02.01.2024 - Fachartikel
Projektstrukturplan erstellen: der Plan der Pläne im Projektmanagement
Er gilt als der Plan der Pläne oder auch die Mutter aller Pläne im klassischen Projektmanagement: Der Projektstrukturplan (PSP), im Englischen als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet. Der PSP ist elementarer Bestandteil des Projektplans und dient dazu, den vollständigen Leistungsumfang (Scope) eines Projekts zu definieren und strukturiert darzustellen. Was sie beachten sollten und wie Sie vorgehen sollten, wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen, erfahren Sie hier.
Inhalt
- Definition: Was ist ein Projektstrukturplan?
- Wie sieht ein Projektstrukturplan aus?
- Wann ist der Projektstrukturplan zu erstellen?
- Warum einen Projektstrukturplan erstellen?
- Projektstrukturplan erstellen: 6 Tipps
- Geht es auch ohne Projektstrukturplan?
- Projektstrukturplan und andere Strukturpläne
- Strukturplanung in Projektron BCS
- Fazit: Strukturiert zum Start
Definition: Was ist ein Projektstrukturplan?
Der Projektstrukturplan (PSP) wird auch als Mutter aller Pläne im Projektmanagement bezeichnet. Er gibt strukturiert den Inhalt des gesamten Projekts wieder. Er bildet die Grundlage für alle anderen Planungsschritte und Pläne, die nach ihm erstellt werden.
Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme – Teil 5: Begriffe“ definiert vier Begriffe um Projektstruktur und PSP folgendermaßen:
Definitionen nach DIN 69901-5:2009-1
3.79 Projektstruktur (en: project structure): Gesamtheit aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete, Vorgänge) eines Projekts sowie der wesentlichen Beziehungen zwischen diesen Elementen.
3.80 Projektstrukturebene (en: level of project structure): Gliederungsebene innerhalb des Projektstrukturplans
3.81 Projektstrukturierung (en: project structuring): Festlegung und logische Ordnung der Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete, Vorgänge) nach verschiedenen möglichen Gesichtspunkten sowie der Aufbau- und Ablaufstruktur eines Projekts
3.82 Projektstrukturplan PSP (en: work breakdown structure / WBS): Vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste. ANMERKUNG: Jedes darin übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente jeweils vollständig beschrieben sein. Das kleinste Element des Projektstrukturplans ist das Arbeitspaket.
Die Aufgabe des PSP ist es demnach, lediglich die Projektstruktur vollständig abzubilden. Er ist die grafische Darstellung des Liefer- und Leistungsumfangs des Projekts. Im PSP geht es also darum, WAS getan werden muss. Über die zeitliche Abfolge der einzelnen Vorgänge, ihre Dauer oder gar Start- und Endtermine gibt er keine Auskunft.
Der Projektgegenstand wird im Projektstrukturplan hierarchisch in Teilprojekte, ggf. Teilaufgaben und Arbeitspakete untergliedert. Ziel ist die Strukturierung in handhabbare und delegierbare Einheiten (Arbeitspakete), auf deren Basis im nächsten Schritt Aufwände geschätzt, Ressourcen zugeordnet und Terminpläne erstellt werden können. Eine eindeutige Codierung stellt eine klare Identifizierung der Elemente sicher.
Wie sieht ein Projektstrukturplan aus?
Die DIN-Norm bietet keine verbindliche Vorlage und schreibt keine bestimmte Darstellungsform dar („Diagramm oder Liste“). Eine strukturierte Darstellung in Baumstruktur bietet aber deutlich mehr Übersicht als eine einfache Darstellung aller Arbeitspakete als bloße Liste. Im klassischen, traditionellen Projektmanagement wird der Projektstrukturplan daher in aller Regel als Baumstruktur dargestellt.
 | Das Projekt (Wurzelelement im Strukturplan) wird zur groben Strukturierung in Teilprojekte untergliedert. |
| Teilaufgaben können zur Untergliederung von Teilprojekten genutzt werden. |
| Arbeitspakete dienen zur Untergliederung von Teilprojekten und Teilaufgaben, sind leicht zu definieren, zu handhaben, zu delegieren und sind das kleinste Element im PSP. |
Wie detailliert muss der Projektstrukturplan sein?
