12.12.2022 - Fachartikel

Prozessmodellierung nach BPMN 2.0

BPMN - der Standard zur Prozessmodellierung. BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine international verwendete Modellierungssprache für die Geschäftsprozessmodellierung. Sie dient der grafischen Darstellung von Arbeitsabläufen sowie deren Interaktionen miteinander. Alles zum Thema BPMN und wie Sie sie nutzen können, erfahren Sie hier.

Was versteht man unter BPMN?

BPMN ist ein weltweit anerkannter Standard zur Prozessmodellierung. BPMN steht für Business Process Model and Notation (deutsch "Geschäftsprozessmodellierung und -notation"). Als Modellierungssprache für die Geschäftsprozessmodellierung wird sie in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement international eingesetzt. BPMN als Spezifikationssprache dient der grafischen Darstellung und Dokumentation von Arbeitsabläufen (Workflows) sowie deren Interaktionen miteinander. Damit ist BPMN ein zentraler Bestandteil des Business Process Managements (BPM).

IBM-Mitarbeiter Stephen A. White erarbeitete die BPMN ab dem Jahr 2001. Erstmals veröffentlicht wurde sie im Jahr 2004 von der Business Process Management Initiative (BPMI). Seit Juni 2005 wird der BPMN-Standard durch die Object Management Group (OMG) gepflegt. Die aktuelle Version, BPMN 2.0, wurde im Januar 2011 von der OMG verabschiedet.

Geschichte am Rande

Erste grafische Notationen in Form von Flowcharts und Diagrammen zur Abbildung von Prozessen entstanden bereits vor über 100 Jahren - nämlich im Jahr 1921.

BPMN ist verwandt mit der grafischen Modellierungssprache Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK). Außerdem ist sie neben CMMN (Case Management Model and Notation) und DMN (Decision Management Model and Notation) einer der drei Modellierungsstandards, die die OMG als "Triple Crown of Business Process Management bezeichnet". Die Version BPMN 2.0.1 hat sich am 15. Juli 2013 als internationaler ISO-Standard ISO/IEC 19510:2013 etabliert. Mit der Unterstützung einer geeigneten Software bringt die Business Process Model and Notation einen großen Mehrwert für Unternehmen mit sich.

Warum Prozessmodellierung mit BPMN?

Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, kurz: BPM) spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung von Unternehmen. Unter das BPM fallen die Erhebung, Gestaltung, Dokumentation und Durchführung von Prozessen. Mit fortschreitender Digitalisierung und einem beschleunigten Wandel in der Geschäftswelt müssen auch Geschäftsabläufe permanent an sich wandelnde Rahmenbedingungen angepasst werden. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen möglichst effizient arbeitet, müssen Sie Ihre organisationsinternen Prozesse stetig neu evaluieren, verbessern oder vollständig neu definieren. BPM beschreibt unter anderem diese permanente Optimierung und Anpassung von Geschäfts- und Arbeitsprozessen innerhalb einer Organisation.

Mithilfe der Prozessmodellierung können Firmen vorhandene Geschäftsprozesse erfassen und dokumentieren. Dadurch schaffen sie mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens und gegenüber potenziellen Kunden. BPMN ist als international anerkannter Notationsstandard ein zentraler Bestandteil des BPM und befähigt Organisationen, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche, ihre Geschäftsprozesse und Abläufe zu visualisieren und zu optimieren. Auch komplexe Prozesslandschaften sind mit BPMN übersichtlich darstellbar. Dies bildet die Grundlage für professionelles Business Process Management. 

Für eine bessere Übersicht werden Prozesse im Unternehmen identifiziert, beschrieben und grafisch dargestellt. Das Ziel der Prozessmodellierung ist, die oft sehr komplexen Prozesse auf eine vereinfachte und verständliche Sichtweise zu reduzieren und anschaulich zu visualisieren.

Die grafische Spezifikationssprache BPMN soll:

Geschäftsprozesse beschreiben, um den betriebswirtschaftlichen Ablauf innerhalb einer Organisation zu dokumentieren.
eine Basis schaffen, um Prozesse in einer BPM-Software ausführen und automatisieren zu können.
Fachspezialisten, IT-Spezialisten und Prozessspezialisten bei der Ausarbeitung von Prozessdefinitionen unterstützten.
leicht zu erlernen und aufgrund einer eindeutig anwendbaren Symbolik international verständlich sein.
die Lücke zwischen Organisation und IT schließen und die Zusammenarbeit fördern.

