Gestión de la calidad

Projektron BCS le ayuda a cumplir los requisitos de la norma para la documentación de un sistema de gestión de calidad de diversas formas.

Gestión de documentos para la calidad e integridad de su información

En el sistema de gestión Projektron BCS cada documento se nombra y etiqueta claramente. El control automático de versiones garantiza que todas las versiones intermedias de un documento permanezcan accesibles a través del archivo central de documentos. Esto garantiza que todos los implicados trabajen siempre con la última versión.

Las versiones antiguas, los estados intermedios y el archivo original permanecen intactos y pueden recuperarse y reconstruirse en cualquier momento mediante la búsqueda de texto completo. Esto protege la información de cambios accidentales o pérdidas. El sistema integrado de gestión de documentos de Projektron BCS también evita la creación involuntaria de duplicados.

El sistema de gestión evita los conflictos de almacenamiento y de versión causados por modificaciones paralelas mediante una función de bloqueo. También se garantiza la transparencia: la herramienta muestra la versión, la fecha de almacenamiento y el editor de un documento. El historial completo del documento se registra detalladamente en el registro y permite un control de versiones sin fisuras.

Puede adjuntar información y documentos necesarios para trabajar en una tarea directamente a una tarea o ticket para la persona responsable. En Projektron BCS puede encontrar información de forma rápida y sencilla mediante la cómoda búsqueda de texto completo.

Se buscan archivos PDF, documentos de Microsoft Office y archivos de texto, y en la lista de resultados puede ver la ruta y el nombre del archivo, así como los extractos de texto correspondientes. También puede añadir palabras clave a los documentos para optimizar aún más la búsqueda y recopilar documentos relevantes para temas específicos de una documentación.

En el contexto de la gestión de documentos y de calidad, la seguridad de la información, la protección de datos y el acceso a la información revisten especial importancia. Gracias a la detallada gestión de derechos de Projektron BCS, puede definir quién está autorizado a leer, borrar o actualizar qué documentos de forma sencilla, detallada y segura.

¿Ha documentado ya descripciones de procesos, instrucciones de trabajo, un manual de buenas prácticas o similares para su gestión de calidad? Con Projektron BCS puede poner a disposición sus conocimientos en forma de una base de datos de conocimientos sensible al contexto, ya que BCS es compatible con una gran variedad de software wiki.

En proyectos, tareas, flujos de trabajo o personas - en casi todos los objetos de Projektron BCS puede enlazar con wikis internos o con software wiki externo a través de las interfaces correspondientes. De este modo sentará las bases para crear y mantener en su empresa una base de datos de conocimientos que podrá ampliar y revisar continuamente.

En Projektron BCS puede asignar digitalmente los procesos de publicación y autorización mediante diferentes herramientas de gestión de procesos. Dependiendo de sus propias necesidades y de los procesos de su empresa, BCS tiene la solución adecuada:

1. Defina su proceso en Projektron BCS con el editor BPMN. Aquí puede asignar reglas de aprobación complejas y modelar quién está autorizado a decidir y aprobar en cada caso. Inicie su proceso de aprobación con un clic y las personas o grupos de personas responsables recibirán el borrador para su revisión, en función de las reglas que haya definido.
    
2. Defina un flujo de trabajo controlado por el sistema con pasos de flujo de trabajo individuales y listas de comprobación subdivididas -incluyendo secuencia de procesamiento, tiempos de respuesta, tiempos objetivo e información adicional- y asigne a los responsables pertinentes.
    
3. Utilice listas de comprobación estandarizadas para registrar las fuentes de error conocidas y facilitar a sus empleados la mejora eficaz de la calidad. Proyectos, tareas, pasos del flujo de trabajo e hitos: en Projektron BCS puede utilizar el probado método de comprobación en muchos lugares.

