Teamarbeit - Kollaborations-Tools in BCS
BCS ist das Kommunikations- und Kollaborations-Tool für Ihre erfolgreiche Team- und Projektarbeit
BCS steht für Business Coordination Software. Für koordinierte und erfolgreiche Projektarbeit braucht nicht nur effiziente Selbstorganisation, sondern unbedingt auch Kommunikation und Kollaboration. Unser umfassendes, modular aufgebautes Softwaresystem koordiniert die Zusammenarbeit aller Unternehmensbereiche, aller Abteilungen und Teams, evoziert Synergieeffekte und ermöglicht die Automatisierung sämtlicher Geschäftsprozessevon Organisationen jeder Größenordnung. Mit Collaboration-Tools, wie dem Terminkalender mit ressourcenrelevanten Terminen, arbeitet Ihr Team in Projektron BCS auch über große Distanzen eng zusammen.
Mein Bereich: Ihr individualisierbares Dashboard für einen guten Start in den Arbeitstag
Sie kommen ins Büro und möchten sofort wissen, was heute auf Sie zukommt?
- Termine
- Wiedervorlagen
- wichtige Aufgaben
- Workflowschritte
- Checklisteneinträge
- zu bearbeitende Tickets
- Rückfragen an Tickets von anderen Mitarbeitern oder Kunden
All diese Informationen erfassen Sie direkt, nachdem Sie sich in BCS eingeloggt haben auf einen Blick. Ihr persönlicher Überblick „Mein Bereich“ ist Ihr persönliches und individuelles Dashboard in BCS: Er bietet Ihnen zahlreiche Informationen, die Sie bedarfsgerecht einblenden und per Drag-and-Drop anordnen können. Als Begrüßungsseite in Projektron BCS eingestellt, sorgt der Persönliche Überblick dafür, dass Sie mit einem guten Gefühl in den neuen Arbeitstag starten und Ihren Büroalltag gelassen meistern.
Über Anrufe und Termine werden Sie außerdem mittels Pop-up-Benachrichtigung informiert, auch wenn Sie gerade nicht in Projektron BCS arbeiten. Profitieren Sie außerdem von den Sofortbenachrichtigungen, die Sie direkt in der Software informieren, beispielsweise, wenn ein Termin am aktuellen Tag verschoben wurde oder wenn es einen neuen Ticketkommentar an einem Projekt gibt, welches Sie abonniert haben.
Organisieren leicht gemacht: Kalender und Termine
Der Kalender von Projektron BCS ermöglicht Ihnen eine effiziente Terminverwaltung und bringt hilfreiche Zusatzfunktionen mit, beispielsweise
- standortabhängige und projektabhängige Feiertagskalender,
- Serientermine und
- benutzerdefinierte Terminkategorien.
Vielreisende und internationale Teams profitieren zudem von der Zeitzonenunterstützung.
Sie müssen eine wichtige Projektbesprechung planen, an der Vertreter aus mehreren Teams teilnehmen sollen. Jeder von ihnen hat eigene Arbeitszeiten, Termine, Verpflichtungen. Wie bekommt man das unter einen Hut, und zwar ohne zeitraubende Terminabstimmung?
In Projektron BCS blenden Sie mit wenigen Klicks Termine aller Teilnehmer in Ihrem Kalender ein und können die Einstellung sogar für die Zukunft speichern. So sehen Sie sofort, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Terminteilnehmer noch freie Zeitfenster für Ihren Termin haben. Eine zusätzliche Absicherung vor Terminkonflikten bietet Projektron BCS mit einer grafischen Darstellung von überschneidenden Terminen. BCS schlägt Ihnen in diesem Fall nächstmögliche Ausweichtermine vor, zu denen bei keinem Teilnehmer Terminkonflikte auftreten.
Besonders zeitsparend editieren Sie Ihren Kalender per Drag-and-Drop. So können Sie einfach Ihre Termine per Maus verschieben oder an ihnen ziehen, um deren Dauer zu verändern.
Da Projektron BCS das Kalenderformat iCalendar unterstützt, können Sie BCS-Termine in fast jede moderne Kalendersoftware exportieren.
Folgende Kalender werden unter anderemunterstützt:
- Microsoft Outlook
- Android Kalender
- Google Kalender
- Apple iCal
Mit unserer Microsoft Exchange-Schnittstelle können Sie Termine und Wiedervorlagen sogar bidirektional synchronisieren.
Meetings planen und durchführen mit BCS: Alle informiert und auf dem neuesten Stand
Themen und Agenden planen
Sie planen für Ihr Team regelmäßige Besprechungen oder organisieren wiederkehrende Meetings? Mit den Funktionen der Themen- und Agendaplanung in BCS sparen Sie dabei viel Zeit und bringen mehr Struktur in Ihre Planung. Mit BCS gestalten Sie Ihre Meetings effizienter!
Haben Sie einen Termin im Terminkalender erstellt, beispielsweise ein Teammeeting, ein Weekly, ein Daily, eine Besprechung oder ein Mitarbeitergespräch, bietet BCS die Möglichkeit, eine Agenda für den Termin hinzuzufügen. Die gesammelten Themen eines Projekts oder einer Aufgabe filtern Sie nach Status und Priorität der Themen, verschieben die Themen innerhalb der Liste bequem per Drag-and-drop und weisen einzelne Themen einem Termin oder gleich einer ganzen Terminserie als Dauerthema zu.
Mit einem Klick benennen Sie in der Agenda Verantwortliche zu jedem Thema. Soll ein Themenverantwortlicher eine Präsentation oder einen Vortrag zum Besprechungstermin vorbereiten, wird er bereits ab dem Zeitpunkt Ihrer Planung informiert. Er erhält eine Benachrichtigung über seine Verantwortung auf seinem persönlichen Dashboard.
