Projektmanagement-Funktionen in BCS

Erfolgreiches Projektmanagement beginnt schon vor der detaillierten Projektplanung:  Mit den Funktionen zur Projektvorbereitung in der Projektmanagement Software Projektron BCS schaffen Sie die idealen Rahmenbedingungen und Startvoraussetzungen für den Erfolg Ihres Projekts. Mit systemgestützten Zieldefinitionen, Stakeholder-Analysen und Umfeldbetrachtungen starten Sie ideal ausgerüstet.

• Zieldefinition: Definieren und bearbeiten Sie Projektziele, Unterziele und Teilziele und stellen Sie sie in einer Projektzielegrafik dar.
• Umfeldanalyse: Analysieren Sie Ihr Projektumfeld und identifizieren Sie sämtliche Umfeldfaktoren, die den Projektverlauf beeinflussen können, seien es parallel laufende Projekte, Beziehungen mit Konfliktpotenzial oder Synergieeffekte.
• Stakeholder: Identifizieren und erfassen Sie Stakeholder für Ihr Projekt und bewerten Sie in der Stakeholderanalyse deren Einfluss und Unterstützungspotenzial.
• Chancen- und Risikoanalyse: Begegnen Sie identifizierten Risiken, indem Sie wirkungsvolle Gegenmaßnamen definieren und nutzen Sie Chancen, indem Sie geeignete Unterstützungsmaßnahmen planen.
• Bedeutung: Definieren Sie die strategische Bedeutung eines Projekts und gewichten Sie Werte für die Bereiche Innovation, Image, Marktpotenzial, Kundenanforderung und Wirtschaftlichkeit, dargestellt im Radardiagramm.
• Assistent zur Projektantragsstellung: Bereiten Sie die Beantragung Ihres Projekts professionell vor.
• Projektanträge: Prüfen Sie Projektanträge übersichtlich, vergleichen Sie und entscheiden Sie datenbasiert, welche Projektanträge bewilligt werden.
• Berichtserstellung: Erstellen Sie im Handumdrehen einen Bericht zur Projektbeantragung, der alle nötigen Informationen zur Vorbereitung Ihres Projekts in einem Dokument zusammenfasst.

Mehr zur Projekvorbereitung mit BCS

Erstellen und planen Sie Ihre Projekte in Projektron BCS nach verschiedenen Projektplanungsmodellen (top-down, bottom-up oder gegenläufig) und Projektmanagement-Methoden (PRINCE2, IPMA, Hermes, AutomotiveSPICE, PMI).

• Assistent zur Projektplanung: Planen Sie Ihr Projekt in zehn Schritten, durch die Sie der Projektron-BCS-Projektplanungsassistent geleitet.
• Projektvorlagen: Erstellen und verwenden Sie zur Erstellung Ihres Projektstrukturplans Projektvorlagen aus Projekten, Unterprojekten und Projektstrukturelementen wie Arbeitspaketen, Aufgaben und Meilensteinen.
• Netzplan: Setzen Sie Strukturelemente in die passende Abhängigkeitsbeziehung und gliedern Sie Ihr Projekt beliebig tief mit Aufgaben, Checklisten und Workflows, um einen detaillierten Ablaufplan zu erstellen.
• Zeitplan: Planen Sie den zeitlichen Plan Ihres Projekts und Ihrer Projektphasen manuell direkt im dynamischen Gantt-Diagramm, im Sinne der termintreuen Zeitplanung anhand der Dauer der Aufgaben und Abhängigkeiten zwischen den Projektstrukturelementen oder im Sinne ressourcentreuer Terminplanung nach optimaler Auslastung Ihres Projektteams.
• Teamplanung: Besetzen Sie Ihr Projektteam fähigkeitsbasiert mit den passenden Mitarbeitern bei optimaler Ressourcenauslastung.
• Mehrstufige Kostenplanung: Basierend auf Ihrem Struktur- und Aufwandsplan erstellen Sie frühzeitig fundierte Kalkulationen, die Sie im späteren Projektverlauf für Soll-Ist-Vergleiche heranziehen können.
• Basisplanvergleich: Speichern Sie verschiedene Planungsstände Ihre Projektstrukturpläne, Zeitpläne, Strukturpläne, Teampläne, Aufwandspläne und Sachkostenpläne als Basispläne, um sie miteinander zu vergleichen.

