Projektmanagement Software auswählen: 9 Schritte zur richtigen Lösung

Bevor Sie eine Projektmanagement-Software auswählen, sollten Sie zunächst den Blick nach innen richten, Ihren eigenen Bedarf analysieren und Ihre derzeitige Position bestimmen. Erfassen Sie im Rahmen eines Audits den Ist-Zustand im Projektmanagement Ihrer Organisation so konkret und spezifisch wie möglich.

Klären Sie im Rahmen einer solchen Status-Quo-Analyse dabei beispielsweise folgende Fragen:

• Welche Projektmanagement-Methoden und -Frameworks nutzen Sie bisher?
• Wie komplex sind die Projekte, die Sie umsetzen?
• Wie viele Teammitglieder, Teams und Abteilungen sind in der Umsetzung involviert?
• Beziehen Sie regelmäßig externe Mitarbeiter, Teams von Dienstleistern oder externe Stakeholder ein?
• Steuern Sie vorrangig ein einzelnes Projekt oder mehrere Projekte (Multiprojektmanagement) gleichzeitig?
• Welche anderen Anwendungen nutzen Sie bereits, um Teilbereiche Ihres Projektmanagements abzubilden? Möchten Sie diese Anwendungen weiterhin nutzen oder soll die neue PM-Software ein Programm oder mehrere bisherige Lösungen ersetzen?
• Welche Abläufe im Management und Prozesse im Workflow möchten Sie verbessern?

Ein umfassendes Verständnis der aktuellen Prozesse und Herausforderungen ist der erste Schritt auf dem Weg zur optimalen Projektmanagement-Software. Neben der internen Analyse sollten Sie auch zukunftsgerichtete Überlegungen anstellen: 

• Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren?
• Welche Funktionen könnten in Zukunft relevant sein?

Die Einbindung der betroffenen Teams ist essenziell. Setzen Sie auf transparente Kommunikation und Workshops, um alle relevanten Stakeholder frühzeitig in den Prozess einzubinden. So können Sie sicherstellen, dass die neue Software von Anfang an breite Akzeptanz findet und sich nahtlos in den Arbeitsalltag integriert. Definieren Sie klare Kriterien für die Auswahl und priorisieren Sie diese nach Must-have- und Nice-to-have-Anforderungen. Halten Sie die Auswahlkriterien schriftlich fest, damit Sie später jede Projektmanagement-Software nach denselben Maßstäben bewerten können.

Mögliche Auswahlkriterien

Neben technischen und geschäftlichen Anforderungen sind es oft die alltäglichen Bedürfnisse der Anwender, die über Erfolg oder Misserfolg der Softwareauswahl entscheiden. Um den gewünschten Funktionsumfang näher zu bestimmen, sollten Sie im nächsten Schritt sämtliche Teammitglieder, Projektmanager und Stakeholder befragen, die künftig mit der Software arbeiten. Jeder Beteiligte soll aufgrund seiner bisherigen Erfahrungen rekapitulieren, welche Prozesse in welcher Form abgebildet und automatisiert werden sollten. Fragen Sie gezielt nach Pain Points und Wünschen an eine ideale Lösung. Diese Anforderungen können die Anwender als User Story einbringen.

Zu klären sind dabei Fragen wie folgende:

• Welche Funktionen fürs agile Projektmanagement sollten enthalten sein (z. B. Scrum inklusive Sprint-Planungstools, Kanban-Board)?
• Wie tiefgreifend sind die Anforderungen an ein in Tool integriertes Dokumentenmanagementsystem?
• Soll die Abrechnung und Rechnungserstellung aus der PMS erfolgen?
• Welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung soll das Produkt enthalten?
• Ist ein Projektportfoliomanagement (PPM) sinnvoll?
• Welche Integrationen und Schnittstellen zu anderen Programmen und Tools sind notwendig?
• In welchem Umfang sollen Kunden, externe Mitarbeiter oder Teams von Dienstleistern in die Projektarbeit und damit auch die Softwarenutzung eingebunden werden?

Ein bewährtes Mittel ist die Erstellung von User Storys: "Als Projektleiter möchte ich eine einfache Möglichkeit, den Projektfortschritt in Echtzeit zu verfolgen, um Engpässe frühzeitig zu erkennen." Solche konkreten Anwendungsfälle helfen, den Funktionsumfang klar zu definieren und spätere Enttäuschungen zu vermeiden. Auch Personas können helfen, verschiedene Nutzergruppen mit ihren spezifischen Bedürfnissen besser zu berücksichtigen.

