27.03.2023 - Fachartikel
Softwareeinführung: Schritt für Schritt oder Big Bang?
Die Einführung von Unternehmenssoftware ist ein komplexes Unterfangen. Hierbei ist verlässliches Projektmanagement und spezifisches Know-how gefragt. Welche Einführungsstrategien gibt es? Welche Strategie eignet sich für welche Situation und für welchen Zweck? Welche Faktoren haben Einfluss darauf, welche Strategie die richtige ist? Mit diesem Wissen führen Sie Ihr Einführungsprojekt zum Erfolg.
Inhalt
Was ist eine Softwareeinführung?
Der Begriff „Softwareeinführung“ (auch „Software-Rollout“) beschreibt den Vorgang zur Etablierung einer neuen Software in einer Organisation. Häufig wird er gleichgesetzt mit eher technischen Aufgaben wie bspw. Softwareverteilung, Installation und Konfiguration. Eigentlich umfasst der Begriff jedoch den gesamten Prozess, bei dem eine neue Software (beispielsweise ein ERP-System, eine Projektmanagement-Software oder eine andere Unternehmenssoftware) in eine Organisation eingeführt wird.
Dieser Prozess umfasst
- Anforderungsdefinition
- Software-Auswahl
- Software-Implementierung und -Integration
- Überwachung der neuen Software im laufenden Betrieb (Betrieb und Wartung)
- Schulung der Anwender in der Softwarenutzung
Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt werden kann und die Anforderungen des Unternehmens erfüllt. Die Auswahl einer geeigneten Software kann bereits als eigenständiges Projekt angesehen werden, auf das die eigentliche Softwareeinführung als weiteres Projekt folgt.
Der Zweck einer Softwareeinführung ist es, eine neue oder aktualisierte Software erfolgreich zu implementieren, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern, die Effizienz und Produktivität zu steigern und die Bedürfnisse des Unternehmens zu erfüllen.
Warum die Softareeinführung wichtig ist
Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer eine heikle Angelegenheit – und zwar sowohl für Beteiligte des Kundenunternehmens (Projektleitung, Entscheidungsträger, Geschäftsführung) als auch für den Anbieter, meist repräsentiert duch die Anwenderberater des Softwareunternehmens.
Zum einen bindet solch ein Projekt Ressourcen und zum anderen hat die Einführung wichtige Konsequenzen hinsichtlich der betriebswirtschaftlichen Prozesse. Wenn in projektgetriebenen Unternehmen eine neue Projektinfrastruktur eingeführt wird, beeinflusst das die Konkurrenzfähigkeit des Unternehmens. Mögliche Fehler bei der Softwareeinführung sollten Sie also in jedem Fall kennen und durch professionelles Projektmanagement vermeiden.
- Je größer das Kundenunternehmen ist,
- je mehr Standorte und Abteilungen mit der Software ausgestattet werden sollen und
- je tiefer das Softwareprodukt in die Unternehmensstrukturen und Geschäftsprozesse eingebunden werden soll...
...desto komplexer und strategisch bedeutsamer ist es, die optimale Software-Einführungsstrategie (Roll out strategy) zu wählen.
Phasen der Softwareeinführung
Ein Softwareeinführungsprojekt lässt sich, ebenso wie jedes andere Projekt, in fünf Projektmanagementphasen gliedern.
- Initialisierung
- Definition
- Planung
- Steuerung
- Abschluss
Nach diesem auf fünf Projektmanagementphasen basierenden Modell nach IPMA wird die grobe Projektstruktur in der Definitionsphase festgelegt. Im Softwareeinführungsprojekt basiert dies auf der Einführungsstrategie, das bedeutet, dass diese ebenfalls in der Definitionsphase, also vor der Projektplanung, feststehen muss.
In der Planungsphase werden nach Definition der IPMA die Projektstruktur, die Ressourcen, die Termine und die Kosten detailliert geplant, der Projektgesamtplan festgelegt und Projektrisiken sowie Gegenmaßnahmen in einem iterativen Prozess bestimmt. Sind die Risiken zu groß, ist ein Rückschritt in die Definitionsphase und Änderung der Einführungsstrategie möglich.
Die konkreten Tätigkeiten im Projekt werden in Projektphasen beschrieben. Bei einem Software-Einführungsprojekt ergeben sich unterschiedliche Projektphasen, je nach gewählter Einführungsstrategie: So kann sich im selben Projekt die Einführung des ersten Moduls in der Abschlussphase befinden, während sich die Einführung eines anderen Moduls noch in der Planungsphase befindet.
