17.06.2026 - Fachartikel
Längst verbindlich für Lieferanten und Dienstleister, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten: die XRechnung. Der Rechnungs-Eingang ist seit dem 27. November 2020 nur noch im elektronischen Rechnungsformat möglich. Das heißt, Papierrechnungen und PDF-Rechnungen werden nur noch in Ausnahmefällen akzeptiert. Ein Meilenstein war die Einführung der XRechnung allemal – aber war es ein positiver oder ein negativer?
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie besteht aus einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz und ermöglicht die digitale Verarbeitung von Rechnungsinformationen.
Seit dem 27. November 2020 ist die XRechnung im B2G-Bereich für viele Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend.
Seit dem 1. Januar 2025 gewinnt die E-Rechnung auch im B2B-Bereich an Bedeutung. Unternehmen müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können; für die Ausstellung gelten je nach Unternehmensgröße Übergangsfristen.
Die XRechnung reduziert manuelle Arbeitsschritte in der Rechnungsverarbeitung. Strukturierte Daten lassen sich automatisiert prüfen, weiterleiten, verarbeiten und archivieren.
XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden sich im Format. Während die XRechnung ein reiner XML-Datensatz ist, kombiniert ZUGFeRD ein PDF/A-3-Belegbild mit eingebetteten XML-Daten.
Mit XRechnung 4.0 entwickelt sich der Standard weiter. Neue Anforderungen aus EN 16931, B2B-E-Rechnungspflicht und europäischen Initiativen wie ViDA machen die XRechnung zu einem wichtigen Baustein zukunftsfähiger Rechnungsprozesse.
Softwarelösungen wie BCS erleichtern die Erstellung und Prüfung von XRechnungen. Sie erzeugen valide XML-Daten und visualisieren Rechnungen intern als digitales Belegbild für Prüf- und Freigabeprozesse.
Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 verpflichtet öffentliche Auftraggeber europaweiter Vergabeverfahren, daraus resultierende Rechnungen elektronisch entgegennehmen und verarbeiten zu können. Eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung gilt dabei nicht als elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie.
Mit der Richtlinie wurde die Grundlage für eine einheitlichere elektronische Rechnungsstellung in Europa geschaffen. Die fachliche und technische Basis bildet die europäische Norm EN 16931. Deutschland hat darauf aufbauend mit der XRechnung einen nationalen Standard entwickelt. Zuständig für Bereitstellung, Pflege und Weiterentwicklung ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, im Rahmen von XStandards Einkauf.
Die XRechnung ist damit die deutsche Anwendungsspezifikation für elektronische Rechnungen und spielt insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern eine zentrale Rolle.
Eine XRechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Dokument. Sie enthält Rechnungsinformationen in einem standardisierten Datenformat, sodass diese elektronisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden können.
Grundsätzlich muss eine XRechnung folgende Voraussetzungen erfüllen:
Die Rechnung selbst ist kein eingebettetes Objekt. Sie kann jedoch eingebettete Objekte enthalten, zum Beispiel rechnungsbegründende Unterlagen.
Sie ist eine valide Instanz gemäß den in der CEN-Norm EN 16931-2 genannten XML-Schema-Definitionen.
Sie erfüllt die Geschäftsregeln des Standards XRechnung.
Sie enthält ausschließlich Informationselemente, die im Standard vorgesehen sind.
Nicht jede XML-Rechnung ist automatisch eine XRechnung. Eine Rechnung gilt nur dann als XRechnung, wenn sie den Anforderungen des Standards entspricht. Dazu gehören insbesondere die zulässigen Syntaxen, die spezifizierten Geschäftsregeln und die im Standard vorgesehenen Informationselemente.
Da die XRechnung aus einem strukturierten Datensatz besteht, ist kein zusätzliches lesbares Rechnungsdokument im Bild- oder PDF-Format erforderlich. Die Standardisierung reduziert manuelle Arbeitsschritte, kann Fehlerquellen verringern und die Bearbeitungszeit von Rechnungen verkürzen.
Eine E-Rechnung bildet Rechnungsinhalte nicht auf Papier oder lediglich in einer Bilddatei ab, sondern in einem strukturierten Datensatz. Dadurch können Informationen elektronisch übermittelt, empfangen und medienbruchfrei weiterverarbeitet werden.
Die XRechnung ist eine spezifizierte Form der E-Rechnung. Technisch basiert sie auf einem XML-basierten semantischen Datenmodell und setzt das europäische CEN-Datenmodell für den deutschen Kontext um. Damit ist sie der zentrale Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Deutschland.
