DATEV
Comptabilité simplifiée
Transférez vos factures émises, vos factures reçues, vos factures électroniques reçues, ainsi que vos données de frais et de comptabilité depuis BCS vers votre environnement DATEV. BCS permet de mettre en place des intégrations DATEV pour les données de facturation, de frais et de comptabilité, adaptées à vos besoins spécifiques. Les interfaces s'appuient sur l'interface XML DATEV en ligne ainsi que sur la version actuelle de Ledger pour le transfert de données structurées de factures et de pièces comptables. Ainsi, les données structurées et les images des pièces associées peuvent être transférées de manière cohérente vers DATEV Unternehmen online. Pour la paie et la comptabilité salariale, utilisez l'export CSV flexible de toutes les données de présence et de comptabilisation pour un traitement ultérieur avec DATEV.
Exemples d’interfaces
En collaboration avec nos clients, nous avons déjà mis en œuvre différentes interfaces DATEV pour BCS. Celles-ci comprennent le transfert des factures clients et avoirs, des factures fournisseurs et factures électroniques, ainsi que des notes de frais avec leurs justificatifs associés.
L’intégration est généralement réalisée avec DATEV Unternehmen online et repose sur la DATEV XML-Schnittstelle online ainsi que sur la version actuelle du Ledger. Cela permet de transférer de manière cohérente les données structurées de facturation, de frais et de comptabilité de BCS vers DATEV.
En plus des données comptables, des documents numériques tels que des factures PDF, des factures fournisseurs ou des justificatifs de frais peuvent également être transmis automatiquement. Les champs de classification et les affectations nécessaires sont configurés spécifiquement selon le projet et adaptés aux processus comptables concernés.
Pour d’autres cas d’usage, notamment la gestion de la paie, les données de présence, de saisie et de comptabilité peuvent être exportées de manière flexible au format CSV.
Fonctionnement de l’intégration DATEV
L’intégration avec DATEV repose sur des scénarios éprouvés et est adaptée individuellement à votre environnement système et à vos processus.
Selon le cas d’utilisation, les factures clients, factures fournisseurs, notes de frais ou données comptables structurées sont exportées depuis BCS puis transférées vers DATEV Unternehmen online à l’aide de formats d’interface compatibles DATEV. Selon le système cible, des formats XML, CSV ou d’autres formats compatibles DATEV peuvent être utilisés.
En complément, les documents numériques tels que les factures PDF ou justificatifs de frais peuvent être transmis automatiquement. Le transfert des données est généralement effectué via DATEV Belegtransfer.
Les composants typiques de l’intégration comprennent :
le transfert de données de facturation structurées
le transfert de documents PDF et de justificatifs numériques
la configuration des champs de classification, tels que les comptes de produits et les centres de coûts
l’export des données comptables et analytiques
l’export CSV pour la paie et la comptabilité salariale
La configuration exacte de l’intégration dépend de votre environnement DATEV, des flux de données requis et de vos exigences métier.
Conditions préalables & remarques
L’intégration avec DATEV nécessite certaines conditions techniques et organisationnelles. Cela comprend notamment :
DATEV Unternehmen online
DATEV Belegtransfer
les droits nécessaires pour la gestion documentaire en ligne et les journaux de factures
des données de base clients et fournisseurs correctement renseignées dans BCS
la mise à disposition des fichiers d’export nécessaires
Dans BCS également, les modules et données de base requis doivent être correctement configurés. Selon le scénario, cela peut inclure les numéros de TVA, les données de facturation, les factures fournisseurs, les notes de frais ainsi que des mappings de champs spécifiques.
Pour les systèmes BCS hébergés, un accès aux fichiers peut être nécessaire, car les fichiers d’export sont stockés sur le serveur BCS. Pour les installations On-Premise, un mécanisme de transfert approprié entre le serveur BCS et le DATEV Belegtransfer installé localement doit être mis en place.
Les exigences concrètes varient selon le scénario d’intégration et sont définies conjointement dans le cadre du projet.
Export CSV flexible : comptabilité salariale avec des données BCS précises
Afin de permettre une reprise fiable des données dans votre environnement comptable DATEV, les données de présence et de saisie peuvent être exportées de manière flexible depuis BCS au format CSV.
Cela permet d’utiliser les données de temps, de présence et de saisie pour le traitement de la paie et de la comptabilité salariale. L’export CSV est particulièrement adapté aux processus DATEV personnalisés nécessitant l’intégration structurée des données BCS dans des workflows existants.
Johannes Korte
Directeur des services centraux et fondé de pouvoir | ADLER Solar GmbH
Grâce à des processus et des structures clairs, BCS allège durablement la charge de travail, optimise l'utilité de la gestion des données à toutes les étapes du processus et permet la gestion simultanée de plusieurs clients sans changement de système. L'intégration des intervenants externes au projet ainsi que des interfaces flexibles, notamment avec les développements internes et DATEV, renforcent encore l'efficacité et la flexibilité.
Tanja Maier
Controlling, SSC-Services GmbH
« Au total, [nous avons pu] réaliser d'énormes économies de temps grâce à la facturation via BCS en combinaison avec l'exportation DATEV ».
Ursula Meyer
Delivery Manager, Be Shaping The Future - Performance, Transformation, Digital GmbH, Munich
En outre, nous utilisons l'interface BCS-DATEV pour l'intégration entre « Projektron BCS » et « DATEV Unternehmen Online ».
Thomas Hackenbuchner
Responsable des finances et de l'administration, MicroNova AG
"MicroNova utilise en outre BCS pour la facturation proprement dite, car en combinaison avec l'exportation DATEV, il est possible de réaliser d'énormes économies de temps. Non seulement les factures sortantes sont traitées pour les clients, mais aussi les "factures interentreprises" au sein du groupe".
Intégration DATEV sur mesure
L’intégration DATEV n’est pas une interface standard préconfigurée, mais est mise en place de manière spécifique à chaque projet. En raison des exigences particulières de DATEV, la solution d’intégration appropriée est élaborée avec vous dans le cadre d’un atelier.
Nous définissons ainsi les flux de données, les formats et les processus, depuis les factures émises et reçues jusqu'à la comptabilité des salaires, en passant par les notes de frais.
Grâce à notre service web ou au module d’import-export, nous mettons en œuvre une solution parfaitement adaptée à vos besoins.
