Projektablaufplan erstellen: Grundlagen, Methoden und bewährte Strategien

Häufig wird der Begriff des Projektablaufplans in Etwa folgendermaßen definiert: Ein Projektablaufplan (PAP) ist die detaillierte zeitliche Planung eines Projekts, die die einzelnen Aufgaben, Meilensteine, Abhängigkeiten und Ressourcen beinhaltet und darüber hinaus die Reihenfolge der Aufgaben, Ihre geschätzte Dauer mit Start- und Endzeitpunkt aufzeigt. Hier liegt allerdings eine typische Verwechslung des Projektablaufplans mit dem Projektplan vor, der als Gesamtheit aller im Projekt vorhandenen Pläne zu verstehen ist.

Es geht bei der Erstellung des Ablaufplans also vorrangig um den sachlichen Ablauf und nur sekundär um den zeitlichen Ablauf. Der Ablaufplan stellt also folgendes dar:

In der Praxis ist meist auch die Abschätzung der jeweiligen Dauer zur Erledigung der einzelnen Projektaufgaben Teil der Ablaufplanung. Der PAP beinhaltet jedoch keine Datumsangaben zu Start- und Endzeitpunkt einzelner Vorgänge und keine Angaben zum Ressourcenbedarf. Diese sind Gegenstand weiterer Planungsschritte.

Der Projektablaufplan entsteht während der Planungsphase eines Projekts. Für die Erstellung ist der Projektleiter verantwortlich, doch können noch weitere Teammitglieder beteiligt sein. Der Ablaufplan ist Bestandteil des Projektplans, ebenso wie der bereits zuvor erstellte Kommunikationsplan oder der „Plan der Pläne“, der Projektstrukturplan (PSP) (engl. work breakdown structure, kurz: WBS). Auf dem PSP bauen alle folgenden Planungsschritte auf, so auch der Projektablaufplan. Der Projektstrukturplan definiert im Rahmen der Aufgaben- oder Strukturplanung die im Projekt zu erledigenden Aufgaben, also das „WAS“ des Projekts.

Ein Projektablaufplan hat keine fest definierte Form. Er kann also mit verschiedenen Darstellungen realisiert werden. In der Praxis kommen vor allem drei verschiedene Darstellungsformen infrage:

1. Vorgangsliste als Tabelle
2. Netzplan
3. Gantt-Diagramm

1. Arbeitspakete/Aufgaben bzw. Vorgänge aus dem Projektstrukturplan übertragen
2. Meilensteine (Event mit Dauer 0) ergänzen
3. Vorgänger und Nachfolger ausweisen
4. Anordnungsbeziehungen definieren
5. Zeitlichen Abstand ausweisen
6. In Ablaufplan übertragen

Anordnungsbeziehungen beschreiben die logische Abhängigkeit von verschiedenen Vorgängen. Als gerichtete Verknüpfung symbolisiert eine Anordnungsbeziehung (AOB) eine sachlogische und zeitliche Beziehung zweier Planungselemente im Netzplan. Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen stellen wir dabei mit Pfeilen dar. Es gibt vier verschiedene Arten der Anordnungsbeziehung, die in Netzplänen oder Gantt-Diagrammen verwendet werden:

Verwandeln Sie nun die Tabelle in eine inhaltslogische Abfolge! Mithilfe eines Netzplans stellt man einzelne Vorgänge in einem Projekt und ihre Ablaufstruktur dar, also ihre Dauer und zeitliche sowie logische Abhängigkeit. Man kann mithilfe der Netzplantechnik einen Gesamtnetzplan für das gesamte Projekt erstellen oder einen Teilnetzplan für eines der Teilprojekte.

Den Netzplan manuell zu berechnen, ist für umfangreiche Projekte sehr aufwendig. Ab der ersten Änderung im Projektablauf ist die bisherige Rechnung zudem hinfällig und muss erneut durchgeführt werden. Daher ist zur wirtschaftlichen Errechnung der Daten im Netzplan die Verwendung eines Kalkulationsprogramms wie Excel oder besser noch, einer professionellen Projektmanagement-Software, unerlässlich.

