Projektabwicklung
Grüne Welle für Ihre Projektdurchführung
Projektdurchführung effizient gestalten und auf Änderungen proaktiv reagieren: Dazu bietet Ihnen unsere Projektmanagement-Software Projektron BCS vielfältige Werkzeuge zur Projektdokumentation, Projektkommunikation und Projektsteuerung, fürs Änderungsmanagement und die strukturierte Projektarbeit.
Einsatzplanung: Im Handumdrehen
Im Projektron BCS-Einsatzplan legen Sie als Personalverantwortlicher oder Projektmanager minutenschnell fest, welche Projekte und Aufgaben in der aktuellen Woche mit hoher Priorität und Zeiteinsatz bearbeitet werden sollen. So können Sie sich sicher sein, dass sich Ihr Projekt in die richtige Richtung bewegt. Gleichzeitig erhalten Ihre Mitarbeiter klare Vorgaben für die tägliche Projektarbeit.
Projektkalender: Im Bilde sein
Effektive Projektkommunikation ist das A und O der erfolgreichen Projektabwicklung. Vom Kick-off-Meeting über regelmäßige Statusbesprechungen zur Präsentation der Projektergebnisse – im Projektron BCS-Projektkalender können Sie alle Termine schnell und komfortabel anlegen und Ihr Team mit wenigen Klicks zu einem Meeting zusammentrommeln. Zur besseren Übersicht können Sie darüber hinaus wichtige Teilprojektziele, die Meilensteine, direkt in Ihrem persönlichen Kalender einsehen.
Kanban Board für Aufgaben und Tickets: Übersichtliche Anzeige und bequemes Arbeiten
Wählen Sie als Vorgehensmodell für Projekte Kanban, steht Ihnen als Projektleiter das Kanban Board in Projektron BCS zur Verfügung. Per Drag & Drop ziehen Sie Tickets bzw. Aufgaben in verschiedene Status und Prioritäten - ebenso können Sie einzelne oder mehrere Teammitglieder wählen und dem Ticket als Bearbeiter hinzufügen. In den Einstellungen lässt sich festlegen, welche Status Sie betrachten möchten und in welchem Umfang die dazugehörigen Informationen dargestellt werden sollen.
Legen Sie außerdem fest, wie viele Aufgaben parallel bearbeitet werden dürfen - wird die Anzahl der maximalen Aufgaben überschritten, färbt sich die jeweilige Spalte rot. Wie viele Aufgaben bearbeitet werden dürfen, stellen Sie bequem in den Einstellungen ein. Direkt über die Bearbeiten-Funktion einer Kanban Karte lassen sich Rückfragen an Tickets erstellen. Außerdem können alle Bearbeiter einer Karte auch ganz einfach wieder entfernt werden, indem diese über das Papierkorb-Symbol entleert wird. Und: Die Inhalte des Kanban Boards lassen sich mit einem Zeitraumfilter bequem anpassen.
Projektkommunikation mit BCS: Alle Informationen zentral am Projekt
Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren zum Erreichen der Projektziele ist eine umfassende, transparente und reibungslose Projektkommunikation. Sie umfasst neben der Kommunikation innerhalb des Projektteams auch den Informationsaustausch zwischen Projektteam und Projektleiter, Projektleiter und Auftraggeber, Projektleiter und Unternehmensleitung sowie zu Stakeholdern und externen Projektbeteiligten.
Projektron BCS unterstützt Ihre Projektkommunikation ganzheitlich, indem es sämtliche projektrelevante Informationen zentral speichert, mit den jeweiligen Tickets, Aufgaben, Arbeitspaketen, Plänen und sonstigen Projektstrukturelementen des Projekts verknüpft.
Verlaufsprotokoll: Ob wichtige Absprachen mit Kunden oder Inhalte einer Projektbesprechung: Im Verlaufsprotokoll tragen Projektleiter und Projektteam zentral und in chronologischer Reihenfolge alle Informationen zusammen, die für Ihre Projektkommunikation und das Gelingen Ihres Projekts wichtig sind.
