Exécution du projet

Vague verte pour votre exécution de projet avec Projektron BCS

Après la planification du projet vient le déroulement du projet - l'exécution de toutes les tâches liées au projet jusqu'à la fin de celui-ci. Organiser efficacement le déroulement du projet et réagir de manière proactive aux changements : Pour cela, notre logiciel de gestion de projet Projektron BCS vous offre de nombreux outils pour le suivi de projet, la documentation de projet, la communication de projet et le pilotage de projet, pour la gestion des changements et le travail de projet structuré.

BCS est le logiciel pour la gestion de vos projets

Et si votre logiciel de gestion de projet...

➤ supporte de manière transparente la méthode Kanban et facilite la gestion des tâches ?

➤ stockait de manière centralisée toutes les communications relatives au projet et assurait une collaboration sans faille ?

➤ offrirait un calendrier de projet clair pour organiser tous les rendez-vous sans effort ?

➤ permettrait d'effectuer des demandes de changement de manière transparente et clairement compréhensible ?

➤ intégrerait sans peine les périodes de vacances et de maladie dans la planification des ressources et des interventions ?

➤ permettrait une saisie transparente du temps de projet ?

➤ vous offrirait une documentation de projet claire et une assurance qualité grâce à des workflows automatisés ?

Projektron BCS comme logiciel Kanban : tickets de différentes priorités et avec différents niveaux de traitement.

Une gestion de projet efficace grâce au plan d'intervention Projektron BCS

Dans le calendrier de projet, vous voyez toutes les dates fixes de votre projet

Avoir une longueur d'avance dans la gestion des projets : avec le plan d'affectation dans Projektron BCS, les responsables des ressources humaines et les chefs de projet organisent la planification de l'affectation en un clin d'œil. En quelques minutes seulement, vous déterminez quels projets et quelles tâches sont les plus prioritaires pour la semaine en cours et nécessitent le plus de temps. Cela permet une gestion ciblée de vos projets. En même temps, vous offrez à vos collaborateurs des directives claires pour leur travail quotidien sur les projets, ce qui augmente leur efficacité.

Projektron BCS facilite le suivi des tâches en retard. Pour cela, vous pouvez utiliser les vues de la planification de projet ainsi que des vues d'ensemble spéciales telles que le diagramme de Gantt ou la vue d'ensemble. Vous pouvez afficher les tâches en retard pour lesquelles le traitement aurait dû être terminé avant le début de la période d'évaluation, conformément au plan. Ces tâches sont signalées par un symbole d'avertissement. Cette fonction vous aide à identifier à temps les retards et à y remédier afin de garantir la réussite du projet.

Projektron BCS intègre également les périodes de vacances et de maladie. Cela facilite la planification des ressources et des interventions et vous assure d'être toujours au courant lorsque des membres de l'équipe ne sont pas disponibles pour travailler sur le projet.

Calendrier de projet : être au courant pour un bon déroulement du projet

Une communication efficace est essentielle au bon déroulement d'un projet. De la réunion de lancement à la présentation des résultats du projet en passant par les réunions d'état régulières, le calendrier de projet Projektron BCS vous permet de créer rapidement et facilement tous les rendez-vous et de réunir votre équipe en quelques clics. Pour une meilleure vue d'ensemble, vous pouvez en outre consulter les objectifs partiels importants du projet, les jalons, directement dans votre calendrier personnel.

Une communication et un travail d'équipe clairs et bien coordonnés sont essentiels pour un déroulement efficace des projets. De la réunion de lancement aux réunions d'état régulières et à la présentation des résultats du projet, le calendrier de projet dans Projektron BCS vous offre la solution idéale pour organiser facilement tous les rendez-vous et réunir votre équipe en quelques clics. En outre, vous pouvez consulter les objectifs et les jalons importants des sous-projets directement dans votre calendrier personnel afin de toujours garder une vue d'ensemble.

