19.08.2022 - Fachartikel

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Was ist Projektportfoliomanagement überhaupt, wozu wird es in Unternehmen gebraucht und was sind Aufgaben eines Projektportfoliomanagers? Worin besteht der Unterschied zum Multiprojektmanagement und zum Programmmanagement? Entdecken Sie 5 gute Gründe, warum auch Sie sich mit dem Projektportfoliomanagement auseinandersetzen sollten und nutzen Sie eine bewährte 7 Schritte-Strategie für Ihr Projektportfoliomanagement!

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)? – Eine Definition

Projektportfoliomanagement ist die zentrale Verwaltung alles Projekte einer Organisation, um strategische Ziele zu erreichen. Es umfasst also die Pflege und das Management der gesamten Projektwelt innerhalb einer Organisation, interner wie externer Projekte. Abkürzend wird es im Projektmanagement-Kontext als Portfoliomanagement oder mit dem Akronym PPM (engl. "Project portfolio management) bezeichnet. Üblicherweise obliegt die Durchführung des Projektportfoliomanagement dem Project Management Office (PMO), konkret dem Projektportfoliomanager.

Das Portfolio besteht aus der Gesamtheit aller Programme und Projekte einer Organisationseinheit. Damit enthält es eine Sammlung von Projekten, die aber nicht zwingend die gleichen oder ähnlichen Ziele verfolgen müssen. Projekte innerhalb des Projektportfolios können sogar untereinander konkurrieren. Eine Sammlung von Projekten, die das gleiche inhaltliche Ziel verfolgen, wird als Programm bezeichnet.

Ein Portfolio besteht also aus Programmen und Einzelprojekten. Das Portfoliomanagement umfasst die ständige Planung, Priorisierung, übergreifende Steuerung und das begleitende Controlling aller Projekte einer Organisation.

Beim Portfoliomanagement geht es nicht um die richtige Durchführung der Projekte und Programme selbst. Dies ist Aufgabe des Projektmanagement und Programmanagement. Das Portfoliomanagement verfolgt das Ziel, die richtigen Projekte auszuwählen und durchzuführen.

Der Begriff und das Konzept des Projektportfoliomanagement verbreiten sich seit dem Jahr 2008. Ursache war die Veröffentlichung des „Standard for Portfolio-Management“ seitens des PMI (Project Management Institute). Im deutschen Sprachraum verdrängte er inzwischen den bis dahin gebräuchlichen Begriff „strategisches Multiprojektmanagement“. In der deutschen DIN 69909 und ist das Projektportfoliomanagement seit 2013 verankert. Die Norm trägt den Titel „Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten“. Dort beschrieben sind. Die DIN-Norm beschreibt Grundlagen, Prozessmodele, Methoden und Rollen des Projektportfoliomanagements.

Aufgaben und Ziele des PPM

Kernziel des Projektportfoliomanagement ist die Nutzenmaximierung aus den vom Unternehmen durchgeführten Projekten. Dazu muss es dafür sorgen, dass die Projekte und Programme ausgewählt und durchgeführt werden, die am ehesten auf die strategischen Unternehmensziele einzahlen.

Zu den wichtigsten Aufgaben des Projektportfoliomanagements und des Portfoliomanagers zählen daher:

  • Bewertung und Priorisierung von Projektanträgen (nach Chancen, Risiken und ihrer strategischen Bedeutung für das Unternehmen)
  • Genehmigen und Ablehnen von Projektanträgen auf Basis objektiver Daten
  • Identifizierung von Abhängigkeiten zwischen (geplanten und laufenden) Projekten
  • Gruppierung von Projekten in Portfolios
  • Hierarchisierung der Portfolios
  • Controlling laufender Projekte
  • Koordination laufender Projekte und Identifizierung von Synergien und Konflikten
  • Projektübergreifende Minderung von Risiken
  • Projektübergreifende Ressourcenplanung
  • Evaluierung abgeschlossener Projekte und Sicherung von Erfahrungswerten für Folgeprojekte
  • Definition und Initialisierung neuer Projekte, die auf die Unternehmensziele einzahlen

Um das Ziel des Portfoliomanagements zu erreichen, muss der Portfoliomanager also die Projekte identifizieren, die den größten Beitrag zur Erfüllung der Unternehmensziele leisten. Da ein Unternehmen aber nur über begrenzte Ressourcen (Budgets und Mitarbeiter) verfügt, muss eine optimale Mischung aus (externen) Kundenprojekten und internen Projekten gefunden werden, damit die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit den vorhandenen Mitteln durchgeführt werden. Somit sorgt das Projektportfoliomanagement für die Rentabilität und Sicherheit der gesamten Projektarbeit einer Organisation.

