Projektcontrolling

Projekte erfolgreich lenken mit den Projektcontrolling-Tools in Projektron BCS

Das Ziel des Projektcontrollings besteht darin, die effektive und effiziente Durchführung von Projekten sicherzustellen. Als Projektcontrolling-Software stellt Projektron BCS Ihrem Projektteam alle Tools zur Verfügung, um Ihr Projekt erfolgreich durch den Projektlebenszyklus zu lenken. Mit grafischen Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Prognosen liefert Ihnen unsere Projektmanagement-Software die Informationen, um einzelne Projekte und ganze Projektlandschaften effektiv zu steuern und alle anfallenden Kosten und Planabweichungen vorausschauend zu managen.

Alles in einer Software: Projektcontrolling Tool Projektron BCS

Projektron BCS hält alle Tools und Funktionen bereit, die Sie benötigen, um Ihre Projekte zum erfolgreichen Abschluss zu führen – qualitäts-, kosten- und termintreu!

Stellen Sie sich vor, Sie könnten…

➤ Ihre gesamte Projektlandschaft mit grafischen Auswertungen in Echtzeit überwachen.

➤ Projektinformationen bedarfsgerecht anpassen und multidimensional auswerten.

➤ Earned-Value-Analysen, Meilenstein-Trendanalysen, Soll-Ist-Vergleiche und methodenspezifische Auswertungen auf Klick vornhemen.

➤ frühzeitig über Abweichungen in Leistung, Kosten und Zeit informiert werden.

➤ Projektänderungen im Projektplan flexibel und schnell vornehmen.

➤ mögliche Budgetüberschreitungen schon im Vorfeld erkennen.

➤ alle relevanten Projektberichte einfach generieren.

Anna Pieler

Applikations-Verantwortliche, x-tention Informationstechnologie GmbH

"Projektron BCS glänzt bei Projekten und Großprojekten. Es ist unser Haupt-Tool, wenn es um Projektzeiterfassungen geht, welche als Grundlage für die Abrechnung dienen. Folgend werden auch die Funktionen von BCS verwendet, welche für die Auswertung von KPIS zuständig sind (inTime, inBudget, inScope). Diese KPIs werden zum Beispiel für Zertifizierungen verwendet."

Manfred Nowotny

Vorstand, ONTEC AG

"Das System dient als „single source of truth“ für unser Controlling und Forecasting. Dabei werden die aktuellen und zu erwartenden Umsätze und Kosten auf den Ebenen Projekt, Kunde, Organisationseinheit und Gesamtunternehmen aus Projektron BCS ermittelt. Die Qualität und Aussagekraft unserer Zwischenstände und Prognosen hat sich durch die Einführung von Projektron signifikant verbessert. Darüber hinaus war es ein großer Schritt in Richtung Transparenz unserer Erfolgskennzahlen."

Adrian Kamer

Senior System Architect, Deleproject AG

"Mit BCS können wir unsere Projekte effektiv planen und überwachen. Zudem können die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden präzise auf Projekte und Aufgaben buchen. Damit können wir auch den Projektfortschritt überwachen und bei Abweichungen korrigierende Maßnahmen ergreifen. Unsere Kunden informieren wir mit generierten Status- und Aufwandsrapporten."

Dr. Claus Görner

Managing Director bei der UID GmbH, Multimedia

Vor allem mit seiner Vielseitigkeit und der Transparenz beim Controlling punktet Projektron BCS. Mit der Projektmanagement Software gestalteten wir unser Controlling effizienter und übersichtlicher.

Eva Klama

Assistentin des Bereichsleiters im Produktmanagement, Hörmann KG Antriebstechnik

"Durch den Einsatz von BCS wurde die Übersicht während des Projektverlaufs deutlich erhöht. Wir können nun qualifiziertere Aussagen darüber treffen, wann ein Projekt voraussichtlich abgeschlossen werden kann. Zusätzlich wird frühzeitig über Verzögerungen im Projektablauf und ihre Gründe informiert.“

Carsten Münch

Team Coordinator Application Management, TÜV Rheinland Service GmbH

"Bei TÜV Rheinland steht Projektron BCS im Mittelpunkt der globalen Applikationslandschaft für Projektmanagement. Es liefert und erhält wichtige Daten in allen Geschäftsfeldern und bietet ein effektives Projektcontrolling. Mit der Einführung von Projektron BCS wurde die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden deutlich einheitlicher, optimierter und an vielen Stellen benutzerfreundlicher."