Softwareeinführung: Strategien
Die Wahl der Rollout-Strategie steht in der Definitionsphase jedes Softwareeinführungsprojekts an. Im Wesentlichen kommen drei verschiedene Arten von Rollout-Strategien zum Einsatz:
- Big-Bang-Ansatz
- Iterative Einführungsstrategien
- Kombinierte Einführungsstrategien
Oft werden die drei grundlegenden Ansätze in der Praxis zu komplexen Einführungsstrategien kombiniert. Die Entscheidung, welche Einführungsstrategie im jeweiligen Fall die passende ist, hängt von einer Vielzahl von Einflussfaktoren und den spezifischen Vor- und Nachteilen der verschiedenen Einführungsstrategien ab.
Schnell und komplett mit großem Knall: Big-Bang-Softwareeinführung
Bei der Big-Bang-Strategie werden alle Softwaremodule zu einem bestimmten Stichtag für alle Nutzer aktiviert. Die neue Software ersetzt das alte System ganzheitlich, sodass Nutzer keine Prozesse im Neu- und Altsystem parallel pflegen müssen und ab dem Einführungsdatum nur noch mit der neuen Software arbeiten Die Migration der Daten kann vor dem Stichtag abgeschlossen werden. Big Bang ist die schnellste und kostengünstigste Art der Softwareeinführung für große Unternehmen, denn es müssen nicht mehrere Anwendungen parallel bezahlt, gewartet und mit Schnittstellen verbunden werden – vorausgesetzt, es läuft alles nach Plan.
Treten Probleme auf, verursacht eine Big-Bang-Einführung schnell hohe Kosten. Im schlimmsten Fall kann bei einem Abbruch und Scheitern des Einführungsprojekts kein „Rollback“ auf das Altsystem erfolgen und alle Unternehmensprozesse geraten ins Stocken. Der abrupte Wechsel auf eine neue Lösung kann für viele Mitarbeiter eine Überforderung darstellen – Akzeptanzprobleme drohen. Im schlimmsten Fall wird die neue Software nicht angenommen und das angestrebte Ziel nicht erreicht.
Sinnvoll ist die Softwareeinführung mit Big Bang nur dann, wenn
- das Management voll hinter der Einführung der Software steht und den Prozess unterstützt,
- die Mitarbeiter der Implementierung gegenüber positiv eingestellt sind,
- die Ziele und Anforderungen bekannt sind,
- ein erfahrener Projektleiter zur Verfügung steht.
Ist die Big-Bang-Methode die richtige für Ihr Einführungsprojekt?
Mehr zur Einführung von Software nach dem Big-Bang-Ansatz, Vorteilen und Nachteilen sowie Tipps zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel „Software einführen nach Big-Bang-Modell: Schnell mit großem Knall“.
Best Practice Big Bang-Einführung: items GmbH & Co. KG
Entdecken Sie die Erfolgsgeschichte von items GmbH & Co. KG und ihrer nahtlosen Umstellung auf Projektron BCS! Erfahren Sie, wie dieser Full-Servie-IT-Dienstleister in der Energiewirtschaft bereits 2011 Projektron BCS nach Big Bang einführte, die Effizienz steigerte und für zukünftiges Wachstum gerüstet ist. Lesen Sie den vollständigen Anwenderbericht jetzt für inspirierende Einblicke und wertvolle Erkenntnisse!
Schritt für Schritt: iterative Einführungsstrategien
Iterative, also schrittweise Strategien für die Softwareeinführung, mindern das hohe Risiko, das beim Big Bang besteht. Identifizieren die Beteiligten im Verlauf des Einführungsprojekts ein Problem, lässt es sich mit vergleichsweise geringem Aufwand in Schach halten. Selbst wenn nicht behebbare Probleme auftreten, fällt der Preis des Scheiterns niedriger aus: Die Einführungstiefe war geringer und eine Rückkehr zum Altsystem ist noch möglich.
Die höhere Sicherheit geht zulasten des Aufwands: Eine iterative Einführung benötigt mehr Zeit als eine Big-Bang-Einführung, da sie in mehreren Phasen stattfindet. Jede einzelne Phase des Einführungsprojekts ist für sich betrachtet weniger komplex als eine Einführung nach Big Bang. Die Dauer des gesamten Einführungsprojekts steigt mit der Anzahl der Phasen.
