19.05.2022 - Fachartikel

Auswahl Projektmanagement-Software: 9-Schritte-Plan zur richtigen Entscheidung

Ohne Software geht's nicht mehr? Steht in Ihrem KMU oder Ihrem Konzern die Auswahl einer Projektmanagement-Software an, wissen Sie vermutlich gar nicht, wo Sie mit der Suche nach dem für Sie passenden PM-Tool anfangen sollen. Der Dschungel internationaler und nationaler Anbieter, Softwares und Tools erscheint zunächst tief und undurchdringlich. Dieser Guide bahnt Ihnen den Weg durch den PM-Software-Markt und führt Sie in neun Schritten zur richtigen Entscheidung.

Projekt PMS-Finder: Projektmanagement-Software auswählen in 9 Schritten

Einmal bei Google „Beste Projektmanagement Software“ einzugeben und den ersten Suchtreffer auszuwählen genügt nicht. Die Auswahl einer Projektmanagement-Software (kurz: PMS) ist ein längerer Prozess, der Sorgfalt, durchdachte Strategie und bewusste Evaluierung voraussetzt.

Das gilt nicht nur für Großunternehmen; auch KMU, Agenturen oder Projektbüros sollten die Suche nach dem geeigneten Projektmanagement-Tool strukturiert und sorgfältig angehen. Es muss nicht immer schnell gehen! Betrachten Sie die Auswahl der Projektmanagement-Software als eigenes Projekt, das durchaus bis zu einem Jahr dauern kann und entsprechende Ressourcen beansprucht. Sofern in Ihrer Organisation vorhanden, ist dies eine Aufgabe, die das PMO (Projekt Management Office) federführend betreuen sollte.

Dieses Projekt „Auswahl Projektmanagementsoftware“ lässt sich in drei Phasen zu je drei Arbeitsschritten gliedern:

Projekt-Phase A: Erarbeitung eines Anforderungskataloges

  1. Bestandsaufnahme & Bedarfsanalyse
  2. Einbeziehen von User Storys
  3. Vertragsform und Servicemodell festlegen

Projekt-Phase B: Auswahlverfahren durchführen

  1. Marktsondierung
  2. Produktpräsentationen
  3. Praxistest einer engeren Auswahl Projektmanagement-Softwares

Projekt-Phase C: Entscheidung und Vorbereitung der Einführung

  1. Angebote einholen
  2. Verträge gestalten und unterzeichnen
  3. Akzeptanz schaffen und Einführung vorbereiten

Schritt 1: Bestandsaufnahme & Bedarfsanalyse

Bevor Sie sich überhaupt beginnen, über das Angebot und die verfügbare Auswahl von Projektmanagement-Lösungen zu informieren, sollten Sie zunächst den Blick nach innen richten, Ihren eigenen Bedarf analysieren und Ihre derzeitige Position bestimmen. Erfassen Sie im Rahmen eines Audits den Ist-Zustand im Projektmanagement Ihrer Organisation so konkret und spezifisch wie möglich.

Klären Sie im Rahmen einer solchen Status-Quo-Analyse dabei beispielsweise folgende Fragen:

  • Welche Projektmanagement-Methoden und Frameworks nutzen Sie bisher?
  • Wie komplex sind die Projekte, die Sie umsetzen?
  • Wie viele Teammitglieder, Teams und Abteilungen sind in der Umsetzung involviert?
  • Beziehen Sie regelmäßig externe Mitarbeiter, Teams von Dienstleistern oder externe Stakeholder ein?
  • Steuern Sie vorrangig ein einzelnes Projekt oder mehrere Projekte (Multiprojektmanagement) gleichzeitig?
  • Welche anderen Anwendungen nutzen Sie bereits, um Teilbereiche Ihres Projektmanagements abzubilden? Möchten Sie diese Anwendungen weiterhin nutzen oder soll die neue PM-Software ein Programm oder mehrere bisherige Lösungen ersetzen?
  • Welche Abläufe im Management und Prozesse im Workflow möchten Sie verbessern?

