18.06.2026 - Fachartikel
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Damit unterstützt es sowohl die gewohnte Sichtprüfung als auch die automatisierte Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen. Seit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gewinnt ZUGFeRD weiter an Bedeutung. Erfahren Sie mehr über Vorteile, Unterschiede zur XRechnung und die Weiterentwicklung mit ZUGFeRD 2.5.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen. Es kombiniert ein lesbares PDF/A-3-Belegbild mit eingebetteten, maschinenverarbeitbaren XML-Daten.
Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt und ist seit Version 2.1 technisch mit dem französischen Format Factur-X identisch.
ZUGFeRD kann die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen, wenn das passende Profil verwendet wird und die Rechnung den Vorgaben der EN 16931 entspricht.
Seit dem 1. Januar 2025 gewinnt ZUGFeRD durch die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich weiter an Bedeutung. Unternehmen müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können; für die Ausstellung gelten Übergangsfristen.
ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden sich im Format: XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, ZUGFeRD verbindet XML-Daten mit einer lesbaren PDF-Rechnung.
Besonders im B2B-Bereich ist ZUGFeRD attraktiv, weil es die gewohnte Sichtprüfung mit automatisierter Verarbeitung verbindet.
Mit ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 wird das Format an neue europäische und internationale Anforderungen angepasst.
Softwarelösungen wie BCS unterstützen die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen und erleichtern dadurch digitale Rechnungsprozesse.
ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein einheitliches, hybrides elektronisches Rechnungsformat, das in der Wirtschaft, aber auch in Teilen der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann.
Das ZUGFeRD-Format basiert auf:
der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und
der europäischen Norm EN 16931, die am 28. Juni 2017 veröffentlicht wurde.
Außerdem berücksichtigt das ZUGFeRD-Format ab Version ZUGFeRD 2.0:
die Cross-Industry-Invoice, kurz CII, von UN/CEFACT und
die ISO-Norm 19005-3:2012, also PDF/A-3.
ZUGFeRD ist technisch eng mit dem französischen Format Factur-X verbunden. Seit Version 2.1 sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch. Daher wird häufig von ZUGFeRD/Factur-X gesprochen.
Das branchenübergreifende Datenformat zur elektronischen Rechnungslegung wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD, entwickelt. Das Forum arbeitet dabei eng mit der französischen Partnerorganisation FNFE-MPE zusammen. Auch Organisationen aus Wirtschaft, Verwaltung und Softwarebranche haben an der Entwicklung des Standardformats mitgewirkt.
ZUGFeRD übersetzt die rechtlichen und fachlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 in ein praxistaugliches Rechnungsformat. Die EU-Norm definiert zentrale Anforderungen und technische Regeln für elektronische Rechnungen in Europa, um Interoperabilität und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu unterstützen.
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF/A-3-Dokument. Der Versand einer Rechnung im ZUGFeRD-Format erfolgt also grundsätzlich als PDF-Datei. Dieses Dokument stellt die Sichtkomponente der elektronischen Rechnung dar und unterscheidet sich optisch kaum von einer herkömmlichen Rechnung im PDF-Format.
Der entscheidende Unterschied: Die PDF-Datei enthält zusätzlich die XML-Version derselben Rechnung. Die PDF-Version ermöglicht die Sichtprüfung durch Menschen. Die XML-Version ermöglicht die elektronische Verarbeitung der strukturierten Rechnungsdaten durch geeignete Softwaresysteme.
Das Format wird regelmäßig weiterentwickelt und an neue Anforderungen angepasst. Mit ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 steht seit Juni 2026 eine aktualisierte Version zur Verfügung. Diese umfasst insbesondere aktualisierte Codelisten und Validierungsartefakte sowie neue Elemente im Profil EXTENDED, die für die Interoperabilität mit der französischen B2B-E-Rechnungspflicht relevant sind.
