Gestión de documentos: toda la información disponible, en cualquier momento

Funciones DMS en Projektron BCS para una gestión eficaz de los documentos

Ya sea en proyectos individuales o en toda la empresa: sus documentos están en buenas manos en Projektron BCS. Además de las completas funciones de gestión de proyectos, BCS también incluye un potente sistema de gestión de documentos (DMS) integrado.


Sistema de gestión de documentos: indispensable, no sólo en la gestión de proyectos

Ya sea en el trabajo de proyectos o simplemente en la cooperación interdepartamental cotidiana: los empleados dependen a menudo del acceso a los mismos documentos desde diferentes lugares para aclarar las mismas o diferentes cuestiones, para recuperar, transmitir y archivar información. Esto es difícilmente concebible sin un sistema de gestión de documentos (DMS). Especialmente en la gestión de proyectos, el acceso permanente, independiente de la ubicación y rápido a los documentos relevantes es crucial.

Por ello, Projektron BCS ofrece mucho más que amplias funciones para la planificación y la gestión de sus proyectos. Projektron BCS también cubre las funciones del software de gestión de documentos:

➤ Todos los datos relevantes se almacenan de forma centralizada y se puede acceder a ellos de forma centralizada.

➤ Los documentos se almacenan en una estructura de archivo uniforme para poder recuperarlos.

➤ Los empleados autorizados siempre tienen acceso a la información relevante desde cualquier lugar.

➤ Se facilita el trabajo en equipo, ya que todos los miembros tienen acceso a las últimas versiones de los documentos.

➤ Se acabaron los duplicados y las versiones obsoletas de los documentos.

➤ Gracias al versionado automático, los cambios siguen siendo rastreables.

➤ Las funciones de búsqueda y filtro facilitan la transferencia de conocimientos y la investigación.

  • Almacenamiento de archivos en Projektron BCS
  • Gracias al potente búsqueda de texto completo, usted tiene acceso rápido a los documentos almacenados en Projektron BCS

Marcus Brandl

Puesto de trabajo operativo de gestión y planificación empresarial en it4logistics AG

Nuestros clientes son internacionales y muchos de nuestros empleados pasan mucho tiempo en las empresas a las que servimos. Sin embargo, gracias al acceso móvil a BCS, todos los datos relevantes están a su disposición. En el repositorio de archivos vinculado al proyecto correspondiente, los documentos relevantes pueden gestionarse de forma centralizada, por un lado, y por otro nuestros empleados pueden acceder fácilmente a los documentos importantes en las instalaciones del cliente.

Gestión sencilla de documentos para proyectos y más

Con la gestión de documentos en Projektron BCS, los archivos relevantes están a disposición de su equipo de proyecto en una estructura de archivo uniforme. No sólo facilita el trabajo en equipo, sino que también evita la duplicación innecesaria del trabajo y los costes de espacio de almacenamiento de los duplicados.

Puedes cargar nuevos documentos de forma fácil y cómoda en el almacén de archivos:

  • Sólo tiene que seleccionar el almacenamiento de archivos deseado en Projektron BCS, por ejemplo, en una fecha de reunión.
  • Seleccione uno o varios archivos en su ordenador
  • Arrastre y suelte los documentos en su interfaz de usuario de Projektron BCS.

Puede asignar sus documentos en cualquier formato de archivo a tareas, proyectos, tickets y citas, así como a personas y organizaciones o a contratos y artículos de inventario. Los archivos de Microsoft Office que hayas insertado en tu almacén de archivos pueden editarse directamente en el navegador. La versión del archivo se actualiza automáticamente después de guardarlo.

Si su correspondencia por correo electrónico se importa a Projektron BCS, también puede archivar los archivos adjuntos del correo electrónico en el elemento de estructura correspondiente, por ejemplo, en el proyecto. De este modo, la gestión de documentos en Projektron BCS apoya la gestión de calidad en toda la empresa. También son posibles los enlaces de archivos. De esta manera, sus empleados pueden ver un documento exactamente donde necesitan la información.

Versionado automático: todos los documentos actualizados

Si edita o guarda un documento, Projektron BCS versiona su archivo automáticamente. Esto garantiza que todo el mundo trabaje con la versión actual de un documento y que sus clientes o socios comerciales nunca reciban de usted versiones de archivos obsoletas. Las versiones antiguas, los estados intermedios y el original del archivo permanecen intactos. Puedes recuperarlos y reconstruirlos en cualquier momento. Al mismo tiempo, el sistema de gestión de documentos evita la creación involuntaria de duplicados de un documento.

Además, un bloqueo evita los cambios paralelos y los consiguientes conflictos de almacenamiento y de versión. La transparencia también está garantizada: Projektron BCS muestra la versión, la fecha de almacenamiento y el editor de un documento. Así, en el registro se puede seguir con detalle el historial completo de los documentos.

¿Quieres volver a una versión anterior? No hay problema con la gestión de documentos en Projektron BCS: el versionado automático garantiza que todas las versiones intermedias de un documento sigan siendo accesibles a través del archivo central de documentos.

Archivados con seguridad y encontrados con rapidez: Búsqueda de texto completo

¿Desea buscar una palabra clave en sus documentos? Por supuesto, la cómoda búsqueda de texto completo de Projektron BCS también está disponible en la gestión de documentos.

Si se buscan PDFs, documentos de Microsoft Office y archivos de texto, se pueden ver incluso los extractos de texto asociados en la lista de resultados, además de la ruta y el nombre del archivo. Además, puede añadir palabras clave a sus documentos mediante metadatos para optimizar aún más la búsqueda.

En pocos segundos puede encontrar el documento que busca o incluso puede crear documentaciones completas a partir de varios archivos sobre un tema, proceso o periodo de tiempo.

Derechos de acceso y edición: la configuración correcta para todos

La seguridad de la información y la protección de datos son especialmente importantes en el contexto de la gestión de documentos y, por lo tanto, se integran directamente en la gestión de derechos de Projektron BCS. De este modo, puede definir quién está autorizado a leer, borrar o actualizar qué documentos y directorios de forma sencilla, detallada y segura.

Acceso basado en la web al DMS con navegador y WebDAV

Puede acceder cómodamente a todas las funciones de gestión de documentos a través de la interfaz de usuario basada en la web de Projektron BCS. Esto significa que tus archivos también están disponibles cuando estás en movimiento.

Además, puede acceder a los documentos de las carpetas web basadas en el estándar WebDAV a través de Projektron BCS. La ventaja particular de WebDAV es que los sistemas operativos comunes y las aplicaciones de Office son compatibles con este estándar, lo que permite, por ejemplo, versionar los documentos. Puede acceder a los archivos desde su sistema de archivos, así como a través de Projektron BCS.

Como WebDAV es una extensión del protocolo HTTP, es compatible con Microsoft Windows, Linux/UNIX y Mac OS.

Si sus documentos están en una plataforma Microsoft SharePoint, también puede editarlos, eliminarlos o bloquearlos a través de Projektron BCS.

Gestión de documentos de Projektron BCS: sus ventajas de un vistazo

Con el sistema de gestión documental integrado en Projektron BCS

almacenar sus documentos de forma revisada y conforme a la ley

Organizar y archivar los documentos digitales de forma centralizada

garantizar que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos

Asegurarse de que todos los miembros del equipo tienen la última versión de un documento

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