Planificación y gestión de recursos
Implantación con sistema: funciones de software de planificación de recursos fiables en BCS
La planificación de recursos es una parte importante de la gestión de proyectos que garantiza que los recursos necesarios (participantes en el proyecto y recursos materiales) estén disponibles en sus proyectos en todo momento. También está relacionado con la planificación de tiempos y costes. Una planificación previsora de la capacidad protege a sus empleados del estrés, las horas extras y la insatisfacción. Aproveche al máximo sus recursos: planificar, programar y asignar personas, recursos financieros y recursos materiales es un juego de niños con BCS, ya que los datos de todos los módulos están disponibles en tiempo real para la planificación de recursos. Con el BCS, se reconocen los cuellos de botella inminentes en los recursos en una fase temprana y se toman medidas específicas para contrarrestarlos.
Dotación de recursos para los proyectos: Software de planificación de recursos
La gestión de los recursos en toda la empresa sólo puede tener éxito si la planificación de los recursos es previsora y completa. Con BCS, se accede a toda la información necesaria para la planificación holística de recursos de forma centralizada y en tiempo real.
En la gestión de la cartera, se aclara la disponibilidad de recursos incluso antes de que se libere el proyecto.
Además de las tareas del proyecto, también se vigila la actividad de las líneas en BCS.
Usted dota de personal a cada función del proyecto con los empleados adecuados en función de sus cualificaciones y competencias.
Además del director del proyecto, los jefes de equipo también participan en el proceso de planificación.
Puede reaccionar en tiempo real a los cambios en las prioridades y en la disponibilidad del personal y ajustar la planificación para cada escenario.
Puede programar los recursos materiales que gestiona de forma centralizada en el módulo de gestión de inventario de BCS con sólo unos clics.
Controla quién está trabajando en qué y cuánta capacidad tienes libre en cada momento.
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"Tenemos más eficacia y calidad en el trabajo de nuestros proyectos y podemos obtener más resultados con menos recursos".
Björn Höhne
Director Consulting, USU GmbH
"Para los gestores de proyectos, es importante poder tener en cuenta en una fase temprana las capacidades disponibles en los distintos grupos de competencias para la programación, pero también reconocer los posibles conflictos con otros proyectos. Para los responsables de RRHH, en cambio, la gestión de la carga de trabajo de sus empleados es esencial, tanto para evitar la sobrecarga permanente como para liberar a los empleados."
Alexandra Baldauf
Consultor empresarial, Goodson Softwaresolutions GmbH
"Gracias a la planificación de recursos y la gestión de vacaciones, siempre tenemos una visión general de los empleados que están disponibles. Esto nos permite contrarrestar a tiempo los cuellos de botella y garantizar a nuestros clientes una tramitación continua de los proyectos."
Thilo Menges
Jefe del Departamento de Digitalización e Innovación, Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH
"Los recursos, especialmente en un entorno técnico, son limitados. Aquí intervienen diferentes partes interesadas y diferentes actividades: Además de las actividades de línea en TI, surgen proyectos estratégicos, pero dependen de los mismos recursos. Por eso es necesario establecer prioridades. Si no se dispone de determinados recursos, BCS apoya activamente la evaluación de qué actividades son importantes y qué actividades son urgentes y facilita el necesario replanteamiento de las prioridades."
Ralf Junge
Jefe de PMO, Sandstein Neue Medien
«Desde el primer día, la gestión de las vacaciones y de los recursos con datos actualizados en tiempo real aportó más claridad y rapidez a nuestros procesos organizativos. Todos los empleados saben de un vistazo cuántos días de permiso o "días de enfermedad infantil" quedan disponibles. Si se cancela un día festivo, las capacidades correspondientes vuelven a estar disponibles inmediatamente en la planificación de recursos gracias a los datos en directo. Si un miembro del equipo se ausenta con poca antelación por enfermedad, tengo toda la información necesaria a mi alcance para compensar la ausencia.»
Gabriele Schrenk
Directiva de EANTC AG
Projektron BCS hace funcionar el engranaje: Con Projektron BCS se pueden establecer de un vistazo las repercusiones de tiempos de vacaciones o de enfermedad de nuestros empleados – así desaparece la corrección a mano con sus posteriores e inevitables errores.
Alineación de capacidades: para una planificación realista
Para gestionar sistemáticamente las capacidades de los empleados, es crucial conocer el grado de utilización de departamentos y equipos de proyecto completos, así como de empleados individuales.
Projektron BCS determina el grado de utilización no sólo sobre la base de las asignaciones de proyectos planificadas y las horas de trabajo acordadas, sino que también tiene en cuenta otras variables de influencia decisivas, como las estimaciones de la carga de trabajo restante actual de los proyectos y tickets en curso, las cargas básicas de la actividad diaria, así como las vacaciones, el tiempo libre compensatorio, los días festivos y las ausencias por enfermedad.
- La montaña de carga de trabajo proporciona una rápida visión de conjunto: el gráfico resume la información más importante y le muestra claramente las sobrecargas e infracargas tanto de empleados individuales como de departamentos enteros de la empresa.
- El grado de implicación de sus departamentos en los proyectos y quiénes tienen todavía capacidades libres puede verse en la matriz Esfuerzo en el proyecto/Departamento. Aquí también recibirá información importante, por ejemplo, sobre el estado del proyecto, la duración o la carga de trabajo restante..