Zentral gesteuerte Unternehmen müssen sich während eines iterativen Einführungsprojekts auf eine schlechtere Qualität des zentralen Controllings einstellen. Das trifft insbesondere dann zu, wenn das Unternehmen standort-, abteilungs- und projektorientiert die neue Sofware einführt. Dem Kundenunternehmen bleiben zwei Optionen: Entweder stellt es in diesem Fall viele temporäre Schnittstellen bereit, oder es pflegt die Daten in Alt- und Neusystem parallel. Beides verlängert die Projektlaufzeit und sorgt für höhere Kosten.
Reine iterative Einführungsstrategien lassen sich untergliedern in:
Projektorientierte Einführung
Die Software wird im ersten Einführungsschritt von einem motivierten Projektteam (Testteam) für ein Projekt genutzt. Nach Anpassungen erfolgt die Ausweitung auf jedes Team und jedes Projekt unternehmensweit. Mehr zum projektorientierten Ansatz, Vorteile, Nachteile und Tipps finden Sie im Artikel „Projektorientierte Softwareeinführung: Anpassung nach Erfahrung".
Funktional iterative Einführung
Die Module einer modularen Softwarelösung werden nacheinander eingeführt. Mehr zur Einführung von Software nach dem funktional iterativen Ansatz, Vorteilen und Nachteilen sowie Tipps zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel „Funktional iterative Softwareeinführung: Modul für Modul zum Erfolg".
Regional/abteilungsweise iterative Einführung
Die Software wird schrittweise über die Standorte oder Abteilungen eingeführt. Mehr zur Einführung von Software nach dem regional und abteilungsweise iterativen Ansatz, Vorteilen und Nachteilen sowie Tipps zur Vorgehensweise finden Sie im Artikel „Regional oder abteilungsweise iterative Softwareeinführung".
Kombinierte Einführungsstrategien
Ist eine kombinierte Strategie passend für Ihr Einführungsprojekt?
Finden Sie es heraus und lernen Sie die kombinierten Strategien mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen kannen. Detailliert beschrieben finden Sie die kombinierten Einführungsstrategien im Artikel „Kombinierte Einführungsstrategien: Per Kombo zur erfolgreichen Softwareeinführung“.
11 Einflussfaktoren auf die Wahl der Strategie für die Softwareeinführung
Verbessern Sie die Erfolgsaussichten für Ihr Einführungsprojekt
Im Artikel „Software einführen: Diese 11 Einflussfaktoren bestimmen die Strategie“ erfahren Sie mehr über die einzelnen Einflussfaktoren und zu Möglichkeiten, wie Sie sie zu Ihren Gunsten beeinflussen können.
Wie die Ausprägung der Faktoren die Wahl der Strategie bestimmt
Das Schema unten zeigt den Einfluss der verschiedenen Faktoren auf die Wahl einer entweder iterativen Strategien oder des Big-Bang-Ansatzes. Die hellblau hinterlegten Produktfaktoren sprechen bei jeweils steigender Anzahl von Modulen, Anpassungen oder einzurichtenden Schnittstellen umso stärker für iterative Ansätze. Ist die Menge abzulösender Systeme allerdings sehr hoch und müssten deshalb temporär viele Schnittstellen von Alt- zu Neusystem eingerichtet werden, stellt dies ein K.-o.-Kriterium dar und führt zur Big-Bang-Einführung.
Unter den nicht beeinflussbaren Unternehmensfaktoren (grün hinterlegt) ist Zeitdruck ein Ausschlusskriterium gegen iterative Ansätze. Viele Prozessänderungen sprechen gegen eine Big-Bang-Einführung. Je mehr Standorte und Anwender es gibt, desto eher stellt ein iteratives Konzept die bessere Wahl dar.
Ausschlaggebend für die Wahl der richtigen Strategie sind meist die beeinflussbaren Unternehmensfaktoren. Jeder dieser vier blau hinterlegten Faktoren kann mit entsprechenden Maßnahmen verbessert werden, sodass weitere Strategien infrage kommen. Aus der Tendenz zu entweder iterativer oder Big-Bang-Vorgehensweise ergibt sich damit eine Vielzahl konkreter Einführungsstrategien.
Sie wissen noch immer nicht, welche Strategie für Ihren individuellen Fall die beste wäre? Kein Problem! Wir verfügen über akkumuliert jahrzehntelange Erfahrung in der Einführung von komplexer Unternehmenssoftware und können Ihr Projektteam durch Strategiefindung, Schulungen, Workshops und in beratender Funktion individuell, gezielt und kompetent unterstützen.
