Rechnungsstellung
Finanzfluss unter Kontrolle
Mit Projektron BCS erstellen Sie aus Projekten heraus Aufwands- und Festpreisrechnungen und können dabei mehrere Währungen verwenden.
Elektronische Rechnungslegung: XRechnung, ZUGFeRD und QR-Rechnungen
Die XRechnung ist ein neuer Standard für elektronische Rechnungen, die an öffentliche Verwaltungen in Deutschland gehen. Projektron BCS unterstützt das Format, indem neben der tatsächlichen XRechnung in maschinenlesbarer Form, eine HTML Übersicht zur Prüfung der XRechnung vor dem Versand erstellt wird.
Alternativ können Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, ist konform dem E-Rechnungsgesetz und kombiniert die visuelle Darstellung im PDF/A-3 Standard mit einer XML-Datei.
Die Vorteile von ZUGFeRD für Sie sind eindeutig: Während bisher Daten aufwendig und fehleranfällig aus Papier-Rechnungen, eingescannten Briefen oder PDF-Dateien manuell in Rechnungs-Software überführt wurden, liefert ZUGFeRD die Daten im XML-Format mit, welche die Rechnungs-Software automatisch aufnehmen und verarbeiten kann. Optisch bleibt es bei der Ansicht der Standard-PDF-Datei.
Anforderungen aus der Schweiz werden in Projektron BCS durch Rechnungen mit QR-Code abgedeckt. Sie können an einer Rechnungsvorlage oder individuell an Rechnungen hinterlegen, ob im Zahlteil ein QR-Code generiert werden soll.
Mirko Richter
IT-Services & Leiter Applikationen, Stämpfli AG
"Die Leistungserfassung ermöglicht uns die Verrechnung unserer Leistungen in Projektron. Die Rechnungen werden direkt in Projektron BCS erstellt und via Schnittstelle an unser ERP-System und unsere Finanzbuchhaltungssoftware übertragen. Projektron unterstützt uns bestens, wie beispielsweise bei der anspruchsvollen Einführung der Schweizer QR-Rechnung 2022."
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"Mit BCS können wir unsere Leistungen einfach und korrekt abrechnen. Wir können Rechnungen auf Basis von Festpreisen oder Aufwänden erstellen. BCS unterstützt zudem auch die Erzeugung der neuen Schweizer QR-Rechnungen, die unsere Kunden benötigen."
Lutz Klickermann
Geschäftsführer, ic-solution GmbH
"Wenn wir unsere erbrachten Arbeitszeiten erfassen wollten, erschien es sinnvoll, dass die Software auch die Rechnungslegung ermöglicht. Da wir nicht nur Dienstleistungen erbringen und erbrachte Arbeitszeiten abrechnen, sondern daneben auch Produkte und Wartungsverträge in Rechnung stellen, musste das System folgerichtig auch in der Lage sein, unser Produkt- und Leistungsspektrum vollständig zu erfassen. Schnell wurde uns klar: Wir brauchen die vielbeschworene „eierlegende Wollmilchsau“. Wichtig war uns, dass die Software auch den gesamten Vertriebsprozess von Angebots- bis Rechnungsstellung abbilden konnte. Wir sind sehr froh, uns für BCS entschieden und die Software eingeführt zu haben."
Peter Schürmann
Leiter des globalen Projektmanagements, msg global solutions Deutschland GmbH
"Wir setzen BCS Projektron zentral für über 25 eigene Länderorganisationen ein. Das Besondere ist, dass wir in nahezu jedem unserer großen Projekte Berater aus vielen verschiedenen Ländern einsetzen und die gesamte Planung, Ressourcenallokation, Zeiterfassung und Abrechnung in einem BCS erfolgt. Wir erstellen dort alle Kundenrechnungen in Landeswährungen und managen die eigenen internationalen Intercompany-Abrechnungen. Mit einer zentralen Lösung alle Länder zu erfassen ist neben der hohen Prozessintegration ein enormer Vorteil."
Skonto-Regelung bei Rechnungen
Skonto-Regelung bei Rechnungen: Zahlungsnachlässe für Ihre Kunden
In welcher Frist und in welcher Höhe Sie Skonto auf Rechnungen gewähren, können Sie in den Zahlungskonditionen an der Rechnung genau festlegen.
Anhand von Zahlungszeiten, Zahlbetrag und Ampeln sehen Sie sofort, welche Zahlungen innerhalb des Zahlungsziels für den Skonto-Abzug geleistet wurden. Setzen Sie aktiv den Bezahlungsstatus können Sie unterscheiden, welche Rechnungen unter Skonto beglichen wurden und bei welchen Sie einen verspäteten Zahlungseingang unter Skonto-Abzug auf Kulanz gewähren.
Rechnungsversand per E-Mail und Mahnlauf
Rechnungsversand per E-Mail und Mahnlauf: Einfach absenden
Ob eine einzelne Rechnung oder die ganze Rechnungsliste: Auf Wunsch erstellt Projektron BCS die zugehörige E-Mail mit vorgefertigtem Anschreiben, fügt die Rechnung sowie zugehörige Stunden- und Spesennachweise als PDFs hinzu und übernimmt die E-Mail-Adresse Ihres Kunden aus dem Kundenmanagement.
Selbstverständlich können Sie das Anschreiben individuell anpassen und bei Bedarf weitere Dateien anhängen.
