem Redmine-Projekt abgespalten und setzt auf einen deutlich verbesserten Bedienkomfort. Kann das PM-Tool als Freeware-Version mit den Premium-Produkten und Branchenriesen mithalten?
Agil nur gegen Zahlung
Was den Funktionsumfang anbelangt ist OpenProject die beste gratis Projektmanagement-Software – zumindest was Projektmanagement in klassischer Form anbelangt. Auch als Tool für die Aufgabenverwaltung und Issue Tracking Tool offenbart OpenProject seine Stärken. Die Software bildet problemlos Projekt- und Vorgangshierarchien in beliebiger Tiefe sowie Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen ab. Auch die Aufwandserfassung ist integriert. Außerdem erlaubt OpenProject:
- Zeitplanung
- Budgetplanung
- Projektstrukturplanung
- Zieldefinition
- Gantt-Diagramme inkl. Phasen, Meilensteinen, Aufgaben etc.
Wer nach agilen Prinzipien arbeitet, wird schnell feststellen, dass er mit der kostenfreien Variante von OpenProject nicht weit kommen wird. Auch andere wichtige Features enthält die Freeware-Variante nicht. Was nur die kostenpflichtige Premium-Variante zu bieten hat:
- Agile Scrum Boards und Kanban-Boards
- Projektportfoliomanagement
- Teamplanung mit Ressourcensteuerung
- Projektberichte
- Single Sign-On
- Volltextsuche in Anhängen
- Workflow-Automation-System
- Freie Konfigurierbarkeit von Eingabeformularen
Wer den vollen Funktionsumfang nutzen möchte, kommt also nicht um die kostenpflichtige Version von Open Project herum. Insofern unterscheidet sich das Tarifmodell von OpenProject letzten Endes kaum von Projektmanagement-Software-Anbietern wie factro oder Wrike, die ebenfalls eine im Funktionsumfang schlanke Freemium-Version anbieten.
Besonders hervorzuheben ist der Fokus von OpenProject auf Software-Entwicklungsprojekte. Hier planen Sie einfach Ihre Produkt-Roadmap, visualisieren sie und teilen sie mit Stakeholdern und erstellen einen detaillierten Releaseplan. Problemlos sind ein SVN- oder GIT-Repository sowie GitHub in OpenProject integrierbar.
Übersichtlich und gut erschließbar
Die Benutzeroberfläche wirkt klar und aufgeräumt, die Navigationsstruktur ist selbsterklärend, selbst für Einsteiger. Wer gerade aber die recht komplexen Projektmanagement-Funktionen der Premium-Variante nutzen möchte, sollte das Training-Angebot von OpenProject in Anspruch nehmen, um sich die Bedienung der verschiedenen Ansichten schneller zu erschließen und die Möglichkeiten voll ausschöpfen zu können.
Komplexes Tarifmodell
OpenProject wird von einem Unternehmen in Berlin betreut und von einer aktiven Entwickler-Community kontinuierlich weiterentwickelt. Die Software ist in Ruby on Rails geschrieben und unterstützt das Datenbanksystem PostgreSQL. Die Installation ist auf Linux- wie Windows-Servern möglich, wenn auch in letzterem Fall anspruchsvoll.
Die Enterprise-Edition von OpenProject ist neben der On-premise-Variante auch als Cloud-Edition erhältlich. Das Hosting erfolgt auf Servern außerhalb Deutschlands, jedoch noch innerhalb der Europäischen Union und DSGVO-konform.
Die kostenfreie Community-Version ist im Funktionsumfang stark eingeschränkt, bietet sich jedoch für einen kostenfreien Test der Projektmanagement-Software an. Das Tarifmodell untergliedert sich in vier weitere zahlungspflichtige Tarife von 5,95 Euro pro Monat und Nutzern bei 5 Mindestnutzern bis hin zur individuellen Preisgestaltung im Corporate-Tarif ab 250 Mindestnutzern.
Support in strikter Staffel
Der funktionale Support staffelt sich nach dem Tarifmodell – je größer der Kunde und je mehr Nutzerlizenzen er innehält, desto breiter das Supportangebot. Allen Usern stehen Handbücher und Videos zur Verfügung, ab Professional mit mindestens 25 Usern gibt es Trainings für Einsteiger, ab dem Premium-Tarif ab 100 Nutzern (nicht zu verwechseln mit den Premium-Funktionen, die es bereits im Basic-Tarif gibt) ein Onboarding-Projekt. Corporate-Nutzer erhalten gar einen dedizierten Kundenerfolgsmanager zur Seite gestellt – sprich: persönlichen Kundensupport.
Fazit OpenProject: Kostenlose Projektmanagement-Software bleibt ein Traum
OpenProject ist eine mächtige Projektmanagement-Software, mit der Sie im Grunde alle Herausforderungen klassischen, hybriden und agilen Projektmanagements meistern können. Kostenfrei ist die Software allerdings nicht. Das Tarifmodell mit Staffelung nach Nutzeranzahl und Funktionsumfang ist gar vergleichsweise komplex.
4. Wrike
Eines der ältesten Tools im Projektmanagement-Software-Vergleich ist Wrike. Bereits seit 2006 ist die US-amerikanische Web-App für Projektmanagement auf dem Markt vertreten.
Alles drin für klassisches Projektmanagement
Wrike bietet alle Ansichten, die Sie zur Durchführung von Projekten im Sinne des klassischen Projektmanagements benötigen: Listenansichten, Gantt-Diagramme, Kalenderansichten, Aufgabendarstellung in Tabellenform. Anhänger agiler Arbeitsweisen finden mit dem Kanban-Board ein optisch ansprechendes und leicht bedienbares Werkzeug zur Arbeitsorganisation und Aufgabenzuteilung. Wer beispielsweise jedoch Softwareentwicklung nach Scrum betreiben möchte, sollte sich nach einer Alternative zu Wrike, Projektron BCS etwa, umsehen. Wrike unterstützt das beliebte agile Framework nämlich nicht, Backlogs, Epics, User Storys und Sprints können Sie hier nicht abbilden.