Der Schwerpunkt der BPMN liegt auf der grafischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Die grafische Darstellung in Form eines Diagramms wird in der BPMN als BPD (Business Process Diagram, deutsch "Geschäftsprozessdiagramm") bezeichnet. Mithilfe der Modellierungssprache werden Arbeitsschritte einheitlich, nachvollziehbar und für alle Prozessbeteiligten verständlich dargestellt.

Welche und wie viele BPMN Symbole gibt es?

Die Business Process Model and Notation umfasst über 150 verschiedene Symbole. Die Symbole lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen. Aufgrund der Fülle von Symbolen gibt es unzählige Möglichkeiten, Prozesse darzustellen.

Tipp

Nutzen Sie BPMN in Ihrem Unternehmen, sollten Sie vorab unternehmensweite Standards für die Prozessmodellierung definieren und in den sogenannten Modellierungskonventionen festschreiben. Dabei sollten Sie die Anzahl, der von Ihnen genutzten Symbole eingrenzen, damit jeder Mitarbeiter die Prozessdarstellungen lesen und verstehen kann.

Ein BPMN 2.0-Diagramm besteht aus verschiedenen grafischen Elementen, die die einzelnen Schritte eines Prozesses abbilden. Es gibt vier übergeordnete Kategorien für alle grafischen BPMN Symbole:

  1. Swimlanes bzw. Pools stellen verschiedene Rollen Prozessbeteiligter (z.B. Einkäufer, Lieferant, Geschäftsführung, Abteilungsleiter) dar. 
  2. Flow Objects (Flussobjekte) sind die elementaren Bausteine von BPMN. Sie befinden sich im Pool innerhalb der jeweiligen Swimlanes und umfassen Ereignisse, Aktivitäten und Gateways.
  3. Connecting Objects (Verbindungselemente) dienen der Verbindung aller Elemente innerhalb des Pools, auch über die Grenzen der Swimlanes hinweg.
  4. Artifacts (Artefakte) haben keinen Einfluss auf den Ablauf oder die Funktion des Prozesses, aber werden benutzt, um Übersicht zu schaffen oder das Verständnis eines Prozesses zu fördern.

Semantik - Die Bedeutung der wichtigsten BPMN-Symbole

Ereignisse (Events)

Ein Event kennzeichnet ein Ereignis in einem Geschäftsprozess. Zum Beispiel den Start eines Prozesses, das Eintreffen einer Nachricht, das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Auftreten einer Ausnahmesituation. Events können einen BPMN-Prozess starten, während des Prozesses auftreten, während des Prozesses ausgelöst werden und den Prozess abschließen. Ereignisse werden in Form von Kreisen dargestellt.

Startereignis/Start Event

Das Startevent definiert den Anfang des Prozesses. Daher kommt es mindestens einmal in jedem Prozess vor. Das Startevent kann durch verschiedene Umstände ausgelöst werden, z.B. durch den Eingang einer Nachricht (Start-Message-Event: In diesem Fall ist der Kreis für das Startereignis durch ein Icon eines Briefumschlags ergänzt).

Zwischenereignis/Intermediate Event

Ein Zwischenevent befindet sich mitten im Prozess, unterbricht den Sequenzfluss temporär und kann bestimmte Reaktionen auslösen. Es wird mit einer doppelten Randlinie dargestellt und kann viele verschiedene Funktionen erfüllen. Beispielsweise kann es durch einen einfachen Timer bestimmte Tasks auslösen (Intermediate-Timer-Event: In diesem Fall befindet sich ein Icon in Form einer Uhr innerhalb des Doppelkreises).

Angeheftetes Zwischenereignis (Ausnahmebehandlung)

BPMN bietet für die Ausnahmebehandlung (Exception Handling) vor allem im fachlichen Kontext eine gut lesbare Darstellung mit den sogenannten angehefteten Zwischenereignissen. Ein Exception Handling wird erforderlich, wenn Sie mit einer Situation Vorlieb nehmen müssen, die Sie nicht erwarten, die jedoch auch auftreten kann. Ausnahmebehandlungen zeigen an, wie mit einem Ereignis umgegangen werden muss, falls dieses während der Ausführung einer Aktivität auftritt. 

Endereignis/End Event

Endereignisse beenden den Sequenzfluss und geben damit das Ende eines Prozesses an.