Koen Spekreijse

Head of Application and Process Management, CAL Consult Nederland BV, Softwareentwicklung

Da sowohl CAL Consult Nürnberg als auch CAL Consult Ede nun Projektron BCS verwenden, wurde die Transparenz erheblich verbessert. Prozesse lassen sich von nun an über beide Unternehmensteile hinweg besser standardisieren. Das wiederum formt eine gute Grundlage, um gemeinsame Projekte schnell ins Leben zu bringen, zielgerichtet miteinander zu kommunizieren und so Kunden und IT-Projekte erfolgreich zu realisieren.

Jetzt kostenlos testen!

Projektüberblick – bedarfsgerecht und aktuell

In BCS haben Sie neben vielfältigen ERP- und Projektplanungs-Funktionen alle Projektcontrolling-Tools, um sich schnell einen Überblick über den Status Ihres Projekts zu verschaffen:

	Projektüberblick: Im Dashboard Ihres Projekts, dem Projektüberblick, sehen Sie aktuelle Aktivitäten und Entwicklungen im Projekt auf einen Blick.
	Balkendiagramme: Den aktuellen Stand und Auslastungsgrad der Ressourcen, wie sich die Kosten und Aufwände zusammensetzen und ob Sie sich in der Gewinnzone oder der Verlustzone bewegen, lässt sich in den Balkendiagrammen einfach ablesen.
	Tachometer-Grafiken: Dank der Tachometer-Grafiken erkennen Sie Planabweichungen sehr einfach und sind sofort in der Lage, deren Auswirkungen auf den Erfolg Ihres Projekts zu bewerten.

Neben den Grafiken bietet Ihnen der Projektüberblick eine Vielzahl weiterer Elemente, die Sie sich bedarfsgerecht einblenden können, beispielsweise anstehende Projekttermine, offene Projektaufgaben oder mögliche Projektrisiken. Alle Elemente lassen sich in der Software per Drag & Drop anordnen und nach Wunsch für Ihre individuellen Ziele und Ihr Projektcontrolling zusammenstellen.

Grafische Fortschrittsanzeige: Hilfreiche Zusatzfunktionen im Gantt-Diagramm

Das interaktive Gantt Chart in Projektron BCS dient nicht nur der Visualisierung Ihres Projektablaufs, sondern ist auch ein Instrument für Ihre Projektplanung.

Dank der vielfältigen Projektcontrolling-Funktionalitäten in Projektron BCS unterstützt Sie das Gantt-Diagramm nicht nur bei der fundierten Zeitplanung, sondern hilft Ihnen auch Terminanpassungen und deren Auswirkungen während der Projektabwicklung im Auge zu behalten. So können Sie in Projektron BCS beispielsweise den letzten Planungsstand mit Ihrer aktuellen Planung direkt vergleichen. Mit der Ansichtsoption Projektfortschritt stellen Sie dar, wie gut Sie im Zeitplan liegen.

Aktueller Projektstatus am Projektstrukturplan schnell erfasst

Der Projektstrukturplan gehört zu den wichtigsten Instrumenten im Projektmanagement. Auswertungen zu Soll-Ist-Vergleichen und die zugehörigen Prognosen werden Ihnen in Projektron BCS auf allen Ebenen der Projektstruktur angezeigt. Die praktische Baumstruktur sorgt für eine übersichtliche Darstellung und ermöglicht Ihnen, beispielsweise während der Analyse von Abweichungen, bequem per Drilldown in tiefere Projektstrukturen zu navigieren.

Flexible Auswertungsdimensionen – das sehen, was entscheidend ist

Ob klassische Kostenrechnung mit Kostenarten, Kostenträgern und Kostenstellen oder Auswertungen entlang der Projektstruktur: In Projektron BCS werten Sie genau die Kennzahlen in den Dimensionen aus, auf die es Ihnen ankommt, zum Beispiel die Planwerte gegen die Ist-Werte der Kosten und des Umsatzes. In einem übersichtlichen Diagramm werden Kostengang und Kostensummenlinie zusammengefasst und Sie betrachten so die Plan- und Ist-Werte Ihrer Kosten im zeitlichen Verlauf.

