Projektcontrolling-Software Projektron BCS
Projekte erfolgreich lenken mit den Projektcontrolling-Tools in Projektron BCS
Als Projektroncolling-Software bietet Projektron BCS einem Projektteam alle Tools, um Ihr Projekt entlang des Projektlebenszyklus erfolgreich zu lenken. Mit grafischen Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Prognosen liefert Ihnen unsere Projektmanagement-Software die Informationen, um einzelne Projekte und ganze Projektlandschaften effektiv zu steuern und alle anfallenden Kosten und Planabweichungen vorausschauend zu managen.
Projektüberblick
Bedarfsgerecht und aktuell
Im Dashboard Ihres Projekts, dem Projektüberblick, sehen Sie aktuelle Aktivitäten und Entwicklungen im Projekt auf einen Blick.
Den aktuellen Stand der Ressourcen, wie sich die Kosten und Aufwände zusammensetzen und ob Sie sich in der Gewinnzone oder der Verlustzone bewegen, lässt sich in den Balkendiagrammen einfach ablesen. Darüber hinaus lassen sich mit den Tachometer-Grafiken Planabweichungen einfach erkennen und deren Auswirkungen auf Ihr Projekt schnell bewerten.
Neben den Grafiken bietet Ihnen der Projektüberblick eine Vielzahl weiterer Elemente, die Sie sich bedarfsgerecht einblenden können, beispielsweise anstehende Projekttermine, offene Projektaufgaben oder mögliche Projektrisiken. Alle Elemente lassen sich per Drag & Drop anordnen.
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"Mit BCS können wir unsere Projekte effektiv planen und überwachen. Zudem können die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden präzise auf Projekte und Aufgaben buchen. Damit können wir auch den Projektfortschritt überwachen und bei Abweichungen korrigierende Maßnahmen ergreifen. Unsere Kunden informieren wir mit generierten Status- und Aufwandsrapporten."
Dr. Claus Görner
Managing Director bei der User Interface Design GmbH (UID), Multimedia
Vor allem mit seiner Vielseitigkeit und der Transparenz beim Controlling punktet Projektron BCS. Mit der Projektmanagement Software gestalteten wir unser Controlling effizienter und übersichtlicher.
Marcus Brandl
Stabstelle opertaive Untenehmensführung und -planung bei der it4logistics AG, Informationstechnologie (IT)
Durch die Visualisierungsmöglichkeiten, etwa durch Gantt-Diagramme, können wir uns schnell einen Überblick darüber verschaffen, wo wir stehen und ob wir umsteuern müssen, um Arbeiten termingerecht zu Ende zu bringen. Wenn ein Projekt beendet ist, bietet die Software gute Möglichkeiten für die Nachbereitung: Ist alles so gelaufen wie geplant? Hat sich das Projekt gerechnet? Sind alle Leistungskennzahlen so, wie sie sein sollten?
Eva Klama
Assistentin des Bereichsleiters im Produktmanagement, Hörmann KG Antriebstechnik
"Durch den Einsatz von BCS wurde die Übersicht während des Projektverlaufs deutlich erhöht. Wir können nun qualifiziertere Aussagen darüber treffen, wann ein Projekt voraussichtlich abgeschlossen werden kann. Zusätzlich wird frühzeitig über Verzögerungen im Projektablauf und ihre Gründe informiert.“
Carsten Münch
Team Coordinator Application Management, TÜV Rheinland Service GmbH
"Bei TÜV Rheinland steht Projektron BCS im Mittelpunkt der globalen Applikationslandschaft für Projektmanagement. Es liefert und erhält wichtige Daten in allen Geschäftsfeldern und bietet ein effektives Projektcontrolling. Mit der Einführung von Projektron BCS wurde die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden deutlich einheitlicher, optimierter und an vielen Stellen benutzerfreundlicher."
Koen Spekreijse
Manager Internal Projects CS bei CAL Consult Nederland BV, Softwareentwicklung
Da sowohl CAL Consult Nürnberg als auch CAL Consult Ede nun Projektron BCS verwenden, wurde die Transparenz erheblich verbessert. Prozesse lassen sich von nun an über beide Unternehmensteile hinweg besser standardisieren. Das wiederum formt eine gute Grundlage, um gemeinsame Projekte schnell ins Leben zu bringen, zielgerichtet miteinander zu kommunizieren und so Kunden und IT-Projekte erfolgreich zu realisieren.