Projektron BCS le ofrece un módulo para Business Process Model and Notation (BPMN), el estándar reconocido internacionalmente para el modelado de procesos empresariales. Este módulo le ofrece posibilidades ilimitadas para modelar, describir y mostrar de forma transparente sus procesos empresariales individuales.

En su gestión de calidad, puede utilizar este módulo no sólo para definir sus procesos, sino también para analizarlos, documentarlos y mejorarlos continuamente. Utilice el módulo BPMN de Projektron BCS para su gestión de calidad:

Automatización de los procesos de calidad: Active un proceso previamente modelizado con un solo clic. Gracias a la automatización de las tareas relacionadas con la calidad y los procesos de aprobación, puede aumentar la eficacia y reducir los errores humanos.

BPMN ofrece un método estructurado para modelar y optimizar los procesos de gestión de la calidad. Esto le permite aumentar continuamente la calidad de sus productos o servicios, así como la satisfacción del cliente.

¿Quiere ahorrar tiempo y aumentar la calidad al mismo tiempo? Entonces las plantillas de Projektron BCS son lo que necesita. Ya no tendrá que crear constantemente nuevas estructuras de proyecto durante la planificación. En su lugar, usted y su equipo sólo tienen que utilizar plantillas que ya se han definido una y otra vez.

Estas plantillas se pueden aplicar tanto a tareas individuales como a proyectos completos y se pueden asignar directamente a un responsable. Esto se traduce en un trabajo estructurado, eficaz y rápido. ¿Y lo mejor de todo? Las plantillas también pueden contener flujos de trabajo y listas de comprobación reutilizables que simplifican aún más el proceso.

Las plantillas adicionales también garantizan una calidad uniforme en todos los proyectos, por ejemplo en presupuestos, facturas, tickets, almacenamiento de archivos e informes.

No sólo la documentación y el establecimiento de procesos estandarizados forman parte de un SGC, sino, por supuesto, también el perfeccionamiento continuo y la optimización de procesos. Aquí, muchas funciones de Projektron BCS sirven como software CIP (proceso de mejora continua):

1. Identificación y documentación de problemas: los usuarios pueden registrar y documentar fácil y rápidamente problemas y propuestas de mejora en distintos elementos como tareas, flujos de trabajo o proyectos. La información pertinente, como descripciones de problemas, experiencias, análisis de causas raíz y posibles soluciones, puede registrarse rápida y fácilmente en los campos de comentarios correspondientes.
    
2. Desarrollo colaborativo de soluciones: BCS permite la colaboración en equipo y el debate de sugerencias de mejora. Los usuarios pueden dejar comentarios, dar su opinión y colaborar en el desarrollo de soluciones. La posibilidad de adjuntar archivos, imágenes y vídeos facilita el intercambio de información.
    
3. Documentación estructurada del proceso: el software permite documentar todo el proceso de mejora de forma estructurada. Esto incluye el seguimiento de las medidas, la asignación de responsabilidades, el progreso de la implantación y la evaluación de la eficacia de las mejoras introducidas.
    
4. Análisis e informes: BCS ofrece funciones para analizar y evaluar las medidas de mejora. Los usuarios pueden generar informes sobre el estado de los proyectos de mejora en curso, identificar tendencias y evaluar la eficacia de las medidas implantadas.
    
5. Integración de las mejores prácticas: Documente y comparta las mejores prácticas y las lecciones aprendidas de proyectos de mejora anteriores. Esto fomenta una cultura de aprendizaje continuo dentro de la organización.
    

En general, como software CIP, Projektron BCS puede proporcionar una plataforma central para apoyar todo el proceso de mejora continua, desde la identificación de problemas hasta la aplicación de soluciones y la evaluación de su impacto.

Después de completar un proceso BPMN, puede evaluar el proceso para identificar cualquier necesidad de optimización. Puede ver el historial del proceso en la instancia del proceso. Esto muestra el historial de procesamiento de una instancia de proceso en orden cronológico, con el tiempo de procesamiento y la última persona responsable. También se registran los correos electrónicos enviados dentro del proceso. De este modo se puede saber qué usuario ha realizado qué entradas para una tarea de proceso.