Warum Projektportfoliomanagement? 5 Vorteile von PPM

Mithilfe des Projektportfoliomanagements erhalten Sie in Echtzeit einen ganzheitlichen Überblick über Zustand und Status von:

  • Projektgruppen
  • Ressourcen
  • Abhängigkeiten

Von einem effektiven PPM profitiert Ihre Projektarbeit und Ihr Unternehmen in fünf wesentlichen Aspekten:

1. Optimierte Projektauswahl

Welches Projekt soll ausgewählt werden? Mit PPM erhalten Sie auf Grundlage der Analyse von Zielen, Risiken und Ressourcen Klarheit darüber, welche Projekte zum Erreichen der strategischen Unternehmensziele am besten geeignet sind. Die Gefahr, Ihre Arbeit auf Lieblingsprojekte zu fokussieren oder vermeintlich einfachere Projekte zu priorisieren, minimieren Sie somit.

Ihr Projektauswahlprozess profitiert von der Auswahl auf Basis von belastbaren Daten, Bewertungsmodellen und weiteren qualitativen wie quantitativen Ansätzen. Haben Sie relevante Kriterien definiert, ist die Beurteilung der Einzelprojekte innerhalb Ihres Projektportfolios objektiv und einfach. Projekte, deren Beitrag zum Erreichen Ihrer Unternehmensziele zu gering ist, identifizieren Sie in diesem Schritt leicht und entfernen Sie aus Ihrem Portfolio.

Mit PPM wählen Sie eine gute Mischung an Projekten aus, die den kurz-, mittel- und langfristigen Bestand Ihres Unternehmens sichern.

2. Minimiertes Unternehmensrisiko

Mithilfe von PPM setzen Sie Projektrisiken in Verbindung mit dem Ertragspotenzial. Somit fällt Ihnen die Beurteilung leicht, welche Projektrisiken es wert sind, eingegangen zu werden und welche zu groß sind.

Analysieren Sie die Projektkosten mittels Kalkulationstools im Sinne des Projektportfoliomanagements und vergleichen Sie sie mit dem möglichen Nutzen im Sinne einer Kosten-Nutzen-Analyse, erkennen Sie die Wirtschaftlichkeit jedes Projekts. So landen nur die Projekte in Ihrem Portfolio, deren Nutzen die potenziellen Risiken rechtfertigt.

Während der Projektdurchführung erlaubt das PPM Ihrem PMO und Ihren Projektmanagern technische Komplikationen, Ressourcenengpässe, zeitliche Verzögerungen und Budgetüberschreitungen zu erkennen und zu beheben, bevor potenzielle Konsequenzen in vollem Umfang zum Tragen kommen. Die Summe der Risiken aller Einzelprojekte können also den Unternehmenserfolg nicht mehr gefährden.

Mit PPM werden nur so viele Projekte durchgeführt, wie es die Organisation zu allen Zeitpunkten hinsichtlich Finanzen, Kapazitäten und Risiken verkraften kann.

3. Optimierte Projektkommunikation

Durch ein übergreifendes Projektportfoliomanagement bringen Sie die Grenzen von Einzelprojekten und den darin involvierten Stakeholdern. Projektbeteiligte, Abteilungen und Entscheider erhalten einen Gesamtüberblick über die Auswirkungen aller laufenden und geplanten Projekte. Somit erzeugen Sie einen verbesserten Informationsaustausch und Kommunikationsfluss über die Projektgrenzen hinweg, der alle Stakeholder einbezieht.

Die Prioritätensetzung erfolgt in der Konsequenz übergeordnet und nicht nur aus einer Projektteam- oder Abteilungsperspektive heraus. Synergieeffekte zwischen verschiedenen Projekten werden leichter erkannt und können genutzt, Learnings und Ergebnisse aus abgeschlossenen Projekten einfacher für künftige Projekte nutzbar und allgemein verfügbar gemacht werden. Ihre Projektkommunikation verbessert sich nachhaltig.

Mit PPM bearbeiten Sie Ihre Projekte nach unternehmensweiten Prioritäten. Projekte lernen schneller von anderen Projekten und profitieren voneinander.

