Facturation
Flux fiscal sous contrôle
Avec Projektron BCS, vous générez des calculs de taux fixes et d'investissement en bas de projets et pouvez utiliser plusieurs devises.
La facturation électronique : Factur-X, ZUGFeRD et les factures QR
Factur-X est une nouvelle norme pour les factures électroniques envoyées aux administrations publiques en Allemagne. Projektron BCS prend en charge le format en créant un aperçu HTML pour vérifier la Factur-X e avant qu'elle ne soit envoyée, en plus de la Factur-X proprement dite sous forme lisible par machine.
Vous pouvez également créer des factures au format ZUGFeRD. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) est conforme à la loi sur la facturation électronique et combine la représentation visuelle au format PDF/A-3 avec un fichier XML.
Les avantages de ZUGFeRD pour vous sont clairs : alors que les données des factures papier, des lettres scannées ou des fichiers PDF étaient auparavant transférées manuellement vers le logiciel de facturation, ce qui prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs, ZUGFeRD fournit les données au format XML, que le logiciel de facturation peut enregistrer et traiter automatiquement. Visuellement, l'affichage du fichier PDF standard reste le même.
Les besoins de la Suisse sont couverts dans Projektron BCS par des factures avec un code QR. Vous pouvez spécifier sur un modèle de facture ou individuellement sur les factures si un code QR doit être généré dans la section de paiement.
Adrian Kamer
Senior System Architect, Deleproject AG
"BCS nous permet de facturer nos services de manière simple et correcte. Nous pouvons créer des factures sur la base de prix fixes ou de dépenses. De plus, BCS prend également en charge la génération des nouvelles factures suisses QR dont nos clients ont besoin".
Lutz Klickermann
Directeur général, ic-solution GmbH
«Si nous voulions enregistrer nos heures de travail, il semblait logique que le logiciel permette également la facturation. Comme nous ne nous contentons pas de fournir des services et de facturer les heures de travail effectuées, mais que nous facturons également des produits et des contrats de maintenance, le système devait logiquement être en mesure d'enregistrer l'intégralité de notre gamme de produits et de services. Nous avons rapidement compris que nous avions besoin de la "bête à concours" tant annoncée. Il était important pour nous que le logiciel puisse également représenter l'ensemble du processus de vente, de l'offre à la facturation. Nous sommes très heureux d'avoir choisi BCS et d'avoir mis en place le logiciel».
Peter Schürmann
Directeur de la gestion globale des projets, msg global solutions Allemagne GmbH
"Nous utilisons BCS Projektron de manière centralisée pour plus de 25 organisations nationales propres. Ce qui est particulier, c'est que nous faisons appel à des consultants de nombreux pays différents pour presque chacun de nos grands projets et que toute la planification, l'allocation des ressources, la saisie des temps et la facturation se font dans une seule BCS. Nous y établissons toutes les factures des clients dans les monnaies nationales et gérons nos propres décomptes interentreprises internationaux. Le fait de pouvoir saisir tous les pays avec une solution centrale est un énorme avantage, en plus de la grande intégration des processus".
Régime d'escompte appliqué aux factures
Droits à un escompte pour vos clients
Vous pouvez définir de manière précise dans les conditions de paiement quel délai et quel montant d' escompte vous accordez sur vos factures.
A l'aide des délais de paiement, du montant nominal et des feux, vous voyez immédiatement quels paiements ont été effectués en respectant l'échéance pour la déduction d'escompte. Si vous réglez le statut de paiement sur actif, vous pouvez identifier quelles factures ont été réglées sous escompte et pour quelles factures, vous accordez un retard de paiement sous déduction d'escompte à titre de geste commercial.
Envoi de la facture par e-mail et cycle de relance
Une expédition simple
Que ce soit une seule facture ou la liste entière des factures : selon vos souhaits, Projektron BCS génère l'email d'accompagnement avec une lettre modèle, ajoute la facture ainsi que les relevés d’heures et les notes de frais la concernant en format PDF et reprend l'adresse de messagerie de votre client de la gestion de clientèle.
Bien sûr, vous pouvez personnaliser la lettre et y attacher d'autres fichiers si nécessaire.
Lorsqu’un client dépasse le terme d’échéance convenu, votre liste de factures présente un poste ouvert avec le paramètre « Cycle de relance ». Pour définir vos actions de relance, procédez de la manière suivante. En choisissant l'action de relance « Créer une relance écrite » ou bien « Créer la dernière relance écrite » pour la facture, le système génère automatiquement le document PDF correspondant et le statut de la facture est modifié en conséquence.
