Trabajo en equipo
Todo para la colaboración en equipo: software de colaboración Projektron BCS
BCS son las siglas de Business Coordination Software. Un trabajo de proyecto coordinado y con éxito no sólo requiere una autoorganización eficiente, sino también comunicación y colaboración. Nuestro completo sistema modular coordina la colaboración de todas las divisiones de la empresa, todos los usuarios, equipos y departamentos, provoca efectos de sinergia y permite la automatización de todos los procesos empresariales en organizaciones de todos los tamaños. Con herramientas de colaboración como el calendario de citas con citas relevantes para los recursos, su equipo colabora estrechamente en Projektron BCS, incluso a larga distancia.
Colaboración exitosa: software de colaboración Projektron BCS
Con Projektron BCS como software de gestión de proyectos y colaboración, puede reunir a todos los usuarios para completar las tareas de forma eficiente y alcanzar objetivos comunes.
Qué pasaría si...
➤ pudiera ver todos sus plazos y tareas importantes de un vistazo?
➤ tu equipo pudiera colaborar sin problemas más allá de las fronteras nacionales y lingüísticas a pesar de las grandes distancias?
➤ podrías planificar citas sin necesidad de una laboriosa coordinación y ahorrar tiempo y dinero en el proceso?
➤ su planificación de reuniones sería más eficiente gracias a la planificación estructurada del orden del día y a un modo de presentación intuitivo?
➤ los flujos de trabajo claros le permitirían asignar tareas de forma transparente entre equipos y departamentos?
➤ podrías centralizar toda la comunicación y colaboración de tu proyecto en una sola plataforma?
Projektron BCS, como software de gestión de proyectos y software de coordinación empresarial con herramientas de colaboración integradas, centraliza toda la información y los documentos. Gracias a BCS, la comunicación del proyecto y el intercambio de información entre todos los participantes en el proyecto tiene lugar directamente sobre el proyecto, las tareas, los plazos y los documentos relevantes.
Mi espacio: tu panel personalizable para empezar bien la jornada laboral
¿Llega a la oficina y quiere saber inmediatamente qué le espera hoy?
Citas
Reenvíos
Tareas importantes
Pasos del flujo de trabajo
Tareas de proceso
Elementos de la lista de comprobación
Tickets que se deben procesar
Consultas a tickets de otros empleados o clientes
Puede registrar toda esta información de un vistazo inmediatamente después de iniciar sesión en BCS. Su vista general personal "Mi área" es su panel de control personal y personalizado en BCS: le ofrece una gran cantidad de información que puede visualizar según sus necesidades y organizar mediante arrastrar y soltar. Configurada como página de bienvenida en Projektron BCS, la vista general personal se encarga de que empiece la nueva jornada laboral con buen pie, desarrolle plenamente su productividad y domine con soltura su día a día en la oficina.
También se le informará de las llamadas y citas mediante notificaciones emergentes, aunque no esté trabajando en ese momento en Projektron BCS. También puede beneficiarse de las notificaciones instantáneas que le informan directamente en el software, por ejemplo, si se ha aplazado una cita en el día actual o si hay un nuevo comentario de ticket en un proyecto al que se ha suscrito.
Calendarios y citas: organización simplificada
El calendario de Projektron BCS le permite organizar sus citas de forma eficiente y le ofrece muchas otras funciones útiles:
Calendarios de días festivos dependientes de la ubicación y del proyecto,
citas en serie y
categorías de citas definidas por el usuario.
Si viaja mucho o trabaja en equipos internacionales, la compatibilidad horaria de Projektron BCS le beneficiará.
Imagínese: Tiene que planificar una importante reunión de proyecto. Asistirán representantes de varios equipos. Seguro que cada uno de ellos tiene sus propios horarios de trabajo, plazos y compromisos. ¿Cómo puede gestionar todo esto sin perder tiempo programando?
Con Projektron BCS se ahorrará el esfuerzo de coordinar las citas y, por tanto, también tiempo y costes: muestre las citas de todos los participantes en su calendario con sólo unos clics y guarde la configuración para el futuro. De este modo podrá ver inmediatamente qué día y a qué hora los participantes en la cita aún tienen franjas horarias libres para su cita. Projektron BCS ofrece una protección adicional contra conflictos de citas con una visualización gráfica de las citas que se solapan. En este caso, BCS sugiere las siguientes fechas alternativas posibles que no entren en conflicto con ninguna de las citas de los participantes.
La edición de la agenda mediante arrastrar y soltar ahorra mucho tiempo. De este modo, podrá desplazar sus citas o modificar su duración simplemente con el ratón. La planificación y gestión de sus citas es más intuitiva que nunca con BCS.
Como Projektron BCS es compatible con el formato de calendario iCalendar, puede exportar las citas de BCS a casi cualquier software de calendario moderno.
Entre otros, son compatibles los siguientes calendarios:
Microsoft Outlook
Calendario Android
Calendario de Google
Apple iCal
Con nuestra interfaz Microsoft Exchange, puede incluso sincronizar citas y seguimientos bidireccionalmente.