4. Optimierte Projektlaufzeiten

Oft stürzen sich Unternehmen in die Bearbeitung zu vieler Projekte gleichzeitig. Geraten Einzelprojekte ins Stocken und kommt es zu Verzögerungen, binden sie Ressourcen, die bereits für neue Projekte eingeplant wurden und es kommt zu Konflikten. Das Resultat: Kein Projekt wird mehr fokussiert bearbeitet und abgeschlossen. Schlecht laufende Projekte werden mitunter nicht erkannt und versanden, während sie weiterhin Ressourcen binden, anstatt abgebrochen zu werden.

Mit den Monitoring-Werkzeugen des Projektportfoliomanagements erhalten Verantwortliche in Echtzeit Einblick in bestehende und drohende Abweichungen vom Zeitplan, Ressourcenengpässe und weitere Probleme, die zur Verzögerung in der Projektdurchführung und zum Scheitern der Projekte führen könnten. Somit verhindern Sie Projektstaus in Ihrem Unternehmen und erkennen zur rechten Zeit, welche Projekte forciert, mit entsprechenden Steuerungsmaßnahmen unterstützt oder gegebenenfalls auch abgebrochen werden müssen.

Mit PPM bearbeiten Sie Ihre Projekte nach unternehmensweiten Prioritäten. Projekte lernen schneller von anderen Projekten und profitieren voneinander.

5. Optimierter ROI

Verlässlicher Maßstab zur Bewertung des Projekterfolgs ist der Return on Investment (ROI). Die Projekte in Ihrem Projektportfolio sollten eine positive Kapitalrendite erbringen. Da das Projektportfoliomanagement das Projektrisiko minimiert, Laufzeiten verkürzt, Auswahlprozesse, Durchführung und Kommunikation verbessert, trägt es zwangsläufig auch zu einem verbesserten Kapitalertrag jedes einzelnen durchgeführten Projekts bei.

Mit PPM steigern Sie die Effektivität Ihres Projektmanagements, indem sie die richtigen Projekte auswählen, und gleichzeitig die Effizienz, da es Projektmanagern bei Ihrer Aufgabe hilft, die Projekte besser umzusetzen.

Projektportfoliomanagement-Strategie in 7 Schritten

Zur Durchführung der Aufgaben im Rahmen des Projektportfoliomanagements hat sich eine Strategie aus sieben Schritten bewährt.

1. Projektwürdigkeitsanalyse

Nicht jedes Vorhaben ist ein Projekt, denn viele Aufgaben sind sinnvoller im Rahmen von Linientätigkeiten zu bewältigen. Aufgabe der Projektwürdigkeitsanalyse ist es zu definieren, welches Vorhaben tatsächlich als Projekt zu behandeln und damit in das Projektportfolio aufzunehmen ist. Weiterhin kann im Rahmen der Analyse eine Kategorisierung vorgenommen werden, beispielsweise in Klein-, Normal- oder Großprojekt. Nach welchen Kriterien Sie Ihre Projektwürdigkeitsanalyse durchführen, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab.

Mögliche Kriterien:

  • Gesetzliche Vorgaben
  • Investitionshöhe
  • Inhaltliche Komplexität
  • Qualitätsrisiko
  • Außenwirkung
  • Ressourcenaufwand
  • Anzahl involvierter Unternehmensbereiche
  • Strategische Relevanz
  • Dauer

2. Projektinitiierung

Aufgabe des Projektportfoliomanagers ist es, alle internen und extern beantragten Projekte in die Auswahl des Portfolios aufzunehmen. Etablieren Sie daher ein standardisiertes System zur Erfassung von Ideen und Projektanträgen. Zudem sollten Sie einen Genehmigungsprozess etablieren mit festgelegten Workflows, Checklisten, Berechtigungen und Bewertungskriterien. So stellen Sie eine adäquate Planungsqualität neuer Projekte sicher.

Dabei gilt es, folgende Fragen zu beachten:

  • Auf welche Weise sollen Projektideen eingereicht werden können?
  • Nach welchen Kriterien sollen die Ideen bewertet werden?
  • Wie sieht der Genehmigungsprozess aus?
  • Wer ist berechtigt, Ideen zu genehmigen oder abzulehnen?
  • Welche Werkzeuge stehen zur Bewertung zur Verfügung?

