Planification et gestion des ressources

Une utilisation systématique : des fonctions logicielles de planification des ressources fiables dans BCS

La planification des ressources est une partie importante de la gestion de projet qui permet de s'assurer que les ressources nécessaires (participants au projet et ressources matérielles) sont disponibles à tout moment dans vos projets. Elle est également liée à la planification des délais et des coûts. Une planification anticipée des capacités protège vos collaborateurs du stress, des heures supplémentaires et du mécontentement. Utilisez vos ressources de manière optimale : planifier, programmer et allouer des personnes, des ressources financières et matérielles est un jeu d'enfant avec BCS, car les données de tous les modules sont disponibles en temps réel pour la planification des ressources. BCS vous permet d'identifier à temps les goulots d'étranglement des ressources et de prendre des mesures correctives ciblées.


Mise à disposition de ressources pour les projets : Logiciel de planification des ressources

La gestion des ressources à l'échelle de l'entreprise ne peut être couronnée de succès que si la planification des ressources est prévoyante et complète. Avec BCS, vous accédez de manière centralisée et en temps réel à toutes les informations nécessaires à une planification globale des ressources.

Dans la gestion de portefeuille, vous clarifiez la disponibilité des ressources avant même le lancement du projet.

En plus des tâches de projet, BCS vous permet de garder un œil sur les activités de ligne dans la planification des ressources.

Vous occupez chaque rôle de projet avec les collaborateurs appropriés en fonction de leurs qualifications et de leurs compétences.

Outre le chef de projet, les chefs d'équipe sont également impliqués dans le processus de planification.

Vous pouvez réagir en temps réel à l'évolution des priorités et des disponibilités du personnel et adapter la planification à chaque scénario.

Les ressources matérielles, que vous gérez de manière centralisée dans le module de gestion des actifs de BCS, sont planifiées en quelques clics.

Gardez toujours un œil sur qui travaille sur quoi et combien de capacités sont disponibles à quel moment.

  • Plan de projet avec utilisation des ressources dans BCS

Ralf Junge

Direction PMO, Sandstein Neue Medien

«Dès le premier jour, la gestion des congés et des ressources a apporté plus de clarté et de rapidité dans nos processus organisationnels grâce à des données actualisées en temps réel. Chaque collaborateur sait en un coup d'œil combien de jours de congé ou de "maladie d'enfant" sont encore disponibles. Si un congé est annulé, les capacités correspondantes sont immédiatement à nouveau disponibles dans la planification des ressources grâce aux données en direct. Si un membre de l'équipe est absent à court terme pour cause de maladie, j'ai toutes les informations nécessaires sous les yeux pour pouvoir compenser l'absence.».

Chip online

Le logiciel [Projektron BCS] effectue automatiquement une répartition équilibrée des capacités. De cette manière, les responsables de projet peuvent constater rapidement des erreurs de planification des ressources - pour cela, les occupations maximales peuvent être sélectionnées librement.


Source : Les puissants : Solutions mutliprojet, chip online, février 2010

Gabriele Schrenk

Direction EANTC AG

Projektron BCS lubrifie les engrenages : Projektron BCS met notamment en évidence les effets des absences pour congés et pour maladie de nos collaborateurs dans le déroulement des processus - Plus besoin de saisie à la main avec les erreurs et imprécisions qui en découlent.

Nivellement des capacités : pour des planifications réalistes

Nivellement des capacités : pour des planifications réalistes

Pour gérer systématiquement les capacités des employés, il est essentiel de connaître le taux d'utilisation des services et des équipes de projet entiers, ainsi que des employés individuels.

Projektron BCS détermine le taux d'utilisation non seulement sur la base des interventions planifiées dans le cadre des projets et des horaires de travail convenus, mais prend également en compte d'autres facteurs décisifs, tels que les estimations actuelles des charges résiduelles des projets et tickets en cours, les charges de base des activités quotidiennes ainsi que les congés, les compensations de temps libre, les jours fériés et les arrêts maladie.

  • La montagne de la charge de travail permet d'avoir une vue d'ensemble rapide : le graphique résume les informations les plus importantes et vous montre clairement les surcharges et les sous-charges aussi bien de certains collaborateurs que de secteurs entiers de l'entreprise. 
  • La matrice charge de projet/département vous indique dans quelle mesure vos départements sont impliqués dans les projets et qui a encore des capacités disponibles. Vous y trouverez également des informations importantes sur le statut des projets, leur durée ou les charges restantes.
  • L'aperçu des ressources vous offre des évaluations encore plus détaillées : Si vous souhaitez par exemple analyser les raisons de la surcharge de travail d'un collaborateur, vous pouvez facilement visualiser ses rendez-vous, projets, tâches et tickets.

Analyses, prévisions et scénarios de charge de travail : planification de la capacité à 360°

Analyse de la charge de travail : gérer systématiquement les ressources

L'analyse de la charge de travail de votre équipe de projet ou de votre service est particulièrement confortable dans l'aperçu des ressources de Projektron BCS : le taux d'utilisation par collaborateur est clairement représenté par des barres de couleur. En rouge, les surcharges peuvent être rapidement identifiées. Vous pouvez également afficher la planification des ressources dans le plan de projet et voir en détail la charge de travail des différents membres de l'équipe de projet sur toute la durée du projet.

