15.01.2024 - Fachartikel

Effizienz und Effektivität – Unterschied einfach erklärt

Effektivität und Effizienz sind zwei alltägliche Begriffe im Projektmanagement und werden oft synonym gebraucht, bezeichnen tatsächlich aber unterschiedliche Konzepte. Wissen Sie, was zu tun ist, wenn Ihr Projektleiter fordert, Sie sollten effizienter arbeiten? Sollen Sie mehr arbeiten oder bessere Ergebnisse abliefern? Um Missverständnisse aus dem Weg zu räumen, erklären wir hier den Unterschied von Effizienz und Effektivität anhand von vielen praktischen Beispielen und geben Tipps für effektive und effiziente Projektarbeit.

Was ist Effektivität und was ist Effizienz?

In der Praxis werden die beiden Begriffe oft verwechselt, ungenau oder synonym verwendet. Die Unterschiede sind jedoch gewaltig, wie die Definitionen zeigen.

Definition Effektivität

Der Duden definiert Effektivität als "die Fähigkeit, erwünschte Ergebnisse zu erzielen". Effektivität bezieht sich darauf, ob das erreichte Ergebnis dem zuvor gewünschten und festgelegten Ziel entspricht. Handeln Sie effektiv, tun Sie etwas, was Sie Ihrem erklärten Ziel näherbringt. Evaluiert der Projektleiter die Effektivität Ihrer Arbeit, geht es darum WAS sie getan haben und ob das Ergebnis die Erwartungen erfüllt.

Voraussetzung für Effektivität: klare Zieldefinition

Um zu bestimmen, ob eine Aktivität zielführend ist, muss natürlich zuallererst das Ziel feststehen und klar definiert sein. Nur wenn das Ziel bekannt ist, kann man Maßnahmen und Lösungswege entwickeln, um dieses Ziel zu erreichen.

Definition Effizienz

Der Duden definiert Effizienz als "die Fähigkeit, mit möglichst geringem Aufwand erwünschte Ergebnisse zu erzielen". Effizienz bezieht sich also darauf, wie gut Ressourcen (wie Zeit, Geld, Materialien) verwendet werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es geht darum, Aufgaben schnell und ohne Verschwendung zu erledigen. Es geht um Wirtschaftlichkeit, und um ein möglichst gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Handeln Sie effizient, handeln Sie auf die richtige Art und Weise. Evaluiert der Projektleiter die Effizienz Ihrer Arbeit, geht es darum, WIE sie gehandelt haben, um das Ziel zu erreichen.

Voraussetzung für Effizienz: Prozessoptimierung

Um zu entscheiden, ob die Art und Weise zur Erreichung eines Ziels effizient, also ressourcenschonend ist, braucht es zwingend mindestens eine objektive Vergleichsgröße. Es bietet sich also an, verschiedene Lösungswege und Methoden zu erproben, um sich der effizientesten Arbeitsweise so weit wie möglich anzunähern und Best Practices zu etablieren. Wer die Effizienz steigern möchte, muss also daran arbeiten, praktikable Prozesse zu etablieren und diese Tag für Tag immer weiter zu optimieren.

Effizient oder effektiv? – eine Eselsbrücke

Effektivität bezieht sich auf das Ergebnis, den Effekt. Effizienz bezieht sich auf Wirtschaftlichkeit der Umsetzung. Man kann also als Faustregel sagen:

Effektiv ist es, die richtigen Dinge zu tun. (Die Arbeit ist zielführend. Das Handeln hat einen Effekt.)
Effizient ist es, die Dinge richtig tun. („Ef-wie-zient“ - Die Arbeit ist ressourcenschonend.)

Effizienz beschreibt das "WIE" und Effektivität das "WAS. Eine Aufgabe kann also effizient und nicht effektiv bearbeitet werden, wenn die Maßnahmen und das Handeln auf das falsche Ziel hinwirken.

