Ressourcenplanung & Ressourcenmanagement mit Projektron BCS
Einsatz mit System: Verlässliche Ressourcenplanung-Software-Funktionen in BCS
Ressourcenplanung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements, der dafür sorgt, dass in Ihren Projekten zu jeder Zeit die notwendigen Ressourcen (Projektbeteiligte und Sachressourcen) verfügbar sind. Sie hängt zudem mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen. Ihre Mitarbeiter schützt eine vorausschauende Kapazitätsplanung vor Stress, Überstunden und Unzufriedenheit. Setzen Sie Ihre Ressourcen optimal ein: Planen, Terminieren und Zuweisen von Personen, Finanzmitteln und Sachressourcen ist mit BCS kinderleicht, da die Daten aller Module in Echtzeit für die Ressourcenplanung zur Verfügung stehen. Mit BCS erkennen Sie drohende Ressourcenengpässe frühzeitig und ergreifen gezielte Gegenmaßnahmen.
Ressourcenbereitstellung für Projekte: Ressourcenplanung Software
Unternehmensweites Ressourcenmanagement kann nur dann zum Erfolg führen, wenn die Ressourcenplanung vorausschauend und vollständig ist. Mit BCS greifen Sie auf sämtliche, für eine ganzheitliche Ressourcenplanung erforderlichen Informationen zentral und in Echtzeit zu.
Im Portfoliomanagement klären Sie die Ressourcenverfügbarkeit bereits vor der Projektfreigabe
Neben Projektaufgaben behalten Sie in BCS auch Linientätigkeiten in der Einsatzplanung im Blick.
Sie besetzen jede Projektrolle in Ihren Teams mit den nach ihren Qualifikationen und Fähigkeiten richtigen Mitarbeitern.
Neben dem Projektleiter werden auch Teamleiter in den Planungsprozess einbezogen.
Sie reagieren in Echtzeit auf sich ändernde Prioritäten und passen Mitarbeiterverfügbarkeiten in der Planung für jedes Szenario an.
Sachressourcen, die Sie im Inventarverwaltung-Modul von BCS zentral verwalten, planen Sie mit wenigen Klicks ein.
Behalten Sie allzeit im Blick, wer woran arbeitet und wie viele Kapazitäten Sie zu welchem Zeitpunkt frei haben.
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"Wir haben mehr Effizienz und Qualität in unserer Projektarbeit und können mehr Leistung mit weniger Ressourcen erbringen."
Björn Höhne
Director Consulting, USU GmbH
"Für die Projektleiter ist es auf der einen Seite wichtig, bereits frühzeitig verfügbare Kapazitäten in verschiedenen Skill-Gruppen für die Terminplanung berücksichtigen zu können, aber auch potenzielle Konflikte mit anderen Projekten zu erkennen. Für die Personalverantwortlichen auf der anderen Seite ist das Auslastungsmanagement ihrer Mitarbeiter essenziell – sowohl um dauerhafte Überlastung als auch freie Mitarbeiter zu vermeiden."
Alexandra Baldauf
Business Consultant, Goodson Softwaresolutions GmbH
"Dank der Ressourcenplanung und dem Urlaubsmanagement haben wir jederzeit einen Überblick, welche Mitarbeiter*innen zur Verfügung stehen. So können wir Engpässen rechtzeitig entgegenwirken und unseren Kunden eine fortlaufende Projektabwicklung garantieren."
Thilo Menges
Abteilungsleiter Digitalisierung & Innovation, Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH
"Ressourcen, gerade im technischen Umfeld, sind limitiert. Hier sind verschiedene Stakeholder und verschiedene Aktivitäten involviert: Neben Linientätigkeiten in der IT fallen strategische Projekte an, die aber auf die gleichen Ressourcen angewiesen sind. Dadurch wird eine Priorisierung notwendig. Sind bestimmte Ressourcen nicht verfügbar, unterstützt BCS aktiv bei der Einschätzung, welche Aktivitäten wichtig und welche Aktivitäten dringend sind und erleichtert die nötige Umpriorisierung."
