Teamarbeit
Alles für die Zusammenarbeit im Projektteam: Kollaborationssoftware Projektron BCS
BCS steht für Business Coordination Software. Für koordinierte und erfolgreiche Projektarbeit braucht es nicht nur effiziente Selbstorganisation, sondern unbedingt auch Kommunikation und Kollaboration. Unser umfassendes, modular aufgebautes System koordiniert die Zusammenarbeit aller Unternehmensbereiche, aller Nutzer, Teams und Abteilungen, evoziert Synergieeffekte und ermöglicht die Automatisierung sämtlicher Geschäftsprozesse von Organisationen jeder Größenordnung. Mit Collaboration-Tools wie dem Terminkalender mit ressourcenrelevanten Terminen arbeitet Ihr Team in Projektron BCS auch über große Distanzen eng zusammen.
Erfolgreiche Zusammenarbeit: Kollaborationssoftware Projektron BCS
Mit Projektron BCS als Projektmanagement- und Kollaborationssoftware bringen Sie alle Nutzer zusammen, um gemeinsam Aufgaben effizient zu erledigen und gemeinsame Ziele zu erreichen.
Was wäre, wenn...
➤ Sie all Ihre Termine und wichtigen Aufgaben auf einen Blick sehen könnten?
➤ Ihr Team trotz großer Distanzen über Landes- und Sprachgrenzen hinweg nahtlos zusammenarbeiten könnte?
➤ Sie Termine ohne zeitraubende Abstimmungen planen könnten und dabei Zeit und Kosten sparen würden?
➤ Ihre Meetingplanung durch eine strukturierte Agendaplanung und einen intuitiven Präsentationsmodus effizienter wäre?
➤ klare Workflows Ihnen eine transparente Aufgabenzuweisung über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg ermöglichten?
➤ Sie Ihre gesamte Projektkommunikation und Zusammenarbeit auf einer Plattform zentral bündeln könnten?
Projektron BCS als Projektmanagement-Software und Business Coordination Software mit integrierten Collaboration Tools hält alle Informationen und Dokumente zentral bereit. Die Projektkommunikation und der Austausch von Informationen unter allen Projektbeteiligten erfolgen dank BCS direkt am Projekt, an Aufgaben, an Terminen und relevanten Dokumenten.
Mein Bereich: Ihr individualisierbares Dashboard für einen guten Start in den Arbeitstag
Sie kommen ins Büro und möchten sofort wissen, was heute auf Sie zukommt?
Termine
Wiedervorlagen
Wichtige Aufgaben
Workflowschritte
Prozessaufgaben
Checklisteneinträge
Zu bearbeitende Tickets
Rückfragen an Tickets von anderen Mitarbeitern oder Kunden
All diese Informationen erfassen Sie direkt, nachdem Sie sich in BCS eingeloggt haben, auf einen Blick. Ihr persönlicher Überblick „Mein Bereich“ ist Ihr persönliches und individuelles Dashboard in BCS: Er bietet Ihnen zahlreiche Informationen, die Sie bedarfsgerecht einblenden und per Drag-and-Drop anordnen können. Als Begrüßungsseite in Projektron BCS eingestellt, sorgt der Persönliche Überblick dafür, dass Sie mit einem guten Gefühl in den neuen Arbeitstag starten, Ihre Produktivität voll entfalten und Ihren Büroalltag gelassen meistern.
Über Anrufe und Termine werden Sie außerdem mittels Pop-up-Benachrichtigung informiert, auch wenn Sie gerade nicht in Projektron BCS arbeiten. Profitieren Sie außerdem von den Sofortbenachrichtigungen, die Sie direkt in der Software informieren, beispielsweise, wenn ein Termin am aktuellen Tag verschoben wurde oder wenn es einen neuen Ticketkommentar an einem Projekt gibt, welches Sie abonniert haben.
Kalender und Termine: Organisieren leicht gemacht
Der Kalender von Projektron BCS ermöglicht Ihnen eine effiziente Terminverwaltung und kann Ihnen so manche weitere hilfreiche Funktion bieten:
standortabhängige und projektabhängige Feiertagskalender,
Serientermine und
benutzerdefinierte Terminkategorien.
Vielleicht reisen Sie viel oder arbeiten in internationalen Teams – die Zeitzonenunterstützung von Projektron BCS kommt Ihnen zugute.
Stellen Sie sich vor: Sie müssen eine wichtige Projektbesprechung planen. Vertreter aus mehreren Teams nehmen teil. Jeder von ihnen hat sicher eigene Arbeitszeiten, Termine und Verpflichtungen. Wie bekommen Sie all das unter einen Hut, und zwar ohne zeitraubende Terminabstimmung?
