Ressourcenplanung & Ressourcenmanagement

Einsatz mit System: Verlässliche Ressourcenmanagement-Software-Funktionen in BCS

Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements, der dafür sorgt, dass in Ihren Projekten zu jeder Zeit die notwendigen Ressourcen (Projektbeteiligte / Personalressourcen und Sachressourcen) verfügbar sind. Sie hängt zudem mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen. Ihre Mitarbeiter schützt eine vorausschauende Ressourcen- und Kapazitätsplanung vor Stress, Überstunden und Unzufriedenheit. Setzen Sie Ihre Ressourcen optimal ein: Planen, Terminieren und Zuweisen von Personen, Finanzmitteln und Sachressourcen ist mit BCS kinderleicht, da die Daten aller Module in Echtzeit für das Ressourcenmanagement zur Verfügung stehen. Mit BCS erkennen Sie drohende Ressourcenengpässe frühzeitig und ergreifen gezielte Gegenmaßnahmen.


Ressourcenbereitstellung für Projekte: Ressourcenmanagement Software

Was wäre wenn Ihre Software für Ressourcenplanung...

➤ die Ressourcenverfügbarkeit bereits vor der Projektfreigabe im Portfoliomanagement sicherstellen könnte?

➤ nicht nur Projektaufgaben, sondern auch Linientätigkeiten in der Einsatzplanung abbilden würde?

➤ jede Projektrolle mit den richtigen Mitarbeitern basierend auf ihren Qualifikationen und Fähigkeiten besetzen könnte?

➤ nicht nur den Projektleiter, sondern auch die Teamleiter in den Planungsprozess einbeziehen ließe?

➤ Ihnen erlaubte, in Echtzeit auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren und die Mitarbeiterverfügbarkeiten in der Planung flexibel anzupassen?

Sachressourcen mit nur wenigen Klicks reservieren und einplanen ließe?

➤ Sie jederzeit erkennen ließe, wer an welchem Projekt arbeitet und wie viele Kapazitäten zu jedem Zeitpunkt frei sind?

Unternehmensweites Management von Ressourcen kann nur dann zum Erfolg führen, wenn die Ressourcenplanung vorausschauend erfolgt und die dafür notwendige Datenbasis zentral an einem Ort verfügbar ist. Mit BCS, der Plattform für Ihr Ressourcenmanagement, greifen Sie auf sämtliche, für eine ganzheitliche Ressourcenplanung erforderlichen Informationen in Echtzeit zu.

Alexander Stoß

IT-Controller und IT-Administrator, DFB GmbH & Co. KG, Frankfurt am Main

"In den ersten Jahren nach der Einführung von BCS ist vor allem unsere Ressourcenplanung einfacher geworden. Projektron BCS hilft uns, rechtzeitig zu erkennen, ob wir unsere Deadlines halten können oder ob der ursprünglich geplante Aufwand zu knapp kalkuliert, war. Es gibt eine Rückkopplung. Man kann viel über Aufwände lernen und die Erfahrungen in die nächsten Projekte einbringen."

Adrian Kamer

Senior System Architect, Deleproject AG

"Wir haben mehr Effizienz und Qualität in unserer Projektarbeit und können mehr Leistung mit weniger Ressourcen erbringen."

Björn Höhne

Director Consulting, USU GmbH

"Für die Projektleiter ist es auf der einen Seite wichtig, bereits frühzeitig verfügbare Kapazitäten in verschiedenen Skill-Gruppen für die Terminplanung berücksichtigen zu können, aber auch potenzielle Konflikte mit anderen Projekten zu erkennen. Für die Personalverantwortlichen auf der anderen Seite ist das Auslastungsmanagement ihrer Mitarbeiter essenziell – sowohl um dauerhafte Überlastung als auch freie Mitarbeiter zu vermeiden."

Alexandra Baldauf

Business Consultant, Goodson Softwaresolutions GmbH

"Dank der Ressourcenplanung und dem Urlaubsmanagement haben wir jederzeit einen Überblick, welche Mitarbeiter*innen zur Verfügung stehen. So können wir Engpässen rechtzeitig entgegenwirken und unseren Kunden eine fortlaufende Projektabwicklung garantieren."

