Preparación de proyectos
Objetivos tangibles, entorno conocido, riesgos a la vista, oportunidades aprovechadas gracias a la preparación de proyectos con BCS
Con el software de gestión de proyectos Projektron BCS puede iniciar su proyecto de forma profesional e idealmente preparado: capte y evalúe las ideas del proyecto con la gestión de ideas, defina y haga operativos los objetivos del proyecto, lleve a cabo amplios análisis del entorno del proyecto y realice una gestión integral de riesgos y de las partes interesadas. También dispone de las funciones de preparación de proyectos adecuadas para su planificación y gestión de la comunicación. Preparación de proyectos con Projektron BCS: todas las herramientas en un solo software.
Preparación integral del proyecto, desde la Z para la definición del objetivo hasta la A para la aplicación
¿Desea un inicio del proyecto perfectamente preparado ...
➤ definiendo los objetivos del proyecto con la ayuda de un software y teniéndolos siempre a mano para guiarle durante la planificación y la aplicación?
➤ identificando y teniendo en cuenta a todas las partes interesadas y grupos de interés?
➤ convenciendo a las partes interesadas de su proyecto con las medidas adecuadas y una estrategia de comunicación específica?
➤ reconociendo y evaluando correctamente los riesgos del proyecto y estando preparado para las posibles consecuencias?
➤ reconociendo las oportunidades y aumentando su probabilidad de ocurrencia?
➤ convirtiendo las mejores ideas de tu equipo en proyectos de éxito?
➤ preparado generando propuestas de proyecto con solo pulsar un botón?
El objetivo de la fase de preparación del proyecto es obtener una visión general del proyecto para tomar una decisión basada en hechos sobre si se aprobará la solicitud del proyecto y si incluso obtendrá el contrato para entrar en la fase de planificación. Si su guía PM lo permite, también puede llevar a cabo la preparación del proyecto en paralelo con la planificación del proyecto.
En la preparación del proyecto con Projektron BCS recopilará información esencial sobre las condiciones marco del proyecto. Un asistente le guía paso a paso por la preparación del proyecto, desde la definición del objetivo hasta la aplicación del proyecto.
Determine la importancia estratégica de un proyecto
En Projektron BCS, la vista «Importancia » le ayuda en la evaluación basada en datos de la relevancia estratégica de sus proyectos. Puede introducir valores para criterios clave como potencial de innovación, potencial de mercado, imagen, requisitos del cliente y rentabilidad, que se visualizan en un diagrama de radar dinámico. Estos criterios pueden ponderarse en el sistema para que los resultados se evalúen objetivamente según las prioridades de su estrategia corporativa. El diagrama muestra tanto una evaluación bruta como la visualización ponderada. Esto le proporciona una base objetiva para la toma de decisiones, de modo que pueda dirigir sus escasos recursos allí donde generen el mayor valor añadido.
Además de la evaluación estratégica, en esta vista puede almacenar información adicional relevante para el proyecto, como detalles sobre el entorno de mercado, las condiciones de la competencia o las dependencias de otros proyectos. También puede registrar las condiciones marco y las posibles restricciones que deben tenerse en cuenta a la hora de decidir sobre el proyecto.
Como parte de la gestión de la cartera de proyectos, el análisis estratégico de Projektron BCS proporciona una valiosa base para la priorización y la planificación de recursos. El registro estructurado de la importancia estratégica le permite asignar los recursos de forma selectiva, transparente y fundamentada.
Definición del objetivo: Alcanzable. Mensurable. Claros.