Mit Projektron BCS sparen Sie sich Abstimmungsaufwand und damit auch Zeit und Kosten: Blenden Sie mit wenigen Klicks Termine aller Teilnehmer in Ihrem Kalender ein und speichern Sie die Einstellung für die Zukunft. So sehen Sie sofort, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die Terminteilnehmer noch freie Zeitfenster für Ihren Termin haben. Eine zusätzliche Absicherung vor Terminkonflikten bietet Projektron BCS mit einer grafischen Darstellung von überschneidenden Terminen. BCS schlägt Ihnen in diesem Fall nächstmögliche Ausweichtermine vor, zu denen bei keinem Teilnehmer Terminkonflikte auftreten.
Besonders zeitsparend editieren Sie Ihren Kalender per Drag-and-Drop. Auf diese Weise verschieben Sie einfach Ihre Termine oder verändern ihre Dauer per Maus. Planung und Verwaltung Ihrer Termine sind mit BCS so intuitiv wie nie zuvor.
Da Projektron BCS das Kalenderformat iCalendar unterstützt, können Sie BCS-Termine in fast jede moderne Kalendersoftware exportieren.
Folgende Kalender werden unter anderem unterstützt:
Microsoft Outlook
Android Kalender
Google Kalender
Apple iCal
Mit unserer Microsoft Exchange-Schnittstelle können Sie Termine und Wiedervorlagen sogar bidirektional synchronisieren.
Meetings planen und durchführen mit BCS: alle informiert und auf dem neuesten Stand
Themen und Agenden planen
Sie planen für Ihr Team regelmäßige Besprechungen, organisieren wiederkehrende Meetings oder kollaborative Arbeitstermine? Mit den Funktionen der Themen- und Agendaplanung in BCS sparen Sie dabei viel Zeit und bringen mehr Struktur in Ihre Planung. Mit BCS gestalten Sie Ihre Meetings effizienter!
Haben Sie einen Termin im Terminkalender erstellt, beispielsweise ein Teammeeting, ein Weekly, ein Daily, eine Besprechung oder ein Mitarbeitergespräch, bietet BCS die Möglichkeit, eine Agenda für den Termin hinzuzufügen. Die gesammelten Themen eines Projekts oder einer Aufgabe filtern Sie nach Status und Priorität der Themen, verschieben die Themen innerhalb der Liste bequem per Drag-and-drop und weisen einzelne Themen einem Termin oder gleich einer ganzen Terminserie als Dauerthema zu.
Sie befinden sich gerade an einem Ticket oder an einer Aufgabe und denken sich, dass hier ein Problem besteht, das unbedingt im nächsten Teammeeting besprochen werden müsste? In BCS können Sie unkompliziert an jedem beliebigen Objekt direkt einen Agendapunkt erzeugen und ihm einem kommenden Meeting Ihrer Wahl hinzufügen.
Mit einem Klick benennen Sie in der Agenda Verantwortliche zu jedem Thema. Soll ein Themenverantwortlicher eine Präsentation oder einen Vortrag zum Besprechungstermin vorbereiten, wird er bereits ab dem Zeitpunkt Ihrer Planung informiert. Er erhält eine Benachrichtigung über seine Verantwortung auf seinem persönlichen Dashboard.
Meetings durchführen mit dem BCS-Präsentationsmodus
Zur Präsentation Ihrer Inhalte im Meeting führt Sie der Präsentationsmodus stilsicher und leicht bedienbar durch die Agenda. In der Agenda eines Termins öffnet er sich in einem Overlay und leitet alle Teilnehmer Schritt für Schritt durch die Agenda. Ergebnisse zu jedem besprochenen Punkt halten Sie direkt in einem Eingabefenster transparent für alle Beteiligten fest. Ein Timer erinnert Vortragende optisch und akustisch daran, das eingeplante Zeitfenster einzuhalten.
Blieb am Ende der ein oder andere Agendapunkt offen? Wenn Sie nun einen Termin kopieren, werden die offenen Agendapunkte gleich mitkopiert. Sie möchten einen Agendapunkt vertagen? Auch das ist nun direkt aus dem Präsentationsmodus problemlos möglich. Damit keine Idee verloren wird, keine Aufgabe unbearbeitet bleibt und jeder Teilnehmer seine Verantwortlichkeiten kennt, können Sie während der Präsentation zu jedem Agendapunkt flexibel und direkt zugehörige BCS-Objekte erstellen:
Folgetermine
Wiedervorlagen
Tickets
Thilo Menges
Abteilungsleitung Unternehmensentwicklung, Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem
"Projektron BCS ist ein Werkzeug, in dem alle Beteiligten zeitgleich und in Echtzeit auf sämtliche Informationen in der jeweils aktuellen Version zugreifen können – der Ort an dem alles zusammenfließt. In BCS können wir problemlos unsere gesamte interne Organisation abbilden, Ressourcenplanung und Sachkostenplanung ganzheitlich projektübergreifend umsetzen."