Ein Projektstrukturplan kann bis zu jeder beliebigen Ebene ausgedrückt werden. Drei Projektstrukturebenen sind das empfohlene Minimum. Das unterste Element in einer Baumstruktur, das nicht weiter untergliedert wird, bezeichnet man als Terminalelement. Im Projektstrukturplan sind dies in der Regel die Arbeitspakete.
Arbeitspakete beschreiben in sich abgeschlossene und delegierbare Aufgaben. Ein Arbeitspaket auf Vorgangsebene ist eine Aufgabe, die
| realistisch und sicher geschätzt werden kann. |
| praktisch keinen Sinn macht, weiter aufzugliedern. |
| ein Ergebnis liefert, das messbar ist. |
| ausgelagert oder in Auftrag gegeben werden könnte. |
Um die Frage zu beantworten, „Wann ist die Planung detailliert genug?“ gibt es verschiedene Faustregeln. Die „80-Stunden-Regel“ besagt beispielsweise, dass keine Aktivität auf niedrigster Hierarchieebene mehr als 80 Stunden Aufwand erfordern sollte. Eine weitere Regel möchte keinen Vorgang und keine Gruppe von Vorgängen länger geplant sehen, als ein einziger Berichtszeitraum umfasst. Neben derartigen Regeln sind natürlich generell ein gesunder Menschenverstand und persönliche Erfahrungen sinnvoll.
Was gehört in den Projektstrukturplan?
Neben der eindeutigen Benennung jedes Vorgangs empfiehlt es sich, ein Kodierungsschema zu etablieren, das die Orientierung und Zuordnung einzelner Aufgaben zu übergeordneten Projektstrukturebenen erleichtert. Für die Kodierung im Projektstrukturplan gibt es keine Norm. Man wählt sie nach geeigneten projektbezogenen Kriterien aus. Sie sollte sofort erkennen lassen, auf welcher Ebene im Projektstrukturplan sich ein Element befindet und welchem Strukturelement dieses Element unter- und übergeordnet ist.
Bei umfangreicheren Projektstrukturen, die im PSP mehr als drei Strukturebenen umfassen, ist es sinnvoll, sich nicht auf eigene Wortschöpfungen wie „Hauptarbeitspaket“, „Teilarbeitspaket“, „Unterarbeitspaket“ oder ähnliche zu verlassen, sondern jedes Projektstrukturelement mit einer eindeutigen Kodierung zu versehen, dem sogenannten Projektstrukturplan-Code (PSP-Code). In den meisten Fällen erweist sich eine alphanummerische Codierung mit fortlaufender Nummerierung als ausreichend, zum Beispiel:
- Wurzelelement (Projektbezeichnung): 1
- Teilprojekte: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 und 1.PM
- Arbeitspakete: 1.1.1, 1.1.2., 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.4.1, 1.4.2, 1.PM.1, 1.PM.2, etc.
Ein Kodierungsschema hilft auch, Elemente in jedem schriftlichen Kontext zu erkennen und ermöglicht die Zuordnung zum Glossar.
Orientierungen – Welche Projektstrukturen gibt es?
Es gibt vier verschiedene Strukturierungsmöglichkeiten und damit vier verschiedene Möglichkeiten der Orientierung eines Projektstrukturplans:
Objektorientierung
Ein objektorientierter Projektstrukturplan ist nach Gegenständen ausgerichtet, beispielsweise nach Lieferobjekten, Bauteilen, Baugruppen oder Komponenten. Die Bezeichnung der Teilprojekte gibt dabei Antwort auf die Frage: „Was wird geschaffen?“ Ein objektorientierter Projektstrukturplan gibt Ergebnisse vor, nicht die Methoden oder konkreten Wege, die dorthin führen. Diese Orientierung eignet sich daher vor allem, wenn Sie sich Kreativität und eigene Lösungsfindung von Ihrem Projektteam erhoffen.