Ralf Junge
Leitung PMO, Sandstein Neue Medien
"Vom ersten Tag an sorgten das Urlaubsmanagement und die Ressourcenverwaltung mit in Echtzeit aktualisierten Daten für mehr Klarheit und Geschwindigkeit in unseren Organisationsprozessen. Jeder Mitarbeitende weiß auf einen Blick, wie viele Urlaubstage oder „Kind-krank-Tage“ noch zur Verfügung stehen. Wird ein Urlaub abgesagt, stehen in der Ressourcenplanung dank Live-Daten die entsprechenden Kapazitäten sofort wieder zur Verfügung. Fällt ein Teammitglied kurzfristig krankheitsbedingt aus, habe ich alle notwendigen Informationen zentral im Blick, um den Ausfall kompensieren zu können."
Gabriele Schrenk
Vorstand der EANTC AG
Projektron BCS [lässt] die Zahnräder ineinandergreifen: Auswirkungen von Urlaubs- und Krankheitszeiten unserer Mitarbeiter auf Projektabläufe lassen sich mit Projektron BCS zum Beispiel auf einen Blick erkennen – ein Umtragen von Hand mit den daraus zwangsläufig folgenden Fehlern und Ungenauigkeiten entfällt.
Kapazitätsabgleich: Für realistische Planungen
Um Mitarbeiterkapazitäten systematisch zu managen, ist es von entscheidender Bedeutung, den Auslastungsgrad sowohl ganzer Abteilungen und Projektteams als auch von einzelnen Mitarbeitern zu kennen.
Projektron BCS ermittelt den Auslastungsgrad nicht nur anhand von geplanten Projekteinsätzen und vereinbarten Arbeitszeiten, sondern berücksichtigt für den Ressourcenplan auch weitere entscheidende Einflussgrößen, beispielsweise aktuelle Restaufwandsschätzungen aus laufenden Projekten und Tickets, Grundlasten aus dem Tagesgeschäft sowie Urlaub, Freizeitausgleiche, Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle.
- Für einen schnellen Überblick sorgt das Auslastungsgebirge: Die Grafik fasst die wichtigsten Informationen zusammen und zeigt Ihnen anschaulich Überlasten und Unterlasten sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von ganzen Unternehmensbereichen.
- Wie stark Ihre Abteilungen in Projekte eingebunden sind und wer noch Kapazitäten frei hat, sehen Sie in der Matrix Projektaufwand/Abteilung. Hier erhalten Sie darüber hinaus wichtige Informationen, etwa zu Projektstatus, Laufzeit oder noch ausstehenden Restaufwänden.
- Noch detailliertere Auswertungen bietet Ihnen die Auslastungsprognose (Ressourcenvorschau): Möchten Sie beispielsweise die Gründe für die Überlastung eines Mitarbeiters analysieren, können Sie sich seine Termine, Projekte, Aufgaben und Tickets einfach einblenden.
Auslastungsanalysen, -prognosen und Auslastungsszenarios: 360°-Kapazitätsplanung
Auslastungsanalyse: Ressourcen systematisch managen
Die Auslastung Ihres Projektteams oder Ihrer Abteilung analysieren Sie im Projektron BCS-Auslastungsdigagramm besonders komfortabel: Der Auslastungsgrad pro Mitarbeiter wird übersichtlich mit farbigen Balken dargestellt. Rot hervorgehoben, lassen sich Überlastungen schnell identifizieren. Auch im Projektplan können Sie sich die Ressourcenplanung einblenden und die Auslastung einzelner Projektteam-Mitglieder über die Projektlaufzeit hinweg detailliert anzeigen lassen.
Dank praktischer Baumstruktur sind auch detaillierte Analysen ein Leichtes: Möchten Sie beispielsweise die Gründe für die Überlastung eines Mitarbeiters genauer analysieren, blenden Sie einfach dessen Termine, Projekte und Aufgaben ein.
Auslastungsprognose: Fundiert prognostiziert
Um Mitarbeiterkapazitäten systematisch zu managen, ist es von entscheidender Bedeutung, deren Auslastung so realistisch wie möglich zu prognostizieren.
Unsere Projektmanagement-Software ermittelt den Auslastungsgrad Ihrer Mitarbeiter nicht nur anhand von geplanten Projekteinsätzen und vereinbarten Arbeitszeiten, sondern berücksichtigt auch die weiteren entscheidenden Einflussgrößen.
