Gestión de recursos

Aplicación del sistema

Aproveche al máximo sus recursos: Projektron BCS ofrece nuevas posibilidades con la administración de empleados y la ayuda a la planificación.


Preparación de recursos para el proyecto

Análisis general de la carga de trabajo: puede observar el grado de carga de trabajo de sus empleados mediante barras de colores

Un extra para la gestión matriz

Ya sea organizador de usuarios o gestor de proyectos: la preparación de recursos para el proyecto se puede adaptar de forma flexible a los procesos de la empresa en la matriz de derechos de Projektron BCS.

Con los derechos adecuados, los responsables de líneas sin relación con un proyecto pueden determinar quién pertenece al equipo del proyecto. Con pocos clics también se pueden cambiar asignaciones, por ejemplo si hay dificultades en la capacidad.

También se puede realizar fácilmente una clara división de la gestión de recursos y la gestión de proyectos. Si el gestor del proyecto planifica su proyecto con comodines, el responsable de línea puede asignar a sus trabajadores.

Ya sea para los departamentos internos, socios externos, o directamente en el proyecto: Projektron BCS le apoya en la programación diaria de los empleados durante largos períodos. La vista programación de trabajo le muestra los días en que los empleados están bloqueados. De esta forma puede ver fácil y cómodamente, cuáles de los empleados estarán disponibles para el proyecto. Además, la vista general visualiza los encargos que requieren varios días y donde existen conflictos de programación.

Planificación de proyectos

Gestión de vacaciones y coordinación de sustitutos

Gestión de recursos global: Projektron BCS también tiene en cuenta sus vacaciones

Flujo de aprobación integrado

¿Quiere irse de vacaciones? Con el calendario de citas puede planificar y solicitar sus vacaciones y su horario flexible en un instante. Pueden ser las vacaciones de este año o los días que le quedan del año anterior: con Projektron BCS puede consultar las vacaciones que le quedan en cualquier momento.

La fechas en las que sus colegas no están en la oficina aparecen tanto en el calendario de citas como en el plan de vacaciones. Incluso se tienen en cuenta los días festivos, los modelos de tiempo de trabajo individuales y las bajas por enfermedad.

El responsable de personal recibe un correo electrónico de Projektron BCS informándole tan pronto como un empleado solicite las vacaciones. Con un clic puede aceptar o rechazar solicitudes. Desde la notificación a otros empleados pasando por la coordinación de suplentes hasta la actualización del plan de vacaciones: Projektron BCS realiza automáticamente todos los pasos.

Tanto vacaciones, enfermedades o viajes de negocios: si un empleado no se encuentra en la oficina, se necesitará un sustituto. Con los periodos de sustitución de Projektron BCS tiene la posibilidad de organizar fácilmente su sustitución.

En el periodo definido, el sustituto obtiene acceso a su vista personal y puede ver sus citas. Además, durante su ausencia, el sustituto puede procesar sus tareas, tickets y flujos de trabajo, y registrar sus gastos.

¿Debe cancelar sus vacaciones? Registre cómodamente que no desea atenerse a dicho periodo de vacaciones (el sistema se lo notificará al responsable de recursos humanos).

Trabajo en equipo

Otras funciones en la gestión de recursos

Compensación de la capacidad

Planificaciones realistas

A fin de gestionar de forma sistemática las capacidades de los empleados, es imprescindible conocer tanto el grado de carga de los departamentos y equipos de proyecto como de los empleados.

Projektron BCS determina el grado de carga no sólo mediante la empleación planificada en el proyecto y tiempos de trabajo acordados, sino que también tiene en cuenta otros factores, por ejemplo estimaciones del tiempo restante de los proyectos en curso y tickets, cargas básicas de las operaciones diarias, vacaciones, compensación de horarios flexibles, días libres y bajas por enfermedad.

La curva de utilización muestra una vista rápida: el gráfico recopila información importante y muestra de forma gráfica la sobrecarga y subocupación tanto de empleados individuales como de áreas completas de la empresa.