Wenig arbeiten und dennoch gesetzte Ziele erreichen und hervorragende Ergebnisse erzielen: Wer das schafft, arbeitet effektiv und effizient zugleich.

Effizienz und Effektivität: 4 Beispiele aus der Unternehmens- und Projektmanagement-Praxis

Welche Handlungen in welchem Maß effektiv oder effizient sind, lässt sich nicht immer leicht beantworten. Klar wird der Unterschied in folgenden vier praktischen Beispielen.

Beispiel 1: Alle Wege führen nach Rom?

Wenn es Ihr erklärtes Ziel ist, in die ewige Stadt zu reisen, um einen Espresso auf der Piazza del Popolo zu trinken, könnten Sie sich unverzüglich zu Fuß auf den Weg gen Süden machen. Sie kommen auf Schusters Rappen höchst effektiv Schritt für Schritt Ihrem Ziel näher. Effizient ist es hingegen, wenn Sie sich stattdessen zum nächsten Bahnhof oder Flughafen begeben und dort ein Ticket gen Rom lösen.

Ist es aber wirklich so einfach? Nein. Denn was im Sinne des Projektmanagement wirklich effizient ist, hängt davon ab, auf welche Zieldimension sich die Effizienz beziehen soll:

  • Ist die Ressource Zeit knapp, machen wir mit dem Flugzeug alles richtig.
  • Soll unser Ziel „Espresso in Rom trinken“ allerdings möglichst CO²-neutral erreicht werden, stellt vermutlich das Fahrrad die beste Art und Weise dar, das Ziel effizient zu erreichen. Wir müssen unseren Prozess entsprechend anpassen.
  • Müssen wir kostenschonend agieren und ist die Ressource Zeit nicht knapp, sind die Wanderung oder die Fahrradtour wohl die effizientesten Alternativen, um unser Ziel zu erreichen.
  • Sind sowohl Zeit als auch Kosten begrenzt, ist es die richtige Maßnahme, nicht unsere Methode und unsere Prozesse, sondern vielmehr unsere Zieldefinition anzupassen und Abstriche zu machen: Lautet das Ziel nun nur noch „Espresso trinken“ können wir den Espresso in der Kaffeeküche des Büros hinunterstürzen und handeln damit nicht nur effektiv, sondern auch höchst effizient.

Gerade im Kontext des Projektmanagements ist es wichtig, auf welche Zieldimension des magischen Dreiecks im Projektmanagement sich unsere Aussage bezieht.

Beispiel 2: Produktmarketing effektiv und effizient

Unternehmen A und B setzen sich beide das Ziel, ihren Umsatz binnen sechs Monaten um 10% zu steigern.

Unternehmen A startet eine Marketingkampagne, engagiert externe Digitalmarketing-, Werbe- und PR-Agenturen. Sofort werden Werbeanzeigen auf allen Kanälen geschaltet. PaidAds, Printanzeigen, Radio- und Fernsehspots werden produziert und publiziert. Über Headhunter werden neue Vertriebsmitarbeiter eingestellt, die sich in einen Kaltakquise-Marathon stürzen. Nach einem halben Jahr stellt sich heraus, dass der Umsatz tatsächlich um 10% gestiegen ist. Das bedeutet, Unternehmen A hat sein Ziel und das gewünschte Ergebnis erreicht. Das Handeln war effektiv.

Unternehmen B plant zunächst das Projekt „Umsatzsteigerung“ gezielt in einer Projektmanagement-Software. Es analysiert datenbasiert, über welche Kanäle bisher die meisten Kunden gewonnen wurden. Nur dort ergreift es nun gezielt Werbemaßnahmen. Die Vertriebsmitarbeiter kontaktieren zufriedene Kunden und starten eine Empfehlungsaktion, damit die wiederum neue Kunden anwerben. Alle Arbeiten, Aufwände, Erfolge und Verbesserungsvorschläge werden dabei dokumentiert, um den Prozess während des Projektverlaufs und nach Projektabschluss weiter zu optimieren. Dies war effizientes Management und Handeln, da die Ressourcen Zeit, Budget, Personal und Technologie gezielt und schonend genutzt werden. Gleichzeitig war das Handeln auch effizient, denn auch Unternehmen B hat das Ziel von 10% Umsatzsteigerung erreicht.