Schritt 2: User Storys der Anwender einbeziehen

Um den gewünschten Funktionsumfang näher zu bestimmen, sollten Sie im nächsten Schritt sämtliche Teammitglieder, Projektmanager und Stakeholder befragen, die künftig mit der Software arbeiten. Jeder Beteiligte soll aufgrund seiner bisherigen Erfahrungen rekapitulieren, welche Prozesse in welcher Form abgebildet und automatisiert werden sollten. Diese Anforderungen können die Anwender als User Story einbringen.

Zu klären sind dabei Fragen wie folgende:

  • Welche Funktionen fürs agile Projektmanagement sollten enthalten sein (z. B. Scrum inklusive Sprint-Planungstools, Kanban-Board)?
  • Wie tiefgreifend sind die Anforderungen an ein in Tool integriertes Dokumentenmanagementsystem?
  • Soll die Abrechnung und Rechnungserstellung aus der PMS erfolgen?
  • Welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung soll das Produkt enthalten?
  • Ist ein Projektportfoliomanagement (PPM) sinnvoll?
  • Welche Integrationen und Schnittstellen zu anderen Programmen und Tools sind notwendig?
  • In welchem Umfang sollen Kunden, externe Mitarbeiter oder Teams von Dienstleistern in die Projektarbeit und damit auch die Softwarenutzung eingebunden werden?

Schritt 3: Vertragsform und Servicemodell bestimmen

Viele Anbieter vertreiben Ihre PMS als Cloud- oder Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) an. Bei diesem Konzept erwerben Sie meist im Abonnement-Modell zeitlich begrenzte Nutzungsrechte. Sie greifen über einen Internetbrowser auf webbasierte Projektmanagement-Software zu. Eine Installation ist nicht nötig, denn die Daten werden auf der Remote-Hardware des Herstellers gespeichert. Dadurch haben alle Beteiligten mit entsprechenden Rechten Zugriff auf die Daten.

Erwerben Sie eine PM-Software nach dem On-Premise-Lizenzkaufmodell gegen eine einmalige Zahlung wird Sie lokal in ihrem Firmen-Computer installiert. Die Datenhoheit liegt allein bei Ihnen, doch sollten Sie über eine entsprechende Serverinfrastruktur und die technischen Voraussetzungen verfügen.

Viele Softwarehersteller bieten beide Varianten an. Ziehen Sie an dieser Stelle die Expertise Ihrer IT-Abteilung oder eines externen IT-Fachkundigen hinzu.

Sollten Sie im Modell Ihrer Wahl Daten – vor allem sensible Kundendaten – durch den Softwareanbieter hosten lassen, informieren Sie sich vorab, wo der Anbieter seine Server unterhält. Achten Sie darauf, dass sich der Serverstandort in Deutschland oder zumindest innerhalb der EU befindet. Die Software sollte den Anforderungen der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) genügen. Wenn Sie sich so gut wie möglich absichern möchten, achten Sie darauf, dass der Softwareanbieter nach ISO 27001 über ein zertifiziertes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) verfügt.

Tipp

Die Ergebnisse der ersten drei Schritte sollten Sie in einem konkreten Anforderungskatalog festhalten, der einerseits gewünschte Features, Funktionen, Ansichten und Anforderungen aller späteren Anwender und andererseits die technischen Anforderungen an die Software beinhaltet. Dieser Katalog legt ihr Ziel fest und ist die Grundlage der folgenden Projektmanagement-Software-Evaluierung.

