PRINCE2
Procesos estandarizados para sus proyectos - software PRINCE2 Projektron BCS
Proyectos bajo control: el método de gestión de proyectos PRINCE2 orientado a los procesos proporciona un marco estructurado para sus proyectos con siete fases de proyecto predefinidas y recomendaciones de actuación específicas. Con el software PRINCE2 Projektron BCS puede planificar fácilmente sus procesos PRINCE2 y apoyar a sus equipos de proyecto en un trabajo de proyecto estandarizado y de alta calidad.
Herramientas PRINCE2 en Projektron BCS
Qué pasaría si su software de gestión de proyectos para PRINCE2....
➤ fuera compatible con los siete principios, temas y procesos básicos de PRINCE2?
➤ fuera lo suficientemente flexible para responder a proyectos de diferentes tamaños y complejidad?
➤ ¿sería escalable para apoyar proyectos pequeños y grandes en su organización de manera eficaz y eficiente?
➤ ¿proporcionaría definiciones claras de roles, funciones y responsabilidades en el equipo del proyecto?
➤ ¿proporcionaría un soporte completo para la gestión de documentos, incluidas plantillas específicas de PRINCE2?
➤ ¿proporcionaría mecanismos para gestionar los cambios en el alcance, el calendario o el presupuesto del proyecto?
➤ proporcionar capacidades eficaces de información y análisis para supervisar el estado y el progreso del proyecto y apoyar la toma de decisiones?
➤ ¿integrar métodos ágiles para permitir una gestión híbrida del proyecto (incluido PRINCE2® Agile)?
PRINCE2® significa "Proyectos en Entornos Controlados". El "2" simboliza que se deriva de un enfoque específico de las TI. PRINCE2 está reconocido y se practica en todo el mundo y se caracteriza por su método orientado a procesos, que se basa en 7 principios básicos, 7 temas y 7 procesos. En comparación con otros métodos, ofrece una estructura clara y procedimientos estandarizados, lo que lo hace atractivo para empresas y organizaciones de todos los tamaños y sectores.
El método está
orientado a procesos
orientado al producto
escalable
Sus puntos fuertes radican en su flexibilidad y adaptabilidad a distintos entornos de proyecto, así como en la integración de métodos ágiles, lo que lo convierte en una opción popular como componente de la gestión de proyectos híbridos. Es especialmente adecuado para proyectos que requieren una estructura de gobernanza clara y centrarse en los beneficios a largo plazo.
Principios básicos de PRINCE2: herramientas para cada principio en BCS
Los siete principios de PRINCE2 constituyen la columna vertebral de un proyecto. Se aplican una y otra vez.
Principio básico 1 de PRINCE2: Justificación continua del negocio
Projektron BCS aplica este principio mediante el caso de negocio, que proporciona una justificación empresarial continua. Este documento contiene el caso de negocio, los objetivos alcanzables, los recursos, los entregables y el proceso de implementación. El caso de negocio contiene la información que define si el proyecto es factible, realizable y una inversión que merece la pena.
A continuación, los jefes de proyecto registran los datos pertinentes, como los 6 objetivos clave de rendimiento (tiempo, coste, calidad, alcance, riesgos y beneficios), en un documento, el plan de proyecto, que sirve de documento base para garantizar que el proyecto tenga siempre una justificación clara, una necesidad definible y un beneficio sostenible para el cliente.
Principio básico 2 de PRINCE2: Aprender de la experiencia
En cada límite de fase, delimitado en el calendario por hitos, el director del proyecto documenta las lecciones aprendidas durante la fase actual para mejorar el trabajo en fases futuras. También es responsable de actualizar el plan del proyecto y el caso de negocio y de planificar la siguiente fase. En Projektron BCS, todos los documentos relevantes se almacenan de forma centralizada en el proyecto y pueden actualizarse aquí a medida que avanza el proyecto. Gracias al versionado automático, no se pierde ninguna información histórica.
Las experiencias de proyectos anteriores pueden integrarse en Projektron BCS y utilizarse para proyectos actuales y futuros. La herramienta permite registrar nuevas experiencias y almacenarlas de forma sostenible, así como acceder a ellas para proyectos posteriores.