Auch speziellere Auswertungen sind möglich. Lassen Sie sich im Tool beispielsweise alle offenen Checklisteneinträge anzeigen. Zudem können Sie pro Mitarbeiter oder pro Abteilung Plan-Daten sowie Ist-Daten aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft auswerten. Planabweichungen, freie Kapazitäten und Kapazitätsengpässesind farblich hervorgehoben und erleichtern Ihr Ressourcenmanagement.

Aufgabenauswertung multidimensional mit dem interaktiven Sunburst-Diagramm

Interaktives Sunburst-Diagramm für intuitive Aufgabenauswertung

Bestehen Projekte in Ihrer Organisation aus sehr vielen Aufgaben, fällt es nicht immer leicht, den fachlichen Fortschritt der Aufgaben über das Gesamtprojekt auf einen Blick zu erfassen. Um den Projektfortschritt in mehreren Dimensionen gleichzeitig und übersichtlich erfassen und hinsichtlich jeder Kennzahl auswerten zu können, bietet Projektron BCS ein Aufgaben-Sunburst-Diagramm als interaktive Grafik mit entsprechenden Gruppierungsmöglichkeiten.

Die Ansicht steht Ihnen sowohl an der Projektwurzel als auch an allen weiteren Gruppierungselementen der PSP-Struktur (Programm, Projekt, Unterprojekt, Arbeitspaket) zur Verfügung. Das interaktive Diagramm ermöglicht Ihnen, intuitiv komplexe und mehrdimensionale Aufwands- und Kostenauswertungen vorzunehmen.

Earned-Value-Analyse

Die Earned-Value-Analyse, auch bekannt als Leistungswertanalyse, ermöglicht Ihnen, die Kosten- und Terminsituation in Ihren Projekten auf einen Blick zu sehen. Das Projektcontrolling-Werkzeug, das von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) empfohlen wird, bewertet die Planerfüllung anhand des Projektfortschritts und leitet daraus eine Prognose für die weitere Projektentwicklung ab. Die Grundidee besteht darin, den bisher erreichten Wert (Earned Value) auf die verbleibende Projektzeit hochzurechnen.

In Projektron BCS werden alle drei im GPM-Standard beschriebenen Prognosemethoden unterstützt (optimistisch, pessimistisch und realistisch). Darüber hinaus können Sie auswählen, nach welcher Methode der Projektfortschritt berechnet werden soll. Sowohl die Fortschrittsberechnung auf Basis der Sachkosten- und Zeitbuchungen als auch die GPM-Berechnungsregeln 0/100, 20/80 und 50/50 unterstützt BCS.

Die wichtigsten Kennzahlen erhalten Sie direkt, wenn Sie mit der Maus über das Diagramm fahren. Unter dem Diagramm können Sie festlegen, welchen Zeitraum Sie auswerten möchten. Das Diagramm passt sich dynamisch an und vergrößert oder verkleinert die Darstellung.

Soll-Ist-Vergleiche: Ampeln und Fortschrittsbewertungen

Ob Sie im Budget liegen und wo im Projekt Mehrkosten entstehen, zeigt Ihnen der Kostenüberblick

Damit Ihr Projektcontrolling effektiv ist und Sie Ihre Ziele erreichen, müssen Sie Abweichungen zwischen Planung und Realisierung frühzeitig erkennen. Mit Projektron BCS nehmen Sie eine Vielzahl von Soll-Ist-Vergleichen zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit vor.

Ob Sie von Ihrem Plan abweichen, signalisiert Ihnen Projektron BCS mit Ampeln. Ab welchen Werten für eine Kennzahl die Ampel auf grün, gelb oder rot umschaltet, kann konfiguriert werden.

Die Basis für Kostenvergleiche bilden geplante und gebuchte Personalaufwände sowie Stundensätze. Aus ihnen errechnet die Projektcontrolling-Software die Sollwerte und Istwerte der Personalkosten. Diese bilden gemeinsam mit den geplanten und erfassten Sachkostenpositionen die Sollwerte und Istwerte der Gesamtkosten.

Meilenstein-Trendanalyse: Für effizientes Termin-Controlling

Sind Ihre Ziele in Reichweite? Die Meilenstein-Trendanalyse stellt eine nützliche Methode im Projektcontrolling dar, um den Fortschritt und die Termintreue von Meilensteinen in einem Projekt anhand eines Diagramms zu visualisieren. Besonders geeignet ist diese Art von Projektcontrolling-Auswertung für Stakeholder wie Geschäftsführung oder Auftraggeber, die einen schnellen Überblick zum Projektverlauf benötigen.