Aktivitätsorientierung / Funktionsorientierung
Ein aktivitätsorientierter Projektstrukturplan ist nach Tätigkeiten ausgerichtet, die im Rahmen des Projektes erledigt werden müssen. Die Bezeichnung der Teilprojekte gibt dabei Antwort auf die Frage: „Was muss getan werden?“ Das Ergebnis hingegen ist hierbei in der Regel weniger stark festgelegt. Bei funktionsgesteuerten Softwareprojekten kann daher die ganz ähnliche Technik des Funktionsgliederungsplans zum Einsatz kommen.
Phasenorientierung
Der phasenorientierte Projektstrukturplan ist in der ersten Projektstrukturebene unter dem Wurzelelement nach Phasen orientiert (z.B. Konzept, Entwicklung, Inbetriebnahme). Unter dieser Ebene sind die Teilaufgaben und Arbeitspakete dann entweder objekt- oder aktivitätsorientiert strukturiert.
Gemischtorientierung
Beim gemischtorientierten Projektstrukturplan werden verschiedene Orientierungsprinzipien kombiniert. Pro Projektstrukturebene des PSP darf dabei allerdings jeweils nur ein Gliederungsprinzip Anwendung finden (z. B. Objekte auf der 1. Gliederungsebene, Aktivitäten auf der 2. Gliederungsebene).
Die Orientierung des Projektstrukturplans hat keinen Einfluss auf die Möglichkeit seiner Darstellung. Alle Orientierungen können sowohl in Form von einer Baumstruktur als auch als strukturierte Tabelle dargestellt werden.
Wann ist der Projektstrukturplan zu erstellen?
Der Projektstrukturplan entsteht während der Planungsphase eines Projekts. Er ist damit Teil des Projektplans, ebenso wie die bereits zuvor durchgeführte Zieldefinition, Projektumfeldanalyse mit Stakeholder- und Risikoanalyse und der Kommunikationsplan.
Der Projektstrukturplan wird im Rahmen der Projektplanungsphase vom Projektleiter idealerweise in Form eines Workshops unter Mitwirkung eines gut ausgewählten Teilnehmerkreises erstellt. Erfahrung im Team und fachliche Expertise sind entscheidend, um alle notwendigen Arbeitspakete definieren zu können. In der Praxis eignet sich dazu die Methode des Brainstormings oder Mind-Mappings.
Es macht Sinn, den Projektstrukturplan im Rahmen eines gemeinsamen Kick-Off-Meeting zu Projektbeginn zu erstellen oder einen Planentwurf gemeinschaftlich zu besprechen. Voraussetzung ist, dass zuvor die wichtigsten Meilensteine und Projektphasen bereits definiert und die Projektziele gemäß der SMART-Kriterien formuliert wurden.
Die Projektstrukturplanung nimmt eine zentrale Stellung im Rahmen der Projektplanung ein, da sie als Bindeglied zwischen groben Planungsschritten und der Feinplanung fungieren kann. Auf dem PSP bauen alle folgenden Planungsschritte auf, nämlich der Projektablaufplan, der Projektzeitplan, der Ressourcenplan / Einsatzmittelplan und der Kostenplan. Wie Ihr Team zusammengestellt werden sollte, hängt ebenfalls vom PSP ab, denn der Projektstrukturplan definiert im Rahmen der Aufgaben- oder Strukturplanung die im Projekt zu erledigenden Aufgaben, also das „WAS“, den Gegenstand, des Projekts.
Warum einen Projektstrukturplan erstellen?
