27.01.2023 - Fachartikel

7 zentrale Vorteile einer Projektmanagement-Software

Von besserer Excel-Tabelle bis hin zur umfassenden Business-Coordination-Software: Das Spektrum an Tools und Programmen, das man als Projektmanagement-Software bezeichnet, ist divers. Aber welche Vorteile bietet Projektmanagement-Software überhaupt und für welches Unternehmen lohnt es sich, ein PM-Tool anzuschaffen? Wir liefern 7 gute Gründe, warum eine Projektmanagement-Software auch für Ihr Unternehmen zahlreiche Vorteile entfalten kann.

Wann ist es von Vorteil, Projektmanagement-Software zu nutzen?

Wenn Sie bisher kleinere oder sogar größere Projekte vorwiegend mit Textverarbeitungs- und vor allem Tabellenkalkulationsprogrammen bewältigt haben, wissen Sie vermutlich längst: Der Aufwand ist enorm und die einzelnen Listen und Dateien helfen nicht wirklich dabei, einen umfassenden Überblick zu behalten über:

  • Projektmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Ressourcenmanagement
  • Dokumentenmanagement

Je anspruchsvoller Ihr Projekt strukturiert ist, je komplexer das Ziel formuliert ist und je mehr Personen – Teammitglieder, Teamleiter und Stakeholder – beteiligt sind, desto sinnvoller ist die Anschaffung eines PM-Tools. Denn mit steigender Komplexität des Projekts wächst auch der Kommunikations- und Abstimmungsaufwand.

Eine gute Projektmanagement-Software

automatisiert Arbeitsabläufe,
sorgt für optimale Ressourcenauslastung und Einsatzplanung,
zentralisiert sämtliche Projektinformationen samt Projektkommunikation,
sorgt dafür, dass Sie die Projektkosten im Griff behalten,
lässt auftretende Projektkosten frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen planen,
verschafft jedem Beteiligten einen persönlichen Überblick über seine Aufgaben und Fristen.

Natürlich kann es auch mit herkömmlichen Office-Programmen gelingen, ein Projekt effektiv zu managen. Effizient ist es jedoch nicht. Eine Projektmanagement-Software reduziert mit automatisierten Workflows den administrativen Aufwand und sorgt für Termintreue. Kosten, die Sie für Anschaffung und Implementierung der Software sowie die Schulung Ihrer Mitarbeiter aufnehmen müssen, amortisieren sich nach kurzer Zeit.

Warum Projektmanagement-Software?

  1. Mehr Übersicht und Transparenz für alle Projektbeteiligten
  2. Aufgabenzuteilung, Verantwortlichkeiten und Strukturen sind klar definiert
  3. Fördert die Zusammenarbeit und zentralisiert die Kommunikation
  4. Führt zur Zeitersparnis und erhöht die Effizienz
  5. Ermöglicht dezentrales Arbeiten am Projekt
  6. Optimiert den Personal- und Ressourceneinsatz
  7. Hilft Risiken zu identifizieren und zu kontrollieren

Zu jedem dieser Vorteile tragen jeweils verschiedene Tools und Funktionen bei, die eine Projektmanagement-Software bieten kann. Nicht jede Projektmanagement-Software muss all diese Funktionen unterstützten.

1. Übersicht und Transparenz

Der wohl größte Vorteil einer Projektmanagement-Software ist, dass sie für Transparenz sorgt und allen am Projekt beteiligten Personen jederzeit einen Überblick über den aktuellen Projektstatus und anstehende Aufgaben bietet. Visualisierungen von Plänen, Statistiken und Auswertungen lassen sich auf Mausklick erstellen.

Über eine detaillierte Rollenvergabe ist es möglich exakt festzulegen, welcher Projektbeteiligte welche Informationen einsehen und bearbeiten kann. Sensible Daten bleiben so geschützt und kein Projektbeteiligter wird mit für ihn irrelevanten Informationen überfrachtet.

