PRINCE2

Des processus standardisés pour vos projets - Logiciel PRINCE2 Projektron BCS

Des projets sous contrôle : la méthode de gestion de projet PRINCE2 orientée processus fournit un cadre structuré pour vos projets avec sept phases de projet prédéfinies et des recommandations d'action concrètes. Avec le logiciel PRINCE2 Projektron BCS, vous reproduisez facilement vos processus PRINCE2 et soutenez vos équipes de projet dans le cadre d'un travail de projet standardisé de haute qualité.


Outils PRINCE2 dans Projektron BCS

Et si votre logiciel de gestion de projet pour PRINCE2...

➤ prenne en charge les sept principes, thèmes et processus fondamentaux de PRINCE2 ?

➤ soit suffisamment flexible pour répondre à des projets de taille et de complexité différentes ?

➤ serait évolutif pour soutenir de manière efficace et efficiente aussi bien les petits que les grands projets de votre organisation ?

➤ fournirait des définitions claires des rôles, des fonctions et des responsabilités au sein de l'équipe de projet ?

➤ offrirait un soutien complet pour la gestion des documents, y compris des modèles spécifiques à PRINCE2 ?

➤ fournirait des mécanismes pour gérer les changements dans la portée du projet, le calendrier ou le budget ?

➤ offrirait des fonctions de reporting et d'analyse efficaces pour surveiller l'état et l'avancement du projet et aider à la prise de décision ?

➤ pourrait intégrer des méthodes agiles pour permettre une gestion de projet hybride (entre autres PRINCE2® Agile) ?

PRINCE2® est l'abréviation de "Projects in Controlled Environments". Le "2" symbolise le fait qu'il s'agit de la dérivation d'une approche spécifique à l'informatique. PRINCE2 est reconnue et pratiquée dans le monde entier et se distingue par sa méthode orientée processus, basée sur 7 principes de base, 7 thèmes et 7 processus. Par rapport à d'autres méthodes, elle offre une structure claire et des procédures standardisées, ce qui la rend attractive pour les entreprises et les organisations de toutes tailles et de tous secteurs.

La méthode est

orientée vers les processus

axée sur le produit

évolutive

Ses points forts résident dans sa flexibilité et son adaptabilité à différents environnements de projet, ainsi que dans l'intégration de méthodes agiles, ce qui en fait un choix populaire en tant que composante de la gestion de projet hybride. Il est particulièrement adapté aux projets qui nécessitent une structure de gouvernance claire et une focalisation sur les avantages à long terme.

Principes de base de PRINCE2 : des outils pour chaque principe dans BCS

Les sept principes de PRINCE2 constituent l'épine dorsale d'un projet. Ils sont toujours appliqués.

Principe de base PRINCE2 n° 1 : Justification commerciale continue

Projektron BCS met en œuvre ce principe en permettant le business case qui fournit une justification commerciale continue. Ce document contient le cas d'affaires, les objectifs réalisables, les ressources, les prestations à fournir et le processus de mise en œuvre. Le business case contient les informations qui définissent si le projet est viable, réalisable et constitue un investissement rentable.

Les chefs de projet rassemblent ensuite les données pertinentes telles que les 6 objectifs de performance essentiels (temps, coûts, qualité, portée, risques et avantages) dans un document, le plan de projet, qui sert de document de base pour garantir que le projet a toujours une raison claire, un besoin définissable et un avantage durable pour le client.

Principe de base PRINCE2 n° 2 : Apprendre de l'expérience

A chaque limite de phase, délimitée dans le calendrier par des jalons, le chef de projet documente les leçons qu'il a apprises pendant la phase actuelle afin d'améliorer le travail dans les phases futures. Il est également responsable de la mise à jour du plan de projet et du business case, ainsi que de la planification de la phase suivante. Dans Projektron BCS, tous les documents pertinents sont centralisés sur le projet et peuvent y être gérés tout au long du projet. Grâce au versionnement automatique, aucune information historique n'est perdue.

Les expériences des projets précédents peuvent être intégrées dans Projektron BCS et utilisées pour les projets actuels et futurs. L'outil permet de consigner les nouvelles expériences et de les stocker durablement, ainsi que d'y accéder pour les projets suivants.