Meeting- und Agendaplanung: Mit der Agenda in BCS halten Sie Besprechungsergebnisse erfolgreicher Teambesprechungen direkt während der Besprechung am Agendapunkt fest, generieren am Ende des Meetings mit einem Klick ein Besprechungsprotokoll und versenden es an Teilnehmer und externe Personen, sodass alle Beteiligten um die Besprechungsergebnisse wissen.
Kontakthistorie: Dank entsprechender Schnittstellen speichert und protokolliert BCS eingehende wie ausgehende Anrufe und E-Mails. Erhalten Sie einen Anruf, können Sie während des Telefonats ein Gesprächsmemo direkt am betreffenden Kontakt hinterlegen und den Vorgang mit dem Projekt verknüpfen.
Projektkalender: Im Kalender berufen Sie schnell und flexibel Besprechungstermine ein, die alle eingeladenen Beteiligten nebst Projektereignissen wie Meilensteine in ihrer persönlichen Kalenderansicht einsehen können.
Ticketsystem zur Aufgabenverteilung: BCS hält Projekttickets für Sie bereit, in denen Sie spontan anfallende Tätigkeiten, Anfragen, Änderungen oder offene Punkte festhalten und mit den passenden Planwerten versehen können. Die gesamte Kommunikation der Ticketbearbeiter und -beauftragenden sowie die Arbeitszeiterfassung auf Tickets geht in das übergeordnete Projekt ein.
Benachrichtigungsfunktion: Verschieben sich Termine oder gibt es Änderungen an Aufgabenstellungen, werden betroffene Projektbeteiligte über eine Benachrichtigung in BCS und optional via E-Mail informiert.
Wiedervorlagen: Mit den Projektron BCS-Wiedervorlagen erstellen Sie schnell virtuelle Erinnerungshilfen für anfallende Aktivitäten oder Aufgaben für sich selbst. Auch das Delegieren von Aufgaben an andere ist über Wiedervorlagen möglich: Per Mausklick versenden Sie an Ihren Kollegen eine E-Mail-Benachrichtigung, die ihn über die neue Wiedervorlage informiert.
Statusanmerkungen des Projektleiters: Projektleiter können Statusanmerkungen zum aktuellen Projektstatus und Projektfortschritt hinterlegen. Diese Meldungen werden Projektbeteiligten im Projektüberblick angezeigt. Auch wichtige Projektentscheidungen können Sie so schnell und zentral allen Beteiligten und dem Management kommunizieren.
Dokumentenablage mit Versionierung: Projektrelevante Dokumente laden Sie direkt an Aufgaben oder Terminen hoch. Dokumente werden in einer einheitlichen Ablagestruktur wieder auffindbar gespeichert. Befugte Mitarbeiter haben von überall immer Zugriff auf relevante Informationen und die aktuellsten Dokumentenversionen, in denen Änderungen nachvollziehbar sind. Es gibt keine Dubletten und veraltete Versionen von Dokumenten mehr. Such- und Filterfunktionen erleichtern Wissenstransfer und Recherche.
Externe Projektkommunikation: Zur Planung Ihrer externen Projektkommunikation stehen Ihnen die vollen Funktionalitäten von Aufgaben, Tickets, Workflows mit Checklisten und Terminen in BCS zur Verfügung. So planen Sie die Projektkommunikation von Beginn an als integralen Bestandteil des gesamten Projekts. Über flexible Gastlizenzen können Sie externe Stakeholder einbeziehen und ihnen direkt Einblick in den Projektfortschritt bieten oder sogar Mitspracherecht bezüglich bestimmter Ansichten und Aspekte einräumen.
Projektkommunikation international: Für international arbeitende Teams übersetzt BCS automatisch. Da die Projektoberfläche per Default 10 verschiedenen Sprachen verfügbar ist, erhält jeder Beteiligte die zentral hinterlegten Informationen in seiner Sprache angezeigt.
Dr. Robert Kormann
Leiter Zentrale Projektkoordination, AIM Infrarot-Module GmbH
"Projektron BCS liefert einerseits die Möglichkeit normgerechter Abarbeitung von Entwicklungsprojekten nach der Critical Path Methode und andererseits einen "Werkzeugkasten" für die Projektkommunikation, der den Bedürfnissen der verschiedensten Abteilungen gerecht wird."
