Contrôle de projet
Piloter des projets avec succès grâce aux outils de contrôle de projet dans Projektron BCS
L'objectif du contrôle de projet est d'assurer la réalisation effective et efficace des projets. En tant que logiciel de contrôle de projet, Projektron BCS offre à une équipe de projet tous les outils nécessaires pour piloter avec succès votre projet tout au long de son cycle de vie. Grâce à des analyses graphiques, des comparaisons entre les objectifs et les résultats et des prévisions, notre logiciel de gestion de projet vous fournit les informations nécessaires pour piloter efficacement des projets individuels et des paysages de projets entiers et pour gérer de manière anticipative tous les coûts et les écarts par rapport au plan.
Tout dans un seul logiciel : outil de contrôle de projet Projektron BCS
Projektron BCS met à votre disposition tous les outils et fonctions dont vous avez besoin pour mener vos projets à bien - dans le respect de la qualité, des coûts et des délais !
Imaginez que vous puissiez...
➤ surveiller l'ensemble de vos projets avec des évaluations graphiques en temps réel.
➤ adapter les informations sur les projets en fonction des besoins et les évaluer de manière multidimensionnelle.
➤ effectuer des analyses de la valeur acquise, des analyses de tendance par étapes, des comparaisons entre les objectifs et les résultats et des évaluations spécifiques à la méthode en un clic.
➤ être informé à l'avance des écarts de performance, de coûts et de temps.
➤ apporter des modifications au projet dans le plan de projet de manière flexible et rapide.
➤ détecter à l'avance d'éventuels dépassements de budget.
➤ générer facilement tous les rapports de projet pertinents.
Anna Pieler
Responsable des applications, x-tention Informationstechnologie GmbH
"Projektron BCS brille dans les projets et les grands projets. C'est notre outil principal lorsqu'il s'agit de saisir les temps de projet qui servent de base à la facturation. Par la suite, nous utilisons également les fonctions de BCS qui sont responsables de l'évaluation des KPIS (inTime, inBudget, inScope). Ces KPI sont utilisés par exemple pour les certifications".
Manfred Nowotny
Directeur, ONTEC AG
"Le système sert de "single source of truth" pour notre contrôle de gestion et nos prévisions. Les chiffres d'affaires et les coûts actuels et prévisionnels sont déterminés à partir de Projektron BCS au niveau du projet, du client, de l'unité organisationnelle et de l'ensemble de l'entreprise. La qualité et la pertinence de nos états intermédiaires et de nos prévisions ont été significativement améliorées par l'introduction de Projektron. De plus, cela a été un grand pas vers la transparence de nos indicateurs de réussite".
Adrian Kamer
Architecte système senior chez Deleproject AG (Suisse)
"BCS nous permet de planifier et de suivre efficacement nos projets. De plus, les employés peuvent comptabiliser précisément leurs heures de travail sur les projets et les tâches. Cela nous permet également de surveiller l'avancement du projet et de prendre des mesures correctives en cas d'écart. Nous informons nos clients avec des rapports générés sur l'état et les dépenses".
Dr. Claus Görner
Directeur général d'UID GmbH, multimédia
Projektron BCS se fait particulièrement remarquer de par sa diversité et la transparence lors des audits. Grâce au logiciel de gestion de projet, nous concevons notre audit de manière plus efficace et plus claire.
Eva Klama
Bureau de gestion de projet, Hörmann KG Antriebstechnik
«L'utilisation de BCS a permis d'améliorer considérablement la visibilité pendant le déroulement du projet. Nous pouvons désormais faire des déclarations plus qualifiées sur le moment où un projet pourra vraisemblablement être terminé. De plus, nous sommes informés à temps des retards dans le déroulement du projet et de leurs raisons».
