QR-Rechnung Schweiz: Strukturierte Adressen, Übergangsfrist und IG 2.4

Die QR-Rechnung (französisch QR-facture, italienisch QR-fattura, englisch QR-bill) wurde am 30. Juni 2020 in der Schweiz und in Liechtenstein offiziell eingeführt. Sie hat die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine zum 1. Oktober 2022 ersetzt.

Ihr Ziel ist es,

die alten Einzahlungsscheine abzulösen,

den Zahlungsverkehr zu digitalisieren,

Unternehmen und Privatkunden eine einfachere Möglichkeit zum elektronischen Bezahlen zu bieten,

Zahlungsinformationen standardisiert und maschinenlesbar bereitzustellen.

Die QR-Rechnung kann gedruckt oder digital ausgestellt werden. Sie besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Alle Zahlungsinformationen sind sowohl digital im Swiss QR Code enthalten als auch in lesbarer Form auf dem Zahlteil abgedruckt. So können Rechnungsempfänger die Zahlungsdaten nach dem Scannen prüfen und bei Bedarf auch manuell erfassen.

Wer hat die QR-Rechnung entwickelt?

Die QR-Rechnung wurde im Rahmen der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs entwickelt. Maßgeblich sind die Swiss Payment Standards sowie die Swiss Implementation Guidelines for the QR-bill von SIX Interbank Clearing. Diese Spezifikationen definieren die technischen und layoutbezogenen Anforderungen an den Zahlteil mit Swiss QR Code und Empfangsschein.

Die QR-Rechnung ist damit ein standardisiertes Zahlungsinstrument für die Schweiz und Liechtenstein. Sie richtet sich an Rechnungssteller, Finanzinstitute, Softwareanbieter, Dienstleister und alle weiteren Marktteilnehmer, die QR-Rechnungen erstellen, verarbeiten oder für Zahlungsprozesse nutzen.

Das Herzstück: der Swiss QR Code

Auf jeder QR-Rechnung befindet sich der Swiss QR Code, der alle relevanten Zahlungsinformationen enthält:

Zahlungsempfänger und IBAN

Betrag

Referenznummer (zur eindeutigen Zuordnung der Zahlung)

Adressdaten von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger

Der QR-Code kann per Mobile Banking App oder mit Scannern direkt eingelesen werden. Das vermeidet Tippfehler, beschleunigt die Verarbeitung und macht Zahlungen sicherer.

Was unterscheidet die QR-Rechnung von anderen E-Rechnungsformaten?

Im Gegensatz zu in weiten Teilen der EU eingesetzten E-Rechnungsformaten wie PDF-Rechnungen oder strukturierten XML-Formaten wie ZUGFeRD, XRechnung oder Factur-X, die vor allem auf digitale Datenübermittlung zwischen Softwarelösungen abzielen, vereint die QR-Rechnung beide Welten: Sie ist sowohl visuell auf Papier nutzbar als auch digital lesbar. Das bedeutet, dass ein Kunde eine QR-Rechnung einfach ausdrucken und einreichen oder direkt digital einlesen und bezahlen kann.

Das Layout der QR-Rechnung ist standardisiert: Sie zeigt die Rechnungsinformationen in gut lesbarer Form, ergänzt durch den QR-Code in einem klar definierten Bereich. So können Banken und Zahlungsdienstleister die Daten automatisch verarbeiten. Der Code selbst enthält alles, was nötig ist, um die Zahlung korrekt zu verbuchen, inklusive einer strukturieren Referenznummer, die Zahlungen eindeutig zuordnet.

Durch diese Kombination aus Standardisierung, Automatisierung und Benutzerfreundlichkeit wird die QR-Rechnung zum Schlüsselbaustein für den digitalen Zahlungsverkehr in der Schweiz und erleichtert Unternehmen wie Privatkunden die Abwicklung von Zahlungen erheblich.

Die Neuerungen betreffen alle Unternehmen und Organisationen, die QR-Rechnungen erstellen, verarbeiten oder Zahlungsvorlagen und Daueraufträge auf Basis von QR-Rechnungen nutzen. Dazu gehören kleine und mittlere Unternehmen, größere Unternehmen, Kanzleien, Verbände, Dienstleister, Handwerksbetriebe, öffentliche Verwaltungen sowie Softwareanbieter und Finanzdienstleister.

Konkret sind folgende Parteien betroffen:

Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger: Die eigenen Adressdaten müssen korrekt und strukturiert hinterlegt sein.

Rechnungsempfänger und Zahlungspflichtige: Auch ihre Adressdaten müssen so vorliegen, dass Zahlungsabwicklung und Verarbeitung reibungslos funktionieren.

