Audit du projet
Piloter des projets avec succès
Grâce à ses évaluations graphiques, à ses comparaisons entre valeur de consigne et valeur réelle et à ses pronostics, notre logiciel de gestion de projets, vous fournit les informations dont vous avez besoin pour contrôler de manière efficace chaque projet et l'ensemble des paysages de projets.
Vue d'ensemble du projet – selon vos besoins et actuelle
Dans le tableau de bord de votre projet, la vue d'ensemble du projet, vous voyez les activités récentes et évolutions du projet du premier coup d'œil.
Vous pouvez voir facilement dans les diagrammes en barres de quoi se composent les coûts et dépenses et s'ils doivent être placés dans la zone des bénéfices ou dans la zone déficitaire. De plus, vous pouvez facilement identifier les écarts par rapport au projet et évaluer rapidement leurs répercussions sur votre projet par le biais des graphes Potentiel Tâches.
Outre les graphiques, la vue d'ensemble du projet vous fournit une multitude d'autres éléments que vous pouvez afficher en cas de besoin, comme par exemple les dates de projets restantes, les tâches de projet en cours ou les éventuels risques du projet. Tous les éléments peuvent être classés par le biais de la fonction Glisser & Déposer.
Manfred Nowotny
Directeur, ONTEC AG
"Le système sert de "single source of truth" pour notre contrôle de gestion et nos prévisions. Les chiffres d'affaires et les coûts actuels et prévisionnels sont déterminés à partir de Projektron BCS au niveau du projet, du client, de l'unité organisationnelle et de l'ensemble de l'entreprise. La qualité et la pertinence de nos états intermédiaires et de nos prévisions ont été significativement améliorées par l'introduction de Projektron. De plus, cela a été un grand pas vers la transparence de nos indicateurs de réussite".
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"BCS nous permet de planifier et de suivre efficacement nos projets. De plus, les employés peuvent comptabiliser précisément leurs heures de travail sur les projets et les tâches. Cela nous permet également de surveiller l'avancement du projet et de prendre des mesures correctives en cas d'écart. Nous informons nos clients avec des rapports générés sur l'état et les dépenses".
Dr. Claus Görner
Directeur général d'User Interface Design GmbH (UID), multimédia
Projektron BCS se fait particulièrement remarquer de par sa diversité et la transparence lors des audits. Grâce au logiciel de gestion de projet, nous concevons notre audit de manière plus efficace et plus claire.
Marcus Brandl
Direction de l'entreprise opérative chez it4logistics AG, technologie de l'information (TI)
Grâce aux possibilités de visualisation, comme les diagrammes Gantt, nous pouvons nous faire rapidement une idée de l'endroit où nous nous trouvons et si nous devons nous rediriger pour conclure les tâches dans les délais convenus. Si un projet est terminé, le logiciel offre de bonnes options pour la post-gestion : Est-ce que tout s'est passé comme prévu ? Est-ce que le projet a été rentable ? Est-ce que tous les indicateurs de prestation sont tels qu'ils devraient ?
Eva Klama
Assistante du chef de secteur dans la gestion des produits, Hörmann KG Antriebstechnik
«L'utilisation de BCS a permis d'améliorer considérablement la visibilité pendant le déroulement du projet. Nous pouvons désormais faire des déclarations plus qualifiées sur le moment où un projet pourra vraisemblablement être terminé. De plus, nous sommes informés à temps des retards dans le déroulement du projet et de leurs raisons».
Carsten Münch
Coordinateur d'équipe gestion des applications, TÜV Rheinland Service GmbH
«Chez TÜV Rheinland, Projektron BCS est au cœur du paysage applicatif global de la gestion de projet. Il fournit et reçoit des données importantes dans tous les domaines d'activité et offre un contrôle efficace des projets. Avec l'introduction de Projektron BCS, le travail quotidien des collaborateurs est devenu nettement plus homogène, optimisé et, à de nombreux égards, plus convivial».
Koen Spekreijse
Manager Internal Projects CS chez CAL Consult Nederland BV, développement de logiciels
Depuis que CAL Consult Nuremberg et CAL Consult Ede utilisent Projektron BCS, la transparence a été considérablement améliorée. Désormais, les processus peuvent être mieux standardisés dans les deux parties de l'entreprise. Cela constitue à son tour une bonne base pour donner rapidement vie à des projets communs, communiquer de manière ciblée et ainsi réaliser avec succès des clients et des projets informatiques.
