Ejecución del proyecto

Onda verde para la ejecución de su proyecto con Projektron BCS

A la planificación del proyecto le sigue la ejecución del proyecto: la realización de todas las tareas relacionadas con el proyecto hasta su finalización. Gestione el curso del proyecto de forma eficiente y reaccione de forma proactiva a los cambios: Para ello, nuestro software de gestión de proyectos Projektron BCS le ofrece una amplia gama de herramientas para el seguimiento de proyectos, la documentación de proyectos, la comunicación de proyectos y el control de proyectos, para la gestión de cambios y el trabajo estructurado en proyectos.


BCS es el software para la gestión de sus proyectos

Qué pasaría si tu software de gestión de proyectos...

➤ soportara a la perfección el método Kanban y facilitara la gestión de tareas?

➤ almacenara toda la comunicación del proyecto de forma centralizada y garantizara una colaboración fluida?

➤ proporcionar un calendario de proyecto claro para organizar todas las citas sin esfuerzo?

➤ permitir que las solicitudes de cambio sean transparentes y claramente rastreables?

➤ incluir sin esfuerzo los periodos de vacaciones y enfermedad en la planificación de recursos y despliegue?

➤ permitir un registro transparente del tiempo del proyecto?

➤ le proporcionaría una documentación clara del proyecto y una garantía de calidad mediante flujos de trabajo automatizados?

Gestión eficaz del proyecto gracias al plan de implantación de Projektron BCS

Un paso por delante en la gestión de proyectos: con el plan de turnos de Projektron BCS, los gestores de personal y de proyectos pueden diseñar la planificación de turnos en un abrir y cerrar de ojos. En pocos minutos puede determinar qué proyectos y tareas tienen la máxima prioridad en la semana actual y requieren más tiempo. Esto le permite gestionar sus proyectos de forma selectiva. Al mismo tiempo, proporciona a sus empleados directrices claras para su trabajo diario en los proyectos, lo que aumenta la eficiencia.

Projektron BCS facilita el control de las tareas pendientes. Puede utilizar tanto las vistas de planificación del proyecto como vistas generales especiales como el diagrama de Gantt o la vista general. Puede mostrar las tareas atrasadas cuyo procesamiento, según el plan, debería haber finalizado antes del inicio del periodo de evaluación. Estas tareas se marcan con un símbolo de advertencia. Esta función le ayuda a reconocer y contrarrestar a tiempo los retrasos para garantizar el éxito del proyecto.

Projektron BCS también integra las vacaciones y las bajas por enfermedad. Esto facilita la planificación de los recursos y el despliegue y garantiza que siempre esté al corriente cuando los miembros del equipo no estén disponibles para trabajar en el proyecto.

Calendario del proyecto: estar al tanto para que el proyecto se ejecute sin contratiempos

Una comunicación eficaz es la clave del éxito en la gestión de proyectos. Desde las reuniones iniciales, pasando por las reuniones de estado periódicas, hasta la presentación de los resultados del proyecto: en el calendario de proyectos de Projektron BCS puede crear todas las citas de forma rápida y cómoda y reunir a su equipo para una reunión con sólo unos clics. Para una mejor visión de conjunto, también puede ver los objetivos importantes de los subproyectos, los hitos, directamente en su calendario personal.

Una comunicación y un trabajo en equipo claros y bien coordinados son decisivos para una ejecución eficiente de los proyectos. Desde la reunión inicial, pasando por las reuniones de estado periódicas, hasta la presentación de los resultados del proyecto: el calendario de proyectos de Projektron BCS le ofrece la solución ideal para organizar todas las citas sin esfuerzo y reunir a su equipo en reuniones con sólo unos clics. Además, puede ver los objetivos e hitos importantes de los subproyectos directamente en su calendario personal para tener siempre una visión de conjunto.

Las ventajas del calendario de proyectos en Projektron BCS de un vistazo:

Planificación y coordinación: El calendario del proyecto le ayuda a planificar y coordinar de forma eficaz todas las citas relacionadas con el proyecto.

Específico del proyecto: Cada proyecto tiene su propio calendario en la vista de ejecución en "Citas".

Transparencia: El calendario del proyecto es accesible para todos los participantes en el proyecto, lo que hace que las citas sean transparentes para todos.

Calendario de días festivos: Los días festivos se marcan según el calendario de días festivos específico del proyecto.

Planificación a largo plazo: puede planificar citas importantes de clientes y coordinaciones internas a largo plazo y dejar que fluyan en la previsión de carga de trabajo de los empleados.

Periodos de tiempo personalizables: puede seleccionar el periodo de tiempo que se muestra según sus necesidades, ya sea por semana, mes o para toda la duración del proyecto.