Nun wird es endlich praktisch: Vereinbaren Sie je eine Softwarepräsentation bei den Herstellern und lassen Sie sich die Softwareprodukte vorführen. Ein wichtiger Aspekt bei der Softwarebewertung ist die Benutzerfreundlichkeit. Eine ansprechende Oberfläche allein reicht nicht aus – die Navigation sollte intuitiv sein, Workflows dürfen nicht unnötig kompliziert sein. Es ist ratsam, eine Präsentation im Team zu besuchen und vorab Fragen zu formulieren. Gehen Sie bei jeder Softwarepräsentation gezielt auf die Punkte in Ihrem Anforderungskatalog ein, die

Sie nicht einwandfrei anhand der Informationen auf der Website klären konnten.

Ihnen besonders wichtig sind.

hinsichtlich der Navigation oder Usability interessant sind.

Lassen Sie sich in Live-Demos durch die Software führen und stellen Sie konkrete Fragen zu Ihren Anwendungsfällen. Führen Sie Tests mit realistischen Daten durch, um herauszufinden, ob die Software Ihre Anforderungen im Tagesgeschäft tatsächlich erfüllt. Bewerten Sie auch, wie gut der Anbieter auf individuelle Fragen eingeht und ob Anpassungen möglich sind. Sieben Sie danach weiter aus und streichen Sie die Produkte, die Sie bezüglich des Designs, der Usability oder hinsichtlich der Navigation nicht überzeugen konnten. Nach Präsentationen und erster Bewertung sollte Ihre Auswahl an Projektmanagement-Software auf zwei bis drei realistisch passende Lösungen reduziert sein.

Begehen Sie nicht den Fehler, indem Sie vorschnell eine Projektmanagement-Software auswählen, die Sie nur anhand der Funktionsbeschreibung und im Rahmen einer Präsentation kennengelernt haben. Natürlich kennen die Vertriebsmitarbeiter der Hersteller die Schwächen Ihrer Tools genau und konzentrieren sich bei jeder Präsentation darauf, nur die Stärken ihrer Software hervorzuheben.

Um die Nutzerfreundlichkeit einer Software wirklich beurteilen zu können, müssen Sie selbst Hand anlegen: Auf zum Projektmanagement-Software-Test! Bestehen Sie darauf, dass möglichst viele Ihrer Mitarbeiter Gelegenheit erhalten, die Software in sämtlichen Bereichen zu prüfen. Je länger der Testzeitraum, desto besser. Jeder Test-Anwender sollte mehrfach all die Aktionen durchführen, die er später im täglichen Gebrauch auch vollziehen würde.

Achten Sie dabei besonders auf die Kriterien, die im späteren Tagesgeschäft über Akzeptanz oder Ablehnung entscheiden: 

Bedienbarkeit

Geschwindigkeit/ Performance

Transparenz

Integrationsfähigkeit

Stabilität 

Auch der Support kann in dieser Phase getestet werden: Wie schnell reagiert der Anbieter auf Anfragen? Gibt es eine Community oder ein umfangreiches Hilfecenter? Gibt es vielleicht einen gut erreichbaren persönlichen Kundenbetreuer? 

Ein strukturierter Feedbackprozess hilft, alle relevanten Meinungen einzusammeln und fundierte Entscheidungen zu treffen. Lassen Sie jeden Test-Anwender die Usability am Ende der Testperiode nach einem zuvor festgelegten, standardisierten Bewertungssystem beurteilen. Es bietet sich eine Bewertungsskala im Bereich von -3 bis +3 oder -5 bis +5, jeweils mit ergänzenden Kommentaren an. Die in den Minusbereich reichenden Skalen ermöglichen den Testern, aktiv Ablehnung oder Enthaltung bezüglich eines Aspekts auszudrücken, was ein Schulnotensystem von 1-6 oder eine Punkteskala von 1-10 nicht ermöglicht. Können sich einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen mit der Bedienung einzelner Module oder Funktionsbereiche gar nicht anfreunden, wird die Software dauerhaft auf geringe Akzeptanz oder sogar Widerstand stoßen und eignet sich nicht für Ihre Anforderungen.