Mehr zur Projektplanung mit BCS

Projektarbeit effizient gestalten und auf Änderungen proaktiv reagieren: Mit vielfältigen Werkzeugen zur Projektkommunikation, Projektdokumentation und Projektanpassung unterstützt Sie unsere Projektmanagement-Software Projektron BCS.

• Projektverlauf: Behalten Sie dank übersichtlicher Darstellungen, wie beispielsweise im Kanban-Board, im Projektüberblick oder im Gantt-Diagramm, immer die Übersicht über den Bearbeitungsstand jeder einzelnen Aufgabe, verfolgen Sie detailliert den Projektfortschritt und sehen Sie, welcher Mitarbeiter gerade mit welcher Aufgabe beschäftigt ist.
• Projektdurchführung: Auf Wunsch unterstützt Sie der BCS-Assistent dabei, die Umsetzung Ihres Projekts termingetreu und unter Einhaltung geplanter Aufwände umzusetzen.
• Projektkalender: Über Ihren Projektkalender sehen Sie Teilprojektziele oder Meilensteine ein und legen unkompliziert Besprechungstermine und Meetings an.
• Change Requests: Nutzen Sie das Ticketsystem in Projektron BCS, um Genehmigungsverfahren bei Änderungen in der Projektplanung zu steuern, zu dokumentieren und nachzuvollziehen.
• Projektbezogene Zeiterfassung: Die Mitglieder Ihrer Projektteams buchen Ihre Arbeitszeiten direkt auf die Aufgaben, denen Sie im Projekt zugeordnet sind. Fürs laufende Projektcontrolling und die Rechnungslegung stehen die Aufwandsangaben direkt zur Verfügung.
• Personaleinsatzplanung: Priorisieren Sie als Projektmanager Aufgaben und planen Sie Ihre Mitarbeiter mit wenigen Klicks entsprechend ein.
• Projektdokumentation: Im Verlaufsprotokoll in BCS erfassen Sie zentral alle relevanten Informationen in chronologischer Reihenfolge.
• Qualitätssicherung: Nutzen Sie die Checklisten und automatisierten Workflows, um Ihrem Projektteam bei der fachgerechten Ausführung Ihrer Projekte klare Richtlinien vorzugeben.
• Projektkommunikation: neben der Kommunikation innerhalb des Projektteams unterstützt BCS mit vielfältigen Möglichkeiten auch die Kommunikation zu Stakeholdern und externen Projektbeteiligten.

Mehr zur Projektabwicklung mit BCS

Setzen Sie Ihre Ressourcen optimal ein: Mit zentraler Mitarbeiterverwaltung, Urlaubsmanagement, Auslastungsanalysen sowie Planungsunterstützungen schafft Projektron BCS Synergien und stellt mit umfassenden und übersichtlichen Planungstools alles bereit, was Sie für Ihre Ressourcenplanung und Ihr Ressourcenmanagement benötigen.

• Einsatzplanung: Legen Sie mit wenigen Klicks fest, wer Ihr Projektteam besetzen soll. Dank BCS sehen Sie sofort, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wie lange verfügbar ist und wer über die notwendigen Fähigkeiten verfügt. Bestehende Terminkonflikte können Sie zentral einsehen und beheben.
• Flexible Organisationsstrukturen: Ob Linienorganisation oder Matrixorganisation - in Projektron BCS bilden Sie die Organisationsform Ihres Unternehmens und Ihrer Projektorganisation ganzheitlich und übersichtlich in einem Organigramm ab. Definieren Sie abteilungs- und projektunabhängige Personengruppen und ordnen Sie Einzelpersonen oder Personengruppen Ihrem Projekt zu.
• Auslastungsprognose: Prognostizieren Sie die Auslastung Ihrer Mitarbeiter auf Basis sämtlicher relevanter Faktoren wie Projekteinsätzen, Arbeitszeiten, Grundlasten, Urlauben und krankheitsbedingten Ausfällen.
• Auslastungsanalyse: In der Ressourcenvorschau in Projektron BCS erkennen Sie dank farbigen Balkendiagrammen den Auslastungsgrad eines Mitarbeiters leicht und behalten auch die Linientätigkeiten in der Einsatzplanung im Blick. So meisten Sie auch die projektübergreifende Kapazitätsplanung spielend.
• Auslastungsgebirge: In der grafischen Analyse der Kapazitätsauslastung erkennen Sie sofort Überlasten und Unterlasten von einzelnen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen.
• Sachressourcen: Planen Sie Sachressourcen, die sie im Asset-Management-Modul von Projektron BCS zentral verwalten, mit wenigen Klicks ein.