Die Weiterentwicklung von ZUGFeRD erfolgt in enger Abstimmung zwischen dem deutschen Forum elektronische Rechnung Deutschland und der französischen Partnerorganisation FNFE-MPE. Für ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 wurde die Veröffentlichung in zwei Schritte aufgeteilt:
Der erste Teil der Veröffentlichung erfolgte am 10. Juni 2026. Dieses Update umfasst in erster Linie die obligatorische Aktualisierung der Codelisten und Validierungsartefakte entsprechend der aktuellen Veröffentlichungen zur europäischen Norm EN 16931.
Darüber hinaus wurden bereits spezielle Anforderungen integriert, die für das kommende französische B2B-Mandat, also die elektronische Rechnungsstellung in Frankreich, relevant sind. Dazu gehören neue Elemente im Profil EXTENDED. Die neue Version ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 sollte ab dem 1. Juli 2026 verwendet werden.
In einem darauffolgenden zweiten Release soll die angekündigte Funktion für Bruttorechnungen implementiert werden. Diese ist insbesondere für Branchen relevant, in denen Bruttorechnungen eine wichtige Rolle spielen, beispielsweise im Buchhandel, im Verlagswesen oder in der Mineralölwirtschaft.
Das genaue Veröffentlichungsdatum für diesen zweiten Schritt steht aktuell noch nicht fest. Es soll rechtzeitig vom FeRD bekannt gegeben werden.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer ZUGFeRD nutzt, sollte nicht nur die aktuell verwendete Version prüfen, sondern auch sicherstellen, dass die eingesetzte Software künftige Aktualisierungen zuverlässig unterstützt.
Das ZUGFeRD-Format ermöglicht eine Standardisierung von Rechnungen. Dadurch kann einerseits die Fehleranfälligkeit beim Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen verringert werden. Andererseits lässt sich die Bearbeitungsgeschwindigkeit erheblich steigern.
Die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen im ZUGFeRD-Format benötigt nur minimalen manuellen Aufwand, sofern Rechnungssteller und Rechnungsempfänger geeignete Software einsetzen. Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag oder Steuerinformationen können standardisiert ausgelesen und für weitere Verarbeitungsschritte direkt und ohne Medienbruch genutzt werden.
Auch die Erstellung einer Rechnung im ZUGFeRD-Format bedeutet in der Praxis keinen erheblichen Mehraufwand, wenn die eingesetzte Rechnungssoftware das Format unterstützt.
ZUGFeRD kombiniert ein für Menschen lesbares PDF-Belegbild mit maschinenverarbeitbaren XML-Daten. Dadurch können Rechnungen sowohl manuell geprüft als auch automatisiert weiterverarbeitet werden.
Da ZUGFeRD ein etabliertes hybrides Rechnungsformat ist, können Abstimmungen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger reduziert werden. Das erleichtert den elektronischen Rechnungsaustausch.
Strukturierte Rechnungsdaten verringern manuelle Eingaben und damit typische Fehlerquellen. Beträge, Steuerinformationen und Rechnungspositionen können zuverlässiger übernommen und geprüft werden.
Elektronisch auslesbare Rechnungsinformationen beschleunigen interne Abläufe. Rechnungen können schneller erfasst, geprüft, freigegeben und zur Zahlung vorbereitet werden.
Die eingebetteten XML-Daten ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung in ERP-, DMS- oder Buchhaltungssystemen. So lassen sich Rechnungsdaten direkt weiterverwenden und Buchungsprozesse effizienter gestalten.
Durch die Kombination aus PDF-Belegbild und strukturierten Daten sinkt der Aufwand für Sichtprüfung, Datenerfassung und Weiterleitung. Das entlastet insbesondere Buchhaltung und Rechnungsprüfung.
ZUGFeRD eignet sich besonders für Geschäftsprozesse zwischen Unternehmen, da es ein gewohntes Rechnungsbild mit strukturierten Daten verbindet. Das erleichtert die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse im B2B-Umfeld.
ZUGFeRD ist mit dem französischen Format Factur-X harmonisiert. Dadurch unterstützt das Format auch grenzüberschreitende Szenarien und erleichtert den elektronischen Rechnungsaustausch im europäischen Kontext.
