ZUGFeRD-Format: Lösung der elektronischen Rechnungslegung?

Das branchenübergreifende Datenformat zur elektronischen Rechnungslegung wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter Mitwirkung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erarbeitet. Auch DATEV hat als FeRD-Mitglied bei der Entwicklung des Standardformats mitgewirkt. Das ZUGFeRD-Format ist eine Übersetzung der rechtlichen Anforderungen, die dich aus Richtlinie 2014/55/EU und Norm EN 16931 ergeben. Diese EU-Norm definiert Normen und technischen Regeln für elektronische Rechnungstellung in Europa, um Interoperabilität und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu garantieren.

Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten basierend auf dem XML-Format (Extensible Markup Language). Der Versand einer Rechnung im ZUGFeRD-Format erfolgt also als PDF-Datei (ISO-Standard PDF/A). Dieses Dokument stellt die Sichtkomponente der elektronischen Rechnung dar und unterscheidet sich optisch nicht von einer herkömmlichen Rechnung im PDF-Format. Die PDF-Datei enthält allerdings als inhaltliches Mehrstück die XML-Version derselben Rechnung. Die PDF-Version erlaubt die Sichtprüfung, die XML-Version die elektronische Verarbeitung der strukturierten Rechnungsdaten durch entsprechende Softwaresysteme.

Das ZUGFeRD-Format ermöglicht eine Standardisierung von Rechnungen, was einerseits die Fehleranfälligkeit beim Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen verringern und andererseits die Bearbeitungsgeschwindigkeit erheblich steigern soll. Diese automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format benötigt nur minimalen manuellen Aufwand was Bearbeitung und Zahlung beschleunigt. Auch die Erstellung einer Rechnung im ZUGFeRD-Format bedeutet keinerlei Mehraufwand, sofern der Rechnungssteller eine entsprechende Software nutzt, die die Erstellung von elektronischen Rechnungen im ZUGFERD-Format unterstützt. Daten wie Rechnungsnummer oder Rechnungsbetrag können standardisiert ausgelesen und für weitere Prozesse der Verarbeitung direkt und ohne Medienbruch genutzt werden.

Die Vorteile von ZUGFeRD auf einen Blick:

• Formatabsprachen zwischen Rechnungsparteien entfallen
• Fehleranfälligkeit minimieren
• Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöhen
• Automatisierung der Verarbeitung und Buchung
• Minimierung des Aufwands für Bearbeitung und Zahlung

Das Ziel der Entwicklung des ZUGFeRD-Formats ist es, die zuvor oft eingesetzte und nicht fehlerfreie OCR-Erkennung zu ersetzen und die medienbruchfreie Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen.

Ähnlich wie das Format XRechnung entspricht das Format ZUGFeRD einer anerkannten elektronischen Rechnung.

Damit stellt das ZUGFeRD eine Alternative zum elektronischen Rechnungsformat XRechnung dar. Im Gegensatz zur XRechnung sind die Einsatzgebiete des ZUGFeRD-Formats jedoch vielfältiger: Es kommt zum Einsatz im Geschäftsverkehr:

• B2B
• B2G (Business to Government)
• B2C

Das ZUGFeRD Format bedient durch das integrierte XML nicht nur die Anforderungen der seit 27. November 2020 geltenden Pflicht der elektronischen Rechnungslegung an Auftraggeber der öffentlichen Hand, sondern adressiert die Schwierigkeiten der XRechnung, die im alltäglichen Geschäftsverlauf aufgekommen sind. Der Nutzer erhält eine Rechnung, die das XML-Format integriert hat und trotzdem noch regulär anhand des Belegbilds des PDFs lesbar bleibt. Dies ermöglicht nicht nur den Rechnungssteller und Rechnungsempfänger die Rechnung wie gewohnt zu prüfen und weiterzuverarbeiten, sondern bietet auch eine anwenderfreundliche Lösung für externe Personen wie Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer an.