Schritt 4: Markt zielgerichtet sondieren

Nun können Sie sich gut vorbereitet und furchtlos in den Anbieterdschungel wagen. Jedoch sollten Sie auch nicht ohne vorherige Planung die Suchmaschine anwerfen. Folgende Vorgehensweisen haben sich als besonders praktikabel erwiesen:

  1. Recherchieren Sie in Projektmanagement-Software-Tests. Beachten Sie dabei, dass es sich bei Software-Vergleichen und manchmal sogar bei so titulierten „Tests“ in vielen Fällen um Affiliate-Partnerschaften handelt, in denen die bestbewerteten Produkte für ein gutes Review und Ranking bezahlen. Besser eignen sich Zeitschriften und Fachmagazine oder renommierte Seiten, auf denen neben objektiv verfassten Produktreviews auch zahlreiche geprüfte Bewertungen durch Anwender abgegeben werden können, beispielsweise das projektmagazin und Projektmanagement Aktuell des deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM). Eine ergiebige Ressource sind zudem Software-Plattformen wie der Softguide oder Capterra.
  2. Hören Sie sich auf Fachmessen, bei Branchenevents, auf Branchenportalen oder in branchenspezifischen Gruppen in sozialen Business-Netzwerken wie LinkedIn oder Xing um, welche Projektmanagementprogramme Ihre Wettbewerber verwenden. Branchenspezifische Lösungen könnten eventuell auch für Ihre Arbeit und Ihre Art von Aufgaben von Vorteil sein.
  3. Ziehen Sie ergänzend Empfehlungen aus Suchmaschinen hinzu. Informieren Sie sich im Idealfall spezifisch und suchen Sie nicht nur nach „Projektmanagement Software“, sondern präzisieren Sie Ihre Anfrage und suchen Sie beispielsweise nach „Projektmanagementsoftware Baugewerbe“ oder „Projektmanagementsoftware Agentur“. Auch die Suche nach einem Funktionsschwerpunkt kann sich lohnen, z.B. „Projektmanagement Software Zeiterfassung“ oder „Projektcontrolling Software“.

Einen ersten Einstieg zur Orientierung finden Sie auch in unserem Projektmanagement-Software-Vergleich der 11 besten und beliebtesten Projektmanagement-Tools. Sammeln Sie zunächst Namen möglicher PM-Programme und erstellen Sie eine Liste zur Übersicht. Danach können Sie sich auf den Websites der Softwareanbieter informieren, welche Funktionen und Anforderungen das jeweilige Produkt abdeckt. Nehmen Sie Ihren zuvor formulierten Anforderungskatalog als Grundlage, um jede Software nach diesem Schema systematisch „abzuklopfen“.

Tipp

Streichen Sie bei der Auswahl der Projektmanagement-Software rigoros all jene Produkte von der Liste, die nicht sämtliche Teilbereiche abdecken, die Sie benötigen. Fehlt eine geforderte Funktionalität komplett, lohnt es sich nicht, sich weiter mit einem PM-Software-Anbieter zu beschäftigen.

Fehlt bei einem Anbieter eine erwünschte Information, können Sie die Gelegenheit gleich nutzen, um die Servicehotline und Beratungskompetenz des Providers zu testen. Sieben Sie nach dieser ersten Software-Evaluierung die Projektmanagementprogramme aus, die Ihre Voraussetzungen an Funktion und Usabilty nicht erfüllen. Die drei bis fünf besten PMS bleiben im Rennen.

Schritt 5: Präsentationen vereinbaren

Nun wird es endlich praktisch: Vereinbaren Sie je eine Softwarepräsentation bei den Herstellern und lassen Sie sich die Softwareprodukte vorführen. Es ist ratsam, eine Präsentation im Team zu besuchen und vorab Fragen zu formulieren. Gehen Sie bei jeder Softwarepräsentation gezielt auf die Punkte in Ihrem Anforderungskatalog ein, die

  • Sie nicht einwandfrei anhand der Informationen auf der Website klären konnten.
  • Ihnen besonders wichtig sind.
  • hinsichtlich der Navigation oder Usability interessant sind.

Sieben Sie danach weiter aus und streichen Sie die Produkte, die Sie bezüglich des Designs, der Usability oder hinsichtlich der Navigation nicht überzeugen konnten. Die große Auswahl an Projektmanagement-Lösungen sollte nun auf zwei bis drei Produkte geschrumpft sein.