Wrike basiert auf dem Konzept dreier Objekte: Ordner, Projekte und Aufgaben. Projekte und Ordner können Sie nach Belieben hierarchisch strukturieren und verschachteln oder sie zu Spaces zusammenfassen. Aufgaben lassen sich ebenfalls hierarchisieren. Projekte planen, durchführen, anpassen, Aufgaben mit dem Workflow-Manager priorisieren, Zeitpläne verfolgen und effizient mit Teammitgliedern online in Echtzeit zusammenarbeiten – all das ist mit Wrike problemlos möglich.
Übersichtlich und sachlich
Trotz des großen Funktionsumfangs von Wrike in den größeren Tarifpaketen, glänzt die Software durch Übersichtlichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Dabei wurde Wert auf Sachlichkeit und Nüchternheit gelegt, anders als beispielsweise bei Asana oder Monday wird auf knallige Farben oder Gamification-Elemente verzichtet. Besonders hervorzuheben ist die hervorragende Suchfunktion, mit der Nutzer Objekte und Elemente sofort angezeigt bekommen. Trotz der übersichtlichen Gestaltung und Struktur: Der reiche Funktionsumfang erfordert eine tiefgreifende Auseinandersetzung, umfangreiche Einarbeitung und auch Schulungen.
Von gratis bis individuell-wechselkursabhängig: Das Tarifmodell
Wrike bietet seine Software im SaaS-Servicemodell in vier verschiedenen Tarifoptionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang an. Der günstigste Tarif ist unbegrenzt kostenfrei nutzbar und lädt somit auch zum Projektmanagement-Software-Test in Eigenregie ein. Allerdings sind Funktionsumfang und Speicherkapazität in dieser Tarifoption natürlich stark eingeschränkt. Wer Funktionen wie Ressourcenverwaltung oder Zeiterfassung nutzen möchte, muss sich mindestens für den Business-Tarif für 24,80 US-Dollar pro Nutzer und Monat entscheiden. Je nach aktuellem Wechselkurs fallen die monatlichen Kosten für europäische Nutzer also unterschiedlich hoch aus.
Den vollen Funktionsumfang und beste Sicherheitsstandards mit Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Single-Sign-On (SSO) erhalten Nutzer erst mit dem Enterprise-Tarif, für den der Preis individuell verhandelt werden muss.
Europäischer Serverstandort, amerikanischer Supportstandard
Zwar handelt es sich bei Wrike, wie auch bei Trello und Asana, um die Cloud-basierte Software eines amerikanischen Anbieters, allerdings gibt es einen Unterschied: Wrike betreibt europäische Server in Amsterdam und hostet die Nutzerdaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes. Wrike erfüllt nach eigenen Angeben die Anforderungen der DSGVO-Konformität. Angesichts des CLOUD Act ist das aber ein direkter Widerspruch, da es sich bei Wrike um ein amerikanisches Unternehmen handelt, das somit von der Datenherausgabeverpflichtung betroffen ist.

Der CLOUD Act (Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act) ist ein seit 2018 bestehendes US-amerikanisches Gesetz. Es verpflichtet amerikanische Internet-Firmen und IT-Dienstleister, US-Behörden Zugriff auf gespeicherte Daten zu gewährleisten, auch dann wenn die Speicherung nicht in den USA erfolgt.
Auch in Bezug auf das Supportangebot fällt das Urteil wenig positiv aus: Für den Einstieg sind Videotutorials vorhanden, allerdings nur wenige in deutscher Sprache. Es gibt zudem eine Hilfe-Seite und einen englischsprachigen Chatsupport mit freundlichem Bot. Wer persönlichen und individuellen Support benötigt, ist auf ein Kontaktformular angewiesen, wo man seine Telefonnummer für einen Rückruf angeben kann. Eine direkte Hotline oder einen persönlichen Kundenbetreuer, wie es deutsche Anbieter wie Projektron anbieten, suchen wir bei Wrike vergeblich.
Fazit Wrike: funktionsmächtig, aber auch verlässlich?
Umfassendes Tool für klassisches Projektmanagement. Wegen der fehlenden Scrum-Unterstützung ist es jedoch für agiles oder hybrides Projektmanagement nicht zu empfehlen. Die Funktionen eigenen sich durchaus fürs Management komplexer Projekte. Der fehlende direkte Draht und die Tatsache, dass Wrike ein amerikanisches Unternehmen ist, das dem CLOUD Act unterliegt, kann aus unserer Sicht allerdings ein Risiko darstellen, vor allem für größere Unternehmen.
5. awork
Das junge PM-Tool awork schickt sich gerade erst an, größere Marktanteile zu erobern. Wem kann das Produkt gefährlich werden und für welche Zielgruppe eignet sich awork?
Ausbaufähiger Funktionsumfang
awork ist eine neue PM-Software, die ursprünglich von der HQLabs GmbH aus Hamburg entwickelt wurde. Der Anbieter benennt den Schwerpunkt und Zweck seines Softwareprodukts als „smoothes Workmanagement für kreative Teams“.
Dabei wird sowohl die Zielgruppe als auch der Funktionsschwerpunkt klar ersichtlich. Allerdings steckt bei awork hinsichtlich der verfügbaren Funktionen auch einiges hinter der Aussage „Workmanagement“. Neben einer funktionsfähigen Aufgabenverwaltung wartet awork nämlich auch mit Funktionen zur Ressourcenplanung und Zeiterfassung auf.
Balkenplan/Gantt-Charts, Kanban-Boards, To-do-Listen, Timelines – diese Ansichten stehen Usern in awork zur Verfügung. Für Aufgabenzuteilung in kleinen Projektteams ist das völlig ausreichend. Geht es jedoch ans Planen großer und komplexer Projekte, ans Portfoliomanagement oder ans Multiprojektmanagement, erweist sich awork als nicht oder nur eingeschränkt geeignet. Projektstrukturpläne oder Netzpläne sind hier beispielsweise nicht abbildbar. Eine eigene Chatfunktion zur schnellen und unkomplizierten Kommunikation innerhalb des Projektteams bietet awork bisher zwar nicht, jedoch können Anwender leicht Slack einbinden.
