Qualitätsmanagement

Projektron BCS hilft Ihnen auf vielfältige Weise dabei die Anforderungen der Norm an die Dokumentation eines Qualitätsmanagementsystems zu erfüllen.

Dokumentenmanagement für Qualität und Integrität Ihrer Informationen

Jedes Dokument ist in der Verwaltung von Projektron BCS eindeutig benannt und gekennzeichnet. Die automatische Versionierung stellt sicher, dass alle Zwischenstände eines Dokuments über das zentrale Dokumenten-Archiv erreichbar bleiben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets mit der aktuellsten Version arbeiten.

Dabei bleiben alte Versionen, Zwischenstände und das Original der Datei unberührt und können jederzeit über die Volltextsuche wiedergefunden und rekonstruiert werden. So sind Informationen vor versehentlichen Änderungen oder Verlust geschützt. Das integrierte Dokumentenmanagementsystem von Projektron BCS verhindert außerdem das ungewollte Entstehen von Duplikaten oder Dubletten.

Speicher- und Versionskonflikte durch parallele Änderungen verhindet das Managementsystem durch eine Sperrfunktion. Für Transparenz ist ebenfalls gesorgt: Das Tool zeigt die Version, das Speicherdatum und den Bearbeiter eines Dokuments an. Die komplette Dokumentenhistorie wird detailliert im Log festgehalten und ermöglicht eine lückenlose Versionskontrolle.

Zur Arbeit an einer Aufgabe notwendige Informationen und Dokumente können Sie dem zuständigen Bearbeiter direkt an einer Aufgabe oder einem Ticket anhängen. In Projektron BCS finden Sie Informationen schnell und einfach, indem Sie die komfortable Volltextsuche nutzen.

PDFs, Microsoft-Office-Dokumente und Textdateien werden durchsucht, und in der Trefferliste sehen Sie neben dem Dateipfad und Dateinamen sogar zugehörige Textauszüge. Zusätzlich können Sie Dokumente mit Schlagworten versehen, um die Suche weiter zu optimieren und themenspezifisch relevante Dokumente in einer Dokumentation zusammenzustellen.

Im Rahmen des Dokumenten- und Qualitätsmanagements sind Informationssicherheit, Datenschutz und der Zugang zu Informationen von besonderer Bedeutung. Dank der detaillierten Rechteverwaltung in Projektron BCS legen Sie einfach, detailliert und sicher fest, wer welche Dokumente lesen, löschen oder aktualisieren darf.

Haben Sie bereits Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, ein Handbuch für Best Practices oder Ähnliches für Ihr Qualitätsmanagement dokumentiert? Mit Projektron BCS können Sie Ihr Know-how in Form einer Wissensdatenbank kontextsensitiv verfügbar machen, da BCS eine Vielzahl von Wiki-Softwares unterstützt.

An Projekten, Aufgaben, Workflows oder Personen – an nahezu beliebigen Objekten von Projektron BCS können Sie auf interne Wikis oder über entsprechende Schnittstellen auf externe Wiki-Software verlinken. So legen Sie den Grundstein für den Aufbau und die Pflege einer Wissensdatenbank in Ihrem Unternehmen, die kontinuierlich erweitert und überarbeitet werden kann.

Freigabe- und Genehmigungsprozesse können Sie in Projektron BCS mit verschiedenen Prozessmanagement-Tools digital abbilden. Je nach Ihren eigenen Anforderungen und Abläufen eines Unternehmens hat BCS die passende Lösung:

1. Definieren Sie Ihren Prozess in Projektron BCS mit dem BPMN-Editor. Hier können Sie komplexe Freigaberegelungen abbilden und modellieren, wer in welchem Fall entscheidungs- und freigabeberechtigt ist. Starten Sie Ihren Freigabeprozess mit einem Klick und die verantwortlichen Personen oder Personengruppen erhalten den Entwurf zur Prüfung vorgelegt, anhängig von Ihren definierten Regeln.
    
2. Definieren Sie einen systemgesteuerten Workflow mit einzelnen Workflow-Schritten und weiter untergliedernden Checklisten – inklusive Bearbeitungsreihenfolge, Reaktions-, Zielzeiten und ergänzender Information – und ordnen Sie die entsprechenden Entscheidungsträger zu.
    
3. Durch standardisierte Checklisten erfassen Sie bekannte Fehlerquellen und erleichtern Ihren Mitarbeitern die effiziente Qualitätssteigerung. Projekte, Aufgaben, Workflowschritte und Meilensteine - in Projektron BCS nutzen Sie die bewährte Prüfmethode an vielen Stellen zu Ihrem Vorteil.