Aktuelle Restaufwandsschätzungen aus laufenden Projekten sowie die Grundlast aus dem Tagesgeschäft fließen in die automatische Auslastungsermittlung ebenso ein wie Urlaub, Freizeitausgleiche, Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle – Daten, die direkt und in Echtzeit aus dem Personalverwaltungs-Baustein in die Ressourcenplanung eingehen.
Auslastungsgebirge: Berge und Täler im Blick
Für den schnellen Überblick über die Kapazitätsauslastung sorgt das Auslastungsgebirge. Die Grafik fasst die Informationen aus der Auslastungsanalyse zusammen und zeigt Ihnen anschaulich Überlasten und Unterlasten sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von ganzen Unternehmensbereichen.
Auslastungsszenarien: Vorausschauend planen, Engpässe und Konflikte vermeiden
Sind Mitarbeiter in mehrere parallel laufende Aufgaben und Projekte eingebunden, können bereits kleine Änderungen zu großen Überlasten führen.
Was wäre wenn? In Projektron BCS sehen Sie, wie sich zukünftige Aufgaben oder Projekte auf die Kapazität Ihrer Mitarbeiter auswirken. So lösen Sie bereits anhand dieser Szenarios im Vorfeld effektiv Ressourcenkonflikte, bevor sie entstehen und sorgen für eine ausgeglichene Ressourcenauslastung. BCS unterstützt Sie dabei, realistische, pessimistische und optimistische Auslastungsszenarien in Sekundenschnelle zu modellieren.
Flexible Organisationsstrukturen: Linie, Matrix und mehr
Von Niederlassungen über Abteilungen bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern: Im Ressourcenmanagement bilden Sie in Projektron BCS Ihre Organisationsstruktur einfach, indivudell und detailliert ab. Abteilungs-und projektunabhängig können Sie darüber hinaus flexible Personengruppen definieren.
Als Projektmanager ordnen Sie entweder einzelne Personen oder ganze Personengruppen während der Projektplanung Ihrem Projekt zu. Dabei greifen Sie bequem auf die im Ressourcenmanagement gespeicherten Daten zurück und können sich sogar die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter oder der gesamten Personengruppe während der Projektlaufzeit anzeigen lassen.
Das Plus für Matrixorganisationen
Ob Personalmanager oder Projektmanager: Die Ressourcenbereitstellung für Projekte lässt sich in der Rechtematrix von Projektron BCS flexibel an die Prozesse im Unternehmen anpassen.
Ausgestattet dem passenden Rechten, können Linienverantwortliche ohne Projektbezug festlegen, wer zum Projektteam gehören soll. Mit wenigen Klicks lassen sich auch diese Zuordnungen ändern, zum Beispiel bei Kapazitätsengpässen.
Eine strikte Trennung von Ressourcenmanagement und Projektmanagement lässt sich ebenfalls realisieren. Plant der Projektmanager seine Projekte mit Platzhaltern, kann der Linienverantwortliche seine Mitarbeiter zuordnen.
Ob an internen Abteilungen, externen Mitarbeitern oder direkt im Projekt: Projektron BCS unterstützt Sie bei der tagesbezogenen Einplanung von Mitarbeitern über große Zeiträume. An welchen Tagen Mitarbeiter bereits über Termine geblockt sind, zeigt die Ansicht Terminplanung. So erkennen Sie mühelos, welche Mitarbeiter verplant und welche verfügbar sind. Im Überblick ist außerdem ersichtlich, welche Termine mehrtägig sind und wo sich Terminkonflikte befinden.
Sachressourcen: Verfügbar für Ihr Team
Ist der Besprechungsraum frei? Sind Firmenwagen und Laptop einsatzbereit? Inventargegenstände verwalten Sie in BCS zentral im Modul Inventar- und Vertragsmanagement. Jeden Inventargegenstand können Sie im Nu als eine verknüpfte Ressource erstellen und diese in Terminkalender oder in Ihre Aufwandsplanung einbeziehen. Ein Blick in den Projektron BCS-Terminkalender und Sie wissen genau, wann und wie lange eine Ressource verfügbar ist. Damit Sie auf der sicheren Seite sind, können Sie im Ressourcenmanagement von Projektron BCS die benötigten Ressourcen vorab reservieren.
