14.06.2026 - Fachartikel
E-Rechnungspflicht seit 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Entbürokratisierung, Kosteneinsparung und schnellere Zahlungsabwicklung: Diese Vorteile verspricht die E-Rechnungspflicht im Rahmen der Digitalisierung des Rechnungswesens. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Kontext empfangen können. Damit ist die E-Rechnung kein Zukunftsthema mehr, sondern bereits Teil des Unternehmensalltags. Unternehmen sollten jetzt prüfen, ob ihre Softwarelösung die aktuellen Anforderungen erfüllt, relevante Formate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützt und Entwicklungen wie XRechnung 4.0 sowie ZUGFeRD 2.5 berücksichtigt.
Inhalt
E-Rechnungspflicht seit 2025: Was gilt aktuell?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Unternehmen müssen seitdem grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung strukturierter E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsregelungen, sodass Unternehmen ihre Prozesse schrittweise anpassen können.
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung: Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung dürfen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2026 sonstige Rechnungen verwenden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027.
Eine einfache PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne, sondern als sonstige Rechnung. Zulässige E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. In Deutschland sind dafür insbesondere XRechnung und ZUGFeRD relevante Formate.
Was wurde bezüglich der elektronischen Rechnung beschlossen?
Mit dem Wachstumschancengesetz, veröffentlicht am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt, wurde in Deutschland der Weg für die verpflichtende elektronische Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen geebnet. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung zu verwenden. Für die Ausstellung gelten jedoch Übergangsregelungen, sodass Unternehmen ihre Prozesse schrittweise anpassen können.
Auch auf europäischer Ebene schreitet die Digitalisierung der Umsatzsteuer weiter voran. Das Maßnahmenpaket „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA, wurde 2025 angenommen und soll das Mehrwertsteuersystem in der EU modernisieren. Ein zentraler Bestandteil sind digitale Meldepflichten auf Basis elektronischer Rechnungen. Diese betreffen zunächst vor allem grenzüberschreitende B2B-Umsätze und werden auf EU-Ebene schrittweise eingeführt.
Für Deutschland konkretisierte das Bundesministerium der Finanzen die rechtlichen und praktischen Anforderungen zunächst mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024. Eine weitere Aktualisierung folgte mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Ergänzend stellt das BMF einen FAQ-Katalog bereit, der regelmäßig aktualisiert wird und Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht unterstützt.
Hinweis
Dieser Artikel wurde im Juni 2026 aktualisiert und berücksichtigt den Stand der BMF-FAQ zur E-Rechnung vom März 2026 sowie die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern. Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, wobei für die Ausstellung von E-Rechnungen Übergangsregelungen vorgesehen sind.
Ergänzend berücksichtigt der Artikel die aktuellen Entwicklungen zu XRechnung 4.0 und ZUGFeRD 2.5. Die kommende XRechnung 4.0 steht im Zusammenhang mit der Überarbeitung der europäischen Norm EN 16931-1. Der erste Teil von ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 wurde am 10. Juni 2026 veröffentlicht und beinhaltet nur obligatorische Updates zu den Codelisten und kleinere vorbereitende Neuerungen. Der Großteil der Version und das eigentlich kritische Update mit den angekündigten Funktionen für Bruttorechnungen kommen dann nach Beschluss der Überarbeitung der EN 16931-1:2026 mit dem zweiten Release.
Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung)?
Eine E-Rechnung, oder elektronische Rechnung, ist ein digital ausgestelltes Dokument, das die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Papierrechnung enthält, jedoch
in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt,
elektronisch übermittelt und empfangen wird
eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU und damit der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Beispiele für in Deutschland verbreitete E-Rechnungsformate sind:
XRechnung
ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL
Factur-X
bestimmte EDI-Verfahren, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen
Ist eine PDF eine elektronische Rechnung?
Ein einfaches PDF ist seit dem 1. Januar 2025 keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne mehr. Sie gilt deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition, sondern als sonstige Rechnung, weil die Rechnungsdaten nicht in einem strukturierten Format vorliegen und nicht ohne Weiteres automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Anders ist es bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD oder Factur-X. Hier wird ein lesbares PDF/A-3-Dokument mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert. Entscheidend ist dabei der strukturierte XML-Teil. Bei Abweichungen zwischen PDF-Ansicht und strukturiertem XML-Datensatz ist der strukturierte Teil maßgeblich.
Hybride Formate
Hybride Formate, die sowohl einen strukturierten als auch einen bildhaften Teil enthalten, sind zulässig. Das bekannteste Beispiel ist ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X.
Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte Teil führend. Das bedeutet: Weichen PDF-Darstellung und XML-Datensatz voneinander ab, sind die Informationen aus dem strukturierten Teil maßgeblich. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass PDF und XML inhaltlich übereinstimmen und geeignete Prüfmechanismen verwenden.
Vorteile der E-Rechnung
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz und bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen Papierrechnung, sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger.
| Für Rechnungsempfänger | Für Rechnungssteller |
|---|---|
| Optimierte und automatisierte Rechnungsverarbeitung ohne manuelle Eingabe | Vereinfachte und schnellere Rechnungsstellung |
| Höhere Datenqualität durch geringere Fehleranfälligkeit | Verkürzte Durchlaufzeiten und pünktlichere Zahlungen |
| Kosteneinsparungen dank automatisierter Verarbeitung | Kostenersparnis durch den Wegfall von Papier und Porto |
| Dezentrale und flexible Bearbeitung | Höhere Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung |
| Medienbruchfreie elektronische Verarbeitung | Weniger manuelle Nachbearbeitung |
| Bessere Prüfbarkeit und Validierbarkeit | Ortsunabhängiges Arbeiten |
| Schnellere Freigabe- und Zahlungsprozesse | Bessere Nachvollziehbarkeit im Rechnungsprozess |
| Leichtere Integration in ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme | Strukturierte digitale Prozesse von der Rechnungserstellung bis zur Nachverfolgung |
E-Rechnungen im Vergleich zu sonstigen Rechnungen
Seit 2025 unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.
Eine E-Rechnung liegt vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann. Sonstige Rechnungen sind unter anderem Papierrechnungen, einfache PDF-Rechnungen, Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen.
Während der Übergangsfristen dürfen sonstige Rechnungen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin verwendet werden. Langfristig werden sie bei inländischen B2B-Umsätzen jedoch grundsätzlich durch strukturierte E-Rechnungen ersetzt.
Was bedeutet die Pflicht zur elektronischen Rechnung für Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger?
Insgesamt bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht eine Modernisierung und Vereinfachung des Rechnungswesens. Gleichzeitig erfordert sie eine rechtzeitige und sorgfältige Anpassung von Software, Stammdaten und internen Prozessen.
| Für den Rechnungsempfänger | Für den Rechnungsaussteller | Für beide Parteien |
|---|---|---|
|
Empfangsbereitschaft
Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 sicherstellen, dass sie E-Rechnungen im vorgeschriebenen strukturierten Format empfangen können. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. In der Praxis sind jedoch geeignete Softwarelösungen erforderlich, um E-Rechnungen effizient zu prüfen, zu verarbeiten und zu archivieren. Prozessanpassungen
Bestehende Geschäftsprozesse müssen angepasst werden, um den Empfang, die Verarbeitung, die Freigabe und die Archivierung von E-Rechnungen effizient zu gestalten. Elektronische Rechnungen bieten großes Potenzial für automatisierte Buchhaltung und schnellere Bearbeitung. Archivierung
E-Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. |
Ausstellungspflicht mit Übergangsfristen
Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für inländische B2B-Umsätze. Für die tatsächliche Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsregelungen bis Ende 2026 beziehungsweise in bestimmten Fällen bis Ende 2027. Versand ohne Zustimmung
Für eine E-Rechnung, die den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht, ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers grundsätzlich nicht mehr erforderlich. Eine Zustimmung bleibt aber relevant, wenn eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format, etwa eine einfache PDF-Rechnung, verwendet wird. Wettbewerbsvorteil
Unternehmen, die frühzeitig auf E-Rechnungen umstellen, können effizientere Prozesse nutzen, Fehler reduzieren und sich besser auf kommende gesetzliche Anforderungen vorbereiten. |
Koordination und Kommunikation
Unternehmen sollten sich mit Geschäftspartnern über Formate, Übermittlungswege und interne Verarbeitungsschritte abstimmen. Besonders bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist wichtig, dass der strukturierte Teil korrekt verarbeitet werden kann. Datenqualität
E-Rechnungen setzen saubere Stammdaten voraus. Fehlerhafte Adressen, Steuerangaben, Referenzen oder Zahlungsdaten können dazu führen, dass Rechnungen nicht korrekt verarbeitet werden. Übergangsphase
Die Jahre 2025 bis 2027 sind eine Umstellungsphase. Unternehmen sollten diese Zeit nutzen, um Prozesse stabil aufzubauen, bevor die E-Rechnung nach Ablauf der Übergangsfristen tatsächlich verpflichtend wird. |
Gesetzliche Grundlagen der E-Rechnungspflicht in Deutschland
Wichtige rechtliche Grundlagen und Entwicklungsschritte sind:
EU-Richtlinie 2010/45/EU zur Änderung der Rechnungsstellungsvorschriften
Steuervereinfachungsgesetz 2011
EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland
E-Rechnungs-Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
Wachstumschancengesetz mit der Neufassung der Regelungen zur E-Rechnung im Umsatzsteuergesetz
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024
BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025
BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026
ViDA, das europäische Maßnahmenpaket „VAT in the Digital Age"
Seit wann ist die E-Rechnung Pflicht? – Regeln und Fristen
Die E-Rechnungspflicht im Bereich Business-to-Government, kurz B2G, gilt in Deutschland für Lieferanten des Bundes bereits seit dem 27. November 2020 auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung des Bundes. Seither müssen Lieferanten des Bundes bei öffentlichen Aufträgen grundsätzlich elektronische Rechnungen stellen, sofern keine Ausnahme greift.
