Exécution du projet
Une vague verte pour la réalisation de vos projets
Organiser efficacement l'exécution des projets et réagir de manière proactive aux changements : Pour cela, notre logiciel de gestion de projet Projektron BCS vous offre de nombreux outils pour la documentation de projet, la communication de projet et le pilotage de projet, pour la gestion des changements et le travail de projet structuré.
Planification d'occupation
Planification d'occupation
En tant que chef de projet ou responsable des employés, vous définissez en quelques minutes les projets et tâches de la semaine actuelle qui doivent être traités avec la plus haute priorité et le plus rapidement possible dans le plan d'occupation de Projektron BCS. Ainsi, vous pouvez être sûr que votre projet évolue dans la bonne direction. En même temps, vos collaborateurs obtiennent des instructions claires sur leurs tâches quotidiennes.
Calendrier du projet: Être au courant
Calendrier du projet: Être au courant
Une communication de projet efficace est le b-a ba d'un déroulement de projet réussi. En passant par les Kick-off-Meeting jusqu'aux briefings réguliers de statut pour la présentation des résultats du projet – vous pouvez créer des dates fixes rapidement et simplement dans le calendrier de projet de Projektron BCS et convoquer votre équipe à un meeting en seulement quelques clics. Pour bénéficier d'une meilleure vue d'ensemble, vous pouvez entre autres visualiser les objectifs principaux du projet partiel et les repères directement dans votre calendrier personnel.
Tableau Kanban pour les tâches et tickets : Vue d’ensemble et facilitation du travail
Tableau Kanban pour les tâches et tickets : Vue d’ensemble et facilitation du travail
Choisissez le modèle de processus Kanbanpour vos projets, et vous disposerez, en tant que chef de projet, du tableau Kanban. Tirez les tickets ou les tâches (glisser-déposer) dans les différents statuts et priorités. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs membres de l’équipe et les ajouter au ticket en tant que collaborateur. Vous pouvez configurer les paramètres pour choisir les statuts pris en compte et l’étendue des informations correspondantes à afficher.
Vous pouvez également déterminer le nombre de tâches exécutées en parallèle. Si la valeur dépasse le nombre maximal de tâches, la colonne est alors colorée en rouge. Vous pouvez définir dans les paramètres le nombre de tâches exécutées.
Vous pouvez créer des questions sur un ticket directement au-dessus de la fonction de modification d'une carte Kanban. Pour supprimer les collaborateurs d'une carte, il vous suffit de la faire passer au-dessus de l'icône de la corbeille. Et : en utilisant le filtre temporel, l'ajustement d'un tableau Kanban se fait aisément.
Communication de projet avec BCS : toutes les informations centralisées sur le projet
Communication de projet avec BCS : toutes les informations centralisées sur le projet
L'un des principaux facteurs de réussite pour atteindre les objectifs d'un projet est une communication de projet complète, transparente et sans faille. Outre la communication au sein de l'équipe de projet, elle comprend également l'échange d'informations entre l'équipe de projet et le chef de projet, le chef de projet et le donneur d'ordre, le chef de projet et la direction de l'entreprise, ainsi qu'avec les parties prenantes et les acteurs externes du projet.
Projektron BCS prend en charge votre communication de projet de manière globale en enregistrant de manière centralisée toutes les informations pertinentes pour le projet, en les reliant aux tickets, tâches, lots de travaux, plans et autres éléments structurels du projet, et en les rendant accessibles et consultables par les participants.
Journal de déroulement : qu'il s'agisse d'accords importants avec des clients ou du contenu d'une réunion de projet, le chef de projet et l'équipe de projet rassemblent dans le journal de déroulement, de manière centralisée et par ordre chronologique, toutes les informations importantes pour la communication et la réussite de votre projet.
Planification des réunions et des agendas : grâce à l'agenda de BCS, vous pouvez enregistrer les résultats des réunions d'équipe réussies directement pendant la réunion, générer un compte rendu de réunion en un clic à la fin de la réunion et l'envoyer aux participants et aux personnes externes afin que tous les participants soient au courant des résultats de la réunion.
Historique des contacts : grâce à des interfaces appropriées, BCS enregistre et consigne les appels et les e-mails entrants et sortants. Lorsque vous recevez un appel, vous pouvez enregistrer un mémo de la conversation directement sur le contact concerné pendant l'appel et lier le processus au projet.
Calendrier de projet : dans le calendrier, vous convoquez rapidement et de manière flexible des réunions que tous les participants invités peuvent consulter dans leur vue personnelle du calendrier, en plus des événements du projet tels que les jalons.
Système de tickets pour la répartition des tâches : BCS met à votre disposition des tickets de projet dans lesquels vous pouvez consigner les activités spontanées, les demandes, les modifications ou les points en suspens et leur attribuer les valeurs de planification appropriées. Toute la communication des personnes qui traitent les tickets et des personnes chargées de les traiter, ainsi que la saisie du temps de travail sur les tickets, sont intégrées dans le projet de niveau supérieur.