Thilo Menges

Abteilungsleiter Digitalisierung & Innovation, Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH

"Ressourcen, gerade im technischen Umfeld, sind limitiert. Hier sind verschiedene Stakeholder und verschiedene Aktivitäten involviert: Neben Linientätigkeiten in der IT fallen strategische Projekte an, die aber auf die gleichen Ressourcen angewiesen sind. Dadurch wird eine Priorisierung notwendig. Sind bestimmte Ressourcen nicht verfügbar, unterstützt BCS aktiv bei der Einschätzung, welche Aktivitäten wichtig und welche Aktivitäten dringend sind und erleichtert die nötige Umpriorisierung."

Ralf Junge

Leitung PMO, Sandstein Neue Medien

"Vom ersten Tag an sorgten das Urlaubsmanagement und die Ressourcenverwaltung mit in Echtzeit aktualisierten Daten für mehr Klarheit und Geschwindigkeit in unseren Organisationsprozessen. Jeder Mitarbeitende weiß auf einen Blick, wie viele Urlaubstage oder „Kind-krank-Tage“ noch zur Verfügung stehen. Wird ein Urlaub abgesagt, stehen in der Ressourcenplanung dank Live-Daten die entsprechenden Kapazitäten sofort wieder zur Verfügung. Fällt ein Teammitglied kurzfristig krankheitsbedingt aus, habe ich alle notwendigen Informationen zentral im Blick, um den Ausfall kompensieren zu können."

Gabriele Schrenk

Vorstand der EANTC AG

Projektron BCS [lässt] die Zahnräder ineinandergreifen: Auswirkungen von Urlaubs- und Krankheitszeiten unserer Mitarbeiter auf Projektabläufe lassen sich mit Projektron BCS zum Beispiel auf einen Blick erkennen – ein Umtragen von Hand mit den daraus zwangsläufig folgenden Fehlern und Ungenauigkeiten entfällt.

Kapazitätsabgleich: Für realistische Planungen

Um Mitarbeiterkapazitäten systematisch zu managen, ist es von entscheidender Bedeutung, den Auslastungsgrad sowohl ganzer Abteilungen und Projektteams als auch von einzelnen Mitarbeitern zu kennen.

Projektron BCS ermittelt den Auslastungsgrad nicht nur anhand von geplanten Projekteinsätzen und vereinbarten Arbeitszeiten, sondern berücksichtigt für den Ressourcenplan auch weitere entscheidende Einflussgrößen, beispielsweise tatsächlich im Rahmen der Zeiterfassung dokumentierte Aufwände, aktuelle Restaufwandsschätzungen aus laufenden Projekten und Tickets, Grundlasten aus dem Tagesgeschäft sowie Urlaub, Freizeitausgleiche, Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle.

Für einen schnellen Überblick sorgt das Auslastungsgebirge: Die Grafik fasst die wichtigsten Informationen zusammen und zeigt Ihnen anschaulich Überlasten und Unterlasten sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von ganzen Unternehmensbereichen.
Wie stark Ihre Abteilungen in Projekte eingebunden sind und wer noch Kapazitäten frei hat, verfolgen Sie in der Matrix "Projektaufwand/Abteilung". Hier erhalten Sie darüber hinaus wichtige Informationen, etwa zu Projektstatus, Laufzeit oder noch ausstehenden Restaufwänden.
Noch detailliertere Auswertungen bietet Ihnen die Auslastungsprognose (Ressourcenvorschau): Möchten Sie beispielsweise die Gründe für die Überlastung eines Mitarbeiters analysieren, können Sie sich seine Termine, Projekte, Aufgaben und Tickets einfach im Tool einblenden.

Personalressourcen-Planung 360° – Auslastungsanalysen und -prognosen

Auslastungsanalyse: Ressourcen systematisch managen

Die Auslastung Ihres Projektteams oder Ihrer Abteilung analysieren Sie im Projektron BCS-Auslastungsdiagramm besonders komfortabel: Der Wert Auslastungsgrad pro Mitarbeiter wird übersichtlich mit farbigen Balken dargestellt. Rot hervorgehoben, lassen sich Überlastungen schnell identifizieren. Auch im Projektplan, können Sie sich die Ressourcenplanung einblenden und die Auslastung einzelner Benutzer über die Projektlaufzeit hinweg detailliert anzeigen lassen.