Das Resultat des Netzplans:

Damit erfüllt der Netzplan bereits alle Voraussetzungen, um eine Terminplanung vorzunehmen. Dazu empfiehlt es sich jedoch, den Netzplan zuerst in die Darstellungsform des Gantt-Diagramms zu überführen.

Der Projektablaufplan ist nicht einfach nur ein Übergangsstadium vom Projektstrukturplan zum Terminplan/Zeitplan. Es lohnt sich, ihn als eigenen Planungsschritt zu kultivieren. Entdecken Sie 3 zentrale Vorteile des Projektablaufplans:

Es lohnt sich, den Aufwand in die Erstellung eines präzisen Ablaufplans zu investieren, denn nun fällt die Erstellung des Terminplans leicht. Der Terminplan entsteht durch simples Kalendrieren des erstellten Ablaufplans, das heißt Meilensteine werden terminiert, Start- und Endzeiten von Vorgängen jeweils mit einem Datum versehen.

Die Meilensteinliste aus der Phasenplanung erhält nun Datumsangaben. Die Planung der Vorgänge wird auf die jeweiligen Kalenderbedingungen angepasst – eine Voraussetzung für die folgende Einsatzmittelplanung (Ressourcenplanung). Beste Voraussetzungen für die Erstellung eines Zeitplans haben Sie, wenn Sie Ihren Ablaufplan zuvor bereits in die Form eines Gantt-Diagramms gebracht haben. Die zuvor relativen Zeitangaben aus dem Ablaufplan sind nach der Kalendrierung durch absolute Zeitangaben ersetzt. Der Terminplan beantwortet nun die Frage: WAS passiert WANN im Projekt und WIE LANGE dauert es?

Ein sauber ausgearbeiteter Terminplan ermöglicht im weiteren Projektverlauf leicht, Anpassungen und Änderungen vorzunehmen und den aktuellen Projektstand zu einem bestimmten Datum (beispielsweise im Rahmen eines Status-Meetings oder für die Erstellung eines Statusberichts) abzufragen.

Die Projektmanagement-Software Projektron BCS macht Ihnen die Erstellung eines Ablaufplans für Ihr Projekt besonders einfach. In der Ansicht „Strukturplan“ im Programm können Sie die Struktur Ihres Projekts aus Unterprojekten, Arbeitspaketen, Meilensteinen und Aufgaben nicht nur einsehen, bearbeiten und filtern, sondern auch die Dauer der Bearbeitung für jeden Vorgang angeben. Die Reihenfolge der Strukturelemente definieren Sie einfach per Drag-and-Drop.

Den Ablaufplan und den daraus resultierenden Zeitplan speichern Sie in BCS gemeinsam mit dem Strukturplan, dem Teamplan, dem Aufwandsplan und dem Kostenplan in einem Basisplan. Dieser dient während der Projektdurchführung als Referenz, um Abweichungen vom Ist-Stand, z. B. Verzögerungen im Projektablauf oder drohende Ressourcenengpässe umgehend zu erkennen. Sie können auch verschiedene Basispläne miteinander vergleichen und als Vorlage für künftige Projekte speichern.

Nutzen Sie die umfassenden Funktionen für die Projektplanung von Projektron BCS, um Ihre Planungsprozesse zu automatisieren, Planungsaufwände zu reduzieren und Fehler zu vermeiden – ganz gleich, nach welcher Projektmanagement-Methode Sie vorgehen. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie Projektron BCS jetzt gleich kostenfrei und unverbindlich.

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Ein Projektablaufplan (PAP) ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektplans. Er ist der logische nächste Schritt nach der Erstellung des Projektstrukturplans, indem er sämtliche PSP-Elemente in eine zeitliche Reihenfolge und Anordnungsbeziehung bringt. Der PAP stellt damit die Basis für eine präzise Zeitplanung dar, indem er die Abläufe und Abhängigkeiten, Dauer und Puffer aller Vorgänge im Projekt fest definiert und visualisiert.