2. Klare Strukturen, Verantwortlichkeiten und Aufgabenzuteilung

Eine Projektmanagement-Software sorgt für Struktur, nicht nur bei der Planung des Projekts, sondern auch während der Durchführung. Jeder Beteiligte kennt seine Rolle, Termine, Fristen, Meilensteine und Aufgaben. Prozesse und Arbeitsabläufe werden, einmal festgelegt, durch die Software organisiert. Vermehrte Absprachen, Kompetenzchaos, Zuständigkeitswirrwarr, Terminüberschneidungen, Über- und Unterauslastungen von Mitarbeitern werden so effektiv vorgebeugt.

Die Arbeitsumgebung und Verantwortlichkeiten sind dank der Projektmanagement-Software klar definiert. Projektleiter müssen so nicht mehr aktiv kontrollieren und dafür sorgen, dass Projekte zuverlässig erledigt werden. Die Projektleitung kann somit einen passiveren Ansatz wählen. Droht ein Projekt aus dem Ruder zu laufen, ist in der Software klar dokumentiert, worin die Ursache besteht. So kann der Projektleiter gezielt Feedback an den verantwortlichen Mitarbeitenden richten. Fehlerquellen können somit effizient identifiziert und eliminiert werden, ohne das gesamte Projektteam zu irritieren.

3. Nahtlose Kommunikation und Kollaboration

Eine Projektmanagement-Software bietet Ihrem Projektteam eine Plattform, um untereinander, mit der Projektleitung und weiteren Stakeholdern zentral zu kommunizieren. Nachrichten und projekt- oder prozessrelevante Informationen sind nicht mehr über Chats, E-Mails, verschiedene Softwareanwendungen und mündliche Kommunikation gestreut, sondern bündeln sich zentral in der Projektmanagement-Software mit klarem Bezug zu einem Projekt und dessen zugehörigen Aufgaben.

Informationsverlust und lückenhafter Dokumentation beugen Sie so vor. Der gesamte Projektverlauf bleibt allen Beteiligten nachvollziehbar und für jede Aufgabe stehen alle notwendigen Informationen und Dokumente zentral zur Verfügung. Die Funktionen, die Projektmanagement-Softwares zur Kommunikation bereithalten, unterscheiden sich.

Gängig sind Tools wie

  • Dokumentenablagen
  • Ticketsysteme
  • Chats
  • Kommentarfunktionen
  • E-Mail-Importe
  • Mailversand direkt aus der Software
  • CTI-Schnittstellen zur Dokumentation telefonischer Kontakte

Idealerweise bietet die Software die Möglichkeit, Projektdokumente oder -informationen direkt in der Software gemeinschaftlich zu bearbeiten. Eine automatische Versionierung garantiert eine Nachvollziehbarkeit und Dokumentation des Änderungsverlaufes. Weitere Tools zur Kollaboration können beispielsweise integrierte Mindmaps, Kanban-Boards, Gantt-Charts oder auch Tools zur Meeting-Planung sein.

4. Zeitersparnis und Effizienz

Die zentrale Ablage von relevanten Daten und Dokumenten und die Bündelung von Kommunikation direkt am Projekt sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis. Eine programminterne Suchfunktion erleichtert Ihnen das gezielte Auffinden jedweder Information.

Ein bedeutender Faktor, der im Projektalltag für Zeitersparnis sorgt, ist eine intuitive Bedienbarkeit: Kurze Klickpfade, selbsterklärende Navigationselemente und Funktionen, übersichtliche Ansichten sowie einfache Bedienung, beispielsweise durch Drag-and-Drop, erleichtern jedem Projektbeteiligten die tägliche Arbeit mit der Software und erlauben neuen Mitarbeitern und externen Projektbeteiligten den schnellen Einstieg.

Assistenten, die Sie durch die Projektplanung begleiten, individualisierbare Vorlagen und speicherbare Prozesse sorgen dafür, dass Sie Ihre Aufgaben strukturiert und zügig abarbeiten und nicht mehrfach erledigen müssen. Automatisierte Benachrichtigungen informieren jeden Beteiligten über wichtige Änderungen, sodass zusätzlicher Kommunikationsaufwand entfällt.

