Kanban: Gestión visual de proyectos en Projektron BCS

El tablero Kanban de Projektron BCS visualiza el estado de procesamiento de todos los tickets o tareas. El responsable y la persona que trabaja en la tarea pueden ver de un vistazo qué empleado está trabajando actualmente en qué ticket y cuál es el estado actual del trabajo. El tablero también muestra cuántos tickets se encuentran actualmente en un determinado estado, por ejemplo, en fase de tramitación.

Con el tablero Kanban de Projektron BCS fomentará el trabajo en equipo: la colaboración y la comunicación se simplifican considerablemente, ya que los responsables y los miembros del equipo reconocen inmediatamente quién es la persona de contacto adecuada para un tema o una consulta. De este modo, se reducen las tediosas gestiones previas y las continuas consultas sobre el avance del trabajo. Si los tickets se acumulan durante una fase de tramitación, se reconoce a tiempo dónde se producen cuellos de botella, se pueden tomar contramedidas específicas y optimizar constantemente la gestión del flujo de trabajo.

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¿Quiere asignar su ticket recién creado a un editor? Simplemente arrastre la foto de retrato o el avatar del miembro del personal al ticket y la edición le habrá sido asignada. Por supuesto, también puede asignar varios agentes a un mismo ticket. De esta manera puede hacer la planificación de su equipo directamente en el tablero Kanban.

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Con Projektron BCS puede diseñar sus tableros Kanban según las prioridades individuales y las necesidades de sus tareas, especificaciones y miembros de equipo. Defina de forma flexible el número y los nombres de sus estados de procesamiento y cree swimlanes en el tablero Kanban para la prioridad interna, el tipo de ticket o la prioridad del cliente.

Elija una visualización compacta de los tickets en un estado para mayor claridad y visualice los tickets en otro estado con información más detallada, por ejemplo con la planificación del equipo o la descripción - ¡no hay problema con su tablero Kanban individual en Projektron BCS!

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¿Quiere combinar lo mejor de Scrum y Kanban? El método Kanban se recomienda para equipos que proceden según el marco ágil Scrum. La vista de mapa del tablero Kanban en Projektron BCS se puede configurar con total libertad. Esto significa que puede utilizarlo fácilmente como tablero Scrumban o tablero Scrum. En lugar de tickets, ahora puede desplazar elementos de la estructura Scrum como las actividades individuales de las historias de usuario mediante arrastrar y soltar para cambiar el estado de procesamiento o la priorización. Si trabaja con tickets, también puede crear una historia de usuario a partir de tickets. Las marcas de colores le permiten reconocer inmediatamente qué actividad pertenece a qué historia de usuario.

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Evite el caos de tickets y la sobrecarga de trabajo de sus empleados de forma sencilla y eficaz en el Kanban Board de Projektron BCS: Defina límites de trabajo en curso (WIP) para fijar un límite superior para los distintos estados de sus tickets o tareas. Si sobrepasa el límite de trabajo en curso, por ejemplo, colocando demasiados tickets en el estado "Nuevo", el Kanban Board se lo indicará inmediatamente.

De esta forma, limitará el número de tareas que se procesarán en paralelo y se asegurará de no sobrecargar a su equipo con demasiadas tareas nuevas en un futuro próximo. Sólo cuando los tickets se hayan movido a otra columna y, por tanto, hayan cambiado de estado, volverá a haber capacidad libre para establecer tickets con el estado "Nuevo".

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Kanban es un marco para el control ágil de procesos y la gestión del trabajo que tiene su origen en la industria automovilística japonesa de los años cuarenta. Desarrollado en 1947 por Taiichi Ohno, el inventor del Sistema de Producción Toyota, Kanban es una aplicación del método de control de la producción conocido como principio pull o fetch. Sin embargo, el concepto no se popularizó en las empresas occidentales hasta la década de 2000, cuando se utilizó en el desarrollo ágil de software como marco para la optimización de procesos. En particular, la publicación del libro "Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business" de David J. Anderson en 2010 contribuyó a la popularidad de Kanban. 

Kanban se basa en otro concepto japonés llamado "Kaizen". Kaizen significa un proceso de mejora continua (CIP) en pequeños pasos evolutivos, no revolucionarios. No se trata sólo de cartografiar el flujo actual del proceso.

