Gestion du personnel et des candidats

De la saisie des candidatures au développement du personnel - Tout dans Projektron BCS

La gestion de projet implique également la gestion du personnel. La réussite de votre projet dépend de l'occupation, de la compétence et de la motivation de votre équipe de projet. C'est pourquoi Projektron BCS ne vous aide pas seulement à planifier et à réaliser vos projets, mais vous apporte également les fonctions d'un logiciel RH et organise tous les processus de votre gestion du personnel : de la saisie des candidatures et du processus d'embauche à la gestion des salaires, du temps de travail et des congés, en passant par la gestion des compétences et le développement du personnel.


Gestion des candidats avec BCS : Automatisez votre recrutement

Gestion des candidatures avec BCS : automatisez votre recrutement

De l'enregistrement détaillé des candidatures à l'embauche, Projektron BCS permet à votre service de gestion des ressources humaines d'enregistrer les candidatures reçues avec toutes les informations pertinentes et les documents associés dans un dossier de candidature numérique, ce qui facilite le travail d'équipe pour sélectionner le candidat adéquat. Vous pouvez enregistrer non seulement les candidatures externes, mais aussi les candidatures internes des employés.

Projektron BCS vous guide en toute sécurité tout au long du processus de candidature en vous indiquant l'état actuel de la candidature et les options pour la suite des opérations. Vous savez par exemple immédiatement si la candidature a été examinée ou si le candidat a déjà été invité à un entretien. Une vue d'ensemble des candidats sous forme de tableau facilite la comparaison des candidats. Comme à l'accoutumée, Projektron BCS vous permet de rassembler individuellement les informations pertinentes et de filtrer de manière ciblée les aspects recherchés.

Sélectionner les bons candidats en équipe

Si vous souhaitez rencontrer un candidat en personne, vous pouvez organiser un rendez-vous pour un entretien en quelques clics. Grâce à la nouvelle catégorie de rendez-vous, les collaborateurs invités voient en un coup d'œil dans vos calendriers qu'ils sont planifiés pour un entretien d'embauche. Qu'il s'agisse du responsable des ressources humaines, du chef de service ou du collaborateur, toutes les personnes impliquées dans le processus de candidature peuvent déposer leur évaluation personnelle et aider ainsi à la sélection éclairée des candidats.

Classez les candidatures par ordre de priorité et utilisez la fonction de rappel dans BCS pour informer les collègues impliqués que votre feedback est encore en attente. Dans BCS, tous les collègues ont accès de manière centralisée aux informations actuelles sur les candidats et donnent leur avis sur le candidat.

BCS vous permet d'envoyer automatiquement des confirmations de réception, des refus et des e-mails d'invitation. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des modèles formulés et conçus une seule fois.

Du candidat au collègue : l'onboarding avec BCS

Une fois que vous avez trouvé le collaborateur adéquat, l'embauche est un jeu d'enfant : Les candidats peuvent être facilement déplacés vers un service interne dans Projektron BCS. Le dossier numérique du candidat devient ainsi en un clin d'œil le dossier numérique du personnel. Il n'est plus nécessaire de recréer les données de base.

Vous envoyez votre offre de contrat à votre futur collègue directement dans BCS, tout comme les informations relatives au plan d'intégration. Vous pouvez créer des modèles de contrats, de certificats et de tous les autres documents fréquemment utilisés dans BCS, ce qui facilite considérablement votre travail RH.

Données centrales des employés : Une source unique

Des données actuelles et cohérentes sur les collaborateurs, auxquelles les personnes autorisées peuvent accéder rapidement - dans Projektron BCS Standard. En effet, vous gérez de manière centralisée dans BCS votre structure organisationnelle interne, y compris les données relatives au personnel de chaque collaborateur.

Grâce à une approche globale, les enregistrements structurés garantissent de nombreux effets de synergie. Ainsi, les congés contractuels sont automatiquement transférés des données des employés vers la gestion des congés, tout comme le modèle de temps de travail sert de base à la saisie des temps et à la prévision des ressources. 

De plus, les taux horaires internes peuvent être gérés de manière centralisée et regroupés de manière flexible, par exemple en fonction du niveau de qualification, du tarif ou du service. Cela permet de gagner du temps, notamment lors de la gestion des données.

