Gestion de la qualité

Projektron BCS vous aide de différentes manières à répondre aux exigences de la norme en matière de documentation d'un système de gestion de la qualité.

Gestion des documents pour la qualité et l'intégrité de vos informations

Chaque document est clairement nommé et identifié dans la gestion de Projektron BCS. La gestion automatique des versions garantit que tous les états intermédiaires d'un document restent accessibles via l'archive centrale des documents. Cela permet de garantir que toutes les personnes concernées travaillent toujours avec la version la plus récente.

Les anciennes versions, les états intermédiaires et l'original du fichier ne sont pas affectés et peuvent être retrouvés et reconstruits à tout moment grâce à la recherche plein texte. Les informations sont ainsi protégées contre les modifications accidentelles ou la perte. Le système de gestion de documents intégré de Projektron BCS empêche en outre la création involontaire de doublons ou de doubles.

Le système de gestion empêche les conflits de stockage et de version dus à des modifications parallèles grâce à une fonction de blocage. La transparence est également assurée : l'outil affiche la version, la date d'enregistrement et l'auteur d'un document. L'historique complet des documents est consigné en détail dans le journal et permet un contrôle complet des versions.

Les informations et les documents nécessaires pour travailler sur une tâche peuvent être directement attachés à une tâche ou à un ticket pour l'agent responsable. Dans Projektron BCS, vous pouvez trouver des informations rapidement et facilement en utilisant la recherche plein texte pratique.

La recherche s'effectue dans les documents PDF, Microsoft Office et les fichiers texte, et la liste des résultats affiche le chemin d'accès et le nom du fichier, ainsi que les extraits de texte correspondants. Vous pouvez en outre attribuer des mots-clés aux documents afin d'optimiser la recherche et de rassembler les documents pertinents en fonction du sujet dans une documentation.

Dans le cadre de la gestion des documents et de la qualité, la sécurité des informations, la protection des données et l'accès aux informations revêtent une importance particulière. Grâce à la gestion détaillée des droits dans Projektron BCS, vous définissez de manière simple, détaillée et sûre qui peut lire, supprimer ou mettre à jour quels documents.

Avez-vous déjà documenté des descriptions de processus, des instructions de travail, un manuel de bonnes pratiques ou des éléments similaires pour votre gestion de la qualité ? Avec Projektron BCS, vous pouvez rendre votre savoir-faire disponible sous forme de base de connaissances en fonction du contexte, car BCS prend en charge un grand nombre de logiciels wiki.

Sur les projets, les tâches, les workflows ou les personnes - sur presque tous les objets de Projektron BCS, vous pouvez établir un lien vers des wikis internes ou, via des interfaces correspondantes, vers des logiciels wiki externes. Vous posez ainsi la première pierre de la construction et de la maintenance d'une base de connaissances dans votre entreprise, qui peut être élargie et révisée en permanence.

Vous pouvez représenter numériquement les processus de validation et d'approbation dans Projektron BCS à l'aide de différents outils de gestion des processus. En fonction de vos propres exigences et des processus d'une entreprise, BCS a la solution appropriée :

1. Définissez votre processus dans Projektron BCS avec l'éditeur BPMN. Vous pouvez y représenter des règles de validation complexes et modéliser qui est autorisé à prendre des décisions et à valider dans quel cas. Lancez votre processus de validation en un clic et les personnes ou groupes de personnes responsables recevront le projet pour examen, en fonction des règles que vous avez définies.
    
2. Définissez un flux de travail contrôlé par le système avec des étapes de flux de travail individuelles et des listes de contrôle plus détaillées - y compris l'ordre de traitement, les temps de réaction, les temps cibles et les informations complémentaires - et attribuez les décideurs correspondants.
    
3. Grâce à des listes de contrôle standardisées, vous saisissez les sources d'erreurs connues et facilitez l'amélioration efficace de la qualité pour vos collaborateurs. Projets, tâches, étapes du flux de travail et jalons - dans Projektron BCS, vous utilisez la méthode de contrôle éprouvée à de nombreux endroits à votre avantage.