Des dimensions d'évaluation flexibles - voir ce qui est décisif
Qu'il s'agisse du calcul des dépenses classique comprenant les natures comptables, les projets et les centres de coûts ou des évaluations tout le long de l'organigramme technique de projet: Dans Projektron BCS, vous pouvez évaluer les dimensions qui sont importantes pour vous, comme par exemple comparer les valeurs des coûts réels avec celles prévisionnelles et le chiffre d'affaire. Un diagramme clair montre l'évolution des coûts et les lignes de leurs sommes respectives, vous permettant d'analyser chronologiquement l'évolution des coûts réels par rapport aux coûts planifiés. Des évaluations plus spéciales sont aussi possibles. Ainsi, vous pouvez afficher, par exemple, toutes les entrées de la liste de vérification en cours de traitement. En outre, vous pouvez évaluer les données prévisionnelles ainsi que les données actuelles du passé, du présent et de l'avenir par collaborateur ou par service. Les différences prévisionnelles, les capacités vacantes et le manque de capacité sont représentés en couleurs et simplifient la gestion de vos ressources.
Evaluation multidimensionnelle des tâches avec le diagramme interactif Sunburst
Si les projets de votre organisation comportent de très nombreuses tâches, il n'est pas toujours facile de saisir d'un seul coup d'œil l'avancement technique des tâches sur l'ensemble du projet. Pour pouvoir saisir simultanément et clairement l'avancement du projet dans plusieurs dimensions et l'évaluer en fonction de différents indicateurs, Projektron BCS propose un diagramme Sunburst des tâches sous forme de graphique interactif avec des possibilités de regroupement correspondantes.
Cette vue est disponible à la racine du projet ainsi qu'à tous les autres éléments de regroupement de la structure d'OTP (groupe, groupe de projet, projet, sous-projet, lot de travaux). Le graphique interactif vous permet d'effectuer de manière intuitive des analyses complexes et multidimensionnelles des charges et des coûts.
Protection des données élargie
Affectations provisoires de collaborateurs
Dans les projets en cours, les affectations de collaborateurs garantissent une répartition claire des tâches et des responsabilités transparentes. Dans les projets datant de longtemps, la référence concrète aux personnes n'est souvent plus nécessaire. Si vous travaillez avec Projektron BCS, vous pouvez enlever les affectations de collaborateurs des projets clôturés.
L'anonymisation est lancée manuellement, par exemple par le responsable de la protection des données de l'entreprise ou automatiquement via un CronJob défini. Pendant l'anonymisation, Projektron BCS supprime les liens vers les enregistrements des collaborateurs des éléments du projet comportant une référence aux personnes, comme par exemple, les plans d'équipe et de dépense, les comptabilisations de projets, les historiques des modifications ou les tickets. Toutes les autres données relatives au projet sont conservées et peuvent être évaluées comme d'habitude.
Analyse de la valeur acquise
Pro actif
Par le biais de l'analyse de la valeur acquise, vous pouvez voir l'état des frais et des dates fixes de vos projets d'un seul coup d'oeil. L'outil d'audit de projet, qui est recommandé par la société allemande de gestion de projets (GPM), évalue le degré de réalisation du plan en se basant sur l'état d'avancement du projet et en déduit un pronostic pour le prochain développement de projet.
Qu'elles soient optimistes, pessimistes ou réalistes: les trois méthodes de prévision décrites dans la norme de la GPM sont prises en charge par Projektron BCS. En outre, vous pouvez choisir selon quelle méthode l'avancement du projet doit être évalué. Aussi bien l'estimation de l'avancement sur la base des enregistrements des frais matériels et du temps, que les règles de facturation de la GPM, 0/100, 20/80 et 50/50 sont pris en charge par le logiciel.
Vous pouvez voir directement les principaux chiffres clés en passant la souris sur le diagramme. Vous pouvez déterminer, sous le diagramme, la période que vous souhaitez évaluer. Le diagramme s'adapte alors de manière dynamique en agrandissant ou réduisant la représentation.
Modifications ultérieures de la planification et historique
Agir de manière flexible
Le donneur d’ordre souhaite faire des modifications, ou un danger est effectivement survenu : Malgré une bonne planification et un audit de projet vigilant, beaucoup d'évènements peuvent entraîner une différence de la planification initiale. Que ce soit dans le plan structurel ou dans le diagramme Gantt : dans Projektron BCS vous pouvez modifier votre projet simplement et rapidement, même une fois que le projet ait commencé.
Vous pouvez suivre toute modification du projet dans son ensemble grâce au graphique historique. Ce diagramme vous montre aussi bien l' évolution du volume des commandes externes et de votre planification interne que l'évolution des valeurs réelles et des valeurs résiduelles au cours du temps.