Projektron BCS bietet Ihnen ein Modul für Business Process Model and Notation (BPMN), dem international anerkannten Standard für Geschäftsprozessmodellierung. Dieses Modul bietet Ihnen grenzenlose Möglichkeiten, Ihre individuellen Geschäftsprozesse zu modellieren, zu beschreiben und transparent darzustellen.

Im Sinne Ihres Qualitätsmanagements können Sie mit diesem Modul nicht nur Ihre Prozesse definieren, sondern auch analysieren, dokumentieren und kontinuierlich verbessern. So können Sie das BPMN-Modul von Projektron BCS für ihr Qualitätsmanagement nutzen:

Automatisierung von Qualitätsprozessen: Mit nur einem Klick lösen Sie einen zuvor modellierten Prozess aus. Dank der Automatisierung von qualitätsbezogenen Aufgaben und Genehmigungsprozessen können Sie die Effizienz steigern und menschliche Fehler reduzieren.

BPMN bietet für Ihr Qualitätsmanagement eine strukturierte Methode zur Modellierung und Optimierung von Prozessen. So steigern Sie die Qualität Ihrer Produkte oder Dienstleistungen und ebenso die Kundenzufriedenheit kontinuierlich.

Möchten Sie Zeit sparen und gleichzeitig die Qualität steigern? Dann sind die Vorlagen in Projektron BCS genau das Richtige für Sie! Schluss mit dem ständigen Neu-Erstellen von Projektstrukturen bei der Planung. Stattdessen nutzen Sie und Ihr Team einfach bereits definierte Templates immer wieder.

Diese Vorlagen können sowohl auf einzelne Aufgaben als auch auf ganze Projekte angewendet werden und lassen sich direkt mit einem Verantwortlichen versehen. Das bedeutet strukturiertes, effektives und schnelles Arbeiten. Und das Beste daran? In den Vorlagen können auch wiederverwendbare Workflows und Checklisten enthalten sein, die den Prozess noch weiter vereinfachen.

Auch projektübergreifend sorgen weitere Vorlagen für konsistente Qualität – beispielsweise in Angeboten, Rechnungen, Tickets, Dateiablagen und Berichten.

Nicht nur die Dokumentation und die Etablierung von standardisierten Prozessen ist Bestandteil eines QMS, sondern natürlich auch die kontinuierliche Weiterentwicklung und Prozessoptimierung. Hierbei dienen viele Funktionen von Projektron BCS als KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)-Software:

1. Problemidentifikation und -dokumentation: In verschiedenen Elementen wie Aufgaben, Workflows oder Projekten können Benutzer Probleme und Verbesserungsvorschläge einfach und schnell erfassen und dokumentieren. Relevante Informationen wie Problembeschreibungen, Erfahrungen, Ursachenanalysen und potenzielle Lösungen halten Sie einfach und schnell in den passenden Bemerkungsfeldern fest.
    
2. Kollaborative Lösungsentwicklung: BCS ermöglicht die Zusammenarbeit und Diskussion von Verbesserungsvorschlägen im Team. Benutzer können Kommentare hinterlassen, Feedback geben und gemeinsam an der Entwicklung von Lösungen arbeiten. Die Möglichkeit, Dateien, Bilder und Videos anzuhängen, erleichtert den Austausch von Informationen.
    
3. Strukturierte Prozessdokumentation: Die Software ermöglicht es, den gesamten Verbesserungsprozess strukturiert zu dokumentieren. Dies umfasst die Nachverfolgung von Maßnahmen, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, den Fortschritt der Umsetzung und die Bewertung der Wirksamkeit der eingeführten Verbesserungen.
    
4. Analyse und Berichterstattung: BCS bietet Funktionen zur Analyse und Auswertung von Verbesserungsmaßnahmen. Benutzer können Berichte über den Status von laufenden Verbesserungsprojekten erstellen, Trends identifizieren und die Wirksamkeit von durchgeführten Maßnahmen bewerten.
    
5. Integration von Best Practices: Dokumentieren und teilen Sie bewährte Praktiken und Erfahrungen aus früheren Verbesserungsprojekten. Dies fördert eine kontinuierliche Lernkultur im Unternehmen.
    

Insgesamt kann Projektron BCS als KVP-Software eine zentrale Plattform bieten, um den gesamten Prozess der kontinuierlichen Verbesserung zu unterstützen, von der Identifikation von Problemen bis zur Umsetzung von Lösungen und der Bewertung ihrer Auswirkungen.

Nach Abschluss eines BPMN-Prozesses können Sie den Prozess auswerten, um Optimierungsbedarf zu identifizieren. An der Prozessinstanz können Sie die Prozesshistorie einsehen. Darin finden Sie den Bearbeitungsverlauf einer Prozessinstanz in chronologischer Reihenfolge, mit Bearbeitungszeitpunkt und zuletzt verantwortlicher Person. Auch innerhalb des Prozesses versendete E-Mails werden protokolliert. So können Sie nachvollziehen, welcher Benutzer welche Eingaben an einer Prozessaufgabe getätigt hat.