Dank praktischer Baumstruktur sind auch detaillierte Analysen ein Leichtes: Möchten Sie beispielsweise die Gründe für die Überlastung eines Mitarbeiters genauer analysieren, blenden Sie einfach dessen Termine, Projekte und Aufgaben ein. BCS vereinfacht die Arbeit des Ressourcenmanagers in jeder Dimension und bringt sie effizient ans Ziel.

Auslastungsgebirge: Berge und Täler im Blick

Für den schnellen Überblick über die Kapazitätsauslastung sorgt das Auslastungsgebirge. Die Grafik fasst die Informationen aus der Auslastungsanalyse zusammen und zeigt Ihnen anschaulich Überlasten und Unterlasten sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von ganzen Unternehmens- oder Organisationsbereichen.

In der Unteransicht des Auslastungsgebirges werden die Auslastungen aller Mitarbeiter der ausgewählten Organisationseinheit in einem Diagramm dargestellt, wobei die Auslastungsquellen durch verschiedene Farben differenziert werden. Das Diagramm bildet Grundlasten aus Betriebstätigkeiten, die Auslastung aus Projekten, Urlaube, Termine und Krankheitstage ab. Eine blaue Linie markiert die Auslastungsgrenze (Kapazitäts-Obergrenze) der Personalressource, sodass Sie Überlastung sofort erkennen.

Projektron BCS verteilt die Planaufwände des Mitarbeiters automatisch:

Linear: Aufwand wird gleichmäßig über die Laufzeit der Aufgabe verteilt

Optimiert: Planaufwände angepasst an bestehende Auslastung der Mitarbeiter verteilt

Aufwände können auch nach Projektstatus, Projektpriorität oder Personentyp gruppieren werden, um einen Überblick über die Auslastung in verschiedenen Kontexten zu erhalten. BCS bietet Ihnen verschiedene Filteroptionen, um die Auslastungsinformationen weiter anzupassen und strategische Ressourcenplanung durchzuführen, einschließlich des Filters "Fähigkeiten".

Vorausschauend planen, Engpässe und Konflikte vermeiden

Sind Mitarbeiter in mehrere parallel laufende Aufgaben und Projekte eingebunden, können bereits kleine Änderungen an einer Stelle zu großen Überlasten führen.

Im der Darstellung des Projektplans als Gantt Chart können Sie dich daher die Gesamtauslastung von Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern im zeitlichen Verlauf anzeigen lassen und so beispielsweise gleichzeitig gezielt überlastete und unterlastete Mitarbeiter identifizieren. Überlastete Mitarbeiter können Sie hier kurzerhand durch andere Mitarbeiter ersetzen.

Mit BCS als Lösung für Ihr Ressourcenmanagement lösen Sie bereits im Vorfeld effektiv Ressourcenkonflikte, bevor sie entstehen und sorgen im Plan für eine ausgeglichene Ressourcenauslastung.

Auslastungsprognose: Fundiert prognostiziert

Um Mitarbeiterkapazitäten systematisch zu managen, ist es von entscheidender Bedeutung, deren Auslastung so realistisch wie möglich zu prognostizieren. Unsere Projektmanagement-Software ermittelt den Auslastungsgrad Ihrer Mitarbeiter nicht nur anhand von geplanten Projekteinsätzen und vereinbarten Arbeitszeiten, sondern berücksichtigt auch die weiteren entscheidenden Einflussgrößen.

Aktuelle Restaufwandsschätzungen aus laufenden Projekten im Portfolio sowie die Grundlast aus dem Tagesgeschäft fließen in die automatische Auslastungsermittlung ebenso ein wie Urlaub, Freizeitausgleiche,Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle – Daten, die direkt und in Echtzeit aus dem Personalverwaltungs-Baustein in die Ressourcenplanung eingehen.

BCS bietet Ihnen beim Ressourcenmanagement jede Funktion und die richtigen Tools, um eine ganzheitliche Sicht auf das zu erhalten, was auf Sie zukommt.