Softwareanbieter und Dienstleister: Rechnungssoftware, ERP-Systeme und Buchhaltungslösungen müssen QR-Rechnungen gemäß den aktuellen Implementation Guidelines erzeugen und verarbeiten können.

Finanzinstitute: Banken und Zahlungsdienstleister müssen QR-Rechnungen nach den gültigen Swiss Payment Standards verarbeiten und entsprechende Übergangsfristen berücksichtigen.

Ist die QR-Rechnung im internationalen Rechnungsverkehr relevant?

Die QR-Rechnung ist vor allem für den Zahlungsverkehr in der Schweiz und in Liechtenstein relevant. Sie kann in Schweizer Franken oder Euro ausgestellt werden, ist aber kein international verpflichtendes Rechnungsformat. Entscheidend ist, ob eine Zahlung über eine Schweizer Bankverbindung beziehungsweise nach den Schweizer Zahlungsstandards abgewickelt werden soll.

Deutsche oder andere ausländische Unternehmen, die Rechnungen in die Schweiz schicken

Diese Rechnungen müssen die QR-Rechnung nur dann enthalten, wenn der Empfänger eine Schweizer Bankverbindung hat und den QR-Code nutzen kann. Andernfalls kann ein übliches SEPA- oder internationales Rechnungsformat verwendet werden.

Schweizer Unternehmen, die Rechnungen nach Deutschland, Österreich oder in andere Länder der EU oder außerhalb verschicken

Hier ist die QR-Rechnung nicht vorgeschrieben. Es gelten die jeweiligen landesspezifischen Zahlungsformate (z. B. SEPA-Überweisung, IBAN-Angaben, Referenznummern nach ISO-Standards). Die QR-Rechnung ist also nur für inländische Zahlungen in der Schweiz relevant.

Kurz gesagt: Die QR-Rechnung ist für den Schweizer Inlandsverkehr verbindlich, für internationale Rechnungen muss das Unternehmen die lokalen Standards des Empfängerlandes beachten.

Bisher konnten Unternehmen bei den Adressdaten in QR-Rechnungen zwischen zwei Formaten wählen:

Strukturierte Adresse (Typ S): Jede Komponente – Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land – wird in einem eigenen Feld angegeben.

Unstrukturierte Adresse (Typ K): Freitext, oft in einer oder zwei Adresszeilen, ähnlich wie auf dem alten Einzahlungsschein.

Diese Flexibilität führte in der Praxis immer wieder zu Schwierigkeiten. Banken und Zahlungsdienstleister mussten Daten teils manuell nachbearbeiten, automatisierte Systeme konnten Adressen nicht immer eindeutig erkennen, und Zahlungen konnten verzögert oder zurückgewiesen werden.

Mit der Umstellung auf IG QR-Rechnung Version 2.3 werden unstrukturierte Adressen in neu erstellten QR-Rechnungen nicht mehr unterstützt. Der Übergang zur verpflichtenden strukturierten Adresse sorgt für:

Der Übergang zum verpflichtenden strukturierten Adresse sorgt für:

mehr Einheitlichkeit im Zahlungsverkehr,

bessere Automatisierung,

weniger Fehler und Rückweisungen,

höhere Datenqualität,

bessere Zukunftsfähigkeit im digitalen Zahlungsverkehr.

Die Neuerungen der Schweizer QR-Rechnung betreffen Unternehmen, die Rechnungen erstellen, versenden oder verarbeiten. Für KMU ebenso wie für größere Unternehmen mit komplexen Finanzprozessen bedeutet die Umstellung, dass bestehende Stammdaten, Vorlagen, Schnittstellen und Softwareprozesse überprüft und angepasst werden müssen.

Software anpassen

Damit Rechnungen weiterhin standardkonform erstellt werden können, müssen die eingesetzte Rechnungssoftware und alle angebundenen Finanzsysteme strukturierte Adressdaten korrekt verarbeiten. Dazu zählen zum Beispiel ERP-Systeme, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, CRM-Systeme, Banking-Systeme und weitere Schnittstellen.

Update der Software: Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Anbieter IG QR-Rechnung Version 2.3 vollständig umgesetzt haben und die geplanten Anforderungen aus Version 2.4 rechtzeitig unterstützen.

Schnittstellen prüfen: Auch die Anbindung an Drittsysteme, etwa ERP, CRM oder Banking-Systeme, muss überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Testläufe durchführen: Vor der produktiven Nutzung sollten Unternehmen interne Tests durchführen, um sicherzustellen, dass QR-Rechnungen mit strukturierten Adressen fehlerfrei generiert werden.