Auf Länderebene wurden Fristen, Portale und konkrete Vorgaben teilweise individuell festgelegt. Viele Bundesländer haben ebenfalls verpflichtende Regelungen im B2G-Bereich eingeführt. Rechnungssteller sollten daher immer prüfen, welche Vorgaben für den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber gelten.
Im Bereich Business-to-Business, kurz B2B, gilt die E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025 für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für die Ausstellung bestehen jedoch Übergangsregelungen, die Unternehmen den schrittweisen Übergang zur E-Rechnung erleichtern sollen.
Übergangsregelungen und Fristen zu E-Rechnungspflicht
Die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung besteht zwar ab 01.01.2025. Allerdings sind im Zeitraum von 2025 bis 2027 Übergangsregelungen gemäß § 27 Abs. 39 UStG vorgesehen.
Ausstellung und Entgegennahme von Rechnungen bis Ende 2026
Unternehmen dürfen für inländische B2B-Umsätze bis Ende 2026 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Dazu gehören Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF-Rechnungen oder andere elektronische Formate, die nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entsprechen.
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt trotzdem bereits seit dem 1. Januar 2025. Unternehmen müssen also E-Rechnungen empfangen können, auch wenn sie selbst während der Übergangsphase noch sonstige Rechnungen ausstellen dürfen.
Kleinere Unternehmen
Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung sonstiger Rechnungen bis Ende 2027. Dies soll kleineren Unternehmen mehr Zeit für die technische und organisatorische Umstellung geben.
Verwendung von EDI-Verfahren bis Ende 2027
Bis Ende 2027 ist es erlaubt, Rechnungen in einem anderen elektronischen Format auszustellen und zu übermitteln, wenn dies über das EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) geschieht, sofern sie mit der CEN-Norm EN 16931 kompatibel sind und der Empfänger zustimmt. Darüber hinaus können EDI-Verfahren auch langfristig genutzt werden, wenn sie die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben ermöglichen.
Verpflichtungen nach Ablauf der Übergangsfristen
Nach Ablauf der Übergangsregelungen müssen Unternehmen bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen verwenden, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Nicht strukturierte Formate wie einfache PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen reichen dann nicht mehr aus.
Ein elektronisches Meldesystem zur zeitnahen und transaktionsbezogenen Meldung bestimmter Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung ist zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen. Die E-Rechnungspflicht bereitet dieses Meldesystem technisch und organisatorisch vor. Die dafür erforderlichen gesetzlichen Regelungen stehen jedoch noch aus.
Empfang und Archivierung seit 2025
Auch wenn Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 ihre Rechnungen noch nicht durchgängig im neuen strukturierten Format ausstellen müssen, müssen inländische Geschäftskunden seit diesem Datum in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Für den Empfang einer E-Rechnung genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Für die praktische Umsetzung reicht das im Unternehmensalltag jedoch meist nicht aus. Entscheidend ist, dass E-Rechnungen visualisiert, validiert, verarbeitet und archiviert werden können.
Für die Aufbewahrung gilt umsatzsteuerlich nach § 14b Abs. 1 UStG eine Frist von acht Jahren. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck allein reicht nicht aus.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft grundsätzlich Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands oder in bestimmten Gebieten gemäß § 1 Abs. 3 UStG.
Beide Parteien, also Rechnungssteller und Rechnungsempfänger, müssen im Inland ansässig sein. Maßgeblich sind insbesondere Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland. Besteht kein Sitz im Inland, können auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt relevant sein. Eine reine Umsatzsteuerregistrierung in Deutschland ohne tatsächliche Ansässigkeit verpflichtet nicht automatisch zur Ausstellung von E-Rechnungen.
