Gestion des processus (BPMN)
Automatisation assistée par logiciel de vos processus - orientée vers les objectifs, transparente et flexible
Projektron BCS vous permet d'automatiser, de contrôler et d'optimiser vos processus de gestion de projet et votre organisation interne à l'aide de workflows et de processus BPMN pilotés par le système. Afin d'automatiser et de rationaliser vos processus et flux de travail et d'obtenir à moyen et long terme de meilleurs résultats à moindre coût, BCS vous offre deux fonctionnalités centrales d'un logiciel de gestion des processus : des flux de travail pilotés par le système et des processus automatisés avec le concepteur BPMN.
Gestion des processus avec les workflows et BPMN 2.0 dans Projektron BCS
➤ De nombreux services et collaborateurs sont impliqués dans vos processus d'onboarding et d'intégration ?
➤ Les demandes de congé doivent être immédiatement disponibles pour validation par tous les responsables, qu'ils soient au bureau ou à distance ?
➤ Les déplacements professionnels nécessitent l'approbation de différents acteurs en fonction des coûts engendrés ?
➤ Des contacts doivent être générés dans le CRM à partir de demandes par e-mail et transmis au service commercial ?
➤ Les processus d'achat d'objets d'inventaire doivent aboutir à des actifs créés automatiquement avec les documents contractuels correspondants ?
Avec votre processus personnalisé dans BCS, tout cela n'est pas un problème !
Modélisation de processus selon BPMN 2.0
Le module "Workflows / BPMN" de BCS vous offre une solution globale pour la représentation et l'exécution de workflows BPMN. Dans le concepteur BPMN intégré et intuitif par glisser-déposer, vous modélisez les processus selon BPMN 2.0 - le langage de spécification internationalement reconnu pour les modèles de processus métier.
Définir facilement des processus avec le concepteur BPMN dans BCS
L'interface utilisateur graphique du concepteur BPMN vous permet de définir en quelques clics toutes les activités, les éléments de processus et les rôles dans le processus, y compris les formulaires de processus correspondants et l'affectation des personnes et groupes de personnes impliqués. Grâce à la palette contextuelle, vous pouvez ajouter en un clin d'œil d'autres voies (de natation) à votre processus.
Les passerelles vous permettent de modéliser des décisions qui apparaissent sous forme de ramifications dans le processus, une ramification étant sélectionnée en fonction des paramètres que vous avez définis. De cette manière, vous pouvez modéliser non seulement des décisions binaires telles que oui/non, mais aussi une multitude d'alternatives :
Dans votre processus d'achat, pour un montant inférieur à 50 euros, aucune autorisation n'est nécessaire, pour un montant compris entre 50 et 200 euros, l'autorisation du chef de service est requise et pour un montant supérieur à 200 euros, l'autorisation du directeur général est également nécessaire ? Pas de problème. Grâce à l'éditeur de propriétés du Designer, vous pouvez modifier tous les éléments BPMN et les formulaires de votre processus en fonction du contexte.
Une collaboration et une répartition des tâches plus efficaces grâce aux processus BPMN dans BCS
Les processus BPMN vous permettent d'attribuer des tâches de manière transparente et clairement définie dans le cadre d'un travail d'équipe et d'une collaboration au-delà des frontières des services, des niveaux hiérarchiques et des sites. Vous pouvez même collaborer avec d'autres sites au sein d'un même processus au-delà des frontières linguistiques, car le processus et toutes ses activités et éléments sont représentables en plusieurs langues.
Si une sortie vous est attribuée par une tâche utilisateur, elle s'affiche sur votre tableau de bord personnel "Mon espace". En option, vous pouvez également demander l'envoi d'une notification par e-mail.
Chaque utilisateur autorisé (rôle de processus) d'une Swimlane peut reprendre et exécuter les tâches et événements de la Lane. Vous définissez les autorisations correspondantes via l'attribution des droits dans BCS.
Les personnes disposant d'une licence d'utilisateur "gestionnaire de processus" peuvent
- conçoivent de nouveaux processus et créent des définitions de processus dans le concepteur BPMN,
- gèrent les processus créés,
- vérifient quelles instances de processus sont en cours et à quelle étape du processus elles se trouvent,
- contrôlent les processus en cours,
- interrompent si nécessaire les processus en cours (par exemple lorsqu'un processus a été lancé deux fois par erreur),
- effectuent des évaluations et des optimisations de processus.
Une fois enregistrés, les modèles de processus sont immédiatement prêts à l'emploi. Les collaborateurs peuvent lancer les processus définis en un seul clic.
Il est très facile de créer automatiquement n'importe quel objet BCS à partir de workflows BPMN via des tâches de service :
- rendez-vous
- Tickets
- Listes de contrôle
- Rappels
- Commentaires sur les tickets
- E-mails
Pour les tâches de service comme l'envoi automatique d'e-mails ou les commentaires sur les tickets, vous pouvez enregistrer au préalable des modèles de texte au format HTML.