Sin unos objetivos de proyecto definidos con cuidado y precisión, no hay proyecto que tenga éxito. Unos objetivos de proyecto claramente definidos son cruciales para el éxito del proyecto, porque cumplen cinco funciones importantes:
| Función de control: En el marco del control del proyecto, los objetivos permiten medir durante el transcurso del proyecto y al final del mismo si se han cumplido los requisitos previamente definidos. Sin objetivos, no hay una conclusión del proyecto claramente definida. | |
| Función de orientación: Un objetivo marca la dirección. Todos los participantes en el proyecto (equipo y dirección) pueden utilizarlo como guía durante el proyecto. | |
| Función vinculante: Unos objetivos firmemente acordados garantizan una comprensión uniforme del proyecto y evitan malentendidos. El equipo está unido y motivado en sus acciones. | |
| Función de coordinación: Se puede responsabilizar a distintas personas de la consecución de diferentes objetivos. Esto permite compartir el trabajo y actuar de forma coordinada. | |
| Función de selección: En caso de decisiones difíciles, un objetivo puede servir de orientación y apoyo en la toma de decisiones. |
Projektron BCS le ayuda con herramientas de gestión de proyectos de eficacia probada de forma selectiva a la hora de definir los objetivos de su proyecto. El software de gestión de proyectos pone a su disposición los formularios adecuados para la formulación precisa de los objetivos generales y parciales, incluidos sus criterios de evaluación cualitativos y cuantitativos. Cada formulario le garantiza la ejecución del objetivo del proyecto SMART (specific, measurable, attractive/achievable, relevant and scheduled), su operacionalización y la definición de criterios de medición adecuados.
Por supuesto, tiene a su disposición todas las categorías de objetivos:
- Objetivo de rendimiento
- Objetivo de plazo
- Objetivo de coste
- Objetivo social
- Objetivo no social
- Objetivo adicional
El número de objetivos que introduzca en Projektron BCS depende, por supuesto, de usted y de las necesidades de su proyecto. Gracias al gráfico dinámico de jerarquía de objetivos (gráfico de objetivos del proyecto), tendrá una visión clara de todos los objetivos, incluso con definiciones de objetivos de granularidad fina o proyectos muy grandes. Gracias a la priorización de objetivos según prioridad alta, media y baja, podrá ver inmediatamente qué objetivos requieren su mayor atención.
Análisis del entorno: reconocer y comprender las influencias
Realice un análisis del entorno del proyecto para identificar los factores que influyen en el éxito de su proyecto: una parte esencial de la preparación de cualquier proyecto. Un análisis del entorno del proyecto debe identificar todos los factores externos que influyen en un proyecto.
captar,
examinar,
evaluar y
documentar.
¿Cómo pueden afectar a mi proyecto los proyectos paralelos? ¿Existen efectos sinérgicos o relaciones conflictivas? El entorno del proyecto es un factor decisivo para el éxito de su proyecto. Para ello, BCS le ofrece la vista Entorno. Aquí puede definir los factores del entorno que pueden influir en el progreso de su proyecto. Puede diferenciar entre
Factores del entorno interno
Factores del entorno externo
Factores de entorno fácticos (factual factors)
Factores del entorno social
Con Projektron BCS puede registrar rápidamente las condiciones marco más importantes de su proyecto y visualizar los factores del entorno en forma de un diagrama claro.
Gestión de las partes interesadas: identificación de las partes interesadas
BCS presta especial atención a las partes interesadas. En el análisis del entorno ya ha identificado los factores sociales que influyen en el éxito de su proyecto. El entorno social está formado por las partes interesadas a las que puede influir con una comunicación sistemática en interés del éxito de su proyecto. Las partes interesadas pueden ser individuos, grupos o instituciones que tienen un interés legítimo en el proyecto, su progreso y sus resultados, como el cliente, el usuario final, el director del proyecto, el equipo del proyecto, los proveedores y muchos más. Un análisis de las partes interesadas sirve para registrar estos grupos de interés y, posteriormente, desarrollar estrategias para tratar con las distintas partes interesadas.
En Projektron BCS puede registrar el potencial y los intereses de todas las partes interesadas y analizarlos mediante una matriz generada dinámicamente (diagrama de cartera de partes interesadas) en relación con los factores de actitud e influencia. A través de la gestión de contactos (CRM) de BCS puede declarar como interesados a personas externas, unidades organizativas o grupos de personas.
También puede almacenar
los intereses conocidos y supuestos de las partes interesadas
Medidas para el tratamiento específico de un interesado o grupos de interesados.
De este modo, podrá identificar posibles oportunidades así como conflictos potenciales en una fase temprana y podrá implementar la estrategia adecuada para una gestión exitosa de las partes interesadas en el momento oportuno. El análisis de las partes interesadas proporciona la base para desarrollar un plan de comunicación y el contenido correspondiente. Para poner en práctica la estrategia, BCS pone a su disposición tareas y el sistema de tickets con los que podrá definir medidas concretas y personalizadas. Las tareas y los tickets documentan sus acciones, le permiten delegar trabajo, controlar sus medidas en el futuro y comprobar así la eficacia de sus estrategias con los grupos de interés.