Schritt 6: Hands-on – der PM-Software-Praxistest

Begehen Sie nicht den Fehler, indem Sie vorschnell eine Projektmanagement-Software auswählen, die Sie nur anhand der Funktionsbeschreibung und im Rahmen einer Präsentation kennengelernt haben. Natürlich kennen die Vertriebsmitarbeiter der Hersteller die Schwächen Ihrer Tools genau und konzentrieren sich bei jeder Präsentation darauf, nur die Stärken ihrer Software hervorzuheben.

Um die Nutzerfreundlichkeit einer Software wirklich beurteilen zu können, müssen Sie selbst Hand anlegen: Auf zum Projektmanagement-Software-Test! Bestehen Sie darauf, dass möglichst viele Ihrer Mitarbeiter Gelegenheit erhalten, die Software in sämtlichen Bereichen zu prüfen. Je länger der Testzeitraum, desto besser. Jeder Test-Anwender sollte mehrfach all die Aktionen durchführen, die er später im täglichen Gebrauch auch vollziehen würde.

Lassen Sie jeden Test-Anwender die Usability am Ende der Testperiode nach einem zuvor festgelegten, standardisierten Bewertungssystem beurteilen. Es bietet sich eine Bewertungsskala im Bereich von -3 bis +3 oder -5 bis +5, jeweils mit ergänzenden Kommentaren an. Die in den Minusbereich reichenden Skalen ermöglichen den Testern, aktiv Ablehnung oder Enthaltung bezüglich eines Aspekts auszudrücken, was ein Schulnotensystem von 1-6 oder eine Punkteskala von 1-10 nicht ermöglicht. Können sich einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen mit der Bedienung einzelner Module oder Funktionsbereiche gar nicht anfreunden, wird die Software dauerhaft auf Widerstand stoßen und eignet sich nicht für Ihre Anforderungen.

Werten Sie die Ergebnisse anschließend aus und vergessen Sie dabei nicht, eine entsprechende Gewichtung vorzunehmen. Führt eine Software zwar im Gesamtdurchschnitt der Bewertungen, aber wurde gleichzeitig eine Schlüsselfunktion von allen Testern im Minusbereich bewertet, sollten Sie sie dennoch von der Liste streichen. Besteht keine der PMS in der engeren Auswahl den Usability-Test, sollten Sie zu Schritt 4 zurückkehren.

Schritt 7: Angebote einholen

Bereits parallel zu Schritt 6 können Sie Angebote von den verschiedenen Anbietern anfordern. Spielen Sie mit offenen Karten und lassen Sie die Vertriebsmitarbeiter ruhig wissen, dass Sie noch weitere Produkte testen und welche Produkte Sie testen. Aufgrund des breitgefächerten Angebots werden sich die Anbieter vermutlich um Sie bemühen und auch Ihre Anforderungen und Bedürfnisse besser kennenlernen wollen. So können Sie sicherlich das ein oder andere Goodie oder Zusatzmodul vergünstigt abstauben.

Fordern Sie mit dem Angebot gleich eine Information darüber an, wie lange die Implementierung der Projektmanagement-Software und Schulung sämtlicher Mitarbeiter dauern wird und ab wann das Projektteam beginnen kann, mit der Software zu arbeiten.

Schritt 8: Vertrag prüfen und abschließen

Beziehen Sie in die finale Entscheidung diejenigen Personen ein, die am intensivsten mit der Software arbeiten werden – höchstwahrscheinlich die Projektmanager – und achten Sie nicht nur auf den Einführungspreis. Scheinbar besonders günstige Anbieter warten nämlich mitunter mit versteckten Kosten auf, beispielsweise für den Support. Der Preis sollte in keinem Fall das alleinige Entscheidungskriterium sein!

