Dokumentenmanagement: Alle Informationen abrufbar – jederzeit

DMS-Funktionen in Projektron BCS für Ihr effizientes Dokumentenmanagement

Ob in einzelnen Projekten oder unternehmensweit: In Projektron BCS sind Ihre Dokumente gut aufgehoben. BCS bringt neben den umfassenden Projektmanagement-Funktionen gleich noch ein integriertes funktionsmächtiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit.


Dokumentenmanagement-System: unverzichtbar, nicht nur im Projektmanagement

Ob in der Projektarbeit oder einfach nur in der alltäglichen abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit: Oft sind Mitarbeiter darauf angewiesen, von verschiedenen Orten auf dieselben Dokumente zur Klärung gleicher oder verschiedener Fragestellungen zuzugreifen, Informationen abzurufen, zu übermitteln und zu archivieren. Ohne ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist dies kaum noch denkbar. Gerade im Projektmanagement ist permanenter, ortsunabhängiger und schneller Zugriff auf relevante Dokumente entscheidend.

Projektron BCS bietet daher weit mehr als umfassende Funktionen für Ihre Projektplanung und Ihr Projektmanagement. Funktionen einer Dokumentenmanagement-Software deckt Projektron BCS ebenfalls ab:

➤ Sämtliche relevante Daten sind zentral gespeichert und zentral abrufbar.

➤ Dokumente werden in einer einheitlichen Ablagestruktur wiederauffindbar gespeichert.

➤ Befugte Mitarbeiter haben von überall immer Zugriff auf relevante Informationen.

➤ Die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert, da alle Mitglieder Zugriff auf die aktuellste Dokumentenversionen haben.

➤ Es gibt keine Dubletten und veraltete Versionen von Dokumenten mehr.

➤ Dank automatischer Versionierung bleiben Änderungen nachvollziehbar.

➤ Such- und Filterfunktionen erleichtern Wissenstransfer und Recherche.

  • Dateiablage in Projektron BCS
  • Dank mächtiger Volltextsuche haben Sie einen schnellen Zugriff auch auf in Projektron BCS gespeicherte Dokumente

Marcus Brandl

Stabstelle operative Unternehmensführung und -planung bei der it4logistics AG

Unsere Kunden sind international und viele unserer Mitarbeiter verbringen viel Zeit in den Unternehmen, die wir betreuen. Dank des mobilen Zugriffs auf BCS sind trotzdem alle relevanten Daten für sie verfügbar. In der mit dem jeweiligen Projekt verknüpften Dateiablage können relevante Dokumente einerseits zentral verwaltet werden, andererseits können unsere Mitarbeiter beim Kunden vor Ort auf wichtige Unterlagen unkompliziert zugreifen.

Einfaches Dokumentenmanagement für Projekte und mehr

Mit dem Dokumentenmanagement in Projektron BCS stehen Ihrem Projektteam die relevanten Dateien in einheitlicher Ablagestruktur zur Verfügung. Es erleichtert Ihnen nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern verhindert auch unnötige Doppelarbeit und Speicherplatzkosten für Dubletten.

Neue Dokumente laden Sie einfach und bequem in die Dateiablage hoch:

  • Wählen Sie in Projektron BCS einfach die gewünschte Dateiablage, zum Beispiel an einem Besprechungstermin
  • Markieren Sie eine oder mehrere Dateien auf Ihrem Computer
  • Ziehen Sie die Dokumente per Drag-and-Drop in Ihre Projektron-BCS-Benutzeroberfläche

Ihre Dokumente können Sie dabei in beliebigemDateiformat sowohl AufgabenProjektenTickets und Terminen als auch Personen und Organisationen oder Verträgen und Inventargegenstädnen zuordnen. Microsoft-Office-Dateien, die Sie in Ihre Dateiablage eingefügt haben, können Sie direkt im Browser bearbeiten. Die Version der Datei wird dabei automatisch nach dem Speichern hochgesetzt.

Wird Ihre E-Mail-Korrespondenz in Projektron BCS importiert, können Sie E-Mail-Anhänge ebenfalls am passenden Strukturelement, beispielsweise am Projekt, ablegen. Damit unterstützt das Dokumentenmanagement in Projektron BCS das unternehmensweite Qualitätsmanagement. Auch Dateiverknüpfungen sind möglich. So sehen Ihre Mitarbeiter ein Dokument genau dort, wo sie die Information benötigen.