Als Unternehmer gelten unter anderem gewerbliche Unternehmen, Freiberufler, Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer, soweit sie unternehmerisch tätig sind.
In welchen Fällen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt auch für:
Gutschriften (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)
Umsätze, bei denen der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren, § 13b UStG)
Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG)
Umsätze unter der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe (§ 24 UStG)
Reiseleistungen (§ 25 UStG)
Umsätze, die der Differenzbesteuerung unterliegen (§ 25a UStG)
Auch wenn der Rechnungsempfänger ein Kleinunternehmer oder jemand ist, der nur steuerfreie Umsätze ausführt (wie z.B. Vermieter von Wohnungen), gilt die Pflicht zur E-Rechnung.
Welche Ausnahmen gibt es?
Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Sie gelten daher nicht für Rechnungen an private Endverbraucher und nicht für viele steuerfreie Umsätze, bei denen die Ausstellung einer Rechnung umsatzsteuerlich regelmäßig freiwillig ist.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht, muss nicht zwingend eine E-Rechnung ausgestellt werden bei:
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Bruttobetrag
Fahrausweisen, die als Rechnung gelten
Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden
Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind
bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden. Wichtig ist jedoch: Kleinunternehmer sind zwar von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber dennoch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Was gilt für Rechnungsempfänger?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Geschäftskunden in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang einer gesetzeskonformen E-Rechnung ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Eine Zustimmung ist nur noch erforderlich, wenn eine Rechnung nicht den neuen Vorgaben entspricht oder wenn keine E-Rechnungspflicht besteht und dennoch eine elektronische Rechnung in einem sonstigen Format verwendet werden soll.
Regelungen für B2C-Rechnungen
Für Rechnungen an Endverbraucher, also B2C-Rechnungen, besteht keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungsstellung bleibt hier erforderlich.
Auf welchem Weg muss die E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?
Die neue Regelung enthält keine speziellen Vorgaben zum Übermittlungsweg elektronischer Rechnungen. Ein E-Mail-Postfach reicht grundsätzlich für den Empfang aus.
Alternativ sind auch elektronische Schnittstellen, Portale oder andere Übertragungswege möglich. Für den B2G-Bereich können dagegen konkrete Portale oder Plattformen vorgeschrieben sein, etwa die Rechnungseingangsplattformen des Bundes.
Formate für elektronische Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD
Um den gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen in einem geeigneten strukturierten Format übermittelt werden. Zwei zentrale Formate, die hierfür in Deutschland relevant sind, sind XRechnung und ZUGFeRD.
Nach aktueller BMF-Auffassung erfüllen insbesondere die in Deutschland verbreiteten Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen an eine E-Rechnung. Ausgenommen sind bei ZUGFeRD die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Auch andere Formate oder EDI-Verfahren können weiterhin verwendet werden, sofern sie die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Rechnungsangaben ermöglichen.
Was ist die XRechnung?
Die XRechnung ist die deutsche Anwendungsspezifikation der europäischen Norm EN 16931. Sie wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, entwickelt und wird fortlaufend gepflegt und weiterentwickelt.
In Deutschland gilt die XRechnung als zentraler Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Besonders im B2G-Bereich ist sie fest etabliert. Sie kann aber auch im B2B-Bereich als E-Rechnungsformat genutzt werden.
Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist XRechnung ein reines XML-Format. Sie enthält alle notwendigen Rechnungsinformationen in strukturierter Form, jedoch kein eingebettetes PDF und kein klassisches Rechnungsbild. Für die Sichtprüfung benötigen Unternehmen daher eine Visualisierung oder einen Viewer.
Nicht jede XML-Rechnung ist automatisch eine XRechnung. Eine Rechnung entspricht nur dann dem Standard XRechnung, wenn sie die zulässigen Syntaxen, die Geschäftsregeln und die Anforderungen der Spezifikation einhält.
XRechnung 4.0: Was kommt auf Unternehmen zu?
Ein wichtiger nächster Entwicklungsschritt ist XRechnung 4.0. Hintergrund ist die Überarbeitung der europäischen Norm EN 16931-1, auf der die XRechnung als deutscher Standard für elektronische Rechnungen basiert.
Die nächste Revision verschiebt den Schwerpunkt von einem ursprünglich stark B2G-geprägten Standard hin zu B2B-tauglichen und compliance-festen Datenstrukturen. Diese sollen eine wichtige Grundlage für nationale E-Rechnungspflichten und europäische Initiativen wie ViDA bilden.