Carsten Münch
Coordinateur d'équipe gestion des applications, TÜV Rheinland Service GmbH
«Chez TÜV Rheinland, Projektron BCS est au cœur du paysage applicatif global de la gestion de projet. Il fournit et reçoit des données importantes dans tous les domaines d'activité et offre un contrôle efficace des projets. Avec l'introduction de Projektron BCS, le travail quotidien des collaborateurs est devenu nettement plus homogène, optimisé et, à de nombreux égards, plus convivial».
Koen Spekreijse
Responsable de la gestion des applications et des processus, CAL Consult Nederland BV, développement de logiciels
Depuis que CAL Consult Nuremberg et CAL Consult Ede utilisent Projektron BCS, la transparence a été considérablement améliorée. Désormais, les processus peuvent être mieux standardisés dans les deux parties de l'entreprise. Cela constitue à son tour une bonne base pour donner rapidement vie à des projets communs, communiquer de manière ciblée et ainsi réaliser avec succès des clients et des projets informatiques.
Aperçu du projet - adapté aux besoins et actualisé
Dans BCS, vous disposez de tous les outils de contrôle de projet pour obtenir rapidement un aperçu de l'état de votre projet :
| Aperçu du projet : Le tableau de bord de votre projet, l'aperçu du projet, vous permet de voir d'un coup d'œil les activités actuelles et les évolutions du projet. | |
| Aperçu du projet : Le tableau de bord de votre projet, l'aperçu du projet, vous permet de voir d'un coup d'œil les activités actuelles et les évolutions du projet. | |
| Graphiques tachymétriques : Grâce aux graphiques tachygraphiques, vous identifiez très facilement les écarts par rapport au plan et êtes immédiatement en mesure d'évaluer leur impact sur la réussite de votre projet. |
Outre les graphiques, la vue d'ensemble du projet vous propose une multitude d'autres éléments que vous pouvez afficher en fonction de vos besoins, par exemple les dates à venir du projet, les tâches ouvertes du projet ou les risques éventuels du projet. Tous les éléments peuvent être disposés par glisser-déposer et assemblés selon vos souhaits.
Affichage graphique de la progression : Des fonctions supplémentaires utiles dans le diagramme de Gantt
Grâce aux nombreuses fonctionnalités de contrôle de projet de Projektron BCS, le diagramme de Gantt ne vous aide pas seulement à planifier le temps de manière fondée, mais vous permet également de garder un œil sur les ajustements de délais et leurs conséquences pendant le déroulement du projet. Par exemple, Projektron BCS vous permet de comparer directement le dernier état de la planification avec votre planification actuelle. L'option d'affichage de l'avancement du projet vous permet de voir si vous êtes dans les temps.
Saisie rapide de l'état actuel du projet sur l'organigramme de projet
L'organigramme technique de projet est l'un des outils les plus importants de la gestion de projet. Dans Projektron BCS, les évaluations des comparaisons entre les objectifs et les résultats ainsi que les prévisions correspondantes s'affichent à tous les niveaux de la structure du projet. La structure arborescente pratique assure une représentation claire et vous permet, par exemple pendant l'analyse des écarts, de naviguer facilement dans les structures de projet plus profondes par une recherche descendante.
Des dimensions d'évaluation flexibles - voir ce qui est décisif
Qu'il s'agisse d'une comptabilité analytique classique avec des natures comptables, des objets de coûts et des centres de coûts ou d'analyses le long de la structure du projet, Projektron BCS vous permet d'évaluer exactement les dimensions qui vous intéressent, par exemple les valeurs planifiées par rapport aux valeurs réelles des coûts et du chiffre d'affaires. La courbe des coûts et la ligne des totaux des coûts sont résumées dans un diagramme clair et vous pouvez ainsi observer les valeurs planifiées et réelles de vos coûts dans le temps.
Des analyses plus spécifiques sont également possibles. Vous pouvez par exemple afficher dans l'outil toutes les entrées de liste de contrôle ouvertes. En outre, vous pouvez analyser les données planifiées et les données réelles passées, présentes et futures par collaborateur ou par service. Les écarts par rapport au plan, les capacités libres et les goulots d'étranglement sont mis en évidence en couleur et facilitent votre gestion des ressources.