Benutzerfreundlichkeit als Schwerpunkt
Die junge und lebendige Optik fällt sofort ins Auge. Die knallige Farbwahl und starken Kontraste erinnern stark an PM-Tools wie Monday oder Asana, zu denen awork sich auch als direkter Wettbewerber positioniert. Nicht nur wegen des relativ geringen Funktionsumfangs und der begrenzten Anzahl an Ansichten erweist sich awork als enorm einfach und intuitiv bedienbar. Anpassungsmöglichkeiten sind allerdings nur begrenzt vorhanden. Hervorzuheben ist ein optisch sehr ansprechender Dark Mode.
Unter Premium geht nichts
Die Tarifoptionen sind übersichtlich: Interessenten haben die Wahl zwischen Premium und Enterprise für 10,99 bzw. 15,99 Euro pro Nutzer und Monat bei einjähriger Vertragslaufzeit. Eine Freemium-Version, wie sie die amerikanischen Wettbewerber vorhalten, gibt es bei awork zwar nicht, allerdings ist eine 14-tägige Testphase vorgesehen. Die Premium-Variante richtet sich an Einsteiger und Teams bis etwa 50 Usern. Der volle Funktionsumfang ist der Enterprise-Variante vorbehalten.
SaaS mit Serverstandort Deutschland
awork ist eine reine Cloud-Software. Im Gegensatz zu den meisten ausländischen Anbietern bietet awork dem deutschen Markt den entscheidenden Vorteil, dass es seine Server in Deutschland betreibt und daher auch DSGVO-konform ist. Ein weiteres Plus: persönlicher und deutschsprachiger Support per Telefon, Chat oder E-Mail. Tooltips in der Software erleichtern Einsteigern die Nutzung.
Fazit awork: Konkurrenzfähige, deutsche Alternative für junge, agile Teams
Für Agenturen mit Projekteams kleinerer bis mittlerer Größe ist die Task Management Software awork bereits eine Option und eine sinnvolle Alternative zu US-Anbietern wie Asana oder Trello oder dem israelischen Anbieter Monday. Zwar sind mit Kanban-Boards, Automatisierungs-Tools und einer funktionsfähigen Timeline beste Grundlagen vorhanden, allerdings ist awork nicht für umfassende Projektplanung im klassischen Sinn ausgelegt.
6. InLoox
InLoox fühlt sich aufgrund der hervorragenden Integration in Microsoft-Anwendungen an, wie ein Microsoft-Produkt, stammt aber von einem Münchener Softwarehersteller. InLoox bietet dabei InLoox PM und InLoox now! InLoox PM ist die On-premise Variante, richtet sich an Unternehmen mittlerer Größe bis zur Konzerngröße und rüstet Ihr Outlook zur Projektmanagement-Software auf. InLoox now! ist ein SaaS-basiertes PM-Tool, das sich für KMU bis hin zur Konzerngröße gleichermaßen eignen soll.
Alles, was das klassische Projektmanagement braucht
In InLoox managen Sie eine unbegrenzte Anzahl an Projekten. Die Möglichkeiten zum Multiprojektmanagement umfassen dabei alle Funktionen und Ansichten, die man im Sinne des klassischen Projektmanagement benötigt: vom Gantt-Diagramm über Planung von Ressourcen und Budget über Controlling-Tools bis hin zum Berichtswesen.
Auch zahlreiche Zusatzfunktionen bringt InLoox mit, zum Beispiel.:
- Kontaktmanagement
- Dokumentenmanagement
- Chat
- Kanban-Boards
- Mindmapping
Bedienbarkeit bedarf tieferer Insights
Angesichts der zeitgemäßen Außenpräsentation als smartes und modernes Projektmanagement-Tool überrascht es etwas, dass sich die Bedienbarkeit als relativ sperrig und schwierig erweist. Kurzerhand den Projekt-Status zu ändern oder eine neue Aufgabe anlegen – in InLoox kann dies eine Weile dauern.
Auf den ersten Blick wirkt das Design im Vergleich zu anderen Tools zudem eher etwas angestaubt, oder – positiv formuliert – traditionell. Als Add-on für Outlook verkompliziert InLoox die Handhabung beider Programme noch zusätzlich, indem es zahlreiche weitere Optionen und Schaltflächen hinzufügt. Die Weboberfläche von InLoox now! hingegen wirkt deutlich übersichtlicher und ist daher auch intuitiver nutzbar. Wer sich die Mühe macht und sich in das Management Tool einarbeitet, wird in jedem Fall mit einem großen Funktionsumfang belohnt. Flexibel und anpassbar ist InLoox auf jeden Fall. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl benutzerdefinierter Felder hinzuzufügen.
On Premise oder Saas mit deutschem Standort
Bei InLoox können sich Kunden, wie auch bei Projektron BCS, zwischen der Nutzung im SaaS- Modell und dem Erwerb von Kauflizenzen On Premise bei Betrieb auf eigenem Server entscheiden. Damit kommen sowohl Cloud-Computing-affine User als auch Fans von installierten Software-Lösungen zum Zuge. InLoox now! wurde erst jüngst in die neuen deutschen Microsoft-Rechenzentren in der „Microsoft Azure Cloud“ portiert. Die Standorte dieser Rechenzentren sind in Frankfurt am Main und in Berlin, also in Deutschland. Damit bietet InLoox volle DSGVO-Konformität.
