Planification et gestion des ressources
Utilisation avec système : fonctions logicielles fiables de gestion des ressources dans BCS
La gestion des ressources est une partie importante de la gestion de projet qui veille à ce que les ressources nécessaires (participants au projet / ressources humaines et matérielles) soient disponibles à tout moment dans vos projets. Elle est également liée à la planification des délais et des coûts. Une planification anticipée des ressources et des capacités protège vos collaborateurs du stress, des heures supplémentaires et du mécontentement. Utilisez vos ressources de manière optimale : planifier, programmer et allouer des personnes, des ressources financières et matérielles est un jeu d'enfant avec BCS, car les données de tous les modules sont disponibles en temps réel pour la gestion des ressources. BCS vous permet d'identifier rapidement les risques de pénurie de ressources et de prendre des mesures correctives ciblées.
Mise à disposition de ressources pour les projets : Logiciel de gestion des ressources
Et si votre logiciel de planification des ressources...
➤ puisse garantir la disponibilité des ressources avant même la validation du projet dans la gestion de portefeuille ?
➤ s'il représentait non seulement les tâches de projet, mais aussi les activités de ligne dans la planification des ressources ?
➤ pourrait attribuer à chaque rôle de projet les collaborateurs appropriés en fonction de leurs qualifications et de leurs compétences ?
➤ intégrerait non seulement le chef de projet, mais aussi les chefs d'équipe dans le processus de planification ?
➤ vous permettait de réagir en temps réel à l'évolution des priorités et d'ajuster avec souplesse les disponibilités des collaborateurs dans la planification ?
➤ de réserver et de planifier des ressources matérielles en quelques clics seulement ?
➤ vous permette de savoir à tout moment qui travaille sur quel projet et combien de capacités sont disponibles à tout moment ?
La gestion des ressources à l'échelle de l'entreprise ne peut être couronnée de succès que si la planification des ressources est anticipée et que la base de données nécessaire est disponible de manière centralisée en un seul endroit. Avec BCS, la plateforme de gestion des ressources, vous accédez en temps réel à toutes les informations nécessaires à une planification globale des ressources.
Thilo Grawert
Chef du département principal des opérations informatiques/chef du département principal DSO, uniVersa Lebensversicherung a.G.
« Pour les collaborateurs, des charges de base ont été enregistrées de manière centralisée en fonction de leur domaine d'activité, par exemple la maintenance (AE), les tâches d'exploitation (BT) ou la formation continue/l'éducation, etc. La planification des congés et les rendez-vous ou absences de plusieurs jours sont également saisis et planifiés par les employés dans Projektron BCS ».
Alexander Stoß
Contrôleur informatique et administrateur informatique, DFB GmbH & Co. KG, Francfort-sur-le-Main
« Au cours des premières années qui ont suivi l'introduction de BCS, c'est surtout notre planification des ressources qui est devenue plus simple. Projektron BCS nous aide à savoir à temps si nous pouvons respecter nos délais ou si les dépenses initialement prévues étaient trop justes. Il y a un retour d'information. On peut apprendre beaucoup sur les charges de travail et utiliser l'expérience acquise pour les projets suivants ».
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"Nous avons plus d'efficacité et de qualité dans notre travail de projet et pouvons fournir plus de prestations avec moins de ressources".
Björn Höhne
Director Consulting, USU GmbH
"Pour les chefs de projet, il est important d'une part de pouvoir tenir compte très tôt des capacités disponibles dans différents groupes de compétences pour la planification des délais, mais aussi d'identifier les conflits potentiels avec d'autres projets. Pour les responsables des ressources humaines, d'autre part, la gestion de la charge de travail de leurs collaborateurs est essentielle - aussi bien pour éviter une surcharge durable que pour éviter les collaborateurs libres".
Alexandra Baldauf
Business Consultant, Goodson Softwaresolutions GmbH
"Grâce à la planification des ressources et à la gestion des congés, nous avons à tout moment un aperçu des collaborateurs disponibles. Cela nous permet de contrer à temps les goulots d'étranglement et de garantir à nos clients un déroulement continu des projets".
Thilo Menges
Direction du département Développement d'entreprise, Université médicale de Lusace - Carl Thiem
"Les ressources sont limitées, surtout dans l'environnement technique. Différentes parties prenantes et différentes activités sont impliquées : Outre les activités de ligne dans l'informatique, des projets stratégiques sont en cours, mais ils dépendent des mêmes ressources. Une priorisation est donc nécessaire. Si certaines ressources ne sont pas disponibles, BCS aide activement à évaluer quelles activités sont importantes et quelles activités sont urgentes et facilite le changement de priorité nécessaire."