Es ist wichtig zu beachten, dass effektives Handeln und effizientes Handeln nicht immer voneinander unabhängig, sondern oft miteinander verbunden sind. Eine Aufgabe kann effizient und effektiv erledigt werden, wenn sie das richtige Ziel hat und die Ressourcen effektiv genutzt werden.

Beispiel 3: Effektiv und effizient am Beispiel Urlaubsmanagement

Um Urlaub zu beantragen, wenden sich die Mitarbeiter Ihres Unternehmens an die Personalabteilung. Dort erhalten sie einen ausgedruckten analogen Antragszettel, den sie mit zu ihrem Arbeitsplatz oder nach Hause nehmen, um dort die gewünschten Urlaubszeiträume einzutragen. Danach reichen die Mitarbeiter die Urlaubsanträge in der Personalverwaltung ab. Diese nimmt den Antrag entgegen, prüft ob noch genügend Urlaubsbudget vorhanden ist und leitet den Antrag an den betreffenden Team- oder Projektleiter weiter.

Erteilt er seine Zustimmung, reicht er den unterschriebenen Antrag erneut zurück an die Personalabteilung. Die informiert den Mitarbeiter, ob der Urlaubswunsch bewilligt werden konnte und trägt den Urlaub in den Kalender ein, wo ihn Kollegen sehen und bei ihrer eigenen Urlaubsplanung berücksichtigen können. Der Antrag wird schließlich gescannt, digital im Dokumentenmanagementsystem verschlagwortet und archiviert, das analoge Papierdokument wird abgeheftet. Im Fall, dass der Urlaubswunsch zurückgezogen oder später umterminiert werden soll, wird das Dokument wieder hervorgeholt, um den Änderungsprozess anzustoßen.

Diese Vorgehensweise ist effektiv – das Ziel wird schließlich erreicht und alle Anforderungen erfüllt: Der Mitarbeiter kann seinen Urlaub beantragen, die erforderlichen Genehmigungs- und Dokumentationsprozesse werden eingehalten und es ist für Transparenz gesorgt, da alle den Termin sehen können. Effizient ist der gerade beschriebene Prozess mitnichten. Der Prozess ist zu komplex, der Organisations- und Zeitaufwand, um das gewünschte Ziel zu erreichen, zu hoch. Im Sinne der Wirtschaftlichkeit ist das nicht.

Mit einer Software sorgen Sie durch Automatisierung des Urlaubsprozesses für deutlich mehr Effizienz. Planung, Beantragung, Genehmigung, Bewilligung, Eintragung mit dem Kalender, Archivierung und Einrichten einer Stellvertreterregelung finden so zentral, ohne Medienbrüche an einem Ort, zügig und geregelt durch einen standardisierten Workflow mit wenigen Klicks im Tool statt.

Ist die Softwarelösung zum Urlaubsmanagement in eine Projektmanagement-Software eingebunden, wie beispielsweise im Fall von Projektron BCS, werden Urlaubszeiten der Mitarbeiter direkt mit dem Ressourcenmanagement synchronisiert. Andere Teammitglieder und die Projektleitung wissen damit sofort, wann wer verfügbar ist und können mit begrenzt vorhandenen personellen Ressourcen vorausschauend und verlässlich planen. Der Genehmigungsprozess lässt sich als BPMN-Prozess modellieren und somit vollständig digitalisieren und automatisieren. Anträge werden effizient und effektiv verwaltet.