Principio básico 3 de PRINCE2: Funciones y responsabilidades definidas
Projektron BCS mapea los roles específicos del método PRINCE2 con la ayuda de asignaciones y permite la definición individual de derechos de acción y derechos de página para cada asignación con el fin de garantizar roles, funciones, responsabilidades y competencias claramente definidos dentro de la organización del proyecto.
Principio básico 4 de PRINCE2: Control mediante fases de gestión
El software permite dividir los proyectos en diferentes fases y evaluar el progreso y comprobar el estado del proyecto a intervalos regulares. Projektron BCS ofrece varias posibilidades para implementar y controlar las fases del proyecto, incluida la posibilidad de asignar fases mediante subproyectos y asignar colores para proporcionar una clara distinción visual en el calendario y el diagrama de Gantt.
Principio básico 5 de PRINCE2: Gestión por excepción
El software apoya la gestión por excepción proporcionando tacómetros y gráficos para reconocer cuándo se superan los valores planificados, teniendo en cuenta las tolerancias definidas. Projektron BCS ofrece varias vistas y acciones para informar de puntos abiertos o riesgos y sólo permite escalar en situaciones excepcionales.
Principio básico 6 de PRINCE2: Orientación al producto
Projektron BCS hace hincapié en la orientación al producto permitiendo la definición y entrega de productos. Las actividades de gestión de la calidad se apoyan en la definición de los requisitos del producto o subproducto y en su sometimiento a un proceso estandarizado de pruebas y aceptación. La planificación, el seguimiento y el control del proyecto están alineados con los productos. El programa vincula los niveles de estructura del producto con los niveles de estructura del proyecto.
Principio básico 7 de PRINCE2: adaptarse al entorno del proyecto
Projektron BCS permite una adaptación flexible de los principios, temas y procesos a los requisitos individuales de cada proyecto. El software garantiza que no se omita nada, pero los pasos del proceso pueden combinarse o ampliarse y las funciones pueden desempeñarse individualmente o, en el caso de proyectos más pequeños, agruparse en una sola persona. Para cada tema se definen unos requisitos mínimos de personalización que garantizan la adaptación previa de PRINCE2 a los requisitos individuales del proyecto.
Aprender de la experiencia y optimizar continuamente las normas
Como se indica en el Principio PRINCE 2, la experiencia contribuye de forma significativa al éxito de un proyecto: Projektron BCS le permite registrar fácilmente la experiencia adquirida en el proyecto actual o incorporar a un nuevo proyecto la experiencia y el aprendizaje ya documentados de otros proyectos. Esto le permite mejorar continuamente sus procesos y sus plantillas para futuros proyectos PRINCE2.
Además de estructuras de proyecto completas, Projektron BCS también le permite almacenar tareas individuales, listas de comprobación o flujos de trabajo como plantillas. Puede transferir de forma flexible estas plantillas a sus proyectos en el software PRINCE2.
Puede integrar fácilmente los productos de gestión en sus proyectos PRINCE2 definiendo plantillas de archivos. De este modo, no olvidará los productos importantes y se asegurará de que estén disponibles en un diseño estandarizado en todos los proyectos.
Roles de proyecto PRINCE2: Asignación sencilla de derechos y responsabilidades
Gracias a la asignación flexible y detallada de derechos en Projektron BCS, puede asignar fácilmente el conjunto de roles de usuario específicos de PRINCE2 según el Principio 3:
| Cliente | Jefe de proyecto / Director de proyecto | Aseguramiento del proyecto |
| Representante del usuario | Jefe de equipo | Gestión del programa |
| Representante del proveedor | Apoyo al proyecto | Comité de cambio |
Estas asignaciones otorgan automáticamente a cada usuario los derechos de vista y acción adecuados en función de su función respectiva en el proyecto. Un jefe de equipo, por ejemplo, recibe automáticamente los derechos necesarios para todos los paquetes de trabajo de su subproyecto a través de la asignación.
En su proyecto PRINCE2, las funciones fijas del proyecto también pueden visualizarse en un diagrama. Puede ver de un vistazo quién es el director del proyecto o quién pertenece al equipo de apoyo al proyecto. El organigrama también puede utilizarse en informes y exportaciones.