EUR-Rechnungen prüfen: Wer QR-Rechnungen in Euro ausstellt, sollte zusätzlich prüfen, ob die Software die mit IG QR-Rechnung Version 2.4 kommenden Einschränkungen für Referenz- und Mitteilungsvarianten abbildet.

Stammdaten bereinigen

Eine der größten Herausforderungen ist die Anpassung bestehender Stammdatenbestände. Viele Unternehmen haben in ihren Systemen noch unstrukturierte, unvollständige oder uneinheitliche Adressen gespeichert.

Adressdaten überprüfen: Alle Stammdatensätze von Kunden, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern sollten auf Vollständigkeit und korrekte Struktur geprüft werden. Dazu gehören insbesondere Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land, soweit diese Angaben für die jeweilige Adresse relevant sind.

Bereinigung und Ergänzung: Fehlende Angaben sollten ergänzt, unklare oder unvollständige Adresszeilen bereinigt und einheitlich strukturiert werden.

Qualitätssicherung etablieren: Unternehmen sollten Prozesse einführen, die verhindern, dass erneut fehlerhafte oder unvollständige Adressen ins System gelangen.

Automatische Erkennung und Validierung nutzen

Um die Umstellung effizient zu bewältigen, empfiehlt es sich, technische Unterstützung zu nutzen.

Automatische Prüfung: Viele moderne Systeme bieten Funktionen, die Adressen auf Struktur und Vollständigkeit prüfen können. Dadurch lassen sich Fehlerquellen frühzeitig erkennen.

Fehlermeldungen und Workflows: Systeme sollten bei fehlerhaften oder unvollständigen Adressen Warnmeldungen ausgeben und automatische Workflows zur Korrektur anstoßen.

Validierung von QR-Codes: Unternehmen sollten prüfen, ob QR-Codes gegen die aktuellen SIX-Spezifikationen validiert werden können. SIX stellt dafür ein Validierungsportal für Swiss QR Codes bereit.

Integration von Validierungsdiensten: Externe Validierungsdienste, die Adressen mit offiziellen Postdatenbanken abgleichen, können zusätzlich für saubere Datenbestände sorgen.

Unstrukturierte Adressen konsequent vermeiden

Schon seit der Umstellung sollten Unternehmen neue Datensätze nur noch im strukturierten Format erfassen.

Freitexteingabe vermeiden: Eingabemasken in der Software sollten so angepasst werden, dass keine unstrukturierten Adressen mehr für QR-Rechnungen hinterlegt werden können.

Mitarbeitende schulen: Mitarbeitende, die mit der Eingabe oder Pflege von Adressdaten betraut sind, sollten über die neuen Vorgaben informiert und entsprechend geschult werden.

Zukunftssicherheit schaffen: Unternehmen, die konsequent auf strukturierte Adressen setzen, profitieren von höherer Datenqualität und vermeiden Rückweisungen durch Banken nach Ablauf der Übergangsphase.

Für Privatpersonen ändert sich durch die Einführung der QR-Rechnung nur wenig. Zahlungen können weiterhin wie gewohnt über E-Banking am Computer oder per Mobile Banking erfolgen. Der aufgedruckte QR-Code lässt sich mit der Smartphone-Kamera oder direkt in einer Banking-App scannen, sodass Zahlungsdaten automatisch übernommen werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, QR-Rechnungen als PDF-Datei elektronisch in eine Bezahlsoftware zu importieren, was das Erfassen zusätzlich vereinfacht.

Auch wenn die Umstellung zunächst für Anwender zum überwiegenden Teil zusätzlichen Aufwand bedeutet, bietet sie klare Vorteile:

Rechtssicherheit: Rechnungen entsprechen dem gültigen Standard.

Zahlungssicherheit: Rückweisungen durch Banken wegen unvollständiger Adressen werden vermieden.

Effizienz: Automatisierte Systeme können Adressdaten ohne manuelle Nachbearbeitung verarbeiten.

Zukunftsfähigkeit: Alle Beteiligten im Schweizer Zahlungsverkehr arbeiten mit denselben Standards.

Die Umstellung auf strukturierte Adressen und die erweiterte Zulassung von Sonderzeichen dient der Einheitlichkeit im Schweizer Zahlungsverkehr. Gleichzeitig harmonisiert sie die QR-Rechnung stärker mit dem internationalen Zahlungsstandard ISO 20022, was grenzüberschreitende Zahlungen und die digitale Verarbeitung von Rechnungen erleichtert.