Beispiel 4: Effektivität und Effizienz in der Softwareentwicklung

Testseite

Ein Developer-Team eines Software­entwicklungs­unternehmens ist damit beauftragt, ein Softwareprojekt abzuschließen, bei dem für einen Kunden ein neues CRM-System entwickelt werden soll. Es setzt sich dafür sowohl Ziele bezüglich der Effektivität als auch bezüglich der Effizienz:

In diesem Fall ist das Effektivitäts­ziel, ein CRM-System zu erstellen, das die Anforderungen der Kunden erfüllt. Eine effektive Lösung würde die Bedürfnisse der Kunden genau ansprechen und die beabsichtigten Ergebnisse erzielen. Das fertige CRM-System enthält alle geforderten Funktionen. Der Kunde ist mit dem Ergebnis zufrieden. Das Entwickler­unternehmen profitiert von der Kunden­zufriedenheit, positiven Bewertungen und Weiter­empfehlungen.

Das Effizienz-Ziel ist es, die gegebenen Ressourcen optimal zu nutzen, um das Ergebnis zu erreichen. Das bedeutet, es ist effizient, wenn das Entwicklungs­team die Anforderungen des Kunden in einem angemessenen Zeit­rahmen und mit minimalen Ressourcen erfüllen kann. Dazu nutzt das Team agile Methoden wie Scrum und Tools, um den Entwicklungsprozess zu beschleunigen, die Arbeitszeit der Team­mitglieder optimal zu nutzen und das Projekt­budget nicht zu überschreiten. Der Kunde profitiert von schnellerer Lieferung und niedrigeren Rechnungen. Das Entwickler­unternehmen profitiert, da es mehr Kunden in kürzerer Zeit zufrieden­stellen kann.

Kann man effizient arbeiten ohne effektiv zu sein?

In der Tat kommt es nicht oft vor, dass man effizient arbeitet, ohne dabei dem Ergebnis näherzukommen, also auch gleichzeitig effektiv ist. In der Praxis ist dies allerdings möglich. Beispielsweise kann jemand sehr schnell arbeiten, indem er Ressourcen wie Zeit oder Materialien effizient nutzt, aber wenn die Arbeit am Ende nicht das gewünschte Ergebnis liefert, war sie trotzdem nicht effektiv.

Das verdeutlicht folgendes Szenario:

  1. An einem Ticket wird eine Arbeitsanweisung formuliert, die zur Erfüllung einer Projektaufgabe notwendig ist.
  2. Der zugewiesene Bearbeiter beginnt mit der Bearbeitung.
  3. Im Laufe der Bearbeitung ändert sich die Aufgabenstellung oder die Aufgabe ist zur Erreichung des Ziels obsolet geworden.
  4. Der Projektleiter oder Arbeitspaketverantwortliche verpasst es, das dem Bearbeiter mitzuteilen.
  5. Der Bearbeiter arbeitet also effizient auf ein Ergebnis hin, das zum Erreichen des Ziels gar nicht mehr notwendig ist.

In der Softwareentwicklung kann es sehr leicht passieren, dass man effizient arbeitet, ohne effektiv zu sein. Im Sinne der Effizienz erstellt ein Bearbeiter beispielsweise einen Softwarecode, der am Ende aber niemals ausgeführt werden muss.

Um diesem Dilemma vorzubeugen, schafft ein gut durchdachter Änderungsmanagement-Prozess mit anschließender Validierung der Anforderungen Abhilfe. Das Ziel muss allen Beteiligten immer klar sein. Daher ist eine gut organisierte Projektkommunikation unerlässlich.

Effektivität und Effizienz im Projektmanagement

Im Projektmanagement und in der Projektarbeit sind sowohl Effizienz als auch Effektivität gefragt, um das Projektziel im Sinne der übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen. Wer in der Projektarbeit dem Effizienzgedanken alles inklusive der Effektivität unterordnet, läuft Gefahr höchst effizient in die falsche Richtung zu planen, wickelt höchst effizient die falschen Projekte ab, besetzt effizient Positionen im Projektteam mit dem falschen Personal und verfolgt effizient und konsequent falsche Ziele.