Administrative Aufgaben wie Prüfungen und Abnahmen, die Bewilligung von Anträgen, Freigaben von Aufwänden oder das Beantragen einer Anschaffung sind über eine Software idealerweise durch jeweils einen Klick möglich. Das Ausfüllen von Formularen oder Verfassen von Rundmails entfällt. Das laufende Projektcontrolling und Reporting erfolgt aufgrund der zentral gespeicherten Daten mit wenigen Klicks und erfordert keine aufwendigen Kalkulationen.

Dank einer Projektübersicht lässt Sie mit einem Blick erkennen, ob Ihre Projekte auf Kurs sind oder ob sich Komplikationen abzeichnen. Ihre Ressourcen- und Einsatzplanung erledigen Sie softwaregestützt ebenfalls mit wenigen Klicks. Bei Terminkonflikten und Überauslastungen Ihrer Mitarbeiter schlägt die Software Alarm und schlägt sinnvolle Alternativen vor.

5. Dezentrales Arbeiten am Projekt

Eine webbasierte Projektmanagement-Software bietet eine zentrale Plattform, auf der alle Projektbeteiligten zusammenarbeiten können – unabhängig von ihrem physischen Aufenthaltsort. Nicht nur international aufgestellte Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren davon, sondern auch Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst erhalten alle projektrelevanten Informationen in Echtzeit und können Ihre Aufwände an den Projektaufgaben erfassen.

Ergebnisse und Fortschritt sind sofort jedem Beteiligten zugänglich, sodass direkte Kommunikation in Form von Meetings und persönlichen Rücksprachen in vielen Fällen obsolet wird. Wollen Sie auch Meetings remote abhalten, stellt es einen Vorteil dar, wenn Ihre Projektmanagement-Software die entsprechenden Funktionen zur Meeting-Planung und zur Erfassung der Ergebnisse gleich mitbringt.

6. Fundierte und vorausschauende Zeit- und Ressourcenplanung

Mithilfe von Projektplanungstools ist es Projektverantwortlichen möglich, bereits im Rahmen der Projektvorbereitung und der Projektplanung exakte Zeitpläne, Ressourcenplanungen und Budgetierungen zu erstellen. Um Mitarbeiterkapazitäten systematisch zu managen, ist es von entscheidender Bedeutung, den Auslastungsgrad sowohl ganzer Abteilungen und Projektteams als auch von einzelnen Mitarbeitern zu kennen.

Eine umfassende Projektmanagement-Software wie Projektron BCS ermittelt den Auslastungsgrad nicht nur anhand von geplanten Projekteinsätzen und vereinbarten Arbeitszeiten, sondern berücksichtigt auch weitere entscheidende Einflussgrößen - beispielsweise

  • aktuelle Restaufwandsschätzungen aus laufenden Projekten und Tickets
  • Grundlasten aus dem Tagesgeschäft
  • Urlaub, Freizeitausgleich, Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle

Während der Projektdurchführung bleiben alle kritischen Ressourcen beständig im Blick und etwaige Engpässe und Ressourcenkonflikte zeichnen sich, beispielsweise in Auslastungsszenarien, frühzeitig ab, sodass Sie rechtzeitig entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten können. So beugen Sie mit wenig Aufwand zeitlichen Verzügen und Budgetüberschreitungen vor, die zum Scheitern des Projekts führen könnten.

Für eine möglichst effiziente Personaleinsatzplanung ist es hilfreich, wenn die Projektmanagement-Software auch über Personalmanagement-Funktionen inklusive Skill-Management verfügt. So können Sie Rollen in ihrem Projektteam gezielt mit den Personen besetzen, sie sich aufgrund Ihrer Kenntnisse, Erfahrungen und Fähigkeiten am besten eignen.

7. Identifikation und Eliminierung von Risiken

Trotz guter Vorbereitung und fundierter Planung können externe und interne Ereignisse den erfolgreichen Projektverlauf stören oder sogar gefährden. Daher ist begleitendes und kontinuierliches Risikomanagement wichtig. Mit einer Projektmanagement-Software identifizieren Sie sowohl in der Vorbereitungsphase und Planungsphase als auch im Projektverlauf eventuelle Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit. Auch beim Ausarbeiten von Maßnahmen zur Risikominderung unterstützt Sie eine Projektmanagement-Software.

