Projektabwicklung

Grüne Welle für Ihre Projektdurchführung mit Projektron BCS

Nach der Projektplanung erfolgt die Projektabwicklung – die Durchführung aller projektbezogenen Aufgaben bis zum Ende eines Projekts. Den Projektverlauf effizient gestalten und auf Änderungen proaktiv reagieren: Dazu bietet Ihnen unsere Projektmanagement-Software Projektron BCS vielfältige Werkzeuge zur Projektverfolgung, Projektdokumentation, Projektkommunikation und Projektsteuerung, fürs Änderungsmanagement und die strukturierte Projektarbeit.

BCS ist die Software für Ihre Projektabwicklung

Was wäre wenn Ihre Projektmanagement Software...

➤ die Kanban-Methode nahtlos unterstützen und die Aufgabenverwaltung erleichtern würde?

➤sämtliche Projektkommunikation zentral speichern und für eine reibungslose Zusammenarbeit sorgen würde?

➤ einen übersichtlichen Projektkalender böte, um alle Termine mühelos zu organisieren?

➤ Change Requests transparent und eindeutig nachvollziehbar ermöglichen würde?

➤ Urlaubs- und Krankheitszeiten mühelos in die Ressourcen- und Einsatzplanung einbeziehen würde?

➤ eine transparente Projektzeiterfassung ermöglichen würde?

➤ Ihnen klare Projektdokumentation und Qualitätssicherung durch automatisierte Workflows bieten würde?

Projektron BCS als Kanban Software: Tickets verschiedener Priorisierung und mit unterschiedlichen Bearbeitungsständen.

Effiziente Projektabwicklung dank Projektron BCS-Einsatzplan

Dank Einsatzplan definieren Sie genau und schnell, wann Ihr Team welche Aufgaben bearbeitet

In der Projektabwicklung einen Schritt voraus: Mit dem Einsatzplan in Projektron BCS gestalten Personalverantwortliche und Projektmanager die Einsatzplanung im Handumdrehen. In nur wenigen Minuten legen Sie fest, welche Projekte und Aufgaben in der aktuellen Woche höchste Priorität haben und den größten Zeiteinsatz erfordern. Dies ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung Ihrer Projekte. Gleichzeitig bieten Sie Ihren Mitarbeitern klare Vorgaben für ihre tägliche Projektarbeit, was die Effizienz steigert.

Projektron BCS erleichtert die Überwachung überfälliger Aufgaben. Dabei können Sie sowohl die Ansichten der Projektplanung als auch spezielle Überblicksansichten wie das Gantt-Diagramm oder den Überblick nutzen. Sie können überfällige Aufgaben einblenden, bei denen die Bearbeitung laut Plan bereits vor Beginn des Auswertungszeitraums hätte abgeschlossen sein müssen. Diese Aufgaben werden durch ein Warnsymbol gekennzeichnet. Diese Funktion unterstützt Sie dabei, Verzögerungen rechtzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Projektron BCS integriert auch Urlaubs- und Krankheitszeiten. Dies erleichtert die Ressourcen- und Einsatzplanung und stellt sicher, dass Sie stets im Bilde sind, wenn Teammitglieder nicht für die Arbeit am Projekt zur Verfügung stehen.

Projektkalender: Im Bilde sein für reibungslose Projektabwicklung

Im Projektkalender sehen Sie alle Termine zu Ihrem Projekt

Effektive Projektkommunikation ist das A und O der erfolgreichen Projektabwicklung. Vom Kick-off-Meeting über regelmäßige Statusbesprechungen zur Präsentation der Projektergebnisse – im Projektron BCS-Projektkalender können Sie alle Termine schnell und komfortabel anlegen und Ihr Team mit wenigen Klicks zu einem Meeting zusammentrommeln. Zur besseren Übersicht können Sie darüber hinaus wichtige Teilprojektziele, die Meilensteine, direkt in Ihrem persönlichen Kalender einsehen.

Für eine effiziente Projektabwicklung sind eine klare und gut koordinierte Kommunikation und Teamarbeit entscheidend. Angefangen beim Kick-off-Meeting bis hin zu regelmäßigen Statusbesprechungen und der Präsentation von Projektergebnissen – der Projektkalender in Projektron BCS bietet Ihnen die ideale Lösung, um sämtliche Termine mühelos zu organisieren und Ihr Team mit nur wenigen Klicks zu Meetings zusammenzubringen. Darüber hinaus können Sie wichtige Teilprojektziele und Meilensteine direkt in Ihrem persönlichen Kalender einsehen, um stets den Überblick zu behalten.