Mehr zum Ressourcenmanagement mit BCS

Laufen die Projekte so wie geplant? Im Projektcontrolling erhalten Sie alle wichtigen Auswertungen zu Ihren Projektkennzahlen, beispielsweise im Gesamtkostendiagramm oder bei der Analyse der Sachkosten und Personalkosten im Projekt. Auf Basis der Aufwandserfassung überwachen Sie den Projektfortschritt und erhalten eine belastbare Prognose der Schlüsselkennzahlen. Dank Sachkostenerfassung und externen Verrechnungssätzen, haben Sie einen Überblick über das gesamte Projektbudget.

• Projektüberblick: Erhalten Sie als Projektcontroller alle Projekttermine, Aufgaben und wichtigen Kennzahlen des Projekts wie angefallene Gesamtkosten, Sachkosten und Aufwände stets im Blick dank der einfachen Tachometer-Darstellung. Detailliertere Informationen erhalten Sie jeweils über nur einen Klick im Kostendiagramm oder im Aufwandsdiagramm.
• Projektfortschritt überwachen: Mit der Meilenstein-Trendanalyse erkennen Sie Terminabweichungen und treffen fundierte Prognose für Stakeholder, Geschäftsführung oder Auftraggeber.
• Earned-Value-Analyse: Ermitteln Sie den tatsächlichen Projektfortschritt und treffen Sie Prognosen über den voraussichtlichen Fertigstellungszeitunkt und Aufwand am Ende des Projekts.
• Analyse der Projektaufwände und Projektkosten: Werten Sie fürs gesamte Projekt oder untergeordnete Projektstrukturelemente die beauftragten, geplanten und angefallenen Aufwände oder Kosten aus.
• Analyse der Projektbuchungen: Sehen Sie die Buchungen der einzelnen Mitarbeiter und ihre Restaufwandsschätzungen ein.
• Berichte zum Projektcontrolling: Generieren Sie in BCS individuelle Projektberichte – Überblicks-, Aufwands- und Kostenberichte nach Ihrem Bedarf

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Setzen Sie auf die richtigen Projekte: Mit einer Ressourcenplanung für Projektgruppen und Multiprojektcontrolling-Funktionen liefert Ihnen Projektron BCS die Basis für das strategische und operative Multiprojektmanagement.

• Multi-Projekt-Board: Sehen Sie alle Projekte und deren Status, Priorität, Projektkategorie und wichtigsten KPIs in einer kompakten Kanban-Übersicht ein.
• Multiprojektcontrolling: Projektübergreifende Auswertungen zeigen Ihnen nicht nur Plan- und Ist-Werte, sondern auch von Ihren Projekttrams geschätzte Restaufwände. In der grafischen Multiprojektauswertung erkennen Sie sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
• Projektgruppen und Projektkategorien: Fassen Sie mehrere Projekte zu Projektgruppen oder unter verschiedenen Projektkategorien zusammen, um sie leichter vergleichen, verwalten und auswerten zu können.
• Ressourcenplanung für Projektgruppen: Legen Sie als Multiprojektmanager bereits auf Projektgruppenebene ein Ressourcenbudget fest.
• Projektübergreifende Meilensteine und Meilensteinhistorie

Mehr zum Multiprojektmanagement mit BCS

Mit dem schlanken Portfoliomanagement der Projektmanagement Software Projektron BCS generieren und vergleichen Sie Projektanträge aus Projektideen.

• Projektideen erstellen und prüfen: Ihre Mitarbeiter erfassen Projektideen einfach in Projektron BCS. Zur Prüfung erhält der Zuständige eine passende Checkliste.
• Projektanträge vergleichen: Bewerten Sie Anträge nach Faktoren zur strategischen Bedeutung, wie beispielsweise Image, Innovation, Kundenanforderung, Wirtschaftlichkeit und Marktpotenzial.
• Projektportfolio zusammenstellen: Fügen Sie einfach Projekte zu Portfolios hinzu und bewerten Sie sie, um die richtigen Projekte zum richtigen Zeitpunkt durchzuführen.
• Projekte vergleichen: Die Projekte in Ihren Portfolios vergleichen Sie mit BCS leicht anhand ihres Return of Investment (ROI), ihrer Nettobarwerte (NPV) oder Internal Rate of Return (IRR). Im Portfoliodiagramm sehen Sie auf einen Blick, welche strategische Bedeutung die Projekte in Ihrem Portfolio haben.