Les avantages du calendrier de projet dans Projektron BCS en un coup d'œil :

Planification et coordination : le calendrier de projet aide à planifier et à coordonner efficacement tous les rendez-vous liés au projet.

Personnalisation du projet : chaque projet dispose de son propre calendrier dans la vue d'exécution sous "Rendez-vous".

Transparence : le calendrier de projet est accessible à tous les participants au projet, ce qui rend les rendez-vous transparents pour tous.

Calendrier des jours fériés : les jours fériés sont marqués en fonction du calendrier des jours fériés spécifique au projet.

Planification à long terme : vous planifiez les rendez-vous importants avec les clients et les concertations internes à long terme et vous les intégrez dans les prévisions de charge de travail des collaborateurs.

Périodes adaptables : vous pouvez choisir la période affichée selon vos besoins, que ce soit par semaine, par mois ou pour toute la durée du projet.

Aperçu du statut : le statut des rendez-vous peut être consulté par tous les participants.

Coordination des rendez-vous : la liaison de tous les calendriers dans Projektron BCS facilite considérablement la coordination.

Documentation : une documentation complète du déroulement du projet est établie, aussi bien en interne qu'en contact avec le client.

Gestion des ressources : les rendez-vous relatifs aux ressources sont compensés par les charges planifiées du projet, ce qui optimise la planification des interventions.

Lien avec les tickets : les rendez-vous peuvent être directement liés aux tickets afin de faciliter les réservations.

Flexibilité : le calendrier de projet peut représenter différents éléments de structure de projet tels que les jalons.

Aperçu des absences : le modèle de temps de travail indique les absences des collaborateurs afin que vous soyez toujours informé de leur disponibilité.

Intégration client : les collaborateurs externes du projet et les organisations clientes peuvent consulter le calendrier de projet via l'accès client.

Avec le calendrier de projet dans Projektron BCS, vous êtes toujours au courant et garantissez un déroulement efficace de vos projets. Utilisez cette fonction puissante pour gérer vos projets avec succès et faire passer votre communication au niveau supérieur.

Tableau Kanban : planification visuelle des tâches pour le déroulement du projet

Pour attribuer des tâches de projet à vos collaborateurs, le système de tickets interne à BCS est une solution idéale. Si vous optez pour le modèle de procédure Kanban dans vos projets, vous disposez d'une solution puissante dans Projektron BCS : Notre tableau Kanban offre une création et une attribution faciles, un affichage clair et vous permet de travailler confortablement avec des tickets de projet. Mais il est également possible de créer et de gérer des tâches de projet grâce au tableau Kanban clair de Projektron BCS.

Sur le tableau Kanban, vous pouvez facilement glisser-déposer les tâches et les tickets dans différents statuts et priorités. En outre, vous pouvez facilement sélectionner un ou plusieurs membres de l'équipe et les désigner comme responsables d'un ticket ou d'une tâche, ou les supprimer.

La fonction d'édition d'une carte Kanban permet de créer facilement des demandes de précisions sur les tickets. Les paramètres permettent d'afficher les statuts souhaités et de définir l'étendue des informations affichées. Le contenu du tableau Kanban peut également être facilement adapté à vos besoins actuels à l'aide d'un filtre temporel.

Le tableau Kanban vous permet de définir combien de tâches peuvent être traitées en parallèle en fixant une limite de travail en cours (limite WiP). Lorsque le nombre maximal est dépassé, la colonne correspondante se colore en rouge - un signal clair pour garder un œil sur la charge de travail. Vous pouvez adapter les paramètres relatifs au nombre de tâches pouvant être traitées simultanément en fonction de vos besoins.

Projektron BCS vous offre ainsi une solution polyvalente et flexible pour la gestion de projet de type Kanban. Augmentez l'efficacité et gardez toujours une vue d'ensemble sur l'avancement de vos projets.