Lutz Klickermann
Geschäftsführer, ic-solution GmbH
"Eine Kundenfrage übersetzen wir in ein Sales-Ticket. Über dieses Ticket tracken wir sämtliche To-dos und erfassen unsere darauf aufgewendete Arbeitszeit. Der Ticketverlauf bietet maximale Transparenz über die verschiedenen Bearbeiter*innen und die Bearbeitungshistorie jedes einzelnen Tickets und erleichtert die Zusammenarbeit im Team ungemein. Was ich persönlich sehr schätze, ist die Terminsynchronisation von BCS mit Office 365 und die damit verbundene Möglichkeit, Zeiten auf einen Termin zu buchen."
Dr. Simon Kimme
Leitung Maschinenbau und Projektleitung, Laservorm GmbH
"Insgesamt merkt man, dass es immer mehr zur Gewohnheit wird, einfach mal ,ins BCS’ zu gehen, um den Überblick zu behalten, etwa indem man einzelne Punkte für sich selbst oder einen Kollegen auf Wiedervorlage legt und entsprechend abarbeitet."
Teamarbeit perfekt koordiniert mit standardisierten Workflows und Prozessen
Systemgesteuerte Workflows und BPMN-Prozesse ermöglichen Ihnen eine transparente und klar definierte Aufgabenzuweisung in der Teamarbeit und in der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen, Hierarchieebenen und Standorte hinweg.
Sogar über Sprachgrenzen hinweg können Sie mit anderen Standorten und Abteilungen in Ihrem Unternehmen in ein und demselben Prozess zusammenarbeiten, da der Prozess und all seine Aktivitäten und Elemente mehrsprachig darstellbar sind. Jeder Mitarbeiter kann sich seine Workflows und seine offenen Checklisteneinträge, für die er als Bearbeiter vorgesehen ist, auf seinem persönlichen Dashboard „Mein Bereich“ anzeigen lassen. Nach getaner Arbeit wird der nächste Mitarbeiter entsprechend in seinem persönlichen Dashboard in BCS informiert – wahlweise zusätzlich auch per E-Mail.
Internationale Kollaboration: Mehrsprachige Benutzeroberfläche und automatische Übersetzung
Ob Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Chinesisch, Tschechisch oder Ungarisch – die zehn Sprachversionen von Projektron BCS sorgen für mehr Komfort in internationalen Projekten. Sind die Sprachversionen aktiviert, kann jeder Benutzer mit wenigen Klicks seine bevorzugte Sprache wählen. BCS erleichtert die internationale Zusammenarbeit durch automatische Übersetzungen.
Dank der Vielzahl verfügbarer Sprachen erhalten alle Beteiligten die Informationen in ihrer bevorzugten Sprache angezeigt.
Kollaboration erfordert Kommunikation: Projektkommunikation in Projektron BCS
Damit Projektplanung, Projektvorbereitung und Projektkommunikation bereits von Projektbeginn an gemeinsam ablaufen, kommt der Projektmanagement-Software eine zentrale Rolle zu: Sie ist nicht nur ein Werkzeug zur Planung des Projekts und zur Projektsteuerung, sondern gleichzeitig auch das Tool, das die gesamte Projektkommunikation unter allen Projektbeteiligten abbildet und eine Plattform für die effektive Zusammenarbeit mit allen notwendigen Collaboration Tools bereitstellt.
