Digitales Vertragsmanagement: So behalten Sie Vertragskosten und -fristen im Blick

Vertragsmanagement ist die systematische Erfassung, Verwaltung und Analyse aller vertraglichen Verpflichtungen einer Organisation mit ihren Dienstleistern. Es ermöglicht eine Übersicht des Vertragswesens zu

• Vertragsstatus (aktiv oder gekündigt),
• Laufzeiten,
• Dokumenten,
• Kündigungsfristen und
• Kosten im Rahmen des Vertragscontrolling.

Damit ist Vertragsmanagement, inzwischen oft auch als Contract Management bezeichnet, weit mehr als reine Dokumentenverwaltung. Vertragsverwaltung meint vorrangig die systematische Ablage von Vertragsdokumenten, um sie später leichter wiederfinden zu können. Das ist lediglich die Basis für ein strukturiertes Vertragsmanagement.

Da sich das Vertragsmanagement mit sämtlichen Schritten im Vertragslebenszyklus befasst, wird es auch als "Contract Lifecycle Management" (CLM) bezeichnet. Der Vertragslebenszyklus umfasst viele Phasen, von der Anbahnung eines Vertrags über die Erstellung und Verhandlung, die Prüfung, diverse Freigabeprozesse, die Unterzeichnung und die Erfüllung bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung.

Wurden Sie von Vorgesetzten oder Kollegen auch schon einmal mit Fragen wie den folgenden konfrontiert?

• Wo finden sich der E-Mail-Verkehr und die Kontakthistorie, der in diesem Vertragsentwurf mündete?
• Welcher Mitarbeiter in welcher Abteilung war für die Aushandlung der Vertragskonditionen in einem speziellen Fall zuständig?
• Auf welche Bestellung mit welcher Bestellnummer bezieht sich dieses Vertragsdokument?
• Wurde dieser Vertrag nicht schon längst gekündigt?
• Bis wann müssen wir diesen Vertrag kündigen, um eine weitere Abrechnungsperiode zu umgehen?
• Ist diese eingegangene Rechnung begründet?
• Wo sind die Folgeverträge zu diesem Vertrag abgelegt?

Das noch immer am häufigsten anzutreffende digitale Tool fürs elektronische Vertragsmanagement kennen wir alle: Excel. Man versucht eine Excel-Liste der Verträge mit allen Modalitäten zu erstellen, was schon mal ein erster Schritt in Richtung eines besseren Überblicks bietet. Bestenfalls erhält man so auch einen Kostenüberblick. Als Vertragsmanagementsystem kann man eine Excel-Liste allerdings nicht bezeichnen. Eine Vertragsliste oder -tabelle bietet zwar einen Überblick, welche Verträge abgeschlossen wurden, welche laufenden Kosten anfallen und wer für welchen Vertrag verantwortlich ist, aber ist damit oft schon am Ende ihrer Möglichkeiten angelangt.

In den meisten Unternehmen gliedert sich das Vertragsmanagement in die Vertragsverwaltung und das Vertragscontrolling.

Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung umfasst folgende Aspekte der Vertragsarbeit:

• ordnungsgemäße Archivierung aller Dokumente
• strukturierte Organisation, die allen Beteiligten die Arbeit mit den Verträgen ermöglicht.
• regelmäßige Prüfungen der Vertragsfristen.
• Digitalisierung analoger Verträge und Dokumente, um ein papierloses Büro zu erreichen.

Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling befasst sich mit der Analyse und Auswertung der in der Vertragsverwaltung organisierten Verträge. Zuständige im Vertragscontrolling gewährleisten, dass…

• Vertragsdaten ausgewertet werden und die entsprechenden Schlussfolgerungen gezogen werden.
• Risiken aus Verträgen erkannt und gesteuert werden.
• Vertragspflichten wie Zahlungen und Leistungen erfüllt werden.

Ein typischer Arbeitsprozess könnte beispielsweise darin bestehen, dass im Vertragscontrolling ein für das Unternehmen "nutzloser" oder risikoreicher Vertrag identifiziert wird. Die Vertragsverwaltung übernimmt dann die Kündigung und teilt diese Information allen Beteiligten mit.