Was ist Projektmanagement-Software überhaupt?

Die Begriffe Projektmanagement Software und Projektmanagement-Tool sind nicht klar definiert. Sie können eine Vielzahl von Produkten umfassen, die sich u.a. in Funktionsumfang, Schwerpunkt und Einsatzzweck erheblich unterscheiden. Das Spektrum reicht von kompakter und einfacher Einsteiger-Software auf MS-Office-/Excel-Basis bis zu komplexen Multiprojektmanagement-Systemen oder ERP-Systemen mit inkludierten Projektmanagement-Funktionen. Generell fallen unter die Bezeichnung „Projektmanagement-Software“ sämtliche Softwareprodukte, die folgende Aufgabenbereiche des Projektmanagements digital abbilden, unterstützen und teilweise automatisieren:

Projektplanung und Projektvorbereitung
Projektdurchführung, Qualitäts- und Risikomanagement
Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung
Budgetplanung, Projektcontrolling und Abrechnung
Dokumentation und Erstellung von Projektberichten
Trendanalyse und Prognosen

Die Vorteile einer guten Projektmanagement-Software kommen allen Projektbeteiligten zugute, vor allem dem Projektteam, dem Teamleiter und dem Projektleiter/Projektmanager. Aber nicht nur die tatsächlichen Nutzer, sondern auch übergeordnete Führungskräfte und andere Stakeholder profitieren in vielerlei Hinsicht wenn Sie ein Projektmanabgement-Tool zur Planung und Verwaltung Ihrer Projekte einsetzen.

Abkürzend wird Projektmanagementsoftware auch als PM-Software oder PMS bezeichnet. Der Begriff Projektmanagement-Tool und seine Kurzform PM-Tool findet als synonym Anwendung. Auch bei deutschen Anbietern taucht mitunter die englische Bezeichnung „Project Management Software“ auf. Keiner dieser Begriffe lässt aber erkennen, ob es sich um ein ganzheitliches Projektmanagement-Tool oder um eine Insellösung mit einer Spezialisierung auf einen oder mehrere Teilbereiche des Projektmanagements handelt.

Verschiedene Funktionen und Arten von Projektmanagement-Software

Benötigen Sie eine spezialisierte Insellösung, eine Art Kombinationslösung, die verschiedene Teilbereiche abdeckt oder gar eine umfassende Gesamtlösung? Dies ist die erste Frage, die Sie sich bei der Auswahl einer geeigneten Projektmanagement-Software stellen sollten. Im Detail unterscheidet sich der Funktionsumfang natürlich je nach Produkt.

Folgende sind gängige Teilkategorien, die als spezialisierte Softwarelösung erhältlich oder als Module in umfassendere Projektmanagement-Tools integriert sind:

