Gestion des frais : saisir, contrôler, rembourser et décompter les dépenses et les frais de déplacement

Votre gestion des frais de déplacement et des dépenses, numériquement et sans papier

De la saisie des frais au décompte des frais en passant par le contrôle des frais : avec la gestion des frais de BCS – le logiciel de coordination commerciale (Business Coordination Software) de Projektron, vous automatisez et numérisez vos frais de déplacement et vos notes de frais de manière simple et efficace. Faites l'économie d'un logiciel séparé pour votre gestion des frais, car BCS a bien plus à offrir qu'un simple logiciel de gestion de projet et apporte en même temps, en combinaison avec l'application BCS-App, l'ensemble des fonctions d'un logiciel de gestion des dépenses.

Saisie numérique, confortable et flexible des frais avec BCS

Qu'il s'agisse de frais liés à des tâches, à des clients ou à des projets, BCS combine les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de projets avec les outils d'un logiciel de gestion des frais. Que se passerait-il si vous et vos collaborateurs...

➤ pouviez saisir numériquement et gérer de manière centralisée les frais de déplacement, les charges et les dépenses ?

➤ pouviez saisir les frais de déplacement, les dépenses et les charges en espèces directement sur votre téléphone portable, sans grand effort, surtout s'ils sont souvent en déplacement ?

➤ pouviez reproduire exactement tous les frais de vos collaborateurs travaillant à l'international dans différentes zones monétaires, y compris tous les taux de frais spécifiques à chaque pays ?

➤ deviez consacrer moins de temps à la vérification des notes de frais par vos responsables du personnel et des projets ?

➤ pouviez raccourcir considérablement votre processus de gestion des frais entre la saisie et le remboursement des dépenses ou la facturation ?

➤ disposiez d'une solution logicielle centrale couvrant de manière complète la gestion de projet, la gestion du personnel, les processus comptables et la gestion des frais ?

Un aperçu du module de saisie des frais dans BCS

Avec BCS, vous faites exactement le bon choix pour toutes ces préoccupations, car la solution intégrée de gestion des frais est :

complète, car elle reproduit numériquement tous les processus de frais et conserve toutes les données de manière centralisée et sécurisée.

flexible, car les dépenses et les frais peuvent être saisis en ligne ou hors ligne de manière mobile via l'application.

minimisant les erreurs, car elle permet le contrôle et l'approbation de manière centralisée, claire et standardisée.

efficace, car elle automatise l'ensemble de votre processus de gestion des frais.

confortable, car elle soutient toutes les personnes concernées avec des assistants, des modèles et des workflows.

économique, car elle vous évite d'introduire et d'entretenir une solution isolée pour votre gestion des dépenses.

Les fonctions de gestion des dépenses sont disponibles via les licences d'utilisateur correspondantes pour les collaborateurs, les responsables du personnel, les responsables de projet ou les gestionnaires de factures. Jugez-en par vous-même et testez BCS.

Demandé, évalué, approuvé : Gestion des frais avec assistant et workflow d'approbation

BCS vous accompagne, vous et vos collaborateurs, dans la saisie des frais de déplacement, des charges et des frais professionnels. Un assistant intuitif guide vos collaborateurs tout au long de la saisie des justificatifs, du contrôle et de la validation des frais. En quelques clics et saisies, vous et vos collaborateurs créez une note de frais et la transmettez pour contrôle et approbation.

Vous pouvez importer des justificatifs, les sélectionner dans l’espace de stockage de fichiers BCS ou les photographier à l’aide de la fonction appareil photo. Vous pouvez modifier plusieurs lignes de justificatif associées dans une même boîte de dialogue clairement structurée et les enregistrer ensemble. Cela simplifie la saisie lorsqu’un justificatif comporte plusieurs lignes.

Les étapes suivantes sont adaptées aux responsabilités de chacun :

	Les responsables des ressources humaines contrôlent les frais validés individuellement pour chaque collaborateur ou collectivement pour des services entiers, ajustent les frais des collaborateurs si nécessaire ou saisissent des frais pour le compte d’un collaborateur.
	Les responsables de projet contrôlent les frais de tous les membres de l’équipe au niveau du projet ou de tâches individuelles dans des vues clairement structurées, puis les valident pour la facturation.
	Le service comptable ou le service de gestion de la facturation lance la facturation immédiatement après le contrôle des frais saisis ou engage la procédure d’approbation et de remboursement des frais des collaborateurs.

Créez et activez un workflow d’approbation adapté à vos exigences, qui vous accompagne, vous et vos collaborateurs, à chaque statut des frais et s’adapte à vos processus de validation. De « créé » et « demandé » à « approuvé », « validé » et « contrôlé », jusqu’à « facturé » et « comptabilisé » : une gestion des frais sur mesure !