Strategiefindung mit Expertentool
Die elf komplexen Faktoren zu gewichten und die passende Einführungsstrategie zu empfehlen, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Wir Anwenderberater der Projektron GmbH greifen für die Einführung von Projektron BCS auf ein Expertentool zurück, das wir eigens für diesen Zweck entwickelt haben.
Die Berater befüllen die Eingabefelder des Tools in Workshops und im Dialog mit dem Kundenunternehmen, indem sie entsprechende Werte für die elf Einflussfaktoren ermitteln. Das Tool
- gewichtet die Kriterien angepasst auf die Bedingungen und Anforderungen des jeweiligen Kundenunternehmens,
- visualisiert die Eignung der Strategien vergleichend und
- gibt konkrete Handlungsempfehlungen, um die Einführung bestmöglich vorzubereiten und die Bedingungen vor Projektstart zu optimieren.
Oft gibt es mehrere Strategien, die unter den gegebenen Rahmenbedingungen infrage kommen. Manager (Kundenunternehmen) und Berater (Anbieter der Software) sollten sich vor allem auf die vier beeinflussbaren Unternehmensfaktoren fokussieren. Wer die Möglichkeit hat, diese Faktoren positiv für das Einführungsprojekt zu beeinflussen, hat automatisch mehr Freiheit bei der Wahl der Strategie.
Fazit: Softwareeinführung braucht Expertise
Haben Sie Ihr Auswahlprojekt für eine neue Unternehmenssoftware und einen ersten Test erfolgreich abgeschlossen, können Sie das Software-Einführungsprojekt initiieren. Die Wahl der passenden Einführungsstrategie ist dabei in der Definitionsphase des Einführungsprojekts der zentrale Faktor, der über Erfolg oder Scheitern der Softwareeinführung entscheidet. Stellen Sie sie daher in den Mittelpunkt. Sie entscheidet über das gesamte Konzept der Softwareeinführung, über Zeitpläne, über konkrete Maßnahmen von Migration der Daten bis hin zu Inhalten einer Schulung für die Mitarbeiter.
Bei der Entscheidung für eine Strategie müssen Sie die komplexe Wechselwirkung verschiedener Einflussfaktoren bewerten und Kombinationen von Ausprägungen erkennen, die bestimmte Strategien ausschließen oder zwingend bedingen.
Diese Aufgabe ist sehr komplex und kann nur mit viel Erfahrung allein unternehmensintern entscheiden werden. Wenn Sie eine neue Unternehmenssoftware einführen, sollten Sie die Hilfe von Spezialisten in Anspruch nehmen und das Einführungsprojekt auf vertrauensvoller Basis mit den Anwenderberatern des Softwareanbieters gemeinsam bestreiten.
Über den Autor
Francisco Josué Artaza arbeitet seit 15 Jahren bei der Projektron GmbH, derzeit als Marketingleiter und Anwenderberater. Er ist zertifiziert nach IPMA, PRINCE2 sowie als Scrum Product Owner. Er ist Experte für Softwareeinführungsstrategien und hat ein Tool entwickelt, das die Auswahl der passenden Strategie erleichtert.
Weitere interessante Artikel im Projektron-Blog
Projektmanagement-Software-Vergleich 2024
Schaffen Sie sich einen aktuellen Überblick: Wir vergleichen 13 der beliebtesten und besten Projektmanagement-Software-Lösungen. Fangen Sie hier an, entdecken Sie den Markt und vergleichen Sie selbst!
7 Vorteile einer PM-Software
Von besserer Excel-Tabelle bis hin zur umfassenden Business-Coordination-Software: Welche Vorteile bietet Projektmanagement-Software und für wen lohnt es sich, ein PM-Tool anzuschaffen? Wir liefern 7 gute Gründe, warum Ihr Unternehmen von Projektmanagement-Software profitiert.
Auswahl einer PM-Software
Steht in Ihrem KMU oder Ihrem Konzern die Auswahl einer Projektmanagement-Software an, wissen Sie vermutlich gar nicht, wo Sie mit der Suche nach dem für Sie passenden PM-Tool anfangen sollen. Dieser Guide bahnt Ihnen den Weg durch den PM-Software-Markt und führt Sie in 9 Schritten zur richtigen Entscheidung.
Projektkommunikation
Ein Hauptgrund für das Scheitern von Projekten ist mangelnde Projektkommunikation – laut einer PMI-Studie ist Kommunikationsmanagement im Projekt genauso wichtig wie eine genaue Kostenabschätzung, eine klare Definition der Projektziele und eine gründliche Risikoanalyse. 3 Praxis-Tipps für Ihre Projektkommunikation!