Für viele Rechnungssteller war die Umstellung zunächst eine Herausforderung. Seit dem 27. November 2020 müssen Lieferanten des Bundes elektronische Rechnungen grundsätzlich im vorgeschriebenen Format einreichen, sofern keine Ausnahme greift. Während die Regelungen auf Bundesebene einheitlich umgesetzt wurden, können sich Vorgaben, Portale und Übermittlungswege auf Länderebene weiterhin unterscheiden.
Eine XRechnung enthält je nach Rechnungskontext unter anderem folgende Angaben:
Welche Angaben verpflichtend sind, hängt vom konkreten Rechnungskontext, den gesetzlichen Anforderungen und den Vorgaben des jeweiligen Rechnungsempfängers ab.
Die Pflicht zur XRechnung betrifft vor allem Rechnungssteller, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Je nach Auftraggeber können dabei unterschiedliche Vorgaben für Format, Portal und Übermittlungsweg gelten.
Ausnahmen können unter anderem für Zahlungsaufforderungen beziehungsweise Direktaufträge bis zu einer bestimmten Wertgrenze gelten. Auch bestimmte geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten, etwa aus Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes oder aus sonstigen Beschaffungen im Ausland, können von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sein.
Da sich die Regelungen im Detail zwischen Bund und Ländern unterscheiden können, sollten Rechnungssteller vor der Einreichung prüfen, welche Vorgaben für den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber gelten.
Im B2G-Bereich ist die elektronische Rechnungsstellung bereits seit 27. November 2020 verpflichtend, insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes.
Seit dem 1. Januar 2025 gewinnt die E-Rechnung auch im B2B-Bereich deutlich an Bedeutung. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gilt seitdem eine gesetzliche Definition: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt daher als sonstige Rechnung.
Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung. Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: In den Jahren 2025 und 2026 dürfen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden. Bei Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027.
Im B2C-Kontext besteht weiterhin keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.
Ein mögliches zulässiges Format im B2B-Bereich ist die XRechnung. Ebenfalls verbreitet ist ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Detaillierte Informationen zur E-Rechnungspflicht, Stichtagen und Übergangsfristen finden Sie in unserem Blogartikel „E-Rechnungspflicht“.
Spätestens mit der verpflichtenden Einführung im November 2020 wurde deutlich, dass sich Rechnungssteller, öffentliche Auftraggeber und Softwareanbieter dauerhaft mit der XRechnung beschäftigen müssen. Denn der Standard ist kein statisches Format, sondern wird regelmäßig weiterentwickelt und an neue rechtliche, technische und fachliche Anforderungen angepasst.
Inzwischen wurden mehrere Versionen der XRechnung veröffentlicht und jeweils durch aktualisierte Fassungen abgelöst. Maßgeblich für den aktuellen Stand bleibt die Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT. Sie stellt die jeweils gültigen Versionen, Spezifikationen und Bestimmungen zur XRechnung bereit und veröffentlicht regelmäßig Aktualisierungen.
Ein besonders wichtiger nächster Entwicklungsschritt ist die kommende XRechnung 4.0. Hintergrund ist die Überarbeitung der europäischen Norm EN 16931-1, auf der die XRechnung als deutscher Standard für elektronische Rechnungen basiert. Diese Revision verschiebt den Fokus stärker von einem ursprünglich vor allem durch den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern geprägten Standard hin zu Datenstrukturen, die auch für den B2B-Bereich, nationale E-Rechnungspflichten und die europäische ViDA-Initiative relevant sind.
Die Aktualisierung des semantischen Modells wurde auf europäischer Ebene bereits beschlossen. Die formale Veröffentlichung der überarbeiteten Norm wird im Laufe des Jahres 2026 erwartet. Zeitnah zur neuen EU-Norm soll auch eine Vorabversion der XRechnung 4.0 bereitgestellt werden. Die finale Version wird voraussichtlich Mitte bis Ende 2026 folgen.
Für Verwaltung, Wirtschaft und Softwareanbieter bedeutet die Umstellung auf XRechnung 4.0 voraussichtlich einen spürbaren Aufwand. Neue Datenfelder, geänderte Geschäftsregeln und strukturelle Anpassungen können tief in bestehende Rechnungsprozesse und Softwarelösungen eingreifen. Gleichzeitig eröffnet die Weiterentwicklung großes Potenzial: Insbesondere im B2B-Umfeld und in branchenspezifischen Szenarien entstehen neue Möglichkeiten, elektronische Rechnungsprozesse stärker zu automatisieren und zukunftssicher aufzustellen.