Évaluation multidimensionnelle des tâches avec le diagramme interactif Sunburst
Si les projets de votre organisation comportent de très nombreuses tâches, il n'est pas toujours facile de saisir d'un seul coup d'œil l'avancement technique des tâches sur l'ensemble du projet. Pour pouvoir saisir simultanément et clairement l'avancement du projet dans plusieurs dimensions et l'évaluer en fonction de différents indicateurs, Projektron BCS propose un diagramme Sunburst des tâches sous forme de graphique interactif avec des possibilités de regroupement correspondantes.
Cette vue est disponible à la racine du projet ainsi qu'à tous les autres éléments de regroupement de la structure d'OTP (programme, projet, sous-projet, lot de travaux). Le graphique interactif vous permet d'effectuer de manière intuitive des analyses complexes et multidimensionnelles des charges et des coûts.
Analyse de la valeur acquise
L'analyse Earned Value vous permet de voir en un coup d'œil la situation de vos projets en termes de coûts et de délais. Cet outil de contrôle de projet, recommandé par la société allemande de gestion de projet (GPM) et l'IPMA, évalue la réalisation du plan en fonction de l'avancement du projet et en déduit un pronostic pour le développement ultérieur du projet.
Projektron BCS prend en charge les trois méthodes de prévision décrites dans la norme GPM (optimiste, pessimiste et réaliste). En outre, vous pouvez choisir la méthode de calcul de l'avancement du projet. BCS prend en charge aussi bien le calcul de l'avancement sur la base des écritures de coûts matériels et de temps que les règles de calcul GPM 0/100, 20/80 et 50/50.
Vous obtenez directement les principaux indicateurs en passant la souris sur le diagramme. Sous le diagramme, vous pouvez définir la période que vous souhaitez évaluer. Le diagramme s'adapte dynamiquement et s'agrandit ou se réduit.
Comparaison des objectifs et des résultats : feux de signalisation et évaluation des progrès
Pour que votre contrôle de projet soit efficace, vous devez identifier rapidement les écarts entre la planification et la réalisation. Projektron BCS vous propose une multitude de comparaisons entre les objectifs et les résultats pour les critères de mesure centraux que sont la performance, les coûts et les délais.
Projektron BCS vous signale par des feux tricolores si vous vous écartez de votre plan. Vous pouvez configurer les valeurs à partir desquelles les feux passent au vert, au jaune ou au rouge.
Les charges de personnel planifiées et réservées ainsi que les taux horaires constituent la base des comparaisons de coûts. Projektron BCS calcule les valeurs théoriques et réelles des coûts du personnel à partir de ces données. Celles-ci forment, avec les postes de coûts matériels planifiés et saisis, les valeurs théoriques et réelles des coûts totaux.
Analyse de tendance de jalons : pour un contrôle efficace des délais
L'analyse de tendance des jalons est une méthode utile dans le contrôle de projet pour visualiser l'avancement et le respect des délais des jalons dans un projet à l'aide d'un diagramme. Ce type d'évaluation de contrôle de projet est particulièrement adapté aux parties prenantes telles que la direction ou le donneur d'ordre, qui ont besoin d'un aperçu rapide de l'évolution du projet.
Projektron BCS offre l'avantage de générer automatiquement ces analyses de tendance des jalons et de les exporter au besoin sous forme de fichiers SVG. Cela facilite la communication de l'état d'avancement du projet et permet aux parties prenantes d'utiliser ces informations dans des présentations ou des rapports.
Pouvoir agir immédiatement : Identifier rapidement les besoins de changement
Agir de manière flexible et compréhensible en cas de changement de plan
Le donneur d'ordre soumet des demandes de modification par Change Request ou un risque s'est effectivement produit : Malgré une bonne planification et un contrôle de projet vigilant, il y a de nombreux événements qui entraînent un écart par rapport à la planification initiale. Que ce soit dans le plan de structure ou le diagramme de Gantt : Projektron BCS vous permet de replanifier facilement et rapidement - même après le lancement du projet.