Planificar y llevar a cabo reuniones con BCS: todos informados y al día
Temas de planificación y órdenes del día
¿Planifica reuniones periódicas para su equipo, organiza reuniones recurrentes o citas de trabajo en colaboración? Con las funciones de planificación de temas y órdenes del día de BCS ahorrará mucho tiempo y estructurará mejor su planificación. Organice sus reuniones de forma más eficaz con BCS.
Una vez que haya creado una cita en la agenda, por ejemplo una reunión de equipo, semanal, diaria, de trabajo o de personal, BCS le ofrece la posibilidad de añadir un orden del día para la cita. Puede filtrar los temas recopilados de un proyecto o tarea según el estado y la prioridad de los temas, mover los temas dentro de la lista cómodamente mediante arrastrar y soltar y asignar temas individuales a una cita o incluso a toda una serie de citas como tema permanente.
¿Está trabajando actualmente en un ticket o una tarea y cree que hay un problema que debe tratarse en la próxima reunión del equipo? En BCS, puede crear fácilmente un punto del orden del día directamente en cualquier objeto y añadirlo a una próxima reunión de su elección.
Con un solo clic, puede nombrar al responsable de cada tema de la agenda. Si una persona responsable de un tema debe preparar una presentación o conferencia para la fecha de la reunión, será informada en cuanto empiece la planificación. Recibirán una notificación de su responsabilidad en su panel personal.
Realice reuniones con el modo de presentación de BCS
El modo de presentación le guía a través de la agenda de una forma elegante y fácil de usar para presentar su contenido en la reunión. Se abre en una superposición en la agenda de una cita y guía a todos los participantes paso a paso por el orden del día. Puede registrar los resultados de cada punto tratado directamente en una ventana de entrada transparente para todos los participantes. Un temporizador recuerda visual y acústicamente a los presentadores que deben respetar el horario previsto.
¿Quedaron abiertos al final uno o dos puntos del orden del día? Si ahora copia una cita, los puntos abiertos del orden del día se copian al mismo tiempo. ¿Desea aplazar un punto del orden del día? Ahora también es posible hacerlo directamente desde el modo de presentación. Para que no se pierda ninguna idea, ninguna tarea quede sin terminar y cada participante conozca sus responsabilidades, puede crear de forma flexible y directa objetos BCS asociados para cada punto del orden del día durante la presentación:
Citas de seguimiento
Nuevos envíos
Tickets
Thilo Menges
Director de Desarrollo Corporativo, Universidad Médica de Lausitz - Carl Thiem
"Projektron BCS es una herramienta en la que todos los implicados pueden acceder a toda la información simultáneamente y en tiempo real en la última versión: el lugar donde todo fluye conjuntamente. En BCS podemos mapear fácilmente toda nuestra organización interna, aplicar la planificación de recursos y la planificación de costes de material de forma holística en todos los proyectos."
Lutz Klickermann
Director General, ic-solution GmbH
«Traducimos la pregunta de un cliente en un ticket de venta. Utilizamos este ticket para hacer un seguimiento de todas las tareas pendientes y registrar el tiempo que les dedicamos. El historial de tickets ofrece la máxima transparencia sobre los distintos agentes y el historial de procesamiento de cada ticket individual y facilita enormemente el trabajo en equipo. Lo que personalmente aprecio mucho es la sincronización de citas de BCS con Office 365 y la posibilidad asociada de reservar horas en una cita.»
Dr. Simon Kimme
Jefe de Ingeniería Mecánica y Gestión de Proyectos, Laservorm GmbH
"En resumen, cada vez es más habitual "acudir a BCS" para hacer un seguimiento de las cosas, por ejemplo, poniendo temas individuales en espera para uno mismo o para un colega y trabajándolos en consecuencia."
Trabajo en equipo perfectamente coordinado con flujos de trabajo y procesos estandarizados
Los flujos de trabajo controlados por el sistema y los procesos BPMN permiten una asignación de tareas transparente y claramente definida en el trabajo en equipo y la colaboración a través de límites departamentales, niveles jerárquicos y ubicaciones.
Incluso puede colaborar con otras ubicaciones y departamentos de su empresa en un mismo proceso superando las barreras lingüísticas, ya que el proceso y todas sus actividades y elementos pueden visualizarse en varios idiomas. Cada empleado puede ver sus flujos de trabajo y las entradas de la lista de comprobación abiertas para las que es el tramitador designado en su panel personal "Mi área". Una vez finalizado el trabajo, se informa al siguiente empleado en su panel personal de BCS, opcionalmente también por correo electrónico.
Colaboración internacional: interfaz de usuario multilingüe y traducción automática
Alemán, inglés, español, francés, italiano, neerlandés, polaco, chino, checo o húngaro: las diez versiones lingüísticas de Projektron BCS garantizan una mayor comodidad en los proyectos internacionales. Una vez activadas las versiones lingüísticas, los usuarios pueden seleccionar su idioma preferido con sólo unos clics. BCS facilita la colaboración internacional mediante traducciones automáticas.