 

 

 

Aktivitäten

Eine Activity (Aktivität) beschreibt eine Aufgabe, die in einem Geschäftsprozess zu erledigen ist. Sie wird als Rechteck mit abgerundeten Ecken dargestellt.

Aktivität/Task

Ein Task stellt einen Arbeitsschritt dar, wird aktiv formuliert und beschreibt eine Aufgabe, die in einem Geschäftsprozess zu erledigen ist (z. B. User Tasks/Nutzeraufgaben, die durch einen Anwender zu erledigen sind) oder automatisch erledigt wird.

  • Ein User Task ist eine Prozessaufgabe, die von einem Benutzer auszuführen ist.
  • Ein Service Task dient der automatisierten Ausführung eines Prozess-Schritts.
  • Eine Skriptaufgabe ist eine automatisierte Aktivität. Wenn eine Prozessausführung bei der Skriptaufgabe eintrifft, wird das entsprechende Skript ausgeführt.

Teilprozess/Subprocess

Komplexere Activities werden als Subprocess oder Teilprozess bezeichnet. Sie unterscheiden sich in der Notation durch ein +-Symbol. Subprocesses enthalten mehrere Aktivitäten und sind in kollabiertem oder expandiertem Zustand darstellbar.

 

Gateways

Ein Gateway (Zugang/Verzweigung) ist ein Entscheidungspunkt, der den Pfad des Flows unter bestimmten Bedingungen verändern kann. Ein Gateway kann einen Entscheidungspunkt darstellen, von dem mehrere Flows abgehen. Je nach Eingabe und Art des Gateways läuft der Prozess in verschiedene Richtungen weiter. Ein Gateway kann aber auch einen Punkt darstellen, an dem verschiedene Flows zusammenlaufen. Gateways werden in der Notation als Raute dargestellt.

Exklusives/XOR Gateway

Exklusive Gateways werden verwendet, wenn genau eine Bedingung eintreffen darf („Entweder-oder-Entscheidung“). Von allen ausgehenden Flows wird genau einer gewählt.

Paralleles/AND Gateway

Bei parallelen Gateways werden alle ausgehenden Prozesspfade verfolgt („und“).

Inklusives/OR Gateway

Inklusive Gateways werden verwendet, wenn, je nach Situation, einem oder auch mehreren Prozesspfaden gefolgt werden kann („und/oder“).

Ereignisbasiertes Gateway

Bei ereignisbasierten Gateways wird der Flow verfolgt, dessen Ereignis zuerst eintritt (z.B. "5 Minuten vergangen" oder "Bestätigungs-E-Mail eingegangen").

 

 

Verbinder/Connecting Objects

Alle in einem BPMN Prozess verwendeten Flusselemente (flow objects) werden über sogenannte Sequenzflüsse, auch Flows oder Connecting Objects genannt, miteinander verbunden. Flows werden in Form von Pfeilen dargestellt.

Sequenzfluss/Flows

Sequenzflüsse (Sequence Flows) verbinden Tasks, Gateways und Events eines Prozesses, visualisieren die Reihenfolge, in der die Tasks zu erledigen sind und verdeutlichen somit den zeitlich logischen Ablauf (Fluss) des Prozesses.

Nachrichtenfluss/Message Flow

Der Nachrichtenfluss verbindet verschiedene Flow Objects oder Swimlanes. Nachrichtenflüsse symbolisieren den Informationsaustausch mit externen Prozessteilnehmern. Sie werden von Aktivitäten ausgelöst und können an Aktivitäten, Pools oder Nachrichtenereignissen andocken.

 

 

Pools und Lanes

Die Schritte eines Prozesses werden innerhalb von horizontalen Begrenzungslinien, den sogenannten Swimlanes, dargestellt. Mehrere Swimlanes ergeben einen Pool. In der BPMN 2.0 werden Pools und Lanes häufig dazu genutzt, um die verschiedenen organisatorischen Einheiten abzubilden, die am Prozess beteiligt sind (Benutzer, Personengruppen, Rollen und Zuständigkeiten).

Pool

Der Pool repräsentiert den gesamten Prozess und steht für organisatorische Einheiten mit klar definierten Grenzen, wie etwa Unternehmen. Der Pool ist einer oder mehreren Lanes übergeordnet und ordnet die enthaltenen Aufgaben den verantwortlichen Lanes zu. Flows dürfen die Grenze des Pools nicht überschreiten. 