Der Aufwand für die Erstellung eines Projektstrukturplans lohnt sich in vielfacher Weise:
- Vollständige Darstellung gewährleistet einheitliches Verständnis über alle Lieferungen und Leistungen des Projekts inklusive Projektmanagementaufwände
- Bestimmung aller zum Projekt gehörenden Arbeitspakete (Kostenträger)
- Ordnen und Strukturieren der Arbeitspakete in passender Systematik (Kostenträgerstruktur)
- Gute Kommunikationsgrundlage, da für alle Stakeholder verständlich
- Grundlage für gemeinsame Terminologie
- Grundlage zum Delegieren und definieren von Verantwortlichkeiten (z.B. Teilprojektleiter für Teilprojekte und Arbeitspaketverantwortliche)
- Vorgabe einer Struktur für alle Aufgaben des Projektmanagements (Planen, Steuern, Überwachen)
- Grundlage für Gliederung aller Projektdokumente (Pflichtenheft, Berichte usw.)
- Grundlage für alle weiteren Pläne
Mit dem Projektstrukturplan beginnt im traditionellen Projektmanagement die Detailplanung Ihres Projekts.
Projektstrukturplan erstellen: 6 Tipps
| Projektmanagement-Aufgaben sind immer als eigenes Teilprojekt im Projektstrukturplan anzulegen, ganz gleich nach welcher Orientierung der PSP aufgebaut ist. Dies ist sinnvoll, um Aufwände und Verantwortlichkeiten für diese Management-Tätigkeiten zu erfassen, die das Projekt während seiner gesamten Laufzeit begleiten. |
| Wird der PSP mit zu vielen Untergliederungen und Arbeitspaketen zu umfangreich, empfiehlt es sich, mehrere zusätzliche Strukturpläne für jedes Teilprojekt anzufertigen. So vermeiden Sie zu viele Untergliederungen und Arbeitspakete, da ein zu hoher Detaillierungsgrad die Übersichtlichkeit beeinträchtigen kann. Um die Übersicht auch bei komplexen Projektstrukturen zu wahren, ist der Einsatz einer Projektmanagement-Software zu empfehlen. |
| Bei der Codierung von Teilprojekten, Teilaufgaben und Arbeitspaketen ist auf ein einheitliches Codierungsschema zu achten, ganz gleich nach welcher Darstellungsform Sie Ihnen Projektstrukturplan ausgearbeitet haben. |
| Halten Sie sich an die 100%-Regel. Sie besagt, dass der Projektstrukturplan 100 % des Projektumfangs, also alle zu erbringenden Leistungen (interne, externe und Zwischenergebnisse), einschließlich des Projektmanagements, erfasst. Die Summe der Gliederungselemente auf einer niedrigeren Ebene muss 100% der übergeordneten Projektstrukturebene umfassen. Arbeiten, die nicht Teil des vereinbarten Projektumfangs sind, haben daher auch keinen Platz im Projektstrukturplan. Die Regel gilt bis zur Ebene der einzelnen Aufgaben/Aktivitäten. Ihre Summe muss 100% der Arbeit ausmachen, die zur Fertigstellung eines Arbeitspakets benötigt wird. |
| Achten Sie darauf, dass es nicht zu Überschneidungen oder gar Dopplungen bei der Definition des Umfangs verschiedener Elemente des Projektstrukturplans kommt. Doppelte Arbeit, Missverständnisse, unklare Zuständigkeiten und Befugnisse sowie Fehler in der Projektkostenrechnung wären mögliche Folgen. Legen Sie im Projektstrukturplan-Glossar klar fest, welches Element des Projektstrukturplans aus genau welchen Leistungen, Aktivitäten, Terminen und Ressourcen besteht. |
| Bei phasenorientierten Projektstrukturplänen, sollten Sie sicherstellen, dass die Phasen klar durch ein fest definiertes Ergebnis voneinander getrennt werden, das auch bei der Definition von Eingangs- und Ausgangskriterien verwendet wird (z. B. eine Entwurfsprüfung). |
Braucht man einen Projektstrukturplan oder geht es auch ohne?