Communication de projet avec BCS : toutes les informations centralisées sur le projet

L'un des facteurs de réussite les plus importants pour atteindre les objectifs d'un projet est une communication de projet claire, transparente et fluide. Outre la communication au sein de l'équipe de projet, elle comprend également l'échange d'informations entre l'équipe de projet et le chef de projet, le chef de projet et le donneur d'ordre, le chef de projet et la direction de l'entreprise, ainsi qu'avec les parties prenantes et les acteurs externes du projet.

Projektron BCS vous assiste à tous les niveaux en centralisant toutes les informations pertinentes et en les reliant aux différents éléments de votre projet. Voici quelques-unes des fonctionnalités puissantes pour votre communication de projet :

	Journal de bord : qu'il s'agisse d'accords importants avec des clients ou du résumé d'une réunion de projet, le journal de bord permet aux chefs de projet et aux équipes d'enregistrer toutes les informations pertinentes dans l'ordre chronologique. Tous les détails importants sont ainsi réunis au même endroit.
	Planification de la réunion et de l'agenda : l'agenda dans BCS vous permet d'enregistrer les résultats de la réunion directement pendant la réunion et de générer un compte rendu de réunion en un clic. Cela permet une réunion d'équipe efficace et une documentation claire des résultats.
	Historique des contacts : grâce à des interfaces appropriées, BCS enregistre et consigne les appels et les e-mails entrants et sortants. Si vous recevez un appel, vous pouvez enregistrer un mémo de la conversation pendant l'appel téléphonique directement sur le contact concerné dans l'outil CRM interne de BCS et relier le processus au projet.
	Calendrier de projet : le calendrier vous permet de convoquer rapidement et de manière flexible des réunions que tous les participants invités peuvent consulter dans leur vue personnelle du calendrier, en plus des événements du projet tels que les jalons.
	Système de tickets pour la répartition des tâches : BCS met à votre disposition des tickets de projet dans lesquels vous pouvez consigner les activités spontanées, les demandes, les modifications ou les points en suspens et leur attribuer les valeurs de planification appropriées. Toute la communication des personnes qui traitent les tickets et des personnes chargées de les traiter, ainsi que la saisie du temps de travail sur les tickets, sont intégrées dans le projet de niveau supérieur.
	Fonction de notification : en cas de report de dates ou de modification de tâches, les participants au projet concernés sont informés par une notification dans BCS et, en option, par e-mail.
	Rappels : les rappels de Projektron BCS vous permettent de créer rapidement des rappels virtuels pour des activités ou des tâches à effectuer. Il est également possible de déléguer des tâches à d'autres personnes grâce aux rappels : d'un clic de souris, vous envoyez à votre collègue une notification par e-mail qui l'informe de la nouvelle demande de rappel.
	Notes d'état du chef de projet : les chefs de projet peuvent enregistrer des notes d'état sur le statut actuel et l'avancement du projet. Ces messages sont affichés dans la vue d'ensemble du projet pour les personnes impliquées dans le projet. Les décisions importantes concernant le projet peuvent ainsi être communiquées rapidement et de manière centralisée à tous les participants et à la direction.
	Classement des documents avec versionnement : vous téléchargez les documents importants pour le projet directement dans les tâches ou les rendez-vous. Les documents sont enregistrés dans une structure d'archivage uniforme et peuvent être retrouvés. Les collaborateurs autorisés ont toujours accès, où qu'ils se trouvent, aux informations pertinentes et aux versions les plus récentes des documents, dans lesquelles les modifications peuvent être suivies. Il n'y a plus de doublons ni de versions obsolètes de documents. Les fonctions de recherche et de filtrage facilitent le transfert des connaissances et la recherche.
	Communication externe du projet : pour planifier votre communication externe du projet, vous disposez de toutes les fonctionnalités des tâches, des tickets, des workflows avec listes de contrôle et des délais dans BCS. Vous pouvez ainsi planifier la communication du projet dès le début comme partie intégrante de l'ensemble du projet. Grâce à des licences invitées flexibles, vous pouvez impliquer des parties prenantes externes et leur donner un aperçu direct de l'avancement du projet ou même leur donner un droit de regard sur certains points de vue et aspects.
	Communication internationale du projet : pour les équipes internationales, BCS traduit automatiquement. Comme l'interface du projet est disponible par défaut en 10 langues différentes, chaque personne impliquée reçoit les informations centralisées dans sa langue.