Ressource Know-how: qualitative Personalressourcenplanung

Best Practice im Ressourcenmanagement ist es, jede Aufgabe mit den passenden Mitarbeitern zu besetzen. In BCS erkennen Sie, welche Mitarbeiter über entsprechende Qualifikationen und Fähigkeiten verfügen. Die Fähigkeiten eines Mitarbeiters werden ihm auf der Mitarbeiterebene zugeordnet. An Aufgaben können Sie Fähigkeiten zuordnen, die für die Bearbeitung der Aufgaben benötigt werden.

Um effizientes Ressourcenmanagement zu gewährleisten, ist es notwendig, den Bedarf an Sach- wie Perrsonalressourcen frühzeitig zu analysieren und gleichzeitig den Preis dieser Ressourcen im Auge zu behalten. Erkennen Sie, dass Ihre Aufgaben Fähigkeiten erfordern, über die Ihre Projektbeteiligten nicht in ausreichendem Maße verfügen, ist dies der beste Ansatzpunkt für ein gezieltes Skill Management. Hinsichtlich Ihres strategischen Ressourcenmanagements stellen Sie auf diese Art fest, welche Ressourcen Sie intern vorliegen haben, welches Know-how Sie gegebenenfalls über externe Anbieter beschaffen müssen und mit welchen Kosten sie dafür zu rechnen haben.

Berichte zum Ressourcencontrolling

Insbesondere, wenn im Rahmen des Multiprojektmanagement mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden und die Projektteams sehr gross sind, ist es von zentraler Bedeutung, einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen zu behalten. Mit Projektron BCS meistern Sie diese Herausforderung problemlos. So können Sie

Überlastungen vermeiden,
sicherstellen, dass die Zusammenarbeit in ihren Teams reibungslos verläuft,
prüfen, ob die vorhandenen Ressourcen möglichst optimal genutzt werden,
neue Projekte einplanen.

Im Falle von Personalressourcen können Sie mit einem Ressourcenbericht beispielsweise feststellen, ob noch Ressourcen für ein weiteres Projekt zur Verfügung stehen und ob einzelne Nutzer zu viele oder zu wenige Aufgaben zugeteilt bekommen haben. Diese Auswertung hilft Ihnen also nicht nur beim Verständnis der Auslastung, sondern kann auch wichtige Erkenntnisse für die Planung weiterer Projekte oder für Reaktionsmöglichkeiten bei Problemen in Projekten liefern.

In BCS generieren Sie zahlreiche Berichte für Ihr Ressourcencontrolling auf Mausklick:

Der Bericht Mitarbeiter-Spesennachweis fasst Spesen des Mitarbeiters in einem Dokument zusammen.
Der Bericht Monatsübersicht fasst die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters für den ausgewählten Zeitraum zusammen.
Im Bericht Aufwandsnachweis fasst Projektron BCS die Projektbuchungen, Anwesenheiten, Arbeits- und Fehlzeiten sowie Arbeitszeitsalden der Mitarbeiter zusammen.
Im Bericht Übersicht Abrechenbarkeit fassen Sie die abrechenbaren, ausweisbaren und nicht abrechenbaren Aufwände der Mitarbeiter in einem PDF-Dokument zusammen.

Unsere Ressourcenmanagement-Software ermöglicht Managern die einfache Verfolgung, Verwaltung und Steuerung sämtlicher Projektaktivitäten. Mit einem benutzerfreundlichen Dashboard können Sie alle relevanten Informationen schnell abrufen und den Überblick über Ihr Budget behalten.

Sachressourcen: Verfügbar für Ihr Team

Ist der Besprechungsraum frei? Sind Firmenwagen und Laptop einsatzbereit? Neben der Beschaffung von Personal ist für die Planung und das Management der Ressourcen auch die Beschaffung von Sachressourcen relevant. Ressourcen können Sie mit Hilfe eines Assistenten als einer Abteilung oder internen Organisation zugeordnet erstellen und direkt in Ihre Ressourcenplanung einbeziehen. 