Principe de base PRINCE2 n° 3 : Rôles et responsabilités définis

Projektron BCS reproduit les rôles spécifiques de la méthode PRINCE2 à l'aide d'affectations et permet de définir individuellement les droits d'action et les droits de page pour chaque affectation afin de garantir des rôles, des fonctions, des responsabilités et des compétences clairement définis au sein de l'organisation du projet.

Principe de base PRINCE2 n° 4 : pilotage par phases de gestion

Le logiciel permet de diviser les projets en différentes phases, d'évaluer leur avancement à intervalles réguliers et de vérifier leur statut. Projektron BCS offre différentes possibilités de réaliser et de contrôler les phases du projet, notamment la possibilité de représenter les phases à l'aide de sous-projets et d'attribuer des couleurs pour permettre une distinction visuelle claire dans le calendrier et le diagramme de Gantt.

Principe de base PRINCE2 n° 5 : gestion par exception

Le logiciel prend en charge le pilotage par tolérances en fournissant des tachymètres et des graphiques permettant de détecter à temps les dépassements des valeurs planifiées tout en tenant compte des tolérances définies. Projektron BCS propose différentes vues et actions pour signaler les points ouverts ou les risques et n'autoriser les escalades que dans des situations exceptionnelles.

Principe de base PRINCE2 n° 6 : Orientation produit

Projektron BCS met l'accent sur l'orientation produit en permettant la définition et la livraison de produits. Les activités de gestion de la qualité sont soutenues dans la mesure où les exigences relatives au produit ou au produit partiel sont représentées et soumises à un processus de contrôle et d'acceptation standardisé. La planification, le suivi et le contrôle du projet sont axés sur les produits. Le logiciel relie les niveaux de structure des produits aux niveaux de structure des projets.

Principe de base PRINCE2 n° 7 : s'adapter à l'environnement du projet

Projektron BCS permet une adaptation flexible des principes, des thèmes et des processus aux exigences individuelles de chaque projet. Le logiciel garantit que rien n'est omis, mais que les étapes du processus peuvent être combinées ou étendues et que les rôles peuvent être occupés individuellement ou, pour les petits projets, regroupés en une seule personne. Des exigences minimales pour l'adaptation par thème sont définies afin de garantir que PRINCE2 soit préalablement adapté aux exigences individuelles du projet.

Apprentissage à partir de l'expérience et optimisation continue des normes

Comme l'indique le principe PRINCE 2, l'expérience contribue de manière significative à la réussite d'un projet : Projektron BCS vous permet de consigner facilement les expériences accumulées dans le projet en cours ou d'intégrer dans un nouveau projet les expériences et les enseignements déjà documentés d'autres projets. Vous améliorez ainsi continuellement vos processus et vos modèles pour les futurs projets PRINCE2.

Projektron BCS vous offre la possibilité d'enregistrer, outre des structures de projet complètes, des tâches individuelles, des listes de contrôle ou des workflows sous forme de modèles. Vous pouvez reprendre ces modèles de manière flexible dans vos projets dans le logiciel PRINCE2.

En définissant des modèles de fichiers, vous intégrez facilement des produits de gestion dans vos projets PRINCE2. Ainsi, vous n'oubliez pas les produits importants et vous veillez à ce qu'ils soient disponibles dans une mise en page uniforme pour tous les projets.

Rôles de projet PRINCE2 : Droits et responsabilités facilement attribués

Avec l'attribution flexible et détaillée des droits dans Projektron BCS, vous représentez l'ensemble des rôles d'utilisateur spécifiques à PRINCE2 selon le principe 3 très simplement par des affectations :

MandantChef de projet / gestionnaire de projetAssurance du projet
Représentant des utilisateursResponsable d'équipeGestion du programme
Représentant des fournisseursSoutien du projetComité de modification

Ces affectations donnent automatiquement à chaque utilisateur des droits de visualisation et d'action appropriés, basés sur son rôle respectif dans le projet. Un chef d'équipe, par exemple, obtient automatiquement les droits nécessaires pour tous les lots de travaux de son sous-projet via l'affectation.

Dans votre projet PRINCE2, les rôles fixes du projet peuvent également être représentés dans un diagramme. D'un seul coup d'œil, vous voyez qui est le chef de projet ou qui fait partie du support de projet. L'organigramme peut également être utilisé dans les rapports et les exportations.