El nombre "Kanban" significa "tarjeta" o "tablero" en japonés. El concepto es que el trabajo en una etapa del proceso no comienza hasta que se recibe una "tarjeta" o "señal" de la etapa anterior. Esta señal puede adoptar distintas formas, por ejemplo, una tarjeta física o una señal digital en una herramienta informática.

El objetivo de Kanban es mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia centrándose en reducir los residuos y los cuellos de botella. Los sistemas Kanban permiten a los equipos organizar visualmente su trabajo, hacerlo transparente y reaccionar rápidamente a los cambios. Kanban puede utilizarse en muchos entornos diferentes, desde el desarrollo de productos a la infraestructura informática o incluso la gestión del trabajo personal.

Kanban es un marco versátil que puede utilizarse en diferentes áreas e industrias. He aquí algunos ejemplos:

1. Desarrollo de software: Kanban es un marco popular para el desarrollo de software y equipos de TI que quieren utilizar métodos ágiles para mejorar sus procesos de trabajo.

2. Gestión de proyectos: En la gestión de proyectos, Kanban es adecuado para optimizar la planificación y ejecución de proyectos.

3. Marketing: Kanban también puede utilizarse en marketing para optimizar el proceso de planificación de campañas, publicidad y gestión de contenidos.

4. Producción: En la producción, especialmente en la producción ajustada, Kanban ayuda a optimizar el flujo de materiales y los procesos de producción.

5. Sanidad: Kanban puede utilizarse en sanidad para mejorar la atención al paciente y la gestión de hospitales y clínicas.

6. Logística: En logística y cadena de suministro, Kanban ayuda a optimizar el almacenamiento y el flujo de materiales.

7. Educación: En educación, Kanban es un método útil para organizar y estructurar planes de estudio, proyectos y tareas de profesores y alumnos.

8. Finanzas: En finanzas, Kanban es un método eficaz para optimizar y acelerar la planificación y ejecución de proyectos y procesos financieros.

9. Gestión de eventos: En la gestión de eventos, Kanban puede ayudar a simplificar y mejorar la planificación y organización de eventos como conferencias y ferias comerciales.

10. Investigación y desarrollo: En los proyectos de investigación y desarrollo, Kanban es un método útil para optimizar el proceso de desarrollo y promover la colaboración dentro del equipo.

11. Administración pública: En la administración pública, Kanban puede ayudar a mejorar la organización de proyectos y procesos, por ejemplo, la gestión de proyectos de construcción o la organización de eventos públicos.

En general, Kanban puede utilizarse en cualquier ámbito en el que el objetivo sea optimizar procesos complejos, crear mayor transparencia y colaboración y promover la mejora continua.

Las ventajas básicas de Kanban incluyen

1. Visualización del proceso de trabajo: El proceso de trabajo se representa visualmente en una pizarra blanca o digital para crear transparencia y claridad.

   Limitación del trabajo en curso (WIP): Se establece un límite en el número de tareas que pueden estar en el proceso de trabajo en un momento dado. Así se evita que se trabaje en demasiadas tareas al mismo tiempo, lo que puede provocar cuellos de botella y retrasos.

   Gestión del flujo: las tareas se procesan en un orden específico para garantizar un flujo continuo de trabajo. Se procura que no haya tareas bloqueadas y que los cuellos de botella se detecten y resuelvan rápidamente.

   Sistema pull: el trabajo sólo pasa a la siguiente fase cuando ésta está preparada para aceptarlo. Esto garantiza que no se pierda trabajo y que sólo se realice el necesario.

   Mejora continua: Kanban promueve la mejora continua de los procesos y métodos de trabajo. Esto se hace mediante revisiones periódicas y análisis de métricas como los plazos de entrega y los tiempos de espera.

Para aplicar estos principios, el proceso de trabajo se divide en pasos individuales y se visualiza en un tablero Kanban o tablero digital. Cada tarea está representada por una tarjeta o ticket que indica el estado actual de la tarea y la siguiente etapa del proceso. El número de tareas en cada paso se limita para evitar cuellos de botella y el flujo de trabajo se controla limitando y priorizando las tareas. El sistema se revisa y adapta periódicamente para lograr una mejora continua.