Ab dem 20.11.2020 machte die öffentliche Verwaltung elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten zur Pflicht. Die ZUGFeRD Rechnung ist ein Format, das dafür entwickelt wurde. Führende Anbieter von Rechnungssoftware oder von modernen Buchhaltungsprogrammen bieten bereits ZUGFeRD an oder werden darauf umstellen.

Damit PDF und XML inhaltlich identische Mehrstücke derselben elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format darstellen, sind die Vorgaben gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) zu berücksichtigen.

Neben den spezifischen Vorgaben zum ZUGFeRD-Format und den Vorgaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG. gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Eine digitale Signatur ist bei E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format obligatorisch.

Zu Übermittlung einer ZUGFeRD-Rechnung gibt es kein festgelegtes Verfahren. Eine E-Invoicing-Plattform ist nicht vonnöten, denn PDF/A-Dokumente können ganz einfach per E-Mail zugestellt werden.

Wie für das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format, gelten auch für deren Aufbewahrung die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Demnach sind elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (Rz. 131). Elektronische Rechnungen müssen Sie somit auch unbedingt elektronisch aufbewahren und sicherstellen, dass die Dateien maschinell auswertbar sind (Rz. 128). Im Falle einer Rechnung im ZUGFeRD-Format müssen Sie also lediglich die PDF/A-Datei revisionssicher archivieren. Das Scannen von Papierrechnungen entfällt somit natürlich. Eine Aufbewahrung allein als Ausdruck der PDF reicht nicht aus! Die E-Mail, in der die elektronische Rechnung zugestellt wird, muss nicht archiviert werden.

Wie lange ZUGFeRD-Format-Rechnungen aufzubewahren sind, legt das Umsatzsteuergesetz fest (§ 14b Abs. 1 S. 1 UstG). Ebenso wie bei anderen Formen der Rechnung beträgt die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen im ZUGFeRD-Format 10 Jahre.

Wenn Sie eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen möchten, benötigen Sie eine entsprechende Software, die entweder in der Lage ist, eine bestehende Rechnung ins ZUGFeRD-Format umzuwandeln oder eine neu erstellte Rechnung direkt als ZUGFeRD-Rechnung auszugeben.

Im ersten Moment kann diese Aussage verlockend klingen. Im Zuge der Anwendung des neuen Formats sind jedoch Hürden entdeckt worden. So erfüllten die ersten Versionen von ZUGFeRD zwar die Standards europäischer Normen, konnten jedoch trotzdem nicht von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland angenommen werden. Begründet liegt dies zum Teil an fehlenden Rechnungsinformationen, die regionsspezifisch durch die Verwaltung gefordert wurden und nur durch XRechnung abgedeckt werden konnten. Dies wurde allerdings durch diverse Erweiterungen und neuen Versionen des ZUGFeRD-Formats behoben.

Ein verbindlicher Update-Zeitraum für ZUGFeRD-Versionen kann aktuell nicht bestimmt werden. Es ist aber davon auszugehen, dass sich stark am halbjährigen Update-Zeitraum der XRechnung orientiert wird. In enger Zusammenarbeit mit dem französischen Forum (Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques) wurde eine Version von ZugFeRD entwickelt, die weitgehend dem französischen Standard Factur-X 1.0 entspricht. Bereits seit dem 24. März 2020 und seit Version 2.1. ist ZUGFeRD vollständig mit Factur-X kompatibel und technisch identisch. Daher ist auch oft von Version ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0 die Rede. Seitdem nutzen beide Formate gemeinsam auch die Kennung Factur-X. Beide Formate eignen sich für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, öffentlicher Verwaltung und Verbrauchern. Am 01.03.2022 erschien Version ZUGFeRD 2.2 / Factur-X 1.0.06.

Es bleibt jedoch erkennbar, dass diese Problematiken lediglich für die Rechnungsstellung an Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland relevant sind. ZUGFeRD Rechnungen zwischen Unternehmen außerhalb der deutschen Verwaltung bieten uneingeschränkte Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und können eine Optimierung und Aufwandsreduktion aller kaufmännischen Prozesse der Rechnungsstelle mit sich bringen.