La participación de sus departamentos en los proyectos y las capacidades que están libres se pueden ver en la matriz Gasto del proyecto/Departamento. Aquí también aparece información importante, por ejemplo, sobre el estado del proyecto, la duración o el tiempo restante.

La vista previa de recursos le ofrece análisis aún más detallados: si por ejemplo quiere analizar el motivo exacto de la sobrecarga de un empleado, sólo tiene que mostrar sus citas, proyectos, tareas y tickets.

Datos de empleados centralizados

En un mismo lugar

Datos de empleados actuales y fiables, fáciles de acceder por personas autorizadas: en Projektron BCS ningún problema, ya que su estructura organizativa incluidos todos los datos personales necesarios se puede gestionar de forma centralizada con la gestión de recursos de Projektron BCS.

Dado nuestro enfoque global, las bases de datos estructuradas admiten una gran variedad de efectos sinergéticos. De esta forma las vacaciones acordadas según el contrato se adaptan automáticamente en la gestión de vacaciones igual que el modelo de tiempo de trabajo como base para el registro de tiempos y la vista preliminar de recursos. 

Asimismo, se pueden gestionar de forma centralizada y agrupar de forma flexible las tarifas horarias internas, por ejemplo, según el nivel de cualificación, tarifa o departamento. De esta forma,se ahorra tiempo, sobre todo en la gestión de datos.

Registro de tiempos

Gestión de candidatos

Gestión sencilla de solicitudes de trabajo

Desde un registro detallado de las solicitudes de trabajo hasta su configuración: Projektron BCS  permite gestionar los recursos humanos de candidaturas recibidas rápidamente con toda la información de registro relevante y seleccionar a los candidatos adecuados dentro del equipo.

No solo se registran las candidaturas de personas externas, sino también las de los empleados. Esto le permite gestionar específicamente las solicitudes internas.

Con el estado actual de la solicitud de trabajo y las opciones disponibles para el siguiente procedimiento, Projektron BCS le guía de forma segura durante todo el proceso de solicitud de trabajo.

La visión general de candidatos en forma de tabla hace mucho más sencilla la comparación de candidatos. Ya que, como es habitual en Projektron BCS, puede compilar y filtrar la información relevante de forma individual.

Además, si desea conocer personalmente a un candidato puede organizar una cita para una entrevista con tan solo unos clics. Gracias a la nueva categoría de citas los empleados invitados puede ver de un vistazo en su calendario que les han invitado a una entrevista de trabajo.

Tanto gestores de recursos humanos, directores de departamento o empleados: todos los participantes en el proceso de solicitud de trabajo pueden introducir una valoración personal y ayudar de este modo a seleccionar al candidato más adecuado.

Si ha encontrado al empleado adecuado, la configuración es muy sencilla: se traslada al candidato a un departamento interno de Projektron BCS. Ya no es necesario crear nuevos datos maestros.

Estructura organizativa flexible

Línea, matriz y más

Desde la sede, pasando por los departamentos hasta cada empleado individual: en la gestión de recursos Projektron BCS le ofrece la posibilidad de crear fácilmente la estructura de su organización. Independientemente de departamato y proyectos puede definir grupos de personas flexibles.

Tanto los grupos de personas completos como también las personas individuales pueden asignarse como gestores de proyectos durante su planificación. Se puede acceder cómodamente a los datos almacenados en la gestión de recursos y se puede incluso mostrar la capacidad de un único empleado o todo el grupo de personas durante la duración del proyecto.

Trabajo en equipo

Planificación de proyectos

Gestión de habilidades

Habilidades bien aprovechadas

¿Quién sabe hacer qué en la empresa? Esta pregunta no sólo es importante para la planificación del personal sino también para el director de proyectos, principalmente, durante la fase de creación del equipo.

En la gestión de recursos de Projektron BCS los empleados pueden incluir y valorar sus habilidades. Para evitar duplicados, las habilidades se gestionan de forma centralizada.