Ralf Junge
Direction PMO, Sandstein Neue Medien
«Dès le premier jour, la gestion des congés et des ressources a apporté plus de clarté et de rapidité dans nos processus organisationnels grâce à des données actualisées en temps réel. Chaque collaborateur sait en un coup d'œil combien de jours de congé ou de "maladie d'enfant" sont encore disponibles. Si un congé est annulé, les capacités correspondantes sont immédiatement à nouveau disponibles dans la planification des ressources grâce aux données en direct. Si un membre de l'équipe est absent à court terme pour cause de maladie, j'ai toutes les informations nécessaires sous les yeux pour pouvoir compenser l'absence.».
Gabriele Schrenk
Direction EANTC AG
Projektron BCS lubrifie les engrenages : Projektron BCS met notamment en évidence les effets des absences pour congés et pour maladie de nos collaborateurs dans le déroulement des processus - Plus besoin de saisie à la main avec les erreurs et imprécisions qui en découlent.
Nivellement des capacités : pour des planifications réalistes
Pour gérer systématiquement les capacités des employés, il est essentiel de connaître le taux d'utilisation des services et des équipes de projet entiers, ainsi que des employés individuels.
Projektron BCS détermine le taux d'utilisation non seulement sur la base des interventions planifiées dans le cadre des projets et des horaires de travail convenus, mais prend également en compte d'autres facteurs décisifs pour le plan des ressources, par exemple les charges effectivement documentées dans le cadre de la saisie des temps, les estimations actuelles des charges résiduelles des projets et tickets en cours, les charges de base des activités quotidiennes ainsi que les congés, les repos compensateurs, les jours fériés et les absences pour cause de maladie.
| Les Courbes de la charge de travail vous donne un aperçu rapide : Le graphique résume les informations les plus importantes et vous montre clairement les surcharges et les sous-charges, aussi bien pour les collaborateurs individuels que pour des secteurs entiers de l'entreprise. | |
| La matrice charge de projet/département vous permet de suivre l'implication de vos services dans les projets et de savoir qui a encore des capacités libres. Vous y obtenez en outre des informations importantes, par exemple sur le statut du projet, sa durée ou les charges restantes. | |
| La prévision de la charge de travail (prévision des ressources) vous offre des évaluations encore plus détaillées : Si vous souhaitez par exemple analyser les raisons de la surcharge de travail d'un collaborateur, vous pouvez facilement visualiser ses rendez-vous, projets, tâches et tickets dans l'outil. |
Planification des ressources humaines à 360° - analyses et prévisions de la charge de travail
Analyse de la charge de travail : gérer les ressources de manière systématique
L'analyse de la charge de travail de votre équipe de projet ou de votre service est particulièrement aisée dans le diagramme de charge de Projektron BCS : la valeur du taux d'utilisation par collaborateur est clairement représentée par des barres colorées. En rouge, les surcharges peuvent être rapidement identifiées. Dans le plan de projet, par exemple sous forme de diagramme de Gantt, vous pouvez également afficher la planification des ressources et la charge de travail des différents utilisateurs sur toute la durée du projet.
Grâce à une arborescence pratique, les analyses détaillées sont également faciles à réaliser : si vous souhaitez par exemple analyser plus précisément les raisons de la surcharge de travail d'un collaborateur, il vous suffit d'afficher ses dates, ses projets et ses tâches. BCS simplifie le travail du gestionnaire de ressources dans toutes les dimensions et l'amène efficacement à son but.
Montagnes d'exploitation : montagnes et vallées en vue
La montagne de l'utilisation permet d'avoir un aperçu rapide de l'utilisation des capacités. Le graphique résume les informations de l'analyse de la charge de travail et vous montre clairement les surcharges et les sous-charges, aussi bien pour des collaborateurs individuels que pour des unités entières de l'entreprise ou de l'organisation.
Dans la sous-vue de la montagne de charge de travail, les charges de travail de tous les collaborateurs de l'unité organisationnelle sélectionnée sont représentées dans un diagramme, les sources de charge de travail étant différenciées par différentes couleurs. Le diagramme représente les charges de base des activités de l'entreprise, la charge de travail des projets, les congés, les rendez-vous et les jours de maladie. Une ligne bleue marque la limite d'utilisation (limite supérieure de la capacité) de la ressource en personnel, ce qui vous permet de reconnaître immédiatement une surcharge.
Projektron BCS répartit automatiquement les charges planifiées de l'employé :
Linéaire : les charges sont réparties uniformément sur la durée de la tâche.