Projektron BCS vous propose un module pour Business Process Model and Notation (BPMN), la norme internationalement reconnue pour la modélisation des processus métier. Ce module vous offre des possibilités illimitées pour modéliser, décrire et représenter de manière transparente vos processus métier individuels.

Dans l'esprit de votre gestion de la qualité, ce module vous permet non seulement de définir vos processus, mais aussi de les analyser, de les documenter et de les améliorer en permanence. Vous pouvez ainsi utiliser le module BPMN de Projektron BCS pour votre gestion de la qualité :

Automatisation des processus de qualité : Un seul clic suffit pour déclencher un processus préalablement modélisé. Grâce à l'automatisation des tâches et des processus d'approbation liés à la qualité, vous pouvez augmenter l'efficacité et réduire les erreurs humaines.

Pour votre gestion de la qualité, BPMN offre une méthode structurée de modélisation et d'optimisation des processus. Vous améliorez ainsi continuellement la qualité de vos produits ou services et la satisfaction de vos clients.

Vous souhaitez gagner du temps tout en améliorant la qualité ? Dans ce cas, les modèles de Projektron BCS sont faits pour vous ! Fini la création permanente de nouvelles structures de projet lors de la planification. Au lieu de cela, vous et votre équipe utilisez simplement des modèles déjà définis, encore et encore.

Ces modèles peuvent être appliqués aussi bien à des tâches individuelles qu'à des projets entiers et peuvent être directement attribués à un responsable. Cela signifie un travail structuré, efficace et rapide. Et le meilleur dans tout cela ? Les modèles peuvent également contenir des workflows et des listes de contrôle réutilisables, ce qui simplifie encore le processus.

D'autres modèles assurent également une qualité cohérente dans tous les projets - par exemple dans les offres, les factures, les tickets, les dépôts de fichiers et les rapports.

La documentation et l'établissement de processus standardisés ne sont pas les seuls éléments d'un système de gestion de la qualité, le développement et l'optimisation continus des processus en font naturellement partie. Pour cela, de nombreuses fonctions de Projektron BCS servent de logiciel KVP (processus d'amélioration continue) :

1. Identification et documentation des problèmes : dans différents éléments tels que les tâches, les workflows ou les projets, les utilisateurs peuvent facilement et rapidement saisir et documenter les problèmes et les propositions d'amélioration. Les informations pertinentes, telles que les descriptions de problèmes, les expériences, les analyses des causes et les solutions potentielles, sont facilement et rapidement consignées dans les champs d'observation appropriés.
    
2. Développement collaboratif de solutions : BCS permet de collaborer et de discuter des propositions d'amélioration en équipe. Les utilisateurs peuvent laisser des commentaires, donner leur avis et travailler ensemble au développement de solutions. La possibilité de joindre des fichiers, des images et des vidéos facilite l'échange d'informations.
    
3. Documentation structurée des processus : le logiciel permet de documenter l'ensemble du processus d'amélioration de manière structurée. Cela comprend le suivi des actions, l'attribution des responsabilités, l'avancement de la mise en œuvre et l'évaluation de l'efficacité des améliorations introduites.
    
4. Analyse et rapports : BCS offre des fonctions d'analyse et d'évaluation des mesures d'amélioration. Les utilisateurs peuvent créer des rapports sur l'état des projets d'amélioration en cours, identifier les tendances et évaluer l'efficacité des mesures mises en œuvre.
    
5. Intégration des meilleures pratiques : Documentez et partagez les bonnes pratiques et les expériences tirées de projets d'amélioration antérieurs. Cela favorise une culture d'apprentissage continu au sein de l'entreprise.
    

Dans l'ensemble, Projektron BCS, en tant que logiciel KVP, peut fournir une plate-forme centrale pour soutenir l'ensemble du processus d'amélioration continue, depuis l'identification des problèmes jusqu'à la mise en œuvre de solutions et l'évaluation de leur impact.