Das Europäische Komitee für Normung hat die Aktualisierung des semantischen Modells im Februar 2026 beschlossen. Die formale Veröffentlichung der überarbeiteten EN 16931-1 wird im Laufe von Mitte 2026 erwartet. Zeitnah zur neuen EU-Norm soll auch eine Vorabversion der XRechnung 4.0 bereitgestellt werden. Diese Vorabversion ist noch nicht für den produktiven Einsatz vorgesehen, sondern soll frühzeitig Orientierung zu den neuen Funktionalitäten geben. Die produktive Version XRechnung 4.0 wird voraussichtlich Mitte bis Ende 2026 folgen.
Die Umstellung auf XRechnung 4.0 und die zugrunde liegende Überarbeitung der EN 16931-1 bedeuten zweifellos einen erheblichen Aufwand für Verwaltung, Wirtschaft und Softwareanbieter. Die Vielzahl an Änderungen, neuen Datenfeldern und strukturellen Anpassungen wird in vielen Bereichen tief in bestehende Prozesse eingreifen. Gleichzeitig eröffnet genau dieser Wandel großes Potenzial: Besonders im B2B-Umfeld und in einzelnen Branchen entstehen neue Möglichkeiten, elektronische Rechnungsprozesse stärker zu automatisieren und branchenspezifische Anforderungen besser abzubilden.
XRechnung in BCS
Das Modul zur Rechnungsstellung in BCS bietet längst eine vollständige Unterstützung der XRechnung inklusive einer Visualisierung der Rechnungsinformationen. Ein digitales Belegbild wird innerhalb der Rechnungsstellung in BCS erstellt und vereinfacht dem Nutzer die gewohnte Prüfung der enthaltenen Informationen. An den Rechnungsempfänger wird dann lediglich das XML geschickt. Mehr zur XRechnung erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde 2014 in Deutschland eingeführt. Der Standard wurde entwickelt, um ein einheitliches und leicht integrierbares Format für elektronische Rechnungen zu schaffen, das sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für große Unternehmen geeignet ist.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Es bettet strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in ein PDF/A-3-Dokument ein. Die Rechnung wird also als PDF-Datei versendet, enthält aber zusätzlich eine eingebettete XML-Version derselben Rechnung.
Die PDF-Komponente ermöglicht die gewohnte Sichtprüfung. Die XML-Komponente ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten in geeigneten Softwaresystemen.
ZUGFeRD ist seit Version 2.1 technisch identisch mit dem französischen Format Factur-X. Daher wird häufig von ZUGFeRD/Factur-X gesprochen.
ZUGFeRD 2.5: Veröffentlichung in zwei Schritten
Mit ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 wurde im Juni 2026 die nächste Version des hybriden E-Rechnungsformats veröffentlicht. Die Veröffentlichung erfolgt in zwei Schritten.
Schritt 1: Release am 10. Juni 2026
Der erste Teil der Veröffentlichung erfolgte am 10. Juni 2026. Dieses Update umfasst in erster Linie die obligatorische Aktualisierung der Codelisten und Validierungsartefakte entsprechend der aktuellen Veröffentlichungen zur europäischen Norm EN 16931.
Darüber hinaus wurden spezielle Anforderungen integriert, die für das kommende französische B2B-Mandat relevant sind. Dazu gehören neue Elemente im Profil EXTENDED, die die Interoperabilität mit der elektronischen Rechnungsstellung in Frankreich unterstützen.
Schritt 2: Funktion für Bruttorechnungen folgt zeitnah
In einem darauffolgenden zweiten Release soll die angekündigte Funktion für Bruttorechnungen implementiert werden. Diese ist insbesondere für Branchen relevant, in denen Bruttorechnungen eine wichtige Rolle spielen, beispielsweise im Buchhandel, im Verlagswesen oder in der Mineralölwirtschaft.
Das genaue Veröffentlichungsdatum für diesen zweiten Schritt steht aktuell noch nicht fest. Es soll rechtzeitig vom FeRD bekannt gegeben werden.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer ZUGFeRD nutzt, sollte nicht nur die aktuell verwendete Version prüfen, sondern auch sicherstellen, dass die eingesetzte Software künftige Aktualisierungen zuverlässig unterstützt.
ZUGFeRD in BCS
Mit dem Modul Rechnungsstellung in BCS erstellen Sie eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format im Handumdrehen. In den Stammdaten einer Rechnung im Rechnungsgenerator wählen Sie unter der Kategorie „Versand“ im Kriterium „Rechnungsform“ einfach ZUGFeRD aus dem Dropdown-Menü aus. BCS generiert die Rechnung automatisch im PDF/A-3-Format mit eingebetteten XML-Daten.