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Projektmanagement-Software ist eine Anwendung, die Unternehmen und Teams dabei hilft, ihre Arbeitsabläufe effektiv planen, zu organisieren und zu verwalten. Sie bietet eine zentrale Plattform, auf der Projektleiter, Teammitglieder und weitere Projektbeteiligte ihre Aufgaben und Projekte koordinieren können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz von Arbeitsabläufen.

Die sieben zentralen Vorteile einer Projektmanagement-Software im Überblick:

• Mehr Übersicht und Transparenz für alle Projektbeteiligten
• Aufgabenzuteilung, Verantwortlichkeiten und Strukturen sind klar definiert
• Fördert die Zusammenarbeit und zentralisiert die Kommunikation
• Führt zur Zeitersparnis und erhöht die Effizienz
• Ermöglicht dezentrales Arbeiten am Projekt
• Optimiert den Personal- und Ressourceneinsatz
• Hilft Risiken zu identifizieren und zu kontrollieren

Projektron BCS bietet nicht nur die volle Palette an Funktionen rund ums Projektmanagement und die Ressourcenplanung, sondern bringt auch noch zahlreiche weitere Funktionsmodule mit, mit denen Sie Ihre Geschäftsprozesse abbilden können. Zu diesen ERP-Funktionen zählen beispielsweise Angebots- und Rechnungsstellung, Zeiterfassung, Personalmanagement, Urlaubsverwaltung, Vertragsmanagement, Dokumentenmanagement, Inventarverwaltung, Kunden- und Kontaktmanagement (CRM), Ticketsystem oder Prozessmanagement nach BPMN 2.0.

Unter dem Begriff Projektmanagement-Software lassen sich – je nach Enge der Definition – sehr verschiedene Tools und Software-Lösungen zusammenfassen. Allen Projektmanagement-Software-Tools gemeinsam ist, dass sie eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Organisation von Aufgaben bieten. Einige der am häufigsten verwendeten Funktionen sind To-Do-Listen, Aufgabenlisten, Kanban-Boards, ein Ticketsystem, Kalenderansichten und Planungsansichten wie beispielsweise Gantt-Diagramme. Mit diesen Tools bieten sie eine einfache Möglichkeit, Aufgaben zu erstellen, zu planen, zuzuweisen und zu verfolgen, und können dabei helfen, die Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern.

Der Begriff „Projektmanagement-Tool“ sagt aber noch nichts darüber aus, ob Sie mit der Software professionelles Projektmanagement nach international anerkannten Standards und Methoden wie PMI, IPMA, Automotive SPICE, Hermes oder Scrum durchführen können oder ob es sich vielmehr nur um ein Tool zur Arbeitsorganisation handelt.

Projektron BCS als methodenoffene Projektmanagement-Software unterstützt alle gängigen Standards nach agilen, klassischen oder hybriden Vorgehensweisen. Im Rahmen des Projektmanagement unterstützt die Projektmanagementsoftware Projektron BCS sämtliche im Projektlebenszyklus anfallenden Aufgaben bei:

• Projektvorbereitung
• Projektplanung, Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung
• Projektabwicklung / Projektdurchführung
• Projektcontrolling
• Projektmanagement / Multiprojektmanagement
• Ressourcenmanagement
• Qualitätsmanagement
• Risikomanagement
• Projektportfoliomanagement (PPM)
• Dokumentation und Berichtswesen

Diverse Planungsfunktionen und die Möglichkeit, Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen, erlauben es Ihnen, Ihr Projektmanagement zu optimieren und sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Visuelle Tools wie Gantt-Diagramme, Projektstrukturpläne, Meilenstein-Trend-Analysen und Soll-Ist-Vergleiche ermöglichen dies.

Eine Projektmanagement-Software bietet Ihrem Team aber auch eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Daten zentral verfügbar sind und auf der alle Mitglieder ihre Aufgaben und Projekte koordinieren können. Dies kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern, die Produktivität zu steigern und eine effektivere Nutzung der Arbeitszeit zu gewährleisten. Dies kann aber auch bedeuten, dass Sie Ihre Arbeitsprozesse neu definieren müssen, wenn Sie eine Projektmanagement-Software wählen, die sich nicht flexibel Ihren Arbeitsweisen anpassen lässt.