Werten Sie die Ergebnisse anschließend aus und vergessen Sie dabei nicht, eine entsprechende Gewichtung vorzunehmen. Führt eine Software zwar im Gesamtdurchschnitt der Bewertungen, aber wurde gleichzeitig eine Schlüsselfunktion von allen Testern im Minusbereich bewertet, sollten Sie sie dennoch von der Liste streichen. Besteht keine der PMS in der engeren Auswahl den Usability-Test, sollten Sie zu Schritt 4 zurückkehren.

Wenn Ihre Shortlist steht, sollten Sie Angebote einholen, um die in Frage kommende Projektmanagement-Software auch wirtschaftlich belastbar zu vergleichen. Bereits parallel zu Schritt 6 können Sie also Angebote von den verschiedenen Anbietern anfordern. Spielen Sie mit offenen Karten und lassen Sie die Vertriebsmitarbeiter ruhig wissen, dass Sie noch weitere Produkte testen und welche Produkte Sie testen. Aufgrund des breitgefächerten Angebots werden sich die Anbieter vermutlich um Sie bemühen und auch Ihre Anforderungen und Bedürfnisse besser kennenlernen wollen. So können Sie sicherlich das ein oder andere Goodie oder Zusatzmodul vergünstigt abstauben.

Verhandeln Sie nicht nur den Preis, sondern auch die enthaltenen Leistungen. Klären Sie Fragen zu Updates, Service-Level-Agreements und eventuellen versteckten Kosten. Einige Anbieter gewähren Rabatte für langfristige Verträge oder gemeinnützige Organisationen. Prüfen Sie, ob Zusatzleistungen wie Schulungen oder Onboarding-Workshops enthalten sind. Vergleichen Sie nicht nur die Kosten, sondern auch den langfristigen Mehrwert der Lösung.

Fordern Sie mit dem Angebot gleich eine Information darüber an, wie lange die Implementierung der Projektmanagement-Software und Schulung sämtlicher Mitarbeiter dauern wird und ab wann das Projektteam beginnen kann, mit der Software zu arbeiten.

Bevor Sie sich final für eine Projektmanagement-Software entscheiden, sollten Sie Vertrag, SLA, Datenschutzregelungen und Supportleistungen detailliert prüfen. Ein transparenter Vertrag schafft Sicherheit und vermeidet spätere Unklarheiten.

Beziehen Sie in die finale Entscheidung diejenigen Personen ein, die am intensivsten mit der Software arbeiten werden – höchstwahrscheinlich die Projektmanager – und achten Sie nicht nur auf den Einführungspreis. Scheinbar besonders günstige Anbieter warten nämlich mitunter mit versteckten Kosten auf, beispielsweise für den Support. Der Preis sollte in keinem Fall das alleinige Entscheidungskriterium sein!

Prüfen Sie außerdem, wie Datenexport, Kündigung und ein möglicher Anbieterwechsel geregelt sind.

Je nachdem, ob Sie sich für einen Lizenzkauf oder ein SaaS-Modell entschieden haben, werden Sie einen Kaufvertrag oder Mietvertrag abschließen. Nehmen Sie sich genügend Zeit, den Vertrag zu studieren und prüfen zu lassen. Halten Sie detaillierte technische Anforderungen wie Verfügbarkeiten, Verantwortlichkeiten, Servicezeiten, Reaktionszeiten, Erreichbarkeiten des Supports etc. in einem separaten Service Level Agreement (SLA) fest.

Falls möglich, lassen Sie sich von einem juristischen Experten beraten, um sicherzustellen, dass keine nachteiligen Klauseln enthalten sind. Berücksichtigen Sie dabei insbesondere Aspekte wie Datenmigration bei Anbieterwechsel und langfristige Wartungskosten.

Suchen und halten Sie den Kontakt mit den Anwenderberatern Ihres neuen Projektmanagement-Software-Anbieters. Idealerweise entwerfen Sie gemeinsam in enger Abstimmung eine auf Ihr Unternehmen angepasste Einführungsstrategie und schaffen so weitere Akzeptanz für die neue Software. Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für das kommende Einführungsprojekt fest und führen Sie eine Testphase mit einer Pilotgruppe durch. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie Prozesse, bevor die Software unternehmensweit ausgerollt wird. Nutzen Sie Change-Management-Strategien, um die Akzeptanz nachhaltig zu sichern.