Travail d'équipe - Outils de collaboration dans BCS

BCS est l'outil de communication et de collaboration pour votre travail d'équipe et de projet réussi.

BCS est l'abréviation de Business Coordination Software. Pour un travail de projet coordonné et réussi, il ne suffit pas de s'organiser efficacement, il faut aussi absolument communiquer et collaborer. Notre système logiciel complet et modulaire coordonne la collaboration de tous les secteurs de l'entreprise, de tous les départements et de toutes les équipes, évoque des effets de synergie et permet l'automatisation de tous les processus commerciaux des organisations de toute taille. Grâce aux outils de collaboration, tels que l'agenda avec les rendez-vous liés aux ressources, votre équipe travaille en étroite collaboration dans Projektron BCS, même sur de grandes distances.


Mon espace : votre tableau de bord personnalisable pour bien commencer votre journée de travail

Mon espace : votre tableau de bord personnalisable pour bien commencer votre journée de travail

Vous arrivez au bureau et souhaitez savoir immédiatement ce qui vous attend aujourd'hui ?

  • Rendez-vous 
  • les rappels 
  • tâches importantes 
  • étapes du flux de travail
  • entrées de la liste de contrôle
  • tickets à traiter
  • demandes de précisions sur les tickets d'autres collaborateurs ou clients

Vous saisissez toutes ces informations en un coup d'œil, directement après vous être connecté à BCS. Votre aperçu personnel "Mon espace" est votre tableau de bord personnel et individuel dans BCS : il vous offre de nombreuses informations que vous pouvez afficher en fonction de vos besoins et organiser par glisser-déposer. Paramétré comme page d'accueil dans Projektron BCS, l'aperçu personnel vous permet de commencer votre nouvelle journée de travail avec un bon sentiment et de gérer sereinement votre quotidien au bureau.

Vous êtes également informé des appels et des rendez-vous par des notifications contextuelles, même si vous ne travaillez pas dans Projektron BCS. Profitez également des notifications instantanées qui vous informent directement dans le logiciel, par exemple lorsqu'un rendez-vous a été reporté le jour même ou lorsqu'il y a un nouveau commentaire de ticket sur un projet auquel vous êtes abonné.

Organiser en toute simplicité : calendrier et rendez-vous

Organiser en toute simplicité : calendrier et rendez-vous

Le calendrier de Projektron BCS vous permet de gérer efficacement vos rendez-vous et vous apporte des fonctions supplémentaires utiles, par exemple

  • des calendriers de jours fériés en fonction du site et du projet, 
  • des rendez-vous en série et
  • des catégories de rendez-vous définies par l'utilisateur. 

Les grands voyageurs et les équipes internationales bénéficient en outre de la prise en charge des fuseaux horaires. 

Vous devez planifier une réunion de projet importante à laquelle des représentants de plusieurs équipes doivent participer. Chacun d'entre eux a ses propres horaires de travail, rendez-vous et obligations. Comment concilier tout cela, et ce sans perdre de temps à coordonner les horaires ?

Dans Projektron BCS, vous affichez en quelques clics les rendez-vous de tous les participants dans votre calendrier et pouvez même enregistrer ce paramètre pour l'avenir. Vous voyez ainsi immédiatement à quel jour et à quelle heure les participants au rendez-vous ont encore des plages horaires libres pour votre rendez-vous. Projektron BCS offre une protection supplémentaire contre les conflits de rendez-vous avec une représentation graphique des rendez-vous qui se chevauchent. Dans ce cas, BCS vous propose les dates de remplacement les plus proches possibles, pour lesquelles aucun participant n'a de conflit d'horaire.

Vous pouvez éditer votre calendrier par glisser-déposer, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps. Vous pouvez ainsi déplacer vos rendez-vous avec la souris ou les faire glisser pour modifier leur durée. 

Comme Projektron BCS prend en charge le format de calendrier iCalendar, vous pouvez exporter les rendez-vous BCS dans presque tous les logiciels de calendrier modernes.

Les calendriers suivants sont notamment pris en charge :

  • Microsoft Outlook
  • Calendrier Android
  • Google Calendar
  • Apple iCal

Avec notre interface Microsoft Exchange, vous pouvez même synchroniser les rendez-vous et les rappels de manière bidirectionnelle.

Planifier et organiser des réunions avec BCS : tout le monde informé et à la page

Planifier des thèmes et des agendas

Vous planifiez des réunions régulières pour votre équipe ou organisez des réunions récurrentes ? Les fonctions de planification des thèmes et des agendas de BCS vous permettent de gagner du temps et de structurer votre planification. BCS vous permet d'organiser vos réunions de manière plus efficace !

Si vous avez créé un rendez-vous dans l'agenda, par exemple une réunion d'équipe, un Weekly, un Daily, une réunion ou un entretien avec un collaborateur, BCS vous offre la possibilité d'ajouter un agenda pour ce rendez-vous. Vous pouvez filtrer les thèmes d'un projet ou d'une tâche en fonction du statut et de la priorité des thèmes, déplacer les thèmes dans la liste par simple glisser-déposer et attribuer des thèmes individuels à un rendez-vous ou à toute une série de rendez-vous en tant que thème permanent.