Projektplanungssoftware: Tools zur Projektplanung beinhalten meist Funktionen zur Zeit- und Terminplanung sowie Planung von Projektaufwänden und Projektabläufen. Die grafische Visualisierung der Planung mit Gantt-Diagrammen oder Zielhierarchiegrafiken zählt ebenfalls zum Funktionsumfang.
Ressourcenplanungssoftware: Ressourcenplanung und Ressourcenverwaltung ist oftmals bereits in einer Projektplanungssoftware enthalten oder wird im Unternehmen mit einem ERP-System (Enterprise Ressource Planning) abgedeckt. Allerdings existieren auch spezialisierte Tools für Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement.
Projektportfoliomanagement-Software (PPM-Software): Die Gesamtheit aller Programme und Projekte Ihres Unternehmens ist Ihr Portfolio. Um diese Sammlung von Projekten und Programmen effizient verwalten zu können, benötigen Sie ein Projektportfoliomanagement-Tool. Damit stellen Sie Projektideen zusammen, prüfen und vergleichen sie, sodass Sie strategisch bedeutsame Projektanträge priorisieren können.
Zeiterfassungssoftware: Zur Arbeits- und Projektzeiterfassung gibt es eine Fülle verschiedener Softwarelösungen auf dem Markt. In einer umfassenden Projektmanagement-Software kann jedoch ebenfalls ein Modul zur Zeiterfassung enthalten sein.
Controlling-Software und Abrechnungsprogramme: Für die Budgetierung von Projekten, das begleitende Projektcontrolling und zur Projektabrechnung ist ebenfalls eine spezialisierte Softwarelösung sinnvoll.
Prozess- und Workflow-Management-Software: Mit einer Prozessmanagement-Software bilden Sie Ihre individuellen unternehmensinternen Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse ab, automatisieren sie weitestgehend und optimieren sie kontinuierlich.
HR-Software: Der Erfolg der Projektarbeit steht und fällt mit der personellen Besetzung des Projektteams. Gerade Ressourcenplanung und Einsatzplanung profitieren davon, wenn entsprechende Tools zur Personalverwaltung, fürs Bewerbermanagement und auch für das Skill-Management integriert sind.
Angebots- und Rechnungssoftware: Idealerweise integriert eine Projektmanagement-Software die Möglichkeit, Angebote und Rechnungen generieren zu können. Eine enge Verzahnung mit Zeiterfassungssystemen ist sinnvoll, um die auf Projekte aufgewendete Arbeitszeit direkt abrechnen zu können.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Bei der Planung, der Umsetzung und der Dokumentation eines Projekts fallen große Mengen an Dokumenten, Verträgen und Schriftverkehr an. Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) wird daher schnell notwendig.
Customer-Relationship-Management-Software (CRM): Realisieren Sie Projekte in Zusammenarbeit mit oder für Kunden, ist es sinnvoll, Kundendaten zentral in einem Kundenmanagement-Tool zu verwalten.
Kollaborationstools und Aufgabenmanagement-Software: Zur Koordination von Projektteams und zur Unterstützung der Teamarbeit ist eine unkomplizierte Kommunikations- und Kollaborationssoftware wichtig, in der nicht nur innerhalb des Projektteams kommuniziert, sondern auch Informationen mit externen Stakeholdern schnell ausgetauscht und gemeinsam weiterverarbeitet werden können.
Ticketsystem: Eine Ticketsystem-Software dient zur internen Arbeitsorganisation und Aufgabenzuteilung. Beliebt ist darunter vor allem Kanban-Software oder Ticket-Software, die digitale Kanban-Boards enthalten. Manche Systeme unterstützen zudem den Aufbau eines ticketbasierten Supportportals für Kunden oder externe Dienstleister.

Der Großteil der Funktionen einer Projektmanagementsoftware sind regelhaft in noch umfassenderen Business-Softwareprodukten zur Unternehmenssteuerung enthalten, beispielsweise in ERP-Systemen, in BPM-Softwares (Business Process Management) oder in einer Business Coordination Software wie Projektron BCS.

6 Tipps für die Auswahl: So entfaltet eine Projektmanagement-Software ihre Vorteile am besten

Damit eine Projektmanagement-Software ihre Vorteile voll zur Geltung bringen kann, sollten Sie bereits bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software unbedingt folgende sechs Aspekte beachten:

1. Tipp: Keine Eile!

Überhasten Sie die Entscheidung für eine Projektmanagement-Software nicht. Das System wird erheblichen Einfluss auf Ihre Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse haben. Daher sollten Sie die Auswahl einer Projektmanagement-Software als eigenes Projekt betrachten, in das es sich lohnt, Zeit zu investieren. Benennen Sie einen Projektmanager für das Auswahl- und Einführungsprojekt. Einen 9-Schritte-Plan zur Auswahl einer Projektmanagement-Software finden Sie im Projektron-Blog.

2. Tipp: Keine Alleingänge!

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl die Ansprüche aller Nutzer und Teams, die mit der Projektmanagement-Software arbeiten sollen. Eine Entwicklungsabteilung beispielsweise wird Bedürfnisse formulieren, etwa das Abbilden von agiler Softwareentwicklung nach Scrum, die das Marketing, die Kundenbetreuung, die Verwaltung oder der Vertrieb nicht als wichtig erachtet. Suchen Sie daher möglichst nach einem Projektmanagement-Tool, das auch abteilungsspezifische Software ersetzen kann oder zumindest mit ihr kompatibel ist.