Resumen del estado: Todos los participantes pueden ver el estado de las citas.

Coordinación de citas: La vinculación de todos los calendarios en Projektron BCS facilita enormemente la coordinación.

Documentación: Existe una documentación completa del calendario del proyecto, tanto internamente como en el contacto con el cliente.

Gestión de recursos: Las citas relevantes para los recursos se compensan con los esfuerzos planificados del proyecto, lo que optimiza la planificación de recursos.

Vinculación de tickets: las citas pueden vincularse directamente a los tickets para facilitar las reservas.

Flexibilidad: el calendario del proyecto puede asignar diferentes elementos de la estructura del proyecto, como los hitos.

Resumen de ausencias: el modelo de tiempo de trabajo muestra las ausencias de los empleados para que siempre esté informado sobre su disponibilidad.

Integración de clientes: los empleados externos del proyecto y las organizaciones de clientes pueden ver el calendario del proyecto a través del acceso de clientes.

Con el calendario de proyectos de Projektron BCS siempre estará informado y se asegurará de que sus proyectos se desarrollen de forma eficiente. Utilice esta potente función para gestionar con éxito sus proyectos y llevar su comunicación al siguiente nivel.

Tablero Kanban: planificación visual de tareas para la gestión de proyectos

Para asignar tareas de proyecto a sus empleados, el sistema de tickets interno de BCS es una buena elección. Si decide utilizar el modelo de procedimientoKanban en sus proyectos, Projektron BCS le ofrece una potente solución: Nuestro tablero Kanban ofrece una creación y asignación sencillas, una visualización clara y le permite trabajar cómodamente con los tickets del proyecto. Sin embargo, también es posible crear y gestionar tareas de proyecto con el tablero Kanban claramente organizado de Projektron BCS.

En el tablero Kanban sólo tiene que arrastrar y soltar tareas y tickets en diferentes estados y prioridades. Además, puede seleccionar fácilmente miembros individuales o múltiples del equipo y añadirlos o eliminarlos como editores de un ticket o tarea.

Con la función de edición de un tablero Kanban, puede crear fácilmente consultas a tickets. Los ajustes permiten mostrar los estados deseados y definir el alcance de la información mostrada. El contenido del tablero Kanban también puede adaptarse cómodamente a sus necesidades actuales con un filtro de periodos.

El tablero Kanban permite definir cuántas tareas pueden procesarse en paralelo estableciendo un límite de trabajo en curso (WiP). Cuando se supera el número máximo, la columna correspondiente se vuelve roja: una señal clara para vigilar la carga de trabajo. Puede ajustar el número de tareas que pueden procesarse simultáneamente en función de sus necesidades.

Projektron BCS le ofrece así una solución versátil y flexible para la gestión de proyectos al estilo Kanban. Aumente la eficacia y controle siempre el progreso de sus proyectos.

Comunicación del proyecto con BCS: Toda la información sobre el proyecto de forma centralizada

Uno de los factores de éxito más importantes para alcanzar los objetivos del proyecto es una comunicación clara, transparente y fluida. Además de la comunicación dentro del equipo del proyecto, también incluye el intercambio de información entre el equipo del proyecto y el director del proyecto, el director del proyecto y el cliente, el director del proyecto y la dirección de la empresa, así como con las partes interesadas y los participantes externos del proyecto.

Projektron BCS le ayuda en todos los aspectos almacenando de forma centralizada toda la información relevante y vinculándola a los distintos elementos de su proyecto. Estas son algunas de las potentes funciones para la comunicación de su proyecto:

Registro de progresos: ya se trate de acuerdos importantes con clientes o del resumen de una reunión de proyecto, el registro de progresos permite a los jefes de proyecto y a los equipos guardar toda la información relevante en orden cronológico. Así tendrá todos los detalles importantes en un solo lugar.

Planificación de reuniones y agenda: con la agenda en BCS, puede registrar los resultados de la reunión directamente durante la misma y generar un protocolo de reunión con un solo clic. Esto permite una reunión de equipo eficaz y una documentación clara de los resultados.

Historial de contactos: Gracias a las interfaces adecuadas, BCS almacena y registra las llamadas entrantes y salientes, así como los correos electrónicos. Si recibe una llamada, puede almacenar un memo de conversación directamente sobre el contacto correspondiente en la herramienta CRM interna de BCS durante la llamada y vincular el proceso al proyecto.

Calendario del proyecto: en el calendario puede programar de forma rápida y flexible reuniones que todos los participantes invitados pueden ver en su vista de calendario personal, junto con eventos del proyecto como hitos.