In unserem Fachartikel erfahren Sie mehr über die Vorteile des ZUGFeRD-Datenformats für die E-Rechnung.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format ist sinnvoll?
XRechnung und ZUGFeRD erfüllen unterschiedliche praktische Anforderungen.
Die XRechnung ist ein reines XML-Format und besonders im B2G-Bereich etabliert. Sie eignet sich gut für vollständig strukturierte, automatisierte Prozesse, benötigt aber für die menschliche Sichtprüfung eine Visualisierung.
ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Das Format ist besonders im B2B-Umfeld attraktiv, weil es die gewohnte Prüfung über ein Belegbild mit maschinenverarbeitbaren Daten kombiniert.
Welches Format sinnvoll ist, hängt vom Rechnungsempfänger, vom Prozess und von den technischen Anforderungen ab. Für öffentliche Auftraggeber bleibt entscheidend, welche Formate nach den jeweiligen Vorgaben, Plattformbedingungen und gesetzlichen Regelungen zugelassen sind.
Software für E-Rechnung ist unerlässlich
Ohne eine passende Software ist es praktisch unmöglich, die Anforderungen an den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen effizient und rechtssicher zu erfüllen.
Eine geeignete Software muss in der Lage sein, Rechnungsdaten in strukturierten Formaten zu erstellen, zu versenden, zu empfangen, zu visualisieren, zu validieren, zu verarbeiten und zu archivieren. Darüber hinaus muss sie sicherstellen, dass die Rechnungen den gesetzlichen und normativen Anforderungen entsprechen.
Schlüsselfunktionen einer geeigneten Software umfassen:
automatische Erstellung von E-Rechnungen
Unterstützung relevanter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD
Validierung gegen Normen, Profile und Geschäftsregeln
Visualisierung strukturierter XML-Daten
Integration in ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme
sichere elektronische Archivierung über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum
Unterstützung von Freigabe- und Prüfprozessen
Datentransfer zu Buchhaltungsprogrammen wie DATEV
Für die reine Sichtprüfung stehen inzwischen verschiedene Viewer-Lösungen zur Verfügung. Über das ELSTER-Portal bietet auch die Finanzverwaltung einen E-Rechnungsviewer an, mit dem E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für das menschliche Auge lesbar dargestellt werden können.
Für eine effiziente Verarbeitung im Unternehmensalltag reicht ein Viewer allein jedoch meist nicht aus. Entscheidend ist eine Softwarelösung, die E-Rechnungen nicht nur anzeigen, sondern auch validieren, verarbeiten, archivieren und in bestehende Buchhaltungs- oder ERP-Prozesse integrieren kann.
Alle E-Rechnungsfunktionen in einer Software: BCS
BCS unterstützt das Erstellen und Versenden der relevanten Formate der elektronischen Rechnungsabwicklung, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
Mit dem Rechnungsmodul in BCS können Sie unter anderem:
E-Rechnungen erstellen und versenden
eingehende XML-Rechnungen aus einem DMS oder von einem Fileserver hochladen
Rechnungen gemäß EN 16931 validieren
Eingangsrechnungen automatisch anlegen
Dokumente sicher ablegen
XML-Dateien zur Sichtprüfung visualisieren
Daten nahtlos zu Buchhaltungsprogrammen wie DATEV übertragen
Freigabeprozesse perspektivisch über BPMN-basierte Workflows unterstützen
Mit BCS werden Sie also nicht nur in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren, sondern auch zu erstellen und zu versenden. BCS bietet Ihnen die nötigen Tools, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen und gleichzeitig Ihre internen Prozesse zu optimieren.
Projektron beobachtet die gesetzlichen und technischen Entwicklungen zur E-Rechnung fortlaufend und berücksichtigt relevante Änderungen in der Produktentwicklung. Das Rechnungsmodul von BCS wird entsprechend weiterentwickelt, damit Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auch künftig verlässlich und regelkonform abbilden können.
Elektronisches Rechnungswesen und bisherige elektronische Rechnungsformate
Die Geschichte des elektronischen Rechnungswesens ist eng mit der Entwicklung der Informationstechnologie und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen verbunden. Hier ist eine Übersicht über die wichtigsten Meilensteine:
Historie elektronischer Rechnungsformate
Die ersten Computer werden für die Verarbeitung von Rechnungen und Finanzdaten eingesetzt. Diese frühen Systeme sind meist Großrechner, die vor allem in großen Unternehmen und Banken verwendet werden.