ZUGFeRD wird kontinuierlich weiterentwickelt und an neue rechtliche, technische und fachliche Anforderungen angepasst. So bleibt das Format ein wichtiger Baustein für zukunftsfähige E-Rechnungsprozesse.
Das Ziel der Entwicklung des ZUGFeRD-Formats ist es, medienbruchfreie Rechnungsprozesse zu ermöglichen und manuelle oder fehleranfällige Erfassungsverfahren, beispielsweise reine OCR-Erkennung, zu reduzieren.
Ähnlich wie die XRechnung kann auch ZUGFeRD eine elektronische Rechnung im Sinne der gesetzlichen Anforderungen sein, sofern das verwendete Profil und die konkrete Umsetzung die Anforderungen der EN 16931 erfüllen. ZUGFeRD stellt damit eine wichtige Alternative zur XRechnung dar. Beide Formate enthalten strukturierte Rechnungsdaten, verfolgen jedoch unterschiedliche Ansätze.
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Sie enthält kein zusätzliches lesbares Rechnungsbild. Sie ist insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland etabliert.
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format. Sie enthält kein zusätzliches lesbares Rechnungsbild. Sie ist insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland etabliert. Das Modul zur Rechnungsstellung in BCS bietet längst eine vollständige Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung inklusive einer Visualisierung der Rechnungsinformationen. Mehr zur XRechnung erfahren Sie in diesem Blogartikel.
ZUGFeRD ist dagegen ein hybrides Format. Es verbindet ein lesbares PDF/A-3-Dokument mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Dadurch lässt sich die Rechnung wie eine klassische PDF-Rechnung betrachten und zugleich automatisiert verarbeiten.
Die Einsatzgebiete von ZUGFeRD sind vielfältig. Es kann grundsätzlich eingesetzt werden im Geschäftsverkehr:
B2B
B2G
B2C
Besonders im B2B-Bereich ist ZUGFeRD attraktiv, weil Unternehmen weiterhin ein vertrautes Belegbild erhalten und gleichzeitig die strukturierten Daten für automatisierte Prozesse nutzen können.
Im B2G-Bereich ist allerdings zu beachten: Öffentliche Auftraggeber, Portale und Plattformen können konkrete Vorgaben machen, welche Formate akzeptiert werden. Für Rechnungen an den Bund ist die XRechnung der zentrale Standard. Andere Formate können zulässig sein, wenn sie die Anforderungen der EN 16931, der E-Rechnungsverordnung und der jeweiligen Nutzungsbedingungen erfüllen. Unternehmen sollten daher immer prüfen, welches Format der konkrete öffentliche Auftraggeber akzeptiert.
ZUGFeRD selbst ist kein verpflichtendes Einzelformat. Verpflichtend ist im B2B-Bereich seit 2025 die elektronische Rechnung nach den gesetzlichen Vorgaben. ZUGFeRD ist eines der Formate, mit denen diese Anforderungen erfüllt werden können.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen eine neue Definition der elektronischen Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung. Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027.
Im B2G-Bereich gelten bereits seit 2020 besondere Pflichten für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Lieferanten des Bundes ist die elektronische Rechnungsstellung seit dem 27. November 2020 grundsätzlich verpflichtend, sofern keine Ausnahme greift.
Seit dem 1. Januar 2025 verändert die E-Rechnungspflicht die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Deutschland. Welche Stichtage gelten? Welche Übergangsfristen gibt es? Und welche Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung kommen infrage? Detaillierte Informationen zur E-Rechnungspflicht, den gesetzlichen Vorgaben und den wichtigsten Fristen finden Sie in unserem Blogartikel „Elektronische Rechnung wird Pflicht“.
Damit PDF und XML inhaltlich identische Bestandteile derselben elektronischen Rechnung im ZUGFeRD-Format darstellen, sind insbesondere die Vorgaben gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz zu berücksichtigen.