Komplexe Konditionen
Nicht nur aufgrund der verschiedenen Produkte InLoox PM und InLoox now! und der Servicemodelle SaaS und On-premise ist die Lizenz- und Tarifstruktur von InLoox bemerkenswert komplex. Der Webshop des Anbieters unterscheidet zusätzlich zwischen der Teamgröße und bietet für die On-premise-Variante viele verschiedene Produktoptionen an, ohne dass man im Detail transparent erkennen könnte, was genau sich hinter jedem einzelnen Angebot verbirgt. Mit einem Grundpreis von 490,00 Euro für InLoox PM Personal für eine Einzelanwender-Lizenz sind wir mit InLoox jedoch im sehr hochpreisigen Segment unterwegs. Der Sieger im Projektmanagement-Software-Vergleich, Projektron BCS, ist bei noch größerem Funktionsumfang günstiger zu haben. Bemerkenswert jedoch: Bereits ab der Freemium-Version profitieren InLoox-Nutzer von kostenlosem Support via E-Mail und Telefon.
Für die SaaS-Variante InLoox now! gibt es zwar die funktionsreduzierte Freemium-Variante InLoox now! Starter, doch schlagen die Professional- und Enterprise-Varianten mit Preisen ab 24,95 Euro, respektive 44,95 Euro pro Nutzer und Monat zu Buche.
Fazit InLoox: Spezifische Zielgruppe, Licht und Schatten
Das Konzept einer Projektmanagement-Software als Erweiterung für Outlook ist ein Alleinstellungsmerkmal. Somit bietet sich InLoox vor allem jenen Nutzern an, die bereits Outlook und andere Anwendungen aus dem Microsoft-Kosmos nutzen, für die MS Project allerdings zu komplex ist. Der Funktionsumfang von InLoox ist groß und in der Lage, die Anforderungen des klassischen Projektmanagements umfassend abzudecken. Gewöhnungsbedürftig ist jedoch die doch recht sperrige Handhabung.
7. Troi
Über 13.400 Anwender in Agenturen, Filmstudios und Unternehmensberatungen nutzen nach Angaben der Troi GmbH aus München die KI-basierte Projektmanagement-Software Troi bereits für ihr Projekt-Business. Troi ist eine Lösung für den den gesamten Projektlebenszyklus und zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, von der Kontaktpflege über das Projektmanagement und Projektcontrolling bis zur Zeiterfassung und Buchhaltung. "Projektmanagement neu definiert" lautet der Claim auf der Unternehmenswebsite. Ist die Definition geglückt?
Beeindruckender Funktionsumfang
Troi ist zweifellos eine Agentursoftware mit einem beeindruckenden Funktionsumfang, die speziell für mittelgroße bis große Unternehmen entwickelt wurde. Mit seinen zahlreichen Modulen und Tarifen bietet es eine breite Palette von Werkzeugen, die für PR- und Marketingagenturen sowie für Unternehmen im Foto- und Videobereich von Vorteil sein können. Trotzdem gibt es einige Aspekte von Troi, die zu einer durchwachsenen Erfahrung führen.
Einer der Hauptvorteile von Troi liegt in seinem umfangreichen Funktionsumfang. Es bietet grundlegende Funktionen wie Kontakt- und Projektmanagement, Stundenerfassung, Budgetkalkulation sowie Rechnungs- und Angebotserstellung. Die Kontaktverwaltung ermöglicht es, eine umfassende Personenkartei anzulegen.
Die Projektverwaltung in Troi basiert auf Zeitplänen, Tabellen und To-do-Listen. Das Kanban-Board ermöglicht eine flexible Aufgabenorganisation mit Drag-and-Drop-Funktion.
Die native Zeiterfassung und der Kalender zur Verwaltung von Abwesenheiten sorgen für eine präzise Ressourcenplanung. Mit der Funktion "Smart Calculation" können Aufwände genauer eingeschätzt werden, basierend auf KI-gestützten Projektanalysen. Die übersichtliche Belegerfassung und die Integration mit DATEV erleichtern die Buchhaltungsaufgaben.
Ein weiterer Vorteil von Troi ist das Dashboard, das als Startseite dient und wichtige Informationen in Widgets präsentiert. Es bietet einen schnellen Überblick über laufende Projekte, den Kalender und die Arbeitszeiten. Das Auswertungsmodul liefert nützliche Statistiken für das Controlling, während die Troi Live App eine mobile Nutzung ermöglicht. Die edle Optik der Software und die solide Steuerung tragen zur positiven Benutzererfahrung bei.
Jedoch bringt der umfangreiche Funktionsumfang auch einige Herausforderungen mit sich. Die Einarbeitung in Troi erfordert Zeit und Geduld, da die Menüführung gelegentlich komplex ist und es einige Zeit dauern kann, bis man sich mit den verschiedenen Funktionen vertraut gemacht hat. Die Navigation kann manchmal umständlich sein und die Steuerung ist nicht immer intuitiv. Ein längerfristiges Onboarding und Schulungen sind empfehlenswert, um das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.
Fokus Optik
Ein weiterer Aspekt, der die Benutzererfahrung beeinflusst, ist die Benutzeroberfläche. Obwohl Troi ein schickes Design aufweist, ist die Optik kleinteilig und die Schrift manchmal schwer zu entziffern. Die Bedienung der Software erfordert die Anpassung an bestimmte Konventionen, die in anderen Tools möglicherweise nicht vorhanden sind. Es kann etwas Zeit dauern, bis man sich in der Software zurechtfindet und die gewünschten Funktionen findet. Die Benutzerführung könnte verbessert werden, um eine intuitivere und benutzerfreundlichere Erfahrung zu bieten.
Service
Der Support von Troi umfasst einen kostenlosen Helpdesk, einen FAQ-Bereich und die Möglichkeit von Demos und Demoversionen. Dennoch fehlt es so manchem User an einer schnellen und effektiven Unterstützung durch den Kundenservice. Die Demos und Demoversionen bieten zwar einen ersten Einblick, aber für größere Unternehmen wird eine kostenpflichtige Schulung empfohlen, deren Preis individuell nach dem Stundenaufwand berechnet wird. Eine bessere Kommunikation und Unterstützung seitens des Support-Teams wäre wünschenswert.
