Multiprojektmanagement

Multiprojektmanagement-Software Projektron BCS – Technik und Taktik für Ihren Projekterfolg

Laufen bei Ihnen mehrere interne und externe Projekte parallel? Setzen Sie auf die richtigen Projekte, planen und steuern Sie projektübergreifend und nutzen Sie Synergien: Mit Portfolio-Grafiken, einer Ressourcenplanung für Projektgruppen und Programme und Multiprojektcontrolling-Funktionen liefert Ihnen Projektron BCS die Basis für Ihr strategisches und operatives Multiprojektmanagement (MPM).

Multiprojektmanagement mit Projektron BCS: Effektive Priorisierung, Planung und Steuerung

Ihre Multiprojektmanagement-Software sollte...

➤ die übergreifende Projektplanung für parallellaufende Projekte ermöglichen?

➤ projektübergreifende Ressourcen- und Kapazitätsplanung übersichtlich abbilden?

➤ den Projektfortschritt aller Projekte in Echtzeit nachvollziehbar machen?

➤ erlauben, Projekte und Programme zu bewerten, auszuwählen und zu priorisieren?

➤ die vieldimensionalen Abhängigkeiten zwischen Projekten einer ganzen Projektlandschaft abbilden?

➤ helfen, Synergien zwischen Projekten zu erkennen und auszuschöpfen?

➤ umfassendes Nutzenmanagement und Nutzencontrolling für alle Projekte ermöglichen?

Grafische Multiprojektauswertung in Projektron BCS

Nach der DIN 69901-5, 3.38 ist das Multiprojektmanagement (en: multiproject management) der organisatorische und prozessuale Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte. Das Multiprojektmanagement kann in Form von Programmen, Projektkgruppen oder Portfolios organisiert werden. Dazu gehört insbesondere die Koordinierung mehrerer Projekte bezüglich der Zuordnung gemeinsamer Ressourcen zu den einzelnen Projekten.

Je umfangreicher die Projektlandschaft einer Organisation, desto größer die Herausforderungen für das Projektmanagement: Projektplanung, Ressourcenmanagement, Projektsteuerung und Projektcontrolling werden komplexer. Daher braucht es ein leistungsstarkes System fürs Multiprojektmanagement, um Übersicht und Kontrolle zu behalten.

Mit Projektron BCS erhalten Sie eine Multiprojektmanagement-Software, die nicht nur Ihre gesamte Organisationsstruktur und Ihre Prozesse, sondern auch Ihre gesamte Projektlandschaft zentral und übersichtlich abbildet.

Multiprojektmanagement und Multiprojektcontrolling in Projektron BCS

Grafische Multiprojektauswertung in Projektron BCS im Dark Mode

Mit Projektron BCS haben leitende Mitarbeiter alle für sie relevanten Projekte, deren wichtigsten Kennzahlen sowie eventuelle Terminüberschreitungen im Blick. So zeigen die projektübergreifenden Auswertungen nicht nur Plan- und Ist-Werte (Plan-Ist-Verglich, Earned Value Analyse), sondern auch die von den einzelnen Projektteams geschätzten Restaufwände. Eine detaillierte Auswertung der angefallenen Kosten ermöglicht Projektron BCS in der Rubrik "Kostenrechnung". Hier können Multiprojekt-Controller Personalkosten, Sachkosten und Gesamtkosten nach Kostenträgern, Kostenstellen, Kostenarten und Mitarbeiterkostenstellen auswerten.

Die auf Projekte gebuchten Aufwände behält der Projektcontroller in der Ansicht "Aufwände/Projekt" im Blick. Wenn es erforderlich ist, kann er alle Buchungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums getätigt wurden, als CSV-Datei exportieren. Sollten bei Aufgaben das geplante Enddatum oder der Planaufwand überschritten worden sein, stellt dies der Projektcontroller in der Ansicht "Kritische Aufgaben" fest.

Projektron BCS visualisiert die Projektlaufzeiten und die Projektphasen mit Zeitachsen. Am Tagesmarker erkennen Multiprojektmanager auf einen Blick, wo ihre Projekte aktuell stehen.

Schnell ersichtlich werden kritische Projektstände in der grafischen Multiprojekt-Auswertung. In welchen Projekten Handlungsbedarf seitens des Managements besteht, signalisieren jeweils ein Gesamtkostendiagramm pro Projekt sowie Farbflächen für Gewinn, Aufwand, Gesamtkosten, Personalkosten und Sachkosten. Mit BCS kommen Sie bei der Arbeit im Projektcontrolling leicht an Ziel: Nach Ampelschema bewerten sie den jeweiligen Projektstand und zeigen sowohl Ist-Werte als auch die prozentuale Planabweichung.