Dr. Sven Kleiner
Vorstand der :em engineering methods AG
Unsere Mitarbeiter wissen nun tagesaktuell, welche Aufgaben ihnen zugewiesen sind. Wir können genau erkennen, welche Teile eines Projekts bereits erledigt sind und wie viel Budget noch zur Verfügung steht. Projektron BCS ist ein mächtiges Werkzeug. Wir sind froh, dass wir uns für das System entschieden haben. […] Ohne BCS könnten wir unsere Aufgaben im Bereich der Projektabwicklung heute nicht mehr in einem angemessenen Zeitrahmen erfüllen.
Hans-Michael Ochlich
Projektmanager bei der Laservorm GmbH
Insgesamt hilft uns Projektron BCS ganz klar dabei, besser zu wirtschaften. Da ich nun schneller als früher erkennen kann, ob ein Projekt aus der Bahn läuft, minimiere ich die Gefahr von Vertragsstrafen.
Annette Siegenthaler
IT-Projektorganisation in der Deutschen Nationalbibliothek, öffentliche Einrichtung
Da die Team-Mitglieder oft in mehreren parallel laufenden Projekten eingebunden sind, müssen sie mit ihren Einsatzzeiten jonglieren. Dabei ist es nur natürlich, dass sie die Projekte priorisieren, die ihnen besonders am Herzen liegen. Welche Projekte stocken und welche dafür umso schneller vorankommen, ist in Projektron BCS jetzt für alle Beteiligten schnell einzusehen.
Change Request: Eindeutig nachvollziehbar
Ändert sich Ihre Projektplanung, kann es je nach Größe Ihres Projekts dazu kommen, dass zunächst Change Requests vom Lenkungsausschuss genehmigt werden müssen, ehe Sie als Projektleiter tätig werden dürfen. Durch die flexiblen Funktionen in Projektron BCS haben Sie verschiedene Möglichkeiten einen Change Request in Ihrem Projekt abzubilden. Ganz bequem können Sie diese beispielsweise über Tickets laufen lassen. Die Vorteile: Tickets sind eindeutig identifizierbar, die Statushistorie lässt sich auf einen Blick nachverfolgen und es lassen sich spezifische Abläufe daran konfigurieren.
Projektbezogene Zeiterfassung: Automatisch zugeordnet
In der Zeiterfassung von Projektron BCS buchen Ihre Teammitglieder direkt auf die Aufgaben, denen sie im Projekt zugeordnet sind. Darüber hinaus kann das Team Schätzungen zum benötigten Restaufwand abgeben und den Aufgabenstatus auf fertig setzen. Projektron BCS übernimmt alle Werte automatisch ins Projekt, so dass Sie jederzeit über aktuelle Informationen zum Projektverlauf verfügen. Benötigen Sie detailliertere Informationen, können sich als Projektmanager zusätzlich die Buchungskommentare anzeigen lassen.
Projektdokumentation: Übersichtlich und zentral
Ob wichtige Absprachen mit Kunden oder Inhalte einer Projektbesprechung: Im Verlaufsprotokoll tragen Sie und Ihre Projektmitarbeiter zentral alle Informationen zusammen, die für das Gelingen Ihres Projekts wichtig sind – in chronologischer Reihenfolge.
Zusätzlich hält Projektron BCS Projekttickets für Sie bereit, in denen Sie spontan anfallende Tätigkeiten, Anfragen, Änderungen oder offene Punkte festhalten und mit den passenden Planwerten versehen können.
Ihre Projektdokumente verwalten Sie in Projektron BCS über ein zentrales Dokumentenmanagement. So stehen Ihrem Projektteam alle relevanten Unterlagen direkt am Projekt, am Projektticket oder an der zugehörigen Projektaufgabe zur Verfügung.
Auch in Sachen Qualitätssicherung sind Sie mit Projektron BCS bestens ausgestattet. So können Sie Ihr Projektteam mit Checklisten und automatisieren Workflows bei der fachgerechten Ausführung Ihres Projekts unterstützen.