Une fois un processus BPMN terminé, vous pouvez évaluer le processus afin d'identifier les besoins d'optimisation. Vous pouvez consulter l'historique du processus au niveau de l'instance de processus. Vous y trouverez le déroulement du traitement d'une instance de processus dans l'ordre chronologique, avec le moment du traitement et la dernière personne responsable. Les e-mails envoyés dans le cadre du processus sont également consignés. Vous pouvez ainsi savoir quel utilisateur a effectué quelles saisies dans une tâche de processus.

Si vous avez défini les variables de processus en tant qu'attributs Projektron BCS, vous pouvez analyser ces données ultérieurement via Projektron BCS, comme pour le contrôle de projet traditionnel. Par exemple, vous pouvez voir tous les tickets qui ont été générés automatiquement dans le cadre d'un processus et analyser la durée de traitement ou les coûts.

La révision régulière de vos processus fait partie intégrante de la gestion des processus. Avec Projektron BCS en tant que logiciel de gestion de la qualité, vous désignez facilement les responsables d'une révision et planifiez les révisions selon des cycles définis.

Projektron BCS est un logiciel de collaboration et la collaboration est également nécessaire pour le respect et l'amélioration des normes de qualité. Le système de tickets dans BCS est particulièrement adapté à cet effet. Non seulement les clients peuvent soumettre des tickets de suggestion, mais les utilisateurs internes peuvent également utiliser le système de tickets pour soumettre des tickets d'idée ou pour documenter et signaler des erreurs. Grâce à des workflows, des rappels ou des dates de répétition dans le calendrier, vous pouvez également rappeler aux collaborateurs de soumettre des commentaires à intervalles réguliers.

L'amélioration continue de la satisfaction des clients fait également partie du système de gestion de la qualité. Projektron BCS vous offre de nombreux outils et fonctions qui vous permettent de satisfaire vos clients, de recueillir leurs commentaires, d'améliorer la qualité de votre support et de votre communication globale avec eux.

Si vous utilisez le système de tickets de Projektron BCS pour offrir à vos clients un helpdesk, un portail de service ou d'assistance, vous obtenez facilement des informations importantes pour votre gestion de la qualité - par exemple sur les défauts fréquents des produits ou les temps de réaction aux demandes des clients.

Vos clients peuvent se connecter au système de tickets de Projektron BCS via un compte personnel et enregistrer leurs demandes sous forme de tickets - rapidement, facilement et 24 heures sur 24. Vous avez accès à toutes les demandes de clients entrantes de manière centralisée. De plus, vous pouvez personnaliser les temps de service, les temps de réaction et les niveaux d'alerte afin d'offrir aux clients une qualité de service transparente conformément au SLA. Vous pouvez vérifier directement sur le ticket, après acceptation par le client, si vos clients sont satisfaits du produit, de la qualité du service et de l'entreprise.

Si votre client soumet un ticket d'idée ou de suggestion ou exprime un souhait pour une nouvelle fonctionnalité ou un nouveau produit, vous pouvez transformer ce ticket en une User Story ou une tâche de projet en quelques clics seulement.

Pendant ou juste après un entretien téléphonique avec un client, la gestion des clients (CRM) de Projektron BCS vous permet d'enregistrer la satisfaction du client sous différents aspects. Les menus déroulants correspondants sont faciles à configurer, tout comme les évaluations correspondantes.

L'ensemble de la communication avec un client, y compris les e-mails entrants et sortants, est enregistré et archivé directement au niveau du contact correspondant, de sorte que vos conseillers clientèle peuvent toujours commencer l'entretien en étant bien préparés à la situation actuelle du client.

La gestion des risques est étroitement liée aux processus qualité afin de garantir que les risques potentiels sont pris en compte lors de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des activités qualité. Cela peut inclure la définition d'objectifs de qualité, l'établissement de normes de qualité et la vérification des métriques de qualité. Pour ce faire, les fonctions de planification et de préparation de projet de BCS mettent à votre disposition tous les outils nécessaires à la définition des objectifs, à l'analyse de l'environnement et à la gestion des risques.

Les utilisateurs du module BPMN peuvent concevoir leur propre processus de gestion des risques pour l'enregistrement et l'évaluation des risques. Vous pouvez planifier le traitement d'un risque en tant que projet avec des responsables et des pages de kilométrage dans BCS.