Optimisé : Les charges planifiées sont réparties en fonction de la charge de travail existante des collaborateurs.
Les charges de travail peuvent également être regroupées par statut de projet, priorité de projet ou type de personne afin d'obtenir une vue d'ensemble de la charge de travail dans différents contextes. BCS propose plusieurs options de filtrage pour personnaliser davantage les informations sur la charge de travail et effectuer une planification stratégique des ressources, y compris le filtre "compétences".
Planifier à l'avance, éviter les goulots d'étranglement et les conflits
Si les collaborateurs sont impliqués dans plusieurs tâches et projets parallèles, même de petites modifications à un poste peuvent entraîner une surcharge importante.
La représentation du plan de projet sous forme de diagramme de Gantt vous permet donc d'afficher la charge de travail totale des départements ou des collaborateurs individuels dans le temps et d'identifier ainsi les collaborateurs surchargés et sous-chargés. Les employés surchargés peuvent être rapidement remplacés par d'autres employés.
Avec BCS comme solution pour votre gestion des ressources, vous résolvez efficacement les conflits de ressources avant qu'ils ne surviennent et vous veillez à une utilisation équilibrée des ressources dans le plan.
Prévision de la charge de travail : une prévision fondée
Pour gérer systématiquement les capacités des collaborateurs, il est essentiel de prévoir leur charge de travail de la manière la plus réaliste possible. Notre logiciel de gestion de projet détermine le taux d'occupation de vos collaborateurs non seulement sur la base des interventions planifiées dans le cadre du projet et des horaires de travail convenus, mais tient également compte des autres facteurs d'influence décisifs.
Les estimations actuelles de la charge de travail restante des projets en cours dans le portefeuille ainsi que la charge de travail de base des activités quotidiennes sont prises en compte dans le calcul automatique de la charge de travail, tout comme les congés, les repos compensateurs, les jours fériés et les arrêts maladie - des données qui sont directement intégrées en temps réel dans la planification des ressources à partir du module de gestion du personnel.
BCS vous offre toutes les fonctions et tous les outils nécessaires à la gestion des ressources afin d'obtenir une vision globale de ce qui vous attend.
Savoir-faire en matière de ressources : planification qualitative des ressources humaines
La meilleure pratique en matière de gestion des ressources consiste à confier chaque tâche aux personnes adéquates. Dans BCS, vous pouvez identifier les employés qui possèdent les qualifications et les compétences appropriées. Les compétences d'un employé lui sont attribuées au niveau de l'employé. Vous pouvez attribuer aux tâches les compétences nécessaires à leur réalisation.
Pour garantir une gestion efficace des ressources, il est nécessaire d'analyser à temps les besoins en ressources matérielles et humaines, tout en gardant un œil sur le prix de ces ressources. Si vous reconnaissez que vos tâches requièrent des compétences que les personnes impliquées dans le projet ne possèdent pas en quantité suffisante, c'est le meilleur point de départ pour une gestion ciblée des compétences. En ce qui concerne la gestion stratégique des ressources, vous pouvez ainsi déterminer les ressources dont vous disposez en interne, le savoir-faire que vous devez éventuellement acquérir auprès de fournisseurs externes et les coûts que vous devez prévoir pour cela.
Rapports sur le contrôle des ressources
Il est essentiel de conserver une vue d'ensemble des ressources disponibles, en particulier lorsque plusieurs projets sont menés simultanément dans le cadre de la gestion multi-projets et que les équipes de projet sont très importantes. Projektron BCS vous permet de relever ce défi sans problème. Vous pouvez ainsi
| éviter les surcharges de travail, | |
| s'assurer que la collaboration au sein de leurs équipes se déroule sans problème, | |
| vérifier si les ressources existantes sont utilisées de manière aussi optimale que possible, | |
| planifier de nouveaux projets. |
Dans le cas des ressources humaines, un rapport sur les ressources vous permet par exemple de déterminer s'il reste des ressources disponibles pour un autre projet et si certains utilisateurs se sont vu attribuer trop ou trop peu de tâches. Ce rapport vous aide donc non seulement à comprendre la charge de travail, mais peut également fournir des informations importantes pour la planification d'autres projets ou pour les possibilités de réaction en cas de problèmes dans les projets.