Automatische Versionierung: jedes Dokument auf aktuellem Stand

Bearbeiten oder speichern Sie ein Dokument, versioniert Projektron BCS Ihre Datei ganz automatisch. So ist sichergestellt, dass alle mit dem aktuellen Stand eines Dokuments arbeiten und Ihre Kunden oder Geschäftspartner niemals veraltete Dateiversionen von Ihnen erhalten. Alte Versionen, Zwischenstände und Original der Datei bleiben dabei unberührt. Sie können sie jederzeit wiederauffinden und bei rekonstruieren. Gleichzeitig verhindert das Dokumentenmanagementsystem, dass ungewollt Duplikate/Dubletten eines Dokuments entstehen.

Darüber hinaus vermeidet eine Sperre parallele Änderungen und die daraus resultierenden Speicher- und Versionskonflikte. Auch für Transparenz ist gesorgt: So zeigt Projektron BCS VersionSpeicherdatum und den Bearbeiter eines Dokuments. Im Log zeichnen Sie somit die komplette Dokumentenhistorie detailliert nach.

Sie möchten auf eine ältere Version zurückgreifen? Mit dem Dokumentenmanagement in Projektron BCS kein Problem: Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass über das zentrale Dokumenten-Archiv alle Zwischenstände eines Dokuments erreichbar bleiben.

Sicher abgelegt und schnell gefunden: Volltextsuche

Sie möchten Ihre Dokumente nach einem Schlagwort durchsuchen? Die komfortable Volltextsuche von Projektron BCS steht Ihnen natürlich auch innerhalb des Dokumentenmanagements zur Seite.

Werden PDFsMicrosoft-Office-Dokumente und Textdateien durchsucht, sehen Sie in der Trefferliste neben Dateipfad und Dateinamen sogar die zugehörigen Textauszüge. Zusätzlich können Sie Ihre Dokumente über Metadaten mit Schlagworten versehen, mit denen Sie Ihre Suche noch weiter optimieren.

Innerhalb weniger Sekunden finden Sie somit ein gesuchtes Dokument oder Sie erstellen sogar ganze Dokumentationen aus mehreren Dateien zu einem Thema, Vorgang oder Zeitraum.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte: für jeden die passende Einstellung

Informationssicherheit und Datenschutz sind im Rahmen des Dokumentenmanagements besonders wichtig und daher direkt in die Rechteverwaltung von Projektron BCS integriert. So können Sie für Dokumente und Verzeichnisse einfach, detailliert und sicher festlegen, wer welche Dokumente lesen, löschen oder aktualisieren darf.

Webbasierter Zugang zum DMS mit Browser und WebDAV

Alle Funktionen des Dokumentenmanagements erreichen Sie bequem über die webbasierte Benutzeroberfläche von Projektron BCS. So stehen Ihnen Ihre Dateien auch von unterwegs aus zur Verfügung. 

Zusätzlich können Sie über Projektron BCS auf Dokumente in Web-Ordnern, die auf dem WebDAV-Standard basieren, zugreifen. Der besondere Vorteil von WebDAV: Gängige Betriebssysteme und Office-Anwendungen unterstützen diesen Standard, der beispielsweise die Versionierung von Dokumenten erlaubt. Sie können sowohl von Ihrem Dateisystem auf die Dateien zugreifen als auch über Projektron BCS.

Da WebDAV eine Erweiterung des HTTP-Protokolls ist, ist es mit Microsoft Windows, Linux/UNIX und Mac OS kompatibel.

Liegen Ihre Dokumente auf einer Microsoft SharePoint-Plattform, können Sie diese über Projektron BCS darüber hinaus bearbeitenlöschen oder sperren.

Projektron-BCS-Dokumentenmanagement: Ihre Vorteile auf einen Blick

Mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem in Projektron BCS

✓ speichern Sie ihre Dokumente revisions- und rechtssicher

✓ organisieren und archivieren Sie digitale Dokumente zentral

✓ sorgen Sie dafür, dass nur entsprechend berechtigte Personen Zugriff auf Dokumente erhalten

✓ stellen Sie sicher, dass allen Teammitgliedern die aktuellste Version eines Dokumentes vorliegt

Ihr Kontakt

Unsere Kundenbetreuung

ist Ihr Ansprechpartner
rund um Projektron BCS.

+49 30 3 47 47 64-200

E-Mail senden

Kostenlose
Online-Präsentation

Lassen Sie sich die Projektmanagement-Software Projektron BCS via Web-Konferenz zeigen.

Anmelden

Alle Referenzen Seitenanfang