PRINCE2-Methode im Projektmanagement: Grundlagen, Stärken und Schwächen

Die PRINCE2-Methode ist eine prozessbasierte Projektmanagement-Methode. Mit über einer Million PRINCE2-Zertifizierten und einer Verbreitung in über 150 Ländern weltweit ist sie eine der populärsten Methoden fürs Projektmanagement. In Großbritannien ist sie der führende Projektmanagement-Standard. Bei PRINCE2 handelt es nicht nur um eine Projektmanagement-Methode, sondern um ein vollumfängliches Projektmanagement-System mit eigenen Prozessdefinitionen, Rollen, Management-Vorlagen und Methoden. Die konkrete Umsetzung von Projekten beschreibt PRINCE2 nur rudimentär (anders als im PMBOK des PMI oder nach Methoden der IPMA), der Fokus liegt klar auf dem übergeordneten Steuerungsmodell. PRINCE2 ist somit eher ein Framework, ein methodisches Prozessmodell zur übergreifenden Projektsteuerung.

Beim Namen PRINCE handelt es sich um ein Akronym, das für PRojects IN Controlled Environments („Projekte in gesteuerten Umgebungen“) steht. PRINCE2 wird vom britischen Unternehmen Axelos Ltd. herausgegeben und stetig weiterentwickelt. Die „2“ im Namen deutet an, dass es sich um eine Weiterentwickelung des 1989 entwickelten Registrierungsstandards für IT-Projekte „PRINCE“ handelt. PRINCE2 wurde unter Einbeziehung der Anwender auf Basis dieser IT-Projektmanagement-Methode entwickelt und 2009 in der ersten branchenübergreifend anwendbaren Version veröffentlicht. Nomenklatur, Rollen und Prozesse von PRINCE2 wurden and die anderen projektrelevanten Richtlinien des Best Practice Management Portfolios angepasst.

Grundsätzlich ist PRINCE2 den klassischen Projektmanagement-Methoden zuzuordnen. Daneben hat sich aber neben der klassischen Variante inzwischen eine agile Variante von PRINCE2 etabliert: PRINCE2 Agile®. Diese Integration agiler Frameworks in das PRINCE2-Prozessmodell beschreibt seit 2015 ein zusätzliches Handbuch.

Was ist PRINCE2 Agile®? PRINCE2 Agile vereint die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit von AgilePM™ mit dem klar definierten übergeordneten Prozess-Steuerungsframework von PRINCE2®. PRINCE2 Agile wurde für Unternehmen und Einzelanwender entwickelt, die PRINCE2 nutzen und zusätzlich von den Vorteilen agiler Methoden profitieren möchten. Die Integration agiler Vorgehensweisen bezieht sich dabei vor allem auf die konkrete Umsetzung. Damit ermöglicht PRINCE2 Agile auch agiles Arbeiten in komplexen Projekten und ist eine beliebte Methode für hybrides Projektmanagement.

Vier Grundlegende Bausteine

Drei Grundelemente stellen den eigentlichen Inhalt der PRINCE2-Methode dar:

• Die Basis des PRINCE2-Systems bilden 7 Grundprinzipien oder Grundwerte. Sie sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren für den Projekterfolg.
• Der Ablauf des Projekts nach der PRINCE2-Methode folgt einem Verfahren. Die Ablaufbeschreibung dieses Verfahrens verkörpern Prozesse. Diese sind im PRINCE2-Prozessmodell zusammengefasst.
• Themenblöcke oder Kernthemen definieren fachliche Inhalte, beispielsweise, wie die Organisationsstruktur aufgebaut ist oder wie das Risikomanagement durchzuführen ist.

Der vierte Baustein, aus dem sich das Framework zusammensetzt, ist die flexible Anpassbarkeit an die jeweilige Projektstruktur und Projektumgebung. Die PRINCE2-Methode ist in höchstem Maß skalierbar und auf sehr kleine bis zu sehr großen Projekten anwendbar. So können je nach Anforderungen des Projekts beispielsweise verschiedene Rollen hinzugefügt oder in verschiedener Zusammensetzung kombiniert werden. Zur Anpassbarkeit zählt auch, dass PRINCE2 mit weiteren Methoden und Frameworks kombinierbar ist, beispielsweise mit Kanban als Vorgehensweise in der Projektumsetzung zur Workflow-Steuerung oder mit Scrum, wie eben in PRINCE2 Agile.

Die sieben Grundprinzipien stellen aus Erfahrungswerten der Anwender (Best Practice) basierende unbedingte Erfolgsfaktoren dar, die erforderlich sind, um ein Projekt erfolgreich durchführen und abschließen zu können.