- La vista previa de los recursos le ofrece evaluaciones aún más detalladas: Si, por ejemplo, quiere analizar las razones de la sobrecarga de trabajo de un empleado, puede simplemente visualizar sus citas, proyectos, tareas y tickets.
Análisis de utilización, previsiones y escenarios de utilización: planificación de la capacidad a 360°
Análisis de la carga de trabajo: gestionar los recursos de forma sistemática
En la vista previa de recursos de Projektron BCS puede analizar la carga de trabajo de su equipo o departamento de proyectos de forma especialmente cómoda: el grado de carga de trabajo por empleado se muestra claramente con barras de colores. Resaltadas en rojo, las sobrecargas pueden identificarse rápidamente. También puede mostrar la planificación de recursos en el plan del proyecto y visualizar la carga de trabajo de cada uno de los miembros del equipo del proyecto en detalle durante la duración del mismo.
Gracias a la práctica estructura de árbol, los análisis detallados también son sencillos: si, por ejemplo, quiere analizar con más detalle las razones de la sobrecarga de un empleado, basta con mostrar sus citas, proyectos y tareas.
Previsión de la carga de trabajo: previsiones bien fundadas
Para gestionar sistemáticamente las capacidades de los empleados, es fundamental prever su utilización de la forma más realista posible.
Nuestro software de gestión de proyectos determina el grado de utilización de sus empleados no sólo sobre la base de las asignaciones de proyectos planificadas y las horas de trabajo acordadas, sino que también tiene en cuenta los demás factores de influencia decisivos.
Las estimaciones actuales de la carga de trabajo restante de los proyectos en curso y la carga básica de la actividad diaria fluyen en el cálculo automático de la utilización de la capacidad, al igual que las vacaciones, el tiempo libre compensatorio, los días festivos y las ausencias por enfermedad, datos que se introducen directamente y en tiempo real desde el módulo de gestión de personal en la planificación de recursos.
La montaña de carga de trabajo proporciona una visión rápida de la utilización de la capacidad. El gráfico resume la información del análisis de la carga de trabajo y muestra claramente las sobrecargas e infracargas tanto de empleados individuales como de divisiones enteras de la empresa.
Escenarios de carga de trabajo: Planificar con antelación, evitar cuellos de botella y conflictos
Si los empleados participan en varias tareas y proyectos en paralelo, incluso los pequeños cambios pueden provocar grandes sobrecargas.
¿Y si? En Projektron BCS, puede ver cómo las tareas o proyectos futuros afectarán a la capacidad de sus empleados. De este modo, puede utilizar estos escenarios para resolver conflictos de recursos por adelantado antes de que surjan y garantizar una utilización equilibrada de los recursos. BCS le ayuda a modelar escenarios de utilización realistas, pesimistas y optimistas en segundos.
Estructuras organizativas flexibles: lineales, matriciales y más
Desde las sucursales hasta los departamentos y los empleados individuales: En la gestión de recursos, puede trazar su estructura organizativa en Projektron BCS de forma sencilla, individual y detallada. También puede definir grupos flexibles de personas independientemente de los departamentos y proyectos.
Como gestor de proyectos, durante la planificación del proyecto se asignan personas individuales o grupos enteros de personas. De este modo, podrá acceder cómodamente a los datos almacenados en la gestión de recursos e incluso visualizar la carga de trabajo de los empleados individuales o de todo el grupo de personas durante el proyecto.
El plus de las organizaciones matriciales
Ya sea jefe de personal o director de proyecto: la provisión de recursos para los proyectos se puede adaptar de forma flexible a los procesos de la empresa en la matriz de derechos de Projektron BCS.
Dotados de los derechos adecuados, los responsables de línea sin referencia al proyecto pueden determinar quién debe pertenecer al equipo del proyecto. Estas asignaciones también pueden modificarse con unos pocos clics, por ejemplo, en caso de cuellos de botella en la capacidad.
También se puede llevar a cabo una estricta separación de la gestión de recursos y la gestión de proyectos. Si el jefe de proyecto planifica sus proyectos con marcadores de posición, el jefe de línea puede asignar a sus empleados.
Ya sea en los departamentos internos, en los empleados externos o directamente en el proyecto: Projektron BCS le ayuda en la programación diaria de los empleados durante largos periodos de tiempo. La vista de programación muestra los días en los que los empleados ya están bloqueados mediante citas. De este modo, podrá ver fácilmente qué empleados están programados y cuáles están disponibles. El resumen también muestra qué citas son para varios días y dónde hay conflictos.
Recursos materiales: disponibles para su equipo
¿La sala de reuniones es gratuita? ¿Están listos el coche de empresa y el ordenador portátil para su uso? Los activos de inventario se gestionan de forma centralizada en BCS en el módulo de gestión de inventarios y contratos. Puede crear cada elemento del inventario como un recurso vinculado en un abrir y cerrar de ojos e incluirlo en su agenda o en su planificación de esfuerzos. Con un solo vistazo al calendario de citas de Projektron BCS sabrá exactamente cuándo y durante cuánto tiempo está disponible un recurso. Para estar seguro, puede reservar los recursos necesarios por adelantado en la gestión de recursos de Projektron BCS.
