Ressourcenplanung & Ressourcenmanagement

Um Mitarbeiterkapazitäten systematisch zu managen, ist es von entscheidender Bedeutung, den Auslastungsgrad sowohl ganzer Abteilungen und Projektteams als auch von einzelnen Mitarbeitern zu kennen.

Projektron BCS ermittelt den Auslastungsgrad nicht nur anhand von geplanten Projekteinsätzen und vereinbarten Arbeitszeiten, sondern berücksichtigt für den Ressourcenplan auch weitere entscheidende Einflussgrößen, beispielsweise tatsächlich im Rahmen der Zeiterfassung dokumentierte Aufwände, aktuelle Restaufwandsschätzungen aus laufenden Projekten und Tickets, Grundlasten aus dem Tagesgeschäft sowie Urlaub, Freizeitausgleiche, Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle.

Für den schnellen Überblick über die Kapazitätsauslastung sorgt das Auslastungsgebirge. Die Grafik fasst die Informationen aus der Auslastungsanalyse zusammen und zeigt Ihnen anschaulich Überlasten und Unterlasten sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von ganzen Unternehmens- oder Organisationsbereichen.

In der Unteransicht des Auslastungsgebirges werden die Auslastungen aller Mitarbeiter der ausgewählten Organisationseinheit in einem Diagramm dargestellt, wobei die Auslastungsquellen durch verschiedene Farben differenziert werden. Das Diagramm bildet Grundlasten aus Betriebstätigkeiten, die Auslastung aus Projekten, Urlaube, Termine und Krankheitstage ab. Eine blaue Linie markiert die Auslastungsgrenze (Kapazitäts-Obergrenze) der Personalressource, sodass Sie Überlastung sofort erkennen.

Um Mitarbeiterkapazitäten systematisch zu managen, ist es von entscheidender Bedeutung, deren Auslastung so realistisch wie möglich zu prognostizieren. Unsere Projektmanagement-Software ermittelt den Auslastungsgrad Ihrer Mitarbeiter nicht nur anhand von geplanten Projekteinsätzen und vereinbarten Arbeitszeiten, sondern berücksichtigt auch die weiteren entscheidenden Einflussgrößen.

Aktuelle Restaufwandsschätzungen aus laufenden Projekten im Portfolio sowie die Grundlast aus dem Tagesgeschäft fließen in die automatische Auslastungsermittlung ebenso ein wie Urlaub, Freizeitausgleiche, Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle – Daten, die direkt und in Echtzeit aus dem Personalverwaltungs-Baustein in die Ressourcenplanung eingehen.

BCS bietet Ihnen beim Ressourcenmanagement jede Funktion und die richtigen Tools, um eine ganzheitliche Sicht auf das zu erhalten, was auf Sie zukommt.

Best Practice im Ressourcenmanagement ist es, jede Aufgabe mit den passenden Mitarbeitern zu besetzen. In BCS erkennen Sie, welche Mitarbeiter über entsprechende Qualifikationen und Fähigkeiten verfügen. Die Fähigkeiten eines Mitarbeiters werden ihm auf der Mitarbeiterebene zugeordnet. An Aufgaben können Sie Fähigkeiten zuordnen, die für die Bearbeitung der Aufgaben benötigt werden.

Um effizientes Ressourcenmanagement zu gewährleisten, ist es notwendig, den Bedarf an Sach- wie Personalressourcen frühzeitig zu analysieren und gleichzeitig den Preis dieser Ressourcen im Auge zu behalten. Erkennen Sie, dass Ihre Aufgaben Fähigkeiten erfordern, über die Ihre Projektbeteiligten nicht in ausreichendem Maße verfügen, ist dies der beste Ansatzpunkt für ein gezieltes Skill Management. Hinsichtlich Ihres strategischen Ressourcenmanagements stellen Sie auf diese Art fest, welche Ressourcen Sie intern vorliegen haben, welches Know-how Sie gegebenenfalls über externe Anbieter beschaffen müssen und mit welchen Kosten sie dafür zu rechnen haben.