Was sind grundlegende Aufgaben im Vertragsmanagement?

Die anfallenden Aufgaben im Teil Verwaltung und im Teil Controlling überschneiden sich teilweise. Neben den bereits genannten Bereichen und Aufgaben gehören zu den grundlegenden Tätigkeiten des Vertragsmanagements unter anderem:

• Vertragsentwürfe erstellen und für Verhandlungen vorbereiten
• Vertragsverhandlungen durchführen
• Vertragsfristen überwachen
• Vertragsinhalte überwachen und umsetzen (lassen)
• Vertragsdokumente digitalisieren, ablegen und archivieren
• Verträge bewerten, analysieren und Reportings erstellen

Eine dedizierte Software für Vertragsmanagement unterstützt ihren Anwender, indem sie automatisch an Überprüfungs- und Kündigungsfristen erinnert und den administrativen Aufwand in sämtlichen Phasen des Vertragslebenszyklus minimiert. Durch diese Funktion verpasst man keine Kündigungsfristen mehr und wird von der Management Software regelmäßig darauf hingewiesen, bestehende Vertragsverhältnisse zu prüfen. Damit nicht genug: Eine gute Vertragsmanagement-Software unterstützt digital sämtliche Schritte und Prozesse im Vertragslebenszyklus. Aus folgenden zwölf Gründen sollten Sie auf keinen Fall auf digitales Vertragsmanagement verzichten:

Aktuell haben wir bei Projektron für unsere Firmenhandys 23 laufende Mobilfunkverträge abgeschlossen. Da kann es leicht zu versäumten Kündigungsfristen und damit zu unnötigen Kosten kommen. In der Vergangenheit kam es vor, dass Verträge längst gekündigt waren, fälschlicherweise eingehende Rechnungen vom Bearbeiter aber dennoch weiter zur Zahlung angewiesen wurden. Erst später stellte sich bei einer Prüfung heraus, dass die in den Rechnungen genannten Geräte überhaupt nicht mehr benutzt wurden.

Um derartige kostspielige Fehler zu vermeiden, haben wir die Mobilfunkverträge neben dem Rahmenvertrag einzeln pro Rufnummer im digitalen Vertragsmanagement in Projektron BCS erfasst. Die strukturierte Ablage im Vertragsmanagementsystem ermöglicht uns:

• Rechnungsprüfung, da die monatlichen Kosten im System hinterlegt sind.
• Subventionierung von Handys
• Tarifoptimierung (die Tarifanpassung orientiert sich am Nutzungsverhalten der einzelnen Nutzer)
• Überblick über Kündigungsdaten wie nächstmögliches Vertragsende oder nächstmöglicher Kündigungstermin

Eine gute Vertragsmanagementsoftware organisiert Vertragsbestände und verhindert effektiv, dass Sie Fristen und Termine vergessen. Somit ist sie ein wirkungsvolles Instrument zur Kosteneinsparung, indem sie

• hilft, den Überblick und Fristen zu wahren,
• Entscheidungen erleichtert,
• administrativen Aufwand verringert,
• Prozesse automatisiert,
• Arbeitsabläufe beschleunigt sowie
• Risiken reduziert.

Wenn Sie eine Vertragsmanagement Software anschaffen möchten und bereits eine Projektmanagementsoftware nutzen, ist es sinnvoll, ein System zu wählen, das beide Funktionsbereiche in einem Produkt vereint. Projektron BCS-Benutzer können Vertragsmanagementfunktionen günstig hinzubuchen und sparen damit Kosten im Vergleich zur Anschaffung einer separaten Vertragsmanagement Software. Mit dem optionalen Zusatzmodul vom deutschen Anbieter etablieren Sie feste und verlässliche Prozesse für das Vertragsmanagement Ihres Unternehmens und integrieren Vertragsdokumente und Vertragsmanagement-Prozesse schnell und nahtlos in die Workflows Ihrer Projektarbeit.

Nutzen Sie Projektron BCS als schnelle und verlässliche Lösung für Ihr Vertragsmanagement. Überzeugen Sie sich selbst von Software und Service und testen Sie Projektron BCS jetzt gleich kostenlos und unverbindlich.

Projektron BCS testen