Un clic suffit pour désigner les responsables de chaque thème dans l'agenda. Si un responsable de thème doit préparer une présentation ou un exposé pour la date de la réunion, il sera informé dès le moment de votre planification. Il reçoit une notification de sa responsabilité sur son tableau de bord personnel.

Organiser des réunions avec le mode de présentation de BCS

Pour présenter vos contenus lors d'une réunion, le mode de présentation vous guide à travers l'agenda de manière stylée et facile à utiliser. Dans l'agenda d'une réunion, il s'ouvre dans une superposition et guide tous les participants pas à pas à travers l'agenda. Les résultats de chaque point discuté sont consignés directement dans une fenêtre de saisie transparente pour tous les participants.

L'un ou l'autre point de l'agenda est resté ouvert à la fin ? Si vous copiez un rendez-vous, les points ouverts de l'agenda sont également copiés. Vous souhaitez reporter un point de l'ordre du jour ? Cela aussi est désormais possible sans problème directement depuis le mode de présentation. Pour qu'aucune idée ne soit perdue, qu'aucune tâche ne reste inachevée et que chaque participant connaisse ses responsabilités, vous pouvez créer directement et de manière flexible des objets BCS pour chaque point de l'agenda pendant la présentation :

  • Rendez-vous de suivi
  • Rappels de rendez-vous 
  • Tickets

Lutz Klickermann

Directeur général, ic-solution GmbH

«Nous traduisons une question d'un client en un ticket de vente. Ce ticket nous permet de suivre toutes les tâches à effectuer et de saisir le temps de travail qui y est consacré. L'historique des tickets offre une transparence maximale sur les différents collaborateurs* et l'historique de traitement de chaque ticket et facilite grandement la collaboration au sein de l'équipe. Ce que j'apprécie personnellement beaucoup, c'est la synchronisation des rendez-vous de BCS avec Office 365 et la possibilité qui en découle de réserver des heures à un rendez-vous».

Hans-Michael Ochlich

Responsable de projet chez Laservorm

On remarque en général qu'il devient de plus en plus courant d'entrer dans BCS, simplement, pour garder une vue d'ensemble alors que l'on pose certains points pour soit même ou pour un collègue sur un modèle récupéré et qu'on les exécute en conséquence.

Un travail d'équipe parfaitement coordonné grâce à des workflows et des processus standardisés

Un travail d'équipe parfaitement coordonné grâce à des workflows et des processus standardisés

Les workflows pilotés par le système et les processus BPMN vous permettent d'attribuer les tâches de manière transparente et clairement définie dans le cadre du travail d'équipe et de la collaboration au-delà des frontières des services, des niveaux hiérarchiques et des sites. Même au-delà des frontières linguistiques, vous pouvez collaborer avec d'autres sites dans un seul et même processus, car le processus et toutes ses activités et éléments sont représentables en plusieurs langues.

Chaque collaborateur peut afficher ses workflows et ses entrées de liste de contrôle ouvertes pour lesquelles il est désigné comme responsable sur son tableau de bord personnel "Mon espace". Une fois le travail terminé, le collaborateur suivant est informé en conséquence dans son tableau de bord personnel dans BCS - et, en option, également par e-mail.

Interface utilisateur multilingue: Un plus pour les équipes internationales

Interface utilisateur multilingue: Un plus pour les équipes internationales

Qu'il s'agisse de l'allemand, de l'anglais, de l'espagnol, du français, de l'italien, du néerlandais, du polonais, du chinois, du tchèque ou du hongrois, les versions de langues de Projektron BCS assurent plus de confort sur les projets internationaux. Si les versions de langues sont activées, chaqueutilisateur peut choisir sa langue préférée en quelques clics.

Resoumissions : Maîtriser même les détails

Resoumissions : Maîtriser même les détails

Que ce soit un appel vers le client dans cinq semaines, la remise du calcul des frais avant la fin de la semaine ou une courte concertation avec la comptabilité au 1er du mois prochain : avec la resoumissions de Projektron BCS, vous créez rapidement des aide-mémoires virtuelles pour chaque activité à traiter même de peu d'importance. Projektron BCS les montre comme s'il était le moment de les exécuter. Vous avez donc toujours l'esprit libre pour les choses importantes à l'ordre du jour. Même la délégation de tâches à un tiers est possible sans aucune difficulté : Envoyez à votre collègue un e-mail de notification en un clic de souris pour qu'il soit informé immédiatement des nouvelles resoumissions.

Communication rapide avec les messages d'utilisateur

Communication rapide avec les messages d'utilisateur

Projektron BCS vous permet d'envoyer des messages simples à d'autres utilisateurs. Le message peut être envoyé à une ou plusieurs personnes et, si nécessaire, une référence contextuelle peut être indiquée, par exemple un ticket. Vous pouvez ainsi envoyer un message direct à votre équipe de projet à partir du ticket, ce qui permet de voir immédiatement la référence.

Les messages reçus apparaissent soit discrètement sous la forme d'un petit nombre dans la barre de navigation, soit directement sous la forme d'une fenêtre pop-up, selon l'urgence. Chaque utilisateur peut définir dans les paramètres s'il souhaite ou non recevoir de tels messages. Une vue d'ensemble permet de consulter tous les messages d'utilisateur et de les supprimer.

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