Meetings durchführen mit dem BCS-Präsentationsmodus
Zur Präsentation Ihrer Inhalte im Meeting führt Sie Präsentationsmodus stilsicher und leicht bedienbar durch die Agenda. In der Agenda eines Termins öffnet er sich in einem Overlay und leitet alle Teilnehmer Schritt für Schritt durch die Agenda. Ergebnisse zu jedem besprochenen Punkt halten Sie direkt in einem Eingabefenster transparent für alle beteiligten fest.
Blieb am Ende der ein oder andere Agendapunkt offen? Wenn Sie nun einen Termin kopieren, werden die offenen Agendapunkte gleich mitkopiert. Sie möchten einen Agendapunkt vertagen? Auch das ist nun direkt aus dem Präsentationsmodus problemlos möglich. Damit keine Idee verloren wird, keine Aufgabe unbearbeitet bleibt und jeder Teilnehmer seine Verantwortlichkeiten kennt, können Sie während der Präsentation zu jedem Agendapunkt flexibel und direkt zugehörige BCS-Objekte erstellen:
- Folgetermine
- Wiedervorlagen
- Tickets
Thilo Menges
Abteilungsleiter Digitalisierung & Innovation, Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH
"Projektron BCS ist ein Werkzeug, in dem alle Beteiligten zeitgleich und in Echtzeit auf sämtliche Informationen in der jeweils aktuellen Version zugreifen können – der Ort an dem alles zusammenfließt. In BCS können wir problemlos unsere gesamte interne Organisation abbilden, Ressourcenplanung und Sachkostenplanung ganzheitlich projektübergreifend umsetzen."
Lutz Klickermann
Geschäftsführer, ic-solution GmbH
"Eine Kundenfrage übersetzen wir in ein Sales-Ticket. Über dieses Ticket tracken wir sämtliche To-dos und erfassen unsere darauf aufgewendete Arbeitszeit. Der Ticketverlauf bietet maximale Transparenz über die verschiedenen Bearbeiter*innen und die Bearbeitungshistorie jedes einzelnen Tickets und erleichtert die Zusammenarbeit im Team ungemein. Was ich persönlich sehr schätze, ist die Terminsynchronisation von BCS mit Office 365 und die damit verbundene Möglichkeit, Zeiten auf einen Termin zu buchen."
Hans-Michael Ochlich
Projektmanager bei Laservorm
Insgesamt merkt man, dass es immer mehr zur Gewohnheit wird, einfach mal ,ins BCS’ zu gehen, um den Überblick zu behalten, etwa indem man einzelne Punkte für sich selbst oder einen Kollegen auf Wiedervorlage legt und entsprechend abarbeitet.
Teamarbeit perfekt koordiniert mit standardisierten Workflows und Prozessen
Systemgesteuerte Workflows und BPMN-Prozesse ermöglichen Ihnen eine transparente und klar definierte Aufgabenzuweisung in der Teamarbeit und in der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen, Hierarchieebenen und Standorte hinweg. Sogar über Sprachgrenzen hinweg können Sie mit anderen Standorten in ein und demselben Prozess zusammenarbeiten, da der Prozess und all seine Aktivitäten und Elemente mehrsprachig darstellbar sind.
Jeder Mitarbeiter kann sich seine Workflows und seine offenen Checklisteneinträge, für die er als Bearbeiter vorgesehen ist, auf seinem persönlichen Dashboard „Mein Bereich“ anzeigen lassen. Nach getaner Arbeit wird der nächste Mitarbeiter entsprechend in seinem persönlichen Dashboard in BCS informiert – wahlweise zusätzlich auch per E-Mail.
Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Ein Plus für internationale Teams
Ob Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Chinesisch, Tschechisch oder Ungarisch – die Sprachversionen von Projektron BCS sorgen für mehr Komfort in internationalen Projekten. Sind die Sprachversionen aktiviert, kann jeder Benutzer mit wenigen Klicks seine bevorzugte Sprache wählen.
Wiedervorlagen: Auch Kleinigkeiten fest im Griff
Mit den Projektron BCS-Wiedervorlagen erstellen Sie schnell virtuelle Erinnerungshilfen für anfallende Aktivitäten. Diese zeigt Projektron BCS genau dann, wenn es an der Zeit ist, sie zu erledigen. So haben Sie den Kopf frei für die Dinge, die aktuell anstehen. Auch das Delegieren von Aufgaben an andere ist über Wiedervorlagen möglich: Per Mausklick versenden Sie an Ihren Kollegen eine E-Mail-Benachrichtigung, so dass er über die neue Wiedervorlage sofort informiert wird.
Rasche Kommunikation mit Benutzernachrichten
In Projektron BCS können Sie einfache Nachrichten an andere Benutzer schicken. Dabei kann die Nachricht entweder an eine Person oder an mehrere Personen geschickt werden und es kann bei Bedarf ein Kontextbezug angegeben werden, beispielsweise ein Ticket. So können Sie vom Ticket aus eine Direktnachricht an ihr Projektteam schicken, wodurch der Bezug unmittelbar ersichtlich wird.
Die empfangenen Nachrichten tauchen entweder dezent als kleine Zahl in der Navigationsleiste auf oder je nach Dringlichkeit direkt als Pop Up Fenster. Jeder Benutzer kann für sich in den Einstellungen hinterlegen, ob er solche Nachrichten empfangen möchte oder nicht. In einer übersichtlichen Ansicht hat man alle seine Benutzernachrichten im Blick und kann diese dort auch löschen.