Saisie efficace des frais : Frais de déplacement avec modèles et favoris

Votre travail quotidien ou vos projets vous amènent souvent à vous déplacer au même endroit ? Grâce à la fonction de copie dans la gestion des frais de BCS, vous pouvez dupliquer en quelques clics un déplacement précédent à une nouvelle date de départ. En option, vous pouvez également copier les dépenses engagées pour les repas, les indemnités kilométriques, les nuitées, les temps de déplacement ou les frais de justificatifs. L'assistant de gestion des frais vous guidera ensuite directement dans la saisie des justificatifs et vous permettra de procéder à d'autres ajustements de la mission copiée.

Vous effectuez régulièrement des missions à différents endroits ? Créez simplement des favoris de mission afin d'avoir un accès immédiat à un modèle approprié plus tard et d'effectuer vos calculs de frais et de dépenses de voyage encore plus rapidement et confortablement. Grâce au workflow automatisé de gestion des frais, vos rapports de frais sont immédiatement disponibles pour examen par les personnes concernées.

En déplacement à l'international ? Gestion des frais sans frontières

Votre organisation possède-t-elle des succursales dans plusieurs pays ? Vos conseillers se déplacent-ils dans différents pays pour assister vos clients ? Grâce à la gestion des frais de BCS, vous surmontez facilement les barrières monétaires, car le système calcule automatiquement le taux de frais applicable à chaque collaborateur en fonction du pays dans lequel il travaille. BCS tient compte des taux de frais spécifiques à chaque pays ainsi que des différentes devises et reproduit vos frais de déplacement avec précision.

De plus, vous pouvez configurer des forfaits supplémentaires différenciés selon le pays de travail et de déplacement. Vous pouvez ainsi représenter de manière transparente et conforme aux règles les primes spécifiques à chaque pays, quelle que soit la destination de vos collaborateurs. Cela réduit les sources d'erreurs, simplifie la facturation et favorise un traitement précis et automatisé des frais au-delà des frontières nationales.

Vous trouverez un aperçu de la manière dont BCS prend en charge les exigences internationales de manière globale sur notre page BCS international.

Saisie des frais en déplacement avec l'application BCS

Gestion des frais avec l'application BCS

Avec l'application BCS, vous êtes parfaitement équipé pour vos déplacements professionnels : Elle vous permet non seulement de saisir votre temps de travail et d'importer des contacts professionnels, mais aussi de saisir vos dépenses et vos frais directement pendant le voyage.

La saisie des frais est très simple et intuitive : il suffit de prendre une photo avec l'appareil photo de votre smartphone. Vous pouvez également télécharger des fichiers PDF. Vous pouvez attribuer les justificatifs saisis à différentes étapes du voyage ou à différentes phases du justificatif. Vous documentez ainsi les repas, les kilomètres et les nuitées presque en temps réel sur votre smartphone.

Vous n'avez pas de réception Internet en déplacement ? Pas de problème ! Avec la BCS-App, vous saisissez facilement vos frais hors ligne. Toutes les données de l'app sont enregistrées dans le navigateur web et sont conservées même après la fermeture du navigateur web ou l'extinction de l'appareil. L'application vous indique le nombre d'entrées qu'il vous reste à synchroniser. Dès que vous avez à nouveau accès au réseau et que vous lancez l'application, vos données se synchronisent automatiquement avec BCS.

Après la synchronisation, le logiciel de gestion de projet BCS calcule automatiquement les forfaits de frais et convertit les montants des justificatifs en conséquence. Vous pouvez également vérifier ultérieurement les justificatifs et les données synchronisés, les corriger si nécessaire, les compléter et les transmettre pour le décompte.

Stefan Popp

Directeur général | Flexus AG

Nous saisissons et gérons dans BCS les temps, les congés, les absences maladie et les frais. Les frais à l’étranger peuvent également être saisis sans nécessiter de développements spécifiques. En même temps, les rôles et responsabilités dans le processus deviennent plus clairs : les chefs de projet contrôlent les saisies sur le projet, les responsables de business unit vérifient les frais et les temps de déplacement, puis le service de facturation travaille sur une base de données préparée.

Découvrez BCS plus en détail !

BCS n'est pas seulement votre solution de gestion numérique des dépenses, qui centralise les dépenses, les frais de déplacement et les processus d'autorisation, mais aussi un ERP complet pour les prestataires de services. Certifié ISO 27001, développé et hébergé en Allemagne, il offre des options flexibles dans le cloud et sur site, afin que vos données de projet et d'organisation soient disponibles à tout moment de manière sécurisée, fiable et efficace.

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