In der Praxis wird die Methode der Projektstrukturplanung häufig vernachlässigt. Das mag daran liegen, dass Projektstrukturpläne oft nicht standardmäßig in Projektmanagement-Software implementiert sind und die Aufmerksamkeit dort vor allem auf der Terminplanung mittels Balkenplänen (Gantt Charts) liegt.
In einfachen Projekten, für die bereits ein detailliertes Pflichtenheft vorliegt, kann die Ausarbeitung eines Projektstrukturplans tatsächlich überflüssig sein. Voraussetzung ist jedoch, dass die Projektinhalte in irgendeiner Form strukturiert festgehalten wurden. Der Bau eines vollständigen Strukturplans (Projekt- oder Produktstrukturplan), der den Leistungsumfang des Projekts darstellt, ist bei der Durchführung von Projekten nach PM-Standards aber Pflicht.
In einem größeren Projekt ist der Projektstrukturplan unerlässlich. Er hilft, sich den konkreten Leistungsumfang überhaupt zu vergegenwärtigen, lässt erkennen, welche Fähigkeiten im Team vorhanden sein müssen und benennt Verantwortlichkeiten. Darüber hinaus werden im PSP Codierungen für die verschiedenen Tätigkeiten vergeben. Projektstrukturpläne eignen sich zudem hervorragend, um den Projektumfang vollständig und übersichtlich darzustellen, ohne die zusätzlichen Komplexitätsebenen der Zeit- und Ressourcenplanung sofort abzubilden. Der Strukturplan bietet die ideale Gelegenheit, um den Projektinhalt erstmalig vollständig zu erfassen, indem das komplexe Vorhaben in leichter zu handhabende Aufgaben untergliedert wird.
Projektstrukturplan und andere Strukturpläne
Der Begriff des Projektstrukturplans wird oft mit anderen Bezeichnungen gleichgesetzt. Sehen wir uns die Unterschiede einmal genauer an!
Projektstruktur und Ablaufstruktur
Die im Projektstrukturplan dargestellte Projektstruktur sollte klar von der Ablaufstruktur unterschieden werden, die im Ablaufplan des Projekts visualisiert wird. Sie werden häufig fast synonym verwendet, da viele Projektmanagement-Softwareprodukte beide Planungsschritte in einer Ansicht oder mit einer Funktionalität gemeinsam abhandeln. Beide Planungsschritte sind Teile der Projektplanungsphase, doch geht die Projektstrukturplanung der Ablaufplanung voraus. Der Ablaufplan, in der Regel als Gantt-Diagramm dargestellt, strukturiert die zeitliche Abfolge und die Abhängigkeitsstruktur der im Projektstrukturplan definierten Vorgänge.
Projektstrukturplan und Produktstrukturplan
Der Projektmanagement-Standard PRINCE2® empfiehlt anstelle des Projektstrukturplans die Erstellung eines Produktstrukturplans. Wenn der Projektstrukturplan durchgehend objektorientiert aufgebaut ist, können Produkt- und Projektstrukturplan aufeinander abgebildet werden.
Projektstrukturplan und Story Map
In agil gemanagten Projekten nach Scrum entspricht die Story Map dem Projektstrukturplan. Eine Story Map strukturiert das Product Backlog nach Epics und User Storys.
Projektstrukturplan und Work Breakdown Structure (WBS)
Der Projektstrukturplan ist ein Planungselement, das im IPMA/GPM-Standard des Projektmanagements definiert ist. Der Projektmanagement nach PMI definierende PMBOK® Guide definiert die Work Breakdown Structure (WBS) sehr ähnlich dem Projektstrukturplan. Beim WBS liegt jedoch ein Schwerpunkt auf der Strukturierung nach Arbeitsabläufen und Teilergebnissen. Nach dieser Vorlage ist für jedes Arbeitspaket auch ein Werk (Deliverable) zu definieren.
