Trabajo en equipo - Herramientas de colaboración en BCS
BCS es la herramienta de comunicación y colaboración para el éxito del trabajo en equipo y de los proyectos.
BCS son las siglas de Business Coordination Software. El trabajo coordinado y exitoso de un proyecto requiere no sólo una autoorganización eficiente, sino también comunicación y colaboración. Nuestro sistema de software integral y modular coordina la cooperación de todas las divisiones de la empresa, todos los departamentos y equipos, evoca efectos de sinergia y permite la automatización de todos los procesos empresariales de organizaciones de cualquier tamaño. Con las herramientas de colaboración, como el calendario de citas con citas relevantes para los recursos, su equipo trabaja estrechamente en Projektron BCS, incluso a larga distancia.
Mi espacio: tu panel de control personalizable para empezar bien la jornada laboral
![[Translate to Español:] Kompakt informiert: Mit Ihrem persönlichen Überblick in Projektron BCS](/fileadmin/user_upload/SCREENSHOTS/FUNKTIONEN/Teamarbeit/Pers%C3%B6nlicher_%C3%9Cberblick_DE.png "[Translate to Español:] Kompakt informiert: Mit Ihrem persönlichen Überblick in Projektron BCS")
¿Vienes a la oficina y quieres saber inmediatamente lo que va a pasar hoy?
- Nombramientos
- recordatorios
- tareas importantes
- pasos del flujo de trabajo
- entradas de la lista de control
- billetes por procesar
- consultas sobre las entradas de otros empleados o clientes
Toda esta información se introduce directamente después de iniciar la sesión en BCS de un vistazo. Su resumen personal "Mi área" es su tablero de mando personal e individual en BCS: le ofrece mucha información que puede mostrar según sus necesidades y organizar mediante arrastrar y soltar. La página de bienvenida de Projektron BCS, el resumen personal, le asegura que empiece el nuevo día de trabajo con una buena sensación y que pueda dominar su vida diaria en la oficina con tranquilidad.
También se le informa de las llamadas y citas mediante notificaciones emergentes, aunque no esté trabajando en Projektron BCS. También puede beneficiarse de las notificaciones instantáneas que le informan directamente en el software, por ejemplo, si se ha pospuesto una cita en el día en curso o si hay un nuevo comentario sobre un proyecto al que se ha suscrito.
Organizarse fácilmente: Calendario y citas
La agenda de Projektron BCS le permite gestionar las citas de forma eficiente y cuenta con útiles funciones adicionales, como
- Calendarios de días festivos dependientes de la ubicación y del proyecto,
- citas en serie y
- categorías de citas definidas por el usuario.
Los viajeros frecuentes y los equipos internacionales también se benefician de la compatibilidad con los husos horarios.
Tiene que planificar una reunión importante del proyecto en la que van a participar representantes de varios equipos. Cada uno de ellos tiene sus propios horarios de trabajo, citas, compromisos. ¿Cómo se consigue todo esto con un solo sombrero y sin tener que coordinar las citas?
En Projektron BCS puede mostrar las citas de todos los participantes en su calendario con unos pocos clics e incluso puede guardar la configuración para el futuro. De este modo, podrá ver inmediatamente qué día y a qué hora los participantes en la cita todavía tienen franjas horarias libres para su cita. Projektron BCS ofrece una protección adicional contra los conflictos de citas con una visualización gráfica de las citas que se solapan. En este caso, BCS sugiere las siguientes fechas alternativas posibles para las que ningún participante tiene un conflicto.
Puedes editar tu calendario de forma especialmente rápida mediante la función de arrastrar y soltar. Puedes simplemente mover tus citas con el ratón o arrastrarlas para cambiar su duración.
Como Projektron BCS es compatible con el formato de calendario iCalendar, puede exportar las citas de BCS a casi cualquier software de calendario moderno.
Se admiten, entre otros, los siguientes calendarios:
- Microsoft Outlook
- Calendario Android
- Calendario de Google
- Apple iCal
Con nuestra interfaz de Microsoft Exchange, puede incluso sincronizar citas y recordatorios de forma bidireccional.
Planificar y llevar a cabo reuniones con BCS: todos informados y al día
Temas y agendas de planificación
¿Planea reuniones periódicas para su equipo u organiza reuniones recurrentes? Con las funciones de planificación de temas y agenda de BCS puede ahorrar mucho tiempo y estructurar más su planificación. Con BCS podrá organizar sus reuniones de forma más eficiente.
Si ha creado una cita en la agenda, por ejemplo una reunión de equipo, una semanal, una diaria, una reunión o una reunión de personal, BCS ofrece la posibilidad de añadir una agenda para la cita. Puede filtrar los temas recopilados de un proyecto o una tarea según el estado y la prioridad de los temas, mover los temas dentro de la lista cómodamente mediante la función de arrastrar y soltar y asignar temas individuales a una cita o incluso a toda una serie de citas como tema permanente.