3. Tipp: Keine faulen Kompromisse!

Streichen Sie bei der Auswahl zuerst all jene Produkte von Ihrer Liste, die nicht sämtliche Teilbereiche abdecken, die Sie benötigen. Fehlt eine geforderte Funktionalität komplett, lohnt es sich nicht, sich weiter mit einem PM-Software-Anbieter zu beschäftigen. Der Markt bietet genügend umfassende Alternativen.

4. Tipp: Kein Flickenteppich!

Decken Sie so viele benötigte Funktionen wie möglich mit einem PM-Tool ab. Wer mehrere Insellösungen verwendet, muss mehrere Softwareprodukte einführen, Mitarbeiter in ihrer Verwendung schulen und hat höchstwahrscheinlich mit höheren Kosten, verschiedenen Vertragsbedingungen, Schnittstellen- und Kompatibilitätsproblemen zu kämpfen. Zudem entstehen für Ihre Nutzer in diesem Fall kontinuierlich weitere Aufwände für den Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen. Bietet eine PMS ein integriertes Kundenmanagement- und Kundensupport-System, sollten Sie testen, ob es ihre bisherigen Lösungen in für diesen Bereich ersetzen kann.

5. Tipp: Kein Minimalismus!

Schließen Sie nicht von vorneherein vermeintliche Gesamtlösungen aus, wenn Sie nur einen oder mehrere Teilbereiche mit Ihrer Projektmanagement-Software abdecken möchten. Die Mehrzahl der Gesamtlösungen ist nämlich modular aufgebaut. Das heißt, Sie können sich den Funktionsumfang Ihres PM-Tools im Baukastenprinzip zusammenstellen oder nur einen Teil der angebotenen Funktionen nutzen.

6. Tipp: Kein blindes Vertrauen!

Entscheiden Sie sich niemals für ein Projektmanagement-Tool, ohne jede einzelne zentrale und für Sie wichtige Funktion zuvor bei sich im Unternehmen vor Ort auf Herz und Nieren geprüft zu haben.

Vergleichen Sie Vorteile von verschiedenen Projektmanagement-Software-Lösungen!

Um Ihnen eine erste Marktübersicht über das Angebot an Projektmanagement-Software zu bieten, haben wir einen Projektmanagement-Software-Vergleich der 11 beliebtesten Tools vorgenommen. Im Vergleich sind neben umfassenden ERP-Systemen und Projektmanagement-Softwares wie Projektron BCS, OpenProject, Wrike, Inloox, factro oder MS Project auch schmalere Projektmanagement-Tools zur Arbeitsorganisation wie awork, Trello, Monday projects oder Asana. Testberichte oder Vergleiche wie dieser dienen dazu, Ihnen eine erste Orientierung auf dem Markt zu ermöglichen.

Oft entpuppt sich eine Projektmanagement-Software als einfaches Kollaborations- oder Arbeitsorganisations-Tool. Diese funktionieren sehr gut, wenn es darum geht, eine oder mehrere simple Aufgaben in der Projektorganisation gemeinsam zu lösen. Zur Projektorganisation oder zur Projektplanung von überschaubaren Einzelprojekten kann derartige Software dem Projektmanager wertvolle Informationen und gute Ergebnisse liefern.

Sofern Sie aber in komplexeren Projekten oder im Rahmen des Multiprojektmanagements als Projektmanager Budget und Kosten überwachen, den Ressourceneinsatz übergreifend koordinieren, Aufwände aller Projektbeteiligten erfassen und die Kommunikation am Laufen halten müssen, sollten Sie auf eine professionelle Enterprise-Lösung zurückgreifen.

Entscheiden Sie sich für das passende System, hat eine Projektmanagement-Software das Potenzial, Ihren Geschäftsbetrieb auf lange Sicht zu optimieren, Ihre Projektmanagement-Prozesse zu rationalisieren und Ihre Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Auswahl!

Über den Autor

Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH, nutzt auch das Marketing die Möglichkeiten von Projektmanagement-Software, um Projekte effizient umzusetzen. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung und stets über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen aus der Welt des Projektmanagements informiert.

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