Exécution du projet

L'un des principaux facteurs de réussite pour atteindre les objectifs d'un projet est une communication de projet complète, transparente et sans faille. Outre la communication au sein de l'équipe de projet, elle comprend également l'échange d'informations entre l'équipe de projet et le chef de projet, le chef de projet et le donneur d'ordre, le chef de projet et la direction de l'entreprise, ainsi qu'avec les parties prenantes et les acteurs externes du projet.

Projektron BCS prend en charge votre communication de projet de manière globale en enregistrant de manière centralisée toutes les informations pertinentes pour le projet, en les reliant aux tickets, tâches, lots de travaux, plans et autres éléments structurels du projet, et en les rendant accessibles et consultables par les participants.

Journal de déroulement : qu'il s'agisse d'accords importants avec des clients ou du contenu d'une réunion de projet, le chef de projet et l'équipe de projet rassemblent dans le journal de déroulement, de manière centralisée et par ordre chronologique, toutes les informations importantes pour la communication et la réussite de votre projet.

Planification des réunions et des agendas : grâce à l'agenda de BCS, vous pouvez enregistrer les résultats des réunions d'équipe réussies directement pendant la réunion, générer un compte rendu de réunion en un clic à la fin de la réunion et l'envoyer aux participants et aux personnes externes afin que tous les participants soient au courant des résultats de la réunion.

Historique des contacts : grâce à des interfaces appropriées, BCS enregistre et consigne les appels et les e-mails entrants et sortants. Lorsque vous recevez un appel, vous pouvez enregistrer un mémo de la conversation directement sur le contact concerné pendant l'appel et lier le processus au projet.

Calendrier de projet : dans le calendrier, vous convoquez rapidement et de manière flexible des réunions que tous les participants invités peuvent consulter dans leur vue personnelle du calendrier, en plus des événements du projet tels que les jalons.

Système de tickets pour la répartition des tâches : BCS met à votre disposition des tickets de projet dans lesquels vous pouvez consigner les activités spontanées, les demandes, les modifications ou les points en suspens et leur attribuer les valeurs de planification appropriées. Toute la communication des personnes qui traitent les tickets et des personnes chargées de les traiter, ainsi que la saisie du temps de travail sur les tickets, sont intégrées dans le projet de niveau supérieur.

Fonction de notification : si les délais sont repoussés ou si des modifications sont apportées aux tâches, les participants au projet concernés sont informés par une notification dans BCS et, en option, par e-mail.

Modèles de rappel : avec les modèles de rappel de Projektron BCS, vous créez rapidement des rappels virtuels pour les activités ou les tâches à effectuer pour vous-même. Il est également possible de déléguer des tâches à d'autres personnes grâce aux rappels : d'un clic de souris, vous envoyez à votre collègue une notification par e-mail qui l'informe de la nouvelle demande de rappel.

Notes d'état du chef de projet : les chefs de projet peuvent enregistrer des notes d'état sur le statut actuel et l'avancement du projet. Ces messages sont affichés dans la vue d'ensemble du projet pour les personnes impliquées dans le projet. Les décisions importantes concernant le projet peuvent ainsi être communiquées rapidement et de manière centralisée à tous les participants et à la direction.

Classement des documents avec versionnement : vous téléchargez les documents importants pour le projet directement dans les tâches ou les rendez-vous. Les documents sont enregistrés dans une structure d'archivage uniforme et peuvent être retrouvés. Les collaborateurs autorisés ont toujours accès, où qu'ils se trouvent, aux informations pertinentes et aux versions les plus récentes des documents, dans lesquelles les modifications peuvent être suivies. Il n'y a plus de doublons ni de versions obsolètes de documents. Les fonctions de recherche et de filtrage facilitent le transfert des connaissances et la recherche.

Communication externe du projet : pour planifier votre communication externe du projet, vous disposez de toutes les fonctionnalités des tâches, des tickets, des workflows avec listes de contrôle et des délais dans BCS. Vous pouvez ainsi planifier la communication du projet dès le début comme partie intégrante de l'ensemble du projet. Grâce à des licences invitées flexibles, vous pouvez impliquer des parties prenantes externes et leur donner un aperçu direct de l'avancement du projet ou même leur donner un droit de regard sur certains points de vue et aspects.

Communication internationale du projet : pour les équipes internationales, BCS traduit automatiquement. Comme l'interface du projet est disponible par défaut dans 10 langues différentes, chaque participant reçoit les informations centralisées dans sa propre langue.