Je nachdem, ob Sie sich für einen Lizenzkauf oder ein SaaS-Modell entschieden haben, werden Sie einen Kaufvertrag oder Mietvertrag abschließen. Nehmen Sie sich genügend Zeit, den Vertrag zu studieren und prüfen zu lassen. Halten Sie detaillierte technische Anforderungen wie Verfügbarkeiten, Verantwortlichkeiten, Servicezeiten, Reaktionszeiten, Erreichbarkeiten des Supports etc. in einem separaten Service Level Agreement (SLA) fest.

Schritt 9: Softwareeinführung vorbereiten

Nachdem Sie sich entschieden haben und die Tinte getrocknet ist, sollten Sie sich bemühen, Ihre Mitarbeiter mitzunehmen und Sie auf die anstehende Softwareeinführung vorzubereiten. Vereinbaren Sie Einführungsveranstaltungen und Anwenderschulungen vor Ort, sodass sich Ihr ganzes Team oder zumindest einige Anwender frühzeitig bereit fühlen, mit der neuen Projektmanagement-Software zu arbeiten. Zwar ist die eigentliche Einführung der Software ein eigenes Projekt, doch ist der Übergang zur Auswahl der Projektmanagement-Software fließend.

Informieren Sie daher Ihre Mitarbeiter über Ihre Arbeit und die Fortschritte des Auswahlprozesses so transparent wie möglich. Behalten Sie dabei ein offenes Ohr und ermutigen Sie Mitarbeiter dazu, sich auch kritisch zu äußern. So schaffen Sie eine Vertrauensbasis, damit auch Probleme bei der Einarbeitung offen zur Sprache kommen.

Tipp

Die Auswahl und Einführung einer umfassenden Softwarelösung, wie sie die Auswahl von Projektmanagement-Software darstellt, bringt für Ihre Mitarbeiter viele mehr oder minder tiefgreifende Eingriffe in ihre Arbeitsweisen oder sogar ihre Rollen im Unternehmen mit sich. Begleiten Sie den gesamten Prozess daher nicht erst ab der Einführung, sondern bereits ab der Auswahl der Projektmanagement-Software eng flankierenden Maßnahmen des Change-Management.

Suchen und halten Sie den Kontakt mit den Anwenderberatern Ihres neuen Projektmanagement-Software-Anbieters. Idealerweise entwerfen Sie gemeinsam in enger Abstimmung eine auf Ihr Unternehmen angepasste Einführungsstrategie und schaffen so weitere Akzeptanz für die neue Software.

Fazit – so gelingt Ihr Projekt „Auswahl Projektmanagement-Software"

Die Auswahl der geeigneten Projektmanagement-Software ist ein Projekt für sich. Gehen Sie dieses Projekt strukturiert an und nutzen Sie unseren 9-Schritte-Plan, um eine fundierte Entscheidung zu fällen.

Ob Sie sich je nach Ihrem Bedarf für eine spezialisierte Teil- oder Einzellösung, eine modulare Kombinationslösung, die verschiedene Teilbereiche abdeckt oder eine umfassende Gesamtlösung für Ihr Projektmanagement oder sogar eine umfassende Business-Coordination-Software entscheiden, ob Sie eine Web App im SaaS-Modell oder eine On-Prem-Lösung bevorzugen, ob ihre Software mit Scrum-Modul, Gantt-Charts oder Kanban-Board ausgestattet ist oder nicht – der entscheidende Faktor für den Erfolg einer späteren Softwareeinführung und dauerhaften Softwarenutzung ist die Akzeptanz der Nutzer.

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Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Auswahl der passenden Projektmanagement-Software und für alle künftigen Projekte!

 

Über den Autor

Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH, nutzt auch das Marketing die Möglichkeiten von Projektmanagement-Software, um Projekte effizient umzusetzen. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung und stets über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen aus der Welt des Projektmanagements informiert.

  

Die Auswahl einer Projektmanagement-Software ist ein Projekt für sich.

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