Lane/Swimlane

Eine Lane ist eine Unterteilung eines Pools, die sich über die komplette Länge des Pools erstreckt. Sie repräsentiert eine Prozessrolle oder Benutzerrolle in einem Workflow. Meist entspricht dies Abteilungen, Rollen oder Einzelpersonen. Innerhalb der Lane werden die Aufgaben des jeweiligen Prozessteilnehmers modelliert.

 

 

Artefakte

Artefakte werden benutzt, um die Übersicht oder das Verständnis eines Prozesses zu fördern. Für den Ablauf des Prozesses selbst haben sie allerdings keine Bedeutung.

Datenobjekt/Data Object

Viele Prozesse beinhalten Prozessschritte, bei denen die Verwendung oder Erstellung von Dokumenten sowie Daten vorgesehen ist. Das Datenobjekt kann mit verschiedenen Flow Objects verbunden werden, um einen Datenfluss darzustellen oder ein Dokument zuzuordnen.

Annotation/Kommentar

Sämtliche BPMN-Elemente können im Prozessmodellierungs-Tool mit einem Kommentar versehen werden, um ein besseres Verständnis des Modells zu erzielen. Der Kommentar wird unmittelbar im Prozess platziert.

Gruppe/Group

Die Gruppe ist ein visuelles Element, welches inhaltlich zusammenhängende Objekte zusammenfasst. Das dient allein dem besseren Verständnis des Modells und hat keinerlei Auswirkungen auf die Prozesslogik.

 

 

Wie gehe ich bei der Prozessmodellierung mit BPMN vor?

Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe involvieren in der Regel mehrere Organisationseinheiten innerhalb Ihres Unternehmens. Ein simpler Einkaufsprozess beispielsweise kann von einem Mitarbeiter initiiert werden, benötigt die Freigabe des Abteilungsleiters, ab einem bestimmten Betrag gegebenenfalls auch des Geschäftsführers, wird schließlich durch Mitarbeiter in der Verwaltung oder des Einkaufs umgesetzt und in der Buchhaltung erfasst. Daher ist es notwendig, dass die Prozessverantwortung unabhängig von diesen funktionalen Organisationseinheiten definiert ist.

7 wichtige Tipps für die Erstellung von Geschäftsprozessmodellen

Die Modellierung von BPMN Prozessen ermöglicht die effiziente Darstellung von Geschäftsabläufen. Wenn Sie als Prozessverantwortlicher ein BPMN Diagramm erstellen möchten, sollten Sie folgende Tipps beherzigen:

  1. Modellieren Sie zunächst einen bereits bestehenden Geschäftsprozess, um eventuelle Ineffizienzen hervorzuheben. Erstellen Sie erst dann ein optimiertes Modell.
  2. Legen Sie einen Pool an.
  3. Unterteilen Sie den Pool in mehrere Swimlanes, je nach Anzahl der beteiligten Prozessrollen.
  4. Begonnen wird bei der Prozessmodellierung immer mit mindestens einem Startereignis, beendet wird der Ablauf mit einem oder mehreren Endereignissen. Definieren Sie ein Startereignis und mögliche Endereignisse.
  5. Der dazwischen angelegte Prozess besteht aus Ereignissen, Aktivitäten, Gateways sowie bei Bedarf auch aus zusätzlichen Artefakten. Folgen Sie dabei Ihren spezifischen Modellierungsregeln, um eine korrekte Verwendung der Elemente und eine einheitliche Dokumentation der Prozesse sicherzustellen.
  6. Verbinden Sie die Aktivitäten, Gateways und Events mit den entsprechenden Flows. Sequenzflüsse sollten Sie horizontal ausrichten, Assoziationen und Datenflüsse vertikal.
  7. BPMN eignet sich nicht zur Modellierung von Unternehmensstrukturen. Obwohl BPMN einige Informationsflüsse innerhalb von Unternehmensprozessen darstellt, sind dies keine Datenflussdiagramme (DFD).