3. Priorisierung

In Projektanträgen legen Sie die strategische Relevanz des Projekts für das Unternehmen fest. Diese Bedeutung ist Grundlage für die Priorisierung von verschiedenen Projekten und Programmen innerhalb des Projektportfolios. Die Faktoren zur Bewertung der strategischen Bedeutung sollten Sie global festlegen. Solche Faktoren sind beispielsweise:

  • Innovation
  • Expansion in neue Märkte
  • Steigerung der Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit
  • Verbesserung der Produktqualität
  • Steigerung der Kosteneffizienz

Je höher die strategische Bedeutung definiert wurde, desto höher sollte das Projekt priorisiert werden. Die Priorisierung ist natürlich keine einmalige Aktion und muss bei Änderung der Rahmenbedingungen stetig neu evaluiert und angepasst werden.

Alternativ zur komplexen Evaluation nach der strategischen Bedeutung, kommen je nach Branche und vorwiegender Ausrichtung alternativ auch monetäre Verfahren zur Bewertung von Projekten in Frage:

  • Vergleich der Projekte anhand ihres Return of Investment (ROI)
  • Vergleich der Projekte anhand ihrer Nettobarwerte (NPVs)
  • Vergleich der Projekte anhand ihrer Internal Rate of Return (IRR)

4. Erfassung laufender Projekte

Nicht nur sollten Sie neue Projektideen evaluieren, sondern auch laufende Projekte nach den gleichen Kriterien der strategischen Bedeutung erfassen und richtig kategorisieren. Nur so können Sie gewährleisten, dass der meiste Aufwand in die wichtigsten Projekte fließt. In diesem Zuge erkennen Sie auch Projekte, die besser sofort abgebrochen werden sollten, um Ressourcen für neue und bedeutsamere Projekte freizusetzen.

5. Grobplanung

Evaluieren Sie die laufenden Projekte hinsichtlich der verfügbaren Rest-Kapazitäten und Rest-Budgets, um zu ermitteln, wann neue Projekte mit hohem Strategiebeitrag gestartet werden können. Dazu bedarf es einer Grobplanung von Aufwand und Kosten inklusive Kapazitätsplanung jedes neuen Projekts.

6. Controlling

Parallel gilt es selbstverständlich, alle laufenden Projekte permanent im Auge zu behalten und das Portfolio zu überwachen. Nur auf Grundlage aktueller Daten können Sie erkennen, wo Planungsänderungen stattfinden, wo mit erhöhten Ressourcenaufwänden oder zeitlichen Verschiebungen zu rechnen ist. Derartige Ereignisse erfordern frühestmöglichen Handlungsbedarf und bestimmen auch darüber, wann neue Projekte eingeplant werden können. Ändert sich die strategische Ausrichtung des Unternehmens andererseits, müssen Sie die Bewertungskriterien aller laufenden und geplanten Projekte entsprechend anpassen und neu gewichten. Regelmäßige Portfoliomeetings, durchgeführt vom PMO, sind an dieser Stelle sinnvoll.

7. Projektabschlussbewertung

Jedes Projekt sollte einen fest definierten Abschlussprozess durchlaufen, der eine finale Projektbewertung inklusive Soll-Ist-Vergleich von Kosten und Ergebnissen umfasst. Wichtig ist es, sich Zeit zu nehmen, um die Lessons learned festzuhalten und die erworbenen Erfahrungen, Erkenntnisse und Ergebnisse für die kommenden Projekte nutzbar und aufrufbar zu machen. Auch dafür zeichnen sich Projektmanagement-Office und Portfoliomanager verantwortlich.

Was ist der Unterschied zwischen Projektportfoliomanagement und Programmanagement?

Ein Programm besteht aus mehreren Einzelprojekten, die auf ein gemeinsames Ziel einzahlen. Wie ein Projekt, ist auch das Programm immer zeitlich begrenzt. Das Programmmanagement umfasst die Initiierung, Planung, Steuerung und das Controlling der Projekte innerhalb eines solchen Programms und ist somit ebenfalls auf die Laufzeit der betreffenden Projekte begrenzt.

Das Projektportfoliomanagement hingegen ist nicht zeitlich begrenzt. Es zielt ständig darauf ab, die Synergien zwischen verschiedenen Projekten zu fördern, Risiken zu mindern, Konflikte zu minimieren und so den gesamten Projektbetrieb langfristig und kontinuierlich wirtschaftlich zu optimieren. Hierarchisch steht das Projektportfoliomanagement somit eine Ebene über dem Programmmanagement.

Was ist der Unterschied zwischen Projektportfoliomanagement und Multiprojektmanagement?