Sicher ist sicher
Trotz einiger Herausforderungen bietet Troi auch zahlreiche positive Aspekte. In Bezug auf Sicherheit und Datenschutz bietet Troi eine zuverlässige Infrastruktur. Bei Hosting durch die Troi GmbH werden die Daten auf einem ISO 27001-zertifizierten Server in Wien gespeichert, und die Datenübertragung erfolgt über eine sichere SSL-Verschlüsselung. Die Software ermöglicht auch eine DSGVO-konforme Arbeitsweise. Die breite Palette von Schnittstellen über das Connect-Modul erleichtert die Integration mit anderen Tools und Anwendungen, was eine gewisse Flexibilität ermöglicht.
Fazit Troi: schön verpackt
Troi ist eine umfangreiche Agentursoftware, die mit spezialisierten Funktionen und einem ansprechenden Design aufwartet. Mit seinen spezialisierten Funktionen und einem ansprechenden Design ist es insbesondere für PR- und Marketingagenturen sowie für Unternehmen im Foto- und Videobereich gut geeignet. Es bietet zahlreiche Werkzeuge für die Kontaktverwaltung, Projektplanung und Buchhaltung. Jedoch erfordert die Einarbeitung Zeit und Geduld, und die Benutzerführung könnte verbessert werden. Der Kundenservice könnte effizienter sein und die Benutzeroberfläche ist nicht immer optimal. Für Unternehmen, die bereit sind, sich intensiv mit der Software auseinanderzusetzen, kann Troi dennoch eine solide Lösung sein.
8. Trello
Das wohl einfachste und übersichtlichste Projektmanagement-Tool im Vergleich ist Trello.
Kanban all the way!
Trello ist bunt und offen. Vielfalt sucht man dennoch vergeblich, denn Trello kennt im Grunde nur eine Projekt-Ansicht. Die Kanban-Board-Ansicht kann als digitaler Notizzettel oder zur Abbildung eines Workflows genutzt werden. Es geht um Aufgaben, Termine und andere Inhalte, die an den Karten mit Detailinformationen spezifiziert und mit Dateianhängen bestückt werden können.
Für traditionelles Projektmanagement notwendige Ansichten und Werkzeuge, beispielsweise ein Zeitplan, ein Gantt-Chart, eine Aufgabenliste oder ein Projektstrukturplan kann Trello nicht bieten. Als Projektmanagement-Software ist Trello damit nur sehr begrenzt tauglich. Vielmehr handelt es sich um ein reines Arbeitsorganisationstool.
Kinderleichte Bedienung
Der begrenzte Funktionsumfang und klare Fokus auf die Kanban-Funktionalität ermöglicht es Trello, die wohl beste Nutzererfahrung im Projektmanagement-Software-Vergleich zu bieten. Die Boards sind sehr übersichtlich, solange nicht zu viele Tickets auf dem Board sind. Die Bedienung erfolgt fast ausschließlich per Drag-and-Drop.
Amerikanischer Serverstandort
Ähnlich wie Asana, ist auch Trello ein Softwareanbieter aus den USA, unterliegt als webbasierte Anwendung dem Cloud-Act. Trello hostet alle Daten auf Servern in den USA. Damit ist keine Konformität zum Bundesdatenschutzgesetz gegeben. Für Unternehmen und Projektumgebungen, in denen auf den Schutz personenbezogener Daten Wert gelegt wird, ist dies ein K.O.-Kriterium.
Support per Formular
Einen deutschsprachigen Kundensupport bietet Trello nicht. Das Angebot an Hilfestellungen beschränkt sich weitgehend auf ein Forum, Video-Tutorials und Tooltips direkt in der Software. Wer persönliche Hilfe sucht, muss sich mit einem Kontaktformular begnügen und auf eine baldige und kompetente Antwort des Trello-Supports hoffen.
Fazit Trello: Effizientes Tool für kleine, agile Teams
Von Trello profitieren vor allem kleine Projektteams oder Agenturen, die ein einfaches, schlankes und leicht bedienbares Tool für die agile Arbeitsorganisation und Aufgabenzuteilung suchen. Für Planungen von komplexen Projekten oder zur Koordination größerer Projektteams wurde Trello nicht konzipiert.
9. Jira
Jira ist eine vor allem in der Softwareentwicklung genutzte Webanwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und zum operativen Projektmanagement, die vom britischen Softwarehersteller Atlassian entwickelt wird.
Das Tool für agile Softwareentwicklung
Sämtliche Funktionen von Jira sind für die agile Softwareentwicklung ausgelegt. Issue Tracking- und Scrum-Werkzeuge finden sich hier somit in großer Detailtiefe. Jira ist zu weiten Teilen frei konfigurierbar und wartet mit einer Fülle an Schnittstellen zu Wiki, Source Code Repositories und Continuous Integration Systems sowie weiteren nützlichen Tools für die Softwareentwicklung auf. Über eine Palette von APIs ist Jira nach Belieben erweiterbar.
Die Orientierung von Jira als agile Projektmanagement-Software für die Softwareentwicklung nach Scrum zeigt sich in der Tatsache, dass sie Standard-Workflows wie das Erstellen und Abarbeiten von Sprints in optimierter Version enthält.
Projekthierarchien, wie sie im klassischen Projektmanagement auftauchen, unterstützt Jira nicht. Auch Aufgabenhierarchien sind nur bis zu einer Ebene abbildbar, was das Anlegen eines Projektstrukturplans oder einer Work Breakdown Structure unmöglich macht. Weder für die Ressourcenplanung noch für die Zeitplanung sind entsprechende Ansichten, beispielsweise ein Gantt-Diagramm vorgesehen.
Damit eignet sich Jira auf keinen Fall für Projektmanagement nach klassischen oder hybriden Methoden. Selbst eigentlich für Entwicklungsprojekte sinnvolle Unterscheidungen, beispielsweise ein Konzept von unterschiedlichen Projekttypen für Software-Teilprojekte in einem Embedded System, sieht Jira ebenfalls nicht vor.
