Kanban : gestion de projet visuelle dans Projektron BCS

Le tableau Kanban de Projektron BCS permet de visualiser l'état de traitement de tous les tickets ou tâches. Les responsables et les collaborateurs voient d'un coup d'œil quel collaborateur s'occupe de quel ticket et quel est l'état actuel du travail. Le tableau indique également combien de tickets se trouvent actuellement dans un certain statut, par exemple dans la phase de traitement.

Avec le tableau Kanban Projektron BCS, vous favorisez le travail d'équipe : la collaboration et la communication sont considérablement simplifiées, car les responsables et les membres de l'équipe reconnaissent immédiatement qui est le bon interlocuteur pour un sujet ou une question. Vous réduisez ainsi les accords préalables fastidieux et les consultations permanentes sur l'avancement des travaux. Si des tickets s'accumulent dans une phase de traitement, vous reconnaissez à temps où se situent les goulots d'étranglement, vous pouvez agir de manière ciblée et optimiser en permanence votre gestion des flux de travail.

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Vous souhaitez attribuer votre ticket nouvellement créé à un gestionnaire ? Il vous suffit de faire glisser la photo portrait ou l'avatar du collaborateur sur le ticket et l'édition lui a été attribuée. Bien sûr, vous pouvez aussi attribuer plusieurs collaborateurs à un ticket. Vous effectuez ainsi votre planification d'équipe directement dans le tableau Kanban.

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Avec Projektron BCS, vous concevez vos tableaux Kanban selon des priorités individuelles et selon les besoins de vos tâches, de vos directives et des membres de votre équipe. Définissez de manière flexible le nombre et les noms de vos statuts de traitement et créez des swimlanes dans le tableau Kanban pour la priorité interne, le type de ticket ou la priorité client. Si plusieurs cartes se trouvent dans le même niveau de priorité et la même colonne d'état, ils peuvent procéder à une priorisation fine en triant les tickets très simplement par glisser-déposer. Ainsi, votre équipe voit immédiatement quel ticket doit être traité en premier.

Choisissez une représentation compacte des tickets dans un statut dans un souci de clarté et faites afficher les tickets dans un autre statut avec des informations plus détaillées, par exemple avec la planification de l'équipe ou la description - avec votre tableau Kanban individuel dans Projektron BCS, aucun problème !

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Le tableau Kanban offre une méthode particulièrement efficace pour coordonner les tâches dans les projets, en particulier dans les situations où la flexibilité et la visualisation sont nécessaires. Il est particulièrement adapté aux projets dans lesquels les dates et les dépendances ne jouent pas un rôle décisif et permet de travailler de manière agile.

Les avantages du tableau Kanban pour la création, l'attribution et la gestion des tâches de projet résident dans sa représentation visuelle, qui permet de voir d'un coup d'œil l'avancement et le statut des tâches. Les clients peuvent limiter le nombre de tâches traitées simultanément par personne, ce qui améliore l'efficacité et évite la surcharge. Grâce à la flexibilité d'adaptation du tableau Kanban, les clients peuvent réagir rapidement aux changements et redéfinir les priorités. Cela est particulièrement utile pour les projets avec un volume important de tâches.

Les tâches manquantes peuvent être recréées et attribuées directement par un simple clic sur le tableau Kanban. Cette flexibilité et cette adaptabilité font du tableau Kanban un outil extrêmement utile pour la coordination des tâches dans les projets complexes.

Vous évitez facilement et efficacement le chaos des tickets et la surcharge de vos collaborateurs dans le tableau Kanban de Projektron BCS : définissez des limites de travail en cours (WIP) afin de fixer une limite supérieure pour les différents statuts de vos tickets ou tâches. Si vous dépassez la limite de travail en cours, par exemple en plaçant trop de tickets dans le statut "Nouveau", le tableau Kanban vous le signale immédiatement.

Vous limitez ainsi le nombre de tâches à traiter en parallèle et vous vous assurez de ne pas surcharger votre équipe avec trop de nouvelles tâches dans un avenir proche. Ce n'est que lorsque les tickets ont été déplacés dans une autre colonne et ont donc changé de statut, qu'il y a à nouveau de la capacité pour placer des tickets avec le statut "Nouveau".

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Vous souhaitez combiner le meilleur de Scrum et de Kanban ? La méthode Kanban est recommandée pour les équipes qui travaillent selon le framework agile Scrum. La vue cartographique du tableau Kanban dans Projektron BCS est entièrement configurable. Vous pouvez ainsi l'utiliser sans problème comme tableau Scrumban ou tableau Scrum. Au lieu de tickets, vous déplacez maintenant des éléments de structure Scrum, comme par exemple les différentes activités des User Stories, par glisser-déposer pour modifier le statut de traitement ou la priorité. Si vous travaillez avec des tickets, vous pouvez également créer une User Story à partir de tickets. Des marquages de couleur permettent de reconnaître immédiatement quelle activité appartient à quelle User Story.