Durch den Projektablaufplan wird auch die Transparenz für alle Projektbeteiligten erhöht, da der Fortschritt und die erreichten Meilensteine sichtbar sind. Dies fördert die Zusammenarbeit und steigert die Motivation im Team. Insbesondere das Gantt-Diagramm erweist sich dabei als eine visuell übersichtliche Darstellungsform.

Insgesamt ist die Erstellung eines Projektablaufplans ein lohnenswerter Schritt, der zur erfolgreichen Durchführung eines Projekts beiträgt. Mit einem speziell dafür entwickelten Produkt wie Projektron BCS machen Sie sich die Erstellung präziser Projektablaufpläne leicht, da Sie von speicherbaren Vorlagen, automatischen Berechnungen, der Darstellung des PAP in verschiedenen Ansichtsvarianten und automatischen Fehlerkorrekturen profitieren. Die Terminierung des Projektablaufplans und Erstellung eines Zeitplans übernimmt die Projektmanagement-Software für Sie.

Wir wünschen Ihnen, dass Sie Ihr Ziel erreichen und viel Erfolg beim Erstellen Ihres Projektablaufplans!

FAQ – Projektablaufplan und Projektablaufplanung

Ein Projektablaufplan zeigt die zeitliche und logische Reihenfolge der Aufgaben innerhalb eines Projekts. Er visualisiert, welche Arbeitsschritte voneinander abhängig sind und hilft Ihnen dabei, die Termine und Deadlines besser zu koordinieren. Dadurch behalten Sie jederzeit den Überblick über die Projektphasen und ihre Reihenfolge. Zudem lassen sich potenzielle Engpässe oder kritische Pfade frühzeitig erkennen. Ein Projektablaufplan ist somit ein wichtiges Hilfsmittel, um Projekte transparent und strukturiert zu steuern.

Um einen Projektplan zu erstellen, definieren Sie zunächst die Projektziele, die Aufgaben und die benötigten Ressourcen. Anschließend legen Sie die zeitliche Reihenfolge und die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte fest. Hilfreich ist es dabei, die Aufgabenpakete zu strukturieren und Meilensteine zu setzen, um Fortschritte regelmäßig zu prüfen. Tools wie Projektron BCS oder andere Projektmanagement-Software machen die Erstellung und Pflege des Projektplans dank ergonomischer Assistenten besonders komfortabel. Am Ende sollten Sie den Projektplan mit allen Projektbeteiligten abstimmen und regelmäßig aktualisieren.

Die Entwicklung eines Projektplans beginnt mit der Projektzieldefinition und der Gliederung des Projekts in Arbeitspakete. Diese Arbeitspakete ordnen Sie dann inhaltlich und zeitlich sinnvoll an und vergeben Verantwortlichkeiten. Besonders wichtig ist es, auch die Ressourcen und deren Verfügbarkeit mit einzuplanen. Zudem sollten Sie kritische Termine und Projektmeilensteine berücksichtigen. Eine Software-Unterstützung, beispielsweise Projektron BCS, hilft Ihnen dabei, Änderungen und Fortschritte jederzeit transparent zu machen.

Ein Ablaufplan stellt die logische und zeitliche Reihenfolge der Arbeitsschritte innerhalb eines Prozesses oder Projekts dar. Er zeigt, was nacheinander oder auch parallel erledigt werden muss. Der Ablaufplan hilft Ihnen, die Zusammenhänge der Tätigkeiten besser zu verstehen und Ressourcen sinnvoll zu verteilen. Zudem lassen sich dadurch Risiken und zeitliche Puffer identifizieren. Somit ist der Ablaufplan ein einfaches, aber sehr effektives Instrument zur Planung und Kontrolle.

Meilensteine sind festgelegte Zeitpunkte oder Ergebnisse in einem Projekt, die wichtige Fortschritte kennzeichnen. Sie helfen Ihnen dabei, das Projekt zu strukturieren und die Zielerreichung zu überwachen. Typische Meilensteine könnten der Projektstart, der Abschluss der Planungsphase oder der erfolgreiche Test eines Projektergebnisses sein. Durch Meilensteine behalten alle Beteiligten den Überblick und Sie können frühzeitig reagieren, wenn Termine gefährdet sind. Sie machen außerdem die Fortschritte sichtbar und motivieren das Projektteam.