Multi-Projekt-Board: Alle Projekte im Überblick

Eine Übersicht über alle Projekte in Ihrem Unternehmen bietet Ihnen das Multi-Projekt-Board. In der Ansicht werden Projekte nach ihrem Status sortiert und als Karten im Kanban-Format angezeigt. Sie sehen, welche Projekte "Geplant", "Beauftragt" oder "Offen" sind und passen den Status und Priorität durch das Ziehen der einzelnen Projekte in die jeweilige Spalte oder Zeile an.

Das Multi-Projekt-Board zeigt Ihre Projekte entweder nach Status oder zusätzlich nach Priorität oder Projektkategorie. In den offenen Projekten werden Ihnen außerdem die wichtigsten Kennzahlen zu Aufwand, Kosten und Gewinnin Bezug auf die Planwerte angezeigt. Filtern Sie im Tool nach dem Projektleiter, werden nur die Projekte angezeigt, bei denen der ausgewählte Mitarbeiter direkt als Projektleiter fungiert.

Projektgruppen und Projektkategorien: flexibel strukturieren

Die einzelnen Projekte Ihres Unternehmens können Sie in Projektron BCS zu Projektgruppen zusammenfassen.

Die Projektgruppen können Sie flexibel anlegen und beliebig verschachteln. Dank der transparenten Baumstruktur lassen sich die verschiedenen Strukturebenen komfortabel einblenden und ausblenden. Multiprojektmanagern ermöglicht das eine schnelle Ursachenanalyse bei Planabweichungen.

Darüber hinaus können Sie mittels Projektkategorien Ihre Projekte nach weiteren Kriterien gruppieren sowie im Rahmen des Reporting bedarfsgerecht auswerten. Mit Projektkategorien können Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen nach einer selbst erstellten Kategorisierung auswerten. Sie sehen, wie stark welche Projekte ihr Team auslasten.

Thilo Grawert

Hauptabteilungsleiter IT-Betrieb/ Hauptabteilungsleiter DSO, uniVersa Lebensversicherung a.G.

“Das Multiprojektmanagement ermöglicht den Führungskräften eine projektübergreifende Gesamtsicht aller Anforderungen und Projekte bezüglich Einsatzplan und Ressourcenauslastung, freier Kapazitäten und der Projekt-/Aufgabentermine inkl. Meilensteinen.”

Thilo Menges

Abteilungsleitung Unternehmensentwicklung, Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem

"Eine unserer Kernanforderungen an eine Projektmanagement-Software war der Aspekt des Multi-Projektmanagement. Wir müssen in der Lage sein zu sehen, ob eine Ressource sowohl in einem Projekt unserer IT-Abteilung und zeitgleich in einem Projekt aus dem Bereich Forschung involviert ist. Nur so ist eine wirtschaftlich sinnvolle Ressourcenauslastung ohne Überlastung planbar. Ressourcen, gerade im technischen Umfeld, sind limitiert. Hier sind verschiedene Stakeholder und verschiedene Aktivitäten involviert: Neben Linientätigkeiten in der IT fallen strategische Projekte an, die aber auf die gleichen Ressourcen angewiesen sind. Dadurch wird eine Priorisierung notwendig. Sind bestimmte Ressourcen nicht verfügbar, unterstützt BCS aktiv bei der Einschätzung, welche Aktivitäten wichtig und welche Aktivitäten dringend sind und erleichtert die nötige Umpriorisierung."

Gesine Chatfield

Leitung Informationstechnologie, IQTIG, Berlin

"Wir suchten nach einem Multiprojektmanagement-Tool mit Multiuser-Modus. Es sollte sowohl alle Projekte des IQTIG auf einen Blick darstellen als auch nur spezifische Projekte für bestimmte Organisationseinheiten. Für die Projektplanung und das Monitoring sollte eine direkte Anbindung an die Personalplanung möglich sein, um jederzeit sicher Aussagen zu Verfügbarkeiten und Auslastung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern treffen zu können Projektron BCS ist für uns ein verlässliches und unverzichtbares Managementtool, um unsere Projekte effizient zu verwalten und unsere Ressourcen sinnvoll und zielgerichtet einzusetzen."

Volker Weber

Projektmanagement Office Strategische Entwicklungen und Kommunikation, Deutsche Nationalbibliothek

Ende 2007 entschieden wir uns für den Einsatz von Projektron BCS. Bei der Auswahl spielte neben Funktionen zur Unterstützung für das Multiprojektmanagement, die Projektplanung und Zeiterfassung sowie Ressourcenmanagement und Reporting, aufgrund unserer mehreren Standorte, auch der webbasierte Ansatz eine Rolle. Hausweit unterstützt BCS z.B. beim Multiprojektmanagement, bei der Projektübersicht, der Erstellung von Projektstatistiken und bei der Gesprächsdokumentation.