Submodelle innerhalb von BPMN-Diagrammen

Neben dem reinen Prozessdiagramm gibt es noch weitere Submodelle von BPMN-Diagrammen und andere Diagrammtypen. Die Diagramme dienen der Kommunikation zwischen verschiedenen Zielgruppen mit mehr oder weniger stark ausgebildetem technischen Hintergrundwissen. Submodelle ermöglichen es Betrachtern jeden Kenntnisstandes, im Prozessdiagramm für sie relevante Abschnitte zu identifizieren. Es gibt drei Submodell-Typen:

  • Private Geschäftsprozesse: unternehmensspezifische interne Prozesse, die nicht über die jeweiligen Pools hinaus geteilt werden
  • Abstrakte Geschäftsprozesse: Interaktion zwischen einem internen Prozess und einem externen Teilnehmer oder Prozess, ohne dass der interne Prozess für den externen Teilenehmer sichtbar wird
  • Kollaborative Geschäftsprozesse: Interaktionen zwischen zwei oder mehr wirtschaftlichen Entitäten

Andere Diagrammarten

Im Rahmen von BPMN gibt es neben dem Geschäftsprozessmodell drei weitere Diagrammarten:

  • Choreografiediagramm: zeigt Interaktionen zwischen zwei oder mehr Teilnehmern als Reihenfolge des Nachrichtenaustauschs
  • Kollaborationsdiagramm: zeigt Interaktionen zwischen zwei oder mehr Prozessen, also zwischen mehreren Pools, um Interaktion zwischen verschiedenen Prozessbeteiligten und den zeitlich-logischen Ablauf ihrer Arbeitsschritte und Nachrichtenflüsse zu modellieren
  • Konversationsdiagramm: zeigt zusammenhängende Nachrichtenaustauschvorgänge innerhalb eines Geschäftsprozesses und dient der Darstellung von Kommunikationsabläufen.

Prozessmodellierung mit BPMN: Beispiele

Typische Anwendungsfälle und Use Cases für BPMN-Prozesse sind:

  • komplexe Prüfprozesse (z.B. von Angeboten, Anfragen aller Art oder Rechnungen)
  • Rechnungsworkflows
  • Beschaffungsprozesse/Einkaufsprozesse
  • Freigabeprozesse mit Genehmigungsworkflow (Urlaubsantrag, Antrag auf Dienstreise, Homeoffice, Freizeitausgleich, Spesenrückerstattung u. v. m.)
  • Prozessmodelle für On- und Offboarding-Workflows

Mit dem BPMN-Modellierungstool in Projektron BCS haben wir drei Beispiel-Prozessdiagramme erstellt:

BPMN Prozessmodell Beispiel 1: Einkaufsprozess

Der Pool für den Einkaufsprozess umfasst drei Swimlanes, je eine für die die beteiligten Prozessrollen Abteilungsleiter, Einkäufer und Geschäftsführer. Je nach Preis sind Genehmigungen durch verschiedene Instanzen erforderlich. Ein Exclusive Gateway bestimmt, in welcher Swimlane der Prozess, abhängig vom Einkaufspreis weitergeführt wird. Der Prozess kann in drei verschiedenen End Events enden. Die User Tasks, die die Reaktion eines Nutzers erfordern, sind mit dem Personen-Icon gekennzeichnet. Die Service Tasks, markiert mit dem Zahnrad, finden automatisiert statt und lassen sich im Sinne der Übersichtlichkeit auch ausgegraut darstellen. Mit Kommentaren wie „Freigabe?“ haben Sie die Möglichkeit, Erläuterungen für die Endanwender einzufügen.

BPMN Prozessmodell Beispiel 2: Weiterbildungsantrag

Am Weiterbildungsantrag sind die Prozessrollen Antragssteller, Teamleiter des Beantragenden und Personalmanagement beteiligt. Dem Teamleiter obliegt es, den Antrag zu beurteilen. Lehnt er ihn ab oder stimmt binnen einer definierbaren Frist (Timer Boundary Event) nicht zu, erfolgt letztlich eine automatisierte Absage an den Antragssteller. Wird der Antrag durch den Teamleiter positiv beurteilt, sorgt ein Exclusive Gateway dafür, dass sich der Prozess in die Swimlane des Personalmanagements verlagert, welches die Weiterbildung organisieren muss.

BPMN Prozessmodell Beispiel 3: Dienstreiseantrag

Am Prozess Dienstreiseantrag sind drei Prozessrollen beteiligt: Antragssteller, Abteilungsleiter und Geschäftsführer. Nach dem Start Event, das der Antragssteller mit seinem Antrag initiiert, obliegt es zunächst dem Abteilungsleiter, den Antrag zu prüfen. Je nach Kosten für die Dienstreise ist eine weitere Prüfung durch den Geschäftsführer erforderlich. Wird der Dienstreiseantrag zuerst vom Abteilungsleiter und in der Folge vom Geschäftsführer genehmigt, ergeht eine automatisierte E-Mail-Benachrichtigung an den Antragssteller. Dieser erhält nun den finalen User Task zu entscheiden, ob er die Dienstreise antreten möchte oder ob er sie absagt.

