DATEV
Buchhaltungsprozesse effizient anbinden
Übertragen Sie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, E-Eingangsrechnungen, Spesen- und Buchhaltungsdaten aus BCS in Ihre DATEV-Umgebung. Mit BCS lassen sich DATEV-Integrationen für Rechnungs-, Spesen- und Buchhaltungsdaten realisieren – abgestimmt auf Ihre individuellen Anforderungen. Die Schnittstellen basieren auf der DATEV XML-Schnittstelle online sowie der aktuellen Ledger-Version zur Übertragung strukturierter Rechnungs- und Belegdaten. So können strukturierte Daten und zugehörige Belegbilder konsistent an DATEV Unternehmen online übergeben werden. Für die Lohnabrechnung und -buchhaltung nutzen Sie den flexiblen CSV-Export aller Anwesenheits- und Buchungsdaten zur Weiterverarbeitung mit DATEV.
Schnittstellenbeispiele
In Zusammenarbeit mit Kunden haben wir bereits verschiedene DATEV-Schnittstellen für BCS umgesetzt. Dazu gehören die Übergabe von Ausgangsrechnungen und Gutschriften, Eingangsrechnungen und E-Eingangsrechnungen sowie Spesen inklusive der zugehörigen Belegbilder.
Die Integration erfolgt typischerweise mit DATEV Unternehmen online und basiert auf der DATEV XML-Schnittstelle online sowie der aktuellen Ledger-Version. Dadurch lassen sich strukturierte Rechnungs-, Spesen- und Buchhaltungsdaten konsistent aus BCS an DATEV übertragen.
Neben den Buchungsdaten können auch Belegbilder wie PDF-Rechnungen, Eingangsrechnungen oder Spesenbelege automatisiert bereitgestellt werden. Die benötigten Klassifikator-Felder und Zuordnungen werden projektspezifisch konfiguriert und auf die jeweiligen Buchhaltungsprozesse abgestimmt.
Für weitere Anwendungsfälle, etwa in der Lohnbuchhaltung, können Anwesenheits-, Buchungs- und Abrechnungsdaten flexibel im CSV-Format exportiert werden.
So funktioniert die DATEV-Integration
Die Integration mit DATEV erfolgt auf Basis erprobter Szenarien und wird individuell auf Ihre Systemlandschaft und Prozesse abgestimmt.
Je nach Anwendungsfall werden strukturierte Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Spesen- oder Buchhaltungsdaten aus BCS exportiert und über DATEV-kompatible Schnittstellenformate an DATEV Unternehmen online übertragen. Dabei kommen abhängig vom Zielsystem XML-, CSV- oder weitere DATEV-kompatible Formate zum Einsatz.
Zusätzlich lassen sich Belegbilder wie PDF-Rechnungen oder Spesenbelege automatisiert übergeben. Die Datenübertragung erfolgt in der Regel über den DATEV Belegtransfer.
Typische Bestandteile der Integration sind:
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten
Übergabe von PDF-Belegen und Belegbildern
Konfiguration von Klassifikator-Feldern, wie z.B. Erlöskonten und Kostenstellen
Export von Buchungs- und Abrechnungsdaten
CSV-Export für Lohnabrechnung und Lohnbuchhaltung
Die konkrete Ausgestaltung der Integration hängt von Ihrer DATEV-Umgebung, den benötigten Datenflüssen und den fachlichen Anforderungen ab.
Voraussetzungen & Hinweise
Für die erfolgreiche Anbindung an DATEV sind bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erforderlich. Dazu gehören insbesondere:
DATEV Unternehmen online
der DATEV Belegtransfer
entsprechende Rechte für Belegverwaltung online und Rechnungsbücher online
gepflegte Debitoren- und Kreditorendaten in BCS
die Bereitstellung der erforderlichen Exportdateien
Auch in BCS müssen die benötigten Module und Stammdaten korrekt eingerichtet sein. Dazu zählen je nach Szenario beispielsweise Umsatzsteuer-IDs, Rechnungsdaten, Eingangsrechnungen, Spesendaten sowie individuelle Feldzuordnungen.
Bei gehosteten BCS-Systemen kann ein gebuchter Dateizugriff erforderlich sein, da die Exportdateien auf dem BCS-Server bereitgestellt werden. Bei On-Premise-Installationen muss ein geeigneter Übertragungsweg vom BCS-Server zum lokal installierten DATEV Belegtransfer eingerichtet werden.
Die konkreten Anforderungen variieren je nach Integrationsszenario und werden im Projekt gemeinsam definiert.
Flexibler CSV-Export: Lohnbuchhaltung mit exakten BCS-Daten
Um eine Datenübernahme in Ihre DATEV-Buchhaltung zuverlässig zu unterstützen, können Anwesenheits- und Buchungsdaten flexibel aus BCS im CSV-Format exportiert werden.
So lassen sich Zeit-, Anwesenheits- und Buchungsdaten für die Weiterverarbeitung in der Lohnabrechnung und Lohnbuchhaltung nutzen. Der CSV-Export eignet sich besonders für individuelle DATEV-Prozesse, bei denen Daten aus BCS strukturiert weiterverarbeitet oder in bestehende Abläufe integriert werden sollen.
Johannes Korte
Leitung Zentrale Dienste | ADLER Solar GmbH
BCS sorgt mit klaren Prozessen und Strukturen für nachhaltige Entlastung, steigert den Nutzen der Datenpflege über alle Prozessschritte hinweg und ermöglicht die parallele Steuerung mehrerer Mandanten ohne Systemwechsel. Die Einbindung externer Projektbeteiligter sowie flexible Schnittstellen, etwa zur Eigenentwicklung und zu DATEV, erhöhen zusätzlich Effizienz und Anpassungsfähigkeit.
Tanja Maier
Controlling, SSC-Services GmbH
"In Summe [konnten wir] durch die Rechnungsstellung über BCS in Verbindung mit dem DATEV-Export enorme zeitliche Einsparungen erzielen."
Ursula Meyer
Delivery Manager, Be Shaping The Future – Performance, Transformation, Digital GmbH, München
Darüber hinaus nutzen wir die BCS-DATEV-Schnittstelle für die Integration zwischen „Projektron BCS“ und „DATEV Unternehmen Online“.
Thomas Hackenbuchner
Head of Finance & Administration, MicroNova AG
"MicroNova nutzt BCS zudem für die eigentliche Rechnungsstellung, da sich in Verbindung mit dem DATEV-Export enorme zeitliche Einsparungen erzielen lassen. Es werden nicht nur Ausgangsrechnungen an Kunden abgewickelt, sondern auch „Intercompany-Rechnungen“ innerhalb der Gruppe."
DATEV-Integration nach Maß
Die DATEV-Anbindung ist keine vorkonfigurierte Standardschnittstelle, sondern wird projektspezifisch eingerichtet. Aufgrund der spezifischen Anforderungen von DATEV wird die passende Integrationslösung gemeinsam mit Ihnen im Rahmen eines Workshops erarbeitet.
Dabei definieren wir Datenflüsse, Formate und Prozesse von Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen über Spesen bis hin zur Lohnbuchhaltung.
Mit unserem Webservice oder dem Import-Export-Modul setzen wir eine Lösung um, die exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