Projektron BCS bietet den Vorteil, Meilenstein-Trendanalysen automatisch zu generieren und bei Bedarf als SVG-Dateien zu exportieren. Dies erleichtert die Kommunikation des Projektfortschritts und ermöglicht es den Stakeholdern, die Informationen in Präsentationen oder Berichten zu verwenden.

Sofort handlungsfähig: Änderungsbedarf frühzeitig erkennen

Flexibel und nachvollziehbar agieren bei Planänderungen

Das Aufwandsverlaufdiagramm in Projektron BCS

Der Auftraggeber reicht Änderungswünsche per Change Request ein oder ein Risiko ist tatsächlich eingetreten: Trotz guter Planung und wachsamem Projektcontrolling gibt es viele Ereignisse, die eine Abweichung von der ursprünglichen Planung mit sich ziehen. Ob im Strukturplan oder im Gantt-Diagramm: In Projektron BCS können Sie – auch nachdem das Projekt gestartet ist – einfach und schnell umplanen.

Zu welchen Zeiten sich etwas im Projekt geändert hat, lässt sich Wert für Wert übersichtlich und exakt in der grafischen Historie nachvollziehen. Das Diagramm zeigt Ihnen sowohl die Entwicklung der externen Auftragsvolumens und Ihrer internen Planung als auch die Entwicklung der Ist-Werte und Restwerte im zeitlichen Verlauf. Im Aufwandsverlaufdiagramm sehen Sie, wie viel Arbeitsaufwand wann im Projektverlauf angefallen ist. Auch hieraus ergibt sich eine Prognose für den zuküftigen Bedarf und eventuellen Änderungsbedarf.

Prognostizierte Budgetüberschreitungen: Signalwirkung

Mit Projektron BCS werden die Arbeitskosten eines Projekts basierend auf der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter berechnet und ebenso wie alle anderen Kosten automatisch ins Projektcontrolling integriert.

In den Auswertungen im Rahmen des Projektcontrolling von Projektron BCS sind prognostizierte Zeit- und Kostenüberschreitungen rot gekennzeichnet. So sehen Sie mögliche Planabweichungen schon bevor diese eintreten und steuern rechtzeitig und gezielt nach. Als Basis für die Prognose dienen die Restaufwandsschätzungen aus der Zeiterfassung sowie die Restwertschätzungen aus den Sachkosten.

Benachrichtigung per E-Mail: Rechtzeitig informiert

Droht eine Überschreitung des Projektbudgets? Naht ein Auslieferungstermin? Ist ein Teilprojektziel überfällig?

Über solche Ereignisse informiert Sie Projektron BCS auf Wunsch in Form einer E-Mail. So erkennen Sie zum richtigen Zeitpunkt, an welchen Aufgaben oder sonstigen Stellen Sie Ihre Projektarbeit justieren sollten, um das Projekt wieder ins Lot zu bringen.

Fürs gesamte Portfolio: Multiprojektcontrolling mit Projektron BCS

Insbesondere, wenn Sie Rahmen des Multiprojektmanagement mehrere Projekte gleichzeitig durchführen und Ihre Projektteams sehr groß sind, ist es für den Projektcontroller wichtig, allzeit den Überblick über die vorhandenen Ressourcen zu behalten. Mit Projektron BCS meistern Sie diese Herausforderung problemlos.

Multiprojektcontrolling in Projektron BCS bietet eine umfassende Übersicht über die Projektlandschaft einer Organisation. Auf der Ebene der Gesamtprojekte ermöglicht BCS dem Projektcontroller, alle Projekte im Unternehmen zu überwachen und die Einhaltung der geplanten Aufwände und Kosten zu prüfen, um genaue Vorhersagen über den Projektablauf zu treffen. Warnungen, Terminüberschreitungen und Planaufwandsüberschreitungen auf Aufgabenebene sind ebenfalls leicht erkennbar, wodurch er frühzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen kann.

Der Projektcontroller wertet Personalkosten, Sachkosten und Gesamtkosten detailliert nach Kostenträgern, Kostenstellen, Kostenarten und Mitarbeiter-Kostenstellen aus. Er erhält einen umfassenden Überblick über alle Kundenaufträge und exportiert bei Bedarf Personalbuchungen für einen festgelegten Zeitraum im CSV-Format. Der Projektcontroller kann auch auswerten, welche Aufwände, Personalkosten, Sachkosten und Gesamtkosten für die Fakturierung in Rechnung gestellt werden können.