Einfache Bedienbarkeit für optimierte Funktionalität
Die Benutzeroberfläche von Jira wirkt aufgeräumt, farbenfroh, freundlich und dennoch nicht verspielt, sondern in höchstem Maß funktional. Task Boards und Listen sind durch den Nutzer frei konfigurierbar, alle Ansichten sind leicht zugänglich. Für die in Scrum üblichen Elemente wie Epics, Tasks und User Storys sind bereits entsprechende Bereiche und Ansichten vorgesehen.
Der Weg führt in die Cloud
Jira wird sowohl als Cloud-Lösung als auch als selbstverwaltete Data-Center-Variante angeboten. Letztere stellt keine On-premise-Lösung im klassischen Sinn dar, sondern beruht ebenfalls auf einem Abonnement-Modell. Das Konzept ist verwirrend und es zeichnet sich ab, dass auch diese Variante bald gänzlich in die Cloud umziehen wird. Die Data-Center-Variante schlägt jedoch mit mindestens 42.000 DU-Dollar pro Jahr zu Buche, was diese Variante für kleinere Entwicklerteams uninteressant macht und ohnehin erst ab einer Teamgröße von 500 Benutzern angeboten wird. Plugins sollen zudem künftig vorrangig nur noch für die Cloud-Variante weiterentwickelt werden. On-premise ist damit offenbar bei Jira ein Auslaufmodell.
Jira basiert auf Java- und JavaScript-Technologie und unterstützt alle wichtigen Datenbanksysteme. Die Installation ist sowohl auf Windows-Servern als auch auf Linux-Servern einfach durchführbar.
Die Cloud-Lösung allerdings glänzt mit Intransparenz bezüglich des Serverstandortes. Man wolle Kunden lediglich dabei unterstützten, sich DSGVO-konform zu verhalten. Diese Formulierung lässt tief blicken und bietet Anlass zu Zweifeln.
Die Cloud-Variante ist in einer Freemium-Variante für bis zu 10 Benutzer verfügbar. Daneben existieren 3 Tarifstufen, die sich hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden. Der Preis variiert je nach Nutzeranzahl und Abrechnungszeitraum. Der Preis pro Nutzer liegt bei 50 Nutzern und monatliche Abrechnung beispielsweise bei 7,50 US-Dollar pro Monat für den Standard-Tarif, 14,50 US-Dollar für den Premium-Tarif. Die Kosten für die Enterprise-Variante legt Atlassian nur auf individuelle Anfrage vor. Da die Abrechnung ausschließlich in US-Dollar erfolgt, sind EU-Kunden den Schwankungen des Währungsmarktes ausgeliefert.
Fazit Jira: Standard für agile Softwareentwicklung, aber nicht konkurrenzlos
Wer sich nicht von Jira die Abläufe, Möglichkeiten und Grenzen seiner Entwicklungsarbeit vorgeben lassen möchte, ist mit Alternativen wie Projektron BCS besser beraten, das nicht nur agiles Projektmanagement, sondern auch klassische Methoden und hybride Methoden vollständig unterstützt.
10. Asana
Asana ist eine cloud-basierte Projektmanagement-Software aus den USA und im SaaS-Modell erhältlich.
Teamwork und Organisation im Fokus
Asana versteht sich selbst als Tool zur Arbeitsorganisation, das Teams bei der Organisation und Verwaltung ihrer Arbeitsprozesse unterstützt. Neben optisch ansprechend gestalteten To-do-Listen wartet die Software mit Kanban-Boards, Zeitleisten und Kalenderansichten auf. Auch Controlling-Werkzeuge, beispielsweise einen Workload-Manager und Zieldefinitionen, bringt Asana mit. Dank der Portfolio-Funktion lassen sich auch mehrere Projekte parallel problemlos managen, ohne den Überblick zu verlieren. Ein Plus für agile Scrum-Projektteams: Aufgaben lassen sich mit einem definierbaren Zeitintervall als wiederholend einstellen.
Wer komplexere Aufgabenfolgen, Teilprojekte und hierarchisch angeordnete Aufgaben abbilden möchte, ist mit umfassenderen Tools aus dem Projektmanagement-Software-Vergleich besser beraten, beispielsweise OpenProject, factro, Wrike oder Projektron BCS. Werkzeug zur Prozessautomatisierung, Zeiterfassung, Angebots- und Rechnungserstellung, Kontaktdatenbanken – mit all dem kann das schlanke Tool Asana nicht dienen.
Übersichtlich und aufgeräumt – zu aufgeräumt?
Asana wirkt übersichtlich und aufgeräumt. Funktionen und Ansichten erscheinen allerorten auf das notwendigste reduziert. Auch aus diesem Grund empfiehlt sich Asana besonders für die Nutzung auf dem Smartphone. In Bezug gerade auf das klassische Projektmanagement fehlen hier aber bisweilen wichtige Informationen und Möglichkeiten, beispielsweise die Visualisierung von Abhängigkeiten und Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Bei größeren und komplexen Projekten wird die doch recht raumgreifende Darstellungsweise in Asana schnell zu unübersichtlich. Asana eignet sich hervorragend zur Arbeitsorganisation und zum Managen kleinerer Projekte in Agenturen und KMU.
Das Handling ist einfach und intuitiv, der Einstieg ohne Vorwissen problemlos möglich. Ein Zeugnis der Verspieltheit: Per Default belohnt als Gamification-Element ein über den Bildschirm huschendes Fabeltier jeden Erfolg, beispielsweise den Abschluss einer Aufgabe. Wer dies als störend empfindet, kann das Feature leicht deaktivieren.
Daten auf amerikanischen Servern
Als Softwareanbieter aus den USA unterliegt Asana dem Cloud-Act und hostet alle Daten auf Servern in den USA. Der Anbieter ist zwar mit dem EU-US Privacy Shield konform, allerdings steht der Cloud Act in starkem Kontrast zur DSGVO. Wem Datenschutz und DSGVO-Konformität wichtig sind, sollte eine Alternative aus dem Projektmanagement-Software-Vergleich suchen. Allein im Enterprise-Lizenzmodell gibt es die Option, Daten auf europäischen Servern zu hinterlegen, um den europäischen Datenschutzrichtlinien zu entsprechen.