7 phases avec l'assistant PRINCE2 : soutien complet de SU à CP

En tant que logiciel PRINCE2, Projektron BCS vous assiste pendant votre travail avec des assistants adaptés aux différentes phases de gestion de vos projets PRINCE2. De la préparation et de la planification jusqu'à la clôture d'un projet. Les assistants vous guident processus par processus tout au long du cycle de vie du projet PRINCE :

SU : Starting up a Project (préparation d'un projet)

IP : Initiiating a Project (lancement d'un projet)

CS : Controlling a Stage (Contrôle d'une phase de projet)

DP : Directing a Project (Pilotage d'un projet)

SB : Managing a Stage Boundary (Gestion de la limite d'une étape)

MP : Managing Product Delivery (gestion de la livraison d'un produit)

CP : Closing a Project (Clôture d'un projet)

Si nécessaire, les assistants peuvent être adaptés à vos besoins. De cette manière, vous pouvez par exemple créer des assistants différents pour des projets PRINCE2 de différentes tailles. Les assistants PRINCE2 sont liés au module PRINCE2.

7 phases de projets PRINCE2 : Représenter de manière flexible avec Projektron BCS

Dans Projektron BCS, le modèle de phase de PRINCE2 peut être mis en œuvre de deux manières : soit en le représentant par des sous-projets, soit par des phases de projet.

Méthode des sous-projets : chaque sous-projet représente une phase de projet.

Méthode des phases de projet : les phases PRINCE2 sont représentées directement dans le plan sous forme de phases de projet. Les phases peuvent être marquées en couleur et des jalons peuvent être posés à la fin d'une phase.

Le choix entre les deux méthodes dépend des exigences spécifiques de votre projet et de la structure organisationnelle que vous préférez.

Dans quelle phase se trouve le projet PRINCE2 ? Dans le calendrier du logiciel PRINCE2, les phases du projet sont représentées de manière rapidement visible, vous définissez vous-même les couleurs.

Gestion spécifique des ressources : exploiter les capacités

Dans Projektron BCS, vous réservez des capacités de collaborateurs pour des paquets de travail individuels, des phases de projet ou l'ensemble du projet PRINCE2. L'aperçu des ressources de Projektron BCS vous permet de vérifier rapidement la capacité disponible à un moment donné.

Thilo Menges

Chef du département Numérisation & Innovation, Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH

"Environ 20 chefs de projet, responsables de projets dans les trois domaines clés que sont l'informatique, la numérisation & l'innovation et la recherche, sont activement impliqués dans l'utilisation de BCS, car ils ont en partie recours aux mêmes ressources pour mener à bien leurs projets. Pour nos grands projets, nous utilisons également, dans la mesure où cela convient à l'organisation dans un cas particulier, la méthode de gestion de projet PRINCE2, que BCS soutient de manière optimale avec des fonctionnalités et des assistants correspondants".

Arne Hennes

Bureau de gestion de projet de DVZ M-V GmbH

«Depuis 2008, PRINCE2 est la seule méthode obligatoire avec laquelle tous les projets de développement sont menés. Dans les projets de développement de logiciels, cette approche se mêle à la méthode agile Scrum. (...) L'ensemble du paysage applicatif a été consolidé avec l'introduction de BCS : là où 10 à 15 outils étaient utilisés auparavant, tout est aujourd'hui couvert par BCS, nous économisons ainsi non seulement des coûts et des efforts pour l'exploitation, mais aussi pour les formations internes.»

Management by exception en accord avec le comité de pilotage : limites de tolérance

Le management par exception au sens du principe fondamental 5 de PRINCE2 est facile à mettre en œuvre : Dans l'aperçu du projet du logiciel PRINCE2, vous voyez exactement, à l'aide des tachymètres, si vous vous trouvez encore dans la zone verte ou si les valeurs planifiées menacent d'être dépassées et si vous devez éventuellement consulter. L'assistant CS (Control Stage) vous aide à piloter une phase et à vérifier son état.

En collaboration avec le comité de pilotage, vous pouvez, en tant que chef de projet, définir les limites de tolérance pour vos valeurs de projet pour chaque phase du projet. Dans l'aperçu du projet du logiciel PRINCE2, vous voyez exactement, à l'aide des tachymètres, si vous vous trouvez encore dans la zone verte ou si vous devez éventuellement consulter.

Orientation produit, gestion des produits et gestion de la qualité

Le principe 6 de PRINCE2 est la focalisation sur les produits. Dans le contexte de PRINCE2, le terme "produit" est utilisé comme terme générique pour tous les résultats qui doivent être obtenus par un projet. Cela correspond pour l'essentiel au "livrable" du guide PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Toutefois, PRINCE2 interprète la notion de produit dans un contexte plus large.