PRINCE2-Grundprinzip 1: Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

Jedes Projekt muss

• einen klaren Grund aufweisen,
• eine definierbare Notwendigkeit haben und
• einen nachhaltigen Vorteil für den Kunden bringen.

Jederzeit im Projektverlauf muss erkennbar sein, warum es sinnvoll war, das Projekt gestartet zu haben und gerechtfertigt ist, es weiter fortzuführen.

In jedem Projektschritt im PRINCE2-Prozess gilt es, Learnings festzuhalten und für den weiteren Projektverlauf direkt, für parallellaufende und künftige Projekte nutzbar zu machen.

PRINCE2-Grundprinzip 3: Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Rollen, Funktionen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten innerhalb der Projektorganisation sind bereits vor Projektstart klar zu definieren. Nur so können die unterschiedlichen Interessen der verschiedenen Stakeholder (Auftraggeber, Benutzer, interne und externe Lieferanten) repräsentiert werden.

PRINCE2-Grundprinzip 4: Steuern über Managementphasen

Ein Projekt ist einfacher zu steuern, wenn es in verschiedene Phasen unterteilt ist. Jede Phase endet in einer Bewertung, in der der Lenkungsausschuss u. a. Fortschritt, Projektplan und Business Case prüft. Das kann auch dazu führen, dass das Projekt abgebrochen wird. Die Detailplanung für die nächste Managementphase erfolgt erst zum Abschluss der vorherigen Phase, um Gelerntes direkt einbringen und die Planung ideal der aktuellen Situation anpassen zu können.

PRINCE2-Grundprinzip 5: Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Management by exception)

Dieses Prinzip dient dazu, den Einsatz der Arbeitszeit möglichst effizient zu gestalten. Nicht bei jeder kleinen Abweichung von den Vorgaben ist eine Eskalation oder Entscheidung notwendig. Eskalationen sollten nur dann notwendig werden, wenn es zu Ausnahmesituationen kommt. Dies ist möglich, indem über die grundsätzlichen Aspekte der Projektsteuerung zulässige Abweichungen definiert werden.

Es geht also um Steuern mit Toleranzen, was dem Projektmanagement Freiräume gewährt. So ist das Weiterarbeiten möglich, auch wenn es zu leichten Abweichungen von den Vorgaben kommt. Derartige Toleranzkorridore können für alle Projektdimensionen (Zeit, Kosten, Umfang, Qualität, erwarteter Nutzen, Risiko) definiert werden.

PRINCE2-Grundprinzip 6: Produktorientierung

Eine klare Vorstellung vom Enderzeugnis des Projekts ist erforderlich, um die einzelnen Qualitätsanforderungen leicht definieren zu können. Im Rahmen der PRINCE2-Methode wird das Enderzeugnis „Projektendprodukt“ genannt. Es wird zu Beginn definiert und in verschiedene Teilprodukte gegliedert. Jedes Teilprodukt wird als einzelnes Produkt beschrieben und stellt die Spezifikation zur Umsetzung dar. Alles, was während der Projektlaufzeit entsteht, wird als Produkt bezeichnet. Die Dokumentation zur Projektsteuerung beispielsweise ist ein Managementprodukt. Die Produkte, die das Ziel des Projektes darstellen, werden als Spezialistenprodukte bezeichnet.

PRINCE2-Grundprinzip 7: Anpassen an die Projektumgebung

Die PRINCE2-Methode ist eine universelle Projektmanagementmethode. PRINCE2 ist anwendbar für jede

• Projektumgebung
• Projektgröße
• Komplexität
• Priorität
• Teamfähigkeit
• Risikolage
• Projektart
• kulturelle Umgebung
• geografische Lage

Daher muss PRINCE2 vorher an die individuellen Anforderungen des Projekts angepasst werden. Es geht darum, das nötige und richtige Maß an Steuerung für das Projekt vorab zu definieren. Die Anpassung betrifft die drei Elemente Prinzipien, Themen und Prozesse gleichermaßen. Nichts darf weggelassen werden, aber Prozessschritte können beispielsweise kombiniert oder auch ausgedehnt werden. Rollen können einzeln besetzt oder bei kleineren Projekten in einer Person gebündelt werden. Für die Themen werden Mindestanforderungen für die Anpassung definiert.

Das fachliche Wissen, um ein Projekt nach der PRINCE2-Methode auszuführen, halten die Themen fest. Jedes Thema beschreibt bestimmte Aspekte des täglichen Projektmanagements im Detail, definiert also, wie in welcher Situation durch wen zu handeln ist, welche Rolle für was verantwortlich ist. Jeder, der am Projekt teilnimmt, muss die Themen verinnerlicht haben.