BCS von Projektron unterstützt die QR-Rechnung bereits seit ihrer Einführung. Mit BCS Release 20.3 wurden die Möglichkeiten zur Erstellung von QR-Rechnungen im Faktura-Modul von BCS implementiert: In Rechnungsvorlagen und individuell an Rechnung kann seitdem festgelegt werden, dass die daraus erstellten Rechnungen einen Zahlteil mit QR-Code enthalten sollen. Unternehmen in der Schweiz können seitdem Rechnungen direkt im System erzeugen und über den Swiss QR Code sicher und standardkonform abrechnen.

Viele Schweizer Unternehmen setzen auf BCS, um ihre Projekte effizient zu planen, Ressourcen optimal zu nutzen und Rechnungen rechtskonform zu erstellen. Die folgenden Case-Studies zeigen, wie Deleproject AG und Stämpfli AG ihre gesamten Fakturaprozesse, den Empfang, die Verarbeitung und die Erstellung von QR-Rechnungen, von Beginn an in BCS abbilden. Beide Unternehmen konnten mit BCS sowohl Transparenz als auch Effizienz in der Projektabwicklung steigern. Die beiden Use Cases sind dabei nur eine Auswahl an unseren zahlreichen Schweizer Referenzen – Unternehmen aus verschiedenen Branchen – die seit Jahren erfolgreich mit BCS arbeiten.

Die Deleproject AG mit Sitz in Uetendorf/Thun ist ein Schweizer Ingenieurunternehmen für industrielle Automationslösungen. Seit ihrer Gründung 1979 entwickelt und realisiert sie Softwareapplikationen für Prozessautomation und Produktionsdatenmanagement und zählt namhafte Kunden aus der Lebensmittel-, Chemie- und Pharmaindustrie sowie dem Sonderanlagenbau zu ihrem Kundenkreis. Um ihre komplexen Projekte professionell abzuwickeln, setzt Deleproject bereits seit 2013 auf die Projektmanagement-Software BCS, die heute von rund 30 Mitarbeitenden aktiv genutzt wird.

Zum ausführlichen Anwenderbericht der Deleproject AG

Die Stämpfli AG mit Sitz in Bern ist ein traditionsreiches Schweizer Familienunternehmen, das seit sechs Generationen Kommunikationsdienstleistungen erbringt. Mit über 300 Spezialisten bietet Stämpfli ein breites Leistungsspektrum – von Markenberatung über digitale Medien bis hin zu Print- und Fachmedien. Um die komplexen Kundenprojekte bereichsübergreifend effizient steuern zu können, setzt das Unternehmen seit 2016 auf BCS, das heute von 149 Anwenderinnen und Anwendern aktiv genutzt wird.

Zum ausführlichen Anwenderbericht der Stämpfli AG

Die QR-Rechnung ist seit ihrer Einführung im Juni 2020 ein zentraler Bestandteil des Schweizer und Liechtensteiner Zahlungsverkehrs. Sie hat die bisherigen Einzahlungsscheine abgelöst und verbindet lesbare Zahlungsinformationen mit digital auslesbaren Daten im Swiss QR Code.

Seit November 2025 gilt mit IG QR-Rechnung Version 2.3 eine wichtige Neuerung: QR-Rechnungen unterstützen nur noch strukturierte Adressen. Dadurch sollen Fehlerquellen reduziert, Zahlungsaufträge zuverlässiger verarbeitet und manuelle Nachbearbeitungen vermieden werden. Gleichzeitig wurde der zulässige Zeichensatz erweitert, sodass mehr Sonderzeichen, Umlaute und diakritische Zeichen korrekt verarbeitet werden können.

Für Unternehmen bedeutet das: Stammdaten müssen sauber strukturiert, Softwareprozesse aktualisiert und Vorlagen geprüft werden. Während der Übergangsphase können bestimmte nicht standardkonforme Zahlungsdaten noch verarbeitet werden; spätestens ab dem 30. September 2026 ist jedoch mit Rückweisungen durch Finanzinstitute zu rechnen.

Mit IG QR-Rechnung Version 2.4 steht zudem bereits die nächste Weiterentwicklung an. Sie wird mit dem SIC-Release vom 13. November 2026 eingeführt und gilt ab dem 14. November 2026. Für QR-Rechnungen in Schweizer Franken sind laut SIX keine technischen Anpassungen erforderlich. Für QR-Rechnungen in Euro sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Software die kommenden Anforderungen unterstützt.

Dank kontinuierlicher Weiterentwicklung unterstützt BCS die Anforderungen der QR-Rechnung und hilft Unternehmen dabei, ihre Rechnungsprozesse standardkonform, effizient und digital abzubilden.