Projektvorbereitung

Greifbare Ziele, bekanntes Umfeld, Risiken im Blick, Chancen genutzt dank Projektvorbereitung mit BCS

Mit der Projektmanagement-Software Projektron BCS starten Sie professionell und ideal vorbereitet ins Projekt: Erfassen und bewerten Sie Projektideen mit dem Ideenmanagement, definieren und operationalisieren Sie Projektziele, führen Sie umfassende Projektumfeldanalysen durch und betreiben Sie ganzheitliches Risikomanagement und Stakeholdermanagement. Auch für Ihre Kommunikationsplanung und Ihr Kommunikationsmanagement stehen genau die richtigen Funktionen zur Projektvorbereitung bereit. Projektvorbereitung mit Projektron BCS – alle Tools in einer Software.

Ganzheitliche Projektvorbereitung von Z wie Zieldefinition bis A wie Antrag

Sie wünschen einen perfekt vorbereiteten Start ins Projekt, indem Sie...

➤ Projektziele softwaregestützt definieren und als Orientierung bei Planung und Durchführung stets präsent haben?

➤ alle Anspruchs- und Interessensgruppen identifizieren und berücksichtigen?

➤ Stakeholder mit den passenden Maßnahmen und zielgerichteter Kommunikationsstrategie von Ihrem Projekt überzeugen?

➤ Projektrisiken erkennen, richtig einschätzen und auf mögliche Folgen vorbereitet sind?

➤ Chancen erkennen und ihre Eintrittswahrscheinlichkeit erhöhen?

➤ aus den besten Ideen Ihres Teams erfolgreiche Projekte entstehen lassen?

➤ Projektanträge auf Knopfdruck generieren?

Die Phase der Projektvorbereitung dient dazu, sich einen groben Überblick über das Projekt zu verschaffen, um faktenbasiert zu entscheiden, ob der Projektantrag genehmigt wird und man überhaupt den Auftrag erhält, um in die Planungsphase einzusteigen. Wenn es Ihr PM-Leitfaden erlaubt, können Sie die Projektvorbereitung auch parallel zur Projektplanung durchführen.

In der Projektvorbereitung mit Projektron BCS tragen Sie wesentliche Informationen zu den Rahmenbedingungen des Projekts zusammen. Ein Assistent geleitet Sie Schritt für Schritt durch die Projektvorbereitung von Zieldefinition bis zur Projektantragsstellung.

Jetzt kostenlos testen!

Thilo Menges

Abteilungsleiter Digitalisierung & Innovation, Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH

"Als kommunales Haus sind wir darauf angewiesen, auch externe Stakeholder in die Plattform zu integrieren und auf verschiedene Art und Weise an Projekten und deren Umsetzung zu beteiligen und mitwirken zu lassen. BCS bietet hierfür die idealen Voraussetzungen, da sich auch externe Projektbeteiligte problemlos involvieren lassen und jeder die Informationen erhält, die er benötigt."

Eva Klama

Assistentin des Bereichsleiters im Produktmanagement, Hörmann KG Antriebstechnik

"Wir wollten beispielsweise eine Earned-Value-Analyse integrieren, was in Absprache mit unserem zuständigen Berater bei der Projektron GmbH wunderbar funktionierte. Längst ist diese Funktion sogar in den BCS-Standard übergegangen. Weitere Beispiele von Features, für deren Entwicklung wir uns mitverantwortlich zeichnen, sind die strategische Bedeutung und das Ideenmanagement in BCS.“

Tobias Trosdorff

Büroleiter, kanalprofi GmbH

"Die Entscheidung im Jahre 2011, unsere Projekte mit einer professionellen Projektmanagement-Software zu koordinieren und diese entsprechend vorzubereiten, war die einzig richtige. Nur so konnte der stetige Anstieg der Komplexität sowie die Anzahl an Einzelprojekten bewältigt werden. Nicht auszudenken wie wir ohne BCS diesem Wandel hätten gerecht werden sollen. Aktuell bauen wir die für uns entscheidende Funktion der Projektbearbeitung weiter aus, indem wir gerade in der Projektvorbereitung mehr automatisieren."

Zieldefinition: Erreichbar. Messbar. Klar.