Die Vorteile des Projektkalenders in Projektron BCS auf einen Blick:

Planung und Koordination: Der Projektkalender unterstützt die effektive Planung und Koordination aller projektbezogenen Termine.

Projektindividuell: Jedes Projekt verfügt über seinen eigenen Kalender in der Durchführungsansicht unter "Termine".

Transparenz: Der Projektkalender ist für alle Projektbeteiligten zugänglich, wodurch die Termine für alle transparent sind.

Feiertagskalender: Feiertage werden entsprechend dem projektbezogenen Feiertagskalender markiert.

Langfristige Planung: Wichtige Kundentermine und interne Abstimmungen planen Sie langfristig und lassen sie Auslastungsprognose der Mitarbeiter einfließen.

Anpassbare Zeiträume: Sie können den angezeigten Zeitraum nach Bedarf wählen, sei es pro Woche, Monat oder für die gesamte Projektdauer.

Statusübersicht: Der Status der Termine ist für alle Beteiligten einsehbar.

Terminkoordination: Die Verknüpfung aller Kalender in Projektron BCS erleichtert die Koordination erheblich.

Dokumentation: Es erfolgt eine lückenlose Dokumentation des terminlichen Projektverlaufs, sowohl intern als auch im Kundenkontakt.

Ressourcenmanagement: Ressourcenrelevante Termine werden mit geplanten Aufwänden des Projekts verrechnet, was die Einsatzplanung optimiert.

Ticketverknüpfung: Termine können direkt mit Tickets verknüpft werden, um Buchungen zu erleichtern.

Flexibilität: Der Projektkalender kann verschiedene Projektstrukturelemente wie Meilensteine abbilden.

Abwesenheitsübersicht: Das Arbeitszeitmodell zeigt die Abwesenheit der Mitarbeiter an, sodass Sie stets über deren Verfügbarkeit informiert sind.

Kundenintegration: Externe Projektmitarbeiter und Kundenorganisationen können den Projektkalender über den Kundenzugang einsehen.

Mit dem Projektkalender in Projektron BCS sind Sie stets im Bilde und gewährleisten eine effiziente Abwicklung Ihrer Projekte. Nutzen Sie diese leistungsstarke Funktion, um Ihre Projekte erfolgreich zu managen und Ihre Kommunikation auf das nächste Level zu heben.

Kanban Board: visuelle Aufgabenplanung für die Projektabwicklung

Um Ihren Mitarbeitern Projektaufgaben zuzuweisen, bietet sich das BCS-interne Ticket-System an. Wenn Sie sich für das Kanban-Vorgehensmodell in Ihren Projekten entscheiden, steht Ihnen in Projektron BCS eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung: Unser Kanban Board bietet eine leichte Erstellung und Zuweisung, übersichtliche Anzeige und ermöglicht Ihnen ein bequemes Arbeiten mit Projekttickets.

Auf dem Kanban Board ziehen Sie Aufgaben und Tickets per Drag & Drop ganz einfach in verschiedene Status und Prioritäten. Zusätzlich können Sie problemlos einzelne oder mehrere Teammitglieder auswählen und als Bearbeiter für ein Ticket festlegen oder wieder entfernen.

Mit der Bearbeiten-Funktion einer Kanban-Karte können Sie problemlos Rückfragen an Tickets erstellen. Die Einstellungen ermöglichen es, die gewünschten Status anzuzeigen und den Umfang der angezeigten Informationen festzulegen. Die Inhalte des Kanban Boards können auch bequem mit einem Zeitraumfilter an Ihre aktuellen Anforderungen angepasst werden.

Das Kanban Board ermöglicht es Ihnen, festzulegen, wie viele Aufgaben parallel bearbeitet werden dürfen, indem Sie ein Work-in-Progress-Limit (WiP-Limit) festlegen. Wenn die maximale Anzahl überschritten wird, färbt sich die entsprechende Spalte rot – eine klare Signalgebung, um die Arbeitslast im Blick zu behalten. Die Einstellungen zur Anzahl der gleichzeitig bearbeitbaren Aufgaben können Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Projektron BCS bietet Ihnen somit eine vielseitige und flexible Lösung für die Projektabwicklung im Kanban-Stil. Steigern Sie die Effizienz und behalten Sie stets den Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte.