Sistema de tickets para la distribución de tareas: BCS pone a su disposición tickets de proyecto en los que puede registrar actividades espontáneas, solicitudes, cambios o elementos abiertos y dotarlos de los valores de planificación adecuados. Toda la comunicación de los agentes y representantes de tickets, así como el registro de las horas de trabajo en los tickets, se realiza en el proyecto superior.

Función de notificación: Si se posponen los plazos o hay cambios en las tareas, se informa a los implicados en el proyecto mediante una notificación en BCS y opcionalmente por correo electrónico.

Recordatorios: con los recordatorios de Projektron BCS puede crear rápidamente recordatorios virtuales para las próximas actividades o tareas para usted mismo. También es posible delegar tareas en otras personas mediante reenvíos: con un clic del ratón, enviará una notificación por correo electrónico a su colega informándole del nuevo reenvío.

Notas de estado del gestor de proyectos: Los gestores de proyectos pueden almacenar notas de estado sobre la situación actual y el progreso del proyecto. Estos mensajes se muestran a los participantes del proyecto en la vista general del proyecto. Las decisiones importantes del proyecto también se pueden comunicar de forma rápida y centralizada a todos los participantes y a la dirección.

Almacenamiento de documentos con control de versiones: cargue documentos relevantes para el proyecto directamente en las tareas o plazos. Los documentos se almacenan en una estructura de archivo uniforme para que puedan volver a encontrarse. Los empleados autorizados siempre tienen acceso a la información relevante y a las últimas versiones de los documentos, en las que se pueden rastrear los cambios, desde cualquier lugar. Se acabaron los duplicados y las versiones obsoletas de los documentos. Las funciones de búsqueda y filtrado facilitan la transferencia de conocimientos y la investigación.

Comunicación externa del proyecto: Para planificar la comunicación externa de su proyecto, BCS pone a su disposición todas las funciones de tareas, tickets, flujos de trabajo con listas de comprobación y plazos. Esto le permite planificar la comunicación del proyecto como una parte integral de todo el proyecto desde el principio. Mediante licencias flexibles para invitados, puede incluir a los interesados externos y ofrecerles una visión directa del progreso del proyecto o incluso concederles voz en determinados puntos de vista y aspectos.

Comunicación internacional del proyecto: BCS traduce automáticamente para los equipos que trabajan a nivel internacional. Dado que la interfaz del proyecto está disponible por defecto en 10 idiomas diferentes, todos los implicados reciben la información almacenada de forma centralizada en su propio idioma.

Nicole Baumann

 Project Management Excellence, Kendrion Automotive Group

"Para la gestión de cambios, hemos utilizado el sistema de tickets para definir un flujo de trabajo que abarque varios pasos del proceso, desde el análisis del cambio hasta la toma de la decisión y la aplicación del cambio. Las funcionalidades del sistema de tickets son muy útiles para garantizar un flujo de procesos fluido y completo. El sistema de tickets se adaptó a nuestras necesidades en este contexto".

Dr. Robert Kormann

Jefe de Coordinación Central de Proyectos, AIM Infrarot-Module GmbH

»Projektron BCS ofrece, por un lado, la posibilidad de procesar los proyectos de desarrollo de acuerdo con el método del camino crítico y, por otro, una "caja de herramientas" para la comunicación de proyectos que satisface las necesidades de los más diversos departamentos.«

Solicitud de cambio: claramente rastreable

Si la planificación de su proyecto cambia durante la ejecución del mismo, dependiendo del tamaño y la importancia estratégica de su proyecto, es posible que las solicitudes de cambio tengan que ser aprobadas primero por el comité de dirección antes de que usted, como director del proyecto, pueda actuar. Gracias a las funciones flexibles de Projektron BCS, dispone de varias opciones para asignar una solicitud de cambio a su proyecto. Por ejemplo, puede gestionarlas cómodamente mediante tickets.

Las ventajas:

Procesos de aprobación transparentes: Gracias a la clara estructura de las solicitudes de cambio en forma de tickets, los procesos de aprobación pueden rastrearse claramente, lo que conduce a una gestión ordenada del proyecto.

Historial de estado de un vistazo: El historial de estado de las solicitudes de cambio se puede ver de un vistazo en el ticket, por lo que siempre se puede seguir el progreso y el estado actual de cada solicitud de cambio en el proyecto.

Versátiles posibilidades de personalización: En Projektron BCS, dispone de una amplia gama de opciones para configurar los tickets exactamente para sus requisitos específicos y adaptarlos a sus procesos y flujos de trabajo individuales.

Flujos de trabajo eficientes: la integración de tickets permite procesar las solicitudes de cambio de forma cómoda y estructurada.