Ein Projektplan ist ein umfassendes Dokument, das alle Aspekte Ihres Projekts strukturiert: die Aufgaben, die Zeitplanung, die Ressourcen und die Verantwortlichkeiten. Er gibt Ihnen und Ihrem Team jederzeit Orientierung und Transparenz. Mit einem Projektplan behalten Sie Termine und Abhängigkeiten im Blick und erkennen Risiken frühzeitig. Zudem ist der Projektplan die Grundlage für die laufende Projektsteuerung und Kommunikation mit Stakeholdern. Ein gut gepflegter Projektplan unterstützt Sie dabei, Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen.

Der Projektstrukturplan wird zu Beginn der Projektplanung erstellt, nachdem die Projektziele geklärt sind. Er unterstützt Sie dabei, das Projekt in logische und gut handhabbare Arbeitspakete zu zerlegen. Auf dieser Basis lassen sich die einzelnen Elemente dann zeitlich und personell einplanen. Je früher der Projektstrukturplan steht, desto besser lassen sich Risiken und Aufwände abschätzen. Zudem schafft er Transparenz und ein gemeinsames Verständnis bei allen Projektbeteiligten.

Um einen Zeitplan zu erstellen, sammeln Sie alle Aufgaben Ihres Projekts und schätzen deren Dauer ein. Anschließend legen Sie die Reihenfolge der Arbeiten fest und berücksichtigen Abhängigkeiten. Besonders wichtig ist es, Pufferzeiten und eventuelle Risiken einzuplanen. Mit einem Gantt-Diagramm oder der Projektmanagement-Software Ihrer Wahl, z. B. Projektron BCS, visualisieren Sie Ihren Zeitplan anschaulich. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Termine und Deadlines.

Ein Netzplan ist eine grafische Darstellung der logischen Abfolge und der zeitlichen Abhängigkeiten der Arbeiten in einem Projekt. Er zeigt, welche Aufgaben parallel oder nacheinander erledigt werden müssen und welche der kritische Pfad ist. Netzpläne geben Ihnen damit eine solide Entscheidungsgrundlage, um die Projekttermine zu steuern. Zudem lassen sich Pufferzeiten und Engpässe leicht erkennen. Einen Netzplan erstellen Sie, indem Sie die Arbeitspakete Ihres Projekts auflisten und deren Reihenfolge sowie die gegenseitigen Abhängigkeiten definieren. Anschließend verknüpfen Sie die Arbeitsschritte grafisch mit Pfeilen, sodass der Projektablauf sichtbar wird. So können Sie kritische Pfade und Pufferzeiten leicht identifizieren. Netzpläne eignen sich besonders für komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten. Eine Projektmanagement-Software unterstützt Sie dabei, Netzpläne automatisch zu berechnen und zu visualisieren.

Der Begriff „Masterplan“ ist eher ein praxisnaher und allgemeiner Ausdruck aus der Projekt- und Unternehmensführung. Offizielle Methoden wie PMI, PRINCE2 oder IPMA nutzen ihn nicht als eigenen Fachbegriff, sondern arbeiten mit Projektplänen, Baselines, Basisplänen und Roadmaps, die diesen Zweck erfüllen. Ein Masterplan ist eine übergeordnete Planung, die die langfristigen Ziele und Strategien eines Projekts oder Unternehmens beschreibt. Er gibt Ihnen und Ihrem Team die Richtung vor und unterstützt Sie bei der Priorisierung der einzelnen Projekte und Maßnahmen. Zudem hilft der Masterplan, große und komplexe Vorhaben in Phasen und Zwischenziele zu unterteilen. So schaffen Sie Klarheit und einen verlässlichen Rahmen für alle nachgelagerten Detailplanungen. Er gibt die Richtung und die großen Meilensteine vor, aber noch keine detaillierten Einzelaufgaben. Ein Masterplan ist somit der Kompass für die gesamte Projektarbeit.