  • Gerade zu Beginn eines Projekts, also in der Initialisierungs- und Definitionsphase, sollte Ihr Vorgehen vor allem von Effektivität geprägt sein. Den hier geht es um das die nüchterne Analyse der Ausgangssituation, die Dokumentation von Anforderungen des Auftraggebers und um die Definition von spezifischen, messbaren, realistisch erreichbaren und terminierten Zielen (SMART-Methode).
  • Erst nachdem Sie die Ziele operationalisiert haben und einzelne Projektphasen und Meilensteine in Projektstrukturplan definiert, im Ablaufplan sortiert und in einem Zeitplan terminiert haben, kommen Sie zur Wahl der entsprechenden Methoden, um diese Ziele imSinne der Effizienz möglichst ressourcenschonend zu erreichen.
  • Während der gesamten Projektabwicklung sollten Sie danach streben, die Effizienz weiter zu steigern, allerdings gilt es auch regelmäßig im Rahmen der Statusberichte, den Projektverlauf hinsichtlich seiner Effektivität kritisch zu hinterfragen.

5 Tipps für effektive und effiziente Arbeitsweise im Projektmanagement

1. Tipp: Zieldefinition

Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, sollten Sie klare und messbare Ziele definieren, die Sie erreichen möchten. So haben Sie eine klare Vorstellung davon, was erreicht werden soll und können sicherstellen, dass das Projekt in die richtige Richtung geht.

2. Tipp: Priorisieren

Prioritäten setzen ist wichtig, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Dinge zuerst erledigt werden. Dies kann dazu beitragen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt und dass die wichtigsten Ergebnisse erreicht werden.

3. Tipp: Zeitmanagement

Zeitmanagement ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Legen Sie Zeitpläne für jede Aufgabe fest und stellen Sie sicher, dass diese eingehalten werden.

4. Tipp: Kommunikation

Eine effektive Kommunikation ab dem ersten Tag ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und dass jeder weiß, was er zu tun hat. Stellen Sie sicher, dass es regelmäßige Meetings und Updates gibt, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen.

5. Tipp: Ressourcenmanagement

Ein effektives Ressourcenmanagement ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal optimal genutzt werden. Stellen Sie sicher, dass zur Erfüllung jeder Aufgabe die richtigen Ressourcen eingeplant sind hat und dass diese effizient eingesetzt werden.

Was ist wichtiger, Effektivität oder Effizienz?

Die kurze Antwort: Beides ist wichtig.

Es kommt bei dieser Frage aber immer darauf an, welche Ziele verfolgt werden. In manchen Fällen ist es wichtiger, effizient zu arbeiten, um Ressourcen wie Zeit und Geld zu sparen und Prozesse zu beschleunigen. In anderen Fällen ist es wichtiger, effektiv zu arbeiten, um sicherzustellen, dass das erreichte Ziel tatsächlich das gewünschte Ergebnis liefert.

Letztendlich sollte aber der primäre Fokus auf der Effektivität liegen, da die eindeutige Definition von Zielen und Ihre Erfüllung absolute Grundlage produktiven Arbeitens darstellen. Ohne eine effektive Arbeitsweise werden Sie damit aber auch nicht weit kommen, da Sie zu viele Ressourcen verschwenden und mit viel Input und Aufwand nur wenig Output erzielen. Das wäre unwirtschaftlich.

Effe vor Effi

Effektivität geht immer vor Effizienz (auch im Alphabet). Erst müssen Ziele klar definiert werden und die notwendigen Schritte, die zur Erreichung notwendig sind. Im Sinne der Effizienz sind dann Prozesse und Methoden so weit wie möglich zu optimieren. Effektivität + Effizienz = Erfolg!

Was ist der Unterschied zwischen Produktivität und Effizienz?