Ohne sorgsam und präzise definierte Projektziele, kein erfolgreiches Projekt. Klar definierte Projektziele sind für den Projekterfolg entscheidend, denn Sie erfüllen fünf wichtige Funktionen:

Kontrollfunktion: Ziele lassen im Rahmen des Projektcontrolling im Projektverlauf und am Projektende messen, ob vorher definierte Anforderungen erfüllt wurden. Ohne Ziele gibt es also keinen klar definieren Projektabschluss.
Orientierungsfunktion: Ein Ziel gibt die Richtung vor. An ihm können sich alle Projektbeteiligten (Team und Leitung) währen der Durchführung orientieren.
Verbindungsfunktion: Fest vereinbarte Ziele sorgen für ein einheitliches Projektverständnis und beugen Missverständnissen vor. Das Team ist im Handeln verbunden und motiviert.
Koordinationsfunktion: Für das erreichen verschiedener Ziele können verschiedene Personen verantwortlich gemacht werden. So ist arbeitsteiliges und abgestimmtes Handeln möglich.
Selektionsfunktion: Bei schweren Entscheidungen kann ein Ziel Orientierung und Entscheidungshilfe bieten.

Projektron BCS unterstützt Sie mit bewährten Projektmanagement-Tools zielgerichtet bei der Festlegung Ihrer Projektziele. Beim präzisen Formulieren von Ober- und Unterzielen inklusive deren qualitativen und quantitativen Bewertungsmaßstäben hält die Projektmanagement-Software die passenden Formulare bereit. Jedes Formular sorgt dafür, dass Sie das Projektziel SMART (spezifisch, messbar, attraktiv/erreichbar, relevant und terminiert) ausführen, operationalisieren und geeignete Messkriterien definieren.

Zielehierarchiegrafik: Ziele jederzeit im Blick

Natürlich stehen Ihnen alle Zielkategorien zur Verfügung:

Leistungsziel
Terminziel
Kostenziel
Sozialziel
Nichtziel
Zusatzziel

Wie viele Ziele Sie in Projektron BCS erfassen, bleibt natürlich Ihnen und den Anforderungen Ihres Projekts überlassen. Dank dynamischer Zielhierarchie Grafik (Projektzielgrafik) haben Sie auch bei feingranularen Zieldefinitionen oder sehr großen Projekten alle Ziele fest im Blick. Dank der Zielpriorisierung nach hoher, mittlerer und niedriger Priorität sehen Sie sofort, welche Ziele Ihr Hauptaugenmerk erfordern.

Umfeldanalyse: Einflüsse erkennen und verstehen

Führen Sie eine Projektumfeldanalyse durch, um Faktoren zu ermitteln, die Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts haben – ein essenzieller Teil jeder Projektvorbereitung. Eine Projektumfeldanalyse soll sämtliche äußere Einflussfaktoren auf ein Projekt

erfassen,
untersuchen,
bewerten und
dokumentieren.

Analyse der strategischen Bedeutung in Projektron BCS

Wie könnten sich parallellaufende Projekte auf mein Projekt auswirken? Gibt es Synergieeffekte oder konfliktäre Beziehungen? Das Projektumfeld ist ein entscheidender Faktor für Ihren Projekterfolg.

BCS bietet Ihnen dafür die Ansicht Umfeld. Hier definieren Sie die Umfeldfaktoren, die den Verlauf Ihres Projekts beeinflussen können. Dabei unterscheiden Sie zwischen:

Interne Umfeldfaktoren
Externe Umfeldfaktoren
Sachliche Umfeldfaktoren (Sachfaktoren)
Soziale Umfeldfaktoren

Mit Projektron BCS erfassen Sie schnell die wichtigsten Rahmenbedingungen Ihres Projekts und visualisieren die Umfeldfaktoren in Form eines übersichtlichen Diagramms.

Stakeholder-Management: Anspruchsgruppen erkennen

BCS legt besonderes Augenmerk auf die Stakeholder. In der Umfeldanalyse haben Sie bereits soziale Faktoren identifiziert, die Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts haben. Das soziale Umfeld besteht aus Anspruchsgruppen (eng. Stakehoder), die Sie mit systematischer Kommunikation im Sinne Ihres Projekterfolgs beeinflussen können. Stakeholder können einzelne Personen, Gruppen oder Institutionen sein, die ein berechtigtes Interesse am Projekt, seinem Verlauf und seinen Ergebnissen haben, beispielsweise Auftraggeber, Kunde, Endnutzer, Projektleiter, Projektteam, Lieferanten u. v. m. Eine Stakeholderanalyse dient dazu, diese Anspruchsgruppen zu erfassen und in der Folge Strategien für den Umgang mit verschiedenen Stakeholdern zu entwickeln.

