Ejecución del proyecto

Uno de los factores de éxito más importantes para alcanzar los objetivos del proyecto es una comunicación exhaustiva, transparente y fluida. Además de la comunicación dentro del equipo del proyecto, también incluye el intercambio de información entre el equipo y el director del proyecto, el director del proyecto y el cliente, el director del proyecto y la dirección de la empresa, así como con las partes interesadas y los participantes externos del proyecto.

Projektron BCS apoya la comunicación de su proyecto de forma integral almacenando de forma centralizada toda la información relevante para el proyecto, vinculándola a los respectivos tickets, tareas, paquetes de trabajo, planes y otros elementos de la estructura del proyecto, y manteniéndola disponible para que los implicados puedan encontrarla y recuperarla.

Registro de progresos: ya sean acuerdos importantes con los clientes o el contenido de una reunión del proyecto: en el registro de progresos, el gestor y el equipo del proyecto recogen toda la información de forma centralizada y en orden cronológico que es importante para la comunicación del proyecto y el éxito del mismo.

Planificación de reuniones y de la agenda: con la agenda en BCS, se registran los resultados de las reuniones de equipo con éxito directamente durante la reunión en el punto del orden del día, se genera un protocolo de la reunión al final de la misma con un solo clic y se envía a los participantes y a las personas externas, para que todos los participantes conozcan los resultados de la reunión.

Historial de contactos: gracias a las interfaces adecuadas, BCS almacena y registra las llamadas y los correos electrónicos entrantes y salientes. Si recibe una llamada, puede almacenar un memo de conversación directamente en el contacto correspondiente durante la llamada y vincular el proceso al proyecto.

Calendario del proyecto: en el calendario se pueden convocar reuniones de forma rápida y flexible, que todos los participantes invitados pueden ver en su vista de calendario personal, junto con los eventos del proyecto, como los hitos.

Sistema de tickets para la distribución de tareas: BCS pone a su disposición tickets de proyecto en los que puede registrar actividades espontáneas, solicitudes, cambios o elementos abiertos y dotarlos de los valores de planificación adecuados. Toda la comunicación de los taquilleros y los representantes, así como el registro de las horas de trabajo en los billetes, entra en el proyecto superior.

Función de notificación: si se posponen los plazos o hay cambios en las tareas, se informa a los implicados en el proyecto mediante una notificación en BCS y, opcionalmente, por correo electrónico.

Recordatorios: Con los recordatorios de Projektron BCS, puede crear rápidamente recordatorios virtuales para las próximas actividades o tareas para usted. También es posible delegar tareas a otras personas a través de los reenvíos: con un clic del ratón, envía una notificación por correo electrónico a su colega informándole del nuevo reenvío.

Notas de estado del gestor de proyectos: los gestores de proyectos pueden almacenar notas de estado sobre el estado y el progreso actual del proyecto. Estos mensajes se muestran a los participantes del proyecto en el resumen del mismo. Las decisiones importantes del proyecto también se pueden comunicar de forma rápida y centralizada a todos los participantes y a la dirección.

Almacenamiento de documentos con control de versiones: cargue los documentos relevantes para el proyecto directamente en las tareas o plazos. Los documentos se almacenan en una estructura de archivo uniforme para poder volver a encontrarlos. Los empleados autorizados siempre tienen acceso a la información relevante y a las últimas versiones de los documentos, en las que se pueden rastrear los cambios, desde cualquier lugar. Ya no hay duplicados ni versiones obsoletas de los documentos. Las funciones de búsqueda y filtro facilitan la transferencia de conocimientos y la investigación.

Comunicación externa del proyecto: Para planificar la comunicación externa de su proyecto, en BCS están disponibles todas las funcionalidades de tareas, tickets, flujos de trabajo con listas de comprobación y plazos. Esto le permite planificar la comunicación del proyecto como parte integral del mismo desde el principio. A través de licencias flexibles para invitados, puede incluir a los interesados externos y ofrecerles una visión directa del progreso del proyecto o incluso darles voz en determinados puntos de vista y aspectos.

Comunicación internacional de proyectos: BCS traduce automáticamente para los equipos que trabajan a nivel internacional. Como la interfaz del proyecto está disponible en 10 idiomas diferentes por defecto, todos los implicados reciben la información almacenada de forma centralizada en su propio idioma.