Grâce à une structure arborescente pratique, les analyses détaillées sont également faciles à réaliser : si vous souhaitez par exemple analyser plus précisément les raisons de la surcharge d'un collaborateur, il vous suffit d'afficher ses dates, ses projets et ses tâches.

Prévision de la charge de travail : une prévision fondée

Pour gérer systématiquement les capacités des collaborateurs, il est essentiel de prévoir leur charge de travail de la manière la plus réaliste possible.

Notre logiciel de gestion de projet détermine le taux d'occupation de vos collaborateurs non seulement sur la base des interventions planifiées dans le cadre du projet et des horaires de travail convenus, mais tient également compte des autres facteurs d'influence décisifs.

Les estimations actuelles de la charge de travail restante des projets en cours ainsi que la charge de travail de base des activités quotidiennes sont intégrées dans le calcul automatique de la charge de travail, tout comme les congés, les repos compensateurs, les jours fériés et les absences pour cause de maladie - des données qui sont directement intégrées en temps réel dans la planification des ressources à partir du module de gestion du personnel.

La montagne de l'utilisation permet d'avoir un aperçu rapide de l'utilisation des capacités. Le graphique résume les informations importantes et vous montre clairement les surcharges et les sous-charges, aussi bien pour des collaborateurs individuels que pour des secteurs entiers de l'entreprise.

Montagne de l'utilisation : vue sur les montagnes et les vallées

La montagne de l'utilisation permet d'avoir un aperçu rapide de l'utilisation des capacités. Le graphique résume les informations de l'analyse de la charge de travail et vous montre clairement les surcharges et les sous-charges, aussi bien pour des collaborateurs individuels que pour des secteurs entiers de l'entreprise.

Scénarios de charge de travail : Planifier à l'avance, éviter les goulots d'étranglement et les conflits

Si les collaborateurs sont impliqués dans plusieurs tâches et projets parallèles, même de petits changements peuvent entraîner de grandes surcharges.

Que se passerait-il si ? Projektron BCS vous permet de voir comment les tâches ou projets futurs vont affecter la capacité de vos collaborateurs. Ces scénarios vous permettent de résoudre les conflits de ressources avant qu'ils ne surviennent et de garantir une utilisation équilibrée des ressources. BCS vous aide à modéliser des scénarios d'utilisation réalistes, pessimistes et optimistes en quelques secondes.

Structures organisationnelles flexibles : ligne, matrice et plus encore

Structures organisationnelles flexibles : ligne, matrice et plus encore

Des succursales aux départements en passant par les employés individuels : Dans la gestion des ressources, Projektron BCS vous permet de représenter votre structure organisationnelle de manière simple, individuelle et détaillée. Vous pouvez en outre définir des groupes de personnes flexibles, indépendamment des départements et des projets.

En tant que chef de projet, vous pouvez affecter des personnes ou des groupes de personnes à votre projet lors de la planification du projet. Pour ce faire, vous accédez facilement aux données enregistrées dans la gestion des ressources et vous pouvez même afficher la charge de travail de chaque collaborateur ou de l'ensemble du groupe de personnes pendant la durée du projet.

Le plus pour les organisations matricielles

Le plus pour les organisations matricielles

Qu'il s'agisse du responsable du personnel ou du chef de projet, la mise à disposition des ressources pour les projets peut être adaptée de manière flexible aux processus de l'entreprise dans la matrice de droits de Projektron BCS.

Équipés des droits appropriés, les responsables hiérarchiques peuvent définir qui doit faire partie de l'équipe de projet sans lien avec le projet. Ces affectations peuvent également être modifiées en quelques clics, par exemple en cas de manque de capacité.

Une séparation stricte entre la gestion des ressources et la gestion de projet peut également être réalisée. Si le chef de projet planifie ses projets avec des espaces réservés, le responsable hiérarchique peut attribuer ses collaborateurs.

Qu'il s'agisse de départements internes, de collaborateurs externes ou directement dans le projet, Projektron BCS vous aide à planifier les collaborateurs par jour sur de grandes périodes. La vue Planification des rendez-vous indique les jours où les collaborateurs sont déjà bloqués par des rendez-vous. Vous pouvez ainsi voir facilement quels collaborateurs sont planifiés et lesquels sont disponibles. La vue d'ensemble permet également de voir quels sont les rendez-vous de plusieurs jours et où se trouvent les conflits de rendez-vous.

Ressources matérielles : disponibles pour votre équipe

Ressources matérielles : disponibles pour votre équipe

La salle de réunion est-elle libre ? La voiture de société et l'ordinateur portable sont-ils prêts à l'emploi ? Dans BCS, vous gérez les biens d'inventaire de manière centralisée dans le module Gestion des biens et des contrats. Vous pouvez créer chaque actif en un clin d'œil en tant que ressource liée et l'intégrer dans les agendas ou dans votre planification des dépenses. Un coup d'œil dans l'agenda de Projektron BCS et vous savez exactement quand et combien de temps une ressource est disponible. Pour être sûr de ne pas vous tromper, vous pouvez réserver à l'avance les ressources dont vous avez besoin dans la gestion des ressources de Projektron BCS.

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