1. Business Case: Form in der die Rechtfertigung für das Projekts beschrieben wird (Kosten-Nutzen-Rechnung oder strategische Rechtfertigung)
2. Organisation: Definition des Organisationsmodells mit Rollen und Verantwortlichkeiten
3. Qualität: Planung und Steuerung der Projektzielsetzung (Beschreibung konkreter Prüfungen und Maßnahmen, um die Qualität der Projektumsetzung zu gewährleisten)
4. Pläne: Planung der Inhalte und Abläufe (Projektpläne, Phasenpläne, etc.)
5. Risiken: Risikomanagement zur Absicherung und Beschreibung von Maßnahmen
6. Änderungen: Umgang mit Veränderungen
7. Fortschritt: Steuerung des Projektfortschritts (Reporting)

Das Prozessmodell der PRINCE2-Methode umfasst sieben Phasen, die sich vorrangig mit der ganzheitlichen Steuerung des Projekts befassen.

1. SU – Starting up a Project: Vorbereiten eines Projekts

Dieser Prozess der Projektvorbereitung stellt u. a. sicher, dass das Projekt eine klare Zielsetzung verfolgt, es einen klar definierten Auftraggeber und Projektmanager gibt. Es entsteht eine Projektbeschreibung.

2. IP – Initiiating a Project: Initiieren des Projekts

Der Projektleiter erstellt eine Projektinitiierungsdokumentation mit der Planung der Aktivität im Projekt, inklusive Projektplan und Basisplänen für die Erfolgsziele Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen. Der Projektvorstand gibt en Projektplan frei.

3. DP – Directing a Project: Lenken des Projekts

Von Anfang bis Ende des Projekts ist die Projektsteuerung erforderlich. Lenkungsausschuss, Auftraggeber oder Hauptentscheidungsgremium starten das Projekt, entscheiden über die nächsten Phasen, reagieren auf Eskalationen etc. Der Projektvorstand entscheidet, was er tun muss, um jedes genehmigte Projekt zu organisieren und auszuführen, und was er an den Projektleiter delegieren wird.

4. CS – Controlling a Stage: Steuern einer Phase

Der Projektmanager schnürt Arbeitspakete und übergibt sie an Teammanager oder teilt Sie Teams zu. Er überwacht den Fortschritt der Bearbeitung, hilft bei Bedarf oder korrigiert Fehler. Teammanager koordinieren die tägliche Arbeit und sind das Bindeglied zwischen Projektleiter und Projektteams.

5. SB – Managing a Stage Boundary: Management eines Phasenübergangs

Projektmanager und Projektvorstand/Lenkungsausschuss prüfen nach jeder Phase das planmäßige Fortkommen des Projekts und die Konformität zu den Anforderungen. Projektmanager halten einen Rückblick mit dem Projektteam, um alle Lessons learned zu erfassen und die nächste Phase zu verbessern. Der Projektvorstand entscheidet über die Fortführung des Projekts. Die Detailplanung für die folgende Phase wird vorgenommen (Ressourcenplanung, detaillierte Ablauf- und Zeitplanung).

6. MP – Managing a Product Delivery: Managen der Produktlieferung

Der Projektmanager überprüft die Projektfortschritte im Abgleich mit dem Projekt-Briefing und stellt sicher, dass die Leistungen den Qualitätsanforderungen genügen. Der Projektvorstand prüft abgeschlossene Arbeitspakete, nimmt sie ab oder fordert Revisionen/Änderungen ein. Wie die Produktentwicklung und -lieferung zu erfolgen hat, kann die PRINCE2-Methode nicht allgemeingültig definieren. Hier können bei der Umsetzung natürlich agile Frameworks eingebunden werden.

7. CP – Closing a Project: Abschließen des Projekts

Das Projekt wird zu einem sauberen Abschluss gebracht, die Produktübergabe vorgenommen, eine abschließende Bewertung vorgenommen, die Dokumentation und der Abschlussbericht erstellt, das Team und der Projektleiter entlastet. Erkenntnisse des Projekts werden für einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus aufbereitet und zur Verfügung gestellt.

PRINCE2 kann auf Projekte jeder Art, Größe, Organisation, Geografie und Kultur angewandt werden.
 PRINCE2 liefert standardisierte Projekte, die ein einheitliches Vorgehen, einheitliches Vokabular und einheitliche Dokumente haben. Jeder, der mit einer Methode vertraut ist, kann sich in einem sorgfältig geführten PRINCE2-Projekt schnell zurechtfinden.
 Richtline bei PRINCE2 ist Management by Exception. Somit können Projektmanager ihre Arbeit ohne unnötige Einmischung ausführen und übergeordnete Manager müssen nur an den Punkten eingreifen, wo das Projekt außerhalb der Toleranzgrenzen läuft.
 Für jeden von PRINCE2 geforderten Dokumententyp stehen Vorlagen mit den geforderten Unterstrukturen zur Verfügung. So entsteht eine standardisierte und vollständige Dokumentation.
PRINCE2 stellt mit der produktbasierten Planung eine eigene Technik der Planung mit integrierter Anforderungsanalyse zur Verfügung. Die Wahrscheinlichkeit, dass Projekte unter falschen Voraussetzungen aufgenommen werden und in der Folge scheitern, wird so vermindert.