Insbesondere, wenn im Rahmen des Multiprojektmanagement mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden und die Projektteams sehr groß sind, ist es von zentraler Bedeutung, einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen zu behalten. Mit Projektron BCS meistern Sie diese Herausforderung problemlos. So können Sie

Im Falle von Personalressourcen können Sie mit einem Ressourcenbericht beispielsweise feststellen, ob noch Ressourcen für ein weiteres Projekt zur Verfügung stehen und ob einzelne Benutzer zu viele oder zu wenige Aufgaben zugeteilt bekommen haben. Diese Auswertung hilft Ihnen also nicht nur beim Verständnis der Auslastung, sondern kann auch wichtige Erkenntnisse für die Planung weiterer Projekte oder für Reaktionsmöglichkeiten bei Problemen in Projekten liefern.

In BCS generieren Sie zahlreiche Berichte für Ihr Ressourcencontrolling auf Mausklick:

Unsere Ressourcenmanagement-Software ermöglicht Managern die einfache Verfolgung, Verwaltung und Steuerung sämtlicher Projektaktivitäten. Mit einem benutzerfreundlichen Dashboard können Sie alle relevanten Informationen schnell abrufen und den Überblick über Ihr Budget behalten.

Ist der Besprechungsraum frei? Sind Firmenwagen und Laptop einsatzbereit? Neben der Beschaffung von Personal ist für die Planung und das Management der Ressourcen auch die Beschaffung von Sachressourcen relevant. Ressourcen können Sie mit Hilfe eines Assistenten als einer Abteilung oder internen Organisation zugeordnet erstellen und direkt in Ihre Ressourcenplanung einbeziehen. 

Daten der vielfältigen ERP Funktionen von Projektron BCS können Sie sich ebenfalls direkt für Ihr Ressourcenmanagement nutzbar: Inventargegenstände Ihrer Organisation verwalten Sie in BCS zentral im Modul Inventar- und Vertragsmanagement. Jeden Inventargegenstand können Sie in diesem Bereich im Nu als eine verknüpfte Ressource neu erstellen und diese in Terminkalender oder in Ihre Aufwandsplanung einbeziehen. Ein Blick in den Projektron BCS-Terminkalender und Sie wissen genau, wann und wie lange die richtige Ressource verfügbar ist. Damit Sie auf der sicheren Seite sind, können Sie im Ressourcenmanagement von Projektron BCS die benötigten Ressourcen vorab reservieren.

Ob Personalmanager oder Projektmanager: Die Ressourcenbereitstellung für Projekte lässt sich in der Rechtematrix von Projektron BCS flexibel an die Prozesse im Unternehmen anpassen.

Ausgestattet dem passenden Rechten, können Linienverantwortliche ohne Projektbezug festlegen, wer zum Projektteam gehören soll. Mit wenigen Klicks nehmen Sie Änderungen dieser Zuordnungen vor, zum Beispiel bei Kapazitätsengpässen.

Eine strikte Trennung von Ressourcenmanagement und Projektmanagement lässt sich ebenfalls realisieren. Plant der Projektmanager seine Projekte mit Platzhaltern, kann der Linienverantwortliche seine Mitarbeiter zuordnen.

Ob an internen Abteilungen, externen Mitarbeitern oder direkt im Projekt: Projektron BCS unterstützt Sie im Prozess der tagesbezogenen Einplanung von Mitarbeitern über große Zeiträume. Die Ansicht Terminplanung zeigt die Tage an, an denen Mitarbeiter bereits über Termine geblockt sind. So stellen Sie mühelos fest, welche Mitarbeiter verplant und welche verfügbar sind. Im Überblick ist außerdem ersichtlich, welche Termine mehrtägig sind und wo sich Terminkonflikte befinden, die Sie besser sofort lösen sollten.