Projektron BCS met l'accent sur l'orientation produit en permettant la définition et la livraison de produits. Les activités de gestion de la qualité sont prises en charge dans la mesure où les exigences relatives au produit ou au produit partiel sont représentées et soumises à un processus de contrôle et d'acceptation standardisé. La planification, le suivi et le contrôle du projet sont axés sur les produits. Le logiciel relie les niveaux de structure des produits aux niveaux de structure des projets et avertit les responsables par e-mail en cas de modification.

Réseau graphique pour les produits : Suivre d'un coup d'œil les prédécesseurs et les successeurs d'un produit

La gestion des produits s'effectue dans une structure hiérarchique composée de différents éléments de structure de produit :

Produit final du projet : définit le contenu et l'objectif d'un projet.

Groupe de produits : sert à regrouper les produits individuels et les produits individuels externes.

Produit individuel : produits qui contribuent à la livraison du produit final du projet dans le respect de la qualité.

Produit partiel : l'élément hiérarchique le plus bas qui définit le cadre des étapes de planification pertinentes.

Produit individuel externe : fourni par des parties externes et peut exister déjà ou être créé en dehors du projet.

Le réseau graphique pour les projets PRINCE2 dans Projektron BCS donne une vue d'ensemble des produits liés entre eux.

Les flèches bleues symbolisent une relation prédécesseur-successeur.

Les flèches grises représentent la hiérarchie.

Il est en outre possible de représenter ses propres relations.

Un clic permet d'examiner un produit en détail. La relation prédécesseur-successeur est alors encore plus clairement représentée.

Registre de qualité : critères pour une gestion de produit et de projet réussie

Pour un produit de haute qualité de votre projet selon le principe 6, vous saisissez vos critères dans le registre de qualité du logiciel PRINCE2 Projektron BCS. Vous y définissez facilement et de manière centralisée en un seul endroit qui est responsable de la vérification et de l'acceptation des critères de qualité. Les personnes compétentes de l'équipe peuvent afficher sur leur tableau de bord, leur aperçu personnel, les blocs correspondants pour une vue d'ensemble rapide et un accès rapide pour le traitement de vos projets PRINCE2 :

Points en suspens : Vous trouverez ici les tickets escaladés pour les traiter, les commenter, les résoudre et mettre fin à l'escalade.

Contrôle de qualité - Exécution : vous effectuez ici des contrôles de qualité sur les produits.

Contrôle qualité - Réception : le donneur d'ordre vérifie l'activité de gestion de la qualité et la réceptionne.

Dans toutes les phases du projet, vous gardez une vue d'ensemble sur votre tableau de bord, vous pouvez travailler directement sur les tâches à accomplir, initier les activités nécessaires ou les réaliser vous-même et vous êtes immédiatement en mesure de fournir des informations au comité de pilotage. De la même manière qu'il est possible de définir un responsable pour les critères, il est possible de définir les responsables des risques pour les risques.

Gestion des changements : les points en suspens dans l'aperçu personnel

La gestion des changements dans votre projet fonctionne grâce aux points ouverts que les membres du comité de pilotage peuvent consulter dans leur aperçu personnel. En tant que Project Manager, vous transmettez les validations et les modifications directement au comité de pilotage par le biais de tickets. Celui-ci peut vérifier et approuver directement les points ouverts en un seul clic.

Vous pouvez en outre exporter l'ensemble de votre business case sous forme de rapport à partir du logiciel PRINCE2.

  

Gestion de projet PRINCE2 avec Projektron BCS - Aperçu de vos avantages

Outils clairement structurés pour la mise en œuvre des sept principes de base PRINCE2

Solution adaptable, simple, flexible et librement modulable pour des projets de toutes tailles et de toutes complexités

Attribution facile à comprendre des tâches et des responsabilités au sein de l'équipe de projet

Soutien complet pour l'organisation et la gestion de projet avec des modèles et des assistants

Contrôle aisé des modifications de l'étendue du projet, du calendrier ou du budget.

Rapports et analyses clairs : et aperçu de l'état du projet.

Intégration agile : possibilité d'intégrer de manière transparente des méthodes agiles pour une gestion de projet flexible.

Adaptation facile aux exigences individuelles des projets, en mettant l'accent sur la réussite des projets.

  

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