Facturación
Flujo financiero bajo control
Con Projektron BCS se pueden crear facturas de los proyectos por tiempo o tarifas y utilizar varias divisas.
Facturación electrónica: Facturas XInvoice, ZUGFeRD y QR.
XInvoice es un nuevo estándar para las facturas electrónicas enviadas a las administraciones públicas en Alemania. Projektron BCS soporta el formato creando, además de la propia factura XInvoice en formato legible por máquina, un resumen HTML para comprobar la factura Xinvoice antes de su envío.
También puedes crear facturas en formato ZUGFeRD. ZUGFeRD son las siglas de Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (Guía central del usuario del Foro de la Factura Electrónica de Alemania), cumple con la Ley de Factura Electrónica y combina la representación visual en el estándar PDF/A-3 con un archivo XML.
Las ventajas de ZUGFeRD para usted son claras: mientras que los datos de las facturas en papel, las cartas escaneadas o los archivos PDF solían transferirse manualmente al software de facturación de forma lenta y propensa a errores, ZUGFeRD proporciona los datos en formato XML, que el software de facturación puede registrar y procesar automáticamente. Visualmente, la vista del archivo PDF estándar sigue siendo la misma.
Las necesidades de Suiza se cubren en Projektron BCS mediante facturas con un código QR. Puede especificar en una plantilla de factura o individualmente en las facturas si se debe generar un código QR en la sección de pago.
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"Con BCS, podemos facturar nuestros servicios de forma fácil y correcta. Podemos crear facturas basadas en precios fijos o gastos. BCS también admite la generación de las nuevas facturas QR suizas que necesitan nuestros clientes."
Lutz Klickermann
Director General, ic-solution GmbH
«Si queríamos registrar nuestras horas de trabajo, parecía lógico que el software también permitiera facturar. Dado que no sólo prestamos servicios y facturamos las horas de trabajo, sino que también facturamos los productos y los contratos de mantenimiento, el sistema, lógicamente, también tenía que ser capaz de registrar completamente nuestra gama de productos y servicios. Pronto tuvimos claro que necesitábamos el tan cacareado "eierlegende Wollmilchsau". Para nosotros era importante que el programa informático también pudiera trazar todo el proceso de venta, desde el presupuesto hasta la facturación. Estamos muy contentos de haber elegido a BCS y de haber introducido el software.»
Peter Schürmann
Jefe de Gestión Global de Proyectos, msg global solutions Alemania GmbH
"Utilizamos BCS Projektron de forma centralizada para más de 25 de nuestras organizaciones nacionales. Lo especial es que utilizamos consultores de muchos países diferentes en casi todos nuestros grandes proyectos y toda la planificación, la asignación de recursos, el registro de tiempos y la facturación se hacen en un solo BCS. Creamos allí todas las facturas de los clientes en moneda local y gestionamos nuestras propias facturas internacionales entre empresas. Tener todos los países cubiertos por una solución central es una gran ventaja, además del alto nivel de integración de los procesos".
Regulación de descuentos por factura
Descuentos de pago para sus clientes
Puede definir con precisión el plazo y el importe de descuento con que se emitirán las facturas en las condiciones de pago de la factura.
Mediante los plazos de pago, la cantidad de pago y las señales puede ver al instante qué pagos se han efectuado dentro del plazo de pago para la deducción de descuento. Si activa el estado de pago podrá diferenciar entre las facturas que se han emitido con descuento y a las que se ha concedido la deducción del descuento a pesar de que el pago se realizó con retraso, como gesto de buena voluntad.
Envío de facturas por correo electrónico y proceso de reclamación
Envío sencillo
Ya se trate de una única factura o de una lista de facturación completa: según sus preferencias, Projektron BCS elabora el correo electrónico correspondiente con una carta redactada previamente, introduce la factura así como los comprobantes de las horas y de los gastos correspondientes en PDF y toma incluso la dirección de correo electrónico del cliente de la gestión de clientes.
Como es lógico, puede personalizar la carta y, en caso necesario, adjuntar otros archivos.
