Rechnungsstellung

Finanzfluss unter Kontrolle

Mit Projektron BCS erstellen Sie aus Projekten heraus Aufwands- und Festpreisrechnungen und können dabei mehrere Währungen verwenden.


  • Schritt für Schritt durch die Abrechnung: Dank Rechnungsassistent inklusive Rechnungsgenerator
  • Skonto-Regelung in Rechnungen: Skonto einfach vergeben
  • Im Mahnlauf sehen Sie die Kunden, die ein Zahlungsziel überschritten haben und legen weitere Aktionen fest.

Variable Projektabrechnung

Präzise und bedarfsgerecht

Mit der integrierten Zeiterfassung buchen Ihre Mitarbeiter direkt auf Ihr Projekt. Einfach und projektspezifisch lassen sich die abrechenbaren Buchungen prüfen und fakturieren.

Ob Sachleistungen, Reisekosten oder externe Dienstleistungen: Auch alle weiteren abrechenbaren Positionen fügt Projektron BCS auf Wunsch Ihrer Rechnung hinzu und ermöglicht so eine vollständige und präzise Rechnungsstellung. In den Angeboten ausgehandelte Rabatte werden bei der Rechnungsstellung gesondert ausgewiesen.

Arbeiten Sie mit Standarddienstleistungen oder Standardsachleistungen, können Sie diese als Artikel in Projektron BCS speichern und in Ihr Projekt übernehmen. In Kombination mit der Angebotserstellung lassen sich an Artikelarten auch intervallspezifische Gebühren einrichten, beispielsweise um eine Updategebühr abzubilden.

Bei Bedarf lassen sich sowohl die Standardverkaufspreise als auch die Staffelpreise für Artikel projektspezifisch anpassen und entsprechend fakturieren. Sollen die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter anteilig in die Rechnung einfließen, legen Sie dies mithilfe von projektspezifischen Abrechnungsfaktoren einfach fest.

Haben Sie mit Ihrem Kunden einen Festpreis für ein gesamtes Projekt oder Teilprojekt vereinbart, lässt sich dieser genauso einfach in Rechnung stellen.

Zeiterfassung

Ressourcenmanagement

Angebotserstellung

Rechnungsvorlagen und Rechnungsgenerator

Komfortabel gelöst

Ob manuell oder automatisch: Projektron BCS macht Ihnen das Fakturieren einfach. Möchten Sie Rechnungen oder Gutschriften erstellen, begleitet Sie ein Assistent Schritt für Schritt durch die Fakturierung. Arbeiten Sie zudem mit Rechnungsvorlagen, können Sie Kontaktdaten, Zahlungsmodalitäten sowie Standardformulierungen und Ihr Logo einmal hinterlegen und einfach wiederverwenden.

Noch mehr Arbeitsschritte nimmt Ihnen der Rechnungsgenerator ab. Ob eine Gesamtrechnung, Teilrechnungen, Anzahlungsrechnungen oder eine Schlussrechnung: Beispielsweise im monatlichen Durchlauf werden Ihnen über alle Projekte hinweg die fakturierbaren Beträge in provisorischen Rechnungen zusammengestellt. Besonders effizient lassen sich Rechnungen automatisieren, die Sie in regelmäßigen Abständen stellen, beispielsweise im Rahmen von Wartungsverträgen.

Skonto-Regelung bei Rechnungen

Zahlungsnachlässe für Ihre Kunden

In welcher Frist und in welcher Höhe Sie Skonto auf Rechnungen gewähren, können Sie in den Zahlungskonditionen an der Rechnung genau festlegen.

Anhand von Zahlungszeiten, Zahlbetrag und Ampeln sehen Sie sofort, welche Zahlungen innerhalb des Zahlungsziels für den Skonto-Abzug geleistet wurden. Setzen Sie aktiv den Bezahlungsstatus können Sie unterscheiden, welche Rechnungen unter Skonto beglichen wurden und bei welchen Sie einen verspäteten Zahlungseingang unter Skonto-Abzug auf Kulanz gewähren.

Rechnungsversand per E-Mail und Mahnlauf

Einfach absenden

Ob eine einzelne Rechnung oder die ganze Rechnungsliste: Auf Wunsch erstellt Projektron BCS die zugehörige E-Mail mit vorgefertigtem Anschreiben, fügt die Rechnung sowie zugehörige Stunden- und Spesennachweise als PDFs hinzu und übernimmt die E-Mail-Adresse Ihres Kunden aus dem Kundenmanagement.

Selbstverständlich können Sie das Anschreiben individuell anpassen und bei Bedarf weitere Dateien anhängen.

Überschreiten Kunden das festgelegte Zahlungsziel, sehen Sie die offenen Posten in Ihrer Rechnungsliste mit der Einstellung "Mahnlauf". Dort legen Sie Ihre Mahnaktionen fest: Führen Sie die Mahnaktion "Schriftliche Mahnung erstellen" oder "Letzte schriftliche Mahnung erstellen" an der Rechnung durch, wird automatisch ein entsprechendes PDF-Dokument generiert und der Status der Rechnung angepasst.

Außerdem können Sie sich die PDF-Dokumente in einem zuvor festgelegten Ordner automatisch ablegen lassen - von dort können Sie beispielsweise die gesammelten Mahnungen ausdrucken und versenden.

Flexible Währungswahl

In Euro geplant, in Dollar abgerechnet

Sie haben Geschäftspartner im Ausland und wollen Ihre Projekte in deren Währungen abwickeln?

Ob Dollar oder Schweizer Franken: In Projektron BCS legen Sie beliebige Währungen an und können Sie für Rechnungen an internationale Kunden verwenden.

Zur Kontrolle der Projektkosten steht Ihnen die Hauswährung selbstverständlich nach wie vor zur Verfügung.

Anpassen können Sie darüber hinaus auch den Umsatzsteuersatz und die Sprache der Rechnung.

Individuelle Lösungen

Anpassbar

Ihr Rechnungsmanagement mit Projektron BCS ist flexibel: So können Sie das Design Ihrer Rechnungen direkt in Projektron BCS gestalten, zum Beispiel mit Logo oder individueller Kopf- und Fußzeile. Zudem lassen sich die Textvorlagen einfach im integrierten Editor formatieren.

Darüber hinaus können Sie nach einem Faktura-Export Ihre Daten in einem anderen System, etwa SAP, weiter verarbeiten oder Ihre Fakturierung mit einem individuell konfigurierten Mahnwesen abrunden.

 

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Dr. Andreas Totok

Geschäftsbereichleiter Business Intelligence bei Finanz Informatik Solutions Plus

Als Dienstleister im Bankenumfeld legt unser Rechnungswesen sehr viel Wert auf die Protokollierung, Historisierung und Nachvollziehbarkeit von Buchungen und vor allem auch Änderungen. Budgetwerte und Rechnungen müssen transparent sein, da wir teilweise Rechnungen über mehrere Hunderttausend Euro stellen. Für die Wirtschaftsprüfung ist das Zustandekommen in Projektron BCS dokumentiert, es gilt hier als Nebenbuch.