Gestion multi-projets
Logiciel de gestion multiprojets Projektron BCS - Technique et tactique pour la réussite de vos projets
Vous avez plusieurs projets internes et externes en cours en parallèle ? Misez sur les bons projets, planifiez et gérez plusieurs projets et exploitez les synergies : avec des graphiques de portefeuille, une planification des ressources pour les groupes de projets et les programmes et des fonctions de contrôle multiprojets, Projektron BCS vous fournit la base de votre gestion multiprojets stratégique et opérationnelle (MPM).
Gestion multi-projets avec Projektron BCS : priorisation, planification et contrôle efficaces
Votre logiciel de gestion multi-projets doit...
➤ permettre la planification globale de projets parallèles ?
➤ représenter clairement la planification des ressources et des capacités pour tous les projets ?
➤ rendre compréhensible en temps réel l'avancement de tous les projets ?
➤ permettre d'évaluer, de sélectionner et de prioriser les projets et les programmes ?
➤ représenter les interdépendances multidimensionnelles entre les projets de tout un paysage de projets ?
➤ aident à identifier et à exploiter les synergies entre les projets ?
➤ permettre une gestion et un contrôle complets de l'utilité pour tous les projets ?
Selon la norme DIN 69901-5, 3.38, la gestion multiprojets (en : multiproject management) est le cadre organisationnel et procédural pour la gestion de plusieurs projets individuels. La gestion multiprojets peut être organisée sous forme de programmes ou de portefeuilles. Cela implique notamment la coordination de plusieurs projets en ce qui concerne l'affectation de ressources communes aux différents projets.
Plus le paysage de projets d'une organisation est étendu, plus les défis pour la gestion de projet sont importants : la planification de projet, la gestion des ressources, le pilotage de projet et le contrôle de projet deviennent plus complexes. C'est pourquoi un système performant de gestion multiprojets est nécessaire pour garder une vue d'ensemble et un contrôle.
Avec Projektron BCS, vous disposez d'un logiciel de gestion multiprojets qui représente de manière centralisée et claire non seulement l'ensemble de votre structure organisationnelle et de vos processus, mais aussi l'ensemble de votre paysage de projets.
Gestion et contrôle multi-projets dans Projektron BCS
Avec Projektron BCS, les cadres supérieurs ont une vue d'ensemble de tous les projets qui les intéressent, de leurs principaux indicateurs et des éventuels dépassements de délais. Ainsi, les évaluations inter-projets montrent non seulement les valeurs planifiées et réelles (comparaison entre le plan et le réel, analyse de la valeur acquise), mais aussi les charges résiduelles estimées par les différentes équipes de projet. Projektron BCS permet une évaluation détaillée des coûts encourus dans la rubrique Comptabilité analytique. Les contrôleurs multiprojets peuvent y évaluer les coûts de personnel, les coûts matériels et les coûts totaux par objet de coûts, centre de coûts, nature de coûts et centre de coûts des collaborateurs.
Le contrôleur de projet garde un œil sur les charges imputées aux projets dans la vue Charges/Projet. Si nécessaire, il peut exporter toutes les écritures effectuées au cours d'une période donnée sous forme de fichier CSV. Si la date de fin prévue ou la charge de travail planifiée d'une tâche a été dépassée, le contrôleur de projet le constate dans la vue Tâches critiques.
Projektron BCS visualise les durées et les phases du projet avec des axes temporels. Le marqueur journalier permet aux chefs de projets multiples de voir d'un coup d'œil où en sont leurs projets.
Les états critiques des projets sont rapidement visibles dans l'évaluation graphique multi-projets. Un diagramme des coûts totaux par projet ainsi que des zones de couleur pour les bénéfices, les dépenses, les coûts totaux, les coûts de personnel et les coûts matériels signalent les projets qui nécessitent une action de la part de la direction. BCS vous permet d'atteindre facilement votre objectif dans le cadre du contrôle des projets : vous évaluez l'état d'avancement de chaque projet à l'aide de feux de signalisation et affichez les valeurs réelles ainsi que le pourcentage d'écart par rapport au plan.