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Kanban est un cadre de contrôle agile des processus et de gestion du travail qui trouve son origine dans l'industrie automobile japonaise des années 1940. Développé en 1947 par Taiichi Ohno, l'inventeur du système de production Toyota, le Kanban est une mise en œuvre du processus de contrôle connu sous le nom de principe "pull" ou "hold" dans la production. Toutefois, le concept n'est devenu populaire dans les entreprises occidentales que dans les années 2000, lorsqu'il a été utilisé dans le développement agile de logiciels comme cadre d'optimisation des processus. La publication du livre "Kanban : Successful Evolutionary Change for Your Technology Business" de David J. Anderson en 2010 a notamment contribué à la popularité de Kanban. 

Kanban est basé sur un autre concept japonais appelé "Kaizen". Le kaizen est un processus d'amélioration continue (KVP) en petites étapes évolutives et non révolutionnaires. Il ne s'agit pas seulement de reproduire le déroulement actuel des processus.

Le nom "Kanban" signifie "carte" ou "tableau" en japonais. Le concept consiste à ne commencer le travail dans une étape du processus que lorsqu'une "carte" ou un "signal" a été reçu de l'étape précédente. Ce signal peut se présenter sous différentes formes, par exemple une carte physique ou un signal numérique dans un outil logiciel.

L'objectif du Kanban est d'améliorer le flux de travail et l'efficacité en mettant l'accent sur la réduction des gaspillages et des goulots d'étranglement. Les systèmes Kanban permettent aux équipes d'organiser visuellement leur travail, de le rendre transparent et de réagir rapidement aux changements. Kanban peut être utilisé dans de nombreux environnements différents, du développement de produits à l'infrastructure informatique ou même dans la gestion du travail personnel.

Kanban est un framework polyvalent qui peut être utilisé dans différents domaines et secteurs. En voici quelques exemples :

1. Développement de logiciels : Kanban est un framework très apprécié par les équipes de développement de logiciels et les équipes informatiques qui souhaitent utiliser des méthodes agiles pour améliorer leurs processus de travail.
2. Gestion de projet : dans la gestion de projet, Kanban convient pour optimiser la planification et l'exécution des projets.
3. Marketing : Kanban peut également être utilisé dans le marketing pour optimiser le processus de planification des campagnes, de la publicité et de la gestion du contenu.
4. Production : dans la production, en particulier dans la production Lean, Kanban aide à optimiser le flux de matériel et les processus de production.
5. Secteur de la santé : Dans le secteur de la santé, le Kanban peut être utilisé pour améliorer les soins aux patients et la gestion des hôpitaux et des cliniques.
6. Logistique : dans la logistique et la chaîne d'approvisionnement, le Kanban aide à optimiser la gestion des stocks et des flux de matériaux.
7. Éducation : Dans le domaine de l'éducation, Kanban est une méthode utile pour organiser et structurer les programmes, les projets et les tâches des enseignants et des élèves.
8. Finance : Dans le secteur financier, Kanban est un moyen efficace de rationaliser et d'accélérer la planification et l'exécution de projets et de processus financiers.
9. Gestion des événements : dans la gestion des événements, le Kanban peut contribuer à simplifier et à améliorer la planification et l'organisation d'événements tels que des conférences et des salons.
10. Recherche et développement : pour les projets de recherche et développement, le Kanban est une méthode utile pour optimiser le processus de développement et favoriser la collaboration au sein de l'équipe.
11. Administration publique : dans l'administration publique, Kanban peut aider à améliorer l'organisation des projets et des processus, par exemple la gestion des projets de construction ou l'organisation d'événements publics.

Globalement, Kanban peut être utilisé dans n'importe quel domaine où il s'agit d'optimiser des processus complexes, de créer une meilleure transparence et une meilleure collaboration et d'encourager l'amélioration continue.

Les avantages fondamentaux du Kanban comprennent :

1. Visualisation du processus de travail : le processus de travail est représenté visuellement sur un tableau noir ou un tableau numérique afin de créer de la transparence et de la clarté.
    
2. Limitation du work-in-progress (WIP) : une limite est fixée quant au nombre de tâches qui peuvent se trouver simultanément dans le processus de travail. Cela doit permettre d'éviter que trop de tâches soient traitées en même temps, ce qui peut entraîner des goulots d'étranglement et des retards.
    
3. Gestion des flux : les tâches sont traitées dans un ordre précis afin de garantir un flux de travail continu. On veille à ce qu'aucune tâche ne soit bloquée et à ce que les goulots d'étranglement soient rapidement identifiés et éliminés.
    
4. Système "pull" : le travail n'est transmis à l'étape suivante que lorsque celle-ci est prête à l'accepter. Cela permet de garantir qu'aucun travail n'est perdu et que seul le travail nécessaire est effectué.
    
5. Amélioration continue : Kanban encourage une amélioration continue des processus et des méthodes de travail. Cela passe par des revues régulières et l'analyse de métriques telles que les temps de passage et les temps d'attente.
    