Konkrete Prüfpflichten oder Kontrollmaßnahmen für das Verfahren zur Erzeugung identischer Rechnungsbestandteile hat die Finanzverwaltung nicht im Detail festgelegt. Daher sollten Rechnungssender und Rechnungsempfänger geeignete Prüfmechanismen einrichten, um die inhaltliche Identität von XML- und PDF-Version sicherzustellen.
Das Standardformat ZUGFeRD ersetzt nicht die Anforderungen an Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung. Diese Anforderungen können durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt werden. Eine digitale Signatur ist für elektronische Rechnungen nicht grundsätzlich obligatorisch.
Neben den spezifischen Vorgaben zum ZUGFeRD-Format und den Vorgaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD.
Für die Übermittlung einer ZUGFeRD-Rechnung gibt es kein einheitlich vorgeschriebenes Verfahren. Im B2B-Bereich kann eine ZUGFeRD-Rechnung beispielsweise per E-Mail übermittelt werden, sofern die rechtlichen und technischen Anforderungen eingehalten werden. Eine E-Invoicing-Plattform ist nicht zwingend erforderlich. Im B2G-Bereich können dagegen Portale oder Plattformen vorgeschrieben sein.
Wie für das Erstellen von Rechnungen im ZUGFeRD-Format gelten auch für deren Aufbewahrung die GoBD. Elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Elektronische Rechnungen sind daher elektronisch aufzubewahren und müssen maschinell auswertbar bleiben.
Im Falle einer Rechnung im ZUGFeRD-Format ist die empfangene PDF/A-3-Datei mit den eingebetteten XML-Daten revisionssicher zu archivieren. Eine Aufbewahrung allein als Ausdruck der PDF reicht nicht aus.
Die E-Mail, mit der die elektronische Rechnung zugestellt wird, muss grundsätzlich nicht archiviert werden, wenn sie lediglich als Transportmittel dient. Enthält die E-Mail selbst jedoch aufbewahrungspflichtige Informationen, kann auch ihre Aufbewahrung erforderlich sein.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verkürzt. Grundsätzlich sind Rechnungen nach § 14b UStG seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Unternehmen sollten dennoch prüfen, ob in Sonderfällen längere handels-, steuer- oder branchenspezifische Aufbewahrungspflichten relevant sein können.
Wenn Sie eine Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellen möchten, benötigen Sie eine entsprechende Software. Diese muss entweder in der Lage sein, eine bestehende Rechnung ins ZUGFeRD-Format umzuwandeln oder eine neu erstellte Rechnung direkt als ZUGFeRD-Rechnung auszugeben.
Die Einbindung kann beispielsweise über Standardsoftwaresysteme erfolgen, etwa ERP-, Buchhaltungs- oder EDI-Systeme. Alternativ kann eine IT-Abteilung ZUGFeRD in eine Individualsoftware integrieren. Wichtig ist, dass die eingesetzte Software aktuelle Versionen und Profile unterstützt. Gerade durch die regelmäßige Aktualisierung von ZUGFeRD/Factur-X, Codelisten und Validierungsartefakten sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme updatefähig bleiben.
Viele Buchhaltungs- und ERP-Softwaresysteme unterstützen ZUGFeRD bereits, so auch BCS.
Mit dem Modul Rechnungsstellung in BCS erstellen Sie eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format im Handumdrehen. In den Stammdaten einer Rechnung im Rechnungsgenerator wählen Sie unter der Kategorie „Versand“ im Kriterium „Rechnungsform“ einfach ZUGFeRD aus dem Dropdown-Menü aus und BCS generiert die Rechnung automatisch versandfertig im PDF/A-3-Format.
In Kombination mit den CRM-Funktionen in BCS können Sie die erstellte Rechnung direkt aus BCS heraus an Ihre Auftraggeber versenden, ohne den Prozess durch manuelles Zwischenspeichern zu unterbrechen.
Die Verarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format ist inzwischen mit vielen gängigen Steuer- und Buchhaltungsprogrammen möglich, darunter auch DATEV-Anwendungen wie DATEV Unternehmen online, DATEV DMS und die DATEV Dokumentenablage.