Tableau multi-projet: Tous les projets en un coup d'œil
Le tableau multi-projets vous offre une vue d'ensemble de tous les projets de votre entreprise. Dans cette vue, les projets sont triés selon leur statut et affichés sous forme de cartes au format Kanban. Vous voyez quels projets sont "Planifiés", "Commandés" ou "Ouverts" et adaptez le statut et la priorité en faisant glisser les différents projets dans la colonne ou la ligne correspondante.
Le tableau multi-projets affiche vos projets soit par statut, soit en plus par priorité ou catégorie de projet. Dans les projets ouverts, vous voyez également les principaux indicateurs de dépenses, de coûts et de bénéfices par rapport aux valeurs planifiées. Si vous filtrez dans l'outil en fonction du chef de projet, seuls les projets pour lesquels le collaborateur sélectionné fait directement office de chef de projet sont affichés.
Groupes de projets et catégories de projets : structurer de manière flexible
Vous pouvez regrouper les différents projets de votre entreprise en groupes de projet dans Projektron BCS.
Vous pouvez créer les groupes de projets de manière flexible et les imbriquer comme vous le souhaitez. Grâce à l'arborescence transparente, les différents niveaux de structure peuvent être facilement affichés et masqués. Les gestionnaires multi-projets peuvent ainsi analyser rapidement les causes des écarts par rapport au plan.
En outre, les catégories de projet vous permettent de regrouper vos projets selon d'autres critères et de les évaluer en fonction de vos besoins dans le cadre du reporting. Les catégories de projets vous permettent d'évaluer la charge de travail de vos collaborateurs à différents niveaux selon une catégorisation que vous avez vous-même créée. Vous pouvez ainsi voir dans quelle mesure les différents projets occupent votre équipe.
Thilo Grawert
Chef du département principal des opérations informatiques/chef du département principal DSO, uniVersa Lebensversicherung a.G.
« La gestion multi-projets permet aux cadres de disposer d'une vue d'ensemble de toutes les exigences et de tous les projets en ce qui concerne le plan d'intervention et l'utilisation des ressources, les capacités disponibles et les dates des projets/tâches, y compris les jalons ».
Thilo Menges
Direction du département Développement d'entreprise, Université médicale de Lusace - Carl Thiem
"L'une de nos principales exigences en matière de logiciel de gestion de projet était l'aspect de la gestion multi-projets. Nous devons être en mesure de voir si une ressource est impliquée à la fois dans un projet de notre département informatique et dans un projet de recherche. Ce n'est qu'ainsi qu'il est possible de planifier une utilisation économiquement raisonnable des ressources sans surcharge. Les ressources, surtout dans le domaine technique, sont limitées. Ici, différentes parties prenantes et différentes activités sont impliquées : Outre les activités de ligne dans l'IT, des projets stratégiques sont en cours, mais ils dépendent des mêmes ressources. Une priorisation est donc nécessaire. Si certaines ressources ne sont pas disponibles, BCS aide activement à évaluer quelles activités sont importantes et quelles activités sont urgentes et facilite le changement de priorité nécessaire
Gesine Chatfield
Direction des technologies de l'information, IQTIG, Berlin
"Nous étions à la recherche d'un outil de gestion multi-projets avec un mode multi-utilisateur. Il devait permettre de visualiser d'un seul coup d'œil tous les projets de l'IQTIG, mais aussi seulement des projets spécifiques pour certaines unités organisationnelles. Pour la planification et le suivi des projets, il devait être possible de se connecter directement à la planification des ressources humaines afin de pouvoir faire à tout moment des déclarations sûres sur les disponibilités et la charge de travail des collaborateurs Projektron BCS est pour nous un outil de gestion fiable et indispensable pour gérer efficacement nos projets et utiliser nos ressources de manière judicieuse et ciblée".
Volker Weber
Project Management Office Strategic Developments and Communication, Deutsche Nationalbibliothek
Fin 2007, nous avons décidé d'utiliser Projektron BCS. Outre les fonctions de support pour la gestion multi-projets, la planification de projet et la saisie des temps ainsi que la gestion des ressources et le reporting, l'approche basée sur le web a également joué un rôle dans notre choix en raison de nos différents sites. Dans l'ensemble de l'entreprise, BCS soutient par exemple la gestion multiprojets, l'aperçu des projets, la création de statistiques sur les projets et la documentation des entretiens.