Multiprojektmanagement umfasst die Initiierung, Planung, Steuerung und das Controlling mehrerer Projekte. Diese Projekte gehören nicht einem Programm an – sie können also inhaltlich unterschiedliche Ziele verfolgen. Ziel des Multiprojektmanagements ist es damit, die Konflikte zwischen diesen verschiedenen Einzelprojekten hinsichtlich der Ressourcen und Ziele auszugleichen. Damit stellt das Multiprojektmanagement eine Verbindung zwischen Führungsebene und Projektebene einer Organisation her.

Im Gegensatz zum Projektportfoliomanagement muss sich das Multiprojektmanagement nicht zuvorderst an der Umsetzung von Projekten im Sinne der mittel- und langfristigen Gesamtstrategie eines Unternehmens kümmern. Der Fokus liegt vielmehr auf der Koordinierung und dem Controlling der betreuten Projekte. Die im Multiprojektmanagement zusammengefassten Projekte können nur eine Teilmenge aller unternehmensweiten Projekte, die z.B. nur die Projektliste eines Unternehmensbereichs umfassen.

Hierarchisch wird der Begriff des Multiprojektmanagement oft eine Ebene über dem Portfoliomanagement angesiedelt, der Programmmanagement und Portfoliomanagement unter sich zusammenfasst. Bestes Beispiel dafür ist der Titel der DIN-Norm 69909. Eine allgemeingültige Definition der Begriffe gibt es aber nicht. Ebenso wäre vertretbar, das Portfoliomanagement hierarchisch über dem Multiprojektmanagement anzusiedeln, da es die gesamte Projektarbeit in Bezug zu den Unternehmenszielen setzt und dementsprechend ausrichtet.

Wieso ist Software fürs Projektportfoliomanagement sinnvoll?

Eine geeignete Software ist für Projektportfoliomanagement unerlässlich. Da im Projektportfoliomanagement Daten aus allen Projekten und Programmen Ihres Unternehmens zentral zusammenfließen, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, die neben Funktionen fürs Projektcontrolling und für die Ressourcenplanung auch PPM-Tools integriert. Projektron BCS verfügt beispielsweise über umfassende Funktionen und Ansichten für Ihr Projektportfoliomanagement.

Haben Sie Ihr Projektportfolio in der Software nach verschiedenen Kriterien zusammengestellt, lassen sich die enthaltenen Projekte und Programme diese in einer Übersicht im PPM-Tool ganz einfach miteinander vergleichen. Hinterlegen Sie am Portfolio Ihre Kosten- und Aufwandsbudgets, erkennen Sie anhand einer farblichen Markierung sofort, welche Projekte unter oder über dem Budget liegen.

Das Portfoliodiagramm in Projektron BCS  zeigt, welche strategische Bedeutung die Projekte innerhalb Ihres Portfolios haben. Klicken Sie Projekte an, werden Sie im Diagramm ausgeblendet und Sie sehen anhand der Budgetwerte, wie sich ein Projekt auf Ihre Planung und die Kosten auswirkt. BCS ermöglicht zudem effiziente Koordinierung und minutiöses Controlling der laufenden Projekte hinsichtlich Risikomanagement und Ressourceneinsatz.

Projektportfoliomanagement: Die Brücke zwischen Projektmanagement und Unternehmensstrategie

Wesentlich für den Nutzen des Portfoliomanagements in Unternehmen sind dessen langfristige Etablierung, Akzeptanz und kontinuierliche Verbesserungen auf der Grundlage von Erfahrung. So gelingt das Zusammenspiel aus Projektmanagement und Projektportfoliomanagement. Letzteres wird zu einer unverzichtbaren Brücke zwischen Projektsteuerung und Unternehmensstrategie, was zum Erfolg Ihrer Organisation einen immensen Beitrag leistet.

Über den Autor

Die Mitarbeiter der Anwenderberatung kennen die Funktionen und Module von Projektron BCS wie ihre Westentasche. Außerdem wissen sie auch um die Bedürfnisse und Anforderungen jedes einzelnen Kunden an eine Projektmanagementsoftware. Mit der Erfahrung von über 1000 erfolgreichen Produkteinführungen sind sie die Experten darin, Kundenanforderungen zu verstehen und kundenspezifische Workflows in die Funktionsweise von Projektron BCS zu übersetzen.

  

Was ist Projektportfoliomanagment, wofür nutzen Unternehmen PPM?
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