Effizienz und Produktivität sind zwei Begriffe, die oft miteinander in Verbindung gebracht werden, aber sie beschreiben unterschiedliche Dinge.

Effizienz bezieht sich darauf, wie gut Ressourcen wie Zeit, Materialien oder Arbeitskraft genutzt werden, um ein Ziel zu erreichen. Es geht darum, wie eine Maßnahme, eine Aufgabe oder ein Prozess durchgeführt werden, um das gewünschte Ergebnis mit minimalem Ressourceneinsatz zu erzielen.

Der Begriff Produktivität hingegen bezieht sich darauf, wie viel Output in Bezug auf den Input (Ressourcen) erreicht wird. Es geht darum, wie viel Wert (z.B. in Form von Gütern oder Dienstleistungen) mit den verfügbaren Ressourcen erzeugt wird.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das eine neue Produktionsmaschine einführt, die die gleiche Menge an Waren in halber Zeit produziert, würde als effizienter angesehen werden. Wenn das gleiche Unternehmen die gleiche Menge an Waren in der gleichen Zeit produzieren würde, aber mit weniger Ressourcen, würde es als produktiver angesehen werden.

In welchem Verhältnis stehen die Begriffe Effizienz und Produktivität?

Effizienz beschreibt die Art und Weise, WIE Arbeit erledigt wird. Produktivität beschreibt, WIE VIEL Arbeit erledigt wird. Wenn Sie Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ergreifen, werden Sie in der Regel gleichzeitig Ihre Produktivität steigern. Die Ressourcen, die Sie dank Effizienz in einem Projekt einsparen, können Sie dann direkt in andere Projekte investieren und damit mehr produzieren.

Tony Kleinschmidt, Controlling, KCW GmbH, Berlin

"An Projektron BCS schätzen wir sehr, dass die Software unsere Arbeit in vielen Bereichen effizienter gemacht hat. Zum Beispiel dadurch, dass die Projektdaten in BCS zentral verwaltet und nicht mehr parallel an mehreren Orten gesammelt werden. Dadurch sind alle Projektbeteiligten automatisch auf dem gleichen Informationsstand, Projekte lassen sich nach Abschluss mit geringerem Aufwand auswerten."

Wie kann eine Software Effektivität und Effizienz im Projektmanagement steigern?

Ein umfassende Projektmanagement-Software wie Projektron BCS ist in jeder Hinsicht eine wertvolle Unterstützung für jedes Projektteam.

1. Projektplanung

Eine Software kann dazu beitragen, die Projektplanung zu vereinfachen, indem sie Werkzeuge zur Erstellung von Gantt-Diagrammen, Zeitplänen und Ressourcenplänen bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, Ziele und Aufgaben zu definieren und Prioritäten zu setzen.

2. Aufgabenverwaltung

Eine Software kann dazu beitragen, Aufgaben besser zu verwalten, indem sie Werkzeuge zur Erstellung von To-Do-Listen, Ticketsysteme, Kanban-Boards, Erinnerungen und Statusberichte bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und Probleme frühzeitig zu erkennen.

3. Kommunikation

Eine Software kann dazu beitragen, die Kommunikation im Projektteam besser zu machen, indem sie Werkzeuge zur Kollaboration wie Chat- und Videokonferenzfunktionen bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, schnell und einfach miteinander zu kommunizieren und Probleme zu lösen.

4. Ressourcenmanagement

Eine Software kann dazu beitragen, Ressourcen effizienter zu verwalten, indem sie Werkzeuge zur Verwaltung von Budgets, Zeitplänen und Personal bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, Ressourcen optimal einzusetzen und Aufwand und Projektkosten zu minimieren.

5. Berichterstellung

Eine Software kann dazu beitragen, die Berichterstellung zu vereinfachen, indem sie Werkzeuge zur Erstellung von Berichten und Analysen bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und Probleme frühzeitig zu erkennen.