BPMN-Software zur Prozessmodellierung: Darauf sollen Sie achten

Inzwischen sind vielfältige Prozessengines und BPM-Tools verfügbar, die mit BPMN spezifizierte Prozesse ausführen können. Dies ist allerdings in den meisten Fällen nicht so einfach, wie es Anbieter von BPMN-Tools gern darstellen. Ein aus Fachoptik modellierter Geschäftsprozess ist oft nicht direkt ausführbar, sondern muss erst noch mit IT-Details angereichert werden. BPMN bietet allerdings erstmals die Möglichkeit, dass Fach- und IT-Abteilung auf derselben Modellbasis und in einer gemeinsamen Notation auf einer Ebene arbeiten, was einige Hürden in der Kommunikation und den langwierigen Austausch von Nachrichten eliminiert.

Eine vollwertige Prozessmanagement-Software spult Ihre Arbeitsabläufe nicht einfach nur ab und sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter jederzeit weiß, wann es was zu tun hat, sondern sie erstellt auch eine Prozessdokumentation. Diese protokolliert und archiviert sämtliche Informationen, Ereignisse und Dokumente, die bei der Bearbeitung eines Prozesses entstanden sind. Diese Daten bilden die Grundlage für eine spätere Auswertung und die kontinuierliche Prozessoptimierung. Kommt es beispielsweise zu Terminüberschreitungen, lässt sich die Ursache genau identifizieren und infolgedessen leichter beheben.

Darüber hinaus ermöglicht Ihnen eine BPM-Software, einem Geschäftsprozess beliebige Informationen und Dokumente hinzuzufügen, ähnlich wie in einer Vorgangsmappe. Dies können beispielsweise Angebote oder Rechnungen sein, Produktions- oder Lagerinformationen. So erhalten Mitarbeiter und Management Zugriff auf sämtliche relevante Informationen zu jedem Geschäftsprozess und treffen dadurch Entscheidungen schneller und sicherer. Damit ist das Geschäftsprozessmanagement integraler Bestandteil einer zeitgemäßen Informationstechnologie im Unternehmen.

BPMN-Diagramme werden nach der seit 2011 festgeschriebenen BPMN-Version 2.0 in einem XML-basierten Format gespeichert, das von verschiedenen Tools zur Prozessmodellierung, Simulation oder Ausführung (Workflow-Management-Systeme) unterstützt wird. BPMN-Designer wie Camunda, Bizagi Process Modeler, Signavio oder Lucidchart erlauben Ihnen zum großen Teil das reine Modellieren von Geschäftsprozessdiagrammen, nicht jedoch die Ausführung der Prozesse, da die erforderliche Datenbasis im Notationstool nicht vorliegt. Vorteilhaft ist daher ein ERP-System, das die volle Funktionalität einer Prozessmanagement-Software oder eines BPM-Systems gleich integriert, um sich Datenimporte und -exporte sowie Kompatibilitätsprobleme zu ersparen.

Prozessmodellierung mit BPMN in Projektron BCS

Projektron BCS erlaubt Ihnen nicht nur ein ganzheitliches Projektmanagement von Angebotserstellung bis Rechnungslegung, sondern bringt die Funktionalität einer Prozessmanagement-Software gleich mit. Sie können mit den zur Verfügung stehenden Werkzeugen BPMN 2.0-konforme, an das Projektron BCS-Datenmodell angepasste Prozessdefinitionen erstellen und ausführen. Der integrierte BPMN-Designer ermöglicht es Ihnen, nicht nur Prozesse innerhalb von Projektron BCS zu entwerfen und zu modellieren, sondern sie auch auszuführen, zu überwachen, zu dokumentieren, auszuwerten und zu optimieren. Damit unterstützt Projektron BCS Ihr Geschäftsprozessmanagement und automatisiert die Ausführung von sich oft wiederholenden Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen. 