Rechnungen schreiben wir als PDF-Rechnung mit E-Mail Versand – der klassische Papier-Versand hat ausgedient. Da zu unseren Kunden auch öffentlich-rechtliche Organisationen gehören, schreiben wir auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
Ursula Meyer
Delivery Manager, Be Shaping The Future – Performance, Transformation, Digital GmbH, München
Die mit Abstand größte Prozessoptimierung erreichten wir im Jahre 2017 mit der Einführung der Rechnungsstellung in BCS. Seitdem läuft die Fakturierung unserer Leistungen weitestgehend automatisiert. Dank BCS können wir inzwischen auch die Anforderungen einzelner Kunden an die Rechnungsstellung im ZUGFeRD-Format erfüllen.
Tanja Maier
Controlling, SSC-Services GmbH, Böblingen
Im ersten Moment kann diese Aussage verlockend klingen. ZUGFeRD bietet viele Vorteile, insbesondere durch die Kombination aus lesbarem PDF und strukturierten XML-Daten. Trotzdem ist es nicht in jedem Szenario automatisch das passende oder akzeptierte Format.
Gerade im B2G-Bereich können öffentliche Auftraggeber konkrete Vorgaben machen. In Deutschland spielt die XRechnung bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber weiterhin eine zentrale Rolle. ZUGFeRD kann zwar grundsätzlich auch für B2G-Prozesse eingesetzt werden, entscheidend sind aber immer die Anforderungen des jeweiligen Empfängers, der jeweiligen Plattform und der geltenden Rechtsgrundlagen.
In früheren Versionen konnten ZUGFeRD-Rechnungen zudem nicht in allen Fällen von öffentlichen Auftraggebern angenommen werden. Gründe lagen unter anderem in fehlenden oder abweichenden Informationen, die im Verwaltungsumfeld erforderlich waren. Durch Erweiterungen, neue Profile und die Weiterentwicklung des Formats wurden viele dieser Herausforderungen schrittweise adressiert.
ZUGFeRD wird kontinuierlich weiterentwickelt. In enger Zusammenarbeit mit dem französischen Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques, kurz FNFE-MPE, wurde eine Version von ZUGFeRD entwickelt, die dem französischen Standard Factur-X entspricht. Seit Version 2.1 sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch.
Mit ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 wurde im Juni 2026 die nächste Version des hybriden E-Rechnungsformats veröffentlicht. Das Update umfasst unter anderem die obligatorische Aktualisierung der Codelisten und Validierungsartefakte. Außerdem wurden im Profil EXTENDED neue Elemente integriert, die die Interoperabilität mit der französischen B2B-E-Rechnungspflicht unterstützen.
Die angekündigte Funktion für Bruttorechnungen soll in einem weiteren Release folgen. Das genaue Veröffentlichungsdatum steht aktuell noch nicht fest.
Die Weiterentwicklung zeigt: ZUGFeRD bleibt nicht nur ein praktisches Format für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, sondern wird laufend an neue rechtliche, technische und branchenspezifische Anforderungen angepasst. Gerade im B2B-Umfeld bietet das hybride Format große Vorteile, weil es eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten verbindet. Dadurch können Rechnungen wie gewohnt geprüft und gleichzeitig automatisiert verarbeitet werden.
Für Unternehmen bedeutet das aber auch: Wer ZUGFeRD nutzt, sollte sicherstellen, dass die eingesetzte Rechnungssoftware aktuelle Versionen, Profile und Anforderungen unterstützt. Projektron beobachtet diese Entwicklungen fortlaufend und richtet die Produktentwicklung an den jeweils aktuellen gesetzlichen und technischen Vorgaben aus. Mit dem Rechnungsmodul von BCS können Unternehmen darauf vertrauen, dass ihre elektronischen Rechnungsprozesse zukunftsfähig weiterentwickelt werden.
ZUGFeRD ist ein wichtiger Baustein der elektronischen Rechnungsstellung. Das Format verbindet die Vorteile einer klassischen PDF-Rechnung mit den Möglichkeiten strukturierter XML-Daten. Damit ist es besonders anwenderfreundlich und zugleich für automatisierte Rechnungsprozesse geeignet.