En outre, vous pouvez enregistrer automatiquement les documents PDF dans un dossier prédéfini, d’où vous pourrez notamment imprimer et envoyer un groupe de relances.
Du projet à la facturation
Transition sans faille
Grâce à lasaisie du temps intégrée, les collaborateurs comptabilisaient les dépenses de temps directement sur leur projet. En tant que responsable du projet, vous pouvez vérifier centralement toutes les comptabilisations et les valider pour la facturation.
Que ce soit du matériel utilisé, des coûts externes, des articles vendus ou des frais de déplacement : tous les investissements supplémentaires du projet sont repris par Projektron BCS dans la facture, ce qui permet ainsi d'établir des factures complètes et précises.
Évidemment vous pouvez aussi créer des avoirs aussi bien pour les factures complètes que pour chacune des positions de factures.
Facturation de projet variable
Précise et en fonction de vos besoins
Grâce à la saisie de temps intégrée, vous comptabilisez les collaborateurs directement dans votre projet. Les comptabilisations facturables sont vérifiées et facturées simplement et suivant le projet concerné.
Qu'il s'agisse de prestations matérielles, de frais de déplacement ou de prestations de services externes : Projektron BCS ajoute aussi tous les autres postes d'offre facturablesà votre facture et selon votre souhait et permet ainsi une facturation précise et complète. Les remises négociées dans les offres sont présentées à part à la facturation.
Si vous traitez des prestations de services normales ou des prestations matérielles normales, vous pouvez les enregistrer comme des articles dans Projektron BCS et les reprendre dans votre projet. Si vous en avez besoin, les prix de vente normaux, aussi bien que les prix échelonnés des articles, peuvent être ajustés par rapport au projet et facturés conformément à celui-ci. En le combinant à la création de l’offre, vous pouvez configurer tous les types d’articles, y compris les frais propres aux intervalles, notamment pour calculer des frais de mise à jour.
Si vous avez convenu d'un prix fixe avec votre client pour l'ensemble du projet ou une partie de celui-ci, ce prix est automatiquement reporté sur la facture. Si les heures effectuées par vos collaborateurs doivent être imputées proportionnellement à la facture, vous pouvez configurer l’option à l’aide de facteurs de facturation propres au projet.
Modèles de facture et générateur de facture
Solution confortable
Que ce soit manuellement ou automatiquement : Projektron BCS vous facilite la facturation. Quand vous voulez établir des factures ou des crédits, un assistant vous accompagne pas à pas dans le processus de facturation. De plus, si vous travaillez en utilisant des modèles de factures, vous pouvez enregistrer une fois des coordonnées, des modalités de paiement et des formulations standards, ainsi que votre logo et les réutiliser simplement.
Le générateur de factures vous évite encore plus de tâches de travail. Qu'il s'agisse d'une facture entière, de factures partielles, de factures d'acompte ou d'une facture finale : par exemple, si elles sont établies dans le cadre d'une
exécution mensuelle, vous pouvez réunir les montants facturables de tous les projets sur des factures provisoires. Le système de facturation s'automatise de manière particulièrement efficace quand vous établissez les factures à intervalles réguliers, par exemple dans le cadre de contrats de maintenance.
Libre choix de la devise
Planifié en euro, facturé en dollar
Vous avez des partenaires commerciaux à l'étranger et vous voulez suivre votre projet dans leurs devises ? Que ce soit en dollar ou en franc suisse : dans Projektron BCS, vous configurez les devises souhaitées et vous pouvez les utiliser pour les facturations aux clients internationaux.
Pour le plein contrôle des coûts du projet, vous avez évidemment toujours la monnaie locale à disposition.
Dans Projektron BCS, vous pouvez également adapter le taux de la TVA et la langue de la facture.
Des solutions individuelles
Adaptable
Votre gestion de factures avec Projektron BCS est flexible : Vous pouvez développer le design de vos factures directement dans Projektron BCS, par exemple pour inclure un logo ou un en-tête / pied de page individuel. L'éditeur intégré permet le formatage facile des modèles de textes.
De plus vous pouvez retravailler vos données après un export de facture dans un autre système, comme SAP, ou bien compléter arrondir votre facturation d'une mise en demeure configurée individuellement.