Mediante máscaras de búsqueda los directores de proyectos y de personal pueden encontrar fácilmente a empleados con cualificaciones, idiomas o certificados específicos, comprobar su disponibilidad y de esta forma recurrir de forma directa a los especialistas de los que dispone la empresa.

Planificación de proyectos

Complementos salariales

Representación flexible

Ya sea tiempos de viaje, horas nocturnas o trabajos en fin de semana: con Projektron BCS puede gestionar de forma centralizada como responsable de personal las desviaciones en la retribución regular. Las normas excepcionales las seleccionan los empleados directamente en el registro de tiempos.

Tanto los precios por hora distintos al sueldo base como los suplementos y las reducciones porcentuales y absolutas se pueden visualizar de forma flexible y evaluar con precisión.

Incluso los periodos de vigencia de estas normas excepcionales –por ejemplo de 23:00 a 06:00 o los domingos– se pueden definir con unos pocos clics. 

Por otra parte, es posible determinar si los recargos se apuntan de forma predeterminada para Pagar, se añaden a la Cuenta de tiempo de trabajo o se abonan en el Presupuesto de horario flexible.

¿Cobra suplementos a sus clientes en la factura? Puede almacenar estos suplementos externos y reglas directamente en clientes o proyectos. Los acuerdos especiales se facturarán en consecuencia al cliente.

Facturación de los gastos de viaje

Viajar sin preocupaciones

Con la gestión integrada de los gastos adicionales de Projektron BCS, sus empleados pueden registrar los gastos de viaje y recibos ya durante el viaje. Cuando un empleado realiza el mismo viaje de trabajo con frecuencia, tiene la posibilidad de copiar fácilmente los datos de un viaje anterior. Además, esos viajes se pueden guardar como favoritos para tenerlos a mano en todo momento. Como director de proyectos también podrá ver a cuánto ascienden los gastos de viaje del proyecto, así como cuánto puede facturar a su cliente.

Si durante un viaje se visita a varios clientes, cada cliente recibe en su factura únicamente los gastos de viaje que corresponden a su respectivo tramo de viaje. Cada país de trabajo puede incluir los gastos específicos de cada trabajador, de forma que se puedan tener en cuenta tanto las dietas válidas como varias divisas.

Un flujo de trabajo basado en el estado se encarga de que la liquidación sea correcta: una vez el empleado los haya confirmado y el director de proyectos o el contable los haya comprobado, Projektron BCS tiene en cuenta todos los gastos adicionales facturables y los añade automáticamente a la siguiente factura del cliente.

Asimismo, en el proyecto se pueden establecer dietas diarias adecuadas al destino del viaje, las cuales se pueden facturar de forma igualmente sencilla.

Si un empleado ha cubierto algún gasto adicional, Projektron BCS calcula automáticamente el reintegro. También se tienen en cuenta las posibles dietas.

Recursos materiales

Disponibles para su equipo

¿Está libre la sala de reuniones? ¿Se pueden utilizar los coches de la empresa o los portátiles? Un vistazo al calendario de Projektron BCS y sabrá exactamente cuándo y durante cuánto tiempo estará disponible un recurso. Para que siempre vaya sobre seguro en la gestión de recursos de Projektron BCS puede reservar los recursos necesarios de antemano.

Trabajo en equipo

Nuestros clientes están encantados

Chip online

Chip online

El software [Projektron BCS] equilibra automáticamente la capacidad. De esta forma los directores de proyectos pueden determinar rápidamente que no se hayan planificado erróneamente los recursos; los que muestran utilización máxima se pueden elegir.


Fuente: Die Mächtigen: Multiprojekt-Lösungen, Chip online, febrero de 2010

eantc schrenk

Gabriele Schrenk

Directiva de EANTC AG

Projektron BCS hace funcionar el engranaje: Con Projektron BCS se pueden establecer de un vistazo las repercusiones de tiempos de vacaciones o de enfermedad de nuestros empleados – así desaparece la corrección a mano con sus posteriores e inevitables errores.

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