Dans l'esprit de l'Employee Self Service, vos collaborateurs peuvent consulter et actualiser leurs propres absences, les heures de travail saisies et leurs données personnelles, demander des congés, désigner des remplaçants ou demander le paiement d'heures supplémentaires. Vous garantissez ainsi la transparence et vous vous épargnez des tâches administratives supplémentaires.

Automatisation : onboarding et offboarding pilotés par processus

Dans BCS, vous pouvez modéliser en quelques étapes vos propres processus d'intégration des nouveaux employés et de départ des employés existants. Définissez, selon vos propres normes et exigences internes, quel employé ou quel service doit effectuer quelle tâche, à quel moment et dans quel ordre, que ce soit dans le processus de sélection, le processus d'embauche, le processus de formation ou le processus de sortie.

Utilisez pour cela les possibilités suivantes de modélisation des processus dans BCS :

  • Workflows et listes de contrôle pilotés par le système, y compris les responsabilités, l'ordre de traitement, les temps de réaction et la fonction de feux de signalisation.
  • Concepteur BPMN, qui vous permet de modéliser vos processus de ressources humaines avec précision.

BCS informe automatiquement chaque collaborateur impliqué dans le processus dès que son action est requise. Vous avez ainsi la garantie que tous vos processus RH sont fiables, standardisés et rapides, sans aucun effort de coordination.

Peter Schürmann

Head of Global Project Management, msg global solutions Deutschland GmbH

"Nous utilisons de nombreuses configurations spécifiques à chaque pays, par exemple pour la saisie des temps, le calendrier des congés et les régimes de maladie, car il existe presque autant de configurations que de pays. Par exemple, dans BCS, le régime des congés des employés peut être structuré en fonction du groupe d'utilisateurs."

Franz Essl

Administrateur IT, Bitter GmbH (Autriche)

"Dans les RH, tous les processus, à l'exception du calcul des salaires, sont représentés dans BCS, de la gestion des candidats au calcul des heures et des frais. Les interfaces avec d'autres systèmes (par ex. contrôle d'accès, Active Directory, service Azure, en particulier Microsoft 365) sont représentées par les nombreuses possibilités d'importation et d'exportation de données. Les exportations permettent par exemple de créer des sites SharePoint pour chaque projet avec les autorisations correspondantes et de les actualiser en permanence".

Dr. Claus Görner

Directeur général d'User Interface Design GmbH (UID), multimédia

"Notre gestion des candidatures est entièrement représentée dans BCS : Nous documentons la communication interne et externe pour chaque candidat, ainsi que les étapes suivantes. Si l'embauche a lieu, de nombreux workflows sont activés, de sorte que tous les départements concernés, comme l'administration du système, la communication d'entreprise ou la comptabilité salariale, sont automatiquement informés des délais et des tâches à accomplir".

Gabriele Schrenk

Direction EANTC AG

Projektron BCS lubrifie les engrenages : Projektron BCS met notamment en évidence les effets des absences pour congés et pour maladie de nos collaborateurs dans le déroulement des processus - Plus besoin de saisie à la main avec les erreurs et imprécisions qui en découlent.

Analyses et évaluations : Présenter les données du personnel sous forme de graphiques et de chiffres

Vous souhaitez savoir combien d'hommes âgés de 24 à 40 ans travaillent dans votre entreprise et ont choisi un modèle de travail à temps partiel, et quel est leur pourcentage par rapport à l'ensemble des salariés de cette tranche d'âge ? Vous voulez savoir quel a été le taux de rotation du personnel dans un groupe d'âge donné au cours des trois derniers mois par rapport à la même période de l'année précédente ?

 Pas de problème : pour l'analyse des données internes des employés sur les statistiques et les KPI pertinents pour les RH, Projektron BCS propose un graphique interactif avec une fonction de filtrage dynamique. Vous découvrirez des faits intéressants sur votre entreprise, votre structure de personnel et votre effectif que vous ne connaissiez pas auparavant ! Parions que ?

Interprétez vos données et développez sur cette base des stratégies fondées qui feront progresser votre entreprise à long terme. Bien entendu, vous pouvez concevoir et éditer vos données sous forme de diagramme ou de tableau.

Saisie du temps de travail, décompte de salaire et suppléments de salaire : Représenter de manière flexible

Dans BCS, les collaborateurs saisissent eux-mêmes sans problème leurs heures de travail et leurs présences, soit dans Projektron BCS, soit via l'application Projektron BCS. Les temps saisis atterrissent de manière centralisée dans BCS et sont automatiquement comparés au modèle de temps de travail du collaborateur concerné qui y est enregistré et facturés avec celui-ci.