Seit der Einführung der B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025 ist ZUGFeRD für Unternehmen noch relevanter geworden. Wer E-Rechnungen empfangen und künftig auch verstärkt ausstellen muss, sollte prüfen, welche Formate, Profile und Softwarelösungen zu den eigenen Prozessen passen.
Mit ZUGFeRD 2.5 zeigt sich zudem, dass das Format laufend weiterentwickelt wird. Aktualisierte Codelisten, neue Anforderungen aus Frankreich und die kommende Unterstützung von Bruttorechnungen machen deutlich: Die elektronische Rechnungsstellung bleibt in Bewegung.
Projektron beobachtet die gesetzlichen und technischen Entwicklungen zur E-Rechnung fortlaufend und berücksichtigt relevante Änderungen in der Produktentwicklung. Das Rechnungsmodul von BCS wird entsprechend weiterentwickelt, damit Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auch künftig verlässlich und regelkonform abbilden können.
Daniel Kreher ist Controller in der Finanzabteilung und begleitet von Anfang an die Entwicklung der E-Rechnung in BCS. Die Buchhaltung der Projektron GmbH erstellt ca. 3.000 Rechnungen pro Jahr. Der Anteil an XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format wuchs über die letzten Jahre hinweg stetig.
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Sie sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, kann aber zusätzlich automatisch ausgelesen und verarbeitet werden.
ZUGFeRD-Rechnungen werden meist direkt über Buchhaltungs-, ERP- oder Rechnungssoftware erstellt. Die Software erzeugt dabei ein PDF mit den passenden eingebetteten XML-Daten.
ZUGFeRD wird vor allem von Unternehmen genutzt, die Rechnungen elektronisch versenden oder empfangen. Besonders im B2B-Bereich erleichtert das Format digitale Buchhaltungsprozesse.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten. Diese sind beim normalen Öffnen der PDF nicht sichtbar, können aber mit geeigneter Software ausgelesen werden.
Eine einfache PDF-Rechnung ist lesbar, aber nicht strukturiert maschinenverarbeitbar. Eine reine XML-Rechnung ist maschinenlesbar, aber nicht klassisch sichtbar. ZUGFeRD kombiniert beide Ansätze.
ZUGFeRD wird regelmäßig weiterentwickelt. Versionen ab ZUGFeRD 2.0 orientieren sich an EN 16931; seit Version 2.1 ist ZUGFeRD zudem technisch mit Factur-X kompatibel.
ZUGFeRD 2.5 soll 2026 neue Anforderungen berücksichtigen, darunter aktualisierte Codelisten, internationale B2B-Szenarien und Unterstützung für sogenannte Bruttorechnungen.
Ja, ZUGFeRD kann die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen, sofern das passende Profil verwendet wird und die Rechnung den geltenden Vorgaben entspricht.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Erfahren Sie, welche Übergangsfristen gelten, warum einfache PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichen und wie Formate wie XRechnung und ZUGFeRD die digitale Rechnungsverarbeitung unterstützen.
Seit 2020 gehört die QR-Rechnung zum Schweizer Zahlungsverkehr und ersetzt alte Einzahlungsscheine für schnellere, sichere und einheitliche Zahlungen. Ab dem 21. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt. Unternehmen mit unstrukturierten Adressen müssen umstellen.
Längst verbindlich für Lieferanten und Dienstleister, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten: Die XRechnung. Der Rechnungs-Eingang ist seit dem 27. November 2020 nur noch im elektronischen Rechnungsformat möglich. War die XRechnung ein positiver oder ein negativer Meilenstein?
Kündigungsfrist verpasst? Behalten Sie den Überblick über Dienstleistungs-, Miet-, Leasing-, Kooperations-, Wartungs-, Kauf- oder Supportverträge. Wie Sie Ihre Verträge effizient und effektiv verwalten, erfahren Sie hier!
Das ZUGFeRD-Format kombiniert eine lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten und unterstützt so effiziente, digitale Rechnungsprozesse.