Thilo Menges
Director de Desarrollo Corporativo, Universidad Médica de Lausitz - Carl Thiem
"Como casa municipal, dependemos de la integración de partes interesadas externas en la plataforma y de que participen y contribuyan a los proyectos y a su ejecución de diversas maneras. BCS ofrece las condiciones ideales para ello, ya que los participantes externos en los proyectos también pueden implicarse fácilmente y todos reciben la información que necesitan."
Eva Klama
Oficina de Gestión de Proyectos, Hörmann KG Antriebstechnik
"Por ejemplo, queríamos integrar un análisis del valor ganado, que funcionó de maravilla en consulta con nuestro consultor responsable de Projektron GmbH. Esta función hace tiempo que incluso forma parte de la norma BCS. Otros ejemplos de funciones que desarrollamos conjuntamente son la importancia estratégica y la gestión de ideas en BCS".
Tobias Trosdorff
Director de oficina, kanalprofi GmbH
"La decisión en 2011 de coordinar nuestros proyectos con un software profesional de gestión de proyectos y prepararlos en consecuencia fue la única acertada. Era la única manera de hacer frente al constante aumento de la complejidad y del número de proyectos individuales. Es difícil imaginar cómo habríamos podido hacer frente a este cambio sin BCS. Actualmente estamos ampliando la función de procesamiento de proyectos, que es crucial para nosotros, automatizando más, especialmente en la preparación de proyectos."
Gestión de riesgos: identificar riesgos, aprovechar oportunidades
A pesar de una buena preparación y una planificación sólida, los acontecimientos externos e internos pueden perturbar o incluso poner en peligro el buen desarrollo de un proyecto. Debe identificar estos riesgos en una fase temprana y planificar las contramedidas adecuadas, porque los primeros riesgos pueden aparecer ya durante la siguiente planificación del proyecto. Sin embargo, durante el análisis de riesgos también puede identificar oportunidades para generar ingresos o ahorrar tiempo.
Identificar, registrar y controlar los riesgos
Con la gestión de riesgos en Projektron BCS registrará claramente los riesgos y su probabilidad de ocurrencia tanto en la fase de preparación y planificación como durante la ejecución del proyecto. La vista Oportunidades y riesgos le ofrece las subvistas Riesgos, Contramedidas, Oportunidades, Medidas de apoyo y Diagramas.
En la subvista Riesgos, puede ver y editar la lista de riesgos del proyecto e introducir nuevos riesgos con posibles costes y gastos, causas y efectos. Aquí también puede evaluar los riesgos.
En la subvista Contramedidas, puede definir estrategias y ver las contramedidas previstas, definir medidas y vincular las medidas a las tareas correspondientes.
En la subvista Oportunidades, se pueden registrar oportunidades como ingresos, ahorro de esfuerzo y ahorro de tiempo.
En la subvista Medidas de apoyo, se pueden presentar medidas de apoyo para las oportunidades con información sobre costes y esfuerzo y vincularlas a las oportunidades correspondientes.
En la subvista Diagramas, los riesgos y costes se presentan gráficamente en términos de gravedad y probabilidad de ocurrencia.
Además de una lista de riesgos o un diagrama de riesgos, si lo desea puede visualizar todos los riesgos en la vista general del proyecto o en el plan de estructura. BCS le permite clasificar los riesgos según su tipo y distinguir entre:
Riesgo político
Riesgo de calendario
Riesgo económico
Riesgo de recursos
Riesgo técnico
Riesgo de seguridad de la información
Para estructurar mejor los riesgos, también es posible crear subriesgos y filtrar por ellos.
Los riesgos de proyecto se producen en el marco de un proyecto. Con BCS, sin embargo, también puede registrar los riesgos de la empresa y así, por ejemplo, supervisar continuamente los riesgos existentes en la empresa mediante la gestión de riesgos de la empresa.
Tomar contramedidas
La gestión de riesgos de Projektron BCS también le ofrece apoyo profesional a la hora de elaborar medidas preventivas para reducir los riesgos. Además del registro detallado de las medidas, el software de gestión de proyectos calcula automáticamente la reducción de costes. De este modo, puede leer fácilmente la eficacia cuantitativa de sus medidas.