Fonction de notification : si les délais sont repoussés ou si des modifications sont apportées aux tâches, les participants au projet concernés sont informés par une notification dans BCS et, en option, par e-mail.
Modèles de rappel : avec les modèles de rappel de Projektron BCS, vous créez rapidement des rappels virtuels pour les activités ou les tâches à effectuer pour vous-même. Il est également possible de déléguer des tâches à d'autres personnes grâce aux rappels : d'un clic de souris, vous envoyez à votre collègue une notification par e-mail qui l'informe de la nouvelle demande de rappel.
Notes d'état du chef de projet : les chefs de projet peuvent enregistrer des notes d'état sur le statut actuel et l'avancement du projet. Ces messages sont affichés dans la vue d'ensemble du projet pour les personnes impliquées dans le projet. Les décisions importantes concernant le projet peuvent ainsi être communiquées rapidement et de manière centralisée à tous les participants et à la direction.
Classement des documents avec versionnement : vous téléchargez les documents importants pour le projet directement dans les tâches ou les rendez-vous. Les documents sont enregistrés dans une structure d'archivage uniforme et peuvent être retrouvés. Les collaborateurs autorisés ont toujours accès, où qu'ils se trouvent, aux informations pertinentes et aux versions les plus récentes des documents, dans lesquelles les modifications peuvent être suivies. Il n'y a plus de doublons ni de versions obsolètes de documents. Les fonctions de recherche et de filtrage facilitent le transfert des connaissances et la recherche.
Communication externe du projet : pour planifier votre communication externe du projet, vous disposez de toutes les fonctionnalités des tâches, des tickets, des workflows avec listes de contrôle et des délais dans BCS. Vous pouvez ainsi planifier la communication du projet dès le début comme partie intégrante de l'ensemble du projet. Grâce à des licences invitées flexibles, vous pouvez impliquer des parties prenantes externes et leur donner un aperçu direct de l'avancement du projet ou même leur donner un droit de regard sur certains points de vue et aspects.
Communication internationale du projet : pour les équipes internationales, BCS traduit automatiquement. Comme l'interface du projet est disponible par défaut dans 10 langues différentes, chaque participant reçoit les informations centralisées dans sa propre langue.

Dr. Robert Kormann
Directeur de la coordination centrale des projets, AIM Infrarot-Module GmbH
»Projektron BCS fournit d'une part la possibilité de traiter les projets de développement conformément aux normes, selon la méthode du chemin critique, et d'autre part une "boîte à outils" pour la communication de projet, qui répond aux besoins des départements les plus divers«.
Demande de modification : Clairement compréhensible
Demande de modification : Clairement compréhensible
En fonction de l'importance de votre projet, si votre planification est modifiée, il se peut qu'en tant que chef de projet vous ayez à soumettre des demandes de modification (Change Requests) au comité de pilotage, qui doit les autoriser, afin que vous puissiez agir. La flexibilité des fonctions de Projektron BCS, vous permet de représenter une demande de modification (Change Requests) dans votre projet de plusieurs manières. Vous pouvez très facilement, par exemple, les actionner via les Tickets. Avantages : Les Tickets sont clairement identifiables, l'historique des statuts est compréhensible en un clin d'œil et des actions spécifiques peuvent y être configurées.
Ordonnée automatiquement : Saisie du temps relative au projet
Ordonnée automatiquement : Saisie du temps relative au projet
Dans la saisie du temps de Projektron BCS, vos membres d'équipe comptabilisent directement sur les tâches qui leur sont attribuées dans le projet. En outre, l'équipe peut transmettre des estimations des investissements restants nécessaires et placer le statut des tâches sur terminé. Projektron BCS calcule toutes les valeurs automatiquement dans le projet afin que vous puissiez disposer à tout moment des informations actuelles sur le déroulé du projet. Si vous avez besoin d'informations détaillées, il est également possible d'afficher les commentaires de comptabilisation dans le cadre de l'audit du projet.
Documentation de projet : Claire et centralisée
Documentation de projet : Claire et centralisée
Qu’il s’agisse de négociations importantes avec les clients ou pour de contenus d'un briefing de projet : vous et vos collaborateurs de projet reportez de manière centralisée toutes les informations importantes pour la réussite du projet dans un ordre chronologique dans le protocole de déroulement.
De plus, Projektron BCS met à votre disposition des tickets projetdans lesquels vous pouvez répertorier les activités, les demandes, les modifications ou les questions ouvertes qui sont survenues, et leur attribuer les valeurs de plan adéquates.
Dans Projektron BCS, vous gérez les documents de votre projet au moyen d'une gestion de documents centralisée. Ainsi, votre équipe de projet dispose de tous les documents directement afférents au projet, au ticket projet ou à la tâche de projet correspondante.
En matière d'assurance qualité aussi, vous êtes parfaitement équipé avec Projektron BCS. Vous disposez de listes de contrôle et de flux de travail automatisés pour aider votre équipe de projet à exécuter votre projet dans les règles de l'art.