Pour appliquer ces principes, le processus de travail est divisé en étapes individuelles et visualisé sur un tableau Kanban ou un tableau numérique. Chaque tâche est représentée par une carte ou un ticket qui indique l'état actuel de la tâche et la prochaine étape du processus. Le nombre de tâches à chaque étape est limité afin d'éviter les goulets d'étranglement et le flux de travail est géré en limitant et en hiérarchisant les tâches. Le système est régulièrement contrôlé et adapté afin d'assurer une amélioration continue.

Bien que Kanban soit un framework très efficace pour améliorer les processus de travail, il a aussi quelques inconvénients potentiels qui doivent être pris en compte :

1. Moins d'attention portée à la planification et à la prévision : contrairement à d'autres cadres agiles comme Scrum, Kanban n'a pas d'échéances ou de sprints fixes, ce qui peut rendre plus difficile la réalisation de prévisions et la planification des délais.
    
2. Besoin élevé de discipline et d'auto-organisation : Kanban exige de chaque membre de l'équipe un niveau élevé de discipline et d'auto-organisation afin de s'assurer que les tâches de travail restent limitées dans le cadre des limites du Work-in-Progress (WIP) et que les tâches sont exécutées dans le bon ordre.
    
3. Évolutivité limitée : Kanban a été conçu à l'origine pour de petites équipes et peut avoir des difficultés à évoluer vers des équipes plus importantes ou des projets plus complexes.
    
4. Dépendance à la qualité des données : Kanban est basé sur la visualisation de données et d'informations sur le processus de travail. Si ces données ne sont pas correctes ou ne sont pas disponibles en temps réel, l'efficacité du système Kanban peut en être affectée.
    
5. Surcharge possible des collaborateurs : si le système n'est pas bien mis en œuvre ou entretenu, les collaborateurs peuvent être surchargés de trop de tâches à la fois, ce qui peut être source de stress et de frustration.

Nombre de ces inconvénients peuvent être minimisés par une planification et une mise en œuvre minutieuses du système Kanban.

Kanban et Scrum sont tous deux des cadres agiles qui visent à améliorer l'efficacité des équipes lors de la création de produits logiciels et d'autres projets. Bien qu'ils aient de nombreux points communs, il existe également quelques différences entre les deux frameworks :

1. Planification : alors que Scrum est axé sur une planification globale avec une vision claire et une prévision des tâches et des délais, Kanban est davantage axé sur la livraison et l'amélioration continues. Kanban nécessite moins de planification et est plus flexible pour s'adapter à l'évolution des besoins.
    
2. Rôles : Scrum a un rôle fixe, à savoir le Product Owner, le Scrum Master et l'équipe de développement. Kanban n'a généralement pas de rôles fixes et encourage les membres de l'équipe à assumer différentes tâches.
    
3. Le calendrier : Scrum est organisé en sprints, qui durent généralement de 2 à 4 semaines et ont un objectif et un calendrier clairs. Kanban n'a pas d'échéances fixes et l'équipe travaille continuellement sur des tâches fournies dans un système "pull".
    
4. Limitation du travail en cours (WIP) : la limitation du WIP est un élément important du Kanban. Il n'y a pas de limitation du WIP dans Scrum, mais Scrum inclut une "définition du travail terminé" qui garantit que toutes les exigences relatives à un travail terminé sont satisfaites avant qu'il ne soit considéré comme terminé.
    
5. Métriques : Kanban met l'accent sur des métriques telles que les temps de passage, les temps de cycle et les temps d'attente afin d'identifier les goulots d'étranglement dans le processus et de procéder à des améliorations continues. Scrum utilise des métriques telles que le nombre de tâches accomplies et le nombre de tâches retenues pour mesurer la performance de l'équipe.

Bien que Kanban et Scrum présentent quelques différences, ils peuvent également bien fonctionner ensemble pour créer un environnement de développement agile adapté aux besoins spécifiques d'une équipe.

Scrumban est un cadre hybride qui combine des éléments de Scrum et de Kanban. Il a été conçu pour tirer le meilleur des deux mondes et améliorer encore l'efficacité des équipes de développement de logiciels.

En substance, Scrumban est une évolution de Scrum qui intègre les pratiques Kanban. Le cadre utilise les principes clés de Scrum, tels que le processus de sprint et de backlog, ainsi que les rôles de Scrum Master, de Product Owner et de développeur. En même temps, il intègre également les principes de Kanban tels que la limitation du travail en cours (WIP) et l'amélioration continue.

Dans Scrumban, il n'y a pas de périodes de sprint fixes, mais il y a un tableau Kanban sur lequel toutes les tâches sont visualisées. Comme dans Kanban, le travail est organisé selon un système de flux tiré, dans lequel l'équipe n'accepte que le nombre de tâches qu'elle peut traiter simultanément. La limitation de l'encours permet à l'équipe de ne pas être surchargée et de se concentrer sur les tâches les plus importantes.

Un autre avantage de Scrumban est qu'il constitue un bon moyen de passer d'un modèle Scrum à Kanban lorsqu'une équipe commence à rechercher davantage d'amélioration continue et de flexibilité dans son processus. Dans l'ensemble, Scrumban offre une combinaison idéale de Scrum et de Kanban pour aider les équipes à améliorer leurs processus de travail et à accroître leur efficacité.