Introduzca también cómo se redujo la probabilidad de ocurrencia mediante una contramedida y compare los valores antes de la contramedida y después en el claro diagrama de riesgos. El valor del riesgo es importante en este caso, ya que considera el riesgo en función de la gravedad y la probabilidad de que se produzca.
Los riesgos nunca pueden eliminarse por completo, pero el BCS le ayuda a evaluar de forma realista el valor del riesgo y a elegir la forma adecuada de afrontar cada riesgo. Así podrá evitar, mitigar, desplazar o presupuestar eficazmente los riesgos que haya que aceptar.
Gestión de oportunidades: identificar y aprovechar las oportunidades
Si sólo se presta atención a los objetivos y los riesgos, es fácil que se pierdan oportunidades. Las oportunidades son acontecimientos inesperados que pueden influir positivamente en el curso del proyecto y posibilidades que surgen además de los objetivos reales del proyecto. Para aprovechar las oportunidades y no dejarlas pasar, también hay que estar preparado para posibles oportunidades y tener listas las medidas adecuadas.
Las oportunidades también pueden ayudar a convencer a las partes interesadas críticas o motivar adicionalmente al equipo del proyecto. Por ello, además de los riesgos, BCS también le permite registrar las oportunidades, clasificarlas (oportunidad política, oportunidad de programación, oportunidad económica, oportunidad de recursos u oportunidad técnica) y evaluar su impacto positivo en los ingresos, el ahorro de esfuerzo y el ahorro de tiempo. Projektron BCS calcula los ingresos o ahorros correspondientes para las oportunidades en estado "objetivo" o "realizado", teniendo en cuenta la probabilidad de ocurrencia, y las marca como "oportunidades evaluadas".
Incluso puede definir medidas de apoyo que aumenten la probabilidad de ocurrencia de las oportunidades en BCS y vincularlas a medidas concretas en forma de tareas o tickets.
En el diagrama, puede confrontar y comparar directamente oportunidades y riesgos. Esto le ayuda a evaluar la eficacia de la oportunidad para generar ingresos adicionales, ahorrar tiempo o esfuerzo.
Gestión de ideas: todo proyecto de éxito empieza con una buena idea
Cada proyecto es único y cada proyecto de éxito empieza con una sola idea. La gestión de ideas es, por tanto, el núcleo de la gestión de proyectos. El objetivo es desarrollar, promover y cribar las ideas, e introducir las mejores en la preparación del proyecto.
En Projektron BCS, los empleados sólo tienen que introducir una idea de proyecto. Las listas de control de ideas facilitan la decisión sobre si la idea debe convertirse en un proyecto. Dependiendo del tipo de idea seleccionada, el revisor responsable recibe una lista de comprobación adaptada.
Un diagrama muestra al revisor de un vistazo el estado de la lista de comprobación y si la idea del proyecto ha sido evaluada positivamente en general o no. Tras la comprobación, la idea recibe el estatus de aceptada, rechazada o aprobada. Las ideas aprobadas se transfieren directamente a un nuevo proyecto.
Presentar la solicitud de proyecto
¿Ha definido los objetivos, analizado el entorno, identificado a las partes interesadas, registrado las oportunidades y los riesgos? Entonces es el momento de presentar la solicitud de proyecto. Por último, utilice una lista de control para comprobar si el proyecto está totalmente preparado y puede solicitarse.
El informe de solicitud de proyecto concluye el proceso de preparación del proyecto. En BCS, el informe se genera en formato PDF con sólo pulsar un botón, siguiendo una plantilla personalizable: todos los datos relevantes están ya disponibles. Para que los responsables autoricen la planificación del proyecto preparado, envíe el informe directamente desde BCS.
Preparación de proyectos con Projektron BCS - Sus ventajas de un vistazo
Defina sus objetivos con ayuda del software mediante criterios de evaluación cualitativos y cuantitativos.
Análisis del entorno del proyecto: Identifique efectos sinérgicos y conflictos con proyectos paralelos
Gestión de las partes interesadas: Analice los intereses en una matriz dinámica
Gestión de riesgos: Diagrama de riesgos, contramedidas, probabilidad de ocurrencia
Gestión de oportunidades: probabilidad de ocurrencia, medidas de apoyo
Planificación transparente de la comunicación y comunicación del proyecto en BCS o mediante informes generados adecuadamente