Con un solo clic, puede nombrar al responsable de cada tema de la agenda. Si un responsable de un tema debe preparar una presentación o una conferencia para la fecha de la reunión, ya está informado desde el momento de su planificación. Recibe una notificación de su responsabilidad en su tablero personal.
Realización de reuniones con el modo de presentación BCS
Para presentar su contenido en la reunión, el Modo Presentación le guía a través de la agenda de una manera elegante y fácil de usar. En el orden del día de una reunión, se abre en una superposición y guía a todos los participantes paso a paso por el orden del día. Puede registrar los resultados de cada tema debatido directamente en una ventana de entrada de forma transparente para todos los participantes.
¿Quedó uno u otro punto del orden del día abierto al final? Si se copia una cita, los puntos abiertos de la agenda se copian al mismo tiempo. ¿Quiere posponer un punto del orden del día? Ahora también es posible hacerlo directamente desde el modo de presentación. Para que ninguna idea se pierda, ninguna tarea quede sin procesar y cada participante conozca sus responsabilidades, puede crear de forma flexible y directa objetos BCS asociados para cada punto del orden del día durante la presentación:
- Citas de seguimiento
- Reenvíos
- Entradas
Thilo Menges
Jefe del Departamento de Digitalización e Innovación, Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH
"Projektron BCS es una herramienta en la que todos los implicados pueden acceder a toda la información simultáneamente y en tiempo real en la última versión: el lugar donde todo fluye conjuntamente. En BCS podemos mapear fácilmente toda nuestra organización interna, aplicar la planificación de recursos y la planificación de costes de material de forma holística en todos los proyectos."
Lutz Klickermann
Director General, ic-solution GmbH
«Traducimos la pregunta de un cliente en un ticket de venta. Utilizamos este ticket para hacer un seguimiento de todas las tareas pendientes y registrar el tiempo que les dedicamos. El historial de tickets ofrece la máxima transparencia sobre los distintos agentes y el historial de procesamiento de cada ticket individual y facilita enormemente el trabajo en equipo. Lo que personalmente aprecio mucho es la sincronización de citas de BCS con Office 365 y la posibilidad asociada de reservar horas en una cita.»
Dr. Simon Kimme
Jefe de Ingeniería Mecánica y Gestión de Proyectos, Laservorm GmbH
"En resumen, cada vez es más habitual "acudir a BCS" para hacer un seguimiento de las cosas, por ejemplo, poniendo temas individuales en espera para uno mismo o para un colega y trabajándolos en consecuencia."
Trabajo en equipo perfectamente coordinado con flujos de trabajo y procesos estandarizados
Los flujos de trabajo controlados por el sistema y los procesos BPMN permiten asignar tareas de forma transparente y clara en el trabajo en equipo y en la cooperación a través de los límites departamentales, los niveles jerárquicos y las ubicaciones. Incluso más allá de las fronteras lingüísticas, puede colaborar con otros lugares en un mismo proceso, ya que el proceso y todas sus actividades y elementos pueden representarse en varios idiomas.
Cada empleado puede ver sus flujos de trabajo y los elementos de la lista de comprobación abiertos para los que está designado como agente en su tablero personal "Mi área". Una vez realizado el trabajo, se informa al siguiente miembro del personal en su panel de control personal en BCS, opcionalmente también por correo electrónico.
Interfaces de usuario multilingües: Un plus para los equipos internacionales
Ya sea en alemán, inglés, español, francés, italiano, neerlandés, polaco, chino, checo o húngaro; las versiones en distintos idiomas de Projektron BCS facilitan el desarrollo de proyectos internacionales. Si las versiones en distintos idiomas están activadas, cadausuario puede elegir su idioma con unos pocos clics.
Recordatorios: Controle hasta el más mínimo detalle
Ya sea una llamada al cliente dentro de cinco semanas, la entrega de la facturación de gastos adicionales hasta el fin de semana o una consulta a contabilidad el día 1 del mes siguiente: con los recordatorios de Projektron BCS puede crear rápidamente notas virtuales para recordar cualquier pequeña actividad. Esto indica a Projektron BCS con exactitud cuándo hay que llevarlas a cabo. Así puede dedicar toda su atención a lo más inmediato. Incluso delegar tareas a otras personas no supone ningún problema: con un clic del ratón puede enviar a sus colegas una notificación por correo electrónico para informarles de inmediato sobre el nuevo recordatorio.
Comunicación rápida con los mensajes de los usuarios
En Projektron BCS puede enviar mensajes sencillos a otros usuarios. Al hacerlo, el mensaje puede enviarse a una persona o a varias y, si es necesario, se puede especificar una referencia de contexto, por ejemplo, un billete. De este modo, puede enviar un mensaje directo a su equipo de proyecto desde el ticket, haciendo que la referencia sea inmediata.
Los mensajes recibidos aparecen discretamente como un pequeño número en la barra de navegación o, según la urgencia, directamente como una ventana emergente. Cada usuario puede definir en la configuración si quiere recibir estos mensajes o no. Todos los mensajes de los usuarios se muestran en una vista clara y también se pueden eliminar allí.