Koen Spekreijse
Responsable de la gestion des applications et des processus, CAL Consult Nederland BV, développement de logiciels
Projektron BCS est la meilleure solution pour la gestion de projets de projets multiples et propose également une solution à part entière pour l'enregistrement du temps, la planification des capacités et des congés ainsi que la gestion des comptes et les audits.
Planification des ressources pour les groupes de projet et les programmes : Utiliser de manière stratégique
La planification des ressources et des capacités pour l'ensemble des projets est essentielle dans la gestion multiprojets afin de garantir que les projets ne se concurrencent pas pour des ressources limitées et ne se nuisent pas mutuellement. Il est également important d'éviter la surcharge de travail des experts et des collaborateurs de projet, car cela pourrait bloquer les projets individuels. Avec Projektron BCS, vous pouvez répondre aux questions suivantes en un coup d'œil :
- Plan de capacité : Qui s'occupera de quelle tâche, à quel moment et dans quelle mesure ?
- Planification de l'occupation : quelle ressource (installation, appareil, local, personne) est utilisée ou occupée par quel projet et à quel moment ?
Au niveau du groupe de projets ou du programme dans le système, vous pouvez déjà définir, en tant que gestionnaire de programme ou gestionnaire multi-projets, la quantité de main-d'œuvre qui doit être investie. Vous pouvez facilement voir si votre budget correspond à la planification des projets de vos chefs de projet individuels : Dans la planification des ressources, Projektron BCS visualise dans le diagramme de Gantt avec le diagramme de charge combien de votre budget de ressources pour le groupe de projet ou le programme est déjà planifié dans des projets concrets.
Si vous travaillez sur des contrats contingentés, vous profitez particulièrement de cette fonction de l'outil : Avant même de planifier le projet concret, vous pouvez réserver un budget de ressources dans Projektron BCS. Vous vous assurez ainsi que les ressources restent disponibles pour votre domaine et ne sont pas planifiées pour d'autres projets ou tâches.
Évaluations claires du portefeuille de projet : Pour des prises de décisions stratégiques
Quels sont les projets les plus importants pour votre entreprise ? Avec la gestion de portefeuille Projektron BCS (PPM), vous enregistrez chaque projet et chaque programme de manière centralisée en un seul endroit et vous les comparez en fonction de leur complexité et de leur utilité pour votre entreprise. L'analyse graphique dans la matrice illustre la valeur entrepreneuriale de vos projets et vous aide à prendre des décisions stratégiques concernant votre portefeuille de projets.
Dans la vue Aperçu du portefeuille, vous créez votre portefeuille de projets et comparez les projets et programmes qu'il contient selon différents critères. Vous pouvez par exemple effectuer facilement des comparaisons de coûts ou déterminer quels projets sont réalisables dans le cadre d'un budget défini.
Repères sur l'ensemble du projet : Pour un jeu d'équipe efficace
Dans la gestion multi-projets, il est essentiel de surveiller les risques dans les différents projets. Il est ainsi possible d'intervenir à temps pour éviter d'éventuels dépassements de temps et de budget. Outre l'analyse de la tendance des coûts et l'analyse de la valeur acquise, l'analyse de la tendance des jalons fait partie des méthodes de gestion des risques multiprojets.
Lors de la planification du projet dans notre logiciel de gestion de projet, vous reliez plusieurs projets étroitement imbriqués et parallèles à des jalons externes. Le diagramme de Gantt de Projektron BCS, dans lequel vous pouvez afficher les jalons externes de vos projets au niveau supérieur du projet, vous donne une bonne vue d'ensemble.
L'historique des jalons vous indique si les jalons sélectionnés ont été atteints dans les délais impartis pour tous les projets. Les gestionnaires de programmes et les gestionnaires de projets multiples en profitent particulièrement, car ils utilisent les jalons comme indicateurs importants du respect des délais et de l'avancement du projet.
Logiciel de gestion multiprojets Projektron BCS - Vos avantages en un coup d'œil
Contrôle graphique multi-projets avec aperçu des coûts et infos de statut
Structuration flexible avec des programmes et des catégories de projets
Évaluations du portefeuille de projets : Comparer les projets et les programmes en fonction de leur complexité et de leur utilité
Planification des ressources pour les groupes de projets
Jalons pour tous les projets
Tableau multi-projets structuré par statut, priorité ou catégorie de projet