FAQ – ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und beschreibt ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen. Es verbindet die klassische PDF-Rechnung mit einem strukturierten XML-Datensatz. Damit ist die Rechnung sowohl lesbar für Menschen als auch maschinenverarbeitbar. Ziel ist es, die Rechnungsverarbeitung zu vereinfachen und zu automatisieren. ZUGFeRD ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen und wird international anerkannt.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine digitale Rechnung im PDF-Format, die zusätzlich strukturierte Rechnungsdaten als XML enthält. Äußerlich unterscheidet sie sich kaum von einer normalen PDF-Rechnung. Das Besondere daran ist die eingebettete XML-Datei, die automatisch ausgelesen werden kann. Sie erkennen sie daran, dass sie nach dem ZUGFeRD-Standard erstellt ist – die XML-Daten liegen unsichtbar im PDF. Dadurch ist sie ideal für digitale Buchhaltungsprozesse und reduziert manuelle Eingaben.

Sie erstellen eine ZUGFeRD-Rechnung, indem Sie Ihre Rechnungssoftware so konfigurieren, dass sie PDF und XML kombiniert ausgibt. Viele moderne Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten diese Funktion bereits integriert an. Alternativ gibt es auch eigenständige Programme oder Online-Services, die Ihre PDF-Rechnung um die passenden XML-Daten erweitern. Der Prozess läuft automatisch und spart Ihnen viel Zeit. So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen allen rechtlichen und technischen Vorgaben entsprechen.

ZUGFeRD wird vor allem von Unternehmen genutzt, die regelmäßig Rechnungen elektronisch versenden oder empfangen. Auch Behörden und öffentliche Auftraggeber setzen darauf, da es die Verarbeitung großer Rechnungsvolumen erleichtert. Mittelständler und größere Betriebe profitieren, da sie ihre Buchhaltung automatisieren können. Zudem ist es eine Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber der öffentlichen Verwaltung. In vielen Branchen ist ZUGFeRD bereits der neue Standard.

Sie erkennen eine ZUGFeRD-Rechnung daran, dass es sich um eine PDF-Datei handelt, die zusätzliche Rechnungsinformationen im XML-Format enthält. Diese XML-Daten sind im Hintergrund eingebettet und beim normalen Öffnen der PDF nicht sichtbar. Mithilfe passender Software oder einem PDF-Reader mit ZUGFeRD-Unterstützung können Sie die eingebetteten Daten auslesen. Manche Programme zeigen Ihnen auch explizit an, dass es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt. So wissen Sie sicher, dass der Rechnungsstandard korrekt umgesetzt ist.

Anders als einfache PDFs kombiniert ZUGFeRD die PDF- und XML-Welt miteinander. Die PDF ermöglicht Ihnen die gewohnte Ansicht der Rechnung, während das XML automatisch maschinell verarbeitet werden kann. Bei reinen XML-Rechnungen fehlt die für Menschen lesbare Ansicht – bei der reinen PDF fehlen die strukturierten Daten. ZUGFeRD vereint die Vorteile beider Formate und macht Ihre Rechnungsverarbeitung damit deutlich effizienter. Zudem erfüllen Sie damit die Standards der elektronischen Rechnungslegung.

ZUGFeRD 2.0 ist die Weiterentwicklung des ursprünglichen ZUGFeRD-Formats und entspricht der europäischen Norm EN 16931. Diese Version ermöglicht Ihnen grenzüberschreitende Rechnungsprozesse innerhalb der EU. Sie unterstützt verschiedene Profile, je nachdem, wie detailliert die Rechnungsdaten strukturiert sein sollen. Zudem ist sie besser an die Praxis und die gesetzlichen Vorgaben der öffentlichen Auftraggeber angepasst. Mit ZUGFeRD 2.0 sind Sie also auf der sicheren Seite – auch international.