Flexible Auswertungsdimensionen
Das sehen, was entscheidend ist
Ob klassische Kostenrechnung mit Kostenarten, Kostenträgern und Kostenstellen oder Auswertungen entlang der Projektstruktur: In Projektron BCS können Sie die Dimensionen auswerten, auf die es Ihnen ankommt, zum Beispiel die Planwerte gegen die Ist-Werte der Kosten und des Umsatzes. In einem übersichtlichen Diagramm werden Kostengang und Kostensummenlinie zusammengefasst und Sie betrachten so die Plan und Ist-Werte Ihrer Kosten im zeitlichen Verlauf. Auch speziellere Auswertungen sind möglich. So können Sie im Tool sich beispielsweise alle offenen Checklisteneinträge anzeigen lassen. Zudem können Sie pro Mitarbeiter oder pro Abteilung Plan-Daten sowie Ist-Daten aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft auswerten. Planabweichungen, freie Kapazitäten und Kapazitätsengpässe sind farblich hervorgehoben und erleichtern Ihr Ressourcenmanagement.
Erweiterter Datenschutz
Erweiterter Datenschutz: Mitarbeiterzuordnungen entfernbar
In laufenden Projekten sorgen Mitarbeiterzuordnungen für klare Aufgabenverteilung und transparente Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe im Projekt. In lang zurückliegenden Projekten wird der konkrete Personenbezug häufig nicht mehr benötigt. Arbeiten Sie mit Projektron BCS, können Sie Mitarbeiterzuordnungen aus geschlossenen Projekten entfernen.
Ausgelöst wird die Anonymisierung manuell, beispielsweise vom Datenschutzbeauftragten im Unternehmen oder automatisch über einen definierten CronJob. Beim Anonymisieren löscht Projektron BCS die Verknüpfungen zu Mitarbeiterdatensätzen aus Projektelementen mit Personenbezug, wie zum Beispiel Team- und Aufwandspläne, Projektbuchungen, Änderungshistorien oder Tickets. Alle anderen Daten zum Projekt bleiben erhalten und können wie gewohnt ausgewertet werden.
Earned-Value-Analyse
Earned-Value-Analyse: Vorausschauend
Mit der Earned-Value-Analyse sehen Sie die Kosten- und Terminsituation in Ihren Projekten auf einen Blick. Das Projektcontrolling-Werkzeug, das von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) empfohlen wird, bewertet die Planerfüllung anhand des Projektfortschritts und leitet daraus eine Prognose für die weitere Projektentwicklung ab.
Ob optimistisch, pessimistisch oder realistisch: alle drei im GPM-Standard beschriebenen Prognosemethoden werden in Projektron BCS unterstützt. Zudem können Sie wählen, nach welcher Methode der Projektfortschritt berechnet werden soll. Sowohl die Fortschrittsberechnung auf Basis der Sachkosten- und Zeitbuchungen als auch die GPM-Berechnungsregeln 0/100, 20/80 und 50/50 werden unterstützt.
Die wichtigsten Kennzahlen erhalten Sie direkt, wenn Sie mit der Maus über das Diagramm fahren. Unter dem Diagramm können Sie festlegen, welchen Zeitraum Sie auswerten möchten; das Diagramm passt sich entsprechend dynamisch an und vergrößert oder verkleinert die Darstellung.
Nachträgliche Planänderungen und Historie
Nachträgliche Planänderungen und Historie: Flexibel agieren
Der Auftraggeber hat Änderungswünsche oder ein Risiko ist tatsächlich eingetreten: Trotz guter Planung und wachsamem Projektcontrolling gibt es viele Ereignisse, die eine Abweichung von der ursprünglichen Planung mit sich ziehen. Ob im Strukturplan oder im Gantt-Diagramm: In Projektron BCS können Sie – auch nachdem das Projekt gestartet ist – einfach und schnell umplanen.
Zu welchen Zeiten sich etwas im Projekt geändert hat, lässt sich übersichtlich in der grafischen Historie nachvollziehen. Das Diagramm zeigt Ihnen sowohl die Entwicklung des externen Auftragsvolumens und Ihrer internen Planung als auch die Entwicklung der Istwerte und Restwerte im zeitlichen Verlauf.
Aktueller Status entlang des Projektstrukturplans
Aktueller Status entlang des Projektstrukturplans: Schnell erfassbar
Der Projektstrukturplan gehört zu den wichtigsten Instrumenten im Projektmanagement. Auswertungen zu Soll-Ist-Vergleichen und die zugehörigen Prognosen werden Ihnen in Projektron BCS auf allen Ebenen der Projektstruktur angezeigt. Die praktische Baumstruktur sorgt für eine übersichtliche Darstellung und ermöglicht Ihnen, beispielsweise während der Analyse von Abweichungen, bequem in tiefere Projektstrukturen zu navigieren.