Projektkommunikations- und Kollaborationstools spielen eine entscheidende Rolle in der effizienten Zusammenarbeit von Teams. Hier sind einige Schlüsselfunktionen von Projektron BCS, die die Teamarbeit und Kollaboration in den Vordergrund stellen:
VerlaufsprotokollIm Zentrum der Projektkommunikation steht das Verlaufsprotokoll, in dem Projektleiter und Teammitglieder alle relevanten Informationen chronologisch festhalten. Ob Absprachen mit Kunden oder Besprechungsinhalte – hier werden alle wichtigen Details für den Projekterfolg dokumentiert. | |
Kontakthistorie mit E-Mail- und Anrufsprotokoll sowie GesprächsmemosDas CRM-Modul in BCS speichert nicht nur E-Mails und Anrufe, sondern ermöglicht auch das Hinterlegen von Gesprächsmemos direkt am betreffenden Kontakt. So werden Kommunikation und Projektdetails miteinander verknüpft und jeder Bearbeiter kann den Kommunikationsverlauf lückenlos nachvollziehen. | |
Ticketsystem zur AufgabenverteilungBCS stellt über das integrierte Ticketsystem Projekttickets bereit, um spontane Tätigkeiten, Anfragen oder Änderungen festzuhalten und mit Planwerten zu versehen. Die Kommunikation der Ticketbearbeiter und die Arbeitszeiterfassung fließen nahtlos in das Gesamtprojekt ein. Auf dem Kanban-Board sehen Sie auf einen Blick, mit welchen Tickets Ihre Mitarbeiter gerade beschäftigt sind und in welchem Bearbeitungsstatus sich diese befinden. | |
WiedervorlagenMit Projektron BCS-Wiedervorlagen lassen sich virtuelle Erinnerungshilfen für anstehende Aktivitäten oder Aufgaben erstellen. Diese zeigt Projektron BCS genau dann, wenn es an der Zeit ist, sie zu erledigen. So haben Sie den Kopf frei für die Dinge, die aktuell anstehen. Auch das Delegieren von Aufgaben an andere ist über Wiedervorlagen möglich: Per Mausklick versenden Sie an Ihren Kollegen eine E-Mail-Benachrichtigung, so dass er über die neu erstellte Wiedervorlage sofort informiert wird. | |
Kurznachrichtenfunktion (Chat)Die einfache Benutzernachrichtenfunktion ermöglicht es, Nachrichten direkt in Projektron BCS zu senden, wodurch die Kommunikation im Team erleichtert wird. Dabei kann die Nachricht entweder an eine Person oder an mehrere Personen geschickt werden, und es kann bei Bedarf ein Kontextbezug angegeben werden, beispielsweise ein Ticket. So können Sie vom Ticket aus eine Direktnachricht an Ihr Projektteam schicken, wodurch der Bezug unmittelbar ersichtlich wird. | |
BenachrichtigungsfunktionVeränderungen in Terminen oder Aufgaben werden sofort per Benachrichtigung in BCS und optional per E-Mail an betroffene Projektbeteiligte kommuniziert. | |
ProjektzeitplanDer Projektplan als Gantt-Diagramm bietet einen Gesamtüberblick über den zeitlichen Verlauf Ihrer Projekte. Die Ressourcenauslastung und -vorschau für jeden Projektbeteiligten sind optional sichtbar. Auf diese Weise ist das Management in der Lage, Engpässe frühzeitig zu erkennen und den Plan so anzupassen, dass kein Team überlastet oder unterlastet wird und alle Ressourcen zur fristgerechten Erledigung von Aufgaben zur Stelle sind. | |
Dokumentenablage mit VersionierungDokumente und Dateien können Sie direkt an Aufgaben oder Terminen hochladen, wobei eine einheitliche und sichere Ablagestruktur im BCS-Dokumentenmanagement das Wiederfinden erleichtert. Die Versionierung und der Zugriff auf die aktuelle Dokumentenversion fördern die Zusammenarbeit im Team. | |
StellvertreterregelungDie detaillierte Rechteverwaltung in Projektron BCS erlaubt auch eine temporäre Rechtevergabe: Ernennen Sie einen Stellvertreter für einen bestimmten Zeitraum, erhält dieser die notwendigen Bearbeitungsrechte und Ansichtsrechte, um die Aufgaben eines anderen Teammitglieds zu übernehmen, während dieses abwesend ist. Mit den Stellvertretungsterminen in Projektron BCS haben Nutzer die Möglichkeit Ihre Vertretung einfach eigenständig zu organisieren und einen Stellvertreter zu benennen. |
Projektron BCS als Kollaborationssoftware – Ihre Vorteile im Überblick
Persönlicher Überblick: per Drag-and-Drop individualisierbares Dashboard
Kalender für effiziente Terminverwaltung mit Terminabstimmungsassistent
Themen- und Agendaplanung mit Präsentationsmodus für Meetings und Besprechungen
Standardisierte Workflows und individuell designte Prozesse strukturieren und koordinieren die Teamarbeit
Ein Projekt - alle Sprachen: mehrsprachige Benutzeroberfläche (DE, EN, ES, FR, IT, NED, PL, CHN, CZE, HUN)
Vielfältige Tools für transparente und zielführende Projektkommunikation
Ticketsystem und Wiedervorlagen zur Arbeitsorganisation und Arbeitszuteilung
Lernen Sie die Vorzüge von Projektron BCS als Team Organisations Tool und Kollaborationssoftware kennen! Überzeugen Sie sich jetzt kostenlos und unverbrindlich und starten Sie Ihren Test.