Nicole Baumann

Project Management Excellence, Kendrion Automotive Group/Solero Technologies Villingen GmbH

"Pour la gestion des changements, nous avons défini, à l'aide du système de tickets, un workflow qui couvre différentes étapes du processus, de l'analyse des changements à leur mise en œuvre en passant par la prise de décision. Les fonctionnalités du système de tickets sont très utiles pour garantir un déroulement fluide et complet du processus. Dans ce contexte, le système de tickets a été adapté à nos besoins".

[Translate to Français:] em sven.kleiner

Dr. Sven Kleiner

Conseil d'administration de :em engineering methods AG

Nos employés savent désormais au quotidien quelles sont les tâches qui leur sont attribuées. Nous pouvons voir exactement quelles parties d'un projet ont déjà été réalisées et quel budget est encore disponible. Projektron BCS est un outil puissant. Nous sommes heureux d'avoir décidé d'utiliser ce système. [...] Sans BCS, nous ne serions pas en mesure aujourd'hui de mener à bien nos tâches de gestion de projet dans un délai raisonnable.

Dr. Simon Kimme

Direction de la construction mécanique et gestion de projet, Laservorm GmbH

"Globalement, Projektron BCS nous aide clairement à mieux gérer nos affaires. Comme je peux maintenant voir plus rapidement qu'avant si un projet dérape, je minimise le risque de pénalités."

Volker Weber

Bureau de gestion de projet à la Bibliothèque nationale allemande, établissement public

Puisque les membres d'une équipe sont souvent enrôlés dans plusieurs projets en même temps, vous devez jongler avec vos temps d'occupation. Il est donc naturel que vous organisiez la priorité des projets qui vous tiennent particulièrement à cœur. Les projets qui sont bloqués et ceux qui, à l'inverse, sont accélérés, sont facilement visibles dans Projektron BCS par tous les participants.

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Change Request : clairement compréhensible

Évaluations graphiques de tickets dans Projektron BCS

En fonction de la taille et de l'importance stratégique de votre projet, si la planification de votre projet change au cours de son déroulement, il peut arriver que des demandes de changement doivent être approuvées par le comité de pilotage avant que vous ne puissiez intervenir en tant que chef de projet. Grâce aux fonctions flexibles de Projektron BCS, vous avez différentes possibilités de représenter une demande de changement dans votre projet. Vous pouvez par exemple les faire passer facilement par des tickets.

Les avantages :

Des processus d'approbation transparents : Grâce à la structure claire des demandes de changement sous forme de tickets, les processus d'approbation peuvent être clairement suivis, ce qui permet un déroulement ordonné du projet.

Historique des statuts en vue : L'historique des statuts des demandes de changement est visible en un coup d'œil sur le ticket, ce qui vous permet de toujours suivre le déroulement et le statut actuel de chaque demande de changement dans le projet.

De nombreuses possibilités de personnalisation : Dans Projektron BCS, vous disposez de nombreuses options pour configurer les tickets en fonction de vos besoins spécifiques et les adapter à vos processus et procédures individuels.

Processus efficaces : l'intégration des tickets permet un traitement pratique et structuré des demandes de changement.

Saisie des temps en fonction des projets : attribution automatique

Le bon déroulement d'un projet nécessite une saisie des temps claire et efficace. La saisie des temps de projet est un outil précieux pour toute entreprise, qui permet d'accroître l'efficacité, d'améliorer la transparence et d'assurer la rentabilité économique. Elle ne sert pas à contrôler ou à évaluer les performances de collaborateurs individuels, mais permet une meilleure planification et une meilleure allocation des ressources au sein de l'équipe de projet dans son ensemble.