Daten der vielfältigen ERP Funktionen von Projektron BCS können Sie sich ebenfalls direkt für Ihr Ressourcenmanagement nutzbar: Inventargegenstände Ihrer Organisation verwalten Sie in BCS zentral im Modul Inventar- und Vertragsmanagement. Jeden Inventargegenstand können Sie in diesem Bereich im Nu als eine verknüpfte Ressource neu erstellen und diese in Terminkalender oder in Ihre Aufwandsplanung einbeziehen. Ein Blick in den Projektron BCS-Terminkalender und Sie wissen genau, wann und wie lange die richtige Ressource verfügbar ist. Damit Sie auf der sicheren Seite sind, können Sie im Ressourcenmanagement von Projektron BCS die benötigten Ressourcen vorab reservieren.

Flexible Organisationsstrukturen: Linie, Matrix und mehr

Von Niederlassungen über Abteilungen bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern: Im Ressourcenmanagement bilden Sie in Projektron BCS Ihre Organisationsstruktur einfach, individuell und detailliert ab. Abteilungs- und projektunabhängigkönnen Sie darüber hinaus flexible Personengruppen definieren.

Als Projektmanager ordnen Sie entweder einzelne Personen oder ganze Personengruppen während der Projektplanung Ihrem Projekt zu. Dabei greifen Sie bequem auf die im Ressourcenmanagement gespeicherten Daten zurück und können sich sogar die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter oder der gesamten Personengruppe während der Projektlaufzeit anzeigen lassen. So haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeiter im Auge zu halten und so sicherzustellen, dass die Ressourcen im Unternehmen optimal eingesetzt werden.

Das Plus für Matrixorganisationen

Ob Personalmanager oder Projektmanager: Die Ressourcenbereitstellung für Projekte lässt sich in der Rechtematrix von Projektron BCS flexibel an die Prozesse im Unternehmen anpassen.

Ausgestattet dem passenden Rechten, können Linienverantwortliche ohne Projektbezug festlegen, wer zum Projektteam gehören soll. Mit wenigen Klicks nehmen Sie Änderungen dieser Zuordnungen vor, zum Beispiel bei Kapazitätsengpässen.

Eine strikte Trennung von Ressourcenmanagement und Projektmanagement lässt sich ebenfalls realisieren. Plant der Projektmanager seine Projekte mit Platzhaltern, kann der Linienverantwortliche seine Mitarbeiter zuordnen.

Ob an internen Abteilungen, externen Mitarbeitern oder direkt im Projekt: Projektron BCS unterstützt Sie im Prozess der tagesbezogenen Einplanung von Mitarbeitern über große Zeiträume. Die Ansicht Terminplanung zeigt die Tage an, an denen Mitarbeiter bereits über Termine geblockt sind. So stellen Sie mühelos fest, welche Mitarbeiter verplant und welche verfügbar sind. Im Überblick ist außerdem ersichtlich, welche Termine mehrtägig sind und wo sich Terminkonflikte befinden, die Sie besser sofort lösen sollten.

  

BCS ist die Lösung für Ihre Ressourcenplanung: Personal- und Sachressourcen im Griff

Ganzheitliche Ressourcenanalyse für optimale Zuweisung und Planung

Effektive Ressourcenplanung mit Berücksichtigung von Kapazitätsauslastungen

Realistische Prognosen der Mitarbeiterauslastung unter Berücksichtigung vieler Faktoren

Effizientes Kapazitätsmanagement mit Echtzeit-Planung und Konfliktvermeidung

Skill-basierte Zuweisung für qualifizierte Ressourcenzuordnung

Klare Ressourcenkontrolle durch detaillierte Berichte und Überwachung

Leichte Verwaltung von Sachressourcen für optimale Ressourcenverfügbarkeit

Flexible Organisationsstrukturen zur Anpassung an individuelle Anforderungen

Werfen Sie einen Blick ins Produkt und lassen Sie sich die Ressourcenmanagement Funktionen von Projektron BCS kostenlos und unverbindlich präsentieren. Direkt danach starten Sie Ihren Projektron BCS-Test.

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+49 30 3 47 47 64-200
kundenbetreuung(at)projektron.de

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