Registro del tiempo relacionado con el proyecto: asignado automáticamente

Una ejecución fluida de los proyectos requiere un registro de tiempos claro y eficaz. El registro de tiempos de proyectos es una herramienta valiosa para que cualquier empresa aumente la eficiencia, mejore la transparencia y garantice la rentabilidad económica. No se utiliza para controlar o evaluar el rendimiento de empleados individuales, sino que permite una mejor planificación y asignación de recursos en todo el equipo del proyecto.

En Projektron BCS, los miembros de su equipo reservan sus horas de trabajo directamente a las tareas que les han sido asignadas en el proyecto. Además, tienen la opción de proporcionar estimaciones del esfuerzo restante y marcar el estado de la tarea como "completada". La particularidad: Projektron BCS transfiere automáticamente todos los valores al proyecto, lo que le permite acceder en todo momento a información actualizada sobre el progreso del proyecto. Si necesita información aún más detallada, como gestor de proyectos puede consultar simplemente los comentarios de reserva y ver cuánto tiempo se ha dedicado a cada trabajo.

De este modo, puede hacer un seguimiento transparente del trabajo realizado y transferirlo directamente a la factura para facturar a sus clientes los costes incurridos.

Documentación del proyecto: clara y centralizada

A primera vista, una documentación exhaustiva del proyecto puede parecer trabajo extra. Sin embargo, en realidad tiene un valor incalculable. Facilita la cooperación con otros participantes en el proyecto, permite una comunicación precisa con el cliente y crea seguridad jurídica para todas las partes. Una documentación clara es, por tanto, un componente importante del éxito en la gestión de proyectos.

En Projektron BCS dispone de todas las herramientas necesarias para documentar sus proyectos de forma profesional y garantizar así un proceso sin problemas.

Registros de progreso y documentos de proyecto claros

En el registro de progreso, usted y su equipo de proyecto pueden registrar los acuerdos importantes con los clientes o los resultados de las reuniones del proyecto en orden cronológico. Esta documentación central es crucial para el éxito de su proyecto, ya que garantiza que toda la información relevante esté reunida en un solo lugar.

Tickets de proyecto para solicitudes y cambios espontáneos

Projektron BCS bietet außerdem die Möglichkeit, Projekttickets zu erstellen, in denen Sie spontane Tätigkeiten, Anfragen, Änderungen oder offene Punkte festhalten können. Diese Tickets ermöglichen eine schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse und sind mit den entsprechenden Planwerten verknüpfbar.

Projektron BCS también ofrece la posibilidad de crear tickets de proyecto en los que puede registrar actividades espontáneas, solicitudes, cambios o partidas abiertas. Estos tickets permiten reaccionar rápidamente ante imprevistos y pueden vincularse a los valores plan correspondientes.

Gestión central de documentos

Los documentos de su proyecto se gestionan en Projektron BCS mediante una gestión central de documentos. Esto significa que todos los documentos relevantes están disponibles directamente en el proyecto, en el ticket del proyecto o en la tarea del proyecto asociada. Esto aumenta considerablemente la transparencia y la eficacia de la gestión de sus proyectos.

Garantía de calidad y flujos de trabajo automatizados

En cuanto al aseguramiento de la calidad, Projektron BCS ofrece la posibilidad de apoyar a su equipo de proyecto en la ejecución profesional con ayuda de listas de comprobación y flujos de trabajo automatizados.

Los flujos de trabajo y procesos internos de la empresa se modelan con el diseñador BPMN interno de BCS. Los procesos BPMN le permiten asignar tareas de forma transparente y clara en el trabajo en equipo y en cooperación a través de los límites departamentales, niveles jerárquicos y ubicaciones. Incluso más allá de las fronteras lingüísticas, puede colaborar con otras ubicaciones en un mismo proceso, ya que el proceso y todas sus actividades y elementos pueden representarse en varios idiomas.

Con estas herramientas se asegura de que todos los pasos del proyecto se llevan a cabo de acuerdo con las normas de calidad definidas.

  

BCS es el software para la realización de su proyecto: Sus ventajas de un vistazo

Documentación clara del proyecto gracias a la gestión centralizada de documentos

Calendario del proyecto: introducción rápida de citas y organización de reuniones

Planificación eficiente, incluidas las vacaciones y las bajas por enfermedad

Registro del tiempo dedicado al proyecto

Solicitud de cambios: procesos de aprobación transparentes mediante tickets

Tablero Kanban intuitivo para asignar y gestionar tareas y tickets

Comunicación centralizada del proyecto con registro del progreso e historial de contactos

Garantía de calidad en el transcurso del proyecto gracias a listas de comprobación, flujos de trabajo y automatización de procesos basada en BPMN

 

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