Wenn Sie die Prozessvariablen als Projektron BCS-Attribute definiert haben, können Sie diese Daten analog zum herkömmlichen Projektcontrolling später über Projektron BCS auswerten. Zum Beispiel können Sie alle Tickets einsehen, die im Rahmen eines Prozesses automatisch erzeugt wurden, und Bearbeitungsdauer oder Kosten analysieren.

Der regelmäßige Review Ihrer Prozesse ist Bestandteil des Prozessmanagements. Mit Projektron BCS als Qualitätsmanagement-Software benennen Sie unkompliziert Verantwortliche für einen Review und terminieren Reviews nach festgelegten Zyklen.

Projektron BCS ist eine Kollaborationssoftware und auch bei der Einhaltung und Verbesserung von Qualitätsstandards ist Zusammenarbeit gefragt. Das Ticketsystem in BCS eignet sich hierfür besonders gut. Nicht nur Kunden können Vorschlagstickets einbringen, sondern auch interne Benutzer können das Ticketsystem nutzen, um Ideentickets einzureichen oder um Fehler zu dokumentieren und zu melden. Mit Workflows, Wiedervorlagen oder Wiederholungsterminen im Kalender können Sie Mitarbeiter auch in regelmäßigen Abständen daran erinnern, Feedback einzureichen.

Zum Qualitätsmanagementsystem zählt auch die kontinuierliche Steigerung der Kundenzufriedenheit. Projektron BCS bietet Ihnen zahlreiche Tools und Funktionen, mit denen Sie Ihre Kunden zufriedenstellen, Feedback einholen, Ihre Supportqualität und Ihre gesamte Kundenkommunikation verbessern können.

Setzen Sie das Ticketsystem von Projektron BCS ein, um Ihren Kunden einen Helpdesk, ein Service- oder Supportportal anzubieten, gewinnen Sie ganz leicht wichtige Informationen für Ihr Qualitätsmanagement – beispielsweise über häufige Produktfehler oder die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen.

Über ein eigenes Konto können sich Ihre Kunden in das Ticket-System von Projektron BCS einloggen und ihre Anfragen als Tickets eintragen – schnell, unkompliziert und rund um die Uhr. Sie haben alle eingehenden Kundenanfragen zentral im Zugriff. Zusätzlich können Sie Servicezeiten, Reaktionszeiten und Vorwarnstufen individuell einstellen, um Kunden transparente Servicequalität gemäß SLA zu bieten. Wie zufrieden Ihre Kunden mit Produkt, Servicequalität und Unternehmen sind, können Sie direkt am Ticket nach Abnahme durch den Kunden abfragen

Reicht Ihr Kunde ein Ideen- oder Vorschlagsticket ein oder äußert einen Wunsch für ein neues Feature oder ein neues Produkt, können Sie dieses Ticket mit nur wenigen Klicks in eine User Story oder eine Projektaufgabe überführen.

Während oder direkt nach einem telefonischen Kundengespräch können Sie im Projektron BCS-Kundenmanagement (CRM) können Sie die Zufriedenheit des Kunden hinsichtlich verschiedener Aspekte erfassen. Die passenden Aufklappmenüs lassen sich einfach konfigurieren genauso wie zugehörigen Auswertungen.

Der gesamte Kommunikationsverlauf mit einem Kunden inklusive ein- und ausgehender E-Mails wird direkt am jeweiligen Kontakt gespeichert und archiviert, sodass Ihre Kundenbetreuer immer gut auf die aktuelle Kundensituation vorbereitet ins Gespräch starten können.

Risikomanagement wird eng mit den Qualitätsprozessen verknüpft, um sicherzustellen, dass potenzielle Risiken bei der Planung, Umsetzung und Überwachung von Qualitätsaktivitäten berücksichtigt werden. Dies kann die Definition von Qualitätszielen, die Festlegung von Qualitätsstandards und die Überprüfung von Qualitätsmetriken umfassen. Hierfür stehen Ihnen unter den Projektplanungsfunktionen und Projektvorbereitungsfunktionen von BCS alle notwendigen Tools zur Zieldefinition, Umfeldanalyse und dem Risikomanagement bereit.

Nutzer des BPMN-Moduls können Ihren individuellen Risikomanagement-Prozess für die Erfassung und Bewertung von Risiken entwerfen. Die Behandlung eines Risikos können Sie als Projekt mit Verantwortlichen und Meilenseiten in BCS planen.