Dans Projektron BCS, les membres de votre équipe imputent directement leurs heures de travail aux tâches qui leur sont attribuées dans le projet. Ils ont en outre la possibilité de fournir des estimations sur la charge de travail restante et de marquer le statut de la tâche comme "terminée". La particularité : Projektron BCS reprend automatiquement toutes les valeurs dans le projet, ce qui vous permet d'accéder à tout moment à des informations actualisées sur l'avancement du projet. Si vous avez besoin d'informations encore plus détaillées, il vous suffit, en tant que chef de projet, de consulter les commentaires comptables et de voir combien de temps a été consacré à quel travail.

Vous pouvez ainsi suivre de manière transparente les efforts fournis et les transférer directement dans la facturation afin de facturer les coûts occasionnés à vos clients.

Documentation de projet : claire et centralisée

A première vue, une documentation de projet complète peut sembler être une charge supplémentaire. En réalité, elle est d'une valeur inestimable. Elle facilite la collaboration avec les autres acteurs du projet, permet une communication précise avec le client et crée une sécurité juridique pour toutes les parties. Une documentation claire est donc un élément important pour la réussite d'un projet.

Dans Projektron BCS, vous disposez de tous les outils nécessaires pour documenter vos projets de manière professionnelle et assurer ainsi un déroulement sans faille.

Protocole de déroulement et documents de projet clairs

Dans le journal de déroulement, vous et votre équipe de projet pouvez consigner par ordre chronologique les accords importants avec les clients ou les résultats des réunions de projet. Cette documentation centrale est essentielle pour la réussite de votre projet, car elle garantit que toutes les informations pertinentes sont réunies au même endroit.

Des tickets de projet pour les demandes spontanées et les modifications

Projektron BCS offre également la possibilité de créer des tickets de projet dans lesquels vous pouvez consigner des activités spontanées, des demandes, des modifications ou des points en suspens. Ces tickets permettent de réagir rapidement à des événements imprévus et peuvent être liés aux valeurs planifiées correspondantes.

Gestion centrale des documents

Vos documents de projet sont gérés dans Projektron BCS via une gestion documentaire centralisée. Ainsi, tous les documents pertinents sont directement disponibles au niveau du projet, du ticket de projet ou de la tâche de projet correspondante. Cela augmente considérablement la transparence et l'efficacité de la gestion de vos projets.

Assurance qualité et workflows automatisés

En ce qui concerne l'assurance qualité, Projektron BCS offre la possibilité d'aider votre équipe de projet à s'exécuter correctement à l'aide de listes de contrôle et de workflows automatisés.

Unternehmensinterne Arbeitsabläufe und Prozesse modellieren Sie mit dem BCS-internen BPMN-Designer. BPMN-Prozesse ermöglichen Ihnen eine transparente und klar definierte Aufgabenzuweisung in der Teamarbeit und in der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen, Hierarchieebenen und Standorte hinweg. Sogar über Sprachgrenzen hinweg können Sie mit anderen Standorten in ein und demselben Prozess zusammenarbeiten, da der Prozess und all seine Aktivitäten und Elemente mehrsprachig darstellbar sind.

Vous pouvez modéliser les flux de travail et les processus internes à l'entreprise à l'aide du concepteur BPMN interne à BCS. Les processus BPMN vous permettent d'attribuer des tâches de manière transparente et clairement définie dans le cadre du travail d'équipe et de la collaboration entre les départements, les niveaux hiérarchiques et les sites. Même au-delà des frontières linguistiques, vous pouvez collaborer avec d'autres sites dans un seul et même processus, car le processus et toutes ses activités et éléments peuvent être représentés en plusieurs langues.

Avec ces outils, vous vous assurez que toutes les étapes du projet sont réalisées selon les normes de qualité définies.