Statut effectif tout le long de l'organigramme technique de projet
Rapidement saisissable
La Structure de découpage projet fait partie des instruments les plus importants de la gestion de projets. Les évaluations relatives aux comparaisons entre valeur de consigne et valeur réelle et les pronostics correspondants vous sont signalés à tous les nivaux de la structure de projet dans Projektron BCS. Une arborescence efficace assure une représentation claire et vous permet, par exemple au cours de l'analyse des différences, de naviguer aisément dans les structures hiérarchiques du projet.
Notification par e-mail
Informé au bon moment
Y-a-t-il un risque de dépassement du budget pour ce projet ? Une date de livraison est-elle proche ? Est-ce qu'un objectif de projet partiel est en souffrance? Projektron BCS vous informe également de tels évènements par e-mail. Ainsi, vous identifiez au bon moment, à quel endroit votre réalisation de projet doit être ajustée, pour redresser le projet.
Affichage graphique de la progression
Des fonctions supplémentaires très utiles dans le diagramme Gantt
Grâce à la diversité des fonctionnalités d'audit du projet dans Projektron BCS, le diagramme Gantt vous soutient non seulement lors de la planification structurée des horaires, mais encore il vous aide aussi à garder en vue les ajustements des dates fixes et leurs conséquences lors du déroulement du projet. Dans Projektron BCS, vous pouvez par exemple considérer le dernier état de la planification dans la comparaison directe pour le statut de projet actuel. Avec les options d'affichage, les statuts d'édition et la progression du projet, vous voyez aussi si vous respectez les délais.
Rapports de projet
Rapports de projet : Générés facilement
N'importe quelle partie prenante a besoin d'informations sur le statut du projet en cours, que ce soit le responsable du projet, le département spécialisé, la direction ou le commettant. Pour cela, non seulement les détails des informations, mais aussi les contenus requis varient selon la fonction.
Vous générez dans Projektron BCS en seulement quelques clics des rapports standards importants sur les critères principaux de mesure : la prestation, les coûts et les horaires. De plus, les modèles de rapports standards peuvent être ajustés et complétés selon ses propres besoins avec le designer de rapport BIRT Open Source.
Vous pouvez ajouter aux catégories de projets des modèles standard pour la demande de projet et la clôture du projet. Vous trouverez alors dans la vue correspondante Rapport de clôture les points de la liste de contrôle permettant de réaliser la clôture du projet. Vous pouvez ensuite générer le rapport de clôture de projet et y ajouter d'autres documents.
Même la conception de nouveaux modèles de rapport est possible. Évidemment, les modèles de rapport supplémentaires dans Projektron BCS sont intégrés et générés aussi facilement que les rapports standards.
Comparaison entre valeur de consigne et valeur réelle
Feux de signalisation et évaluations de la progression
Afin que l'audit des projet soit efficace, les écarts entre la planification et la réalisation doivent être détectés à temps. Projektron BCS vous offre une multitude de comparaisons dû/réel pour les critères de mesure principaux : prestation, coût et horaire.
Projektron BCS vous signale quand vous vous écartez de votre projet par le biais de voyants. Vous pouvez configurer les valeurs à partir desquelles les voyants passent au vert, jaune ou au rouge.
Les frais de personnel ainsi que les taux horaires prévus et enregistrés constituent la base des comparaisons des frais. Projektron BCS calcule les valeurs de consigne et les valeurs réelles des frais de personnel en se basant sur ces derniers. Avec les lignes des frais matériels pronostiqués et enregistrés, ils constituent les valeurs de consigne et les valeurs réelles de la totalité des frais.
Analyse de tendance, repère
Pour un audit efficace des dates fixes
À l'aide d'un diagramme, l'analyse de tendance par repère démontre comment les repères de respect des dates fixes peuvent être atteints. Ce type d'évaluation d'audit de projet est conçu spécialement pour les parties prenantes comme les cadres de direction ou le commettant, car ils ont besoin d'une brève vue d'ensemble sur le déroulé du projet. Projektron BCS crée automatiquement des analyses de tendance, repères relatifs à vos projets. En cas de besoin, vous pouvez même les exporter sous forme de fichiers SVG et les insérer par exemple, dans des présentations.
Dépassements de budget pronostiqués
Effet de signal
Dans les évaluations de Projektron BCS, les dépassements pronostiqués de temps et de coût sont marqués en rouge. C'est ainsi que vous voyez les possibles écarts de plan avant même que ceux-ci surviennent et vous pouvez donc les dévier à temps. Les estimations des dépenses restantes tirées du pointage et les estimations des valeurs résiduelles tirées des frais matériels servent de base aux pronostics.