Für Projektron ist diese Entwicklung ein wichtiger Bestandteil der laufenden Produktentwicklung. Unser Anspruch bleibt: BCS orientiert sich an den jeweils aktuellen gesetzlichen und technischen Anforderungen. Unternehmen, die das Rechnungsmodul von BCS nutzen, können sich darauf verlassen, dass wir relevante Änderungen wie die kommende XRechnung 4.0 frühzeitig beobachten und unsere Lösung entsprechend weiterentwickeln.
Zentrale Vorteile der XRechnung sind:
Die XRechnung ist ein zentraler Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Dadurch entsteht eine einheitliche Grundlage für den digitalen Rechnungsaustausch im öffentlichen Sektor.
Elektronische Rechnungen reduzieren manuelle Arbeitsschritte und verkürzen interne Bearbeitungswege. Rechnungen können schneller geprüft, weitergeleitet und zur Zahlung freigegeben werden.
Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich automatisiert auslesen und verarbeiten. Das senkt den Aufwand in der Buchhaltung und reduziert Fehler, die bei manueller Erfassung entstehen können.
Von der Erstellung über den Versand und Empfang bis zur Archivierung unterstützt die XRechnung digitale Abläufe. Papier, PDF-Ausdrucke oder manuelle Zwischenschritte können dadurch deutlich reduziert werden.
XRechnungen lassen sich über intelligente Schnittstellen in Software-Systeme einbinden, zum Beispiel in DMS-, ERP- oder Buchhaltungssysteme. So werden Rechnungsdaten dort verfügbar, wo sie weiterverarbeitet werden.
Da die XRechnung auf strukturierten Daten basiert, können Pflichtfelder, Formate und Inhalte technisch geprüft werden. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit und erleichtert die Qualitätssicherung von Rechnungsdaten.
Dank der XRechnung können Organisationen und Unternehmen Kosten und Zeit sparen. Ausgaben für Papier, Drucker, Toner und Porto entfallen, während zeitintensive Arbeitsschritte wie Ausdrucken, Kuvertieren, interne Laufwege und Suchaufwände reduziert werden.
Die XRechnung unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei, Anforderungen im B2G- und zunehmend auch im B2B-Kontext umzusetzen. Sie schafft eine strukturierte Grundlage für rechtssichere elektronische Rechnungsprozesse.
Durch die im Gesetz festgelegte Frist zum 27. November 2020 haben sich viele Unternehmen in Deutschland erst relativ spät intensiv mit dem neuen Rechnungsformat beschäftigt. Folglich war es zu erwarten, dass die ersten Hürden der Anwendung im großen Stil erst nach der verpflichtenden Einführung sichtbar wurden.
Das Verschicken einer XRechnung an die öffentliche Verwaltung unterscheidet sich in den 16 Bundesländern aufgrund von Einzelgesetzen, Verordnungen, Portalen und Übermittlungswegen zum Teil erheblich. Bis zu einer stärkeren Vereinheitlichung gleicht die Umsetzung auf Ebene der Länder daher in Teilen weiterhin einem „Flickenteppich“.
In der Praxis zeigt sich außerdem: Das XRechnung-Format bietet viele Vorteile, kann aber auch Nachteile mit sich bringen. Das Fehlen eines klassischen Belegbildes macht die Prüfung von Rechnungen sowohl intern im Unternehmen als auch durch externe Personen wie Wirtschaftsprüfer oder Betriebsprüfer ungewohnter. Der Datensatz kann zwar eingesehen werden, bietet aber nicht die gewohnte Übersicht wie ein traditionelles PDF.
Umso wichtiger sind Softwarelösungen, die XRechnungen nicht nur technisch erzeugen, sondern auch für interne Prüf- und Freigabeprozesse verständlich visualisieren.
Zur Erstellung einer XRechnung gibt es prinzipiell verschiedene Möglichkeiten:
Die XRechnung wird direkt in einem Portal über ein Webformular erfasst. Diese Variante eignet sich vor allem für einzelne Rechnungen oder kleinere Rechnungsmengen.
Ein externer Dienstleister übernimmt die technische Erstellung, Prüfung oder Übermittlung der XRechnung. Das kann sinnvoll sein, wenn intern keine passende Infrastruktur vorhanden ist.
Die XRechnung wird direkt aus dem ERP-System oder der BCS-Software erzeugt. Diese Lösung ist besonders effizient, weil Rechnungsdaten ohne zusätzliche manuelle Zwischenschritte verarbeitet werden können.
Wir bei Projektron sind überzeugt: Eine Optimierung und Aufwandsreduktion aller kaufmännischen Prozesse, besonders der Rechnungsstellung, kann enormen Nutzen für Unternehmen bringen. Als Softwareentwickler haben wir daher frühzeitig begonnen eine Umsetzung der XRechnung in BCS zu ermöglichen. Bereits 2015 kam das Thema bei uns auf und wir haben uns mit der potenziellen Umsetzung beschäftigt. Längst bietet BCS daher eine vollständige Umsetzung des Formats an und findet bei vielen Kunden erfolgreich Anwendung.