Qu'il s'agisse de temps de déplacement, de travail de nuit ou de travail le week-end, Projektron BCS vous permet, en tant que gestionnaire du personnel, de gérer de manière centralisée les écarts par rapport à la rémunération normale. Vos collaborateurs choisissent la règle d'exception appropriée directement dans la saisie des temps.

Les taux horaires qui diffèrent du salaire de base ainsi que les majorations et réductions en pourcentage et en valeur absolue peuvent être représentés de manière flexible et évalués avec précision.

Vous pouvez même définir en quelques clics des périodes de validité pour ces règles exceptionnelles, par exemple de 23h00 à 06h00 ou le dimanche.

En outre, il est possible de déterminer si les suppléments sont notés par défaut pour être payés, s'ils sont intégrés dans le compte de temps de travail ou s'ils sont crédités au budget de compensation du temps libre.

Vous facturez des suppléments à vos clients ? Vous pouvez enregistrer ces suppléments et règles externes directement aux clients ou aux projets. Les accords spéciaux sont facturés en conséquence aux clients lors de la facturation dans BCS.

L'interface DATEV vous permet d'utiliser les données de présence et de comptabilisation de BCS pour le traitement ultérieur des salaires et de la comptabilité salariale.

Gestion des congés et des remplacements - Workflow d'approbation intégré

Gestion des congés - workflow d'approbation intégré

Vous avez besoin de congés ? Grâce à votre agenda personnel dans Projektron BCS, vous pouvez planifier et demander des congés et des RTT en un rien de temps. Qu'il s'agisse des congés de l'année en cours ou du solde des congés de l'année précédente, vous pouvez consulter à tout moment votre droit aux congés et votre budget de congés actuellement disponible dans Projektron BCS.

Vous pouvez voir d'un coup d'œil quand et combien de temps vos collègues sont absents, aussi bien dans l'agenda que dans le plan de vacances. Les jours fériés, les modèles de travail individuels et la maladie sont également pris en compte.

En tant que responsable du personnel, vous êtes informé par e-mail par Projektron BCS dès qu'un de vos collaborateurs demande un congé. En un clic, vous pouvez approuver ou refuser les demandes de congé. Depuis les e-mails d'information envoyés aux employés jusqu'à la mise à jour du plan de congés, en passant par la réglementation des remplacements : Projektron BCS se charge automatiquement de toutes les autres étapes à votre place. BCS enregistre automatiquement les dates de fin de travail approuvées dans la saisie des temps. Dans la gestion des ressources pour vos projets, les dates de vacances sont prises en compte en temps réel.

Vous ne pouvez pas prendre vos vacances ? Demandez facilement l'annulation à la date de vos vacances - le responsable du personnel sera alors informé de votre souhait d'annulation.

Pour que rien ne reste en suspens : une réglementation pratique des remplacements

Qu'il s'agisse de vacances, de récupération de temps libre, de maladie, de congé de maternité, de congé parental ou de déplacement professionnel : Si un collaborateur n'est pas au bureau, un remplaçant est nécessaire. Grâce aux dates de remplacement et aux fonctions de travail en équipe de Projektron BCS, vous avez la possibilité d'organiser facilement votre remplacement et de désigner un remplaçant. Pendant la période définie, votre remplaçant aura accès à votre aperçu personnel et pourra prendre vos rendez-vous. De plus, pendant votre absence, le remplaçant peut traiter vos tâches, tickets et workflows et comptabiliser ses dépenses.

Gestion des compétences : utiliser les compétences en connaissance de cause

Qui sait faire quoi dans l'entreprise ? Cette question n'est pas seulement d'une importance capitale pour la planification du personnel, mais elle préoccupe également les chefs de projet, surtout pendant la phase de formation des équipes.

Dans la gestion des ressources de Projektron BCS, les collaborateurs peuvent indiquer et évaluer eux-mêmes leurs compétences. Les compétences disponibles pour les collaborateurs sont gérées de manière centralisée afin d'éviter les doublons.

Des masques de recherche permettent aux chefs de projet et aux responsables des ressources humaines de trouver facilement des collaborateurs possédant des qualifications, des connaissances linguistiques ou des certificats spécifiques, de vérifier leur disponibilité et de faire ainsi appel à des spécialistes en interne de manière très ciblée.

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