Kostenfreie Basisversion
Wer gerade erst einsteigt und auf der Suche nach einer gratis Projektmanagement-Software ist, kann dauerhaft den Basistarif von Asana nutzen. Der Wermutstropfen: Der Funktionsumfang dieser Basisversion ist stark eingeschränkt und erlaubt die Zusammenarbeit mit nur maximal 15 Teammitgliedern. Meilensteine stehen erst mit der Premium-Variante ab 10,99 € monatlich pro Benutzer zur Verfügung, Portfolios, Ziele, Workload Management und weitere Funktionen erst ab dem Business-Tarif ab 24,99 € pro Benutzer und Monat. Für erweiterte Admin-Funktionen muss man ein Angebot für den Enterprise-Tarif einholen.
Service exklusiv
Ein Supportportal oder auch telefonischen Kundensupport sucht man bei Asana vergeblich. Nutzer müssen sich auf das Schwarmwissen einer Nutzer-Community, Einführungshinweise in der Software und Videotutorials verlassen. Zahlende Nutzer dürfen darüber hinaus im Ernstfall eine E-Mail an Asana senden.
Fazit Asana: Zu einfach für Komplexes
Wenn Sie als Projektmanager Software suchen, sollten Sie sich nach derzeitigem Stand nur dann für Asana entscheiden, wenn Sie:
- keine Work-Breakdown-Structure benötigen.
- keine Aufgabenhierarchien haben.
- keine Teilprojekte benötigen.
- keine Earned-Value-Analyse benötigen.
- keinen Soll-Ist-Vergleich anstellen möchten.
11. Monday projects
Monday ist wohl allen Lesern bereits über deren Medienpräsenz bekannt. Monday wirbt auf allen Kanälen offensiv und ist offenbar auch erfolgreich mit dieser Strategie. Kann das Produkt halten, was die Werbung verspricht?
Projektmanagement ohne Projekte
Wer eine Projektmanagement-Software sucht und sich für Monday entscheidet, wird zunächst zu seiner Verwirrung feststellen müssen, dass es in Monday überhaupt keine Projekte gibt. Stattdessen gibt es Boards. Ein Board kann beispielsweise eine Kalenderansicht, eine Timeline, ein Kanban-Board, ein Gantt-Chart oder eine Tabelle sein. Für all diese Boards gibt es bereits Vorlagen, die weiter konfigurierbar sind.
Bunt und verspielt, flexibel und komplex
Die Benutzeroberfläche von Monday ist bestimmt durch kräftige Farben. Bunte Kacheln. Symbole und große Schaltflächen dominieren das Bild und machen die Bedienung auf den ersten Blick leicht, aber dürften dem ein oder anderen Nutzer zu flippig erscheinen. Besonders skurril: Mit dem Llama-Farm-Widget können sich Nutzer die Status-Verteilung ihrer Aufgaben als farbenfrohe animierte Lamas anzeigen lassen. Die Bedienbarkeit ist einfach und intuitiv. Schaltflächen sind groß, bunt und damit auch auffällig. Bedienung per Drag-and-drop ist allgegenwärtig möglich.
Hinter dieser Einfachheit verbirgt sich jedoch eine große Komplexität. Da Monday größtmögliche Flexibilität bieten möchte und sich auf alle Methoden und Arbeitsweisen anpassen lassen soll, basiert die Software auf dem Baukasten-Prinzip. Möchten Sie Monday nutzen, um komplexe Projektstrukturen abzubilden, werden Sie einige Zeit aufwenden müssen, um die Software gemäß Ihren Vorstellungen entsprechend einzurichten und kontinuierlich anzupassen. Nahezu alle Spalten, Listen und Checkboxen lassen sich individuell beschiften. Verfügbare Elemente aufden Boards zu individuellen Ansichten kombinieren.
Die Fülle an Funktionen, die sich damit abbilden lässt, können sich Anwender im Laufe der Zeit selbst erschließen - spielerisch. Wer versucht, mehr als 40 Aufgaben auf einem Board zu managen, wird feststellen, dass die Übersichtlichkeit nicht mehr gegeben ist. Konfigurierbare Dashboards, die Übersichten über die wichtigsten Kennzahlen der verschiedenen Boards liefern sind hierbei hilfreich. Wie auch bei Trello allerdings, gibt es keine gut durchdachte Aufgabenhierarchie, eine Work-Breakdown-Structure ist somit auch nicht möglich.
Rechenzentren im Amazon- und Google-Netzwerk
Monday ist ausschließlich im Software-as-a-Service-Modell verfügbar. Die Software wird dabei auf Servern des globalen Netzwerks von Google Cloud und des Amazon Web Service betrieben. Diese Server befinden sich in Virginia in den USA. Damit ist eine DSGVO-Konformität nicht per Default gegeben, obwohl Monday versichert, die einschlägigen Standards des Datenschutzes einzuhalten. Kunden aus der EU können sich jedoch auch für Deutschland als alleinigen Serverstandort entscheiden. Für Unternehmen, die in Deutschland mit sensiblen Kunden- und Nutzerdaten wirtschaften, ist hier aus unserer Sicht dennoch Vorsicht geboten.
Tarifdschungel
Monday gibt es in fünf verschiedenen Tarifoptionen, die sich hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden. Die Preise pro Nutzer und Monat variieren jedoch mit Anzahl der Nutzer und gewähltem Abrechnungszeitraum. Ab einer Teamgröße von 50 Benutzern werden Preise offensichtlich nur noch im Rahmen eines individuellen Angebots bekannt gegeben, egal für welchen Tarifplan man sich entscheidet. Neben der Freemium-Version „Einzelperson“ für bis zu zwei Benutzer (!) gibt es den Basic-Tarif für ca. 8 Euro pro Monat und Nutzer – allerdings nur bei jährlicher Abrechnung. Bei monatlicher Abrechnung wird es teurer. Den Preis für den größten Tarif, „Enterprise“, gibt Monday nicht an.