Die Entwicklung von Datenbanken und die Einführung der Batch-Verarbeitung ermöglichen eine effizientere Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen.
Die erste Generation von ERP-Systemen entsteht. Diese Systeme integrieren verschiedene Geschäftsprozesse, einschließlich Rechnungswesen, in einem gemeinsamen System.
Die Einführung von EDI, also Electronic Data Interchange, revolutioniert das elektronische Rechnungswesen. Standardisierte Formate ermöglichen den Austausch von Geschäftsdaten zwischen Unternehmen. Rechnungen und andere Dokumente können dadurch elektronisch übermittelt werden.
Das Aufkommen des Internets ermöglicht neue Formen der elektronischen Kommunikation. XML wird entwickelt, um strukturierte Daten zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen. Dadurch wird XML schnell zu einer wichtigen Grundlage der elektronischen Rechnungsstellung, weil es Flexibilität und Interoperabilität ermöglicht.
Digitale Signaturen und die zunehmende Anerkennung der rechtlichen Gültigkeit elektronischer Dokumente tragen zur Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung bei. Die EU schafft weitere Rahmenbedingungen, um den Einsatz elektronischer Rechnungen zu fördern.
Zahlreiche Länder führen gesetzliche Vorschriften ein, die die Verwendung elektronischer Rechnungen vorschreiben, insbesondere im öffentlichen Sektor. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen tritt 2014 in Kraft und setzt einen wichtigen Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Bereich.
ZUGFeRD wird 2014 eingeführt. Die XRechnung wird ab 2017 als deutscher Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen entwickelt und etabliert.
Die digitale Transformation des Rechnungswesens beschleunigt sich deutlich. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes grundsätzlich verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu stellen. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht schrittweise auch im inländischen B2B-Bereich.
Mit ViDA werden elektronische Rechnungen und digitale Meldepflichten auch auf europäischer Ebene weiter vorangetrieben. Gleichzeitig entwickeln sich die Formate weiter: XRechnung 4.0 steht als umfassende Weiterentwicklung im Zusammenhang mit der neuen EN 16931-1 bevor. ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 wurde 2026 veröffentlicht und berücksichtigt unter anderem neue Codelisten sowie Anforderungen aus dem französischen B2B-Mandat.
Fazit: Strategische Vorbereitung auf die E-Rechnung sichert Wettbewerbsfähigkeit
Die E-Rechnungspflicht ist kein Zukunftsthema mehr. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten zwar Übergangsregelungen, doch die Richtung ist klar: Strukturierte elektronische Rechnungen werden zum Standard im B2B-Geschäftsverkehr.
Für Unternehmen geht es daher nicht mehr nur darum, rechtzeitig vorbereitet zu sein. Entscheidend ist inzwischen, die eigenen Rechnungsprozesse stabil, effizient und zukunftssicher aufzustellen. Dazu gehören geeignete Formate wie XRechnung und ZUGFeRD, eine sichere Archivierung, eine zuverlässige Validierung und die Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme.
Die aktuellen Entwicklungen zeigen, dass die E-Rechnung weiterhin in Bewegung bleibt. XRechnung 4.0 wird die deutsche Umsetzung der neuen EN 16931-1:2026 prägen und den Standard stärker auf B2B-taugliche und compliance-feste Datenstrukturen ausrichten. ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 bringt aktualisierte Codelisten, neue Anforderungen aus Frankreich und in einem weiteren Schritt die angekündigte Unterstützung von Bruttorechnungen.
BCS unterstützt Unternehmen beim Erstellen, Versenden, Empfangen, Verarbeiten und Archivieren elektronischer Rechnungen. Damit erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern nutzen die E-Rechnung auch als Chance, Ihre kaufmännischen Prozesse zu automatisieren und nachhaltig zu optimieren.
Projektron beobachtet die gesetzlichen und technischen Entwicklungen zur E-Rechnung fortlaufend und berücksichtigt relevante Änderungen in der Produktentwicklung. Das Rechnungsmodul von BCS wird entsprechend weiterentwickelt, damit Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auch künftig verlässlich und regelkonform abbilden können.
FAQ zur E-Rechnungspflicht
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format. Sie kann digital empfangen, verarbeitet, validiert und archiviert werden.
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt im inländischen B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025. Unternehmen müssen seitdem E-Rechnungen empfangen können.
Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?
Eine einfache PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Sie zählt als sonstige Rechnung, da strukturierte Rechnungsdaten fehlen.
Welche E-Rechnungsformate sind wichtig?