Projektkommunikation mit BCS: Alle Informationen zentral am Projekt

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren zum Erreichen der Projektziele ist eine klare, transparente und reibungslose Projektkommunikation. Sie umfasst neben der Kommunikation innerhalb des Projektteams auch den Informationsaustausch zwischen Projektteam und Projektleiter, Projektleiter und Auftraggeber, Projektleiter und Unternehmensleitung sowie zu Stakeholdern und externen Projektbeteiligten.

Projektron BCS unterstützt Sie dabei in jeder Hinsicht, indem es alle relevanten Informationen zentral speichert und mit den verschiedenen Elementen Ihres Projekts verknüpft. Hier sind einige der leistungsstarken Funktionen für Ihre Projektkommunikation:

Verlaufsprotokoll: Ob wichtige Absprachen mit Kunden oder die Zusammenfassung einer Projektbesprechung – das Verlaufsprotokoll ermöglicht es Projektleitern und Teams, sämtliche relevanten Informationen in chronologischer Reihenfolge zu speichern. So haben Sie alle wichtigen Details an einem Ort.

Meeting- und Agendaplanung: Mit der Agenda in BCS können Sie Besprechungsergebnisse direkt während der Sitzung festhalten und mit einem Klick ein Besprechungsprotokoll generieren. Dies ermöglicht eine effektive Teambesprechung und eine klare Dokumentation der Ergebnisse.

Kontakthistorie: Dank entsprechender Schnittstellen speichert und protokolliert BCS eingehende wie ausgehende Anrufe und E-Mails. Erhalten Sie einen Anruf, können Sie während des Telefonats ein Gesprächsmemo direkt am betreffenden Kontakt im BCS-internen CRM-Tool hinterlegen und den Vorgang mit dem Projekt verknüpfen.

Projektkalender: Im Kalender berufen Sie schnell und flexibel Besprechungstermine ein, die alle eingeladenen Beteiligten nebst Projektereignissen wie Meilensteine in ihrer persönlichen Kalenderansicht einsehen können.

Ticketsystem zur Aufgabenverteilung: BCS hält Projekttickets für Sie bereit, in denen Sie spontan anfallende Tätigkeiten, Anfragen, Änderungen oder offene Punkte festhalten und mit den passenden Planwerten versehen können. Die gesamte Kommunikation der Ticketbearbeiter und -beauftragenden sowie die Arbeitszeiterfassung auf Tickets geht in das übergeordnete Projekt ein.

Benachrichtigungsfunktion: Verschieben sich Termine oder gibt es Änderungen an Aufgabenstellungen, werden betroffene Projektbeteiligte über eine Benachrichtigung in BCS und optional via E-Mail informiert.

Wiedervorlagen: Mit den Projektron BCS-Wiedervorlagen erstellen Sie schnell virtuelle Erinnerungshilfen für anfallende Aktivitäten oder Aufgaben für sich selbst. Auch das Delegieren von Aufgaben an andere ist über Wiedervorlagen möglich: Per Mausklick versenden Sie an Ihren Kollegen eine E-Mail-Benachrichtigung, die ihn über die neue Wiedervorlage informiert.

Statusanmerkungen des Projektleiters: Projektleiter können Statusanmerkungen zum aktuellen Projektstatus und Projektfortschritt hinterlegen. Diese Meldungen werden Projektbeteiligten im Projektüberblick angezeigt. Auch wichtige Projektentscheidungen können Sie so schnell und zentral allen Beteiligten und dem Management kommunizieren.

Dokumentenablage mit Versionierung: Projektrelevante Dokumente laden Sie direkt an Aufgaben oder Terminen hoch. Dokumente werden in einer einheitlichen Ablagestruktur wieder auffindbar gespeichert. Befugte Mitarbeiter haben von überall immer Zugriff auf relevante Informationen und die aktuellsten Dokumentenversionen, in denen Änderungen nachvollziehbar sind. Es gibt keine Dubletten und veraltete Versionen von Dokumenten mehr. Such- und Filterfunktionen erleichtern Wissenstransfer und Recherche.