Das Modul zur Rechnungsstellung in BCS bietet ein Generator-Tool für XRechnung. Unsere Lösung dafür war die Erstellung einer Visualisierung: Ein digitales Belegbild wird innerhalb der Rechnungsstellung in BCS erstellt und kann vom Rechnungssteller wie gewohnt geprüft werden. An den Rechnungsempfänger wird dann lediglich das XML geschickt. Es ist also nicht notwendig, die XRechnung zusätzlich in ein PDF zu konvertieren.
Eine anwenderfreundliche Lösung mit Belegbild stellt ein anderes Format der elektronischen Rechnung dar: das ZUGFeRD-Format, international auch als Factur-X bekannt. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Format der E-Rechnung. Sie beinhaltet eine bildliche Darstellung der Rechnung in einer PDF/A-3-Datei. Zusätzlich enthält sie die Rechnungsinformationen als strukturierten und maschinell auswertbaren Datensatz im XML-Format.
Auch ZUGFeRD wird kontinuierlich weiterentwickelt. Mit ZUGFeRD 2.5 ist für 2026 ein weiteres Update vorgesehen. Dieses umfasst unter anderem die obligatorische Aktualisierung der Codelisten sowie Anforderungen, die für internationale B2B-E-Rechnungsszenarien relevant sind.
Damit zeigt sich: Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD entwickeln sich im Zuge der europäischen und nationalen E-Rechnungspflichten weiter — allerdings mit unterschiedlichem Ansatz. Während die XRechnung als rein strukturierter XML-Datensatz konzipiert ist, bleibt ZUGFeRD ein hybrides Format aus PDF/A-3-Belegbild und eingebettetem XML-Datensatz.
Welches Format im Einzelfall sinnvoll ist, hängt vom Rechnungsempfänger, vom Prozess und von den technischen Anforderungen ab. Für öffentliche Auftraggeber bleibt entscheidend, welche Formate nach den jeweiligen Vorgaben, Plattformbedingungen und gesetzlichen Regelungen zugelassen sind.
Die XRechnung war und ist ein wichtiger Schritt für die Digitalisierung der Rechnungsstellung in Deutschland. Was zunächst stark vom Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern geprägt war, wird durch die B2B-E-Rechnungspflicht zunehmend auch für die Privatwirtschaft relevant.
Mit der kommenden Überarbeitung der EN 16931-1 und XRechnung 4.0 wird sich der Standard weiter in Richtung B2B-tauglicher, compliance-fester Datenstrukturen entwickeln. Diese Umstellung wird für Verwaltung, Wirtschaft und Softwareanbieter anspruchsvoll. Gleichzeitig eröffnet sie neue Möglichkeiten, elektronische Rechnungsprozesse stärker zu automatisieren, branchenspezifische Anforderungen besser abzubilden und die Rechnungsstellung insgesamt zukunftsfähiger aufzustellen.
Projektron beobachtet die gesetzlichen und technischen Entwicklungen zur E-Rechnung fortlaufend und berücksichtigt relevante Änderungen in der Produktentwicklung. Das Rechnungsmodul von BCS wird entsprechend weiterentwickelt, damit Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auch künftig verlässlich und regelkonform abbilden können.
Daniel Kreher ist Controller in der Finanzabteilung und begleitet von Anfang an die Entwicklung der E-Rechnung in BCS. Die Buchhaltung der Projektron GmbH erstellt ca. 3.000 Rechnungen pro Jahr. Der Anteil an XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format wuchs über die letzten Jahre hinweg stetig.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Erfahren Sie, welche Übergangsfristen gelten, warum einfache PDF-Rechnungen nicht mehr ausreichen und wie Formate wie XRechnung und ZUGFeRD die digitale Rechnungsverarbeitung unterstützen.
Seit 2020 gehört die QR-Rechnung zum Schweizer Zahlungsverkehr und ersetzt alte Einzahlungsscheine für schnellere, sichere und einheitliche Zahlungen. Ab dem 21. November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt. Unternehmen mit unstrukturierten Adressen müssen umstellen.
Das ZUGFeRD-Format ist ein branchenübergreifendes Datenformat der elektronischen Rechnung. In unserem Fachartikel erfahren Sie mehr über die Vorteile des ZUGFeRD-Datenformats für die E-Rechnung.
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Die XRechnung standardisiert elektronische Rechnungen, reduziert manuelle Arbeitsschritte und unterstützt Unternehmen bei regelkonformen digitalen Rechnungsprozessen.