Überschreiten Kunden das festgelegte Zahlungsziel, sehen Sie die offenen Posten in Ihrer Rechnungsliste mit der Einstellung "Mahnlauf". Dort legen Sie Ihre Mahnaktionen fest: Führen Sie die Mahnaktion "Schriftliche Mahnung erstellen" oder "Letzte schriftliche Mahnung erstellen" an der Rechnung durch, wird automatisch ein entsprechendes PDF-Dokument generiert und der Status der Rechnung angepasst.
Außerdem können Sie sich die PDF-Dokumente in einem zuvor festgelegten Ordner automatisch ablegen lassen - von dort können Sie beispielsweise die gesammelten Mahnungen ausdrucken und versenden.
Vom Projekt bis zur Rechnung
Nahtloser Übergang
Dank integrierter Zeiterfassung buchen Mitarbeiter Zeitaufwände direkt auf Ihr Projekt. Als Projektmanager können Sie zentral alle Buchungen prüfen und für die Abrechnung freigeben.
Ob verwendete Materialien, externe Kosten, verkaufte Artikel oder Reisekosten: Auch alle weiteren Projektaufwendungen fügt Projektron BCS auf Wunsch der Rechnung hinzu und ermöglicht so eine vollständige und präzise Abrechnung.
Selbstverständlich können Sie auch Gutschriften erstellen – sowohl für komplette Rechnungen als auch für einzelne Rechnungspositionen.
Variable Projektabrechnung
Variable Projektabrechnung: Präzise und bedarfsgerecht
Mit der integrierten Zeiterfassung buchen Ihre Mitarbeiter direkt auf Ihr Projekt. Einfach und projektspezifisch lassen sich die abrechenbaren Buchungen prüfen und fakturieren.
Ob Sachleistungen, Reisekosten oder externe Dienstleistungen: Auch alle weiteren abrechenbaren Positionen fügt Projektron BCS auf Wunsch Ihrer Rechnung hinzu und ermöglicht so eine vollständige und präzise Rechnungsstellung. In den Angeboten ausgehandelte Rabatte werden bei der Rechnungsstellung gesondert ausgewiesen.
Arbeiten Sie mit Standarddienstleistungen oder Standardsachleistungen, können Sie diese als Artikel in Projektron BCS speichern und in Ihr Projekt übernehmen. In Kombination mit der Angebotserstellung lassen sich an Artikelarten auch intervallspezifische Gebühren einrichten, beispielsweise um eine Updategebühr abzubilden.
Bei Bedarf lassen sich sowohl die Standardverkaufspreise als auch die Staffelpreise für Artikel projektspezifisch anpassen und entsprechend fakturieren. Sollen die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter anteilig in die Rechnung einfließen, legen Sie dies mithilfe von projektspezifischen Abrechnungsfaktoren einfach fest.
Haben Sie mit Ihrem Kunden einen Festpreis für ein gesamtes Projekt oder Teilprojekt vereinbart, lässt sich dieser genauso einfach in Rechnung stellen.
Rechnungsvorlagen und Rechnungsgenerator
Rechnungsvorlagen und Rechnungsgenerator: Komfortabel gelöst
Ob manuell oder automatisch: Projektron BCS macht Fakturieren einfach. Möchten Sie Rechnungen oder Gutschriften erstellen, begleitet Sie ein Assistent Schritt für Schritt. Arbeiten Sie zudem mit Rechnungsvorlagen, können Sie Kontaktdaten, Zahlungsmodalitäten sowie Standardformulierungen und Ihr Logo hinterlegen und wiederverwenden.
Der Rechnungsgenerator nimmt Ihnen Vieles ab. Ob eine Gesamtrechnung, Teilrechnungen, Anzahlungsrechnungen oder eine Schlussrechnung: Im monatlichen Durchlauf werden über alle Projekte hinweg fakturierbare Beträge in provisorischen Rechnungen zusammengestellt. Vor allem regelmäßige Rechnungen, zum Beispiel Wartungsverträge, lassen sich so sehr effizient automatisieren.
Flexible Währungswahl
Flexible Währungswahl: In Euro geplant, in Dollar abgerechnet
Sie haben Geschäftspartner im Ausland und wollen Ihre Projekte in deren Währungen abwickeln? Ob Dollar oder Schweizer Franken: In Projektron BCS legen Sie beliebige Währungen an und können diese für Rechnungen an internationale Kunden verwenden.
Zur Kontrolle der Projektkosten steht Ihnen die Hauswährung selbstverständlich nach wie vor zur Verfügung. Anpassen können Sie darüber hinaus auch den Umsatzsteuersatz und die Sprache der Rechnung.
Individuelle Lösungen
Individuelle Lösungen: Anpassbar
Ihr Rechnungsmanagement mit Projektron BCS ist flexibel: So können Sie das Design Ihrer Rechnungen direkt in Projektron BCS gestalten, zum Beispiel mit Logo oder individueller Kopf- und Fußzeile. Zudem lassen sich die Textvorlagen einfach im integrierten Editor formatieren.
Darüber hinaus können Sie nach einem Faktura-Export Ihre Daten in einem anderen System, etwa SAP, weiter verarbeiten oder Ihre Fakturierung mit einem individuell konfigurierten Mahnwesen abrunden.