Externe Projektkommunikation: Zur Planung Ihrer externen Projektkommunikation stehen Ihnen die vollen Funktionalitäten von Aufgaben, Tickets, Workflows mit Checklisten und Terminen in BCS zur Verfügung. So planen Sie die Projektkommunikation von Beginn an als integralen Bestandteil des gesamten Projekts. Über flexible Gastlizenzen können Sie externe Stakeholder einbeziehen und ihnen direkt Einblick in den Projektfortschritt bieten oder sogar Mitspracherecht bezüglich bestimmter Ansichten und Aspekte einräumen.

Projektkommunikation international: Für international arbeitende Teams übersetzt BCS automatisch. Da die Projektoberfläche per Default in 10 verschiedenen Sprachen verfügbar ist, erhält jeder Beteiligte die zentral hinterlegten Informationen in seiner Sprache angezeigt.

Nicole Baumann

Project Management Excellence, Kendrion Automotive Group

"Für das Änderungsmanagement haben wir mit Hilfe des Ticketsystems einen Workflow definiert, der verschiedene Prozessschritte von der Änderungsanalyse über die Entscheidung bis hin zur Umsetzung der Änderung abdeckt. Die Funktionalitäten des Ticketsystems sind sehr hilfreich, um einen reibungslosen und vollständigen Prozessablauf zu gewährleisten. Das Ticketsystem wurde in diesem Zusammenhang für unsere Bedürfnisse angepasst."

Dr. Robert Kormann

Leiter Zentrale Projektkoordination, AIM Infrarot-Module GmbH

"Projektron BCS liefert einerseits die Möglichkeit normgerechter Abarbeitung von Entwicklungsprojekten nach der Critical Path Methode und andererseits einen "Werkzeugkasten" für die Projektkommunikation, der den Bedürfnissen der verschiedensten Abteilungen gerecht wird."

Dr. Sven Kleiner

Vorstand der :em engineering methods AG

Unsere Mitarbeiter wissen nun tagesaktuell, welche Aufgaben ihnen zugewiesen sind. Wir können genau erkennen, welche Teile eines Projekts bereits erledigt sind und wie viel Budget noch zur Verfügung steht. Projektron BCS ist ein mächtiges Werkzeug. Wir sind froh, dass wir uns für das System entschieden haben. […] Ohne BCS könnten wir unsere Aufgaben im Bereich der Projektabwicklung heute nicht mehr in einem angemessenen Zeitrahmen erfüllen.

Dr. Simon Kimme

Leitung Maschinenbau und Projektleitung, Laservorm GmbH

"Insgesamt hilft uns Projektron BCS ganz klar dabei, besser zu wirtschaften. Da ich nun schneller als früher erkennen kann, ob ein Projekt aus der Bahn läuft, minimiere ich die Gefahr von Vertragsstrafen."

Annette Siegenthaler

IT-Projektorganisation in der Deutschen Nationalbibliothek, öffentliche Einrichtung

Da die Team-Mitglieder oft in mehreren parallel laufenden Projekten eingebunden sind, müssen sie mit ihren Einsatzzeiten jonglieren. Dabei ist es nur natürlich, dass sie die Projekte priorisieren, die ihnen besonders am Herzen liegen. Welche Projekte stocken und welche dafür umso schneller vorankommen, ist in Projektron BCS jetzt für alle Beteiligten schnell einzusehen.

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Change Request: eindeutig nachvollziehbar

Wie effizient ist die Ticketbearbeitung? Die Ticketauswertungen in Projektron BCS geben Aufschluss

Ändert sich Ihre Projektplanung während der Projektabwicklung, kann es je nach Größe und strategischer Bedeutung Ihres Projekts dazu kommen, dass zunächst Change Requests vom Lenkungsausschuss genehmigt werden müssen, ehe Sie als Projektleiter tätig werden dürfen. Durch die flexiblen Funktionen in Projektron BCS haben Sie verschiedene Möglichkeiten einen Change Request in Ihrem Projekt abzubilden. Ganz bequem können Sie diese beispielsweise über Tickets laufen lassen.

Die Vorteile:

Transparente Genehmigungsprozesse: Dank der klaren Struktur von Change Requests in Form von Tickets können Genehmigungsprozesse eindeutig nachverfolgt werden, was zu einer geordneten Projektabwicklung führt.

Statushistorie im Blick: Die Statushistorie von Change Requests ist am Ticket auf einen Blick einsehbar, sodass Sie den Verlauf und den aktuellen Status jeder Änderungsanfrage im Projekt immer verfolgen können.

Vielseitige Anpassungsmöglichkeiten: In Projektron BCS haben Sie vielfältige Optionen, um Tickets exakt für Ihre spezifischen Anforderungen zu konfigurieren und an Ihre individuellen Prozesse und Abläufe anzupassen.