Benachrichtigung per E-Mail
Benachrichtigung per E-Mail: Rechtzeitig informiert
Droht eine Überschreitung des Projektbudgets? Naht ein Auslieferungstermin? Ist ein Teilprojektziel überfällig? Über solche Ereignisse informiert Sie Projektron BCS auf Wunsch in Form einer E-Mail. So erkennen Sie zum richtigen Zeitpunkt, an welcher Aufgaben oder sonstigen Stelle Sie Ihre Projektarbeit justieren sollten, um das Projekt wieder ins Lot zu bringen.
Grafische Fortschrittsanzeige
Grafische Fortschrittsanzeige: Hilfreiche Zusatzfunktionen im Gantt-Diagramm
Dank der vielfältigen Projektcontrolling-Funktionalitäten in Projektron BCS unterstützt Sie das Gantt-Diagramm nicht nur bei der fundierten Zeitplanung, sondern hilft Ihnen auch Terminanpassungen und deren Auswirkungen während der Projektabwicklung im Auge zu behalten. So können Sie in Projektron BCS beispielsweise den letzten Planungsstand mit Ihrer aktuellen Planung direkt vergleichen. Mit der Ansichtsoption Projektfortschritt sehen Sie zusätzlich, wie gut Sie im Zeitplan liegen.
Projektberichte
Projektberichte: Einfach generieren
Ob Projektmanager, Fachabteilung, Geschäftsführung oder Auftraggeber, innerhalb von Projekten benötigen die verschiedensten Stakeholder Informationen zum Projektstatus. Je nach Funktion variiert dabei nicht nur der Detailgrad von Informationen, sondern auch die benötigten Inhalte.
Mit wenigen Klicks generieren Sie in Projektron BCS wichtige Standardberichte zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit. Zusätzlich können die Standardberichtsvorlagen mit dem Open Source Berichtsdesigner BIRT an individuelle Bedürfnisse angepasst und ergänzt werden.
Außerdem lassen sich pro Projektkategorie im Tool Standardvorlagen für den Projektantrag und den Projektabschluss einfügen. In der dazugehörigen Ansicht Abschlussbericht finden sich nun Checklistenpunkte, die den Projektabschluss unterstützen. Zum Schluss kann der Projektabschlussbericht generiert und mit weiteren Dokumenten ergänzt werden.
Auch das Erstellen von neuen Berichtsvorlagen, angepasst an CI-Vorgaben in Ihrem Unternehmen, ist möglich. Natürlich können die zusätzlichen Berichtsvorlagen in Projektron BCS integriert und genauso einfach wie Standardberichte generiert werden.
Soll-Ist-Vergleiche
Soll-Ist-Vergleiche: Ampeln und Fortschrittsbewertungen
Damit Projektcontrolling effektiv ist, müssen Abweichungen zwischen Planung und Realisierung frühzeitig erkannt werden. Projektron BCS bietet Ihnen eine Vielzahl von Soll-Ist-Vergleichen zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit.
Ob Sie von Ihrem Plan abweichen, signalisiert Ihnen Projektron BCS mit Ampeln. Ab welchen Werten die Ampeln auf grün, gelb oder rot umschalten, kann konfiguriert werden.
Die Basis für Kostenvergleiche bilden geplante und gebuchte Personalaufwände sowie Stundensätze. Aus ihnen errechnet Projektron BCS die Sollwerte und Istwerte der Personalkosten. Diese bilden gemeinsam mit den geplanten und erfassten Sachkostenpositionen die Sollwerte und Istwerte der Gesamtkosten.
Meilenstein-Trendanalyse
Meilenstein-Trendanalyse: Für effizientes Termin-Controlling
Anhand eines Diagramms veranschaulicht die Meilenstein-Trendanalyse, wie termintreu Meilensteine erreicht werden. Besonders geeignet ist diese Art von Projektcontrolling-Auswertung für Stakeholder wie Geschäftsführung oder Auftraggeber, die einen schnellen Überblick zum Projektverlauf benötigen. Projektron BCS erstellt automatisch Meilenstein-Trendanalysen zu Ihren Projekten. Bei Bedarf können Sie diese sogar als SVG-Datei exportieren und beispielsweise in Präsentationen einfügen.
Prognostizierte Budgetüberschreitungen
Prognostizierte Budgetüberschreitungen: Signalwirkung
In den Auswertungen im Rahmen des Projektcontrolling von Projektron BCS sind prognostizierte Zeit- und Kostenüberschreitungen rot gekennzeichnet. So sehen Sie mögliche Planabweichungen schon bevor diese eintreten und können rechtzeitig gegensteuern. Als Basis für die Prognose dienen die Restaufwandsschätzungen aus der Zeiterfassungsowie die Restwertschätzungen aus den Sachkosten.