Gracias al gran número de idiomas disponibles, todos los participantes reciben la información en su idioma preferido.
La colaboración requiere comunicación: comunicación de proyectos en Projektron BCS
El software de gestión de proyectos desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar que la planificación, la preparación y la comunicación del proyecto vayan de la mano desde el inicio del mismo: no sólo es una herramienta para planificar el proyecto y para controlarlo, sino también la herramienta que organiza toda la comunicación del proyecto entre todos los participantes en el mismo y proporciona una plataforma para una colaboración eficaz con todas las herramientas de colaboración necesarias.
Las herramientas de comunicación y colaboración del proyecto desempeñan un papel decisivo en la colaboración eficaz de los equipos. Estas son algunas de las características clave de Projektron BCS que hacen hincapié en el trabajo en equipo y la colaboración:
HistorialEn el centro de la comunicación del proyecto se encuentra el registro de progreso, en el que los jefes de proyecto y los miembros del equipo registran toda la información relevante en orden cronológico. Ya se trate de acuerdos con los clientes o del contenido de las reuniones, aquí se documentan todos los detalles importantes para el éxito del proyecto. | |
Historial de contactos con registros de correos electrónicos y llamadas, así como notas de conversacionesEl módulo CRM de BCS no sólo guarda los correos electrónicos y las llamadas, sino que también permite almacenar notas de conversaciones directamente con el contacto correspondiente. De este modo, la comunicación y los detalles del proyecto quedan vinculados y todos los empleados pueden seguir el curso de la comunicación sin problemas. | |
Sistema de tickets para la distribución de tareasBCS proporciona tickets de proyecto a través del sistema de tickets integrado para registrar actividades, consultas o cambios espontáneos y dotarlos de valores planificados. La comunicación entre los responsables de los tickets y el registro del tiempo de trabajo fluyen perfectamente en el conjunto del proyecto. En el tablero Kanban puede ver de un vistazo en qué tickets están trabajando actualmente sus empleados y su estado de tramitación. | |
ReenvíosCon los recordatorios de Projektron BCS puede crear recordatorios virtuales para las próximas actividades o tareas. Projektron BCS los muestra exactamente cuando es el momento de realizarlos. Esto libera su mente para las cosas que están pendientes en ese momento. También es posible delegar tareas a otros mediante reenvíos: con un clic del ratón, puede enviar una notificación por correo electrónico a su colega para que esté informado inmediatamente del reenvío recién creado. | |
Función de mensajes cortos (chat)La sencilla función de mensajería de usuario permite enviar mensajes directamente en Projektron BCS, lo que facilita la comunicación dentro del equipo. El mensaje puede enviarse a una o varias personas y, en caso necesario, puede especificarse una referencia contextual, por ejemplo, un ticket. Esto le permite enviar un mensaje directo desde el ticket a su equipo de proyecto, haciendo que la referencia aparezca inmediatamente. | |
Función de notificaciónLos cambios en los plazos o las tareas se comunican inmediatamente mediante notificación en BCS y, opcionalmente, por correo electrónico a los participantes en el proyecto afectados. | |
Calendario del proyectoEl calendario del proyecto en forma de diagrama de Gantt ofrece una visión completa del progreso de sus proyectos a lo largo del tiempo. La utilización de los recursos y el avance de cada participante en el proyecto son visibles opcionalmente. Esto permite a la dirección reconocer los cuellos de botella en una fase temprana y ajustar el plan para que ningún equipo esté sobrecargado o infracargado y todos los recursos estén disponibles para completar las tareas a tiempo. | |
Almacenamiento de documentos con control de versionesPuede cargar documentos y archivos directamente en las tareas o citas, con lo que una estructura de archivo estandarizada y segura en la gestión de documentos de BCS hace que sea más fácil volver a encontrarlos. El control de versiones y el acceso a la última versión del documento fomentan la colaboración en equipo. | |
Regulación sustitutivaLa detallada gestión de derechos en Projektron BCS también permite asignar derechos temporales: si nombra a un suplente por un periodo de tiempo determinado, se le conceden los derechos de edición y visualización necesarios para asumir las tareas de otro miembro del equipo mientras éste esté ausente. Con los nombramientos de suplentes en Projektron BCS, los usuarios pueden organizar fácilmente sus propios suplentes y nombrar a un suplente. |
Projektron BCS como software de colaboración: sus ventajas de un vistazo
Vista general personal: panel de control personalizable mediante arrastrar y soltar
Calendario para la gestión eficiente de citas con asistente de planificación de citas
Planificación de temas y agenda con modo de presentación para reuniones y debates
Los flujos de trabajo estandarizados y los procesos diseñados individualmente estructuran y coordinan el trabajo en equipo
Un proyecto - todos los idiomas: interfaz de usuario multilingüe (DE, EN, ES, FR, IT, NED, PL, CHN, CZE, HUN)
Una amplia gama de herramientas para una comunicación transparente y específica del proyecto
Sistema de tickets y reenvíos para la organización y asignación del trabajo
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