Si ha definido las variables del proceso como atributos de Projektron BCS, podrá analizar estos datos posteriormente a través de Projektron BCS de forma similar al controlling de proyectos convencional. Por ejemplo, puede ver todos los tickets que se crearon automáticamente como parte de un proceso y analizar los tiempos de procesamiento o los costes.

La revisión periódica de sus procesos forma parte de la gestión de procesos. Con Projektron BCS como software de gestión de calidad, puede designar fácilmente a los responsables de una revisión y programar las revisiones según ciclos definidos.

Projektron BCS es un software de colaboración y la colaboración también es necesaria cuando se trata de mantener y mejorar los estándares de calidad. El sistema de tickets de BCS es especialmente adecuado para ello. No sólo los clientes pueden enviar tickets de sugerencias, sino que los usuarios internos también pueden utilizar el sistema de tickets para enviar tickets de ideas o para documentar y notificar errores. También puede recordar a los empleados que envíen sus comentarios a intervalos regulares mediante flujos de trabajo, reenvíos o fechas de repetición en el calendario.

El aumento continuo de la satisfacción del cliente también forma parte del sistema de gestión de calidad. Projektron BCS le ofrece numerosas herramientas y funciones con las que puede satisfacer a sus clientes, obtener feedback, mejorar su calidad de asistencia y toda su comunicación con el cliente.

Si utiliza el sistema de tickets de Projektron BCS para ofrecer a sus clientes un portal de asistencia, servicio o soporte, podrá obtener fácilmente información importante para su gestión de calidad, por ejemplo, sobre los errores frecuentes en los productos o los tiempos de respuesta a las consultas de los clientes.

Sus clientes pueden iniciar sesión en el sistema de tickets de Projektron BCS a través de su propia cuenta e introducir sus consultas como tickets, de forma rápida, sencilla y las 24 horas del día. Tendrá acceso centralizado a todas las consultas de los clientes. Además, puede personalizar los tiempos de servicio, los tiempos de respuesta y los niveles de aviso para ofrecer a los clientes una calidad de servicio transparente conforme a los SLA. Puede comprobar el grado de satisfacción de sus clientes con el producto, la calidad del servicio y la empresa directamente en el ticket una vez aceptado por el cliente.

Si su cliente envía un ticket de idea o sugerencia o expresa su deseo de una nueva función o un nuevo producto, puede convertir este ticket en una historia de usuario o una tarea de proyecto con sólo unos clics.

Con la gestión de clientes (CRM) de Projektron BCS puede registrar diferentes aspectos de la satisfacción del cliente durante o inmediatamente después de la conversación telefónica con él. Los menús desplegables correspondientes son fáciles de configurar, al igual que los análisis asociados.

Todo el historial de comunicación con un cliente, incluidos los correos electrónicos entrantes y salientes, se guarda y archiva directamente en el contacto correspondiente para que sus asesores de clientes siempre puedan iniciar la conversación bien preparados para la situación actual del cliente.

La gestión de riesgos está estrechamente vinculada a los procesos de calidad para garantizar que los riesgos potenciales se tienen en cuenta en la planificación, ejecución y seguimiento de las actividades de calidad. Esto puede incluir la definición de objetivos de calidad, el establecimiento de normas de calidad y la revisión de las métricas de calidad. Las funciones de planificación y preparación de proyectos de BCS le proporcionan todas las herramientas necesarias para definir objetivos, analizar el entorno y gestionar los riesgos.

Los usuarios del módulo BPMN pueden diseñar su proceso individual de gestión de riesgos para registrarlos y evaluarlos. Pueden planificar el tratamiento de un riesgo como un proyecto con responsables y páginas kilométricas en BCS.