L'historique graphique vous permet de visualiser clairement et précisément les modifications apportées au projet, valeur par valeur. Le diagramme vous montre aussi bien l'évolution du volume des commandes externes et de votre planification interne que l'évolution des valeurs réelles et des valeurs résiduelles au fil du temps. Le diagramme d'évolution de la charge de travail vous permet de voir combien de travail a été effectué à quel moment au cours du projet. Cela permet également de prévoir les besoins futurs et les éventuelles modifications à apporter.
Dépassements budgétaires prévisionnels : Effet de signal
Dans les évaluations du contrôle de projet de Projektron BCS, les dépassements de temps et de coûts prévus sont marqués en rouge. Vous pouvez ainsi voir les éventuels écarts par rapport au budget avant qu'ils ne se produisent et les corriger à temps et de manière ciblée. Les estimations des charges résiduelles issues de la saisie des temps ainsi que les estimations des valeurs résiduelles issues des coûts matériels servent de base pour les prévisions.
Notification par courrier électronique : Informé à temps
Le budget du projet risque-t-il d'être dépassé ? Une date de livraison approche-t-elle ? Un objectif de sous-projet est en retard ?
Si vous le souhaitez, Projektron BCS vous informe de ces événements sous forme d'e-mail. Vous savez ainsi au bon moment sur quelles tâches ou autres points vous devez ajuster votre travail de projet afin de remettre le projet sur les rails.
Pour l'ensemble du portefeuille : Contrôle multiprojets avec Projektron BCS
En particulier si vous menez plusieurs projets simultanément dans le cadre de la gestion multiprojets et que vos équipes de projet sont très grandes, il est important pour le contrôleur de projet de garder à tout moment une vue d'ensemble sur les ressources disponibles. Projektron BCS vous permet de relever ce défi sans problème.
Le contrôle multi-projets dans Projektron BCS offre une vue d'ensemble complète du paysage de projets d'une organisation. Au niveau des projets globaux, BCS permet au contrôleur de projet de surveiller tous les projets de l'entreprise et de vérifier le respect des charges et des coûts prévus afin de faire des prévisions précises sur le déroulement du projet. Les alertes, les dépassements de délais et les dépassements des charges planifiées au niveau des tâches sont également facilement identifiables, ce qui lui permet de prendre des mesures appropriées à un stade précoce.
Le contrôleur de projet évalue les coûts de personnel, les coûts matériels et les coûts totaux de manière détaillée par objet de coûts, centre de coûts, nature de coûts et centre de coûts des collaborateurs. Il obtient un aperçu complet de toutes les commandes des clients et exporte, si nécessaire, les écritures de personnel pour une période définie au format CSV. Le contrôleur de projet peut également évaluer quelles charges, quels frais de personnel, quels frais matériels et quels frais totaux peuvent être facturés.
La procédure de contrôle multiprojets commence par une vue d'ensemble de tous les projets dans la vue Arbre de projets. Ensuite, les coûts totaux de tous les projets sont analysés dans la vue Coûts/Projets, en comparant les coûts de l'ordre et les coûts planifiés avec les coûts réellement encourus. Les analyses détaillées des coûts sont effectuées dans les vues de la rubrique Comptabilité analytique. Les écritures de charges sont suivies dans la vue Charges/Projet et, si nécessaire, toutes les écritures pour une période donnée peuvent être exportées au format CSV. Les tâches critiques pour lesquelles la date de fin prévue ou la charge planifiée a été dépassée sont identifiées dans la vue Tâches critiques afin de pouvoir prendre des mesures à temps.
Dans Projektron BCS, vous avez la possibilité d'analyser chaque partie de chaque projet en détail et dans l'ensemble de votre environnement de projet global.
Ainsi, vous pouvez...