Dans BCS, vous pouvez générer de nombreux rapports pour votre contrôle des ressources en un clic de souris :
| Le rapport Relevé de frais du collaborateur résume les frais du collaborateur dans un document. | |
| Le rapport Synthèse mensuelle résume les heures de travail d'un employé pour la période sélectionnée. | |
| Dans le rapport Relevé des dépenses, Projektron BCS résume les réservations de projet, les présences, les temps de travail et d'absence ainsi que les soldes de temps de travail des collaborateurs. | |
| Dans le rapport Aperçu de la facturabilité, vous résumez les charges facturables, déclarables et non facturables des collaborateurs dans un document PDF. |
Notre logiciel de gestion des ressources permet aux managers de suivre, de gérer et de contrôler facilement toutes les activités de projet. Un tableau de bord convivial vous permet d'accéder rapidement à toutes les informations pertinentes et de garder une vue d'ensemble de votre budget.
Ressources matérielles : disponibles pour votre équipe
La salle de réunion est-elle libre ? La voiture de société et l'ordinateur portable sont-ils prêts à l'emploi ? Outre l'acquisition de personnel, l'acquisition de ressources matérielles est également importante pour la planification et la gestion des ressources. Les données des nombreuses fonctions ERP de Projektron BCS sont directement utilisables pour la gestion des ressources : Vous gérez les stocks de votre organisation de manière centralisée dans BCS, dans le module de gestion des stocks et des contrats.
Dans ce domaine, vous pouvez recréer en un clin d'œil chaque objet de l'inventaire en tant que ressource liée et l'intégrer dans l'agenda ou dans votre planification des dépenses. Un coup d'œil dans l'agenda de Projektron BCS et vous savez exactement quand et combien de temps la bonne ressource est disponible. Pour être sûr de ne pas vous tromper, la gestion des ressources de Projektron BCS vous permet de réserver à l'avance les ressources dont vous avez besoin.
Structures organisationnelles flexibles : ligne, matrice et plus encore
Des succursales aux départements en passant par les employés individuels : Dans la gestion des ressources, Projektron BCS vous permet de représenter votre structure organisationnelle de manière simple, individuelle et détaillée. Vous pouvez en outre définir des groupes de personnes flexibles, indépendamment des départements et des projets.
En tant que chef de projet, vous pouvez affecter des personnes ou des groupes de personnes à votre projet lors de la planification du projet. Pour ce faire, vous accédez facilement aux données enregistrées dans la gestion des ressources et vous pouvez même afficher la charge de travail de chaque collaborateur ou de l'ensemble du groupe de personnes pendant la durée du projet. Vous avez ainsi la possibilité de garder un œil sur la charge de travail de chaque collaborateur et de vous assurer ainsi que les ressources sont utilisées de manière optimale dans l'entreprise.
Le plus pour les organisations matricielles
Qu'il s'agisse du responsable du personnel ou du chef de projet, la mise à disposition des ressources pour les projets peut être adaptée de manière flexible aux processus de l'entreprise dans la matrice de droits de Projektron BCS.
Équipés des droits appropriés, les responsables hiérarchiques peuvent définir qui doit faire partie de l'équipe de projet sans lien avec le projet. Ces affectations peuvent également être modifiées en quelques clics, par exemple en cas de manque de capacité.
Une séparation stricte entre la gestion des ressources et la gestion de projet peut également être réalisée. Si le chef de projet planifie ses projets avec des espaces réservés, le responsable hiérarchique peut attribuer ses collaborateurs.
Qu'il s'agisse de départements internes, de collaborateurs externes ou directement dans le projet, Projektron BCS vous aide à planifier les collaborateurs par jour sur de grandes périodes. La vue Planification des rendez-vous indique les jours où les collaborateurs sont déjà bloqués par des rendez-vous. Vous pouvez ainsi voir facilement quels collaborateurs sont planifiés et lesquels sont disponibles. La vue d'ensemble permet également de voir quels sont les rendez-vous de plusieurs jours et où se trouvent les conflits de rendez-vous.
BCS est la solution pour votre planification des ressources : maîtriser les ressources humaines et matérielles
Gestion efficace des capacités avec planification en temps réel et prévention des conflits
Analyse globale des ressources pour une affectation et une planification optimales
Prévisions réalistes de la charge de travail des collaborateurs tenant compte de nombreux facteurs
Affectation basée sur les compétences pour une attribution qualifiée des ressources
Contrôle clair des ressources grâce à des rapports et un suivi détaillés
Gestion facile des ressources matérielles pour une disponibilité optimale des ressources.
Structures organisationnelles flexibles pour s'adapter aux exigences individuelles.
Planification efficace des ressources avec prise en compte de l'utilisation des capacités et des prévisions.
Jetez un coup d'œil au produit et laissez-vous présenter les fonctions de gestion des ressources de Projektron BCS gratuitement et sans engagement. Démarrez ensuite votre test Projektron BCS.