6. Dokumentenmanagement

Eine Software kann dazu beitragen, Dokumente effizienter zu verwalten, indem sie Werkzeuge zur Verwaltung und Freigabe von Dokumenten bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, auf die benötigten Informationen schnell und einfach zugreifen zu können.

7. Projektüberwachung

Eine Software kann dazu beitragen, den Fortschritt des Projekts zu überwachen, indem sie Werkzeuge zur Erstellung von Dashboards und Berichten bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, den Fortschritt des Projekts auf einen Blick zu sehen und Probleme frühzeitig zu erkennen.

8. Risikomanagement

Eine Software kann dazu beitragen, Risiken im Projekt effektiver zu identifizieren und zu verwalten, indem sie Werkzeuge zur Erstellung von Risikostrategien und -plänen bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, Risiken proaktiv zu bewältigen und den Erfolg des Projekts zu sichern.

9. Projektabschluss

Eine Software kann dazu beitragen, den Abschluss des Projekts zu vereinfachen, indem sie Werkzeuge zur Erstellung von Abschlussberichten und -dokumentationen bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, die Ergebnisse des Projekts zu dokumentieren und zu präsentieren.

10. Projektarchivierung

Eine Software kann dazu beitragen, das Projektarchiv effektiver zu verwalten, indem sie Werkzeuge zur Verwaltung von Projektdokumenten und -daten bereitstellt. Dies erleichtert es dem Projektteam, auf frühere Projekte zugreifen zu können und von früheren Erfahrungen zu profitieren.

11. Prozessetablierung und -entwicklung

Eine Software kann einen entscheidenden Beitrag zur Prozessetablierung und -entwicklung leisten, indem sie Werkzeuge zur Definition von Projektabläufen, Standardarbeitsanweisungen und kontinuierlichen Verbesserungsprozessen bereitstellt. Dies unterstützt das Projektteam dabei, effektive und effiziente Arbeitsprozesse zu schaffen, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln und optimieren lassen.

Gesine Chatfield, Leitung IT, IQTIG – Institut für Qualitätssicherung und Transparenz im Gesundheitswesen, Berlin

"Projektron BCS ist für uns ein verlässliches und unverzichtbares Managementtool, um unsere Projekte effizient zu verwalten und unsere Ressourcen sinnvoll und zielgerichtet einzusetzen. Das Lizenzsystem, das BCS zur Verfügung stellt, erlaubt es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterschiedliche Rechte zu geben und somit allen einen Zugriff zu gewähren, ohne dass jeder alles verändern oder sehen kann."

Stefan Gebel, Leitung Anforderungsmanagement und Planung, München Klinik

"Das Projektmanagement-Modul stellt die Grundlage für eine verbindliche und zuverlässige Planung unserer Vorhaben und Projekte unter Berücksichtigung der im betreffenden Zeitraum zur Verfügung stehenden Ressourcen dar. Durch die konsequente Weiterentwicklung unserer Projektpläne können wir die Effizienz unserer Prozesse erheblich verbessern."

Projektron BCS hilft Ihrem Projektteam dabei, Projekte effektiver und effizienter durchzuführen, indem es die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessert, die Aufgabenverwaltung vereinfacht und die Projektplanung unterstützt. In BCS planen Sie Prozesse und optimieren sie erfahrungs- und datenbasiert sukzessive. So trägt BCS dazu bei, Ihre Projekte erfolgreicher abzuschließen und die Produktivität des Projektteams zu steigern. 

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Über den Autor

Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH, nutzt auch das Marketing die Möglichkeiten der Projektmanagement-Software Projektron BCS, um seine Ressourcen gezielt einzusetzen und Projekte effizient umzusetzen. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung, zertifiziert nach IPMA und stets über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen aus der Welt des Projektmanagements informiert.

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Projektron erklärt den Unterschied von Effizienz und Effektivität anhand von vielen praktischen Beispielen.

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