Koen Spekreijse

Head of Application and Process Management, CAL Consult Nederland BV, Softwareentwicklung

Projektron BCS war die beste Lösung für das (Multi-)Projektmanagement und bietet dabei auch eine vollwertige Lösung zur Zeitregistrierung, zur Kapazitäts- und Urlaubsplanung sowie zum Account Management und Controlling.

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Ressourcenplanung für Projektgruppen und Programme: Strategisch einsetzen

Die projektübergreifende Ressourcen- und Kapazitätsplanung ist von entscheidender Bedeutung im Multiprojektmanagement, um sicherzustellen, dass Projekte nicht um begrenzte Ressourcen konkurrieren und sich gegenseitig beeinträchtigen. Ebenso gilt es, Überlastungen von Experten und Projektmitarbeitern zu vermeiden, da dies die einzelne Projekte zum Stocken bringen könnte. Mit Projektron BCS können SIe auf einen Blick folgende Fragen beantworten:

Kapazitätsplan: Wer wird wann welche Aufgabe in welchem Projekt in welchem Umfang bearbeiten?
Belegungsplanung: Welche Ressource (Einrichtung, Gerät, Raum, Person) ist von welchem Projekt zu welcher Zeit beansprucht oder besetzt?

Bereits auf Projektgruppen- oder Programmebene im System können Sie als Programmmanager oder Multiprojektmanager festlegen, wie viel Arbeitskraft investiert werden soll. Ob Ihre Budgetvorgabe mit der Projektplanung Ihrer Einzelprojektmanagerübereinstimmt, können Sie einfach ablesen: In der Ressourcenplanung visualisiert Projektron BCS im Gantt-Chart mit Belastungsdiagramm, wie viel Ihres Ressourcenbudgets für die Projektgruppe oder das Programm bereits in konkreten Projekten eingeplant ist.

Arbeiten Sie über Kontingentverträge, profitieren Sie besonders von dieser Funktion des Tools: Bereits bevor Sie das konkrete Projekt planen, können Sie ein Ressourcenbudget in Projektron BCS reservieren. Damit stellen Sie sicher, dass die Ressourcen für Ihren Bereich verfügbar bleiben und nicht für andere Projekte oder Aufgaben eingeplant werden.

Projektportfolio-Auswertungen: Für strategische Entscheidungen

Projektportfoliodiagramm im Projektportfoliomanagement in Projektron BCS

Welche Projekte sind für Ihr Unternehmen besonders wichtig? Mit dem Projektron BCS Portfoliomanagement (PPM) erfassen Sie jedes Projekt und jedes Programm zentral an einem Ort und vergleichen sie anhand ihrer Komplexität sowie ihrem Nutzen für Ihr Unternehmen. Die grafische Auswertung in der Matrixveranschaulicht den unternehmerischen Wert Ihrer Projekte und unterstützt Sie bei strategischen Entscheidungen bezüglich Ihres Projektportfolios.

In der Ansicht Portfolioübersicht erstellen Sie Ihr Projektportfolio und vergleichen die enthaltenen Projekte und Programme nach verschiedenen Kriterien. So können Sie beispielsweise einfach Kostenvergleiche vornehmen oder feststellen, welche Projekte im Rahmen eines festgelegten Budgets durchführbar sind.

Projektübergreifende Meilensteine: für ein effizientes Zusammenspiel

Im Multiprojektmanagement ist es essenziell, die Risiken in den einzelnen Projekten zu überwachen. So kann rechtzeitig eingegriffen werden, um mögliche Zeit- und Budgetüberschreitungen zu verhindern. Zu den Methoden des projektübergreifenden Risikomanagment zählt neben der Kostentrendanalyse und der Earned-Value-Analyse auch die Meilensteintrendanalyse.

Mehrere eng verzahnte und parallel laufende Projekte verbinden Sie bei der Projektplanung in unserer Projektmanagement-Software mit externen Meilensteinen. Für eine gute Übersicht sorgt das Gantt-Diagramm in Projektron BCS, in dem Sie sich die externen Meilensteine Ihrer Projekte gleich auf der obersten Projektebeneanzeigen lassen können.

Wie termintreu ausgewählte Meilensteine erreicht wurden, zeigt Ihnen projektübergreifend die Meilensteinhistorie. Davon profitieren insbesondere Programmmanager und Multiprojektmanager, die Meilensteine als wichtige Indikatoren für Termintreue und Projektfortschritt einsetzen.