7 fases con el asistente PRINCE2: apoyo completo de la UA al PC
Como software PRINCE2, Projektron BCS le ayuda durante su trabajo con asistentes adecuados para las respectivas fases de gestión de sus proyectos PRINCE2. Desde la preparación y planificación hasta la finalización de un proyecto. Los asistentes le guiarán proceso a proceso a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto PRINCE:
SU: Puesta en marcha de un proyecto (Preparación del proyecto)
IP: Iniciación de un proyecto (Initiating a Project)
CS: Controlling a Stage (control de una fase del proyecto)
DP: Dirigir un proyecto
SB: Gestión de un Límite de Etapa (Gestión de una Transición de Etapa)
MP: Gestión de la entrega del producto
CP: Cerrar un proyecto
Si lo desea, los asistentes pueden personalizarse en función de sus necesidades. Así, por ejemplo, puede crear asistentes PRINCE2 diferentes para proyectos de distintos tamaños. Los asistentes PRINCE2 están vinculados al módulo PRINCE2.
Las 7 fases de los proyectos PRINCE2: Mapeo flexible con Projektron BCS
En Projektron BCS, el modelo de fases PRINCE2 puede implementarse de dos formas: mediante la asignación con subproyectos o con fases de proyecto.
- Método de subproyectos: cada subproyecto representa una fase de proyecto.
- Método de fases de proyecto: las fases PRINCE2 se representan directamente en el plan como fases de proyecto. Las fases pueden codificarse por colores y pueden fijarse hitos para marcar el final de una fase.
La elección entre los dos métodos depende de los requisitos específicos de su proyecto y de su estructura organizativa preferida.
¿En qué fase se encuentra el proyecto PRINCE2? En el calendario del software PRINCE2, las fases del proyecto se muestran claramente y usted mismo puede definir fácilmente los colores.
Gestión específica de recursos: utilizar capacidades
En Projektron BCS puede reservar capacidades de empleados para paquetes de trabajo individuales, fases de proyecto o para todo el proyecto PRINCE2. En la vista previa de recursos de Projektron BCS puede comprobar rápidamente cuántas capacidades libres hay actualmente.
Jannik Knoblich
Director de Proyectos, Departamento de Modernización y Digitalización, Administración Electrónica, Oficina de Digitalización e Informática de la Ciudad Hanseática y Universitaria de Rostock
"La gestión de proyectos de la Ciudad Hanseática y Universitaria de Rostock se basa, entre otros, en los pilares de la metodología de gestión de proyectos PRINCE2. (...) BCS está armonizado con estos métodos en consecuencia. Las funciones que puede utilizar el módulo "PRINCE2" implementado en BCS son útiles a este respecto."
Thilo Menges
Director de Desarrollo Corporativo, Universidad Médica de Lausitz - Carl Thiem
"Unos 20 gestores de proyectos responsables de proyectos en las tres áreas principales de TI, Digitalización e Innovación e Investigación participan activamente en el uso de BCS, ya que utilizan algunos de los mismos recursos para llevar a cabo sus proyectos. Para nuestros grandes proyectos utilizamos también el método de gestión de proyectos PRINCE2, en la medida en que se adapte a la organización en cada caso concreto, que BCS apoya de forma óptima con funcionalidades y los correspondientes asistentes."
Arne Hennes
Oficina de gestión de proyectos, Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
«Desde 2008, PRINCE2 es el único método vinculante con el que se llevan a cabo todos los proyectos de desarrollo. En los proyectos de desarrollo de software, este enfoque se mezcla con el método ágil Scrum. (...) Todo el panorama de aplicaciones se ha consolidado con la introducción de BCS: donde antes había entre 10 y 15 herramientas en uso, ahora todo está cubierto por BCS, con lo que no sólo ahorramos costes y esfuerzos de funcionamiento, sino también de formación interna.»
Gestión por excepción en consulta con el comité de dirección: límites de tolerancia
La gestión por excepción según el Principio 5 de PRINCE2, más fácil que nunca: En la vista general del proyecto del software PRINCE2, puede utilizar los velocímetros para ver exactamente si aún se encuentra en la zona verde o si los valores del plan amenazan con sobrepasarse y es posible que deba consultar al comité de dirección. El asistente CS (Control Stage) le ayuda a controlar una fase y comprobar su estado.
Junto con el comité de dirección, usted como director del proyecto puede definir los límites de tolerancia de los valores de su proyecto para cada fase del mismo. En la vista general del proyecto del software PRINCE2, puede utilizar los velocímetros para saber exactamente si aún se encuentra en la zona verde o si necesita consultar con el director del proyecto.