Aunque Kanban es un marco muy eficaz para mejorar los procesos de trabajo, también tiene algunas desventajas potenciales que deben tenerse en cuenta:

1. Menos enfoque en la planificación y la previsión: a diferencia de otros marcos ágiles como Scrum, Kanban no tiene plazos fijos ni sprints, lo que puede dificultar las previsiones y la planificación de plazos.
2. Alta necesidad de disciplina y autoorganización: Kanban requiere un alto nivel de disciplina y autoorganización por parte de cada miembro del equipo para garantizar que las tareas se mantienen dentro de los límites del trabajo en curso (WIP) y que las tareas se completan en el orden correcto.
3. Escalabilidad limitada: Kanban se desarrolló originalmente para equipos más pequeños y puede tener dificultades para adaptarse a equipos más grandes o proyectos más complejos.
4. Dependencia de la calidad de los datos: Kanban se basa en la visualización de datos e información sobre el proceso de trabajo. Si estos datos no son correctos o no están disponibles en tiempo real, esto puede afectar a la eficacia del sistema Kanban.
5. Posible sobrecarga del personal: Si el sistema no está bien implantado o mantenido, puede llevar a que el personal se vea sobrecargado con demasiadas tareas al mismo tiempo, lo que puede provocar estrés y frustración.

Muchas de estas desventajas pueden minimizarse mediante una planificación y aplicación cuidadosas del sistema Kanban.

Kanban y Scrum son dos marcos ágiles cuyo objetivo es mejorar la eficacia de los equipos a la hora de crear productos de software y otros proyectos. Aunque tienen muchas similitudes, también existen algunas diferencias entre los dos marcos:

1. Planificación: mientras que Scrum se centra en una planificación exhaustiva con una visión clara y la predicción de tareas y plazos, Kanban se centra más en la entrega y la mejora continuas. Kanban requiere menos planificación y es más flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes.
2. Roles: Scrum tiene un papel fijo, a saber, el propietario del producto, scrum master y el equipo de desarrollo. Kanban no suele tener roles fijos y anima a los miembros del equipo a asumir diferentes tareas.
3. Plazos: Scrum se organiza en sprints, que suelen durar entre 2 y 4 semanas y tienen un objetivo y un calendario claros. Kanban no tiene plazos fijos y el equipo trabaja continuamente en tareas que se proporcionan en un sistema "pull".
4. Limitación del trabajo en curso (WIP): La limitación del trabajo en curso es una parte importante de Kanban. No hay límites WIP en Scrum, pero Scrum incluye una "Definición de Hecho" que asegura que todos los requisitos para un trabajo terminado se cumplan antes de que se considere completo.
5. Métricas: Kanban hace hincapié en métricas como los plazos de entrega, los tiempos de ciclo y los tiempos de espera para identificar los cuellos de botella en el proceso y realizar mejoras continuas. Scrum utiliza métricas como el número de tareas completadas y el número de tareas retenidas para medir el rendimiento del equipo.

Aunque Kanban y Scrum tienen algunas diferencias, también pueden funcionar bien juntos para crear un entorno de desarrollo ágil adaptado a las necesidades específicas de un equipo.

Scrumban es un marco híbrido que combina elementos de Scrum y Kanban. Fue desarrollado para tomar lo mejor de ambos mundos y mejorar aún más la eficacia de los equipos de desarrollo de software.

Esencialmente, Scrumban es una evolución de Scrum que integra las prácticas de Kanban. El marco utiliza los principios básicos de Scrum, como el proceso de sprint y backlog, así como los roles de Scrum Master, Product Owner y Developer. Al mismo tiempo, también incorpora los principios de Kanban, como la limitación del trabajo en curso (WIP) y la mejora continua.

En Scrumban, no hay periodos de sprint fijos, pero hay un tablero Kanban en el que se visualizan todas las tareas. El trabajo se organiza en un sistema pull, como en Kanban, en el que el equipo sólo asume tantas tareas como pueda manejar al mismo tiempo. La limitación del trabajo en curso garantiza que el equipo no se sobrecargue y se concentre en las tareas más importantes.

Otra ventaja de Scrumban es que es una buena manera de transición de un modelo Scrum a Kanban cuando un equipo comienza a buscar una mayor mejora continua y flexibilidad en su proceso. En general, Scrumban ofrece una combinación ideal de Scrum y Kanban para ayudar a los equipos a mejorar sus flujos de trabajo y aumentar su eficacia.