Vermutete Schwächen und Nachteile der PRINCE2-Methode

Es werden nur PRINCE2-spezifische Techniken beschrieben. Es kann aber durchaus notwendig sein, dass für Mitarbeiter im Projektmanagement der Aufbau von weiterem Wissen notwendig ist, um allgemein gebräuchliche Techniken wie z.B. die Analyse des kritischen Pfads oder eine Earned Value Analyse anwenden zu können.
Softskills/Führungsqualitäten als weitere wichtige Qualifikation für den Projektmanager werden bei PRINCE2 nicht direkt berücksichtigt.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Projektmanagement-Software sind, die die PRINCE2-Methode bestmöglich abbilden kann, ohne dass Sie Zugeständnisse machen oder gar auf bestimmte PRINCE2-spezifische Funktionen verzichten müssen, sollten Sie bereits bei der Softwareauswahl auf entsprechende Funktionen achten. Wie unsere aktuelle Maktübersicht und der Projektmanagement-Software-Vergleich zeigen, ist bei weitem nicht jede beliebte und bekannte Projektmanagement-Software zur Umsetzung von Projekten nach PRINCE2 geeignet. Folgen Sie bei der Auswahl der Projektmanagement-Software unserem 9-Schritte-Plan, um zielgerichtet zu evaluieren und nachhaltig die richtige Entscheidung zu treffen.

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Nachdem Sie nun das Wichtigste zu PRINCE2 wissen, fragen Sie sich bestimmt:  "Wie kann ich die PRINCE2-Methode in meinen Projekten anwenden?"

PRINCE2 als Vorgehensmodell ist urheberrechtlich geschützt. Der Einsatz als Methode und der Einsatz der PRINCE2-Techniken jedoch ist lizenzfrei. Um die PRINCE2-Qualifikation zu erwerben, müssen Sie sich offiziell zertifizieren lassen. Innerhalb von PRINCE2 gibt es verschiedene Zertifizierungslevel und sogar zwei verschiedene Zertifizierungsstränge. Zum einen für die klassische PRINCE2-Methode und zum anderen für PRINCE2 Agile.

Sie können sich sich in drei Qualifikationsstufen kostenpflichtig ausbilden und zertifizieren lassen:

• PRINCE2-Foundation: Einführung in Grundlagen, Themen und Prozesse von PRINCE2
• PRINCE2-Practitioner: Erfordert bestandene PRINCE2-Foundation-Prüfung und richtet sich an Fortgeschrittene Anwender.
• PRINCE2-Professional: höchstmögliche Zertifizierung

Weitere Informationen zur Methode und Zertifizierung finden Sie auf den Seiten des Rechteinhabers von PRINCE2, der Axelos Ltd.

Im Allgemeinen gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn es rechtzeitig fertig wird, nicht mehr kostet als geplant und wenn das Ergebnis den Vorstellungen des Auftraggebers entspricht. Der Erfolg eines Projektes wird also bestimmt vom Nutzen und von den Kosten eines Projektes. Um den Projekterfolg zu gewährleisten werden Projektmanagement-Methoden eingesetzt, die dafür sorgen, dass alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, wie vorgegangen und das Projekt organisiert werden soll, wer was verantwortet und welche Ergebnisse erwartet werden.

Derzeit haben sich vorallem drei Ansätze für das Projektmanagement durchgesetzt, die jeweils eigene methodische Ansätze und Zertifizierungsprogramme für Projektmanager definieren:

• PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ist eine Sammlung von Projektmanagement-Techniken des US-amerikanischen Project Management Institute (PMI) - und ist entsprechend besponders in den größeren Unternehmen in den vereinigten Staaten vertreten.
• ICB (IPMA Competence Baseline) ist eine Sammlung von Wissens- und Erfahrungsbereichen rund um das Projektmanagement, das von der europäischen Initiative IPMA (International Project Managers Association) herausgegeben wird - eher in Europa vertreten.
• PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) wurde als methodischer Ansatz für die Abwicklung von Projekten der britischen Regierung entwickelt und war ursprünglich auf IT-Projekte fokussiert. Später wurde das Modell branchen- und projektunabhängig formuliert und 1996 dann als PRINCE2 veröffentlicht. Seither wird das Modell stetig weiterentwickelt und gewinnt stetig an Bedeutung, nicht nur im öffentlichen Bereich.