Die Vielfalt der Projektmanagement-Funktionen die Projektron BCS bietet, können Sie weiter oben auf dieser Seite kennenlernen und entdecken.

Die Kosten für Projektmanagement-Software können je nach Anbieter und den Funktionen, die Sie benötigen, variieren. Viele Anbieter bieten verschiedene Tarife an, die es Teams ermöglichen, das Produkt auf ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Es gibt oft eine kostenlose oder günstige Basisversion, sowie verschiedene kostenpflichtige Tarife mit erweiterten Funktionen. Die Zahlungsmodelle sind ebenfalls unterschiedlich strukturiert (z.B. pro Monat, pro Jahr, pro Modul, nach Nutzeranzahl oder pro Lizenz). Es ist wichtig, sorgfältig zu prüfen, welche Funktionen Sie benötigen und welcher Tarif am besten zu Ihrem Team passt. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle und führen Sie auf keinen Fall ein nicht zu Ihren Prozessen passendes Tool ein. Die Auswahl einer geeigneten Projektmanagement-Software ist ein bedeutendes Projekt für ihren Unternehmenserfolg und sollte wohl geplant sein.

Die Preise von Projektron BCS orientieren sich an der Edition, der Anzahl von Lizenzen, der Art und Anzahl der genutzten Module sowie dem gewünschten Servicemodell (Lizenzkauf oder Cloud/SaaS). Hier finden Sie nähere Informationen zu Editionen und Preisen von BCS.

Die meisten Projektmanagement-Software-Tools bieten verschiedene Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz, Zugriffsberechtigungen und Verschlüsselung, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Informieren Sie sich unbedingt bereits frühzeitig im Software-Auswahlprozess, ob infrage kommende Anbieter diese Sicherheitsstandards erfüllen.

Wenn sie sich gewiss sein möchten, dass Ihre Daten sicher sind, sollten Sie entweder für eine Cloud-basierte Lösung entscheiden, die auf zertifizierten Servern gehostet wird, oder sich für ein On-Premise-Produkt entscheiden, das Sie in Ihrer eigenen IT-Landschaft hosten.

Projektron BCS ist in beiden Varianten verfügbar: Als Cloud-Lösung (SaaS) und als On-Premise-Lizenzkauf-Variante. Mehr erfahren Sie auf der Seite Editionen und Preise. Transparent informieren wir außerdem über unsere umfangreichen Maßnahmen zu Informationssicherheit und Datenschutz.

Zu einer guten Projektmanagement-Software gehört ein umfassender Service, der Unterstützung bei der Einrichtung, Integration und Verwendung der Software bietet. Der Kundenservice sollte in der Lage sein, schnell und vor allem kompetent auf Ihre Fragen und Bedenken zu reagieren und Ihnen Unterstützung bei der Lösung von Problemen zu bieten.

Darüber hinaus bieten einige Anbieter Schulungen, Video-Tutorials und Online-Ressourcen an, um Ihnen dabei zu helfen, die Software optimal zu nutzen und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Ein weiterer wichtiger Service ist die regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Software, um sicherzustellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand ist und optimal funktioniert.

Projektron BCS wird von der Projektron GmbH in Deutschland entwickelt und angeboten. Hier befindet sich auch unser gesamtes Berater- und Support-Team, das Sie mit all den oben genannten Services kompetent, persönlich, individuell und schnell unterstützt.

Wie schneidet Projektron BCS im Vergleich zu bekannten Projektmanagement-Tools wie factro, OpenProject, Wrike, Asana, Trello, InLoox, Jira, Monday oder MS Projects ab? Werfen Sie einen Blick in unseren Vergleich der beliebten Projektmanagement-Software-Lösungen. Beleuchtet werden dort Aspekte wie

• Funktionsumfang
• Eignung für verschiedene Projektmanagement-Methoden
• Brancheneignung
• Eignung für verschiedene Unternehmensgrößen
• Usability und Nutzererfahrung
• Aufbau des Systems (modular, integral/monolithisch)
• Schnittstellen
• Qualitätsstandard und Datenschutz
• Kundensupport
• Service-Modell (SaaS, Cloud, On Premise)

Wenn Sie sich selbst vom Ergebnis des Vergleichs überzeugen möchten, starten Sie doch kurzerhand Ihren unverbindlichen Test!