Si los clientes no cumplen con el plazo de pago establecido, podrá ver las partidas abiertas en su lista de facturas bajo «proceso de reclamación». En esta vista, puede fijar las medidas de reclamación: Si lleva a cabo el procedimiento de reclamación «Crear advertencia por escrito» o «Crear advertencia final» de la factura, el documento PDF correspondiente se genera automáticamente y el estado de la factura se ajusta.
Además, puede guardar los documentos PDF en una carpeta predeterminada de forma automática - desde allí puede, por ejemplo, imprimir y enviar las reclamaciones recopiladas.
Desde el proyecto a la facturación
Transición sin problemas
Gracias al registro de tiempos integrado los empleados contabilizan las horas de trabajo directamente en su proyecto. Como director de proyectos puede comprobar de forma centralizada toda la contabilización y autorizar las cuentas.
Ya sea material, gastos externos, artículos vendidos o gastos de viaje: Projektron BCS también incluye los demás gastos adicionales del proyecto en la factura y así permite una facturación precisa y completa.
Lógicamente también puede crear notas de abono – tanto para facturas completas como para conceptos individuales de la factura.
Facturación variable del proyecto
Precisa y adaptada a sus necesidades
Con el registro de tiempos integrado, los empleados pueden contabilizar sus horas directamente en el proyecto. De forma sencilla y para cada proyecto, se pueden comprobar y facturar las operaciones facturables.
Ya sean prestaciones materiales, gastos de viajes o servicios externos: Projektron BCS permite añadir cualquier otra posición facturablede forma personalizada en la factura y obtiene una facturación completa y precisa. Los descuentos negociados en la oferta pueden identificarse por separado en la facturación.
Puede trabajar con servicios estándares o con prestaciones materiales estándares y guardarlos como artículos en Projektron BCS para aplicarlos en el proyecto. Si es necesario, también puede ajustar un precio de venta estándar o un precio en bloque para el artículo en un proyecto específico y facturarlo de forma correspondiente. De conformidad con la preparación de las ofertas, también se pueden facturar partidas específicas, tales como cargos basados en intervalos determinados, por ejemplo, una tasa de actualización.
Si ha acordado con el cliente un precio fijo para todo el proyecto o para algún proyecto parcial, puede añadirlo fácilmente a la factura. Si las horas trabajadas de sus empleados forman parte de la factura de un proyecto concreto, puede incluir las horas fácilmente, estableciendo factores de liquidación específicos para el proyecto.
Plantillas de factura y generador de facturas
Solución práctica
De forma manual o automática: Projektron BCS hace que la facturación sea sencilla. Si desea crear facturas o notas de abono, puede utilizar el asistente que le guiará paso a paso por el proceso de facturación. Si trabaja con plantillas de facturas, puede incluir datos de contacto, modalidades de pago así como formularios estándar y su logotipo y utilizarlas siempre de forma sencilla.
Si necesita realizar más pasos de trabajo, puede utilizar el generador de facturas. Se trate de una factura total, parcial, del pago inicial o final: por ejemplo, en un mes se recopilan todos los importes facturables de todos los proyectos en facturas provisionales. Es especialmente eficaz para automatizar facturas que se generan de forma regular, por ejemplo en el caso de los contratos de mantenimiento.
Divisa seleccionable
Planificación en euros, facturación en dólares
¿Algunos de sus socios comerciales trabajan en el extranjero y quieren que los proyectos se calculen en su divisa? Dólares o francos suizos: en Projektron BCS usted aplica las divisas y las utiliza en las facturas de sus clientes internacionales.
Para mantener el mismo control de los costes del proyecto que antes, lógicamente sigue disponiendo de una divisa propia .
La flexibilidad de Projektron BCS también le permite adaptar el porcentaje del IVA y el idioma de la factura.
Soluciones personalizadas
Flexibilidad
La gestión de facturas con Projektron BCS es flexible: el diseño de sus facturas se puede realizar directamente en Projektron BCS, por ejemplo, con un logotipo o encabezados y pies de página individuales. Asimismo, se puede dar formato a las plantillas de texto en el editor integrado de forma sencilla.
Así, por ejemplo, tras una exportación de facturas, sus datos se pueden editar en otro sistema, como SAP, o se puede completar la facturación con un régimen monitorio personalizado.