In Projektron BCS können Sie die Potentiale und Interessen aller Beteiligten erfassen und anhand einer dynamisch generierten Matrix (Stakeholder-Portfoliodiagramm) in Bezug auf die Faktoren Einstellung und Einfluss analysieren. Über das Kontaktmanagement (CRM) in BCS können Sie externe Personen, Organisationseinheit oder Personengruppe als Stakeholder deklarieren.

Hinterlegen Sie außerdem

bekannte und vermutete Interessen der Stakeholder
Maßnahmen zum konkreten Umgang mit einem Stakeholder oder Stakeholdergruppen

So erkennen Sie frühzeitig sowohl mögliche Chancen als auch potentielle Konflikte und können zur rechten Zeit die passende Strategie für Ihr erfolgreiches Stakeholder-Management einsetzen. Die Stakeholderanalyse bietet die Grundlage, um einen Kommunikationsplan und entsprechende Inhalte auszuarbeiten. Zur Umsetzung der Strategie stehen Ihnen in BCS Aufgaben und das Ticketsystem zur Verfügung, mit denen Sie konkrete und personalisierte Maßnahmen definieren. Aufgaben und Tickets dokumentieren Ihr Tun, ermöglichen ein Delegieren der Arbeit, ein künftiges Controlling Ihrer Maßnahmen und damit die Prüfung der Wirksamkeit Ihrer Stakeholder-Strategien.

Risikomanagement: Risiken erkennen, Chancen nutzen

Trotz guter Vorbereitung und fundierter Planung können externe und interne Ereignisse den erfolgreichen Projektverlauf stören oder sogar gefährden. Diese Risiken sollten Sie frühzeitig erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen planen, denn bereits bei der folgenden Projektplanung können erste Risiken auftreten. Bei der Risikoanalyse können Sie aber auch Chancen erkennen, um Einnahmen zu generieren oder Zeit einzusparen.

Risiken erkennen, erfassen und überwachen

Mit dem Risikomanagement von Projektron BCS erfassen Sie sowohl in der Vorbereitungsphase und Planungsphase als auch während der Projektabwicklung eventuelle Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit übersichtlich. Die Ansicht Chancen und Risiken bietet Ihnen die Unteransichten Risiken, Gegenmaßnahmen, Chancen, Unterstützungsmaßnahmen und Diagramme.

In der Unteransicht Risiken können Sie die Liste der Projektrisiken einsehen, bearbeiten und neue Risiken mit möglichen Kosten und Aufwänden, Ursachen und Auswirkungen erfassen. Hier können Sie auch die Risiken bewerten.
In der Unteransicht Gegenmaßnahmen können Sie Strategien festlegen und geplante Gegenmaßnahmen einsehen, Maßnahmen definieren und die Maßnahmen mit entsprechenden Aufgaben verknüpfen.
In der Unteransicht Chancen können Chancen wie Einnahmen, Aufwandseinsparung und Zeitersparnis erfasst werden.
In der Unteransicht Unterstützungsmaßnahmen können unterstützende Maßnahmen für die Chancen mit Angaben zu Kosten und Aufwand dargestellt und mit den entsprechenden Chancen verknüpft werden.
In der Unteransicht Diagramme werden die Risiken und Kosten in Bezug auf Schweregrad und Eintrittswahrscheinlichkeit grafisch dargestellt.

Neben einer Risikoliste oder einem Risikodiagramm können Sie sich bei Bedarf alle Risiken im Projektüberblick oder im Strukturplan anzeigen lassen. BCS erlaubt Ihnen, Risiken nach ihrer Art zu kategorisieren und zu unterscheiden zwischen:

Politisches Risiko
Terminliches Risiko
Wirtschaftliches Risiko
Ressourcenrisiko
Technisches Risiko
Informationssicherheitsrisiko

Um Risiken besser zu strukturieren, ist es außerdem möglich Subrisiken anzulegen und nach diesen zu filtern.

Projektrisiken treten im Rahmen eines Projekts auf. Mit BCS können Sie jedoch auch Unternehmensrisiken erfassen und so beispielsweise an Betriebstätigkeiten kontinuierlich vorhandene Risiken im Unternehmen durch ein Unternehmensrisikomanagement überwachen.

Gegenmaßnahmen ergreifen

Auch beim Ausarbeiten von präventiven Maßnahmen zur Risikominderung bietet Ihnen das Risikomanagement von Projektron BCS professionelle Unterstützung. Neben der detaillierten Maßnahmenerfassung berechnet die Projektmanagement-Software automatisch die Kostenminderung. So können Sie die quantitative Effizienz Ihrer Maßnahmen einfach ablesen.