Noch komplexer wird es, wenn Nutzer Automatisierungs-Funktionen nutzen wollen. Wenn sie einen Vorgang automatisiert ausführen lassen möchten, kostet Sie das eine "Aktion". Abhängig vom gewählten Tarif, steht ihnen ein begrenztes Kontingent dieser Aktionen zur Verfügung. Sind diese aufgebraucht und möchten sie dennoch nicht ihre Workflows auf manuelles Management umstellen, müssen sie in einen höheren Tarif wechseln.
Fazit Monday: Übersichtliches Design, undurchsichtige Möglichkeiten
Für kleine Teams in Agenturen oder für kleine Projektteams in kleineren Unternehmen, die es gern bunt, flippig und übersichtlich mögen, kann Monday eine gute Option sein. Monday ist nicht die richtige Wahl für Sie, wenn:
- Sie nach methodischen Standards arbeiten, ob klassisch oder hybrid oder nach Scrum
- Der Umfang Ihres Projekts mehr als 100 einzelne Aufgaben umfasst
- Ihr Projekt aus Aufgaben verschiedener Hierarchien besteht
12. MS Project
MS Project bietet absolut alles, was sich ein erfahrener Projektplaner von einer Software erwarten kann, um selbst komplexeste Projekte umfassend zu planen, steuern und auszuwerten. Um ein gesamtes Team in die Projektarbeit einzubinden und gemeinsam ein Projekt effizient umsetzen zu können, bedarf es jedoch nicht nur entsprechender Kollaborationsfunktionen und Möglichkeiten zur projektbezogenen Kommunikation, sondern auch rollenbasiert entsprechend reduzierter Ansichten in der Software, sodass jedes Teammitglied sofort nur relevante Informationen erhält. Aber genau hieran mangelt es MS Project. Wer seine Projekte gern in Teamarbeit umsetzt, sollte zu anderen Softwarelösungen im PMS-Vergleich greifen.
Ist MS Project zu komplex, bist du zu schwach?
Die Praxis zeigt: Begeistert von MS Project und langjährige Nutzer sind vor allem erfahrene Projektmanager und Projektteams. In der Tat: Die Software setzt profundes Wissen im Bereich Projektmanagement voraus, um sie sinnvoll einsetzen zu können. Insbesondere Neulinge und Erstanwender sehen sich mit einem immensen Lernaufwand konfrontiert, der sich für kaum ein Unternehmen mehr rentieren dürfte – gerade angesichts der attraktiven Alternativen für komplexes Projektmanagement am Markt – beispielsweise Wrike, InLoox, factro oder Projektron BCS.
Herausfordernde Supportsituation
Komplexe Anwendung, komplexe Administration, hochkomplexe und feingranulare Rechtestruktur. Angesichts dieser Hürden wäre ein verlässlicher und kompetenter Kundensupport zu erwarten. Leider erfüllt sich diese Erwartung nicht. Microsoft stellt keinen persönlichen Ansprechpartner bereit. Anwender müssen sich mit einem Hilfe-Center begnügen.
Eigentlich kommt nur On-premise infrage
In der SaaS-Version ist MS Project als US-amerikanisches Softwareprodukt für deutsche User durchaus problematisch. Ähnlich wie Asana oder Trello, hostet Microsoft alle Daten auf Servern in den USA. Zwar besteht eine Privacy-Shield-Zertifizierung, doch ist keine Konformität zum Bundesdatenschutzgesetz gegeben. Für Unternehmen und Projektumgebungen, in denen auf den Schutz personenbezogener Daten Wert gelegt wird, ist dies ein K.O.-Kriterium. Denjenigen bleibt jedoch, die On-premise-Version von MS-Project zu erwerben. Auf diese Weise hosten sie die Daten und betreiben die Software auf ihrem eigenen Server.
Voraussetzungen:
- Windows-Server
- fundierte System-Administrator-Kenntnisse
- Zeit, Geduld und Know-how, um die Software selbst zu konfigurieren
Fazit MS Project: Forderndes Expertentool
Hoher Einarbeitungsaufwand, hoher Preis, sperrige Handhabung: MS Project ist tatsächlich nur für erfahrene Projektteams eine Option, die es mit enorm komplexen Projekten aufnehmen und die bereit sind, viel Zeit in die Arbeit mit MS Project zu investieren.
Der Sieger: Projektron BCS gewinnt Projektmanagement-Software-Vergleich
Sieger im Projektmanagement-Software-Vergleich: Projektron BCS. Das mag natürlich wenig verwunderlich erscheinen – schließlich lesen Sie diesen PM-Software-Vergleich im Projektron-Blog. Dennoch stehen wir klar für unser Ergebnis ein, denn wir wissen ganz genau:
![]() | Projektron BCS ist anpassbar wie keine andere Projektmanagement-Software. |
![]() | Wir entwickeln BCS seit über 20 Jahren inhouse in Berlin und setzen dabei direkt und kontinuierlich Wünsche der BCS Anwender um. |
![]() | BCS steht für Business Coordination Software – Ausgehend von reinen Projektmanagement-Funktionen hat sich BCS inzwischen längst zum umfassenden und ganzheitlichen ERP-System gemausert. |
![]() | Von Internet-Agentur über IT-Dienstleister, KMU verschiedenster Branchen und Krankenhäuser bis hin zum Weltkonzern: BCS ist frei skalierbar und Sie zahlen nur für die Module, die Sie wirklich benötigen. |
Wir sind so überzeugt von BCS, dass unsere Mitarbeiter sie selbst als alleinige Unternehmenssoftware einsetzen und all unsere Arbeits-, Organisations- und Geschäftsprozesse inklusive der Softwareentwicklung nach Scrum darin abbilden.
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie gleich jetzt Projektron BCS kostenlos! Wir scheuen keinen Projektmanagement-Software-Test oder Vergleich!
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Über den Autor
Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH, nutzt auch das Marketing die Möglichkeiten von Projektmanagement-Software, um Projekte effizient umzusetzen. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung und stets über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen aus der Welt des Projektmanagements informiert.