Modèles de processus BPMN : exemples
Les cas d'application typiques des processus BPMN sont les suivants
processus complexes de vérification des offres
flux de facturation
processus d'approvisionnement
processus de validation avec workflow d'approbation (p. ex. demande de congé, demande de déplacement professionnel, bureau à domicile, compensation de temps libre, remboursement de frais)
Processus d'on-boarding et d'off-boarding
Exemple BPMN 1 : Processus d'achat
Le pool pour le processus d'achat comprend trois swimlanes, un pour chacun des rôles de processus impliqués : chef de service, acheteur et directeur. Selon le prix, des autorisations sont requises par différentes instances. Une passerelle exclusive détermine dans quelle swimlane le processus se poursuit, en fonction du prix d'achat. Le processus peut se terminer par trois événements finaux différents. Les tâches utilisateur, qui nécessitent la réaction d'un utilisateur, sont marquées par l'icône de la personne. Les tâches de service, marquées par la roue dentée, ont lieu de manière automatisée et peuvent également être représentées en gris pour plus de clarté. Avec des annotations telles que "Validation ?", vous avez la possibilité d'insérer des explications pour les utilisateurs finaux.
Exemple BPMN 2 : Demande de formation continue
Les rôles de processus Demandeur, Chef d'équipe du demandeur et Gestion du personnel sont impliqués dans la demande de formation continue. Le chef d'équipe est chargé d'évaluer la demande. S'il la rejette ou ne l'approuve pas dans un délai définissable (Timer Boundary Event), un refus automatique est finalement adressé au demandeur. Si la demande est évaluée positivement par le chef d'équipe, une passerelle exclusive veille à ce que le processus se déplace vers la Swimlane de la gestion du personnel, qui doit organiser la formation continue.
Exemple BPMN 3 : Demande de mission
Trois rôles de processus sont impliqués dans le processus Demande de mission : Demandeur, Chef de service et Directeur. Après le Start Event, initié par le demandeur avec sa demande, il incombe d'abord au chef de service de vérifier la demande. En fonction du coût de la mission, un examen supplémentaire par le directeur est nécessaire. Si la demande de mission est d'abord approuvée par le chef de service, puis par le directeur général, une notification automatique par e-mail est envoyée au demandeur. Celui-ci reçoit alors la tâche finale de l'utilisateur pour décider s'il veut partir en mission ou s'il l'annule.
L'amélioration est un processus : évaluer et optimiser les processus BPMN
Une fois le processus terminé, le gestionnaire de processus peut évaluer le processus afin d'identifier les besoins d'optimisation. Il peut par exemple analyser la rapidité avec laquelle les demandes de congé sont approuvées.
Au niveau de l'instance de processus, vous pouvez consulter l'historique du processus. Vous y trouverez le déroulement du traitement d'une instance de processus dans l'ordre chronologique avec la date de traitement et la dernière personne responsable. Les e-mails envoyés dans le cadre du processus sont également consignés. Vous pouvez ainsi savoir quel utilisateur a effectué quelles saisies dans une tâche de processus.
Si vous avez défini les variables de processus en tant qu'attributs Projektron BCS, vous pouvez évaluer ces données ultérieurement via Projektron BCS, comme pour le contrôle de projet traditionnel. Par exemple, vous pouvez voir tous les tickets qui ont été créés dans le cadre d'un processus et analyser la durée de traitement ou les coûts.
Ralf Alker
Senior Consultant, infinit.cx Group
"J'adore le module BPMN de BCS, car il me permet d'implémenter mes propres requêtes et processus en toute liberté grâce à des tâches utilisateur, des scripts et des passerelles. Dans le processus BPMN, je peux créer de nouveaux objets ou d'autres objets de données référencés sur des objets existants. J'apprécie également beaucoup les chargeurs en BPMN, car ils permettent de lire des données plus complexes dans la base de données. Par exemple, nous avons utilisé le concepteur BPMN dans BCS pour modéliser et mettre en œuvre un processus d'approbation de commande complexe qui détermine le responsable du centre de coûts pour une tâche de projet. Une fois la demande d'achat saisie, elle est soumise à un groupe de contrôleurs pour être ensuite approuvée en deux étapes, le cas échéant, en fonction du montant. Enfin, une commande est générée par e-mail pour le fournisseur et une minuterie est lancée, ce qui laisse le processus ouvert pendant un certain temps pour d'éventuels ajustements".
David Rosenau
Head of Solution Consulting/SAP Senior Consultant, Mercoline GmbH
«Dès que l'interface graphique a été disponible dans BCS, nous avons commencé à utiliser activement les fonctionnalités BPMN. Face au début de la pandémie de Corona, alors que le travail mobile devenait une nécessité pour notre équipe, ces fonctionnalités nous ont beaucoup aidés à numériser nos flux et processus. Très rapidement, nous avons ainsi réussi à représenter numériquement notre flux de facturation et nos processus de validation dans BCS. Les factures papier qui arrivaient au bureau pouvaient ainsi être numérisées et présentées à différents responsables de centres de coûts pour vérification et validation, sans qu'ils aient à se déplacer».