Tragen Sie außerdem ein, wie die Eintrittswahrscheinlichkeit durch eine Gegenmaßnahme verringert wurde und vergleichen Sie die Werte vor der Gegenmaßnahme und danach im übersichtlichen Risikodiagramm. Wichtig ist dabei der Risikowert; dieser betrachtet das Risiko nach Schweregrad und Eintrittswahrscheinlichkeit.

Risiken lassen sich nie ganz ausschließen, doch BCS trägt dazu bei, dass Sie den Risikowert realistisch einschätzen und den passenden Umgang mit jedem Risiko wählen. So werden Sie Risiken effektiv vermeiden, vermindern, verlagern oder Rückstellungen im Budget für zu akzeptierende Risiken vorhalten können.

Chancenmanagement: Chancen erkennen und ergreifen

Behalten Sie nur Ihre Ziele und die Risiken im Blick, entgehen Ihnen leicht Chancen. Chancen sind unerwartete Ereignisse, die den Projektverlauf positiv beeinflussen können und Möglichkeiten, die sich zusätzlich zu den eigentlichen Projektzielen ergeben. Damit Sie Chancen ergreifen und nicht ungenutzt verstreichen lassen, sollten Sie auch auf eventuelle Chancen vorbereitet sein und entsprechende Maßnahmen parat haben.

Chancen können auch dazu beitragen, kritische Stakeholder zu überzeugen oder das Projektteam zusätzlich motivieren. Daher ermöglicht Ihnen BCS neben den Risiken auch Chancen zu erfassen, zu kategorisieren (politische Chance, terminliche Chance, wirtschaftliche Chance, Ressourcenchance oder technische Chance) und deren positive Auswirkungen auf Einnahmen, Aufwandseinsparungen und Zeiteinsparungen zu bewerten. Projektron BCS berechnet für Chancen im Status „anvisiert“ oder „realisiert“ unter Berücksichtigung der Eintrittswahrscheinlichkeit die entsprechenden Einnahmen oder Einsparungen und markiert sie als „bewertete Chancen“.

Selbst Unterstützungsmaßnahmen, die die Eintrittswahrscheinlichkeit der Chancen erhöhen, definieren Sie in BCS und verknüpfen Sie mit konkreten Maßnahmen in Form von Aufgaben oder Tickets.

Im Diagramm können Sie Chancen und Risiken direkt gegenüberstellen und vergleichen. Dies hilft Ihnen einzuschätzen, wie effektiv die Chance ist, um Mehreinnahmen zu erzeugen, Zeit oder Aufwand einzusparen.

Ideenmanagement: Jedes erfolgreiche Projekt startet mit einer guten Idee

Jedes Projekt ist einzigartig und jedes erfolgreiche Projekt beginnt mit einer einzelnen Idee. Das Ideenmanagement ist daher die Keimzelle des Projektmanagements. Ziel ist es, Ideen zu entwickeln, zu fördern, zu sichten und die besten daraus der Projektvorbereitung zuzuführen.

In Projektron BCS erfassen Mitarbeiter ganz einfach eine Projektidee. Checklisten an Ideen erleichtern die Entscheidung, ob aus der erstellten Idee ein Projekt entstehen soll. Je nachdem, welche Ideenart dabei gewählt wird, erhält der zuständige Prüfende eine passend zugeschnittene Checkliste.

Anhand eines Diagramms sieht der Prüfende auf einen Blick den Status der Checkliste und ob die Projektidee allgemein positiv bewertet wurde oder eben nicht. Nach der Prüfung erhält die Idee den Status aufgenommen, abgelehnt oder genehmigt. Genehmigte Ideen überführen Sie direkt in ein neues Projekt.

Projektantrag stellen

Haben Sie Ziele definiert, das Umfeld analysiert, Stakeholder identifiziert, Chancen und Risiken erfasst? Dann ist es Zeit für die Projektantragsstellung. Mit einer Checkliste prüfen Sie abschließend, ob das Projekt vollständig vorbereitet ist und beantragt werden kann.

Der Bericht Projektbeantragung beendet den Prozess der Projektvorbereitung. In BCS erzeugen Sie den Bericht als PDF auf Knopfdruck nach personalisierbarer Vorlage – alle relevanten Daten sind ja bereits vorhanden. Um das vorbereitete Projekt durch zuständige Personen für die Planung freigeben zu lassen, versenden Sie den Bericht direkt aus BCS.