Keine Modellierungssprache ist so intuitiv verständlich wie BPMN 2.0. Die grafische Benutzeroberfläche mit einfacher Drag-and-Drop-Bedienung in Projektron BCS sorgt dafür, dass auch die Modellierung Ihrer Prozesse intuitiv auf einer einzelnen Ebene ohne viel Arbeit möglich ist: Ziehen Sie im BPMN-Designer die gewünschten Elemente einfach auf die Zeichenfläche, fügen sie Lanes ein oder schieben Sie einzelne Elemente in eine andere Lane. Einmal gespeichert, sind die Prozessmodelle sofort einsatzbereit. Entsprechend berechtigte Mitarbeiter können definierte Prozesse mit nur einem Klick starten.

Gerade, wenn Sie sich nahtlos und kontinuierlich in die Analyse Ihrer Prozesse und die folgende Optimierung stürzen möchten, kommen entscheidende Vorteile von Projektron BCS zum Tragen:

  • Nach Abschluss des Prozesses kann der Prozessma­nager den Prozess auswerten, um Optimierungsbe­darf zu identifizieren. So kann er z. B. analysieren, wie schnell Urlaubsanträge genehmigt werden.
  • Sie können alle Prozessvariablen als Projektron BCS-Attribute definieren und analog zum herkömmlichen Projektcontrolling auswerten. So können Sie beispielsweise alle Tickets, die im Rahmen eines Prozesses erzeugt wurden, einsehen und Bearbeitungsdauer oder Kosten analysieren.
  • An der Prozessinstanz können Sie die Prozesshistorie einsehen. In ihr finden Sie den Bearbeitungsverlauf einer Prozessinstanz in chronologischer Reihenfolge mit Bearbeitungszeitpunkt und zuletzt verantwortlicher Person.
  • Innerhalb des Prozesses versendete E-Mails werden protokolliert.
  • Sie können nachvollziehen, welcher Benutzer welche Eingaben an einer Prozessaufgabe getätigt hat.

Lernen Sie die Möglichkeiten von Projektron BCS für Ihr Prozessmanagement kennen und starten Sie gleich Ihre unverbindliche Testphase.

 

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Welches Ziel möchten Sie mit Prozessmodellierung nach BPMN verfolgen?

Dieser Artikel hat Ihnen einen ersten Einblick gegeben, welche Möglichkeiten Ihnen der Einsatz von BPMN 2.0 bieten kann. Wenn Sie Ihr BPM aufs nächste Level bringen wollen, ist BPMN unerlässlich. Die Fülle an Möglichkeiten sollte Sie jedoch nicht dazu verleiten, direkt das nächste BPMN-Tool zu erwerben und sich in die Modellierung Ihrer Unternehmensprozesse zu stürzen.

Der Einsatz von BPMN sollte nämlich wohlüberlegt und geplant sein. Der Standard ist zwar einheitlich und flexibel an jegliche Gegebenheiten und Herausforderungen anpassbar, allerdings müssen Sie sich im ersten Schritt über den konkreten Einsatz von BPMN innerhalb Ihrer Organisation Gedanken machen.

Bevor Sie BPMN einsetzen und Sie eine Software zur Prozessmodellierung heranziehen, sollten Sie die Zielsetzung und das Einsatzszenario klar definieren. Stellen Sie sich dazu unter anderem folgende Fragen:

  • Was wollen wir modellieren?
  • Wer ist die Zielgruppe unserer Modelle?
  • Welche Bedürfnisse hat unsere Zielgruppe?
  • Mit welchen Bereichen sollen die Modelle geteilt werden?
  • In welchen Tools soll mit den Modellen weitergearbeitet werden?
  • Sollen die Prozesse nur notiert und dokumentiert oder auch automatisiert werden?

Haben Sie derartige Fragen nicht vorab geklärt, werden weitere Iterationen von Anpassungen und Überarbeitungen notwendig. Darunter leidet letztendlich die Akzeptanz eines BPMN-Tools und des gesamten BPM innerhalb Ihrer Organisation. Wenn Sie sich unsicher sind, wie und in welchem Maß Ihnen Prozessmodellierung nach BPMN weiterhelfen kann, kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie individuell für Ihre spezifischen Anforderungen.

 

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Über den Autor

Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH, nutzt auch das Marketing die Möglichkeiten zur Abbildung von Arbeitsprozessen mit Projektron BCS tagtäglich. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung und stets über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen aus der Welt des Projektmanagements und der Arbeitsorganisation informiert.

  

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine international verwendete Modellierungssprache für die Geschäftsprozessmodellierung.

BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine international verwendete Modellierungssprache für die Geschäftsprozessmodellierung.

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