Ralf Junge
Direction PMO, Sandstein Neue Medien
«Depuis quelque temps, nous nous familiarisons avec les possibilités du concepteur de processus BPMN dans BCS. Nous voulons automatiser autant que possible nos processus internes de gestion et de support. Dans un premier temps, nous nous sommes aventurés à notre processus "Consultation des demandes et des appels d'offres" : Si l'un de nos collaborateurs reçoit une demande d'une personne intéressée - que ce soit au service commercial, à l'assistance d'équipe, à la direction, au support ou à un chef de projet - ou si quelqu'un découvre une piste prometteuse, BCS génère automatiquement un nouveau prospect dans le domaine "Externe" avec toutes les informations disponibles jusqu'à présent et, le cas échéant, les documents existants, crée un ticket et l'attribue à un responsable approprié au service commercial. Celui-ci peut alors décider s'il vaut la peine de poursuivre la demande ou le lead».
Raphael Becker
Chef d'équipe gestion des commandes & Billing, AM GmbH
Chez nous, l'intégration des nouveaux collaborateurs est un processus piloté par BPMN, dans lequel tous les départements et services concernés sont impliqués. Au cours du processus, toutes les informations pertinentes sont automatiquement enregistrées directement dans le logiciel au niveau des différents objets. Nous pouvons être sûrs que tout est pris en compte. Les nouveaux visages sont bien pris en charge dès leur premier jour de travail dans notre entreprise et trouvent tout ce dont ils ont besoin pour arriver."
Workflows et listes de contrôle pilotés par le système
Les workflows pilotés par le système vous permettent de définir directement dans Projektron BCS des étapes de workflow individuelles - y compris l'ordre de traitement, les temps de réaction et les temps cibles - et d'y affecter vos collaborateurs. Lorsque c'est votre tour de travailler sur le workflow, Projektron BCS vous informe automatiquement de ce que vous devez faire et du temps dont vous disposez pour le faire. La fonction de feux de signalisation vous permet de savoir immédiatement si le temps est compté.
L'équipe dans le flux grâce aux workflows et aux check-lists
Chaque collaborateur peut afficher ses workflows et ses entrées de check-lists ouvertes sur son tableau de bord personnel "Mon espace". Une fois le travail terminé, le collaborateur suivant est informé en conséquence dans son tableau de bord personnel dans BCS - volontiers aussi par e-mail.
- Vous travaillez en équipe ? Au lieu d'attribuer des collaborateurs individuels aux workflows, vous pouvez tout simplement les attribuer à des groupes de personnes !
- Il y a quelque chose de plus à faire ? Ajoutez autant de points de liste de contrôle que vous le souhaitez à une étape de workflow pour la diviser davantage et spécifier les tâches et les agents !
- Le flux de travail s'est arrêté à un endroit ou à un autre ? Optimisez votre flux de travail pour les processus récurrents et enregistrez le processus comme modèle.
Contrôle des processus simple et flexible
Les workflows dans BCS vous offrent un outil simple et flexible pour contrôler vos processus autour de l'activité de projet de manière assistée par logiciel. Chez Projektron GmbH, nous représentons également de nombreux processus commerciaux internes avec des workflows et des listes de contrôle contrôlés par le système dans BCS :
- Processus d'embauche et d'émission (on- et offboarding) dans la gestion du personnel.
- Organisation de salons, organisation d'événements et marketing événementiel
- Mise à jour de la gestion des produits, du marketing des produits, de la documentation et du matériel de vente dans le cycle des versions
- Traitement des commandes
- Processus d'achat
- Contrôle des factures
- ... et bien d'autres encore !
Chaque collaborateur sait immédiatement quand et jusqu'à quand il doit faire quoi exactement et à quel objectif il contribue ainsi. Vous coordonnez ainsi votre travail d'équipe de manière efficace et efficiente, vous assurez la transparence des processus et des décisions et vous créez la base pour pouvoir analyser et optimiser vos processus en permanence.
Christian Otto Grötsch
Directeur général, dotSource GmbH
"Comme nouvelle fonctionnalité, l'entreprise utilise des flux de travail en combinaison avec des listes de contrôle pour la facturation des prestations. Pour ce faire, les chefs de projet chargent un modèle standard de workflow de facturation avec des listes de contrôle dans leur projet ou sous-projet à facturer et le remplissent ensuite avec toutes les données pertinentes pour la facturation (...). Une fois la facturation validée par le chef de projet responsable, le flux de travail est attribué, via un changement de statut, au service financier, qui classe la facture dans le système. Enfin, la facture est créée dans BCS et envoyée au client".