Projektstrukturplanung in Projektron BCS
Wenn Sie einen Projektstrukturplan erstellen möchten, sollten Sie auf eine professionelle Projektmanagement-Software setzen. Zwar können Sie auch aussagekräftige Projektstrukturpläne in MS Excel, MS PowerPoint oder spezieller Mind-Map-, Diagramm- oder Tabellen-Software erstellen. Eine umfassende Projektmanagement-Software ermöglicht Ihnen jedoch, alle erforderlichen Angaben zentral zu erfassen, jederzeit Umplanungen und Ergänzungen vorzunehmen und bietet gleichzeitig die Datenbasis, um direkt die übrigen Projektplanungsschritte vornehmen zu können.
Die Projektmanagement-Software Projektron BCS bildet in der Ansicht „Strukturplan“ Projekte in beliebig tiefer hierarchischer Baumstruktur aus Projektstrukturelementen ab. Hier können Sie die Struktur Ihres Projekts aus Unterprojekten, Arbeitspaketen, Meilensteinen und Aufgaben nicht nur einsehen, bearbeiten und filtern, sondern für die folgende Ablaufplanung optional auch schon direkt die Dauer der Bearbeitung für jeden Vorgang angeben. Die Reihenfolge der Strukturelemente definieren oder ändern Sie einfach per Drag-and-Drop.
In der Unteransicht „Organigramm“ können Sie sich Ihren Projektstrukturplan in BCS auch als Organigramm darstellen lassen. Farbe und Form eines Organigrammelements geben Aufschluss über Art und Status des abgebildeten Projektstrukturelements. Die Farben des Organigramms entsprechen den späteren Farben der Balken im Gantt-Diagramm. Mit Klick auf ein Projektstrukturelement im Organigramm gelangen Sie direkt zu den Stammdaten des jeweiligen Elements.
Nutzen Sie die umfassenden Funktionen für die Projektplanung von Projektron BCS, um Ihre Planungsprozesse zu automatisieren, Planungsaufwände zu reduzieren und Fehler zu vermeiden – ganz gleich, nach welcher Projektmanagement-Methode Sie vorgehen. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie Projektron BCS jetzt gleich kostenfrei und unverbindlich.
Fazit: Strukturiert zum Start mit dem Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein entscheidendes Instrument im klassischen Projektmanagement, um den Leistungsumfang eines Projekts zu definieren und strukturiert darzustellen. Er bildet die Grundlage für alle weiteren Planungsschritte und Pläne. Ein gut erstellter PSP bietet zahlreiche Vorteile, wie ein einheitliches Verständnis des Projekts, eine gute Kommunikationsgrundlage für alle Stakeholder, die Möglichkeit zur Definition und Delegation von Verantwortlichkeiten und eine Strukturierung aller Aufgaben des Projektmanagements.
Bei der Erstellung eines PSPs sollten einige Tipps beachtet werden, wie die Einbeziehung von Projektmanagement-Aufgaben als eigenes Teilprojekt, das Vermeiden von zu hoher Detaillierung, die Verwendung eines einheitlichen Codierungsschemas und die Einhaltung der 100%-Regel, um den gesamten Projektumfang abzudecken. Es ist auch wichtig, Überschneidungen und Dopplungen bei der Definition des Umfangs zu vermeiden und klare Ergebnisse für einzelne Phasen festzulegen.
Obwohl die Projektstrukturplanung in der Praxis manchmal vernachlässigt wird, lohnt sich der Aufwand für die Erstellung eines PSPs in vielfacher Hinsicht. Er bietet eine solide Basis für die Planung und Steuerung eines Projekts, fördert ein einheitliches Verständnis und unterstützt die effektive Zusammenarbeit aller Beteiligten. Nutzen Sie Projektron BCS, um einfach einen übersichtlichen Projektstrukturplan zu erstellen, der Ihren Projekterfolg unterstützt.
Über den Autor
Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH, nutzt auch das Marketing die Möglichkeiten der Projektmanagement-Software Projektron BCS, um seine Ressourcen gezielt einzusetzen und Projekte effizient umzusetzen. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung, zertifiziert nach IPMA und stets über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen aus der Welt des Projektmanagements informiert.
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