In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD relevant. Beide unterstützen strukturierte Daten und erfüllen zentrale Anforderungen der E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF/A-3-Dokument mit eingebetteten XML-Daten.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Betroffen sind grundsätzlich inländische Unternehmen bei B2B-Umsätzen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnung?
Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026. Für kleinere Unternehmen und bestimmte EDI-Verfahren können Fristen bis Ende 2027 gelten.
Warum ist E-Rechnungssoftware wichtig?
E-Rechnungssoftware unterstützt beim Erstellen, Empfangen, Validieren, Visualisieren, Verarbeiten und Archivieren elektronischer Rechnungen.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung?
Elektronische Rechnungen reduzieren manuelle Arbeit, senken Kosten, verbessern die Datenqualität und beschleunigen Freigabe- und Zahlungsprozesse.
Über den Autor
Daniel Kreher ist Controller in der Finanzabteilung und begleitet von Anfang an die Entwicklung der E-Rechnung in BCS. Die Buchhaltung der Projektron GmbH erstellt ca. 3.000 Rechnungen pro Jahr. Der Anteil an XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format wuchs über die letzten Jahre hinweg stetig.
Weitere Leseempfehlungen & Quellen zur E-Rechnung
- Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur verpflichtenden E-RechnungStand März 2026; Definition der E-Rechnung, PDF als sonstige Rechnung, Übergangsfristen, Ausnahmen, XRechnung und ZUGFeRD.https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Einführung der obligatorischen elektronischen RechnungAktualisierung beziehungsweise Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses.https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.html
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 als PDFhttps://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-10-15-einfuehrung-obligatorische-e-rechnung.pdf?__blob=publicationFile&v=5
- E-Rechnung BundB2G-Pflicht für Lieferanten des Bundes seit dem 27. November 2020, Ausnahmen und Plattforminformationen.https://e-rechnung-bund.de/
- E-Rechnung Bund: FAQhttps://e-rechnung-bund.de/faq/
- KoSIT / XStandards Einkauf: XRechnungÜberblick zum Standard XRechnung.https://xeinkauf.de/xrechnung/
- KoSIT / XStandards Einkauf: Versionen und Bundles der XRechnungAktuelle Versionen, Bundles und technische Komponenten.https://xeinkauf.de/xrechnung/versionen-und-bundles/
- KoSIT / XStandards Einkauf: XRechnung 4.0 – was kommt auf uns zu?Ausblick auf EN 16931-1:2026, Vorabversion und XRechnung 4.0.https://xeinkauf.de/aktuelles/xrechnung/xrechnung-4-umsetzung/
- Forum elektronische Rechnung Deutschland / FeRDOffizielle FeRD-Seite zu ZUGFeRD/Factur-X.https://www.ferd-net.de/
- FeRD: ZUGFeRD / Factur-X VeröffentlichungenDownloads und aktuelle Versionen.https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-factur-x/veroeffentlichungen
- FeRD: ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09Offizielle Quelle über FeRD; falls die konkrete News-Seite nicht stabil erreichbar ist, über die Veröffentlichungsseite abrufbar.https://www.ferd-net.de/
- Europäische Kommission: VAT in the Digital Age / ViDAÜberblick zu ViDA, Annahme am 11. März 2025 und Rollout bis Januar 2035.https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en
- Europäische Kommission: Adoption of the VAT in the Digital Age packageNews zur Annahme des ViDA-Pakets.https://taxation-customs.ec.europa.eu/news/adoption-vat-digital-age-package-2025-03-11_en
- Umsatzsteuergesetz, § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungenhttps://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
- Umsatzsteuergesetz, § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungenhttps://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
- Umsatzsteuergesetz, § 27 UStG – ÜbergangsvorschriftenRelevant insbesondere § 27 Abs. 39 UStG.https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
- E-Rechnungsverordnung des Bundes, ERechVhttps://www.gesetze-im-internet.de/erechv/
- GoBD – BMF-Schreiben zu Buchführung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagenhttps://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.html
- IHK Dresden: E-Rechnung ab 2025 – Pflicht, Fristen, AusnahmenVerständliche Praxisübersicht, aktualisiert 2026.https://www.ihk.de/dresden/hauptnavigation/recht-steuern/erechnung-6232764
- IHK Hannover: Elektronische RechnungenPraxisinformationen zu Empfangspflicht, Versandpflicht und Fristen.https://www.ihk.de/hannover/hauptnavigation/recht/steuerrecht/umsatzsteuer/elektronische-rechnungen-pflicht-ab-2025-6168870
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