Orientación al producto, gestión de productos y gestión de calidad
El Principio 6 de PRINCE2 se centra en los productos. En el contexto de PRINCE2, el término "producto" se utiliza como término genérico para todos los resultados que debe alcanzar un proyecto. En esencia, se corresponde con el término "entregable" de la Guía del PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Sin embargo, PRINCE2 interpreta el término producto en un contexto más amplio.
Projektron BCS hace hincapié en la orientación al producto permitiendo la definición y entrega de productos. Las actividades de gestión de la calidad se apoyan en la definición de los requisitos del producto o subproducto y en su sometimiento a un proceso normalizado de pruebas y aceptación. La planificación, el seguimiento y el control del proyecto están alineados con los productos. El programa vincula los niveles de estructura del producto con los del proyecto y notifica a los responsables por correo electrónico en caso de cambios.
Diagrama de red gráfico para productos: Trace el predecesor y el sucesor de un producto de un vistazo
Los productos se gestionan en una estructura jerárquica compuesta por varios elementos de estructura de producto:
Producto final del proyecto: Define el contenido y el objetivo de un proyecto.
Grupo de productos: Sirve para agrupar productos individuales y productos individuales externos.
Producto individual: Productos que contribuyen a la entrega conforme a la calidad del producto final del proyecto.
Subproducto: El elemento jerárquico más bajo que define el marco para los pasos de planificación pertinentes.
Producto individual externo: Entregado por partes externas y que puede existir ya o crearse fuera del proyecto.
El diagrama de red gráfico para proyectos PRINCE2 en Projektron BCS ofrece una visión general de los productos relacionados.
Las flechas azules simbolizan una relación predecesor-sucesor.
Las flechas grises representan la jerarquía.
También es posible visualizar sus propias relaciones.
Un producto puede visualizarse en detalle con un solo clic. La relación predecesor-sucesor se muestra de forma aún más clara.
Registro de calidad: Criterios para el éxito de la gestión de productos y proyectos
Para garantizar un producto de alta calidad para su proyecto de acuerdo con el Principio 6, registre sus criterios en el registro de calidad del software PRINCE2 Projektron BCS. Aquí puede definir de forma cómoda y centralizada quién es el responsable de comprobar y aprobar los criterios de calidad. Los responsables del equipo pueden visualizar los bloques correspondientes en su panel de control, la vista general personal, para obtener una vista general rápida y un acceso rápido para la tramitación de sus proyectos PRINCE2:
Puntos abiertos: Aquí se encuentran los tickets escalados para editar, comentar, resolver y finalizar el escalado.
Control de calidad - aplicación: Aquí se realizan los controles de calidad de los productos.
Control de calidad - aceptación: El cliente comprueba la actividad de gestión de la calidad y la acepta.
En todas las fases del proyecto, usted mantiene una visión de conjunto en su tablero, puede trabajar directamente en las tareas pendientes, iniciar las actividades necesarias o llevarlas a cabo usted mismo y puede facilitar información inmediatamente al comité de dirección. Del mismo modo que se puede definir un responsable para los criterios, también se pueden definir responsables para los riesgos.
Gestión de cambios: visión personal de los puntos abiertos
La gestión de cambios en su proyecto funciona a través de los puntos abiertos que los miembros del comité de dirección pueden ver en su resumen personal. Como gestor de proyectos, puede escalar las aprobaciones y los cambios en los tickets directamente al comité de dirección. Pueden comprobar y aprobar los puntos abiertos directamente con un solo clic.
También puede exportar todo su caso de negocio como informe desde el software PRINCE2.
Gestión de proyectos PRINCE2 con Projektron BCS: las ventajas de un vistazo
Herramientas claramente estructuradas para aplicar los siete principios PRINCE2
Solución sencilla, flexible y personalizable para proyectos de cualquier tamaño y complejidad
Asignación fácil de tareas y responsabilidades dentro del equipo del proyecto
Soporte integral para la organización y gestión de proyectos con plantillas y asistentes
Control sin esfuerzo de los cambios en el alcance, el calendario o el presupuesto del proyecto
Informes y análisis claros: así como información sobre el estado del proyecto
Integración ágil: capacidad de integrar a la perfección métodos ágiles para una gestión flexible del proyecto
Fácil personalización según los requisitos de cada proyecto, centrándose en la finalización satisfactoria del mismo