Die Vorgehensweise im Multiprojektcontrolling beginnt mit einem Überblick über alle Projekte in der Ansicht Projektbaum. Anschließend werden die Gesamtkosten aller Projekte in der Ansicht Kosten/Projekt ausgewertet, wobei Auftragskosten und Plankosten mit den tatsächlich angefallenen Kosten verglichen werden. Detaillierte Kostenanalysen erfolgen in den Ansichten der Rubrik Kostenrechnung. Die Aufwandsbuchungen werden in der Ansicht Aufwände/Projekt überwacht, und bei Bedarf können alle Buchungen für einen bestimmten Zeitraum im CSV-Format exportiert werden. Kritische Aufgaben, bei denen das geplante Enddatum oder der Planaufwand überschritten wurde, werden in der Ansicht "Kritische Aufgaben" identifiziert, um rechtzeitig Maßnahmen ergreifen zu können.

In Projektron BCS haben Sie die Möglichkeit, jeden Teil jedes Projekts im Detail und in der Gesamtheit Ihrer gesamten Projektlandschaft zu analysieren.

So können Sie...

Überlastungen vermeiden,

sicherstellen, dass die Zusammenarbeit in ihren Teams reibungslos verläuft,

prüfen, ob die vorhandenen Ressourcen möglichst optimal genutzt werden,

neue Projekte einplanen.

Automatisiert generiert: maßgeschneiderte Projektberichte für alle Stakeholder

Ob Projektmanager, Fachabteilung, Geschäftsführung oder Auftraggeber – im Projektverlauf benötigen die verschiedensten Stakeholder Informationen zum Projektstatus. Je nach Funktion variiert dabei nicht nur der Detailgrad von Informationen, sondern auch die benötigten Inhalte.

Mit wenigen Klicks generieren Sie in Projektron BCS wichtige Standardberichte zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit. Passen Sie die Standardberichtsvorlagen mit dem Open Source Berichtsdesigner BIRT an individuelle Bedürfnisse an und ergänzen Sie sie nach Ihren Anforderungen.

Sie planen, regelmäßig Status- und Fortschrittsberichte an bestimmte Personen zu senden? Mit den Berichtsaufträgen, die eine integrierte E-Mail-Funktion in Projektron BCS bieten, lassen sich solche Anforderungen besonders effizient automatisieren. Im benutzerfreundlichen Assistenten erfassen Sie einmalig sämtliche erforderlichen Informationen zu Berichtsinhalt, Ausgabeintervall und Empfängern. Projektron BCS übernimmt dann alle weiteren Schritte inklusive Versand vollautomatisch für Sie.

Außerdem lassen sich pro Projektkategorie im Tool Standardvorlagen für den Projektantrag und den Projektabschluss einfügen. In der dazugehörigen Ansicht Abschlussbericht finden sich nun Checklistenpunkte, die den Projektabschluss unterstützen. Zum Schluss generieren Sie den Projektabschlussbericht und ergänzen ihn mit weiteren Dokumenten.

Auch das Erstellen von neuen Berichtsvorlagen, angepasst an CI-Vorgaben in Ihrem Unternehmen, ist möglich. Natürlich können Sie zusätzliche Berichtsvorlagen in Projektron BCS integrieren.

Erweiterter Datenschutz: Mitarbeiterzuordnungen entfernbar

In laufenden Projekten sorgt die Zuweisung von Mitarbeitern für eine klare Aufgabenverteilung und transparente Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe im Projekt. In lang zurückliegenden Projekten spielt der konkrete Personenbezug häufig keine Rolle mehr. Wenn Sie mit Projektron BCS arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiterzuordnungen aus abgeschlossenen Projekten zu entfernen.

Sie können die Anonymisierung manuell auslösen, beispielsweise durch den Datenschutzbeauftragten im Unternehmen, oder automatisch über einen definierten CronJob. Bei der Anonymisierung löscht Projektron BCS die Verknüpfungen zu Mitarbeiterdatensätzen aus Projektelementen mit Personenbezug, wie Team- und Aufwandsplänen, Projektbuchungen, Änderungshistorien oder Tickets. Alle anderen Daten im Projekt bleiben intakt und stehen für die Auswertung zur Verfügung.