Effiziente Abläufe: Die Integration von Tickets ermöglicht eine bequeme und strukturierte Abwicklung von Change Requests.

Projektbezogene Zeiterfassung: Automatisch zugeordnet

Eine reibungslose Projektabwicklung erfordert eine klare und effiziente Zeiterfassung. Die Projektzeiterfassung ist ein wertvolles Werkzeug für jedes Unternehmen, um die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu erhöhen und die wirtschaftliche Rentabilität sicherzustellen. Sie dient nicht der Kontrolle oder Beurteilung der Leistung einzelner Mitarbeiter, sondern ermöglicht eine bessere Planung und Ressourcenallokation im gesamten Projektteam.

In Projektron BCS buchen Ihre Teammitglieder ihre Arbeitszeiten direkt auf die Aufgaben, die ihnen im Projekt zugeordnet sind. Zusätzlich haben sie die Möglichkeit, Schätzungen zum Restaufwand abzugeben und den Aufgabenstatus als "fertig" zu markieren. Das Besondere: Projektron BCS übernimmt sämtliche Werte automatisch in das Projekt, wodurch Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen zum Projektfortschritt haben. Sollten Sie noch detailliertere Informationen benötigen, können Sie als Projektmanager einfach die Buchungskommentare einsehen und nachvollziehen, wie viel Zeit für welche Arbeit aufgewendet wurde.

Geleisteten Aufwand können Sie so transparent nachvollziehen und direkt in die Abrechnung überführen, um die entstandenen Kosten Ihren Kunden in Rechnung zu stellen.

Projektdokumentation: Übersichtlich und zentral

Eine umfassende Projektdokumentation mag auf den ersten Blick wie zusätzlicher Aufwand erscheinen. In Wirklichkeit ist sie jedoch von unschätzbarem Wert. Sie erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen Projektbeteiligten, ermöglicht eine präzise Kommunikation mit dem Kunden und schafft Rechtssicherheit für alle Seiten. Eine klare Dokumentation ist somit ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Projektabwicklung.

In Projektron BCS haben Sie alle notwendigen Tools, um Ihre Projekte professionell zu dokumentieren und somit für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

Übersichtliche Verlaufsprotokolle und Projektdokumente

Im Verlaufsprotokoll können Sie und Ihr Projektteam wichtige Absprachen mit Kunden oder die Ergebnisse von Projektbesprechungen in chronologischer Reihenfolge festhalten. Diese zentrale Dokumentation ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts, da sie sicherstellt, dass alle relevanten Informationen an einem Ort zusammengeführt werden.

Projekttickets für spontane Anfragen und Änderungen

Projektron BCS bietet außerdem die Möglichkeit, Projekttickets zu erstellen, in denen Sie spontane Tätigkeiten, Anfragen, Änderungen oder offene Punkte festhalten können. Diese Tickets ermöglichen eine schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse und sind mit den entsprechenden Planwerten verknüpfbar.

Zentrales Dokumentenmanagement

Ihre Projektdokumente werden in Projektron BCS über ein zentrales Dokumentenmanagement verwaltet. Dadurch sind alle relevanten Unterlagen direkt am Projekt, am Projektticket oder an der zugehörigen Projektaufgabe verfügbar. Dies erhöht die Transparenz und Effizienz Ihrer Projektabwicklung erheblich.

Qualitätssicherung und automatisierte Workflows

In Bezug auf Qualitätssicherung bietet Projektron BCS die Möglichkeit, Ihr Projektteam mithilfe von Checklisten und automatisierten Workflows bei der fachgerechten Ausführung zu unterstützen.

Unternehmensinterne Arbeitsabläufe und Prozesse modellieren Sie mit dem BCS-internen BPMN-Designer. BPMN-Prozesse ermöglichen Ihnen eine transparente und klar definierte Aufgabenzuweisung in der Teamarbeit und in der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen, Hierarchieebenen und Standorte hinweg. Sogar über Sprachgrenzen hinweg können Sie mit anderen Standorten in ein und demselben Prozess zusammenarbeiten, da der Prozess und all seine Aktivitäten und Elemente mehrsprachig darstellbar sind.

Mit diesen Tools stellen Sie sicher, dass alle Schritte im Projekt nach den definierten Qualitätsstandards durchgeführt werden.