éviter les surcharges de travail,
s'assurer que la collaboration au sein de leurs équipes se déroule sans problème,
vérifier que les ressources disponibles sont utilisées de manière aussi optimale que possible,
planifier de nouveaux projets.
Généré de manière autmatique : des rapports de projet sur mesure pour toutes les parties prenantes
Qu'il s'agisse du chef de projet, du service spécialisé, de la direction ou du donneur d'ordre, les parties prenantes les plus diverses ont besoin d'informations sur l'état du projet au cours de son déroulement. Selon la fonction, non seulement le niveau de détail des informations varie, mais aussi le contenu requis.
En quelques clics, vous pouvez générer dans Projektron BCS des rapports standard importants sur les principaux critères de mesure de la performance, des coûts et des délais. Adaptez les modèles de rapports standard aux besoins individuels à l'aide du concepteur de rapports open source BIRT et complétez-les selon vos exigences.
Vous prévoyez d'envoyer régulièrement des rapports d'état et d'avancement à certaines personnes ? Les ordres de rapport, qui offrent une fonction de messagerie intégrée dans Projektron BCS, permettent d'automatiser de telles exigences de manière particulièrement efficace. Dans l'assistant convivial, vous saisissez une fois toutes les informations nécessaires concernant le contenu du rapport, l'intervalle d'édition et les destinataires. Projektron BCS se charge ensuite de toutes les autres étapes, y compris l'envoi, de manière entièrement automatique.
En outre, il est possible d'insérer dans l'outil des modèles standard pour la demande de projet et la clôture du projet par catégorie de projet. Dans la vue Rapport final correspondante, on trouve désormais des points de la liste de contrôle qui soutiennent la clôture du projet. Pour finir, vous générez le rapport de clôture du projet et le complétez avec d'autres documents.
Il est également possible de créer de nouveaux modèles de rapport, adaptés aux directives CI de votre entreprise. Bien entendu, vous pouvez intégrer des modèles de rapports supplémentaires dans Projektron BCS.
Protection avancée des données : les affectations de collaborateurs peuvent être supprimées
Dans les projets en cours, l'affectation des collaborateurs garantit une répartition claire des tâches et des responsabilités transparentes pour chaque tâche du projet. Dans les projets en cours depuis longtemps, la référence concrète à la personne ne joue souvent plus aucun rôle. Si vous travaillez avec Projektron BCS, vous avez la possibilité de supprimer les affectations de collaborateurs des projets clôturés.
Vous pouvez déclencher l'anonymisation manuellement, par exemple par le responsable de la protection des données dans l'entreprise, ou automatiquement via un CronJob défini. Lors de l'anonymisation, Projektron BCS supprime les liens vers les enregistrements de données des employés des éléments de projet liés aux personnes, tels que les plans d'équipe et d'effort, les réservations de projet, les historiques de modification ou les tickets. Toutes les autres données du projet restent intactes et sont disponibles pour l'analyse.
Contrôle de projet avec Projektron BCS - Vos avantages en un coup d'œil
Aperçu du projet avec des évaluations graphiques pour votre contrôle multi-projets
Dimensions d'évaluation flexibles : évaluer ce qui est important pour vous
Diagramme de Gantt avec affichage graphique de l'avancement : vérifier le statut, adapter les délais
Organigramme du projet avec fonctionnalité de drill-down : saisir immédiatement le statut à tous les niveaux de la structure
Évaluation multidimensionnelle des tâches dans un diagramme Sunburst interactif
Comparaison des objectifs et des résultats avec des feux de signalisation et des évaluations de l'avancement des travaux
Prévisions avertissant des risques de dépassement de budget
Modifications faciles du plan et historique des modifications compréhensible
Analyse de la tendance des jalons pour un contrôle efficace des délais
Analyse de la valeur acquise : avancement du projet, réalisation du plan et prévisions
Notifications par e-mail des dates et événements importants sur demande
Génération simple de rapports de projet selon les besoins individuels
Protection avancée des données : anonymisation des affectations de collaborateurs
